Tầm quan trọng của việc lên kế hoạch giúp đỡ người khác để đạt được tối ưu hiệu quả cho đi

Vào một tháng Chín nọ, 17 kỹ sư phần mềm của một công ty hàng đầu thế giới được giao nhiệm vụ phát triển một dòng sản phẩm mới – loại máy in laser màu và có giá rẻ hơn 10% so với các sản phẩm cùng loại trên thị trường. Nếu thành công, công ty sẽ chiếm lĩnh toàn bộ thị trường và có thể phát triển hàng loạt các thế hệ tiếp theo của dòng máy này. Nhóm dự án đang đốt tiền của công ty, do đó nếu sản phẩm không được tung ra đúng thời hạn thì mọi nỗ lực sẽ thành công dã tràng.

Để hoàn thành dự án này, các kỹ sư phải làm việc thâu đêm suốt sáng và cả cuối tuần, nhưng họ vẫn không đáp ứng được tiến độ. Và lịch sử cũng không đứng về họ: chỉ duy nhất có một lần sản phẩm được tung ra đúng thời hạn. Các kỹ sư cảm thấy “mệt mỏi” và “kiệt sức” và “không có đủ thời gian để làm điều mình muốn”.

Vậy là họ đã rơi vào “cái bẫy” nỗ lực một cách thiếu suy nghĩ: liên tục hỗ trợ các đồng nghiệp tìm cách giải quyết vấn đề. Trong một ngày bình thường, một kỹ sư “tiêu biểu” tên là Andy đã làm việc từ 8 giờ sáng đến 8 giờ 15 phút tối. Và cho đến sau 5 giờ chiều, anh mới chỉ dành ra hơn 20 phút để thực hiện công việc chính của mình. Với mong muốn có thêm thời gian để hoàn thành công việc của bản thân, những kỹ sư giống như Andy luôn phải đến công ty từ sáng sớm và ở lại đến tối muộn. Đây chỉ là một giải pháp nhất thời vì khi ở lại làm đêm, họ vẫn bị xao lãng khi luôn nhận lời hỗ trợ người khác. Họ chỉ lãng phí thêm thời gian mà không đạt được kết quả gì, ngoại trừ sự mệt mỏi và kiệt sức.

Và một phụ nữ tên Perlow đã có một giải pháp để biến những kỹ sư vị tha quên mình này thành những người tử tế khôn ngoan hơn. Cô đã họp với các kỹ sư để xác định khoảng thời gian phù hợp mà họ cần để thực hiện nhiệm vụ của mình, đồng thời vạch ra một khoảng thời gian cụ thể để tất cả có thể tương tác với nhau. Sau khi thí điểm thực hiện một vài thời gian biểu khác nhau, Perlow xác định khoảng thời gian làm việc độc lập là ba ngày mỗi tuần, trọn vẹn từ sáng đến chiều. Trong thời gian này, các kỹ sư làm việc độc lập và các đồng nghiệp sẽ không quấy rầy họ. Ngoài khoảng thời gian này ra, mọi người được phép tìm kiếm sự giúp đỡ cũng như chấp nhận hỗ trợ nhau.

Khi mới bắt đầu triển khai chương trình này, 2/3 số kỹ sư đạt được hiệu suất cao hơn mặt bằng chung. Khi Perlow tạm dừng chương trình lại và để các kỹ sư này tự quản lý thời gian làm việc độc lập của mình trong vòng một tháng, có 47% vẫn duy trì được mức hiệu suất trên trung bình. Vậy nên bằng cách tập trung giúp đỡ người khác vào một thời đoạn nhất định, các kỹ sư có thể tiết kiệm được cả thời gian lẫn năng lượng để hoàn thành công việc của chính họ. Thay vì giúp đỡ dàn trải và thiếu sự suy xét, họ bắt đầu cân nhắc cẩn thận hơn và nhờ vậy sự giúp đỡ cũng trở nên hiệu quả hơn.

Theo lời của một kỹ sư thì “nhờ có khoảng thời gian làm việc độc lập mà tôi mới có thể hoàn thành những công việc mà thường ngày tôi phải đợi đến tối muộn mới có thời gian làm”. Cuối cùng, các kỹ sư đã tung ra sản phẩm đúng thời hạn và trở thành nhóm thứ hai lập nên lịch sử ở công ty. Rõ ràng, trong nhiều trường hợp, việc thiết lập nguyên tắc phân chia thời gian trở nên rất quan trọng.

Đây là điều mà tác giả Adam Grant đã chia sẻ trong cuốn sách “Cho và nhận” của mình. Xuyên suốt cuốn sách, bạn đọc sẽ được biết những trường hợp thành công đến từ mọi thành phần trong xã hội, bao gồm: các chuyên viên cố vấn, bác sĩ, luật sư, kỹ sư, nhân viên bán hàng, giáo viên, kế toán viên, nhà văn và vận động viên thể thao. Điểm chung là họ đều theo đuổi ý tưởng tạo dựng thành công cho bản thân trước, rồi sau đó quay lại giúp đỡ những người khác, qua đó chứng minh rằng những người biết cho đi trước chắc chắn là những người nằm ở vị trí thuận lợi nhất để nhận lấy thành công sau này.