Thứ năm, 22 Tháng năm 2008, 07:36 GMT+7

Lập kế hoạch hiệu quả

Lên kế hoạch là quá trình bạn xem xét quỹ thời gian và dự định bạn sẽ làm gì để đạt được những mục tiêu đã đề ra.

Sử dụng một thời gian biểu hợp lý sẽ có thể giúp bạn:

• Biết được bạn sẽ đạt được điều gì với quỹ thời gian của mình.

• Lên kế hoạch để tận dụng được thời gian có sẵn một cách tốt nhất.

• Dành đủ thời gian cho những gì bạn nhất định phải làm.

• Có một quỹ thời gian đối phó với những điều bất ngờ xảy ra.

• Tối thiểu hóa stress bằng cách tránh cam kết những điều quá sức.

Một kế hoạch thông suốt giúp cho bạn kiểm soát được những cam kết của mình trong khi bạn vẫn có thời gian để làm những việc quan trọng khác. Do vậy, nó chính là vũ khí quan trọng nhất giúp bạn đối phó với sự quá tải trong công việc.

Làm thế nào để sử dụng công cụ này

Tốt nhất là hãy lên kế hoạch theo một qui trình thường xuyên, chẳng hạn như khởi đầu mỗi tuần. Đi theo những bước sau đây để lên kế hoạch của bạn:

1. Bắt đầu bằng cách xác định thời gian bạn muốn cho từng công việc. Điều này sẽ phụ thuộc vào cách thiết kế công việc của bạn và những mục tiêu cá nhân trong cuộc đời.

2. Xác định rõ những hành động bạn buộc phải làm để hoàn thành tốt công việc. Ví dụ như bạn làm công tác quản lý con người, vậy thì bạn phải dành thời gian để đào tạo, giám sát và xử lý những vấn đề phát sinh. Tương tự, bạn phải dành thời gian để nói chuyện với sếp và những nhân viên cấp dưới của bạn. (Trong một thời gian ngắn, nếu bạn không chú ý đến họ thì những nỗ lực quản lý thời gian tốt nhất của bạn chắc chắn sẽ bị chệch hướng nếu như bạn không dành một chút thời gian nào cho những người quan trọng trong cuộc đời bạn).

3. Xem xét lại danh sách những việc cần làm của bạn và lên kế hoạch cho những hoạt động cần ưu tiên và khẩn cấp cũng như những nhiệm vụ cần thiết phải duy trì mà không thể tránh hoặc giao phó cho ai khác.

4. Vạch ra quỹ thời gian đối phó một với những điều xảy ra bất ngờ một cách thích hợp. Nhờ kinh nghiệm bạn sẽ biết nó cần bao nhiêu thời gian. Thông thường, càng có nhiều việc bất ngờ xảy ra, quỹ thời gian đối phó càng cần nhiều. Sự thực là nhiều người có công việc thường xuyên bị gián đoạn: nhiều cuộc nghiên cứu đã chỉ ra rằng các giám giám đốc/trưởng phòng mất trung bình 6 phút để hoàn thành một việc nếu như nó không bị gián đoạn. Rõ ràng là bạn không thể biết khi nào sự gián đoạn sẽ xảy ra. Tuy nhiên, hãy để những khoảng trống trong thời gian biểu, bạn có thể linh hoạt sắp xếp lại kế hoạch để đối phó một cách hiệu quả với những vấn đề cấp bách xảy ra.

5. Những khoảng thời gian để trống chính là khoảng thời gian tuỳ ý của bạn: thời gian để bạn làm những gì ưu tiên hoặc để thực hiện mục tiêu cá nhân. Xem lại danh sách những việc ưu tiên cần làm và những mục tiêu cá nhân, ước định thời gian thực hiện cần thiết và đưa chúng vào thời gian biểu.

Khi bạn đã thực hiện được 5 bước trên, có thể bạn sẽ thấy mình còn rất ít thời gian hoặc chẳng còn chút thời gian tuỳ ý nào. Trong trường hợp này, xem xét lại những giả định bạn đã sử dụng trong 4 bước đầu tiên và hỏi xem liệu những việc đó có thực sự cần thiết hay không, liệu bạn có thể giao chúng cho người khác làm được không hoặc liệu bạn có thể rút ngắn thời gian làm những việc đó không.

Bạn nên nhớ rằng một trong những cách quan trọng nhất để đạt được thành công là tối đa hoá hiệu quả công việc mà họ có thể đạt được với quỹ thời gian của mình. Sự gia tăng khối lượng công việc hoàn thành mà họ có thể kiểm soát được là giao việc cho người khác, dùng tiền mướn thêm nhân công khi cần thiết, sử dụng công nghệ để tự động hoá càng nhiều việc càng tốt. Nhân cơ hội này cũng nên xem lại danh sách những việc cần làm và mục tiêu cá nhân. Có những mục tiêu bạn đặt ra không phù hợp với quỹ thời gian bạn có hoặc bạn đang đảm nhiệm thêm quá nhiều công việc riêng lẻ khác hoặc bạn có quá xem trọng mọi việc hơn mức bình thường không.

Nếu như quỹ thời gian tuỳ ý của bạn vẫn eo hẹp, có lẽ bạn cần phải điều chỉnh lại khối lượng công việc.

Những điểm then chốt

Lên kế hoạch là quá trình bạn dự định sử dụng thời gian của mình như thế nào. Nếu bạn biết cách lên kế hoạch, bạn có thể giảm stress và tối đa hoá hiệu quả công việc của mình. Đây cũng được coi như một trong những kỹ năng quản lý thời gian quan trọng nhất.

Trước khi bạn có thể lên kế hoạch hợp lý, bạn cần có một hệ thống lên kế hoạch hiệu quả. Nó có thể là một cuốn nhật ký, cuốn lịch, bảng biểu vạch ra trên giấy hoặc gói phần mềm như MS Outlook. Giải pháp tốt nhất phụ thuộc vào hoàn cảnh của bạn.

Lên kế hoạch là một quá trình gồm 5 bước như sau:

1. Xác định quỹ thời gian bạn có.

2. Vạch ra những nhiệm vụ cần thiết bạn phải tiến hành để đạt được thành công.

3. Ưu tiên cho những nhiệm vụ khẩn và những sinh hoạt cá nhân tất yếu.

4. Dành thời gian đề phòng cho những vấn đề phát sinh đột xuất.

5. Thời gian còn lại dành cho những sinh hoạt mà bạn ưu tiên và hướng đến những mục tiêu cá nhân.

Nếu bạn vẫn cảm thấy rằng mình còn rất ít thời gian hoặc chẳng còn chút thời gian tuỳ ý nào, hãy xem xét lại những giả định bạn đã sử dụng trong 4 bước đầu tiên.

(theo JobViet)
Việt Báo

Nhận xét tin Lập kế hoạch hiệu quả

Ý kiến bạn đọc

Viết phản hồi

Bạn có thể gửi nhận xét, góp ý hay liên hệ về bài viết Lập kế hoạch hiệu quả bằng cách gửi thư điện tử tới Lien He Bao Viet Nam. Xin bao gồm tên bài viết Lap ke hoach hieu qua ở dạng tiếng Việt không dấu. Hoặc Lập kế hoạch hiệu quả ở dạng có dấu. Bài viết trong chuyên đề Đời Sống Công Sở của chuyên mục Việc Làm.

Planning for effective
planning, scheduling, problems, time may be effective, objectives, tasks, gain, make, fund, most, spent, I

Planning is the process you consider the time and plans to fund what would you do to achieve the objectives set out ..





  • Nghin le chuyen tuan qua 296 057
    Nghìn lẻ chuyện tuần qua (29/6 - 05/7)

    Đóng tàu to để bảo vệ chủ quyền biển đảo; Hóa đơn điện bị 'làm phép' tăng 3-5 lần? Hà Nội đề xuất tăng viện phí 20%; những thông tin về thực phẩm bẩn, cá độ bóng đá mùa Worrld Cup 2014 ...là những thông tin thời sự nổi bật trong tuần qua (29/6 - 05/7)

  • Tin An ninh Phap luat tuan qua 2906 0507
    Tin An ninh – Pháp luật tuần qua (29/06 – 05/07)

    Tệ nạn mại dâm: Biến tướng tinh vi; Tử tù và những chuyện trong buồng biệt giam; Liên tiếp triệt phá những đường dây mua bán phụ nữ; Tội lỗi của những người mẹ sát hại con đẻ; Ly kỳ những cuộc điện thoại chỉ nghe đã mất trăm triệu; Bé gái hóa điên vì bị 12 thanh thiếu niên hiếp dâm;........là những tin đáng chú ý trong tuần.

  • Toan canh Showbiz tuan 2906 0507
    Toàn cảnh Showbiz tuần (29/06 – 05/07)

    Nghi án cuộc hôn nhân của Hồ Ngọc Hà và Cường đô-la đổ vỡ, Tranh luận gay gắt khi Ca sĩ Lệ Rơi được mời họp fan và đi hát, Dân mạng Hàn dậy sóng vì Sơn Tùng M-TP nhái Big Bang, Chương trình "Cuộc đua kỳ thú 2014" bị tố dàn xếp kết quả, Một bất ngờ dành cho các fan Kpop, Ailee sẽ biểu diễn trong đêm chung kết Ngôi sao Việt là những thông tin nổi bật của showbiz trong tuần qua.

  • Ban tin suc khoe tuan tu 29657
    Bản tin sức khỏe tuần (từ 29/6-5/7)

    Chuyện khó tin về nhầm lẫn 'khó đỡ' ở bệnh viện Nhi Trung ương; Viêm não Nhật Bản nguy hiểm như thế nào?; 7 sai lầm khi nấu ăn khiến bạn tăng cân vù vù; Choáng với những kỷ lục cực khoái nữ trên thế giới; Làm thế nào để đầu óc minh mẫn trong ngày thi?; 5 cách phá thai đáng sợ... là những tin sức khỏe nổi bật tuần qua.

  • Toan canh kinh te tuan 2906 0507
    Toàn cảnh kinh tế tuần (29/06 - 05/07)

    Những tác động lên kinh tế Việt Nam trước những căng thẳng trên biển Đông, tính giá điện mới - hóa đơn tiền điện tại nhiều hộ gia đình tăng vọt