Theo Bộ Công Thương, với các doanh nghiệp nhập khẩu, việc cần biết được là bao giờ nhập, nhập bao nhiêu; bao giờ xuất và xuất bao nhiêu, xuất cho doanh nghiệp nào là điều rất cần thiết. Nếu như quản lý bằng công nghệ, doanh nghiệp không cần phải báo cáo bằng văn bản giấy mà chỉ cần nhập dữ liệu phần mềm đó. Với thương nhân phân phối cũng thế, việc khai báo thông tin sẽ kiểm tra được thương nhân đó có hoạt động đúng như giấy phép đã được cấp phép hay không.
Việc xây dựng cơ sở dữ liệu để cập nhật trên ứng dụng phần mềm quản lý mặt hàng xăng dầu cần bảo đảm tuân thủ các quy định về chế độ báo cáo của doanh nghiệp cũng như bảo mật thông tin kinh doanh của doanh nghiệp.
Trước mắt, 2 Bộ sẽ xây dựng 1 website để quản lý nhà nước đối với mặt hàng xăng dầu. Trên website sẽ có toàn bộ các dữ liệu theo các báo cáo của các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh xăng dầu.
Tại website này, các doanh nghiệp, Sở Công Thương sẽ truy cập theo phân quyền để báo cáo, cập nhật các dữ liệu theo quy định. Bộ Công Thương sẽ giao cho các đơn vị, cá nhân có liên quan truy cập để lấy thông tin, dữ liệu phục vụ công tác quản lý nhà nước đối với mặt hàng xăng dầu.
Bộ Công Thương cho biết việc kiểm soát hoạt động của các doanh nghiệp nhập khẩu, thương nhân phân phối xăng dầu hiện được thực hiện thông qua hệ thống báo cáo bằng giấy. Khi Bộ Công Thương cần tổng hợp số liệu, dữ liệu gì, các doanh nghiệp mới báo cáo. Vì vậy, hình thức báo cáo này chưa kịp thời, nhanh chóng, chưa thật khách quan, chính xác. Đây là cách làm rất thủ công, không phù hợp với xu thế hiện nay.
Việc xây dựng phần mềm sẽ giúp cơ quan chức năng tăng cường công tác quản lý nhà nước trong lĩnh vực kinh doanh xăng dầu, ngăn chặn các hành vi sai phạm trong hoạt động kinh doanh xăng dầu và hỗ trợ các cơ quan chức năng trong việc điều tiết cung cầu mặt hàng xăng dầu
Hiện cả nước có 36 thương nhân đầu mối kinh doanh xăng dầu, khoảng 330 thương nhân phân phối xăng dầu và gần 17.000 cửa hàng bán lẻ xăng dầu.
