Nghề thư ký văn phòng

Đã không còn thời kỳ Thư ký văn phòng chỉ cần biết đọc, biết viết, biết tính toán chút ít. Ngày nay, những người làm công tác này cần nhiều kỹ năng hơn, đảm nhiệm công việc phức tạp hơn.

Thật vậy, phạm vi chuyên môn nghiệp vụ Thư ký bao quát rộng hơn, ngoài các nghiệp vụ thông thường, người Thư ký còn phải đảm nhiệm các chức năng dịch vụ bao gồm cả kế toán, tài chính, nhân sự, tổng hợp và quản trị. Các chức năng này được thể hiện bằng các nhiệm vụ cụ thể. Trong đó, các nhiệm vụ quan trọng nhất là xử lý thư tín, giao địch điện thoại, chuẩn bị các văn thư, văn bản và các báo cáo chuẩn bị các cuộc họp, các chuyến đi. Không những thế, họ còn là người làm việc với các Công ty y tài chính, ngân hàng, bảo hiểm, dịch vụ nhà đất. Đôi khi họ cũng phải gặp gỡ các Luật sư làm việc với Tòa án để giải quyết những vụ việc thay cho các nhà quản lý cấp cao.

Các kỹ năng cơ bản

Đánh máy đạt tốc độ 60 - 70 chữ một phút (tiếng Anh đạt 50 từ/phút).

Tốc ký đạt tốc độ 100 - 120 chữ một phút (tiếng Anh đạt 80 từ/phút).

Tin học văn phòng: Xử lý văn bản, xử lý dữ liệu.

Trình bày bản đánh máy, bản viết bản in từ máy tính đúng chuẩn, hấp dẫn, đẹp.

Sử dụng thành thạo điện thoại, Fax, Internet.

Soạn thảo văn bản các loại đạt chất lượng.

Kỹ năng lập hồ sơ lưu và tra cứu nhanh.

Biết và sử dụng được ngoại ngữ.

Phẩm chất cá nhân

Người làm công tác Thư ký đòi hỏi khả năng làm việc độc lập khá cao. Do vậy, ý thức lao động tự giác, tự động viên, tự tạo động lực tạo được sự tin cậy, có ý thức trách nhiệm và hoàn thành tốt công việc là điều hết sức cần thiết. Đôi khi, họ có thể sẽ thay mặt Giám đốc để giao dịch, thương thảo với các đối tác. Do vậy, khả năng nghe hiểu, viết, nói và đọc gãy gọn cũng là điều hết sức cần thiết. Trong đàm phán, người Thư ký giỏi còn đóng vai trò như một trợ lý, lúc này năng lực tính toán và khả năng suy đoán luôn được đề cao. Ngoài ra, ngoại hình cũng là yếu tố cần được xem xét bởi Thư ký (đặc biệt là Thư ký riêng) là người thường xuất hiện bên cạnh nhà quản lý cấp cao trong các buổi gặp gỡ, đàm phán, ký kết Hợp đồng.

Giám đốc là người luôn bận rộn, do vậy, những công việc như chuẩn bị các cuộc họp (lên chương trình, soạn tài liệu, lập biên bản ...), chuẩn bị các chuyến đi công tác (lên hành trình, thu xếp các cuộc gặp, nơi ăn ở...) phải được người Thư ký đảm nhiệm tốt. Ở đây, bản thân người Thư ký phải thể hiện mình quản lý và sử dụng thời gian hợp lý, hiệu quả.

Thư ký cũng là người phân phối thông tin và truyền đạt công việc từ cấp trên đến các bộ phận, do đó người Thư ký cần có năng lực xây dựng quan hệ, phối hợp tốt với mọi cấp với cấp trên, với cấp dưới, với khách hàng và khách đến giao tiếp với doanh nghiệp. Đi kèm theo đó là tính tình vui vẻ hòa nhã, khôi hài đúng lúc trong giao tiếp, ứng xử.

Do là người được phép tiếp xúc với nhiều thông tin cơ mật của doanh nghiệp nên Thư ký phải là người tin cậy đặc biệt là Thư ký Giám đốc. Nhiều Công ty bị lộ thông tin do có nội gián mà không ai khác chính là người Thư ký. Để tránh trường hợp “nuôi ong tay áo” khi tuyển Thư ký, cần phải lưu ý đặc biệt tới phẩm chất trung thực.

Thư ký giỏi thường cũng là đối tượng mà cấp quản lý nhắm vào để đề bạt khi cần đến. Do vậy, để sẵn sàng cho những nấc thang cao hơn trong tổ chức, người Thư ký cần không ngừng rèn luyện để có được kiến thức sâu và đủ rộng về kinh tế, thương mại, kế toán, tài chính, luật kinh tế. Ngoài ra, người Thư ký cũng cần nhanh chóng nắm bắt được và hiểu biết sâu sắc về tổ chức và hoạt động kinh tế của doanh nghiệp.

(theo Tạp chí Nhà quản lý)
Việt Báo

TIN Việc Làm NỔI BẬT

Tác hại của facebook và mối nguy của tâm lý đám đông

Có mỗi một vụ việc của 2 cô gái mâu thuẫn mà lôi kéo được hàng nghìn người tham gia, đây thực sự là một lời cảnh báo về tác hại của facebook, về sự nguy hiểm của tâm lý đám đông, độc giả Quỳnh Trần chia sẻ.

Nhiều “điểm mờ” trong vụ chồng sát hại vợ

TAND Cấp cao tại Hà Nội vừa tuyên hủy Bản án hình sự sơ thẩm số 47 ngày 5/6/2015 của TAND tỉnh Thanh Hóa đối với bị cáo Chu Đình Tuân (SN 1981, ngụ tại đường Nguyễn Trãi, TP.Thanh Hóa) về tội “Giết người” để điều tra lại theo quy định của pháp luật.

Bolt và 3 HCV giải thế giới: Sự trở lại kinh ngạc

Giữa lúc đang bị dư luận đặt dấu hỏi về phong độ sau khi mới trở lại từ chấn thương, Usain Bolt đã chứng tỏ rằng anh vẫn là một tượng đài trong làng điền kinh thế giới khi xuất sắc giành 3 tấm HCV cao quý ở giải VĐTG vừa kết thúc ở Bắc Kinh.

Nhận xét tin Nghề thư ký văn phòng

Ý kiến bạn đọc

Viết phản hồi

Bạn có thể gửi nhận xét, góp ý hay liên hệ về bài viết Nghề thư ký văn phòng bằng cách gửi thư điện tử tới Lien He Bao Viet Nam. Xin bao gồm tên bài viết Nghe thu ky van phong ở dạng tiếng Việt không dấu. Hoặc Nghề thư ký văn phòng ở dạng có dấu. Bài viết trong chuyên đề của chuyên mục Việc Làm.

secretary job
workers, secretaries, working, manager, office, work, undertaking, skills, therefore, prepared, know, the grant , services, news

Gone period Secretariat office just to read, write, know a little calculation. Today, workers need more skills than the job more complicated ..

CÓ THỂ BẠN QUAN TÂM
Xem tiếp: Việc Làm


  • Xe may vo chu chua 1 6 ty dong
    Xe máy 'vô chủ' chứa 1,6 tỷ đồng

    Công an huyện Hương Sơn cho biết, mặc dù đã xác định được chủ đăng ký của chiếc xe máy có 1,6 tỉ đồng bỏ lại bên đường là ai. Tuy nhiên chủ chiếc xe cho biết đã chuyển chiếc xe lại cho chồng, người chồng đang thụ án tù về tội..

  • Be gai bi me tuoi xang thieu song
    Bé gái bị mẹ tưới xăng thiêu sống

    Chỉ vì bán không hết vé số, bé Nguyễn Thị Kim L. ( 13 tuổi ) bị mẹ ruột tưới xăng. Trong lúc bị phỏng nặng, cháu bé đã lao tới ôm lấy mẹ để cầu cứu.

  • Nghi van ban trai bi mat cua HH Ky Duyen
    Nghi vấn "bạn trai bí mật" của HH Kỳ Duyên

    Kỳ Duyên đã lên tiếng khi thông tin "bạn trai bí mật" bất ngờ được hé lộ.

  • Nhung vu canh sat giao thong bat cuop
    Những vụ cảnh sát giao thông bắt cướp

    Đã có rất nhiều trường hợp vận chuyển ma túy, đối tượng truy nã bị bắt giữ ngay trên đường di chuyển và dĩ nhiên ở góc độ này, Cảnh sát giao thông chính là những người đấu tranh trực tiếp với những kẻ phạm tội

  • Bangkok rung chuyen vi danh bom
    Bangkok rung chuyển vì đánh bom

    19 giờ tối 17/8, một quả bom được cài ngay bên trong khuôn viên ngôi đền Hindu giáo ở trung tâm thủ đô Bangkok của Thái Lan đã phát nổ, gây ra một cảnh tượng tang hoang, hỗn loạn. Chưa có tổ chức nào nhận trách nhiệm gây ra vụ..

  • Nghin le chuyen tuan qua 2308 2908
    Nghìn lẻ chuyện tuần qua (23/08 - 29/08)

    Lịch cấm đường tại Hà Nội để phục vụ Quốc Khánh 2/9; Bữa ăn 5.000 đồng của bệnh nhân tâm thần; Taxi điên gây náo loạn phố Hà Nội; Bé gái bị mẹ tưới xăng thiêu sống; Chuyện lạ về 40 chiếc ví rơi ở Đà Nẵng, Hội An; Người Việt đang đầu độc cả trí óc con trẻ...là những tin tức nổi bật được dư luận quan tâm trong tuần qua. ------------ Xem thêm: Nghìn lẻ chuyện tuần qua (23/08 - 29/08), http://vietbao.vn/Xa-hoi/Nghin-le-chuyen-tuan-qua-2308-2908/2147593370/157/ Tin nhanh Việt Nam ra thế giới vietbao.vn

  • Toan canh kinh te tuan 2308 29082015
    Toàn cảnh kinh tế tuần 23/08 - 29/08/2015

    Theo Cục Điều tiết điện lực, giá mua điện của EVN hiện là 1087,3 đ/kWh nhưng giá điện mà EVN bán ra thị trường tới 1.622,05 đồng/kW/h và từ năm 2016 thị trường bán buôn cạnh tranh sẽ chính thức vận hành nhưng mới chỉ là vận hành trên giấy; ngày 24/8 NHNN phát đi thông điệp khẳng định sẽ không tiến hành điều chỉnh tỉ giá nữa và sẽ áp dụng các biện pháp để ổn định tỉ giá cuối năm 2015 và đầu 2016; ------------ Xem thêm: Toàn cảnh kinh tế tuần 23/08 - 29/08/2015, http://vietbao.vn/Kinh-te/Toan-canh-kinh-te-tuan-2308-29082015/2147593361/47/ Tin nhanh Việt Nam ra thế giới vietbao.vn

  • Tin An ninh Phap luat tuan qua 2308 2908
    Tin An ninh - Pháp luật tuần qua (23/08 - 29/08)

    Xe máy 'vô chủ' chứa 1,6 tỷ đồng; Rùng mình với những quái chiêu đòi nợ 'vô tiền khoáng hậu'; Trộm cắp tài sản dịp nghỉ Lễ: Giúp bạn đề phòng; Đại gia mua dâm trẻ em ở miền Tây được tại ngoại; Phạm nhân hồi hộp chờ ngày đặc xá; Số phận đau thương của bé gái bị mẹ dùng xăng đốt;.....là những tin đáng chú ý trong tuần. ------------ Xem thêm: Tin An ninh - Pháp luật tuần qua (23/08 - 29/08), http://vietbao.vn/An-ninh-Phap-luat/Tin-An-ninh-Phap-luat-tuan-qua-2308-2908/2147593334/218/ Tin nhanh Việt Nam ra thế giới vietbao.vn

  • Diem lai tin Suc khoe quan trong tuan qua 2208 2908
    Điểm lại tin Sức khỏe quan trọng tuần qua (22/08 - 29/08)

    Việt Nam là điểm nóng của các bệnh truyền nhiễm mới nổi; Bé sơ sinh bị đâm xuyên sọ đã xuất viện; Thực hư thông tin xem điện thoại trong đêm bị ung thư mắt; Tiếp tục cảnh báo mối nguy về bệnh sốt xuất huyết; Những lưu ý không thể bỏ qua khi ăn bánh Trung thu; Cảnh báo lỗi của bố mẹ khiến con dậy thì sớm;... là những tin Sức khỏe quan trọng tuần qua. ------------ Xem thêm: Điểm lại tin Sức khỏe quan trọng tuần qua (22/08 - 29/08), http://vietbao.vn/Suc-khoe/Diem-lai-tin-Suc-khoe-quan-trong-tuan-qua-2208-2908/2147593388/248/ Tin nhanh Việt Nam ra thế giới vietbao.vn

  • Su kien quoc te noi bat 238298
    Sự kiện quốc tế nổi bật (23/8-29-8)

    Hai miền Triều Tiên đạt thỏa thuận 6 điểm nhằm giảm căng thẳng; Mỹ điều 3 máy bay ném bom tàng hình hỗ trợ Hàn Quốc; MC truyền hình Mỹ bị bắn chết khi đang dẫn trực tiếp; Xả súng kinh hoàng ở miền Bắc nước Pháp làm 7 người thương vong... là những tin chính trong tuần qua. ------------ Xem thêm: Sự kiện quốc tế nổi bật (23/8-29-8), http://vietbao.vn/The-gioi/Su-kien-quoc-te-noi-bat-238298/2147593385/433/ Tin nhanh Việt Nam ra thế giới vietbao.vn