Gợi ý cách viết email công việc lịch sự và chuyên nghiệp

Áp dụng quy tắc tứ đoạn luận trong email công việc

Dù là email công việc hay email xin việc gửi tới các công ty tuyển dụng ở Biên Hòa, Bình Dương… hãy đảm bảo email công việc của bạn có 4 phần chính như sau:

- Mở đầu: Hãy bắt đầu bằng một câu chào hỏi, chú ý sử dụng những câu từ thể hiện sự thân thiện.

- Chi tiết: Đây là phần quan trọng nhất của email, không quan trọng vấn đề hay dở, cần nhất chính là sự logic. Hãy đưa ra những thông tin, sự kiện, con số mà người đọc cần, chú ý diễn đạt gãy gọn và súc tích.

- Hành động: Chỉ ra những việc mà bạn muốn người nhận thư thực hiện hoặc việc bạn sẽ làm tiếp theo.

- Kết thúc: Hãy đảm bảo rằng bạn có một đoạn kết lịch thiệp nếu không muốn phá hỏng cả bức thư. NÊN kết thư bằng “Trân trọng”, “Thân mến” hoặc tên riêng của bạn. KHÔNG NÊN kết thư bằng “Thân”, “Love”, “Yêu thương”,…

Đối với email lần đầu gửi cho người khác

Câu chủ đề nên nêu được nội dung chính của email công việc (nên ngắn gọn và có thể viết in hoa).

Chào anh/chị A, (ghi tên cụ thể chứ đừng Dear anh/chị và tuyệt đối không ghi sai tên người nhận).

Em là ... đến từ … (giới thiệu tên, chức vụ và cơ quan công tác).

Phần tiếp theo là đặt vấn đề, trình bày mục đích gửi email nhưng tránh kể lể dông dài và nên tách dòng thành những đoạn ngắn, đảm bảo mỗi đoạn thể hiện một ý thật súc tích.

Về vấn đề A, ....

Về vấn đề B, ...

Nếu cần thêm thông tin, chị có thể phản hồi em qua email hoặc liên hệ trực tiếp qua số điện thoại … nếu cần gấp (cung cấp phương thức liên lạc nhanh chóng và tiện lợi hơn).

Mong sớm nhận được phản hồi của chị.

Cảm ơn chị,

Đối với email trả lời người khác

Gửi anh/chị A,

Cảm ơn email của anh/chị. Về các vấn đề mà anh/chị đưa ra, em xin phản hồi như sau:

Về vấn đề X, ...

Về vấn đề Y, ...

Để em có thể tiến hành... , anh/chị vui lòng phản hồi một số điểm như sau:

1. …

2. …

Sau khi nhận được những thông tin trên từ anh/chị, em sẽ ... (đưa ra đáp án rõ ràng về cách thức tiến hành và tiến độ thực hiện công việc).

Anh/chị vui lòng phản hồi trước ngày ... để kịp triển khai đúng hạn.

Email này em có cc anh B và bạn C đến từ phòng/ban ... để theo dõi, cập nhật thông tin và trả lời cho anh/chị một số vấn đề liên quan (bước này có thể có hoặc không, tuỳ vào từng trường hợp cụ thể).

Thân gửi,

Đối với email dạng follow-up (email nhắc nhở)

Chủ đề: Nêu ra nội dung chính của email (nên ngắn gọn và có thể viết in hoa).

Gửi anh/chị A,

Em là ... đến từ … (giới thiệu tên, chức vụ và cơ quan công tác). Em gửi anh/chị email này xin được nhắc nhở về việc ...

Anh/chị vui lòng phản hồi giúp em về vấn đề ... và gửi cho em trước ngày … để có thể tiến hành theo đúng thời gian yêu cầu.

Em đã forward email trước ở phía dưới để anh/chị tiện xem lại.

Mong sớm nhận được phản hồi từ anh/chị.

Cảm ơn anh/chị,

Lập danh sách điều cần lưu ý để dò lại email trước khi gửi

Để tránh mắc phải các lỗi nhỏ nhặt có thể làm ảnh hưởng đến cách nhìn của người khác về sự chuyên nghiệp của bạn, hãy lập một danh sách những điều cần lưu ý và kiểm tra các yếu tố đó trước khi nhấn gửi email công việc. Chẳng hạn như:

- Tên những người được đề cập trong email đã đúng chưa?

- Còn có ai trong phần cc nhưng chưa được nhắc đến hay không?

- Email có lỗi chính tả nào không?

- Email đã giải quyết hay nêu ra được vấn đề chính một cách rõ ràng hay chưa?

- Đã đưa ra cho người nhận yêu cầu hành động cụ thể cho bước tiếp theo chưa?

- File cần đính kèm đã đủ và đúng chưa?

- Nếu có đoạn nào buộc phải copy thì định dạng chữ trong email đã được chỉnh sửa cho đồng nhất từ đầu đến cuối hay chưa?

- Văn phong trong email có phần nào gây căng thẳng hay cảm tính quá hay không?...

Lưu ý khi viết email công việc

- Nên tạo chữ ký email để tăng thêm tính chuyên nghiệp. Chữ ký email gồm có: họ tên, chức vụ, đơn vị công tác, địa chỉ công ty và số điện thoại cá nhân của bạn.

- Ngắn gọn và súc tích: hãy tôn trọng thời gian của người khác và giữ cho email công việc của bạn ngắn gọn và đi thẳng vào vấn đề.

- Không sử dụng các từ viết hoa: Sử dụng tất cả chữ hoa được coi là thiếu phép xã giao trong thế giới trực tuyến, tất nhiên, trừ khi bạn muốn la mắng ai đó. Tương tự, không sử dụng nhiều dấu chấm than/dấu chấm hỏi/dấu chấm.