1. Cấn trừ công nợ là gì?
Cấn trừ công nợ hay bù trừ công nợ được hiểu là một loại giao dịch, hoạt động mua bán, cung cấp dịch vụ, hàng hóa giữa các đơn vị với nhau. Những đơn vị này sẽ vừa đóng vai trò là người mua lại vừa là người bán. Trong quá trình hợp tác, nếu có những phát sinh giao dịch thì hai bên phải tạo biên bản bù trừ công nợ.
Đối với một người vừa là khách hàng, vừa là bên cung cấp sản phẩm thì họ sẽ vừa có nợ phải thu và vừa có cả nợ phải trả. Để bù trừ công nợ, nhân viên kế toán thường cần:
- Xác định các loại chứng từ công nợ của đối tượng
- Tiến hành bù trừ giữa công nợ phải thu và phải trả
- Cập nhật công việc cấn trừ công nợ vào sổ theo dõi riêng.
Hàng tháng, các đơn vụ sẽ tiến hành lập biên bản đối chiếu công nợ bao gồm: Số dư đầu kỳ, phát sinh có trong tháng cũng như tổng tiền trong tháng. Khi này, kế toán sẽ cần kiểm tra lại toàn bộ hóa đơn, chứng từ mua hàng của các đơn vị thành viên cần đối chiếu công nợ.
Nếu có sai sót giữa hai bên, kế toán cần đối chiếu công nợ lại một lần nữa để làm rõ nguyên nhân. Ví dụ, nếu lỗi đến từ bên B và liên quan đến số lượng hàng hóa thì khi này, bên A sẽ được quyền hủy biên bản đối chiếu công nợ. Bên B sẽ là người phải xác nhận lại và tiến hành làm lại bản đối chiếu.
2. Các loại chứng từ cần có khi cấn trừ công nợ
Để đảm bảo quá trình thực hiện cấn trừ công nợ, bạn buộc phải có đầy đủ các loại chứng từ cần thiết theo đúng quy định như sau:
- Hợp đồng mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, hợp đồng phải được ghi rõ, cụ thể về hình thức thanh toán bù trừ công nợ.
- Các loại chứng từ/ biên bản giao hàng, xuất kho
- Hóa đơn giá trị gia tăng VAT
- Các chứng từ/ biên bản đối chiếu công nợ của cả 2 bên
- Các chứng từ/ biên bản bù trừ công nợ đã được 2 bên xác nhận rõ ràng
- Các loại chứng từ/ biên lai thanh toán (phiếu chi, phiếu thu nếu xảy ra chênh lệch ít hơn 20 triệu và giấy báo nợ nếu chênh lệch 20 triệu đồng).
3. Những lưu ý khi đối chiếu, cấn trừ công nợ
Khi đối chiếu hay cấn trừ công nợ, chủ kinh doanh và kế toán cần đặc biệt lưu ý những yếu tố quan trọng để đảm bảo tuyệt đối độ chính xác như sau:
Lưu ý khi đối chiếu công nợ
- Việc thực hiện đối chiếu công nợ sẽ được thực hiện khi một bên đã hoàn thành nghĩa vụ quy định trong hợp đồng và bên còn lại chưa thanh toán.
- Các loại sổ sách, hóa đơn, chứng từ cần được kiểm tra và hạch toán một cách chính xác để giảm thiểu tối đa sai sót, thất thu trong quá trình giao dịch.
- Quy trình đối chiếu công nợ sẽ được thực hiện cho toàn bộ số tiền trong quá trình thực hiện hợp đồng.
- Số hợp đồng, hóa đơn, công nợ và tiền thanh toán hay chưa đều phải được giải trình cụ thể và chi tiết kèm theo tài liệu chứng minh và đối chứng.
- Kết luận cần được cả 2 bên ký và xác nhận.
Lưu ý khi cấn trừ công nợ
- Cấn trừ công nợ thường được diễn ra khi cả 2 bên mua bán đều bỏ tiền làm hợp đồng. Tuy nhiên, việc quyết toán thường chưa được thực hiện do cần xác định lại khoản bù trừ công nợ cho bên còn lại.
- Điều này sẽ giúp quyền lợi của cả 2 bên được bảo đảm cũng như hạn chế tối đa rủi ro.
- Công nợ sẽ được diễn giải theo 3 loại số dư đầu kỳ: số tăng, số giảm và số dư cuối kỳ.
- Công nợ phát sinh tăng thường sẽ cần đính kèm theo hóa đơn và biên bản giao nhận. Điều này giúp bạn có thể chứng minh được rằng bên đối tác đã chi trả tiền nhằm đảm bảo việc thực hiện hợp đồng.
- Công nợ phát sinh giảm chính là khoản tiền chiết khấu thanh toán so với tổng số tiền thanh toán.
- Trong quá trình cấn trừ công nợ, chỉ được tiến hành cấn trừ công nợ cho cùng một đối tượng.
4. Biên bản cấn trừ công nợ
Biên bản cấn trừ công nợ được hiểu là biên bản được lập khi 2 bên mua và bán có phát sinh các nghiệp vụ mua, bán qua lại lẫn nhau và đồng ý cấn trừ công nợ. Biên bản cấn trừ công nợ được sử dụng để ghi chép việc cấn trừ công nợ của công ty, doanh nghiệp để bảo vệ quyền lợi cũng như nghĩa vụ của cả 2 bên khi có tranh chấp, kiện tụng xảy ra.
Biên bản bù trừ công nợ cần đảm bảo các tiêu chí sau:
- Tên biên bản: Biên bản cấn trừ công nợ
- Đầy đủ thông tin ngày lập biên bản, chính xác giờ, phút, ngày...tháng...năm…
- Đầy đủ nội dung thông tin của các bên liên quan:
- Họ tên
- Địa chỉ
- Liên hệ: SĐT, email,...
- Người đại diện
- Nội dung biên bản:
+ Ghi rõ bên A hay bên B là người vay nợ
+ Tổng số tiền vay
+ Số tiền vay sẽ được cấn trừ công nợ như thế nào?
+ Sau khi cấn trừ công nợ thì còn nợ hay không
- Ký tên: Đầy đủ chữ ký của 2 bên
Mẫu biên bản cấn trừ công nợ
5. Cách hạch toán cấn trừ công nợ
Đối với cấn trừ công nợ, một đối tượng sẽ vừa là người có nợ phải thu và vừa có nợ phải trả. Khi đó, để cấn trừ công nợ, kế toán sẽ cần:
- Xác định các chứng từ công nợ phải thu và chứng từ công nợ phải trả.
- Thực hiện bù trừ công nợ phải thu, phải trả của đối tượng.
- Cập nhật tiến độ bù trừ công nợ vào sổ theo dõi công nợ của từng đối tượng.
Khi các bên tiến hành bù trừ công nợ nghĩa là giữa các đơn vị giao dịch mua bán với nhau, cung cấp hàng hóa lẫn nhau sẽ vừa là người bán, vừa là người mua thì cần lập biên bản cấn trừ công nợ để bù trừ cho nhau.
Hàng tháng, các đơn vị sẽ làm biên bản đối chiếu công nợ cho khách hàng về số dư đầu kỳ, số phát sinh trong tháng cũng như tổng số tiền. Khi này, kế toán cần kiểm tra lại tất cả các hóa đơn mua hàng của đơn vị các đơn vị mà mình đối chiếu công nợ.
Nếu có xảy ra trường hợp sai lệch, 2 bên kế toán cần đối chiếu lại với các bên thành viên để làm rõ nguyên nhân. Ví dụ, nếu là do lỗi của chi nhánh B đối với chi nhánh A về số lượng có tăng hơn so với hóa đơn thì chi nhánh A cần hủy biên bản đối chiếu công nợ với chi nhánh B đồng thời yêu cầu chi nhánh B xác nhận và làm lại biên bản đối chiếu.
Các loại chứng từ cần có để cấn trừ công nợ:
- Hợp đồng mua bán hàng hóa
- Biên bản giao hàng, xuất kho
- Hóa đơn GTGT
- Biên bản đối chiếu công nợ có xác nhận của 2 bên
- Biên bản cấn trừ công nợ có xác nhận của 2 bên
- Chứng từ thanh toán: Phiếu chi, phiếu thu nếu phần chênh lệch dưới 20 triệu đồng, Giấy báo nợ/ báo có của ngân hàng nếu phần chênh lệch từ 20 triệu trở lên.
Hồ sơ thanh toán bù trừ công nợ:
- Bảng công nợ chi tiết đã thanh toán và còn nợ của khách hàng
- Các loại hợp đồng kinh tế có ghi rõ phương thức thanh toán nếu chưa có quy định thanh toán bù trừ công nợ thì ký phụ lục hợp đồng bổ sung phương thức thanh toán bù trừ công nợ
- Thanh lý hợp đồng
- Các loại biên bản giao hàng hay nghiệm thu, xuất kho
- Các bản đối chiếu công nợ có ký tá xác nhận của 2 bên
- Các chứng từ đã từng thanh toán của 2 bên: Phiếu chi, giấy báo nợ,...
- Hóa đơn GTGT hoặc các loại hóa đơn bán hàng thông thường
- Biên bản cấn trừ công nợ có xác nhận của 2 bên
- Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với phần chênh lệch sau bù trừ công nợ
6. Các chính sách, quy định liên quan đến thanh toán cấn trừ công nợ
Về thuế GTGT:
Căn cứ theo khoản 10 điều 1 Thông tư 26/2015/TT-BTC quy định các trường hợp không dùng tiền mặt được khấu trừ thuế GTGT:
Trường hợp hàng hóa, dịch vụ mua vào theo phương thức thanh toán bù trừ giữa giá trị hàng hóa, dịch vụ mua vào với giá trị hàng hóa, dịch vụ bán ra, vay mượn hàng mà phương thức thanh toán này được quy định cụ thể trong hợp đồng thì phải có biên bản đối chiếu số liệu và xác nhận giữa hai bên về việc thanh toán bù trừ giữa hàng hóa, dịch vụ mua vào với hàng hóa, dịch vụ bán ra, vay mượn hàng. Trường hợp bù trừ công nợ qua bên thứ ba phải có biên bản bù trừ công nợ của ba (3) bên làm căn cứ khấu trừ thuế.
Trường hợp hàng hóa, dịch vụ mua vào theo phương thức bù trừ công nợ như vay, mượn tiền; cấn trừ công nợ qua người thứ ba mà phương thức thanh toán này được quy định cụ thể trong hợp đồng thì phải có hợp đồng vay, mượn tiền dưới hình thức văn bản được lập trước đó và có chứng từ chuyển tiền từ tài khoản của bên cho vay sang tài khoản của bên đi vay đối với khoản vay bằng tiền bao gồm cả trường hợp bù trừ giữa giá trị hàng hóa, dịch vụ mua vào với khoản tiền mà người bán hỗ trợ cho người mua, hoặc nhờ người mua chi hộ.”
Về thuế TNDN:
Căn cứ tại quy định khoản 2 Điều 6 Thông tư 119/2014/TT-BTC quy định các khoản được trừ khi tính thuế TNDN:
Sửa đổi, bổ sung khoản 1 Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC như sau:
Trừ các khoản chi không được trừ nêu tại Khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:
- Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp;
- Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
- Khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Để việc thanh toán bù trừ công nợ hợp lý và được khấu trừ thuế GTGT thì cần:
Hợp đồng mua bán (quy định rõ trong hợp đồng về việc thanh toán bù trừ công nợ)
Biên bản bù trừ công nợ 2 bên (Phải có xác nhận của 2 bên)
Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
