vietbao

Nghề thư ký văn phòng

Bấm ngay Subscribe / Đăng Ký xem video hay mới nhất >>

Đã không còn thời kỳ Thư ký văn phòng chỉ cần biết đọc, biết viết, biết tính toán chút ít. Ngày nay, những người làm công tác này cần nhiều kỹ năng hơn, đảm nhiệm công việc phức tạp hơn.

Thật vậy, phạm vi chuyên môn nghiệp vụ Thư ký bao quát rộng hơn, ngoài các nghiệp vụ thông thường, người Thư ký còn phải đảm nhiệm các chức năng dịch vụ bao gồm cả kế toán, tài chính, nhân sự, tổng hợp và quản trị. Các chức năng này được thể hiện bằng các nhiệm vụ cụ thể. Trong đó, các nhiệm vụ quan trọng nhất là xử lý thư tín, giao địch điện thoại, chuẩn bị các văn thư, văn bản và các báo cáo chuẩn bị các cuộc họp, các chuyến đi. Không những thế, họ còn là người làm việc với các Công ty y tài chính, ngân hàng, bảo hiểm, dịch vụ nhà đất. Đôi khi họ cũng phải gặp gỡ các Luật sư làm việc với Tòa án để giải quyết những vụ việc thay cho các nhà quản lý cấp cao.

Các kỹ năng cơ bản

Đánh máy đạt tốc độ 60 - 70 chữ một phút (tiếng Anh đạt 50 từ/phút).

Tốc ký đạt tốc độ 100 - 120 chữ một phút (tiếng Anh đạt 80 từ/phút).

Tin học văn phòng: Xử lý văn bản, xử lý dữ liệu.

Trình bày bản đánh máy, bản viết bản in từ máy tính đúng chuẩn, hấp dẫn, đẹp.

Sử dụng thành thạo điện thoại, Fax, Internet.

Soạn thảo văn bản các loại đạt chất lượng.

Kỹ năng lập hồ sơ lưu và tra cứu nhanh.

Biết và sử dụng được ngoại ngữ.

Phẩm chất cá nhân

Người làm công tác Thư ký đòi hỏi khả năng làm việc độc lập khá cao. Do vậy, ý thức lao động tự giác, tự động viên, tự tạo động lực tạo được sự tin cậy, có ý thức trách nhiệm và hoàn thành tốt công việc là điều hết sức cần thiết. Đôi khi, họ có thể sẽ thay mặt Giám đốc để giao dịch, thương thảo với các đối tác. Do vậy, khả năng nghe hiểu, viết, nói và đọc gãy gọn cũng là điều hết sức cần thiết. Trong đàm phán, người Thư ký giỏi còn đóng vai trò như một trợ lý, lúc này năng lực tính toán và khả năng suy đoán luôn được đề cao. Ngoài ra, ngoại hình cũng là yếu tố cần được xem xét bởi Thư ký (đặc biệt là Thư ký riêng) là người thường xuất hiện bên cạnh nhà quản lý cấp cao trong các buổi gặp gỡ, đàm phán, ký kết Hợp đồng.

Giám đốc là người luôn bận rộn, do vậy, những công việc như chuẩn bị các cuộc họp (lên chương trình, soạn tài liệu, lập biên bản ...), chuẩn bị các chuyến đi công tác (lên hành trình, thu xếp các cuộc gặp, nơi ăn ở...) phải được người Thư ký đảm nhiệm tốt. Ở đây, bản thân người Thư ký phải thể hiện mình quản lý và sử dụng thời gian hợp lý, hiệu quả.

Thư ký cũng là người phân phối thông tin và truyền đạt công việc từ cấp trên đến các bộ phận, do đó người Thư ký cần có năng lực xây dựng quan hệ, phối hợp tốt với mọi cấp với cấp trên, với cấp dưới, với khách hàng và khách đến giao tiếp với doanh nghiệp. Đi kèm theo đó là tính tình vui vẻ hòa nhã, khôi hài đúng lúc trong giao tiếp, ứng xử.

Do là người được phép tiếp xúc với nhiều thông tin cơ mật của doanh nghiệp nên Thư ký phải là người tin cậy đặc biệt là Thư ký Giám đốc. Nhiều Công ty bị lộ thông tin do có nội gián mà không ai khác chính là người Thư ký. Để tránh trường hợp “nuôi ong tay áo” khi tuyển Thư ký, cần phải lưu ý đặc biệt tới phẩm chất trung thực.

Thư ký giỏi thường cũng là đối tượng mà cấp quản lý nhắm vào để đề bạt khi cần đến. Do vậy, để sẵn sàng cho những nấc thang cao hơn trong tổ chức, người Thư ký cần không ngừng rèn luyện để có được kiến thức sâu và đủ rộng về kinh tế, thương mại, kế toán, tài chính, luật kinh tế. Ngoài ra, người Thư ký cũng cần nhanh chóng nắm bắt được và hiểu biết sâu sắc về tổ chức và hoạt động kinh tế của doanh nghiệp.

(theo Tạp chí Nhà quản lý)
Việt Báo
Comment :Nghề thư ký văn phòng
Ý kiến bạn đọc
Viết phản hồi
Bạn có thể gửi nhận xét, góp ý hay liên hệ về bài viết Nghề thư ký văn phòng bằng cách gửi thư điện tử tới Lien He Bao Viet Nam. Xin bao gồm tên bài viết Nghe thu ky van phong ở dạng tiếng Việt không dấu. Hoặc Nghề thư ký văn phòng ở dạng có dấu. Bài viết trong chuyên đề của chuyên mục Việc Làm
secretary job
workers, secretaries, working, manager, office, work, undertaking, skills, therefore, prepared, know, the grant , services, news
Gone period Secretariat office just to read, write, know a little calculation. Today, workers need more skills than the job more complicated ..
Giá Vàng
Khu vực Mua Bán
Hà Nội36,32036,590
TP HCM36,32036,570
Đà Nẵng36,32036,590
Nha Trang36,31036,590
Bình Phước36,29036,600
Cà Mau36,32036,590
Giá vàng hôm nay
cập nhật lúc 00:00 - 30/07/2016
Tỷ giá ngoại tệ
Ngoại tệ VNĐ
USDĐô Mỹ22.330,00
EUREuro24.825,08
AUDĐô Úc16.824,07
CADĐô Canada17.046,15
CHFThụy Sĩ22.903,08
GBPBảng Anh29.535,64
JPYYên Nhật217,82
Tỷ giá hôm nay
cập nhật ngày 29/07/2016
  • VN
  • USA
  • EU
  • ASIA
  • VN-Index
    -0.75%
    -4.91
    652.23
  • HNX-Index
    0.23%
    0.20
    83.71
  • VS 100
    -0.91%
    -1.86
    201.89
  • VS-Large Cap
    -0.85%
    -2.45
    286.43
  • VS-Mid Cap
    -0.17%
    -0.14
    84.29
  • VS-Small Cap
    0.15%
    0.05
    33.84
  • VS-Micro Cap
    -0.44%
    -0.16
    36.42
  • UPCOM
    0.3%
    0.19
    56.54
  • VN30
    -0.8%
    -5.16
    639.17
  • VN50
    -1.3%
    -6.39
    495.01
  • Thoi su 24h287 Bao quet o Ha Noi Cay do la liet
    Thời sự 24h(28/7): Bão quét ở Hà Nội: Cây đổ la liệt

    Thắt tim cảnh người cha kiệt sức gục chết giữa cánh đồng; Bão quét tới Hà Nội: Cây đè ô tô, xe máy đổ cả loạt; Góc khuất nghề đẻ thuê: Nỗi ân hận tột cùng của người đàn bà dẫn gái về cho chồng; Sập giàn giáo cao ốc Dream Home Luxury, 3 người thương vong; Vụ Formosa: 9 dòng kiểm điểm và quyết tâm của Chính phủ

  • Thoi su 24h277 co gai tre tu vong duoi song To Lich
    Thời sự 24h(27/7): cô gái trẻ tử vong dưới sông Tô Lịch

    Formosa chôn chất thải: Nghi vấn bao che sai phạm cho cán bộ các cấp; Thương bé tròn một tuổi mà phẫu thuật chân 12 lần chưa khỏi; “Người mẹ ma” ở TP HCM: 'Ước gì tôi biết vì sao mình bị tạt axit'; Nỗi đau khôn cùng của người cha chôn 12 con trong cát trắng; Vợ chết, chồng bị thương: Nạn nhân nhắn gì cho bố mẹ trước lúc mất?

  • Thoi su 24h267 An mang dau long tu viec ly hon gia hoa that
    Thời sự 24h(26/7): Án mạng đau lòng từ việc ly hôn giả hóa thật

    Sự thật sốc về cô gái “hở bạo” tiếp thị Bệnh viện thẩm mỹ Kangnam; Mẹ nạn nhân bị cưa chân phản bác kết luận của Sở Y tế; Vụ trao nhầm con: Nước mắt vẫn chưa ngừng rơi!; Người đàn ông bỏ xe bánh mỳ, nhảy sông Đà vì bị truy sát?; Bệnh nhân phải đóng trước 220 nghìn mới được đi vệ sinh ở bệnh viện

  • Thoi su 24h257 Can bo hon nguc nang Biang
    Thời sự 24h(25/7): Cán bộ hôn ngực nàng Biang

    Kẻ "gạ tình" người mẹ liên quan gì đến vụ cháu bé bị mất tích ở Long Biên?; Vụ xả thải: Bộ TNMT thông báo nóng với Formosa; Ông bố đập sữa trước cửa siêu thị: "Đã mua chịu lại còn kiếm chuyện"; Cán bộ hôn ngực nàng Biang: Xử lý đúng quy trình; Ngày con dâu bỏ đi, bố mẹ chồng khóc cạn nước mắt thương 5 cháu nhỏ

  • Thoi su 24h217 Cong ly nao cho nguoi vo mang noi dau tot cung
    Thời sự 24h(21/7): Công lý nào cho người vợ mang nỗi đau tột cùng

    Đình chỉ hay khen thưởng CSGT "giơ chân" cản người phạm luật?; Xót xa những vụ tự tử vì bệnh tật và tận cùng nghèo khó; "Rác thải Formosa tràn lan, trách nhiệm chính thuộc xã, phường"; Vụ cô gái bị chồng thiêu: Công lý nào cho người vợ đang mang nỗi đau tột cùng?; Mổ nhầm chân: chuyên môn yếu kém hay tắc trách?

  • Thoi su 24h197 Dung sung bat tre em cuop taxi
    Thời sự 24h(19/7): Dùng súng bắt trẻ em, cướp taxi

    Phía sau bản án tử của Vũ Văn Tiến: Con dại một lần, mẹ đau một đời; Hà Nội sẽ trồng cây phượng hoa màu tím, nở quanh năm; Mưa xô ngã cầu bêtông tiền tỷ: Quy trình trách nhiệm; Vụ chất thải Formosa: Doanh nghiệp nói khác Sở TNMT?; Chiếu laser Nội Bài: Phát hiện thủ phạm nhưng khó xử lý

  • Thoi su 24h187 Lo duong day gai goi chan dong showbiz
    Thời sự 24h(18/7): Lộ đường dây gái gọi chấn động showbiz

    Thực phẩm bẩn: Nghịch cảnh con người đang âm thầm giết hại nhau; Vụ chất thải Formosa: Thêm nhiều mâu thuẫn giật mình; Ân hận của người mẹ mỗi đứa con sinh ra của... một ông bố khác nhau; Bác sĩ ra chợ quyên tiền cứu bệnh nhi: Đời xấu xa sao cây táo nở hoa?; Cá hồ chết bốc mùi thối, cả khu phố bịt khẩu trang suốt ngày

  • Thoi su 24h147 Bi ban than cua bo hiep dam den mang thai
    Thời sự 24h(14/7): Bị bạn thân của bố hiếp dâm đến mang thai

    Formosa tự đổi công nghệ luyện cốc: Hành vi tội ác; Uất ức lời kể 5 ngư dân bị tàu TQ đâm chìm tàu ở Hoàng Sa; Nghi án mẹ ép con gái uống thuốc trừ sâu để cùng chết; Bàng hoàng phát hiện suốt 3 năm nuôi nhầm con của 1 gia đình ở cách nhà mình 5 km; Tiếp viên ở quán karaoke ăn mặc mát mẻ, ngồi trên đùi khách rót bia

  • Thoi su 24h137 Chong thieu song vo vi bi can nhan
    Thời sự 24h(13/7): Chồng thiêu sống vợ vì bị cằn nhằn

    Thực hư chuyện 'bố đi hát karaoke gặp đúng con gái làm dịch vụ'; "Bảo kê" xe cấp cứu: Bộ trưởng Y tế vào cuộc quá chậm?; Vụ chôn rác thải Formosa trong trang trại của Giám đốc: Có sai luật?; Tạm giữ nhóm "quái xế" cùng 20 chân dài mặc mát mẻ phục vụ karaoke; 10 năm, gần 60 ngàn tỷ đồng tham nhũng nhưng chỉ thu hồi được 4,6 ngàn tỷ

  • Nghin le chuyen tuan qua 1707 23072016
    Nghìn lẻ chuyện tuần qua 17/07 - 23/07/2016

    Đau chân trái bác sĩ mổ nhầm chân phải; CSGT giơ chân, người đi xe máy lao dải phân cách; Cán bộ giao thông trách mắng người dân vì tự ý vá đường; Bé gái 4 tuổi mất tích bất ngờ, gia đình kêu gọi giúp đỡ ... là những tin tức xã hội nổi bật được dư luận quan tâm trong tuần qua.

  • Su kien quoc te noi bat 177237
    Sự kiện quốc tế nổi bật (17/7-23/7)

    Khủng bố trung tâm mua sắm ở Munich làm 10 người thiệt mạng; Samsung xin lỗi vì những clip mua dâm của chủ tịch Lee; Trump chính thức nhận đề cử tổng thống; Trung Quốc ngang ngược tuyên bố tiếp tục cải tạo tại Biển Đông là những tin chính trong tuần qua.

  • Ban tin Suc khoe tuan qua 177 237
    Bản tin Sức khỏe tuần qua (17/7- 23/7)

    Bị thương chân trái, mổ nhầm chân phải: BV Việt Đức nói gì; Hai bé sơ sinh dính liền ở Hà Giang đã mất; Siêu âm thai bình thường, sinh con bị dị tật: Bài học nào cho bố mẹ; Vợ thờ ơ với 'chuyện ấy', lí do là ở chồng;... là những thông tin Sức khỏe được quan tâm nhất tuần qua.

  • Tong Hop Doi Song Tuan Qua 170724072016
    Tổng Hợp Đời Sống Tuần Qua (17/07-24/07/2016)

    Hàng loạt những sản phẩm kém chất lượng, ảnh hưởng nghiêm trọng đến sức khỏe người tiêu dùng được phát hiện . Bài toán chi tiêu gia đình, cùng những câu chuyện gia đình, vụ đánh ghen ầm ĩ làm ta giật mình trước lối sống ngày nay, là các thông tin nổi bật nhất tuần.

  • Toan canh kinh te tuan 1707 23072016
    Toàn cảnh kinh tế tuần (17/07 - 23/07/2016)

    'Đại án' 9000 tỷ đồng tại Ngân hàng Xây dựng, lương của các sếp tập đoàn gần nửa tỷ đồng, giá xăng điều chỉnh giảm mạnh, vấn nạn cà phể bẩn, tăng trưởng tín dụng tiếp tục có con số mới ... Cùng với những thông tin về tài chính- ngân hàng, bất động sản, thị trường tiêu dùng..là những tin tức - sự kiện kinh tế nổi bật tuầ

  • Nghin le chuyen tuan qua 1007 16072016
    Nghìn lẻ chuyện tuần qua 10/07 - 16/07/2016

    Formosa chôn 100 tấn chất thải tại Hà Tĩnh; Ngư dân bàng hoàng kể tàu TQ tông chìm tàu cá ở Hoàng Sa; Cô giáo Sài Gòn bị tố tán tỉnh nam sinh lớp 8; 3 năm nuôi nhầm con của 1 gia đình ở cách nhà mình 5 km ... là những tin tức xã hội nổi bật được dư luận quan tâm trong tuần qua.

  • Su kien quoc te noi bat 107167
    Sự kiện quốc tế nổi bật (10/7-16/7)

    Toà PCA ra phán quyết Trung Quốc không có chủ quyền lịch sử ở Biển Đông; Tân Thủ tướng Anh Theresa May công bố danh sách nội các mới; Khủng bố đẫm máu đúng Quốc khánh Pháp; Đảo chính thất bại ở Thổ Nhĩ Kỳ... là những tin chính trong tuần qua.

  • Ban tin Suc khoe tuan qua 107 167
    Bản tin Sức khỏe tuần qua (10/7- 16/7)

    Ổ bệnh bạch hầu đang bùng phát mạnh tại Bình Phước; Bác sĩ ra chợ xin từ thiện cứu 2 bé song sinh dính liền; Cảm động câu chuyện về sản phụ ung thư phổi quyết giữ thai nhi; Mách bạn bài thuốc điều trị sẩy thai từ hàng trăm năm trước;... là những thông tin Sức khỏe được quan tâm nhất tuần qua.

  • Toan canh kinh te tuan 1007 16072016
    Toàn cảnh kinh tế tuần (10/07- 16/07/2016)

    Lại nóng chuyện huy động 500 tấn vàng trong dâm, lãi suất tiêu dùng lên tới 70-80%/năm, EVN chiếm hơn 1/3 tổng số nợ mà Chính phủ phải bảo lãnh, nhiều ngân hàng báo lãi khủng trong quý II, kiểm tra xử phạt hàng loạt công ty đa cấp... Cùng với những thông tin về tài chính- ngân hàng, bất động sản, thị trường tiêu dùng..là nhữ