Thứ sáu, 15 Tháng hai 2008, 15:30 GMT+7

Văn hóa e-mail công sở

Công sở là nơi mà (đa số) người ta ngồi nhiều hơn đứng, gõ nhiều hơn nói suốt 8 tiếng đồng hồ mỗi ngày, và e-mail là một công cụ hỗ trợ đắc lực cho giao tiếp, cả trong công việc cũng như ngoài công việc, đặc biệt là buôn chuyện.

Dẫu chưa đạt tới "công lực thâm hậu" theo kiểu "Nhất ngôn cửu đỉnh" (một lời nói nặng tựa chín đỉnh đồng), câu chữ trong e-mail vẫn có thể ứng vào... phím sa gà chết. Giao tiếp đòi hỏi phải có văn hóa, viết e-mail cũng vậy.

Khởi đầu ngày mới: "Check mail"

Công nghệ mạng toàn cầu kết hợp với nền sản xuất chuyên môn hóa góp phần tạo ra một loại "sản phẩm hàng loạt", một khái niệm đặc thù: công dân văn phòng thời kỹ thuật số. Giải quyết công việc, thư giãn, xả stress, kết thân... gần như chừng ấy nhu cầu của thế hệ công dân này đều có thể gói lại trong một cái "bọc" vô hình, đó là e-mail.

Một cách công bằng thì, chính các công cụ "tin nhắn tức thời" (IM - instant message) mới là những ứng dụng giao tiếp gần gũi nhất với công dân văn phòng, điển hình là Yahoo Messenger, hay MSN Messenger, hoặc Google Talk. Tuy nhiên, không ai có thể phủ định vai trò chính thống của e-mail trong giao dịch, giải quyết công việc. Tức thời, chính xác, tiết kiệm, có khả năng lưu trữ, e-mail thực sự là một cái bưu điện kiêm nhân viên bưu chính và thủ thư cho người dùng.

Tại không ít các tổ chức - doanh nghiệp, đặc biệt là các đơn vị có số lượng nhân sự lớn, việc kiểm soát mạng Internet nói chung và các trình duyệt web, chat trực tuyến, thường rất ngặt nghèo. H., nhân viên phòng Hành chính - nhân sự của một công ty sản xuất cáp sợi 100% vốn nước ngoài cho biết, công ty chị không cho phép nhân viên duyệt web, chứ đừng nói đến chat; mọi người chỉ có thể sử dụng hòm thư của công ty (mail server). Nhưng trong cái "khó", lại... ló cái khôn: H. dùng chính hộp thư của mình làm công cụ để "chat" với mọi người trong và ngoài công ty, gần giống thời đi học nói chuyện riêng trong lớp bằng cách truyền tay nhau các mảnh giấy.

Không vào được web, nhưng H. và đồng sự vẫn có thể cập nhật tin tức hàng ngày, thông qua... e-mail. Những người bạn của H. ở các công ty khác (cho phép sử dụng web) hàng ngày vẫn đều đều "copy" những mẩu tin, bài viết đáng chú ý trên các website, "paste" vào e-mail và gửi cho H. Vẫn theo cơ chế lan truyền, e-mail này lại được chuyển tiếp (forward) tới những người "cùng cảnh ngộ". Vậy là, ngoài công việc, những công dân văn phòng này lại có thêm lý do để chăm chỉ "check mail" khởi đầu ngày làm việc mới.

"Send" không đơn giản là cú click!

Bạn có thường đọc (lướt) lại e-mail mình vừa viết trước khi nhấn send? Có thể là do thói quen, hoặc do quá vội, mà bạn bỏ qua khâu "hậu kiểm" vô cùng quan trọng này, bởi nếu trên giấy mực, các cụ đã dạy: "Bút sa gà chết"; thì trên máy tính cũng vậy: "phím" sa, có người gặp rắc rối.

Gửi nhầm địa chỉ là điều tai hại, dễ gặp ở tình huống danh bạ trong e-mail lưu quá nhiều liên lạc có thông tin gần giống nhau (đủ để gây nhầm lẫn). Không nhập chủ đề cho e-mail cũng là một sơ suất không hiếm gặp. Bên cạnh đó, với một số người khó tính, thì e-mail viết bằng tiếng Việt mà không có dấu cũng gây nhiều bất tiện khi đọc. Nhưng, thà không dấu còn dễ "luận" hơn e-mail có dấu mà lại được gõ bằng font chữ mà máy người nhận không có, và hậu quả là toàn bộ văn bản bị lỗi, không thể đọc được. Nếu viết e-mail bằng tiếng Việt có dấu, thì nên dùng font Unicode, vì hầu hết máy tính đều hỗ trợ font này.

Đối với chế độ reply, bạn nên để ý, có hai lựa chọn là reply (trả lời người gửi) và reply all (trả lời tất cả mọi người). Tùy theo tính riêng tư của nội dung muốn chuyển tải mà bạn lựa chọn một trong hai. Chữ ký trong e-mail cũng rất cần thiết, đóng vai trò một "lý lịch trích ngang" tóm tắt của chủ nhân, tiện cho danh chính ngôn thuận mà giao dịch, quan hệ.

"Tai nạn" e-mail

Nhầm người nhận, e-mail hoàn toàn khác gọi điện thoại ở khả năng "chữa cháy". D., trưởng nhóm bộ phận của một công ty trong lĩnh vực nhân lực than thở: "Mình hay bị nhầm địa chỉ người nhận, có lần gửi mail bàn việc với nhân viên, thì gửi cho... tổng giám đốc, có khi gửi mail cho ban giám đốc, lại "xi xi" thêm cho khách hàng". Cái sự nhầm còn đạt tới khôi hài hơn, là tình huống của các nhân viên tại một công ty truyền thông sơ ý đem những vần thơ bút tre tự ứng tác, cảm hứng từ vần "uôi" với "ôn" mà gửi cho... đối tác.

"Xi xi" quá đà, hoặc không để ý chức năng reply all cũng là nguyên nhân dẫn đến những "tai nạn" trong giao tiếp. Tình huống này thì không khó gặp: A gửi mail cho B, bàn thảo về vấn đề C, và không quên "xi xi" thêm cho người có quyền lợi và nghĩa vụ liên quan" XYZ; sau một hồi tranh luận, lời lẽ giữa A và B trở nên gay gắt, nhưng thay vì nói chuyện riêng thì họ cứ thẳng tay reply all, biến XYZ thành "công chứng" cho cuộc đấu khẩu. Lại có nhân sự cảm thấy "bất mãn" với chế độ đãi ngộ trong một dự án của công ty, liền vô tư lên mạng gửi mail "than thở" với toàn bộ thành viên công ty, thay vì nói chuyện với người phụ trách trực tiếp.

Ứng xử văn minh

Lời ăn tiếng nói, phần nào cho người ta cái cơ sở để đánh giá bạn có phải là người có văn hóa (trong mắt họ). Cách thức trình bày e-mail, cách viết, thậm chí là gửi lức nào, cũng đủ để bạn thể hiện sự tôn trọng của mình với người khác, tương ứng là nhận lại sự tôn trọng. Có một số nguyên tắc ứng xử văn minh trong e-mail công sở:

1. Trả lời mail ngay sau khi bạn nhận được

Nếu bạn ở vào tình huống của người gửi thì bạn sẽ hiểu cảm giác chờ đợi phản hồi như thế nào. Đương nhiên là "ngay sau khi" cũng có biên độ của nó, nhưng tốt nhất nên là trong ngày. Với vấn đề cần suy nghĩ, cân nhắc, cũng nên có một e-mail reply thật ngắn gọn thông báo cho người gửi: đã nhận được e-mail, sẽ trả lời cụ thể sau. Đừng quên kiệm lời cảm ơn, nếu e-mail bạn nhận được là từ địa chỉ mà bạn nhờ giúp đỡ vấn đề gì đó, bất kể kết quả ra sao.

2. Chủ đề

Cần phải nhấn mạnh chủ đề, vì đó là dòng thông tin tóm tắt đầu tiên mà người nhận đọc được, trước khi click vào để mở e-mail. Chủ đề có thể hiểu là nội dung khái quát cho toàn e-mail, nên cần tránh những cách dùng chung chung, và đặc biệt tránh tình huống quên nhập chủ đề.

3. Những lời tốt đẹp

Chỉ cần thêm một vài nhịp gõ trên bàn phím, cũng để bạn chứng tỏ thiện ý trong e-mail (ngay cả trong tình huống giải quyết mâu thuẫn). Thông thường, người ta dành những lời tốt đẹp cho nhau ở đầu và cuối mỗi e-mail. Nếu ngại gõ nhiều lần, bạn có thể thêm vào chức năng chữ ký: Thanks, Best Regards, Regards...; hoặc "Việt" hóa: Cám ơn, Chúc một ngày tốt lành.

4. Câu cú

E-mail không giống SMS, mặc dù có cùng nguyên tắc về giản tiện câu chữ. Nếu là e-mail trong giao dịch đối tác, hoặc các mối quan hệ chưa đạt đến độ thân mật, thì rất nên cẩn thận trong ngôn từ, tránh viết tắt, tránh những từ biểu cảm suồng sã (như trong chat), và nhất thiết viết bằng tiếng Việt có dấu (nếu cẩn thận hơn, bạn có thể gửi nội dung cần chuyển tải trong file văn bản đính kèm).

Tin liên quan:

* Văn hóa công ty thời @

* Kỹ năng cho nhân viên văn phòng

(theo Đẹp)
Việt Báo

TIN Việc Làm NỔI BẬT

Ngân hàng ồ ạt cho vay mua nhà

Cho vay doanh nghiệp khó khăn, các ngân hàng tìm cách đẩy mạnh cho vay tiêu dùng, trong đó nhắm tới nhu cầu mua sắm, sửa chữa nhà ở. Nhưng với kỳ vay dài hạn luôn ẩn chứa rủi ro không chỉ với các ngân hàng mà cả nền kinh tế.

Nhận xét tin Văn hóa e-mail công sở

Ý kiến bạn đọc

Viết phản hồi

Bạn có thể gửi nhận xét, góp ý hay liên hệ về bài viết Văn hóa e-mail công sở bằng cách gửi thư điện tử tới Lien He Bao Viet Nam. Xin bao gồm tên bài viết Van hoa email cong so ở dạng tiếng Việt không dấu. Hoặc Văn hóa e-mail công sở ở dạng có dấu. Bài viết trong chuyên đề Đời Sống Công Sở của chuyên mục Việc Làm.

Culture e-mail the office
in particular, on the job, hours, a company that can, work, culture, communication, personnel, circumstances, E-mail, you, send, say, the day

The office is where (most) people sitting more than standing, typing more than talk for 8 hours per day, and e-mail is a powerful tool for communication support Next, both at work and outside work, especially gossip ..

CÓ THỂ BẠN QUAN TÂM


  • Thoi su 24h2310 Nu tai xe dam 10 nguoi nhap vien
    Thời sự 24h(23/10): Nữ tài xế đâm 10 người nhập viện

    Tách huyện Phú Quốc, Kiên Giang bầu Phó chủ tịch; Sở Y tế báo cáo khẩn vụ bé gái tử vong ở Quốc Oai; Khoảnh khắc hiếm thấy của các BTV nổi tiếng VTV; Nữ tài xế đâm 10 người nhận đạp nhầm chân ga

  • Thoi su 24h2110 Ong Ba Thanh vang mat tai ky hop QH
    Thời sự 24h(21/10): Ông Bá Thanh vắng mặt tại kỳ họp QH

    Ông Nguyễn Bá Thanh vắng mặt tại kỳ họp QH; Điều lạ ở ‘lãnh địa’ của xe quá tải; Dư luận trái chiều về cái chết của TTGT nhảy lầu; Trưởng phòng y tế huyện bị chém vỡ sọ...

  • Thoi su 24h1810 No kinh hoang tai TPHCM
    Thời sự 24h(18/10): Nổ kinh hoàng tại TP.HCM

    Vì sao BS Tường không bị truy tố tội "Giết người"?; Nữ PGĐ Sở nói gì về vụ ẩu đả tại khách sạn; Trộm đột nhập siêu thị đã qua mặt bảo vệ thế nào; Thiếu nữ lớp 9 bị cố tình đánh chết để bịt đầu mối...

  • Thoi su 24h1710 Mr Dam lai vung tien choi troi
    Thời sự 24h(17/10): Mr Đàm lại vung tiền chơi trội

    Sự cố sập hàng loạt website: Nghi vấn bị phá hoại; Xuất hiện xe đặc chủng 13 tỷ chuyên ‘bắt’ xe quá tải; Mr.Đàm lại vung tiền chơi trội; Bộ CA điều tra vụ tàu Sunrise 689 bị cướp biển; Cảnh khó tin tại đường trên cao Hà Nội; 

  • Thoi su 24h1610 HN sap phat nguoi thong qua camera
    Thời sự 24h(16/10): HN sắp "phạt nguội" thông qua camera

    Bệnh viện lớn nhất TPHCM lên tiếng vụ đấu thầu thuốc; Phá đường dây mại dâm trăm đô, chỉ tiếp khách Tây; Hà Nội sắp "phạt nguội" thông qua 450 camera; Giết cha ở Vĩnh Long mang xác lên Sài Gòn phi tang;

  • Ban tin suc khoe tuan 121810
    Bản tin sức khỏe tuần (12-18/10)

    Nguy cơ dịch Ebola vào Việt Nam là rất cao; Tâm sự của một bác sĩ: "Ở Việt Nam có nhiều Nina Phạm thầm lặng"; Sốc với công nghệ “thổi phồng” gà còi thành béo căng; 5 cách đơn giản tính chính xác tuổi thai; 3 dấu hiệu thần kinh vô cùng nguy hiểm ở trẻ nhỏ;Học lỏm bí quyết giảm cân an toàn kiệu quả kiểu Hàn Quốc; Sử dụng máy tính bảng gây hại đến xương và vai; Lý do tình dục mùa thu viên mãn nhất trong năm; Chữa mồ hôi tay, chân triệt để nhờ lá lốt...là những tin sức khỏe nổi bật tuần qua.

  • Nghin le chuyen tuan qua 1210 1810
    Nghìn lẻ chuyện tuần qua (12/10 - 18/10)

    Nổ lớn tại TP.HCM: Hóa chất nồng nặc, mảnh thi thể vương vãi; Hộp đen tàu Sunrise 689 biến mất, Bộ Công an vào cuộc; Hà Nội phạt nguội vi phạm giao thông bằng camera: Khó khả thi; Xe điên đâm liên tiếp trên đường Phạm Hùng; Rắn độc tràn về làng tấn công người dân ở Nghệ An ... là những tin tức nổi bật được dư luận quan tâm trong tuần qua.

  • Toan canh Showbiz tuan 1210 1810
    Toàn cảnh Showbiz tuần (12/10 – 18/10)

    Nghi án Khánh My làm "đào" quán karaoke, Elly Trần thừa nhận có con, Việt Hương và dàn sao Việt bị đối xử tệ bạc ở Nhật, Hương Tràm 'đá đểu' Robbey, Hà Anh bị cấm diễn 3 tháng, Nhóm F Band dùng khăn Piêu của người Thái làm khổ trong X-Factor, Xuân Lan vướng nghi vấn sinh con với đàn ông đã có vợ, Yanbi bị dân mạng "ném đá" vì miệt thị người đồng tính, Siêu mẫu Võ Hoàng Yến bị tố làm gãy tay đồng nghiệp, Moon Geun Young có bầu dù đã chia tay Kim Bum, Chae Rim hạnh phúc trong ngày lên xe hoa lần 2 là những thông tin giải trí nổi bật trong tuần qua.

  • Tin An ninh Phap luat tuan qua 1210 1810
    Tin An ninh - Pháp luật tuần qua (12/10 - 18/10)

    Nữ sinh lớp 12 giết cán bộ huyện trong nhà nghỉ; Bàng hoàng những vụ "ngáo đá" lên cơn giết người; Nữ sinh giết con rồi đốt xác để giấu chuyện mang thai; Diễn biến mới vụ TMV Cát Tường ném xác nạn nhân xuống sông; Đến tòa ly hôn, vợ đâm chết chồng trước sân tòa án; Ly cà phê cuối cùng của tử tù đầu tiên bị tiêm thuốc độc;.......là những tin đáng chú ý trong tuần.

  • The gioi noi bat tuan qua tu 12101810
    Thế giới nổi bật tuần qua (từ 12/10-18/10)

    Căng thẳng Trung - Hàn sau vụ ngư dân Trung Quốc bị bắn chết; Sự xuất hiện của lãnh đạo Kim Jong-un với hình ảnh chống gậy; Biểu tình tại Hồng Kông vẫn căng thẳng; Thế giới tiếp tục cuộc chiến chống dịch bệnh Ebola; ... là những tin tức nổi bật trong tuần qua.