Văn hóa e-mail công sở

Công sở là nơi mà (đa số) người ta ngồi nhiều hơn đứng, gõ nhiều hơn nói suốt 8 tiếng đồng hồ mỗi ngày, và e-mail là một công cụ hỗ trợ đắc lực cho giao tiếp, cả trong công việc cũng như ngoài công việc, đặc biệt là buôn chuyện.

Dẫu chưa đạt tới "công lực thâm hậu" theo kiểu "Nhất ngôn cửu đỉnh" (một lời nói nặng tựa chín đỉnh đồng), câu chữ trong e-mail vẫn có thể ứng vào... phím sa gà chết. Giao tiếp đòi hỏi phải có văn hóa, viết e-mail cũng vậy.

Khởi đầu ngày mới: "Check mail"

Công nghệ mạng toàn cầu kết hợp với nền sản xuất chuyên môn hóa góp phần tạo ra một loại "sản phẩm hàng loạt", một khái niệm đặc thù: công dân văn phòng thời kỹ thuật số. Giải quyết công việc, thư giãn, xả stress, kết thân... gần như chừng ấy nhu cầu của thế hệ công dân này đều có thể gói lại trong một cái "bọc" vô hình, đó là e-mail.

Một cách công bằng thì, chính các công cụ "tin nhắn tức thời" (IM - instant message) mới là những ứng dụng giao tiếp gần gũi nhất với công dân văn phòng, điển hình là Yahoo Messenger, hay MSN Messenger, hoặc Google Talk. Tuy nhiên, không ai có thể phủ định vai trò chính thống của e-mail trong giao dịch, giải quyết công việc. Tức thời, chính xác, tiết kiệm, có khả năng lưu trữ, e-mail thực sự là một cái bưu điện kiêm nhân viên bưu chính và thủ thư cho người dùng.

Tại không ít các tổ chức - doanh nghiệp, đặc biệt là các đơn vị có số lượng nhân sự lớn, việc kiểm soát mạng Internet nói chung và các trình duyệt web, chat trực tuyến, thường rất ngặt nghèo. H., nhân viên phòng Hành chính - nhân sự của một công ty sản xuất cáp sợi 100% vốn nước ngoài cho biết, công ty chị không cho phép nhân viên duyệt web, chứ đừng nói đến chat; mọi người chỉ có thể sử dụng hòm thư của công ty (mail server). Nhưng trong cái "khó", lại... ló cái khôn: H. dùng chính hộp thư của mình làm công cụ để "chat" với mọi người trong và ngoài công ty, gần giống thời đi học nói chuyện riêng trong lớp bằng cách truyền tay nhau các mảnh giấy.

Không vào được web, nhưng H. và đồng sự vẫn có thể cập nhật tin tức hàng ngày, thông qua... e-mail. Những người bạn của H. ở các công ty khác (cho phép sử dụng web) hàng ngày vẫn đều đều "copy" những mẩu tin, bài viết đáng chú ý trên các website, "paste" vào e-mail và gửi cho H. Vẫn theo cơ chế lan truyền, e-mail này lại được chuyển tiếp (forward) tới những người "cùng cảnh ngộ". Vậy là, ngoài công việc, những công dân văn phòng này lại có thêm lý do để chăm chỉ "check mail" khởi đầu ngày làm việc mới.

"Send" không đơn giản là cú click!

Bạn có thường đọc (lướt) lại e-mail mình vừa viết trước khi nhấn send? Có thể là do thói quen, hoặc do quá vội, mà bạn bỏ qua khâu "hậu kiểm" vô cùng quan trọng này, bởi nếu trên giấy mực, các cụ đã dạy: "Bút sa gà chết"; thì trên máy tính cũng vậy: "phím" sa, có người gặp rắc rối.

Gửi nhầm địa chỉ là điều tai hại, dễ gặp ở tình huống danh bạ trong e-mail lưu quá nhiều liên lạc có thông tin gần giống nhau (đủ để gây nhầm lẫn). Không nhập chủ đề cho e-mail cũng là một sơ suất không hiếm gặp. Bên cạnh đó, với một số người khó tính, thì e-mail viết bằng tiếng Việt mà không có dấu cũng gây nhiều bất tiện khi đọc. Nhưng, thà không dấu còn dễ "luận" hơn e-mail có dấu mà lại được gõ bằng font chữ mà máy người nhận không có, và hậu quả là toàn bộ văn bản bị lỗi, không thể đọc được. Nếu viết e-mail bằng tiếng Việt có dấu, thì nên dùng font Unicode, vì hầu hết máy tính đều hỗ trợ font này.

Đối với chế độ reply, bạn nên để ý, có hai lựa chọn là reply (trả lời người gửi) và reply all (trả lời tất cả mọi người). Tùy theo tính riêng tư của nội dung muốn chuyển tải mà bạn lựa chọn một trong hai. Chữ ký trong e-mail cũng rất cần thiết, đóng vai trò một "lý lịch trích ngang" tóm tắt của chủ nhân, tiện cho danh chính ngôn thuận mà giao dịch, quan hệ.

"Tai nạn" e-mail

Nhầm người nhận, e-mail hoàn toàn khác gọi điện thoại ở khả năng "chữa cháy". D., trưởng nhóm bộ phận của một công ty trong lĩnh vực nhân lực than thở: "Mình hay bị nhầm địa chỉ người nhận, có lần gửi mail bàn việc với nhân viên, thì gửi cho... tổng giám đốc, có khi gửi mail cho ban giám đốc, lại "xi xi" thêm cho khách hàng". Cái sự nhầm còn đạt tới khôi hài hơn, là tình huống của các nhân viên tại một công ty truyền thông sơ ý đem những vần thơ bút tre tự ứng tác, cảm hứng từ vần "uôi" với "ôn" mà gửi cho... đối tác.

"Xi xi" quá đà, hoặc không để ý chức năng reply all cũng là nguyên nhân dẫn đến những "tai nạn" trong giao tiếp. Tình huống này thì không khó gặp: A gửi mail cho B, bàn thảo về vấn đề C, và không quên "xi xi" thêm cho người có quyền lợi và nghĩa vụ liên quan" XYZ; sau một hồi tranh luận, lời lẽ giữa A và B trở nên gay gắt, nhưng thay vì nói chuyện riêng thì họ cứ thẳng tay reply all, biến XYZ thành "công chứng" cho cuộc đấu khẩu. Lại có nhân sự cảm thấy "bất mãn" với chế độ đãi ngộ trong một dự án của công ty, liền vô tư lên mạng gửi mail "than thở" với toàn bộ thành viên công ty, thay vì nói chuyện với người phụ trách trực tiếp.

Ứng xử văn minh

Lời ăn tiếng nói, phần nào cho người ta cái cơ sở để đánh giá bạn có phải là người có văn hóa (trong mắt họ). Cách thức trình bày e-mail, cách viết, thậm chí là gửi lức nào, cũng đủ để bạn thể hiện sự tôn trọng của mình với người khác, tương ứng là nhận lại sự tôn trọng. Có một số nguyên tắc ứng xử văn minh trong e-mail công sở:

1. Trả lời mail ngay sau khi bạn nhận được

Nếu bạn ở vào tình huống của người gửi thì bạn sẽ hiểu cảm giác chờ đợi phản hồi như thế nào. Đương nhiên là "ngay sau khi" cũng có biên độ của nó, nhưng tốt nhất nên là trong ngày. Với vấn đề cần suy nghĩ, cân nhắc, cũng nên có một e-mail reply thật ngắn gọn thông báo cho người gửi: đã nhận được e-mail, sẽ trả lời cụ thể sau. Đừng quên kiệm lời cảm ơn, nếu e-mail bạn nhận được là từ địa chỉ mà bạn nhờ giúp đỡ vấn đề gì đó, bất kể kết quả ra sao.

2. Chủ đề

Cần phải nhấn mạnh chủ đề, vì đó là dòng thông tin tóm tắt đầu tiên mà người nhận đọc được, trước khi click vào để mở e-mail. Chủ đề có thể hiểu là nội dung khái quát cho toàn e-mail, nên cần tránh những cách dùng chung chung, và đặc biệt tránh tình huống quên nhập chủ đề.

3. Những lời tốt đẹp

Chỉ cần thêm một vài nhịp gõ trên bàn phím, cũng để bạn chứng tỏ thiện ý trong e-mail (ngay cả trong tình huống giải quyết mâu thuẫn). Thông thường, người ta dành những lời tốt đẹp cho nhau ở đầu và cuối mỗi e-mail. Nếu ngại gõ nhiều lần, bạn có thể thêm vào chức năng chữ ký: Thanks, Best Regards, Regards...; hoặc "Việt" hóa: Cám ơn, Chúc một ngày tốt lành.

4. Câu cú

E-mail không giống SMS, mặc dù có cùng nguyên tắc về giản tiện câu chữ. Nếu là e-mail trong giao dịch đối tác, hoặc các mối quan hệ chưa đạt đến độ thân mật, thì rất nên cẩn thận trong ngôn từ, tránh viết tắt, tránh những từ biểu cảm suồng sã (như trong chat), và nhất thiết viết bằng tiếng Việt có dấu (nếu cẩn thận hơn, bạn có thể gửi nội dung cần chuyển tải trong file văn bản đính kèm).

Tin liên quan:

* Văn hóa công ty thời @

* Kỹ năng cho nhân viên văn phòng

(theo Đẹp)
Việt Báo

Video nổi bật

Màn cầu hôn ấn tượng nhất thế giới bóng đá năm 2015
00:00 / --:--

TIN Việc Làm NỔI BẬT

Cách đơn giản tìm game, ứng dụng miễn phí trên Google Play

Sử dụng tính năng mới của mạng xã hội chia sẻ ứng dụng ePlay, người dùng smartphone, tablet chạy Android sẽ dễ dàng tìm được những ứng dụng miễn phí, ứng dụng trả phí vừa giảm giá…

BNG trả lời tình hình người Việt ở Nepal

Ngày 26/4/2015, Người Phát ngôn Bộ Ngoại giao Lê Hải Bình đã trả lời câu hỏi của phóng viên về tình hình người Việt Nam tại Nepal sau vụ động đất ngày 25/4 và công tác bảo hộ công dân của Bộ Ngoại giao.

Căn hộ quy mô vừa và nhỏ phát triển ổn định trong năm 2015

Báo cáo của Hiệp hội Bất động sản TP.HCM (HOREA) cho thấy, đến hết năm 2014, Thành phố có khoảng 1.403 dự án phát triển nhà ở, trong đó có 426 dự án đã hoàn thành đưa vào sử dụng, 201 dự án đang triển khai xây dựng, 689 dự án đang ngưng triển khai đầu tư và 85 dự án đã bị thu hồi hoặc hủy bỏ chủ trương đầu tư.

Anh chàng thủ môn "nhọ" nhất năm

Không có lời bình luận nào có thể diễn tả được hết cảm xúc mà anh chàng thủ môn trong clip đã phải trải qua trong loạt sút phạt đền đầy may mắn đối với đội bóng của anh ta.

Nhận xét tin Văn hóa e-mail công sở

Ý kiến bạn đọc

Viết phản hồi

Bạn có thể gửi nhận xét, góp ý hay liên hệ về bài viết Văn hóa e-mail công sở bằng cách gửi thư điện tử tới Lien He Bao Viet Nam. Xin bao gồm tên bài viết Van hoa email cong so ở dạng tiếng Việt không dấu. Hoặc Văn hóa e-mail công sở ở dạng có dấu. Bài viết trong chuyên đề Đời Sống Công Sở của chuyên mục Việc Làm.

Culture e-mail the office
in particular, on the job, hours, a company that can, work, culture, communication, personnel, circumstances, E-mail, you, send, say, the day

The office is where (most) people sitting more than standing, typing more than talk for 8 hours per day, and e-mail is a powerful tool for communication support Next, both at work and outside work, especially gossip ..

CÓ THỂ BẠN QUAN TÂM
Xem tiếp: Việc Làm


  • Thoi su tuan qua Can bo cam dau nhom toi pham
    Thời sự tuần qua: Cán bộ cầm đầu nhóm tội phạm

    Bộ Y tế đề xuất bổ sung 'quyền được chết'; Kinh hoàng Sapa: Khách sạn 3 sao chém 46 triệu ngủ đêm 30/4; Chi 120 triệu cho quản giáo để gọi điện trong tù; Hà Nội: Nữ giám đốc bị sát hại tại nhà; Hỗn loạn chưa từng có ngày công viên nước miễn phí; Cán bộ thuế cầm đầu ổ nhóm tội phạm...là những thông tin thời sự nổi bật tuần qua.

  • Thoi su 24h234 Dung chua benh kieu ban on
    Thời sự 24h(23/4): "Đừng chữa bệnh kiểu ban ơn!'

    Bộ Y tế đề xuất bổ sung 'quyền được chết'; Bê bết Phương Nam, Trầm Bê làm lớn ở Sacombank; Sai sót trong pano kỷ niệm ngày 30/4 tại Hà Nội; Chi 120 triệu cho quản giáo để gọi điện trong tù; Mất trộm 1,4 tỷ đồng trong két sắt siêu thị Maximart ...là những thông tin thời sự nổi bật trong ngày 23/4.

  • Thoi su 24h224 Can bo cam dau nhom toi pham
    Thời sự 24h(22/4): Cán bộ cầm đầu nhóm tội phạm

    Hà Nội: Đâm chết người giữa phố, xe khách bỏ chạy; Rúng động Hà Tĩnh: Vợ chồng 8X lừa đảo 120 tỷ; Bộ Y tế đề xuất bổ sung 'quyền được chết'; Nhóm thanh niên sàm sỡ tại CV nước Hồ Tây có thể bị xử lý; Xà cừ đổ trên phố Hà Nội, một nữ sinh bị thương; Bóc mẽ hoa hậu tự phong và người mẫu chém gió... là những thông tin thời sự nổi bật trong ngày 22/4.

  • Thoi su 24h214 Ke giet nu giam doc la chong
    Thời sự 24h(21/4): Kẻ giết nữ giám đốc là chồng

    Hà Nội tái khẳng định xét tuyển vào lớp 6; Danh sách người mẫu bán dâm cho đại gia… rất dài; Trang phục hở táo bạo của diva U50 Hồng Nhung; Xe chở bia gặp nạn, bia tràn ngập mặt đường; Đâm xe kinh hoàng tại Tây Nguyên, 6 người chết; Đường dây mua bán trẻ sơ sinh ở Sài Gòn lãnh án...là những thông tin thời sự nổi bật trong ngày 21/4.

  • Thoi su 24h204 Hon loan hiem co tai CV nuoc Ho Tay
    Thời sự 24h(20/4): Hỗn loạn hiếm có tại CV nước Hồ Tây

    Kể lại cảnh hỗn loạn hiếm có tại công viên nước Hồ Tây; Khánh Thi tự tin khỏa thân bên người tình trẻ; Liệt sĩ trở về sau 50 năm hy sinh; Hà Nội: Nữ giám đốc bị sát hại tại nhà; Hạ sát PGĐ ngân hàng vì bị sỉ nhục…không tìm được gái...là những thông tin thời sự nổi bật trong ngày 20/4.

  • Ket cuc buon cua thu uong ruou trong gioi tre
    Kết cục buồn của “thú” uống rượu trong giới trẻ

    Giữa mâm chỉ bày vỏn vẹn bát nước chấm, hai chục chiếc chân vịt luộc vừa được mua với giá 20 nghìn đồng nhưng chai rượu voodka cỡ lớn của Thủy (nam sinh trường Đại học Xây dựng Hà Nội) và nhóm bạn đã vơi đi phân nửa...

  • Hon loan o cong vien nuoc Ho Tay
    Hỗn loạn ở công viên nước Hồ Tây

    Chen lấn, xô đẩy, bất chấp nguy hiểm trèo rào chỉ vì được tắm miễn phí sẽ đem đến những bài học xấu xí cho trẻ nhỏ...

  • Tranh cai quy dinh nop tien de thoat an tu hinh
    Tranh cãi quy định nộp tiền để thoát án tử hình

    Nhận thức của xã hội và cả thẩm phán về mục đích áp dụng hình phạt là nhằm trừng trị, răn đe hơn là giáo dục phòng ngừa. ------------ Xem thêm: Tranh cãi quy định nộp tiền để thoát án tử hình, http://vietbao.vn/tp/Tranh-cai-quy-dinh-nop-tien-de-thoat-an-tu-hinh/10916606/ Tin nhanh Việt Nam ra thế giới vietbao.vn

  • Phi cong va tiep vien VNA bi bat tai Han Quoc
    Phi công và tiếp viên VNA bị bắt tại Hàn Quốc

    Cục Hàng không VN đang tiến hành rà soát lại tất cả các khâu soi chiếu an ninh tại Cảng Hàng không Quốc tế Nội Bài để lãm rõ nguyên nhân phi công và tiếp viên Vietnam Airlines có thể “qua mặt” anh ninh vận chuyển 6kg vàng từ..

  • Dieu chinh gia dich vu y te
    Điều chỉnh giá dịch vụ y tế

    Theo phân tích từ Bộ Y tế, việc điều chỉnh giá dịch vụ y tế, đối với người bệnh có thẻ bảo hiểm y tế (BHYT) được lợi đầu tiên vì được thụ hưởng dịch vụ y tế chất lượng tốt hơn...

  • Tin An ninh Phap luat tuan qua 1904 2504
    Tin An ninh - Pháp luật tuần qua (19/04 - 25/04)

    Tranh cãi quy định nộp tiền để thoát án tử hình; “Ngáo đá” và những hành vi cuồng loạn; Đại gia mua dâm người mẫu: Có gan chơi không có gan chịu; Cảnh báo: Trộm đột nhập đã vào “mùa”; Tử hình sát thủ tuổi 20 liên tiếp cướp, giết 3 người; Phút ăn năn của nữ sinh cầm dao đâm bạn để trả thù cho em gái;......là những tin đáng chú ý trong tuần.

  • Tong hop Doi song tuan qua 194 254
    Tổng hợp Đời sống tuần qua (19/4 - 25/4)

    Trào lưu nhắn tin "Em yêu anh" gửi chồng đang tạo nên cơn sốt khắp cộng đồng mạng; Vụ hỗn loạn ở CV nước Hồ Tây và những bài học rút ra cho các bậc phụ huynh; Những câu chuyện tình cảm động; Những tấm gương người tốt việc tốt trong đời sống; Nhiều câu chuyện đáng suy ngẫm cùng rất nhiều những thông tin an toàn thực phẩm đáng chú ý tuần qua...

  • Nghin le chuyen tuan qua 1904 2504
    Nghìn lẻ chuyện tuần qua (19/04 - 25/04)

    Hỗn loạn ở công viên nước Hồ Tây; Ngành Y kỳ vọng đổi màu trang phục để bác sĩ không bị oan; Bộ Y tế đề xuất bổ sung quyền được chết; Công bố đường dây nóng phản ánh giao thông dịp nghỉ lễ 30/4; Những hình ảnh lịch sử ngày 30/4... là những tin tức nổi bật được dư luận quan tâm trong tuần qua.

  • Su kien quoc te noi bat 194 254
    Sự kiện quốc tế nổi bật (19/4 - 25/4)

    Thảm họa lật thuyền khiến 900 người chết ở Địa Trung Hải; Thủ tướng Hàn Quốc, Lee Wan-koo đã tuyên bố từ chức; các hành động hung hăng của Trung Quốc trên biển Đông và phản ứng của Mỹ - Nhật.... là những tin tức chính trong tuần qua.

  • Toan canh kinh te tuan 1904 25042015
    Toàn cảnh kinh tế tuần 19/04 - 25/04/2015

    Thanh tra Tổng Cục Thuế vừa yêu cầu Metro phải giảm lỗ 335 tỷ đồng, truy thu thuế tới 62 tỷ đồng theo đó tổng giá trị vi phạm cần xử lý đã lên tới 507 tỷ đồng, người dân đang rất "sốc" khi nhận được hóa đơn tiền điện tháng 4 vì số tiền phải trả thêm quá nhiều tiền so với tháng trước dù cùng số tiêu thụ, năm 2014 ngành đường sắt thu được 400 tỉ nhưng chi lên tới 2.000 tỉ đồng/năm gấp 5 lần khoản thu, ------------ Xem thêm: Toàn cảnh kinh tế tuần 19/04 - 25/04/2015, http://vietbao.vn/Kinh-te/Toan-canh-kinh-te-tuan-1904-25042015/2147556119/47/ Tin nhanh Việt Nam ra thế giới vietbao.vn