Microsoft Outlook trong tam tay tiep theo
 |
| Bia sach Microsoft Office Outlook 2007 Inside Out cua Microsoft Press. |
Tao quy tac nhan mail
Doi khi tai khoan email cua ban se bi qua tai do moi ngay ban phai nhan hang tram email tu khach hang, doi tac, noi bo cong ty. Do do, viec phan loai tu dong email se giup giam bot thoi gian rat nhieu. Cong viec truoc tien ban can lam la tao cac thu muc bang cach nhan phai chuot len Inbox roi chon New Folder, dat ten tuy y. Vi du: "Mail doi tac" roi nhan OK. Cu tiep tuc tao thu muc neu ban co nhieu phan loai nguoi dung.
Buoc tiep theo, ban chon Tools - Rules and Alerts tren thanh menu, nhan vao "New Rule...". Trong cua so moi, ta chon quy tac cho email goi den tuong ung voi yeu cau cong viec. O day ta chon: "Move messages from someone to a folder" se giup tu dong dua tat ca email tu mot dia chi email xac dinh vao mot thu muc duoc chi dinh san. Nhan "Next" de tiep tuc, phan cua so thu 2 ban nhan vao lien ket "people or distribution list".
Cua so Rule Address xuat hien de ban chon nhung dia chi lien he (Vi du: Địa chỉ email này đang được bảo vệ khỏi chương trình thư rác, bạn cần bật Javascript để xem nó ). Ke tiep, ta nhan vao lien ket "specified" de chi dinh thu muc se nhan email. Tim den thu muc "Mail doi tac" khi nay da tao va nhan Finish de hoan tat. Gio day, tat ca email tu dia chi Địa chỉ email này đang được bảo vệ khỏi chương trình thư rác, bạn cần bật Javascript để xem nó se tu dong dua vao thu muc Mail doi tac.
Ban co the tham khao kha nhieu quy tac va hanh dong (action) ma MS Outlook da co san de ta chon lua theo cach thuc nhu tren.
 |
 |
| Tao quy tac (rule) cho MS Outlook nhan email va tu dong dua vao thu muc xac dinh. | Dat ten cho quy tac va kich hoat. |
Cach thuc tao va su dung email mau
Neu su dung mot dang email thuong ngay duoc goi lap di lap lai cung mot dang noi dung thi tot nhat ban nen tao mot email mau (template) de don gian hoa cong viec. Nhung mau email thuong gap la: thong tin san pham, bao cao, tin nhan cho nhom doi tac... De tao mot email mau, ta thuc hien nhu sau:
- Nhan chon New tren thanh cong cu de tao mot email moi. Trong giao dien soan thao, ban dien tat ca nhung thong tin, noi dung ma se duoc lap lai theo huong khuon mau. Vi du nhu: tieu de, dia chi, cac phan liet ke, danh sach va cac bang.
- Nhan tiep vao nut Microsoft Office BuTSn (bieu tuong logo cua Microsoft Office), chon Save As. Trong hop thoai Save As, ta chon Outlook Template (+.oft) o phan "Save as type", dat ten cho tap tin mau, chon noi luu roi Save lai. Tuy thuoc vao phien ban he dieu hanh Windows ma MS Outlook 2007 co vi tri luu template khac nhau.
+ Windows XP: thu muc Documents And SettingsTen tai khoanApplication DataMicrosoftTemplates
+ Windows Vista: thu muc UsersTen tai khoanAppDataRoamingMicrosoftTemplates
Co the tao nhieu template tuy y va cung chia se cho cac nguoi dung MS Outlook khac tren cung may su dung chung. Khi muon su dung cac email mau, ta chon mui ten ke ben New tren thanh cong cu, chon "Choose From...". Tim kiem noi luu giu email mau (template) o phan "Look In" hoac "Browse" de tim den tap tin mau. Sau khi mo email mau, chi can sua chua lai thong tin, bo sung hay thay doi nhung phan noi dung theo yeu cau cong viec. Ban se thay cach nay tiet kiem duoc rat nhieu thoi gian.
Kinh nghiem su dung: ban nen khai thac chuc nang phai chuot, co nghia la khi chon vao mot email, mot thu muc (folder)... ban hay tap phai chuot de xem cac chuc nang ho tro di kem la gi hoac tham khao cac phan thiet lap trong Options. Voi mot it von tieng Anh don gian, ban se nam bat ngay duoc cach su dung MS Outlook 2007. Ngoai ra, de tuong tan tat ca moi "ngo ngach" ben trong MS Outlook 2007, ban co the tham khao sach "Microsoft Office Outlook 2007 Inside Out" duoc phat hanh boi Microsoft Press vao thang 2-2007.
Chong thu rac va virus
Viec chong virus va dac biet la thu rac (spam) cung la mot van de quan trong. Norton AntiSpam la mot giai phap tot cho hop thu cua ban, hoac tham khao them cac giai phap khac tai day .
Ngoai ra, ban can luu y khong mo cac tap tin dinh kem kha nghi vi doi khi chung duoc goi di mot cach tu dong neu may tinh cua doi tac hay nguoi than bi nhiem virus. Dong tac copy chung ra My Document, dung chuong trinh antivirus quet truoc khi mo ra luon la can thiet va se khong mat nhieu thoi gian bang viec khoi phuc lai tai khoan email hay tham chi la cai dat lai he thong.
THANH TRUC
