Thứ sáu, 15 Tháng hai 2008, 15:30 GMT+7

Văn hóa e-mail công sở

Công sở là nơi mà (đa số) người ta ngồi nhiều hơn đứng, gõ nhiều hơn nói suốt 8 tiếng đồng hồ mỗi ngày, và e-mail là một công cụ hỗ trợ đắc lực cho giao tiếp, cả trong công việc cũng như ngoài công việc, đặc biệt là buôn chuyện.

Dẫu chưa đạt tới "công lực thâm hậu" theo kiểu "Nhất ngôn cửu đỉnh" (một lời nói nặng tựa chín đỉnh đồng), câu chữ trong e-mail vẫn có thể ứng vào... phím sa gà chết. Giao tiếp đòi hỏi phải có văn hóa, viết e-mail cũng vậy.

Khởi đầu ngày mới: "Check mail"

Công nghệ mạng toàn cầu kết hợp với nền sản xuất chuyên môn hóa góp phần tạo ra một loại "sản phẩm hàng loạt", một khái niệm đặc thù: công dân văn phòng thời kỹ thuật số. Giải quyết công việc, thư giãn, xả stress, kết thân... gần như chừng ấy nhu cầu của thế hệ công dân này đều có thể gói lại trong một cái "bọc" vô hình, đó là e-mail.

Một cách công bằng thì, chính các công cụ "tin nhắn tức thời" (IM - instant message) mới là những ứng dụng giao tiếp gần gũi nhất với công dân văn phòng, điển hình là Yahoo Messenger, hay MSN Messenger, hoặc Google Talk. Tuy nhiên, không ai có thể phủ định vai trò chính thống của e-mail trong giao dịch, giải quyết công việc. Tức thời, chính xác, tiết kiệm, có khả năng lưu trữ, e-mail thực sự là một cái bưu điện kiêm nhân viên bưu chính và thủ thư cho người dùng.

Tại không ít các tổ chức - doanh nghiệp, đặc biệt là các đơn vị có số lượng nhân sự lớn, việc kiểm soát mạng Internet nói chung và các trình duyệt web, chat trực tuyến, thường rất ngặt nghèo. H., nhân viên phòng Hành chính - nhân sự của một công ty sản xuất cáp sợi 100% vốn nước ngoài cho biết, công ty chị không cho phép nhân viên duyệt web, chứ đừng nói đến chat; mọi người chỉ có thể sử dụng hòm thư của công ty (mail server). Nhưng trong cái "khó", lại... ló cái khôn: H. dùng chính hộp thư của mình làm công cụ để "chat" với mọi người trong và ngoài công ty, gần giống thời đi học nói chuyện riêng trong lớp bằng cách truyền tay nhau các mảnh giấy.

Không vào được web, nhưng H. và đồng sự vẫn có thể cập nhật tin tức hàng ngày, thông qua... e-mail. Những người bạn của H. ở các công ty khác (cho phép sử dụng web) hàng ngày vẫn đều đều "copy" những mẩu tin, bài viết đáng chú ý trên các website, "paste" vào e-mail và gửi cho H. Vẫn theo cơ chế lan truyền, e-mail này lại được chuyển tiếp (forward) tới những người "cùng cảnh ngộ". Vậy là, ngoài công việc, những công dân văn phòng này lại có thêm lý do để chăm chỉ "check mail" khởi đầu ngày làm việc mới.

"Send" không đơn giản là cú click!

Bạn có thường đọc (lướt) lại e-mail mình vừa viết trước khi nhấn send? Có thể là do thói quen, hoặc do quá vội, mà bạn bỏ qua khâu "hậu kiểm" vô cùng quan trọng này, bởi nếu trên giấy mực, các cụ đã dạy: "Bút sa gà chết"; thì trên máy tính cũng vậy: "phím" sa, có người gặp rắc rối.

Gửi nhầm địa chỉ là điều tai hại, dễ gặp ở tình huống danh bạ trong e-mail lưu quá nhiều liên lạc có thông tin gần giống nhau (đủ để gây nhầm lẫn). Không nhập chủ đề cho e-mail cũng là một sơ suất không hiếm gặp. Bên cạnh đó, với một số người khó tính, thì e-mail viết bằng tiếng Việt mà không có dấu cũng gây nhiều bất tiện khi đọc. Nhưng, thà không dấu còn dễ "luận" hơn e-mail có dấu mà lại được gõ bằng font chữ mà máy người nhận không có, và hậu quả là toàn bộ văn bản bị lỗi, không thể đọc được. Nếu viết e-mail bằng tiếng Việt có dấu, thì nên dùng font Unicode, vì hầu hết máy tính đều hỗ trợ font này.

Đối với chế độ reply, bạn nên để ý, có hai lựa chọn là reply (trả lời người gửi) và reply all (trả lời tất cả mọi người). Tùy theo tính riêng tư của nội dung muốn chuyển tải mà bạn lựa chọn một trong hai. Chữ ký trong e-mail cũng rất cần thiết, đóng vai trò một "lý lịch trích ngang" tóm tắt của chủ nhân, tiện cho danh chính ngôn thuận mà giao dịch, quan hệ.

"Tai nạn" e-mail

Nhầm người nhận, e-mail hoàn toàn khác gọi điện thoại ở khả năng "chữa cháy". D., trưởng nhóm bộ phận của một công ty trong lĩnh vực nhân lực than thở: "Mình hay bị nhầm địa chỉ người nhận, có lần gửi mail bàn việc với nhân viên, thì gửi cho... tổng giám đốc, có khi gửi mail cho ban giám đốc, lại "xi xi" thêm cho khách hàng". Cái sự nhầm còn đạt tới khôi hài hơn, là tình huống của các nhân viên tại một công ty truyền thông sơ ý đem những vần thơ bút tre tự ứng tác, cảm hứng từ vần "uôi" với "ôn" mà gửi cho... đối tác.

"Xi xi" quá đà, hoặc không để ý chức năng reply all cũng là nguyên nhân dẫn đến những "tai nạn" trong giao tiếp. Tình huống này thì không khó gặp: A gửi mail cho B, bàn thảo về vấn đề C, và không quên "xi xi" thêm cho người có quyền lợi và nghĩa vụ liên quan" XYZ; sau một hồi tranh luận, lời lẽ giữa A và B trở nên gay gắt, nhưng thay vì nói chuyện riêng thì họ cứ thẳng tay reply all, biến XYZ thành "công chứng" cho cuộc đấu khẩu. Lại có nhân sự cảm thấy "bất mãn" với chế độ đãi ngộ trong một dự án của công ty, liền vô tư lên mạng gửi mail "than thở" với toàn bộ thành viên công ty, thay vì nói chuyện với người phụ trách trực tiếp.

Ứng xử văn minh

Lời ăn tiếng nói, phần nào cho người ta cái cơ sở để đánh giá bạn có phải là người có văn hóa (trong mắt họ). Cách thức trình bày e-mail, cách viết, thậm chí là gửi lức nào, cũng đủ để bạn thể hiện sự tôn trọng của mình với người khác, tương ứng là nhận lại sự tôn trọng. Có một số nguyên tắc ứng xử văn minh trong e-mail công sở:

1. Trả lời mail ngay sau khi bạn nhận được

Nếu bạn ở vào tình huống của người gửi thì bạn sẽ hiểu cảm giác chờ đợi phản hồi như thế nào. Đương nhiên là "ngay sau khi" cũng có biên độ của nó, nhưng tốt nhất nên là trong ngày. Với vấn đề cần suy nghĩ, cân nhắc, cũng nên có một e-mail reply thật ngắn gọn thông báo cho người gửi: đã nhận được e-mail, sẽ trả lời cụ thể sau. Đừng quên kiệm lời cảm ơn, nếu e-mail bạn nhận được là từ địa chỉ mà bạn nhờ giúp đỡ vấn đề gì đó, bất kể kết quả ra sao.

2. Chủ đề

Cần phải nhấn mạnh chủ đề, vì đó là dòng thông tin tóm tắt đầu tiên mà người nhận đọc được, trước khi click vào để mở e-mail. Chủ đề có thể hiểu là nội dung khái quát cho toàn e-mail, nên cần tránh những cách dùng chung chung, và đặc biệt tránh tình huống quên nhập chủ đề.

3. Những lời tốt đẹp

Chỉ cần thêm một vài nhịp gõ trên bàn phím, cũng để bạn chứng tỏ thiện ý trong e-mail (ngay cả trong tình huống giải quyết mâu thuẫn). Thông thường, người ta dành những lời tốt đẹp cho nhau ở đầu và cuối mỗi e-mail. Nếu ngại gõ nhiều lần, bạn có thể thêm vào chức năng chữ ký: Thanks, Best Regards, Regards...; hoặc "Việt" hóa: Cám ơn, Chúc một ngày tốt lành.

4. Câu cú

E-mail không giống SMS, mặc dù có cùng nguyên tắc về giản tiện câu chữ. Nếu là e-mail trong giao dịch đối tác, hoặc các mối quan hệ chưa đạt đến độ thân mật, thì rất nên cẩn thận trong ngôn từ, tránh viết tắt, tránh những từ biểu cảm suồng sã (như trong chat), và nhất thiết viết bằng tiếng Việt có dấu (nếu cẩn thận hơn, bạn có thể gửi nội dung cần chuyển tải trong file văn bản đính kèm).

Tin liên quan:

* Văn hóa công ty thời @

* Kỹ năng cho nhân viên văn phòng

(theo Đẹp)
Việt Báo

TIN Việc Làm NỔI BẬT

Chuỗi kỹ năng giúp học sinh thạo đọc hiểu

Theo PGS.TS Nguyễn Thị Hạnh (Viện Khoa học Giáo dục Việt Nam) kĩ năng đọc hiểu bao gồm chuỗi các thao tác, hành vi của người đọc được sắp xếp theo một cấu trúc hay một trình tự nhất định.

Nếu cần thiết, sẽ thanh tra dự án đường sắt Cát Linh - Hà Đông

Tại cuộc họp báo sáng 23-1, đại diện Thanh tra Chính phủ cho biết, nếu thấy thực sự cần thiết, Thanh tra Chính phủ sẽ vào cuộc thanh tra Dự án đường sắt trên cao Cát Linh Hà Đông (Hà Nội) theo quy định của pháp luật.

Nghề tay trái hái ra tiền của trọng tài, giám sát Việt Nam

Trợ lý trọng tài Nguyễn Lê Nguyên Thành ngoài việc cầm cờ tại giải hạng Nhất còn là ông chủ của một cửa hàng đồ gỗ mỹ nghệ với giá trị hàng tỷ đồng.

Nhận xét tin Văn hóa e-mail công sở

Ý kiến bạn đọc

Viết phản hồi

Bạn có thể gửi nhận xét, góp ý hay liên hệ về bài viết Văn hóa e-mail công sở bằng cách gửi thư điện tử tới Lien He Bao Viet Nam. Xin bao gồm tên bài viết Van hoa email cong so ở dạng tiếng Việt không dấu. Hoặc Văn hóa e-mail công sở ở dạng có dấu. Bài viết trong chuyên đề Đời Sống Công Sở của chuyên mục Việc Làm.

Culture e-mail the office
in particular, on the job, hours, a company that can, work, culture, communication, personnel, circumstances, E-mail, you, send, say, the day

The office is where (most) people sitting more than standing, typing more than talk for 8 hours per day, and e-mail is a powerful tool for communication support Next, both at work and outside work, especially gossip ..

CÓ THỂ BẠN QUAN TÂM
Xem tiếp: Việc Làm


  • Thoi su 24h2301 Tang luong huu va tro cap them 8
    Thời sự 24h(23/01): Tăng lương hưu và trợ cấp thêm 8%

    Tăng lương hưu và trợ cấp thêm 8%; Bộ GTVT lên tiếng về vụ Cục trưởng Đường sắt chết tại trụ sở; Bắt ông chủ tạp chí cầm đầu đường dây đánh bạc ngàn tỷ; Hàng tấn mỹ phẩm không nguồn gốc "tràn" vào HN; Làm rõ vụ 12 con dê ‘lạc’ vào trang trại Bí thư huyện... là những thông tin thời sự nổi bật trong ngày 23/1.

  • Thoi su 24h2201 Cuc truong Duong sat chet tai tru so
    Thời sự 24h(22/01): Cục trưởng Đường sắt chết tại trụ sở

    Cục trưởng Đường sắt VN được phát hiện chết tại phòng làm việc, "Nữ quái" đất Cảng phẫu thuật mặt trốn nã 10 năm; Thưởng Tết thấp nhất là 30 ngàn đồng; Nữ du khách nước ngoài đến Hà Nội đã bị cướp; Bắt nghi phạm vụ hiếp dâm, giết bé gái bịt đầu mối; Giữ lại táo nhập từ Mỹ, cấm bán ra thị trường... là những thông tin thời sự nổi bật trong ngày.

  • Thoi su 24h2101 Xang giam toi 1900 donglit
    Thời sự 24h(21/01): Xăng giảm tới 1.900 đồng/lít

    Thiếu nữ bị kéo lê nửa cây số dưới gầm xe 7 chỗ; 3 công nhân tử vong tại công trường thủy điện; Vụ án tham ô hơn 10 năm chưa xử xong; Hoãn tăng thuế, xăng giảm tới 1.900 đồng/lít; Ô tô lao vun vút ngược chiều trên cầu Nhật Tân; Nữ giáo viên tống tiền giám đốc trường quốc tế... là những thông tin thời sự nổi bật trong ngày 21/1.

  • Thoi su 24h2001 Bi an ho chon hai cot tap the
    Thời sự 24h(20/01): Bí ẩn hố chôn hài cốt tập thể

    Lửa hàn bắn tung tóe tại dự án đường sắt trên cao; Trùm ma túy lĩnh án tử, tiến sĩ luật ốm nặng không phải ra tòa; Má mì xinh đẹp và 2 đại gia bị bắt quả tang mua dâm; Sự ma mãnh của Abbott khi ghi nhãn sữa kỳ thị; Đôi vợ chồng làm giả chữ ký nhiều vị lãnh đạo... là những thông tin thời sự nổi bật trong ngày 20/1.

  • Thoi su trong ngay Phat VTV 40 trieu vi Dieu uoc thu 7
    Thời sự trong ngày: Phạt VTV 40 triệu vì "Điều ước thứ 7"

    Thêm một lý do khiến "dự án đất vàng" chậm tiến độ; Xử phạt VTV 40 triệu đồng vì sai phạm của Điều ước thứ 7; Công dân bị tù oan được bồi thường gần 300 triệu; Xe đưa đón học sinh phát cháy trên phố... là những thông tin thời sự nổi bật trong ngày 19/1.

  • Benh vien cam ket khong nam ghep
    Bệnh viện cam kết không nằm ghép

    Lần đầu tiên 13 bệnh viện trung ương ký cam kết chấm dứt tình trạng bệnh nhân nằm ghép, đảm bảo 1 bệnh nhân/giường bệnh. Tuy nhiên xung quanh cam kết này vẫn còn nhiều băn khoăn.

  • Tao My gay chet nguoi da ve Viet Nam
    Táo Mỹ gây chết người đã về Việt Nam?

    Loại vi khuẩn nguy hiểm nhiễm trong táo Mỹ có thể nhiễm trong nhiều loại thực phẩm quan trọng thường xuất hiện trong bữa ăn hàng ngày. ------------ Xem thêm: Táo Mỹ gây chết người đã về Việt Nam?, http://vietbao.vn/tp/Tao-My-gay-chet-nguoi-da-ve-Viet-Nam/7063625/ Tin nhanh Việt Nam ra thế giới vietbao.vn

  • Tinh hinh buon lau dien bien phuc tap
    Tình hình buôn lậu diễn biến phức tạp

    Thời điểm gần Tết Nguyên đán hàng năm luôn là thời điểm nhạy cảm, cao điểm của nạn buôn lậu

  • Danh hai Thuy Nga to chong no nan lua gat
    Danh hài Thúy Nga tố chồng nợ nần, lừa gạt

    Mấy ngày vừa qua, những trang nhật ký của danh hài Thúy Nga chia sẻ chuyện cô bị “chồng hờ” lừa lấy 350.000 USD rồi bỏ trốn và lấy danh nghĩa của cô để lừa đảo rất nhiều người đã làm dấy lên rất nhiều luồng ý kiến. Giới..

  • Thong diep Lien bang My nam 2015
    Thông điệp Liên bang Mỹ năm 2015

    Tổng thống Mỹ nói về trang hoàng kim mới của lịch sử nước Mỹ nơi họ sẽ cùng đồng minh sống vững mạnh. Và Nga sẽ lụi tàn trong sự cô lập? ------------ Xem thêm: Thông điệp Liên bang Mỹ năm 2015, http://vietbao.vn/tp/Thong-diep-Lien-bang-My-nam-2015/7048259/ Tin nhanh Việt Nam ra thế giới vietbao.vn