Quản trị doanh nghiệp qua app

Tuy nhiên không phải DN nào cũng trơn tru đưa app vào quản trị công ty, áp lực từ trí tuệ nhân tạo (AI) và lo ngại lỗ hổng bảo mật đang tác động mạnh.

Không cần đào tạo người mới vào công ty

Là nhân viên quản lý cấp trung của một DN bán lẻ lớn ở Việt Nam, bà Trần Bích Vân cho biết hiện mọi việc cấp trên quản lý bà cũng như bà quản lý cấp dưới đều thực hiện qua app cài trên máy tính hoặc điện thoại.

Đây là phần mềm quản trị do chính các kỹ sư của DN này lập trình nên sát với đặc thù quản lý và tích hợp nhiều tiện ích, từ việc quản lý hàng hóa, trao đổi nội bộ, giao việc cho nhân viên đến đăng ký phòng họp... Tất cả nhân viên đều chấm công ngay trên app (phải dùng mạng tại công ty hoặc các chi nhánh).

"Cuối tháng chốt số là ra lương ngay, không cần nhiều nhân sự cho khâu này, ngay cả khâu đánh giá thử việc. Thậm chí đơn nghỉ việc cũng nhập vào đây, hợp đồng kinh doanh cũng gửi vào hệ thống. Không còn cảnh phải viết ra giấy rồi đi xin từng chữ ký từng người rất mất thời gian như các DN chậm chuyển đổi số", bà Vân nói.

Bà Trần Xuân Ngọc Thảo - giám đốc nhân sự và truyền thông Công ty cổ phần VNG - thì cho hay công ty mình cũng đã áp dụng công nghệ và hệ thống vào mọi khía cạnh quản trị, trong đó có quản lý về nguồn lực con người.

"Hệ thống quản trị liên tục cập nhật, thay đổi để đáp ứng với sự biến đổi và tăng trưởng, mở rộng thị trường, yêu cầu của luật định và đặc thù nguồn lực ở từng thời điểm", bà Thảo nói.

Theo bà Thảo, toàn bộ chuỗi trải nghiệm làm việc của nhân viên đều được đưa lên hệ thống quản trị ngay từ khi họ chỉ là một ứng viên quan tâm tới công việc tại VNG cho tới khi họ kết thúc hành trình.

Trong khi đó Công ty Cốc Cốc (trình duyệt Cốc Cốc) cũng tự xây dựng hệ thống quản trị bằng công nghệ để cho phép nhân viên chủ động theo dõi, tra cứu các thông tin liên quan đến lương, ngày phép, sơ đồ tổ chức, thông tin làm việc...

Ông Nguyễn Vũ Anh - tổng giám đốc Cốc Cốc - cho biết công nghệ giúp tăng tính minh bạch về thông tin khi cơ chế cập nhật thông tin nhanh chóng, đồng bộ. Bộ phận quản lý nhân sự cũng giảm lượng việc thủ công, tiết kiệm thời gian và chi phí nhân lực... Điều này khiến ngay cả những người mới vào công ty, dù ở bất kỳ vị trí nào, cũng không cần người hướng dẫn đào tạo nhiều.

Không chỉ ứng dụng công nghệ trong quản trị nội bộ, nhiều DN còn triển khai các hệ thống giúp nâng cao chất lượng chăm sóc khách hàng, tăng hiệu quả kinh doanh. Chẳng hạn nhà mạng FPT Telecom đã xây dựng hệ thống chăm sóc khách hàng đa kênh, đồng bộ thông tin khách hàng thành một kho dữ liệu duy nhất thay vì rời rạc trên nhiều kênh Facebook, Zalo, điện thoại...

Đặc biệt theo chia sẻ của FPT, họ đã ứng dụng công nghệ thông minh trong tương tác với khách hàng. Chẳng hạn nếu trước đây việc xử lý các phản ánh tại nhà khách hàng thường mất nhiều thời gian để tra cứu thông tin và xác định lỗi, thì nay có hệ thống công nghệ sử dụng dữ liệu hạ tầng, truyền hình, Internet để phân tích và xử lý.

Từ đó đưa ra kết quả lỗi vật lý, lỗi thiết bị, lỗi hạ tầng, lỗi logic và lỗi hệ thống... giúp xác định nhanh nguyên nhân và có phương án khắc phục kịp thời.

Nỗi lo bảo mật

Theo tìm hiểu của Tuổi Trẻ, dù nhiều DN có ý thức cần chuyển đổi số và ứng dụng công nghệ vào quản trị, vận hành nhưng do kinh tế khó khăn, đa phần DN chọn chuyển đổi số chậm hơn so với lộ trình ban đầu. Sụt giảm chi tiêu của khách hàng đang khiến DN tập trung cho việc tìm kiếm, mở rộng thị trường.

Ông Nguyễn Đặng Hiến - phó chủ tịch Hiệp hội các DN khu công nghiệp TP.HCM - cho hay một trong những rào cản để ứng dụng công nghệ hiện nay là giá dịch vụ, mỗi một đơn vị báo giá cho một hạng mục lên đến vài tỉ đồng, có DN đã phải bỏ ra đến 23 tỉ đồng để chuyển đổi số trong quản trị.

Bên cạnh đó các DN vẫn còn lo lắng về tính bảo mật khi có một đơn vị thứ ba cung cấp dịch vụ nắm được thông tin tối mật của DN. "Ai cũng có thể bỏ tiền ra mua thông tin các DN khác nên đây sẽ là rào cản đối với quá trình chuyển đổi số", ông Hiến nói.

AI cũng đang tác động quá trình chuyển đổi số. CEO của một công ty về dịch vụ tại TP.HCM chia sẻ trong khi nhân sự của họ vẫn đang làm quen với các phần mềm quản lý DN thì nay họ phải tiếp tục tìm hiểu các phần mềm nền tảng về AI. Vì điều này có thể dẫn tới việc cắt giảm nhân sự mà AI có thể đảm nhiệm được.

Áp lực ngày càng tăng với nhà cung cấp nội

Trao đổi với Tuổi Trẻ, ông Trần Viết Quân (nhà sáng lập nền tảng chuyển đổi số Tanca.io) cũng thừa nhận thị trường đang đi vào giai đoạn sàng lọc các nhà cung cấp giải pháp, khách hàng sẽ lựa chọn các nhà cung cấp có giá bán tốt hơn và giải quyết nhiều vấn đề hơn.

Nếu như vài năm trước khách hàng ở giai đoạn thử nghiệm chuyển đổi số thì nay họ sẽ lựa chọn những nhà cung cấp giải quyết sâu và tốt nhất bài toán của họ. Đây là thời điểm tốt nhất cho các khách hàng chuyển đổi số, vì giá bán dịch vụ đang được nhiều nhà cung cấp ưu đãi chưa từng có. Các nhà cung cấp cũng đang đẩy mạnh việc tích hợp và kết nối đa phần mềm để thúc đẩy việc liên thông nhiều phần mềm với nhau.

Đưa AI vào làm việc cùng con người

Theo ông Nguyễn Thành Lâm, nhà sáng lập kiêm chủ tịch NamiTech, hiện rất nhiều DN trong nước và quốc tế đã áp dụng AI vào quá trình vận hành cũng như hoạt động quản trị công ty. Trong đó, nhiều DN trong ngành ngân hàng, bảo hiểm đã đưa công nghệ sinh trắc học giọng nói (VoiceDNA) để định danh khách hàng khi giao dịch qua tổng đài chăm sóc khách hàng và app điện thoại.

Theo ông Lâm, ngoài việc định dạng bằng nhận diện khuôn mặt, việc định danh bằng giọng nói sẽ giúp các DN tăng tính bảo mật, giám sát được nhân viên, đánh giá được thái độ và trải nghiệm của khách hàng... Do đó, nhiều công ty bảo hiểm trong và ngoài nước cùng bốn ngân hàng lớn ở VN đang tích hợp công nghệ của DN này.

Trong khi đó ông Trần Viết Quân cho hay các hoạt động bán hàng, tiếp thị, chăm sóc khách hàng sẽ càng ngày càng có sự tham gia của AI và ngược lại nhân viên càng ngày càng phải biết phối hợp với AI để làm việc.

Xu hướng đào tạo nội bộ dựa trên đề xuất từ AI sẽ là xu hướng quan trọng của trải nghiệm nhân viên trong thời gian tới cùng với các nền tảng chuyển đổi số có giao diện thân thiện và dễ dùng.