Thứ sáu, 12 Tháng mười 2007, 10:32 GMT+7

Lập kế hoạch và lịch trình công việc

Lap ke hoach va lich trinh cong viec

(Dân trí) - Hàng năm, cứ vào dịp tháng 9, không chỉ các nhà quản trị mà cả các nhà quản lý dự án chuyên nghiệp đều bận rộn với các câu hỏi: Năm sau sẽ làm gì? Làm thế nào? Cần thêm bao nhiêu người? Thêm bao nhiều tiền để phát triển?

Họ sẽ rất vất vả cùng các cộng sự xây dựng kế hoạch kinh doanh hay kế hoạch hành động cho năm tiếp theo.

“Đau đầu” kế hoạch hàng năm

Kế hoạch, điều thách thức lớn với hầu hết các nhà quản lý, đặc biệt là với các doanh nghiệp VN. Làm thế nào để có thể tăng trưởng như kỳ vọng? Đặc biệt là với các nhóm dự án, việc xác định rõ ràng mục đích yêu cầu và kế hoạch hành động để đưa team đạt đến mục tiêu sẽ do trưởng nhóm cũng như các thành viên trong nhóm bao gồm nhiều chức năng để đảm bảo tính liên thông, liên bộ phận thảo luận, tranh luận.

Dữ liệu cần thiết để xây dựng kế hoạch

Từ mục tiêu đã thống nhất căn cứ trên kết quả năm qua và lịch sử 2 đến 5 năm liền kế, sự tăng trưởng của thị trường, mức độ cạnh tranh, thị phần của mình và dung lượng có thể tăng (giảm) của thị trường do sự phát triển hay đình trệ do thay đổi đời sống kinh tế xã hội,… nhóm lập kế hoạch kinh doanh có thể áp dụng các phương pháp đã được kiểm nghiệm qua thời gian để lập kế hoạch làm việc và cùng triển khai kế hoạch đó.

Trên thực tế, dù có Project leader nhưng nhóm nên có tác nghiệp liên thông bao gồm các bộ phận chức năng liên quan từ Marketing, sale, sản xuất, HR,... để có sự đóng góp phản biện tích cực cho những phương pháp được kiểm nghiệm qua thời gian có cái nhìn toàn diện và cam kết cao nhất của các bộ phận, từ đó đảm bảo tính khả thi của dự án.

Kế hoạch không thể do một người thiết lập

Có một suy nghĩ sai lầm dẫn đến việc vô hiệu hóa hoạt động của tập thể công ty là Kế hoạch chỉ do một cá nhân hay một phòng ban thực hiện. Thực tế việc Quản lý và xây dựng kế hoạch là hoạt động cần theo một quy trình từ tổng hợp và phân tích thông tin đầu vào, đến bố trí dàn trải công việc trên nguồn lực (tài lực, nhân lực, vật lực) hiện hữu và giám sát với nỗ lực tập trung do bị ràng buộc bởi thời gian. Từ đó có một kế hoạch hành động trả lời được các câu hỏi 5W (what, why, who, when, where) và 2H (how they do that, how we do that và how much is it) một cách xuất sắc nhất mà các thành viên chức năng liên quan cùng làm việc và cam kết thực hiện.

Các công việc này cần liên tục định hướng theo mục tiêu từ giai đoạn khởi đầu đến lúc kết thúc, việc quản lý dự án và xây dựng kế hoạch bao gồm phân bổ con người và nguồn lực, điều phối các hoạt động, sử dụng nguồn lực và kiểm soát hiệu suất hoạt động.

Việc lập kế hoạch cần bắt đầu từ mục tiêu do đó làm rõ mục tiêu là điều quan trọng nhất.

Làm rõ mục tiêu

“Hãy phát triển doanh số năm sau tăng trưởng 30%, duy trì tỷ lệ lợi nhuận, với mức độ tăng trưởng của thị trường được dự báo là tăng 25%. Xác lập rõ các yêu cầu cung cấp thông tin, nhân lực, dòng chảy tiền mặt và các trang thiết bị cần thiết một cách hợp lý để đảm bảo việc đạt chỉ tiêu doanh số một cách chính xác, đạt hiệu quả về mặt chi phí và đáp ứng yêu cầu của khách hàng”. Đó là mục tiêu mà hầu hết các nhà quản lý Marketing, sale,... thường nghe.

Vậy mục tiêu này phải được hiểu như thế nào? Như thế nào là “hợp lý”? Như thế nào là “chính xác”? Làm thế nào để thực hiện được điều đó trong thời gian hạn định? Chi phí để thực hiện và số nhân lực yêu cầu ở mức độ nào mới được xem là hiệu quả?... Hay tóm lại, đây là quá trình đặt câu hỏi và phản biện liên tục. Tất cả những câu hỏi 5W, 2H dưới nhiều hình thức, cấp độ,... này đều cần phải được làm rõ, tốt nhất là câu trả lời được đưa ra thảo luận và thống nhất.

Qua thực tế hơn 5 năm tư vấn với nhiều doanh nghiệp VN như T., G., B, V, H... cho thấy sự nhầm lẫn tai hại không chỉ của nhân viên mà của cả các nhà quản trị giữa chiến lược và ước mơ, giữa khát vọng và “ảo vọng”. Điều này xảy ra do tư duy đơn chiều và chủ quan.

Ví dụ để có chiến lược thì ta cần hiểu thấu đáo 5 yếu tố cấu thành: Mục tiêu mong muốn; Môi trường cạnh tranh; Hiện trạng doanh nghiệp; Đối tượng nhắm đến từ sơ cấp đến thứ cấp và thời gian có thể hoàn tất mục tiêu; thế nhưng hầu hết các doanh nghiệp mới chỉ láng máng khái niệm mục tiêu là ý muốn chủ quan của sếp và còn ở trong đầu sếp chứ chưa được truyền thống đến các bộ phận.

Cũng như vậy kế hoạch hành động của doanh nghiệp lại thường do một cá nhân hay một nhóm đơn chức thiết kế trong điều kiện thiếu dữ liệu và sự tranh luận phản biện tích cực của các bộ phận liên quan,... thế nên các kế hoạch thường thiếu thực tiễn và kết quả là chẳng ai muốn theo, chẳng ai muốn làm.

Câu hỏi gợi ý

Khi các mục tiêu đã rõ ràng và được mọi thành viên chấp nhận, hãy xác định những nhiệm vụ cần hoàn tất để đáp ứng tất cả các mục tiêu đó. Các thành viên trong nhóm cần trả lời những câu hỏi sau:

+ Mục tiêu là gì? Tại sao phải hoàn tất mục tiêu này?

+ Tất cả những nhiệm vụ phải thực hiện để đạt được các mục tiêu này là gì?

+ Đối tượng nhắm đến cuối cùng là ai, ai là những đối tượng trung gian trong quá trình đi đến đối tượng cuối cùng?

+ Đâu là trình tự tối ưu để thực hiện các nhiệm vụ này? Nhiệm vụ nào có thể thực hiện một cách độc lập, còn nhiệm vụ nào phải được giải quyết nối tiếp nhau?

+ Từng nhiệm vụ phải được hoàn tất với kế hoạch thời gian như thế nào?

+ Môi trường cạnh tranh là gì? Có những hoạt động cạnh tranh như thế nào, ở mức độ nào có thể xảy ra? Mức độ tăng trưởng của thị trường là bao nhiêu cho tất cả, thị phần hiện tại của ta là bao nhiêu, xu hướng gia tăng thị phần thời gian qua như thế nào?

+ Hiện trạng (các yếu tố chủ quan về nhân lực, tài lực, vật lực,...)

+ Các tiêu chí đánh giá, phương thức đánh giá và các cột mốc đánh giá kết quả và mục tiêu.

Bằng cách liên tục đặt câu hỏi và tìm câu trả lời là giải pháp cho câu hỏi qua tranh luận phản biện tích cực giữa các bộ phận và thành viên liên quan, sự dấn thân, nhận lãnh trách nhiệm và tính cam kết của các thành viên đại diện,... ta có phương pháp xác định nhiệm vụ trọng tâm và với sự điều phối của Project leader, các nhiệm vụ chính và phụ liên quan cùng việc bố trí thời gian, nguồn lực,... cho các nhiệm vụ đó một cách phù hợp sẽ được hình thành.

Bí quyết lập lịch trình dự án

1. Xây dựng một danh sách bao gồm các nhiệm vụ cụ thể

2. Nêu rõ kết quả cần đạt được cho từng hoạt động, ví dụ: sản phẩm mẫu để thăm dò thị trường

3. Dùng những kết quả đó làm cơ sở lập lịch trình dự án với các điểm mốc và ngày đến hạn thực tế

4. Nhận biết những khâu đình trệ có thể làm đảo lộn lịch trình

5. Xác định các biện pháp loại trừ những nguyên nhân gây đình trệ. Các rủi ro có thể gặp phải trên quá trình đi đến mục tiêu

6. Thiết lập hệ thống kiểm soát và truyền thông để cập nhật và điều chỉnh lịch trình

7. Đảm bảo những thành phần liên quan sẽ tham gia và nắm bắt được thông tin về tiến độ dự án, cũng như bất kỳ sửa đổi nào về lịch trình

8. Các giải pháp dự phòng và phương thức chuẩn bị áp dụng khi cần thiết.

9. Một điều quan trọng là mỗi cá nhân tham gia vào nhóm lập kế hoạch cần có tư duy tích cực nhằm giải quyết vấn đề và ngay chính các cá nhân đó cũng cần là những người quản lý tốt công việc của mình và có thể đại diện cho bộ phận chức năng của mình trong việc bàn thảo kế hoạch với các bộ phận khác.

Lý Trường Chiến

Chuyên san Trí Tri

Việt Báo

Nhận xét tin Lập kế hoạch và lịch trình công việc

Ý kiến bạn đọc

Viết phản hồi

Bạn có thể gửi nhận xét, góp ý hay liên hệ về bài viết Lập kế hoạch và lịch trình công việc bằng cách gửi thư điện tử tới Lien He Bao Viet Nam. Xin bao gồm tên bài viết Lap ke hoach va lich trinh cong viec ở dạng tiếng Việt không dấu. Hoặc Lập kế hoạch và lịch trình công việc ở dạng có dấu. Bài viết trong chuyên đề Tin Tức Việc Làm của chuyên mục Việc Làm.

Planning and scheduling work
work schedule, planning, project management, planning, how, managers, how, objectives, tasks, possible time, with the question, to, that

(AP) - Every year, on the occasion of September, not only managers but also the project managers are busy professionals the question: what to do next year? How? How many people need more? How much additional money to develop?.



  • Thoi su trong ngay Thieu nu mang 2 ba lo ma tuy 25 ty
    Thời sự trong ngày: Thiếu nữ mang 2 ba lô ma túy 25 tỷ

    Lốc xoáy kinh hoàng, 56 nhà bị sập ở Cần Thơ; Kỷ luật bác sĩ từ chối nhận chức phó giám đốc sở; Xử lý “bảo kê” xe quá tải trên cao tốc dài nhất VN; MC Quốc Khánh viết thư gửi phóng viên ném điện thoại...

  • Thoi su 24h307 Van hanh toa nha 95 trieu do
    Thời sự 24h(30/7): Vận hành tòa nhà 95 triệu đô

    Chưa chốt phương án một kỳ thi quốc gia năm 2015; Ngày đầu vận hành tòa nhà 95 triệu đô ở Đà Nẵng; Chậm, hủy chuyến bay: Tất cả tại thời tiết!; Khánh Ly lần đầu tiết lộ về chồng con.

  • Thoi su 24h297 22h say mem thi cam bia ruou kieu gi
    Thời sự 24h(29/7): 22h say mèm thì cấm bia rượu kiểu gì?

    Hành khách bất tỉnh, máy bay VNA hạ cánh khẩn cấp; Cháy lớn tại Buôn Ma Thuột, thiệt hại hàng trăm tỷ; Cướp súng trong trụ sở rồi chĩa thẳng vào công an bóp cò; 22h đã say mèm thì cấm bia rượu kiểu gì?...

  • Thoi su 24h267 Vlogger Toan Shinoda dot ngot qua doi
    Thời sự 24h(26/7): Vlogger Toàn Shinoda đột ngột qua đời

    Miền Bắc đón mưa rào và dông 2 ngày cuối tuần; Tiết lộ về cuộc sống của Phương Thảo Ngọc Lễ ở Mỹ; Vlogger nổi tiếng Toàn Shinoda đột ngột qua đời; Vụ máy bay VN suýt đâm nhau: Xử phạt hàng loạt

  • Thoi su 24h257 Ruoc dau binh di bang xe ngua
    Thời sự 24h(25/7): Rước dâu bình dị bằng xe ngựa

    Kết luận vụ đại gia tố chủ tịch tỉnh Bình Dương; Nhà 'đại gia' buôn gỗ Lào bị niêm phong vì vỡ nợ; Trước giờ thi hành án, Nguyễn Đức Nghĩa viết gì?; Lập ‘chiến lũy’, ngăn xe quá tải phá nát đê trăm tỷ

  • Su kien quoc te noi bat Tu 207 den 267
    Sự kiện quốc tế nổi bật (Từ 20/7 đến 26/7)

    Liên tiếp các vụ máy bay rơi, bê bối các nhà máy chế biến và cung ứng thịt của Trung Quốc bán thịt quá hạn cho McDonald và KFC, Hội nghị Bộ trưởng Ngoại giao ASEAN – EU lần thứ 20 nhấn mạnh đảm bảo hòa bình trên Biển Đông là những tin tức được nhắc đến nhiều nhất trong tuần qua

  • Ban tin suc khoe tuan tu 20267
    Bản tin sức khỏe tuần (từ 20-26/7)

    BV Bạch Mai: Người nhà 'cướp' bệnh nhân, hành hung bác sĩ; Nhân viên viện dưỡng lão cắt trộm tinh hoàn 4 "làm thuốc"; Điểm mặt đồ ăn, thức uống tưởng lành hóa độc hại; Những sự thật 'kinh hoàng' về bàn chải đánh răng của bạn; Phương pháp tránh thai "kỳ lạ" nhất thời hiện đại; Thủ dâm thế nào để không hại sức khỏe?... là những tin sức khỏe nổi bật tuần qua.

  • Toan canh Showbiz tuan 2007 2607
    Toàn cảnh Showbiz tuần (20/07 – 26/07)

    Showbiz Việt tuần qua khá "sôi nổi" với sự xuất hiện dồn dập của những scandal: Cựu siêu mẫu Dương Yến Ngọc tố ca sĩ Pha Lê cướp chồng, Tăng Thanh Hà bị ném đá khi làm giám khảo Master Chef, "Chàng trai hiền lành nhất showbiz" YaSuy bị tố phụ tình và có con rơi, Sự ra đi đột ngột của hot vlogger Toàn Shinoda, Nghi án các mỹ nhân Diễm Hương, Maya, Lương Bích Hữu đang mang bầu. Ngoài ra thông tin về các sao ngoại như: Á hậu Hồng Kông, mỹ nam phim Bao Thanh Thiên, Ca sĩ Adam Levine cũng được khán giả rất quan tâm.

  • Nghin le chuyen tuan qua 207 267
    Nghìn lẻ chuyện tuần qua (20/7 - 26/7)

    Nước cờ sau giàn khoan TQ: Việt Nam cần làm gì?; CSGT Hàng Xanh và những vụ "tai tiếng" nhất Sài Gòn; hay trà xanh C2 và những cú phốt khiến người tiêu dùng phát hãi .... là những tin tức thời sự nổi bật trong tuần qua (20/7 - 26/7).

  • Tin An ninh Phap luat tuan qua 2007 2607
    Tin An ninh – Pháp luật tuần qua (20/07 – 26/07)

    Lời khai chấn động của vợ Bí thư xã đốt xác phi tang; Mẹ nhẫn tâm sát hại con trai 8 tuổi để trả thù chồng?........là những tin đáng chú ý trong tuần.