Văn hóa e-mail công sở

Công sở là nơi mà (đa số) người ta ngồi nhiều hơn đứng, gõ nhiều hơn nói suốt 8 tiếng đồng hồ mỗi ngày, và e-mail là một công cụ hỗ trợ đắc lực cho giao tiếp, cả trong công việc cũng như ngoài công việc, đặc biệt là buôn chuyện.

Dẫu chưa đạt tới "công lực thâm hậu" theo kiểu "Nhất ngôn cửu đỉnh" (một lời nói nặng tựa chín đỉnh đồng), câu chữ trong e-mail vẫn có thể ứng vào... phím sa gà chết. Giao tiếp đòi hỏi phải có văn hóa, viết e-mail cũng vậy.

Khởi đầu ngày mới: "Check mail"

Công nghệ mạng toàn cầu kết hợp với nền sản xuất chuyên môn hóa góp phần tạo ra một loại "sản phẩm hàng loạt", một khái niệm đặc thù: công dân văn phòng thời kỹ thuật số. Giải quyết công việc, thư giãn, xả stress, kết thân... gần như chừng ấy nhu cầu của thế hệ công dân này đều có thể gói lại trong một cái "bọc" vô hình, đó là e-mail.

Một cách công bằng thì, chính các công cụ "tin nhắn tức thời" (IM - instant message) mới là những ứng dụng giao tiếp gần gũi nhất với công dân văn phòng, điển hình là Yahoo Messenger, hay MSN Messenger, hoặc Google Talk. Tuy nhiên, không ai có thể phủ định vai trò chính thống của e-mail trong giao dịch, giải quyết công việc. Tức thời, chính xác, tiết kiệm, có khả năng lưu trữ, e-mail thực sự là một cái bưu điện kiêm nhân viên bưu chính và thủ thư cho người dùng.

Tại không ít các tổ chức - doanh nghiệp, đặc biệt là các đơn vị có số lượng nhân sự lớn, việc kiểm soát mạng Internet nói chung và các trình duyệt web, chat trực tuyến, thường rất ngặt nghèo. H., nhân viên phòng Hành chính - nhân sự của một công ty sản xuất cáp sợi 100% vốn nước ngoài cho biết, công ty chị không cho phép nhân viên duyệt web, chứ đừng nói đến chat; mọi người chỉ có thể sử dụng hòm thư của công ty (mail server). Nhưng trong cái "khó", lại... ló cái khôn: H. dùng chính hộp thư của mình làm công cụ để "chat" với mọi người trong và ngoài công ty, gần giống thời đi học nói chuyện riêng trong lớp bằng cách truyền tay nhau các mảnh giấy.

Không vào được web, nhưng H. và đồng sự vẫn có thể cập nhật tin tức hàng ngày, thông qua... e-mail. Những người bạn của H. ở các công ty khác (cho phép sử dụng web) hàng ngày vẫn đều đều "copy" những mẩu tin, bài viết đáng chú ý trên các website, "paste" vào e-mail và gửi cho H. Vẫn theo cơ chế lan truyền, e-mail này lại được chuyển tiếp (forward) tới những người "cùng cảnh ngộ". Vậy là, ngoài công việc, những công dân văn phòng này lại có thêm lý do để chăm chỉ "check mail" khởi đầu ngày làm việc mới.

"Send" không đơn giản là cú click!

Bạn có thường đọc (lướt) lại e-mail mình vừa viết trước khi nhấn send? Có thể là do thói quen, hoặc do quá vội, mà bạn bỏ qua khâu "hậu kiểm" vô cùng quan trọng này, bởi nếu trên giấy mực, các cụ đã dạy: "Bút sa gà chết"; thì trên máy tính cũng vậy: "phím" sa, có người gặp rắc rối.

Gửi nhầm địa chỉ là điều tai hại, dễ gặp ở tình huống danh bạ trong e-mail lưu quá nhiều liên lạc có thông tin gần giống nhau (đủ để gây nhầm lẫn). Không nhập chủ đề cho e-mail cũng là một sơ suất không hiếm gặp. Bên cạnh đó, với một số người khó tính, thì e-mail viết bằng tiếng Việt mà không có dấu cũng gây nhiều bất tiện khi đọc. Nhưng, thà không dấu còn dễ "luận" hơn e-mail có dấu mà lại được gõ bằng font chữ mà máy người nhận không có, và hậu quả là toàn bộ văn bản bị lỗi, không thể đọc được. Nếu viết e-mail bằng tiếng Việt có dấu, thì nên dùng font Unicode, vì hầu hết máy tính đều hỗ trợ font này.

Đối với chế độ reply, bạn nên để ý, có hai lựa chọn là reply (trả lời người gửi) và reply all (trả lời tất cả mọi người). Tùy theo tính riêng tư của nội dung muốn chuyển tải mà bạn lựa chọn một trong hai. Chữ ký trong e-mail cũng rất cần thiết, đóng vai trò một "lý lịch trích ngang" tóm tắt của chủ nhân, tiện cho danh chính ngôn thuận mà giao dịch, quan hệ.

"Tai nạn" e-mail

Nhầm người nhận, e-mail hoàn toàn khác gọi điện thoại ở khả năng "chữa cháy". D., trưởng nhóm bộ phận của một công ty trong lĩnh vực nhân lực than thở: "Mình hay bị nhầm địa chỉ người nhận, có lần gửi mail bàn việc với nhân viên, thì gửi cho... tổng giám đốc, có khi gửi mail cho ban giám đốc, lại "xi xi" thêm cho khách hàng". Cái sự nhầm còn đạt tới khôi hài hơn, là tình huống của các nhân viên tại một công ty truyền thông sơ ý đem những vần thơ bút tre tự ứng tác, cảm hứng từ vần "uôi" với "ôn" mà gửi cho... đối tác.

"Xi xi" quá đà, hoặc không để ý chức năng reply all cũng là nguyên nhân dẫn đến những "tai nạn" trong giao tiếp. Tình huống này thì không khó gặp: A gửi mail cho B, bàn thảo về vấn đề C, và không quên "xi xi" thêm cho người có quyền lợi và nghĩa vụ liên quan" XYZ; sau một hồi tranh luận, lời lẽ giữa A và B trở nên gay gắt, nhưng thay vì nói chuyện riêng thì họ cứ thẳng tay reply all, biến XYZ thành "công chứng" cho cuộc đấu khẩu. Lại có nhân sự cảm thấy "bất mãn" với chế độ đãi ngộ trong một dự án của công ty, liền vô tư lên mạng gửi mail "than thở" với toàn bộ thành viên công ty, thay vì nói chuyện với người phụ trách trực tiếp.

Ứng xử văn minh

Lời ăn tiếng nói, phần nào cho người ta cái cơ sở để đánh giá bạn có phải là người có văn hóa (trong mắt họ). Cách thức trình bày e-mail, cách viết, thậm chí là gửi lức nào, cũng đủ để bạn thể hiện sự tôn trọng của mình với người khác, tương ứng là nhận lại sự tôn trọng. Có một số nguyên tắc ứng xử văn minh trong e-mail công sở:

1. Trả lời mail ngay sau khi bạn nhận được

Nếu bạn ở vào tình huống của người gửi thì bạn sẽ hiểu cảm giác chờ đợi phản hồi như thế nào. Đương nhiên là "ngay sau khi" cũng có biên độ của nó, nhưng tốt nhất nên là trong ngày. Với vấn đề cần suy nghĩ, cân nhắc, cũng nên có một e-mail reply thật ngắn gọn thông báo cho người gửi: đã nhận được e-mail, sẽ trả lời cụ thể sau. Đừng quên kiệm lời cảm ơn, nếu e-mail bạn nhận được là từ địa chỉ mà bạn nhờ giúp đỡ vấn đề gì đó, bất kể kết quả ra sao.

2. Chủ đề

Cần phải nhấn mạnh chủ đề, vì đó là dòng thông tin tóm tắt đầu tiên mà người nhận đọc được, trước khi click vào để mở e-mail. Chủ đề có thể hiểu là nội dung khái quát cho toàn e-mail, nên cần tránh những cách dùng chung chung, và đặc biệt tránh tình huống quên nhập chủ đề.

3. Những lời tốt đẹp

Chỉ cần thêm một vài nhịp gõ trên bàn phím, cũng để bạn chứng tỏ thiện ý trong e-mail (ngay cả trong tình huống giải quyết mâu thuẫn). Thông thường, người ta dành những lời tốt đẹp cho nhau ở đầu và cuối mỗi e-mail. Nếu ngại gõ nhiều lần, bạn có thể thêm vào chức năng chữ ký: Thanks, Best Regards, Regards...; hoặc "Việt" hóa: Cám ơn, Chúc một ngày tốt lành.

4. Câu cú

E-mail không giống SMS, mặc dù có cùng nguyên tắc về giản tiện câu chữ. Nếu là e-mail trong giao dịch đối tác, hoặc các mối quan hệ chưa đạt đến độ thân mật, thì rất nên cẩn thận trong ngôn từ, tránh viết tắt, tránh những từ biểu cảm suồng sã (như trong chat), và nhất thiết viết bằng tiếng Việt có dấu (nếu cẩn thận hơn, bạn có thể gửi nội dung cần chuyển tải trong file văn bản đính kèm).

Tin liên quan:

* Văn hóa công ty thời @

* Kỹ năng cho nhân viên văn phòng

(theo Đẹp)
Việt Báo

Video được xem nhiều nhất

Chân dung "Người cha hoàn hão" xem mà rơi nước mắt
00:00 / --:--

Video nổi bật

TIN Việc Làm NỔI BẬT

Khác biệt ‘đỉnh’ của đôi ta

Theo quan điểm của các nhà khoa học, “đỉnh” của các chị em có nhiều khác biệt so với nam giới và còn là một vấn đề cần được nghiên cứu nhiều hơn nữa.

Nhận xét tin Văn hóa e-mail công sở

Ý kiến bạn đọc

Viết phản hồi

Bạn có thể gửi nhận xét, góp ý hay liên hệ về bài viết Văn hóa e-mail công sở bằng cách gửi thư điện tử tới Lien He Bao Viet Nam. Xin bao gồm tên bài viết Van hoa email cong so ở dạng tiếng Việt không dấu. Hoặc Văn hóa e-mail công sở ở dạng có dấu. Bài viết trong chuyên đề của chuyên mục Việc Làm.

Culture e-mail the office
in particular, on the job, hours, a company that can, work, culture, communication, personnel, circumstances, E-mail, you, send, say, the day

The office is where (most) people sitting more than standing, typing more than talk for 8 hours per day, and e-mail is a powerful tool for communication support Next, both at work and outside work, especially gossip ..

CÓ THỂ BẠN QUAN TÂM
Xem tiếp: Việc Làm


  • Thoi su 24h0402 Virus Zika teo nao lay qua duong quan he
    Thời sự 24h(04/02): Virus Zika teo não lây qua đường quan hệ

    Những lần “trảm tướng” nhanh như chớp của Bộ trưởng Thăng; Hành trình vây bắt đối tượng có lệnh truy nã đặc biệt nguy hiểm; Hành lý của khách bị rạch ở sân bay: Thanh tra Bộ GTVT vào cuộc; Phá trọng án trong những ngày Tết nguyên đán đã cận kề;Câu chuyện giảm nghèo chưa bao giờ dừng lại;... là những tin tức thời sự nổi bật ngày 04/02/2016.

  • Thoi su 24h0302 Dot phao no co the bi tu den 7 nam
    Thời sự 24h(03/02): Đốt pháo nổ có thể bị tù đến 7 năm

    Sửa tàu Cát Linh-Hà Đông, Trung Quốc chưa nghe: Tội hình thức; “Ngáo đá” khống chế hai cháu bé, dọa dội nước sôi; "Choáng" với quy trình sản xuất chè Đinh 3 triệu đồng/kg; Sự thật sau lời đồn về cái chết bí ẩn của nam sinh trên cầu; Liên tiếp có nhiều trẻ em nhập viện vì ngộ độc chì trong thuốc cam;... là những tin tức thời sự nổi bật ngày 03/02/2016.

  • Thoi su 24h0202 sap bay lua doi 3 trieu lay 12 trieu
    Thời sự 24h(02/02): sập bẫy lừa đổi 3 triệu lấy 12 triệu

    3/14 mẫu thực phẩm phục vụ Tết không đạt chất lượng; 102 người đi bộ bị xử phạt trong ngày đầu: "Cần nhưng chưa đủ"?; Bị phát hiện bột ngọt từ nguyên liệu TQ, chốt cửa tẩu tán; WHO ban bố tình trạng khẩn cấp toàn cầu về virus Zika;

  • Thoi su 24h0102 Dao mo moi chon trom di 1 phan co the
    Thời sự 24h(01/02): Đào mộ mới chôn, trộm đi 1 phần cơ thể

    Kẻ gian đào mộ mới chôn, trộm đi một phần cơ thể; Đã tháo dỡ hết biển báo dưới 50km/h sau 10 ngày; CSGT trưng dụng tài sản cá nhân, tổ chức: Luật quy định thế nào?; "Người dân đừng trộm hoa ven hồ Gươm nữa"; Đã có kết quả xét nghiệm gạo từ thiện gây ngộ độc;... là những tin tức thời sự nổi bật ngày 01/02/2016.

  • Thoi su 24h2901 Nghi pham giet vo chong dai gia o TG
    Thời sự 24h(29/01): Nghi phạm giết vợ chồng đại gia ở TG

    Nghi “ăn gạo từ thiện… ngộ độc”: Hội nạn nhân chất độc da cam lên tiếng; Hành trình phá đường dây ma túy hội quý tử con nhà giàu; Việt Nam lên phương án đối phó với virus Zika gây teo não; Sân bay Nội Bài lên tiếng vụ "vòi vĩnh": Người tố trên Facebook nói gì?; Coi chừng lỡ chuyến tàu Tết vì... vé không hợp lệ!;... là những tin tức thời sự nổi bật

  • Tet binh than 2016
    Tết bính thân 2016

    Người Việt có thói quen quan tâm tới cuộc sống cá nhân của nhau. Nhưng điều này không phải phù hợp, thậm chí thành khiếm nhã. Tết là dịp điều này thể hiện rõ nhất.

  • Xu phat nguoi di bo vi pham giao thong o HN
    Xử phạt người đi bộ vi phạm giao thông ở HN

    Tai nạn giao thông chết người do người đi bộ gây ra ở TP.HCM và Hà Nội đáng báo động.

  • Hari Won Tran Thanh Yeu that hay PR
    Hari Won - Trấn Thành: Yêu thật hay PR?

    Showbiz Việt hôm qua (3/2) dậy sóng sau khi hình ảnh MC đắt show bậc nhất hiện nay "khóa môi", cõng người yêu cũ Đinh Tiến Đạt xuất hiện trên mạng.

  • Virus Zika gay tat dau nho o tre so sinh
    Virus Zika gây tật đầu nhỏ ở trẻ sơ sinh

    Mỹ vừa ghi nhận ca lây nhiễm virus Zika gây bệnh teo não đầu tiên không phải do muỗi đốt mà dường như từ quan hệ tình dục.

  • Tien gia cong khai rao ban tren facebook
    Tiền giả công khai rao bán trên facebook

    Lợi dùng lòng tham và sự nhẹ dạ cả tin của người dân, một số đối tượng đã dùng thủ đoạn đổi tiền thật lấy tiền giả để chiếm đoạt tài sản. ------------ Xem thêm: Tiền giả công khai rao bán trên facebook, http://vietbao.vn/tp/Tien-gia-cong-khai-rao-ban-tren-facebook/13583762/ Tin nhanh Việt Nam ra thế giới vietbao.vn

  • Su kien quoc te noi bat 31162
    Sự kiện quốc tế nổi bật (31/1-6/2)

    Lệnh Hoàn Thành tiết lộ cho tình báo Mỹ bí mật thâm cung của Bắc Kinh; Hoà đàm Syria tạm ngừng do giao tranh khốc liệt trên chiến trường; Bà Clinton chính thức giành chiến thắng 'sít sao nhất lịch sử'; Viễn cảnh nước Anh rời khỏi Liên minh châu Âu đã cận kề.... là những tin chính trong tuần qua.

  • Toan canh kinh te tuan 3101 06022016
    Toàn cảnh kinh tế tuần 31/01 – 06/02/2016

    Ngày 2/2/2016 diễn ra buổi họp báo Công bố giá thành sản xuất kinh doanh điện năm 2014, ông Đinh Quang Tri – Phó tổng giám đốc Tập đoàn Điện lực Việt Nam (EVN) khẳng định chưa có kế hoạch tăng giá điện, tuy nhiên tới mùa cao điểm, doanh nghiệp 'chưa nói trước được điều gì'. Cũng trong buổi họp này, tổng kết hoạt động kinh doanh của tập đoàn này, EVN lãi hơn

  • Nghin le chuyen tuan qua 0102 05022016
    Nghìn lẻ chuyện tuần qua 01/02 - 05/02/2016

    Xử phạt người đi bộ vi phạm giao thông ở HN; CSGT trưng dụng tài sản của dân gây tranh cãi; Đề xuất mua tàu Trung Quốc cũ; Hoa trang trí ở hồ Gươm bị ăn trộm; Các điểm bắn pháo hoa giao thừa Tết Bính Thân 2016 tại 64 tỉnh, thành... là những tin tức xã hội nổi bật được dư luận quan tâm trong tuần qua.

  • Tin An ninh Phap luat tuan qua 3101 0602
    Tin An ninh - Pháp luật tuần qua (31/01 - 06/02)

    Cảnh báo nạn trộm cắp, cướp giật dịp Tết; Phận tù 'mồ côi', Tết về rưng rưng nước mắt; Tiền giả công khai rao bán trên facebook; Rượu bia ngày Tết và những hệ lụy: Từ rượu giả đến tai nạn giao thông; Hành trình cảm động của người cha qua 15 tỉnh, thành đi tìm con; Phá án là trách nhiệm chứ không phải chiến công;.....là những tin đáng chú ý.

  • Ban tin Suc khoe tuan qua 311 62
    Bản tin Sức khỏe tuần qua (31/1 - 6/2)

    Thái Lan phát hiện virus Zika, Bộ Y tế Việt Nam họp khẩn; Ăn tiết canh ngày Tết, dễ chết như chơi; Trẻ nhập viện liên tiếp vì ngộ độc chì từ thuốc cam; Không biết bị lạc nội mạc tử cung: Nhiều phụ nữ vô sinh;... là những thông tin Sức khỏe được quan tâm nhất tuần qua.