Từ ngày 1/8/2024, UBND TPHCM không tiếp nhận văn bản giấy của các đơn vị, trừ 4 loại hồ sơ, văn bản và sẽ chuyển trả các hồ sơ điện tử không đúng thành phần theo quy định.
Liên quan đến việc trao đổi văn bản qua đường điện tử, chính quyền TPHCM đã đưa ra nhiều chỉ đạo quyết liệt. Điển hình từ năm 2017, Thành phố là địa phương đầu tiên cả nước liên thông văn bản điện tử thay văn bản giấy với quy mô từ văn phòng uỷ ban, sở ngành, quận huyện qua trục liên thông văn bản. Văn phòng Chính phủ đánh giá cao và lựa chọn làm mô hình trục văn bản Thành phố để nhân rộng toàn quốc.
Năm 2021, Thành phố ban hành Quy chế quản lý, sử dụng Hệ thống quản lý tài liệu điện tử tại TPHCM; Ngày 8/1/2024, ban hành công văn về việc tăng cường thực hiện nhận, gửi văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính Nhà nước; Ngày 28/6/2024, ban hành công văn về tiếp tục tăng cường thực hiện nhận, gửi văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính Nhà nước; Và ngày 17/6/2024 ban hành mã định danh điện tử áp dụng cho các cơ quan, đơn vị tại TPHCM.
Để thực hiện được điều này, trong năm 2023, Trung tâm Chuyển đổi số Thành phố và Sở Thông tin và Truyền thông (TT&TT) đã hoàn thành việc nâng cấp Trục liên thông văn bản mới và Phần mềm liên thông văn bản dùng chung, đảm bảo việc liên thông văn bản của các đơn vị trong thành phố và kết nối trục quốc gia theo đúng mô hình, kiến trúc chính quyền điện tử Thành phố ban hành, đảm bảo việc gửi, nhận văn bản điện tử được ổn định, thông suốt, an toàn thông tin.
Phần mềm liên thông văn bản dùng chung đã cung cấp cho các đơn vị trong TPHCM hơn 300 tài khoản để sử dụng, gửi, nhận văn bản điện tử với Văn phòng UBND Thành phố và các đơn vị trong Thành phố; đảm bảo việc gửi, nhận văn bản điện tử theo chỉ đạo của UBND Thành phố.
Báo cáo của văn phòng UBND TPHCM cho biết, đến ngày 28/8/2024, Trục liên thông văn bản Thành phố thuộc nền tảng liên thông, kết nối và chia sẻ dịch vụ (HCM-LGSP) đã liên thông trục văn bản Quốc gia với 78.977 đơn vị các tỉnh, bộ, ban, ngành, văn phòng Chính phủ. Thành phố có 1.921 đơn vị được cấp mã định danh và kết nối liên thông. Đã có 15.463.976 lượt văn bản các đơn vị trao đổi thông qua trục liên thông văn bản Thành phố.
Riêng tại UBND TPHCM, từ 1/8 đến 27/8/2024, đã tiếp nhận 8.830 văn bản, thì có tới 7.342 là văn bản điện tử, chiếm tỉ lệ 83,4%.
Tuy nhiên, theo văn phòng UBND TPHCM, vẫn còn một số tồn tại và hạn chế cần khắc phục ở một số cơ quan, đơn vị trong quá trình vận hành sử dụng phần mềm quản lý văn bản. Cụ thể, các đơn vị còn gửi file tài liệu kèm có văn bản mật; Nhập số ký hiệu gốc không giống trong file đính kèm. Không gửi đầy đủ tài liệu kèm đã nêu trong danh mục; Thời gian gửi văn bản cách xa thời gian ban hành văn bản; Các văn bản đi của một số đơn vị không có nội dung liên quan đến Văn phòng UBND Thành phố cũng được gửi vào hộp thư đến.
Để khắc phục tình trạng này, Văn phòng đã đề xuất UBND TPHCM giao Sở TT&TT hướng dẫn, tuyên truyền các cơ quan, đơn vị trên địa bàn Thành phố thực hiện đúng các quy định đã được ban hành. Trung tâm Chuyển đổi số Thành phố cần đảm bảo vận hành trục liên thông văn bản, phần mềm liên thông văn bản dùng chung (HCM-LGSP) ổn định, hiệu quả và an toàn thông tin khi gửi, nhận văn bản điện tử; Hướng dẫn, hỗ trợ kỹ thuật cho các cơ quan, đơn vị khi kết nối vào trục liên thông văn bản.
Đến ngày 1/1/2025, đối với các cơ quan, đơn vị trên địa bàn TPHCM chưa có ứng dụng để thực hiện việc gửi, nhận văn bản điện tử, UBND Thành phố giao Văn phòng chủ trì phối hợp với Sở TT&TT, Trung tâm Chuyển đổi số triển khai ứng dụng Quản lý văn bản với hình thức thuê dịch vụ công nghệ thông tin theo quy định.
Bài 2: Đến năm 2025, TPHCM sẽ đưa toàn bộ nền công vụ lên môi trường số
