35 gợi ý giúp bạn làm việc hiệu quả

Làm thế nào để nâng cao hiệu quả công việc mà vẫn có thời gian cho giải trí và những mối quan hệ khác là trăn trở của nhiều người. Sách Lợi thế mỗi ngày của David Horsager đề xuất 35 cách để tăng năng suất lao động.

Ngay từ đầu sách, tác giả giải thích “Lợi thế mỗi ngày” là lợi ích hay lợi thế bạn đạt được khi biết rõ những ưu tiên hàng đầu và nỗ lực mỗi ngày để hành động vì những ưu tiên đó.

Sách Lợi thế mỗi ngày. Ảnh: T. V.

Lập kế hoạch, ưu tiên việc quan trọng

Để đạt được một thành tựu nào đó, tác giả khuyên nên có kế hoạch cấp tốc trong 90 ngày. Nhiều người cho rằng để hình thành một thói quen, cần duy trì việc gì đó trong 21 ngày. Nhưng 90 ngày là khoảng thời gian đủ ngắn để tập trung cao độ và cũng đủ dài để làm được nhiều hơn so với những điều bình thường vẫn làm trong cả năm.

Sau khi có kế hoạch cấp tốc 90 ngày, bạn phải nêu được những hành động tạo ra sự khác biệt. Mỗi sáng, bạn có thể viết mục tiêu quan trọng hiện tại theo thứ tự ưu tiên, việc quan trọng làm trước.

Để thực hiện những hành động khác biệt ấy, tác giả khuyến nghị cần có “giờ sức mạnh”, dành mỗi ngày một giờ vào buổi sáng để tập trung giải quyết nhiệm vụ cấp bách.

Bên cạnh lập kế hoạch trong ba tháng, tác giả cũng khuyên phải lập kế hoạch ngắn hạn, việc của ngày mai phải lên kế hoạch từ hôm nay. Dành 15 phút cuối ngày làm việc để lên kế hoạch và đặt ra ưu tiên cho những hoạt động của ngày tiếp theo.

Điều này giúp lập trình được những bước nhỏ tới thành công và cũng tránh bị quên những nhiệm vụ, cuộc hẹn quan trọng. Tác giả trích dẫn lời Brian Tracy trong cuốn Để hiệu quả trong công việc: “Mỗi phút bạn dành để lên kế hoạch giúp tiết kiệm trung bình gần 10 phút khi thực hiện”.

Làm việc hiệu quả không chỉ là tập trung giải quyết công việc, luôn sẵn sàng, quyết đoán và hành động nhanh, mà còn phải biết sắp xếp, phân bổ công việc theo năng lượng của bản thân.

“Việc hiểu được bản thân có thể gia tăng năng suất của bạn một cách đáng kể. Bí quyết là hoàn thành các nhiệm vụ đúng lúc. Bạn thấy mình ở trong trạng thái tốt nhất là khi nào?”, tác giả đặt câu hỏi. Từ đó, ông gợi ý sử dụng khoảng thời gian mà chúng ta được tiếp đầy năng lượng ấy để giải quyết những công việc, dự án cần sự nỗ lực.

Kỹ năng làm việc hiệu quả

Không chỉ đề xuất phương pháp làm việc, sách Lợi thế mỗi ngày còn nêu các kỹ năng cụ thể như sử dụng điện thoại, thư điện tử, dọn không gian làm việc…

Thư điện tử là phương tiện giao tiếp, làm việc thuận tiện, nhưng vẫn có thể là kẻ phiền hà. Những thông báo thư đến bất chợt khiến người làm việc phân tâm. Quá nhiều thư điện tử đầy lên có thể khiến người sử dụng mất thời gian đọc và lọc.

Điều cần làm là hồi đáp, xử lý thư trong thời gian nhanh nhất có thể; sử dụng thư mục chính và thư mục con để lưu trữ thư; đánh dấu, gắn cờ để theo dõi thư với lịch làm việc.

Dọn dẹp bàn làm việc cũng là cách giúp tâm trí được rõ ràng, tăng khả năng tập trung. Một bàn làm việc tràn ngập báo cáo, giấy tờ, giấy nhớ… là những thứ khiến ta phân tâm.

Lời khuyên của tác giả là hãy giải quyết dứt điểm một bộ hồ sơ, loại sổ sách hay thứ gì đặt lên bàn làm việc. Dành vài phút mỗi ngày để dọn bàn làm việc được trật tự. Có ngăn trống để lưu trữ hồ sơ, giấy tờ có thể sẽ dùng đến trong tương lai.

Sách Lợi thế mỗi ngày có bố cục rõ ràng. Sách chia làm 35 phần, mỗi phần là một “mẹo”, đi từ tổng thể tới phương pháp chi tiết giúp nâng cao hiệu suất công việc.

Mỗi “mẹo” làm việc lại được tác giả bố cục thành ba phần: Phần đầu nói về tác dụng của phương pháp làm việc, phần giữa là cách áp dụng phương pháp ấy vào công việc; phần cuối là câu nói truyền cảm hứng, đúc rút liên quan đến phương pháp vừa nêu.