Thư ký, trợ lý được nhìn nhận là cấu trúc "mềm" trong bộ máy hành chính. Với lợi thế gần lãnh đạo, quyền lực thực tế của những người này có thể còn rộng hơn cả những vị trí chính thức như vụ trưởng hay những cán bộ khác trong bộ máy hành chính. Quyền lực lớn như vậy trong thực tế của trợ lý, thư ký và cả những người có quan hệ thân hữu với các vị lãnh đạo được cắt nghĩa bởi một căn bệnh phổ biến trong hệ thống hành chính hiện nay.
Thư ký không có quyền phê duyệt, chỉ có quyền thu thập thông tin, trao đổi với các đơn vị chức năng rồi rà soát văn bản cho lãnh đạo, nhưng tại sao doanh nghiệp lại tìm đến thư ký để đưa tiền?
Theo các chuyên gia, chúng ta có thể kiểm chứng hiệu quả việc doanh nghiệp tiếp cận thư ký, trợ lý bằng cách đối chiếu danh sách doanh nghiệp đưa tiền cho thư ký, trợ lý và danh sách doanh nghiệp được phê duyệt, từ đó biết được tỉ lệ thành công của doanh nghiệp đưa hối lộ.
Gần như có chung một "công thức": Thư ký nhận lời, cuối cùng việc sẽ được giải quyết bằng quyết định của vị thứ trưởng hoặc bộ trưởng.
Theo TS. Nguyễn Văn Đáng, Học viện Chính trị Quốc gia Hồ Chí Minh, doanh nghiệp phải tin tưởng rằng khi việc được thư ký nhận lời thì cũng gần như được thủ trưởng đồng ý. Chính vì vậy họ mới đưa tiền đến vài trăm lần cho một thư ký, như trong đại án chuyến bay giải cứu.
"Có thể doanh nghiệp hình dung ông thư ký chính là ông thứ trưởng vì thư ký rất gần gũi, rất được tin tưởng và người ta cứ thế đưa tiền đến, sau đó thấy rất hiệu quả", ông Đáng lập luận.
Ông Đáng cũng cho rằng, thẩm quyền thực sự thuộc về bộ trưởng, thứ trưởng; còn thư ký, trợ lý có chức năng nhiệm vụ rất đơn giản. Nhưng vì vị trí của thư ký gần gũi nhất với lãnh đạo có thể ra quyết định nên người này có quyền lực và ảnh hưởng rất mạnh.
Theo chuyên gia, bộ máy hành chính theo trục dọc gồm Thủ tướng, Phó Thủ tướng, Bộ trưởng, Thứ trưởng, Cục trưởng, Vụ trưởng... Thư ký, trợ lý chỉ là cấu trúc "mềm", là một vị trí, một chức danh.
Nhưng trợ lý, thư ký ở vị trí trực tiếp, gần gũi nhất với lãnh đạo có thẩm quyền hành chính cho nên ý kiến của người này còn thậm chí còn có thể tác động mạnh hơn ý kiến của các lãnh đạo các đơn vị chức năng khác.
Cũng phải thấy rằng, thường thì các thư ký, trợ lý đã được thủ trưởng chọn nên những tư vấn, những ý kiến tham mưu của họ cũng rất được tín nhiệm, tin tưởng. Chưa kể, nhiều trường hợp thư ký, trợ lý là cánh tay nối dài của thủ trưởng; họ mượn uy, núp bóng thủ trưởng để trục lợi và cùng hưởng.
Trợ lý, thư ký do vậy có phạm vi quyền lực rất lớn. "Tôi nhấn mạnh là quyền lực, chứ không phải thẩm quyền, tức là quyền lực theo quy định của pháp luật. Thẩm quyền của họ thì hạn chế thôi, nhưng quyền lực lại rất lớn", ông Đáng lập luận.
Đồng quan điểm quyền lực lớn của trợ lý, thư ký xuất phát từ vị trí của họ trong bộ máy, TS. Đinh Duy Hòa, nguyên Vụ trưởng Vụ Cải cách hành chính, Bộ Nội vụ, đi vào phân tích những can thiệp của thư ký vào quy trình cụ thể.
Theo đó, nếu thư ký không trong sáng, muốn hướng đến lợi ích của một công ty nào đó, một đơn vị hành chính nào đó mà ông này ủng hộ thì khi các vụ trưởng trình văn bản lên ông sẽ nói chỗ này chưa chuẩn, phải sửa như thế này, thế kia để có lợi cho đối tượng được bảo kê. Nếu cấp trên không tỉnh táo sẽ… hỏng chuyện.
Cùng phân tích về sự can thiệp của thư ký trong quy trình, nguyên Thứ trưởng Bộ Nội vụ Nguyễn Tiến Dĩnh nhấn mạnh, căn cứ vào những quy định hiện hành, thư ký không có chức năng tham mưu về nội dung văn bản (trợ lý được tham mưu) mà chỉ xem xét về hình thức văn bản, trình tự văn bản, thẩm quyền văn bản và nếu thấy đáp ứng được yêu cầu thì mới trình.
Tuy nhiên, trên thực tế, nhiều khi thư ký còn can thiệp vào cả nội dung và ông Dĩnh gọi đó là sự lạm quyền.
Từ thực tế các vụ án lớn gần đây, luật sư Quách Thành Lực, Giám đốc Công ty luật Pháp Trị, cho rằng thư ký, trợ lý đã giúp cho rất nhiều doanh nghiệp, cá nhân "được việc", trong khi các cá nhân, doanh nghiệp khác muốn làm ăn chuẩn mực lại vô cùng khó khăn.
"Thực tế, nhiều doanh nghiệp sử dụng các quan hệ với trợ lý, thư ký lãnh đạo như một lợi thế kinh doanh của mình", luật sư Quách Thành Lực nhấn mạnh.
Lý giải vấn đề quyền lực lớn của trợ lý, thư ký, nhiều ý kiến cũng gắn với một hiện tượng rất phổ biến trong hệ thống hành chính, đó là… sợ cấp trên. Cấp trên nói gì cũng đúng, cấp trên nói gì, cứ thế thi hành. Và rồi, những vị thư ký, trợ lý đã lợi dụng hiện tượng, câu chuyện này để tung hoành, trục lợi cá nhân hoặc có thể cùng chia chác.
Theo TS. Đinh Duy Hòa, việc này tương đối phổ biến trong hệ thống của chúng ta trong những năm qua, chỉ có điều chưa dẫn đến kiểu hối lộ lớn như các vụ Việt Á, chuyến bay giải cứu.
Cũng có chuyên gia cho rằng, nhiều cán bộ dù nhận thức việc này, việc kia sai, nhưng do "sợ" cấp trên nên có tâm lý "nếu không chiều theo trợ lý, thư ký có thể sẽ bị "tâu bẩm"". Chưa kể, lời của thư ký cũng có thể là ý chí thủ trưởng muốn truyền xuống nên bên dưới cứ thế làm theo.
Căn nguyên "sợ cấp trên" cũng được TS. Đinh Duy Hòa dùng để cắt nghĩa sự việc bà Nguyễn Thị Thanh Thủy, chỉ làm ở Nhà xuất bản Giáo dục nhưng vì được cho rằng "có mối quan hệ rộng với người có chức vụ quyền hạn" mà tác động được cả đến ông Nguyễn Thanh Long, lúc đó là Thứ trưởng Bộ Y tế, để "điều" ông này đến một sự kiện theo ý muốn của đối tác.
Theo ông Hòa, câu chuyện này về bản chất vẫn giống các trợ lý, thư ký kể trên ở yếu tố quyền lực núp bóng.
"Cái tai hại trong hệ thống của chúng ta là nhiều người rất sợ cấp trên nên khi cái vị gọi là họ hàng với cấp trên nói thì đâm ra nể và thực hiện ngay. Tôi giúp người có họ hàng với nhân vật có quyền lực rất lớn, chắc chắn ông có chức có quyền sẽ ghi nhận và đến một lúc nào đó sự ghi nhận ấy có thể thể hiện lại bằng cách giúp tôi thăng quan tiến chức hoặc giúp tôi trong câu chuyện này, chuyện kia", TS. Hòa lập luận.
Chuyện mượn danh, vay mượn quyền lực kể trên cũng được TS. Nguyễn Văn Đáng nhìn nhận đang xảy ra với rất nhiều hình thức và khá phổ biến trong xã hội.
Có trường hợp người lãnh đạo biết chuyện người thân, cấp dưới của mình lợi dụng nhưng lặng thinh để cho làm; cũng có những trường hợp người bị "vay mượn quyền lực" không biết. Thực tế, trong cuộc sống, với quan hệ thân hữu, người lợi dụng cứ xưng ra như vậy và "mọi thứ cứ chạy răm rắp"…
Gọi trường hợp của bà Nguyễn Thị Thanh Thủy là "người dân thường nhưng có thế lực", đại biểu Quốc hội Phạm Văn Hòa nhấn mạnh: "Việc những đối tượng không có chức danh nào trong cơ quan quản lý nhà nước nhưng lại có quyền uy, nói thủ trưởng phải nghe là vấn đề cần phải quan tâm, ngăn chặn".
