Nhom ao va cong nghe

Tags: co so du lieu, kha nang tuong thich, dich vu dien thoai, cac thanh vien, nhung thay doi, phan mem nhom, nguoi su dung, cong nghe, thong tin, buc tuong, trong nhom, tai lieu, tap tin, E-mail, gui


Nhom ao va cong nghe

Mot nhom ao luon phu thuoc vao cong nghe. Nhom ao se khong the ton tai cung nhu gat hai bat cu thanh cong nao neu thieu e-mail, mang Internet va cac dich vu dien thoai quoc te.

Cong nghe giup cac thanh vien cua nhom chia se y tuong va thong tin, noi ket cac hoat dong va xay dung su tin tuong.

Khong phai truong nhom hoac thanh vien cua nhom la chuyen gia cong nghe ma tat ca moi nguoi phai san sang su dung hoac hoc hoi cong nghe can thiet de thuc hien tot cong viec cua minh.

E-Mail

Moi thanh vien trong nhom ao can co mot dia chi e-mail. Neu ban co ke hoach su dung nhieu tai lieu dinh kem gui qua e-mail, hay kiem tra kha nang tuong thich va nen tap tin tren may tinh cua tung thanh vien trong nhom, dong thoi thiet lap cac quy uoc su dung. Moi nguoi trong nhom phai duoc biet thoi diem, ly do va doi tuong de gui e-mail. Hay nhan thuc ro doi tuong va chu de gui ban sao e-mail, song khong nen lam dung dieu nay. Co the khong can "cc" cho ca nhom bat cu la thu nao ban gui di. Khong ai muon nhan mot luong lon cac e-mail khong lien quan den minh. Tuy vay, ban hay chac chan rang moi nguoi deu duoc thong bao ve cac quyet dinh co anh huong den ho, va dam bao rang nhung nguoi can tham gia vao quyet dinh phai duoc tham khao y kien.

E-mail chi tao ra cac bang chung tren giay ao, nhung chung co the dong vai tro quan trong trong truong hop phat sinh hieu lam va mau thuan.

Bat buoc tuan thu tinh bao mat trong e-mail

E-mail la mot phuong tien lien lac huu ich va tiet kiem thoi gian. Nhung ban hay luu y hai van de bao mat sau day:

1. Thong thuong se co nhieu nguoi doc e-mail hon du doan cua nguoi gui. Nguoi nhan co the chuyen e-mail den nhieu nguoi khac ma khong tinh den hau qua cua viec thong tin trong e-mail bi phat tan khong can thiet.

2. Viec xoa e-mail khoi o cung khong hoan toan loai tru duoc e-mail. Cac chuyen gia may tinh va chuyen gia tinh bao cong nghe co trong tay nhung phan mem co the truy luc duoc thu tu va tap tin dinh kem da xoa. Vi the, dung dua nhung thong tin nhay cam hay bi mat vao trong e-mail.

Website va mang noi bo - Intranet

Web da thay doi cach hoat dong cua nhom ao. Mot website du an co the thay the cho mot phong cua nhom. Voi nhung trinh duyet da co, cac thanh vien co the truy cap website cua du an de xem cac ket qua duoc dang len, kiem tra lich trinh va lay thong tin. Intranet - mot mang noi bo trong cong ty, su dung cac giao thuc Internet - chu yeu hoat dong theo cach do.

Tren website du an, phong cua nhom ao cung duoc xay dung bang bon buc tuong nhu mot gian phong that. Bon buc tuong do la:

+ Buc tuong muc dich. Buc tuong nay bao gom ban tuyen bo, muc tieu, danh sach ket qua can dat duoc va cac ket qua hien tai cua nhom.

+ Buc tuong con nguoi. Phan nay xac dinh cac thanh vien trong nhom va neu ro vai tro cua moi nguoi. O day, nguoi su dung co the biet duoc nhung nguoi lien quan den cac linh vuc khac nhau cua du an. Neu co the, hay dinh kem anh cua moi thanh vien va mo ta van tat ve cong viec va chuyen mon cua nguoi do. Viec dang anh va doi dong tieu su kem theo ten se tao nen cam giac ve tam quan trong cua cong viec ma nhom ao thuc hien.

Buc tuong tu lieu. Phan nay chua dung cac thong tin ve lich trinh cac cuoc hop sap toi va chuong trinh cua tung cuoc hop. Cac bien ban cuoc hop truoc day va cac ban tham luan se duoc luu tru o buc tuong nay. Cac thanh vien co the dung buc tuong nay de dang cong trinh nghien cuu cua ho cho dong nghiep cung xem xet. Nhung y kien dong gop cung co the dang len website.

+ Buc tuong giao tiep. Phan nay bao gom cac lien ket va thong tin lien he voi tat ca cac thanh vien trong nhom.

Website la mot tai san lon va no doi hoi mot muc do quan tam nhat dinh, nen phai co ai do chiu trach nhiem theo doi, kiem tra va cap nhat website. Tuy theo quy mo du an ma cong viec nay co the giao cho mot ca nhan cu the.

Phan mem nhom (Groupware)

Phan mem nhom la phan mem ung dung ma mot nhom nguoi su dung chung voi nhau tren he thong mang may tinh va Internet. Phan mem nay hoat dong tren nguyen tac giup nguoi su dung nang cao hieu qua cac san pham cua minh bang cach cong tac va chia se thong tin. Cu the hon, day la phan mem tich hop, cho phep nguoi su dung tu nhieu "tram" lam viec khac nhau co the giao tiep cung mot luc, vi du nhu Livelink, Lotus Notes, Novell Group-Wise, Oracle, v.v.

Phan mem nhom rat can thiet doi voi nhom ao boi vi no cho phep cac thanh vien truy cap co so du lieu va ho tro cac cuoc hop ao. Mot so phan mem nhom co the su dung cho cac cuoc hop "truc tiep", trong do moi thanh vien tham du se lam viec truc tuyen va trao doi qua dien thoai tai cung mot thoi diem. Phan mem do co the dung cho e-mail, nhom thao luan va ban tin. Phan mem nhom cho phep truy cap co so du lieu chung, cac ung dung, chuong trinh hop va lich lam viec, cac thu vien tham khao… Mot so phan mem con ho tro hoi thao qua hinh thuc thoai va bang thong bao dien tu.

Tuy nhien, doi khi ban khong nhat thiet phai thanh lap mot website hay Intranet cho nhom, ma chi can cai dat phan mem lam viec theo nhom cho tat ca nhung nguoi tham gia, vi cac thanh vien trong nhom chi can mot trinh duyet, va ban cung khong can phai xu ly van de tuong thich thuong xuat hien voi phan mem lam viec theo nhom.

Truy cap co so du lieu

Co so du lieu chua nhieu tu lieu va thong tin huu ich cho nhom. Nhung thong tin can thiet do co the truy cap duoc tu website, mang noi bo hay bang phan mem lam viec theo nhom. Cac tu lieu trong co so du lieu cua to chuc thuong chua dung nhieu thong tin nhay cam. Chi co mot so thanh vien quan trong trong nhom ao co the duoc phep thay doi nhung tu lieu nhu vay. Vi du, neu o trong nhom nhung khong phai la nhan vien, nhu khach hang hoac nha cung cap, thanh vien co the truy cap de xem nhung tai lieu bi gioi han nhung ho khong the chinh sua thong tin trong do.

May fax

May fax chuyen dung cung la mot phuong tien truyen thong huu ich. Nhieu chuc nang cua may fax co the thuc hien de dang hon thong qua e-mail. Ngay ca tai lieu, bai bao cat ra, anh, v.v. cung co the gui nhu ban dinh kem e-mail, neu chung duoc quet va luu nhu tap tin. Nhung vi nhieu nguoi khong co dieu kien su dung may quet va ban than viec quet anh do co the mat thoi gian, nen may fax van duoc su dung nhu mot cong cu tien loi.

Phan mem chinh sua van ban

Du la nhom ao, nhung nhom nay van phai thuong xuyen viet va nop bao cao. Vi mot so thanh vien phai hop tac de trien khai bao cao, nen ho can co mot cach thuc cap nhat nhung thay doi ve tien trinh cong viec de dua vao trong tap tin cua minh. Nhung bo xu ly van ban o cong ty cua ban co tinh nang cho phep nguoi su dung theo doi nhung thay doi duoc thuc hien cho tai lieu khong? Hay van con rat it nguoi biet duoc tinh nang nay, va lai cang it nguoi co kinh nghiem su dung chung?

Sau day la cach thuc hoat dong cua tinh nang theo doi cac thay doi tren may tinh (track-changes). Van ban bi xoa duoc gach bo nhung van hien thi tren man hinh. Van ban moi them vao duoc to mau (nhung nguoi kiem tra khac nhau co the mac dinh nhung mau khac nhau) va danh dau ben le nhung thay doi do de de phat hien. Chuc nang nay giup nhieu nguoi co duoc cach kiem tra va dong gop cho tai lieu mot cach nhanh chong va chinh xac nhat. Va neu tai lieu duoc luu truoc khi cac ban chinh sua duoc chap nhan, nhung nguoi hop tac se co ban luu vinh vien ve nhung gi da duoc thay doi va ai la nguoi thuc hien nhung thay doi do. Vi du:

Helen nhan nhiem vu viet bao cao ve tien do cong viec cho nhom co. Maurice va Lynn da dong y xem lai ban thao cua co va dong gop y kien. Khi may tinh van con chua pho bien, Helen da gui ban thao tren giay cho cac cong su. Nhung nguoi nay se gach bo nhung tu ngu hay loi dien dat ma ho cho la khong thich hop va viet nhung cau bo sung, de xuat ben le. Ban thao da chinh sua se duoc gui lai cho Helen bang thu hoac fax va co ket hop tat ca nhung thay doi do vao ban thao cuoi cung.

Gio day, nho tinh nang chinh sua cua phan mem xu ly van ban, Helen co the hoan tat cong viec nhanh hon va de dang hon. Co gui ban thao qua e-mail duoi dang dinh kem cho Maurice voi noi dung thu: "Hay chi ra nhung thay doi can thiet roi chuyen no cho Lynn de co ay bo sung y kien. Cu thoai mai them bot neu thay can thiet, va nho la hay bat tinh nang track-changes truoc khi chinh sua nhe".

Khi nhan duoc tai lieu da chinh sua tu cac cong su, Helen co the thay tat ca nhung su thay doi va cac y bo sung. Phan cua Maurice duoc to mau do, con cua Lynn co mau xanh. Neu Helen nhan thay co khong dong y voi mot thay doi mau xanh, co se goi dien thoai cho Lynn de trao doi ve quan diem cua minh.

Khi tat ca cac thay doi da duoc xem lai va thao luan voi cac cong su, Helen se chap nhan cac thay doi do. Bao cao cua co se ket hop tai lieu cua co va nhung y kien dong gop cua cac thanh vien cung nhom.

De phong nhung van de ve kha nang tuong thich

Mot so nguoi nghi rang cong nghe cua ho co kha nang tuong thich vi ho dang su dung cung mot phan mem va nhung chiec may tinh cua ho cung hoan toan giong nhau. Nhung mot van de ngoai du kien lien quan den cac tap tin nen van co the xay ra. Nen la thao tac pho bien khi gui cac tap tin PowerPoint lon va cac tap tin tuong tu qua e-mail. Hay thu xac dinh xem lieu co thanh vien nao trong nhom ban gap phai van de ve kha nang tuong thich khong. Ban co the can phai cho cac thanh vien trong nhom cai dat mot chuong trinh nen tap tin chung.

Nguon: Xay dung nhom lam viec hieu qua - First News va NXB Tong hop TPHCM

Nhom ao va cong nghe
Viet Bao
Thích và chia sẻ bài viết này trên facebook Theo dõi vietbao.vn trên facebook

TIN Văn Hóa NỔI BẬT

Chuyên gia Mỹ: "Vận may của ông Putin đã thay đổi"

Bối cảnh hiện tại của nước Nga khá bất ổn. Tuy không tệ bằng cuộc khủng hoảng năm 2009 và còn thua xa thảm cảnh tê liệt năm 1998, nhưng tình hình bây giờ cũng có những rắc rối riêng.

Tăng hoa hồng, giá xăng đội thêm 190 đồng

Sau 8 lần liên tiếp giảm giá trong 3 tháng, các mặt hàng xăng dầu tới đây có thể sẽ tăng thêm từ 90190 đồng, tương ứng với mức tăng chi phí hoa hồng sẽ được áp dụng từ ngày 1/11 tới.

Du lịch năm 2015 có gì mới?

Để bắt kịp tiến độ phát triển không ngừng của ngành du lịch thế giới, tạp chí du lịch Travel+Leisure tiết lộ xu hướng phát triển của ngành công nghiệp không khói, dự đoán lan rộng.

Tìm hiểu: co so du lieu, kha nang tuong thich, dich vu dien thoai, cac thanh vien, nhung thay doi, phan mem nhom, nguoi su dung, cong nghe, thong tin, buc tuong, trong nhom, tai lieu, tap tin, E-mail, gui

Xem Bản Tiếng Việt Có Dấu: Nhóm ảo và công nghệ

Ban co the doc ban tieng Viet co dau cua bai viet Nhóm ảo và công nghệ bang cach nhan chuot vao duong dan tren.

Lien he ve tin Nhom ao va cong nghe

Nhan xet, hay lien he ve tin Nhom ao va cong nghe co the gui bang duong dan o duoi. Ban nen gui kem tieu de bai viet Nhom ao va cong nghe de lam tham khao. Bai viet nay thuoc chuyen de Tac pham trong chuyen muc Van hoa.

Cac tin khac:

Xem tiep ... Tac pham
Kenh Tin RSS Kenh Tin RSS | Du Bao Thoi Tiet | Lich Xem TV | Lien He - Contact | Quang Cao | Viec Lam | Dieu Kien Su Dung | Bao Ve Tinh Rieng Tu | Sitemap

Copyright©2008 VietBao.vn, Thu Vien Thong Tin Tong Hop Viet Nam va The Gioi, phien ban thu nghiem phan mem Viet Bao Viet Nam, beta 1.0