Thứ năm, 22 Tháng năm 2008, 07:36 GMT+7

Lập kế hoạch hiệu quả

Lên kế hoạch là quá trình bạn xem xét quỹ thời gian và dự định bạn sẽ làm gì để đạt được những mục tiêu đã đề ra.

Sử dụng một thời gian biểu hợp lý sẽ có thể giúp bạn:

• Biết được bạn sẽ đạt được điều gì với quỹ thời gian của mình.

• Lên kế hoạch để tận dụng được thời gian có sẵn một cách tốt nhất.

• Dành đủ thời gian cho những gì bạn nhất định phải làm.

• Có một quỹ thời gian đối phó với những điều bất ngờ xảy ra.

• Tối thiểu hóa stress bằng cách tránh cam kết những điều quá sức.

Một kế hoạch thông suốt giúp cho bạn kiểm soát được những cam kết của mình trong khi bạn vẫn có thời gian để làm những việc quan trọng khác. Do vậy, nó chính là vũ khí quan trọng nhất giúp bạn đối phó với sự quá tải trong công việc.

Làm thế nào để sử dụng công cụ này

Tốt nhất là hãy lên kế hoạch theo một qui trình thường xuyên, chẳng hạn như khởi đầu mỗi tuần. Đi theo những bước sau đây để lên kế hoạch của bạn:

1. Bắt đầu bằng cách xác định thời gian bạn muốn cho từng công việc. Điều này sẽ phụ thuộc vào cách thiết kế công việc của bạn và những mục tiêu cá nhân trong cuộc đời.

2. Xác định rõ những hành động bạn buộc phải làm để hoàn thành tốt công việc. Ví dụ như bạn làm công tác quản lý con người, vậy thì bạn phải dành thời gian để đào tạo, giám sát và xử lý những vấn đề phát sinh. Tương tự, bạn phải dành thời gian để nói chuyện với sếp và những nhân viên cấp dưới của bạn. (Trong một thời gian ngắn, nếu bạn không chú ý đến họ thì những nỗ lực quản lý thời gian tốt nhất của bạn chắc chắn sẽ bị chệch hướng nếu như bạn không dành một chút thời gian nào cho những người quan trọng trong cuộc đời bạn).

3. Xem xét lại danh sách những việc cần làm của bạn và lên kế hoạch cho những hoạt động cần ưu tiên và khẩn cấp cũng như những nhiệm vụ cần thiết phải duy trì mà không thể tránh hoặc giao phó cho ai khác.

4. Vạch ra quỹ thời gian đối phó một với những điều xảy ra bất ngờ một cách thích hợp. Nhờ kinh nghiệm bạn sẽ biết nó cần bao nhiêu thời gian. Thông thường, càng có nhiều việc bất ngờ xảy ra, quỹ thời gian đối phó càng cần nhiều. Sự thực là nhiều người có công việc thường xuyên bị gián đoạn: nhiều cuộc nghiên cứu đã chỉ ra rằng các giám giám đốc/trưởng phòng mất trung bình 6 phút để hoàn thành một việc nếu như nó không bị gián đoạn. Rõ ràng là bạn không thể biết khi nào sự gián đoạn sẽ xảy ra. Tuy nhiên, hãy để những khoảng trống trong thời gian biểu, bạn có thể linh hoạt sắp xếp lại kế hoạch để đối phó một cách hiệu quả với những vấn đề cấp bách xảy ra.

5. Những khoảng thời gian để trống chính là khoảng thời gian tuỳ ý của bạn: thời gian để bạn làm những gì ưu tiên hoặc để thực hiện mục tiêu cá nhân. Xem lại danh sách những việc ưu tiên cần làm và những mục tiêu cá nhân, ước định thời gian thực hiện cần thiết và đưa chúng vào thời gian biểu.

Khi bạn đã thực hiện được 5 bước trên, có thể bạn sẽ thấy mình còn rất ít thời gian hoặc chẳng còn chút thời gian tuỳ ý nào. Trong trường hợp này, xem xét lại những giả định bạn đã sử dụng trong 4 bước đầu tiên và hỏi xem liệu những việc đó có thực sự cần thiết hay không, liệu bạn có thể giao chúng cho người khác làm được không hoặc liệu bạn có thể rút ngắn thời gian làm những việc đó không.

Bạn nên nhớ rằng một trong những cách quan trọng nhất để đạt được thành công là tối đa hoá hiệu quả công việc mà họ có thể đạt được với quỹ thời gian của mình. Sự gia tăng khối lượng công việc hoàn thành mà họ có thể kiểm soát được là giao việc cho người khác, dùng tiền mướn thêm nhân công khi cần thiết, sử dụng công nghệ để tự động hoá càng nhiều việc càng tốt. Nhân cơ hội này cũng nên xem lại danh sách những việc cần làm và mục tiêu cá nhân. Có những mục tiêu bạn đặt ra không phù hợp với quỹ thời gian bạn có hoặc bạn đang đảm nhiệm thêm quá nhiều công việc riêng lẻ khác hoặc bạn có quá xem trọng mọi việc hơn mức bình thường không.

Nếu như quỹ thời gian tuỳ ý của bạn vẫn eo hẹp, có lẽ bạn cần phải điều chỉnh lại khối lượng công việc.

Những điểm then chốt

Lên kế hoạch là quá trình bạn dự định sử dụng thời gian của mình như thế nào. Nếu bạn biết cách lên kế hoạch, bạn có thể giảm stress và tối đa hoá hiệu quả công việc của mình. Đây cũng được coi như một trong những kỹ năng quản lý thời gian quan trọng nhất.

Trước khi bạn có thể lên kế hoạch hợp lý, bạn cần có một hệ thống lên kế hoạch hiệu quả. Nó có thể là một cuốn nhật ký, cuốn lịch, bảng biểu vạch ra trên giấy hoặc gói phần mềm như MS Outlook. Giải pháp tốt nhất phụ thuộc vào hoàn cảnh của bạn.

Lên kế hoạch là một quá trình gồm 5 bước như sau:

1. Xác định quỹ thời gian bạn có.

2. Vạch ra những nhiệm vụ cần thiết bạn phải tiến hành để đạt được thành công.

3. Ưu tiên cho những nhiệm vụ khẩn và những sinh hoạt cá nhân tất yếu.

4. Dành thời gian đề phòng cho những vấn đề phát sinh đột xuất.

5. Thời gian còn lại dành cho những sinh hoạt mà bạn ưu tiên và hướng đến những mục tiêu cá nhân.

Nếu bạn vẫn cảm thấy rằng mình còn rất ít thời gian hoặc chẳng còn chút thời gian tuỳ ý nào, hãy xem xét lại những giả định bạn đã sử dụng trong 4 bước đầu tiên.

(theo JobViet)
Việt Báo

TIN Việc Làm NỔI BẬT

Những vụ bạo hành trẻ em - chuyện sau cánh cửa

Đánh con là chuyện hằng ngày ở nhiều gia đình Việt Nam, đặc biệt tại những gia đình quá nghèo khó, ít học, trẻ là con ngoài giá thú, mẹ mang thai ngoài ý muốn hoặc trẻ bị khuyết tật.

Nhận xét tin Lập kế hoạch hiệu quả

Ý kiến bạn đọc

Viết phản hồi

Bạn có thể gửi nhận xét, góp ý hay liên hệ về bài viết Lập kế hoạch hiệu quả bằng cách gửi thư điện tử tới Lien He Bao Viet Nam. Xin bao gồm tên bài viết Lap ke hoach hieu qua ở dạng tiếng Việt không dấu. Hoặc Lập kế hoạch hiệu quả ở dạng có dấu. Bài viết trong chuyên đề Đời Sống Công Sở của chuyên mục Việc Làm.

Planning for effective
planning, scheduling, problems, time may be effective, objectives, tasks, gain, make, fund, most, spent, I

Planning is the process you consider the time and plans to fund what would you do to achieve the objectives set out ..

CÓ THỂ BẠN QUAN TÂM




  • Thong tin chinh thuc to chuc ky thi quoc gia
    Thông tin chính thức "tổ chức kỳ thi quốc gia"

    Những thay đổi về kỳ tuyển sinh 2015 đang khiến học trò lo lắng vì các em chỉ còn 9 tháng, khó có thể thích nghi ngay với phương án thi mới như vậy.

  • Ep cung nhuc hinh Can nguyen cua an oan
    Ép cung, nhục hình: Căn nguyên của án oan!

    Nhiều vụ cảnh sát dùng nhục hình với nghi phạm đã xảy ra. Hành vi này của người cảnh sát là nguy hiểm cho xã hội, đã xâm phạm tới sức khỏe, danh dự của công dân, gây mất niềm tin của quần chúng nhân dân đối với các cơ quan bảo vệ pháp luật, tạo ra bức xúc trong dư luận xã hội.

  • Nu y ta mang bau om con tu tu
    Nữ y tá mang bầu ôm con tử tự

    Chỉ vì bế tắc, mâu thuẫn trong cuộc sống, người làm mẹ đã nhẫn tâm ép con phải chết cùng mình. Dư luận đồng cảm có, xót thương có và kèm theo cả sự phẫn nộ tột cùng.

  • Dich dau mat do dien bien bat thuong
    Dịch đau mắt đỏ diễn biến bất thường

    Thời điểm này, dịch đau mắt đỏ ở Hà Nội chỉ mới lây lan trong phạm vi gia đình nhưng vì là dịch nên có thể lây lan rộng hơn.

  • Thu hut Shisha gioi tre Sanh dieu den te nan
    Thú hút "Shisha" giới trẻ: Sành điệu đến tệ nạn

    Hút shisha đang trở thành thú tiêu khiển “sành điệu” của giới trẻ, được quảng cáo không độc, không nicotine và hoàn toàn từ thảo dược…

  • Su kien quoc te noi bat 079 139
    Sự kiện quốc tế nổi bật (07/9 - 13/9)

    Tổng thống Mỹ B. Obama công bố chiến lược chống khủng bố, EU thông qua lệnh trừng phạt mới nhằm vào các công ty của Nga, Hà Lan công bố kết quả vụ điều tra máy bay rơi MH 17... là những tin nổi bật trong tuần qua.

  • Toan canh Showbiz tuan 0709 1309
    Toàn cảnh Showbiz tuần (07/09 – 13/09)

    MV 'Em của ngày hôm qua' đạt kỷ lục 40 triệu view, Liveshow Ngọc Sơn "hỗn loạn" vì quá đông khán giả, Đạo diễn Lê Hoàng bị chỉ trích gay gắt trên sóng truyền hình, Danh hài Tấn Beo chê Trấn Thành diễn hài dở, Ngọc Trinh nhận "mưa đá" vì in hình bán nude lên túi tặng trẻ em, Thúy Khanh, Nhật Tinh Anh bị khán giả mời uống thuốc lắc,...

  • Nghin le chuyen tuan qua 0709 1309
    Nghìn lẻ chuyện tuần qua (07/09 - 13/09)

    Nữ y tá mang bầu ôm con tử tự; Phạm nhân “lướt” Facebook trong tù gần 1 năm; Đổ bồn nước inox trong trường học, 2 học sinh tử vong; Vụ xe khách rơi xuống vực ở Sa Pa: Cô gái mất chồng sắp cưới đã qua đời.....là những tin tức nổi bật được dư luận quan tâm trong tuần qua (07/09 - 13/09).

  • Tong hop Doi song tuan qua 079 139
    Tổng hợp Đời sống tuần qua (07/9 - 13/9)

    Đêm rằm tháng tám đã chạm ngõ mọi gia đình Việt Nam để lại những dấu ấn về Tết trung thu thật đẹp; Vụ án thương tâm thai phụ ôm con tự tử trên sông Lô gây phẫn nộ dư luận, đau xót trước những phận làm mẹ làm dâu bất hạnh; những thông tin xung quanh vấn đề an toàn thực phẩm, thực phẩm bẩn là những thông tin đáng chú ý nhất tuần qua.

  • Tin An ninh Phap luat tuan qua 0709 1309
    Tin An ninh - Pháp luật tuần qua (07/09 - 13/09)

    Phạm nhân vô tư “lướt” facebook trong… tù?; Ép cung, nhục hình: Căn nguyên của án oan!; Hai nữ sinh giỏi nhảy lầu tự tử chấn động Nhật Bản; Cảnh giác những thủ đoạn mới của tội phạm cướp giật; Thảm án đau lòng từ những mâu thuẫn mẹ chồng nàng dâu; “Yêu râu xanh” và nạn nhân cùng bế con đến tòa;.......là những tin đáng chú ý trong tuần.