Thứ năm, 22 Tháng năm 2008, 07:36 GMT+7

Lập kế hoạch hiệu quả

Lên kế hoạch là quá trình bạn xem xét quỹ thời gian và dự định bạn sẽ làm gì để đạt được những mục tiêu đã đề ra.

Sử dụng một thời gian biểu hợp lý sẽ có thể giúp bạn:

• Biết được bạn sẽ đạt được điều gì với quỹ thời gian của mình.

• Lên kế hoạch để tận dụng được thời gian có sẵn một cách tốt nhất.

• Dành đủ thời gian cho những gì bạn nhất định phải làm.

• Có một quỹ thời gian đối phó với những điều bất ngờ xảy ra.

• Tối thiểu hóa stress bằng cách tránh cam kết những điều quá sức.

Một kế hoạch thông suốt giúp cho bạn kiểm soát được những cam kết của mình trong khi bạn vẫn có thời gian để làm những việc quan trọng khác. Do vậy, nó chính là vũ khí quan trọng nhất giúp bạn đối phó với sự quá tải trong công việc.

Làm thế nào để sử dụng công cụ này

Tốt nhất là hãy lên kế hoạch theo một qui trình thường xuyên, chẳng hạn như khởi đầu mỗi tuần. Đi theo những bước sau đây để lên kế hoạch của bạn:

1. Bắt đầu bằng cách xác định thời gian bạn muốn cho từng công việc. Điều này sẽ phụ thuộc vào cách thiết kế công việc của bạn và những mục tiêu cá nhân trong cuộc đời.

2. Xác định rõ những hành động bạn buộc phải làm để hoàn thành tốt công việc. Ví dụ như bạn làm công tác quản lý con người, vậy thì bạn phải dành thời gian để đào tạo, giám sát và xử lý những vấn đề phát sinh. Tương tự, bạn phải dành thời gian để nói chuyện với sếp và những nhân viên cấp dưới của bạn. (Trong một thời gian ngắn, nếu bạn không chú ý đến họ thì những nỗ lực quản lý thời gian tốt nhất của bạn chắc chắn sẽ bị chệch hướng nếu như bạn không dành một chút thời gian nào cho những người quan trọng trong cuộc đời bạn).

3. Xem xét lại danh sách những việc cần làm của bạn và lên kế hoạch cho những hoạt động cần ưu tiên và khẩn cấp cũng như những nhiệm vụ cần thiết phải duy trì mà không thể tránh hoặc giao phó cho ai khác.

4. Vạch ra quỹ thời gian đối phó một với những điều xảy ra bất ngờ một cách thích hợp. Nhờ kinh nghiệm bạn sẽ biết nó cần bao nhiêu thời gian. Thông thường, càng có nhiều việc bất ngờ xảy ra, quỹ thời gian đối phó càng cần nhiều. Sự thực là nhiều người có công việc thường xuyên bị gián đoạn: nhiều cuộc nghiên cứu đã chỉ ra rằng các giám giám đốc/trưởng phòng mất trung bình 6 phút để hoàn thành một việc nếu như nó không bị gián đoạn. Rõ ràng là bạn không thể biết khi nào sự gián đoạn sẽ xảy ra. Tuy nhiên, hãy để những khoảng trống trong thời gian biểu, bạn có thể linh hoạt sắp xếp lại kế hoạch để đối phó một cách hiệu quả với những vấn đề cấp bách xảy ra.

5. Những khoảng thời gian để trống chính là khoảng thời gian tuỳ ý của bạn: thời gian để bạn làm những gì ưu tiên hoặc để thực hiện mục tiêu cá nhân. Xem lại danh sách những việc ưu tiên cần làm và những mục tiêu cá nhân, ước định thời gian thực hiện cần thiết và đưa chúng vào thời gian biểu.

Khi bạn đã thực hiện được 5 bước trên, có thể bạn sẽ thấy mình còn rất ít thời gian hoặc chẳng còn chút thời gian tuỳ ý nào. Trong trường hợp này, xem xét lại những giả định bạn đã sử dụng trong 4 bước đầu tiên và hỏi xem liệu những việc đó có thực sự cần thiết hay không, liệu bạn có thể giao chúng cho người khác làm được không hoặc liệu bạn có thể rút ngắn thời gian làm những việc đó không.

Bạn nên nhớ rằng một trong những cách quan trọng nhất để đạt được thành công là tối đa hoá hiệu quả công việc mà họ có thể đạt được với quỹ thời gian của mình. Sự gia tăng khối lượng công việc hoàn thành mà họ có thể kiểm soát được là giao việc cho người khác, dùng tiền mướn thêm nhân công khi cần thiết, sử dụng công nghệ để tự động hoá càng nhiều việc càng tốt. Nhân cơ hội này cũng nên xem lại danh sách những việc cần làm và mục tiêu cá nhân. Có những mục tiêu bạn đặt ra không phù hợp với quỹ thời gian bạn có hoặc bạn đang đảm nhiệm thêm quá nhiều công việc riêng lẻ khác hoặc bạn có quá xem trọng mọi việc hơn mức bình thường không.

Nếu như quỹ thời gian tuỳ ý của bạn vẫn eo hẹp, có lẽ bạn cần phải điều chỉnh lại khối lượng công việc.

Những điểm then chốt

Lên kế hoạch là quá trình bạn dự định sử dụng thời gian của mình như thế nào. Nếu bạn biết cách lên kế hoạch, bạn có thể giảm stress và tối đa hoá hiệu quả công việc của mình. Đây cũng được coi như một trong những kỹ năng quản lý thời gian quan trọng nhất.

Trước khi bạn có thể lên kế hoạch hợp lý, bạn cần có một hệ thống lên kế hoạch hiệu quả. Nó có thể là một cuốn nhật ký, cuốn lịch, bảng biểu vạch ra trên giấy hoặc gói phần mềm như MS Outlook. Giải pháp tốt nhất phụ thuộc vào hoàn cảnh của bạn.

Lên kế hoạch là một quá trình gồm 5 bước như sau:

1. Xác định quỹ thời gian bạn có.

2. Vạch ra những nhiệm vụ cần thiết bạn phải tiến hành để đạt được thành công.

3. Ưu tiên cho những nhiệm vụ khẩn và những sinh hoạt cá nhân tất yếu.

4. Dành thời gian đề phòng cho những vấn đề phát sinh đột xuất.

5. Thời gian còn lại dành cho những sinh hoạt mà bạn ưu tiên và hướng đến những mục tiêu cá nhân.

Nếu bạn vẫn cảm thấy rằng mình còn rất ít thời gian hoặc chẳng còn chút thời gian tuỳ ý nào, hãy xem xét lại những giả định bạn đã sử dụng trong 4 bước đầu tiên.

(theo JobViet)
Việt Báo

TIN Việc Làm NỔI BẬT

Vụ sập hầm: Phó Thủ tướng đến hiện trường chỉ đạo ứng cứu

Phó Thủ tướng Hoàng Trung Hải chỉ đạo phải nỗ lực khẩn trương tích cực hơn nữa trong công tác ứng cứu; đảm bảo an toàn cho các công nhân cũng như các lực lượng tham gia cứu hộ

Công tác đào tạo VĐV trẻ nhìn từ Đại hội TDTT toàn quốc 2014: Ít niềm vui, nhiều nỗi lo

Đa số các đoàn vào cuộc ở Đại hội đều có tâm lý “săn” được càng nhiều huy chương càng tốt và trong tính toán của nhiều đoàn, đây không phải là chỗ mạo hiểm để cho các tài năng trẻ thử sức.

Sắp nối lại đàm phán hòa bình Ukraine

Tổng thống Pháp Francois Hollande cho biết các cuộc đàm phán hòa bình giữa đại diện chính phủ Ukraine và phe ly khai miền Đông có thể diễn ra vào ngày 21 hoặc 22/12 tới tại thủ đô Minsk của Belarus.

Sơn Tùng M-TP là 'Mỹ nam của năm 2014'

Dù những scandal "đạo nhạc" kéo theo những việc trì hoãn bộ phim đầu tiên chạm ngõ điện ảnh Chàng trai năm ấy, nhưng Sơn Tùng M-TP vẫn xứng đáng nhận được giải thưởng Mỹ nam của năm, đề cử từ khán giả hâm mộ.

Nhận xét tin Lập kế hoạch hiệu quả

Ý kiến bạn đọc

Viết phản hồi

Bạn có thể gửi nhận xét, góp ý hay liên hệ về bài viết Lập kế hoạch hiệu quả bằng cách gửi thư điện tử tới Lien He Bao Viet Nam. Xin bao gồm tên bài viết Lap ke hoach hieu qua ở dạng tiếng Việt không dấu. Hoặc Lập kế hoạch hiệu quả ở dạng có dấu. Bài viết trong chuyên đề Đời Sống Công Sở của chuyên mục Việc Làm.

Planning for effective
planning, scheduling, problems, time may be effective, objectives, tasks, gain, make, fund, most, spent, I

Planning is the process you consider the time and plans to fund what would you do to achieve the objectives set out ..

CÓ THỂ BẠN QUAN TÂM
Xem tiếp: Việc Làm


  • Thoi su 24h1812 Thang 72015 to chuc thi quoc gia
    Thời sự 24h(18/12): Tháng 7/2015 tổ chức thi quốc gia

    Tháng 7/2015 tổ chức thi THPT quốc gia; Đào cùng lúc 2 đường hầm cứu nạn; Lý giải máy bay Vietnam Airlines gặp sự cố; Sa Pa lạnh 0 độ, phủ trắng sương muối; Xe điên náo loạn là những thông tin thời sự nổi bật trong ngày 18/12...

  • Thoi su 24h1712 Xe o to roi vuc sau 5 quan nhan tu vong
    Thời sự 24h(17/12): Xe ô tô rơi vực sâu, 5 quân nhân tử vong

    Khoan hầm giải cứu 12 công nhân mắc kẹt; Xe ô tô rơi vực sâu, 5 quân nhân tử vong; Mở hộp đen tìm nguyên nhân máy bay hạ cánh khẩn cấp;Sa Pa rét 2 độ, có thể xuất hiện băng giá; Kho tiền 6 tấn của tay chơi Bắc Ninh... là những thông tin thời sự nổi bật trong ngày 17/12.

  • Thoi su 24h1612 3 tai nan kinh hoang
    Thời sự 24h(16/12): 3 tai nạn kinh hoàng

    Sập hầm thủy điện, 11 người mắc kẹt; Tai nạn kinh hoàng ở Móng Cái, 6 người chết; Phó chủ tịch bị tố đánh dân giữa chợ; Đắm thuyền ở Thái Bình, 6 người chết; Bán sắt vụn chiếc máy bay bỏ quên 7 năm ở Nội Bài... là những thông tin thời sự nổi bật trong ngày 16/12.

  • Thoi su 24h1512 5 thuyen vien mat tich tren bien
    Thời sự 24h(15/12): 5 thuyền viên mất tích trên biển

    Xuất hiện "nhân vật mới" tại phiên xử siêu lừa Huyền Như; Bầu Kiên bị tuyên 30 năm tù; 1.000 xe TQ muốn vào du lịch, Bộ Quốc phòng không đồng tình; Miền Bắc chuẩn bị rét dưới 10 độ; 5 thuyền viên mất tích trên biển; Hé lộ "hợp đồng nô lệ" trong showbiz Việt... là những thông tin thời sự nổi bật trong ngày 15/12.

  • Thoi su tuan qua Bau Kien bat khoc tai toa
    Thời sự tuần qua: Bầu Kiên bật khóc tại tòa

    Ông Hoàng Văn Nghiên xin trả biệt thự; Một đại gia bị tạt axít khi đang ăn sáng;Lần đầu tiên bầu Kiên bật khóc trước tòa; Vụ Hồ Duy Hải: Tang vật được mua... ngoài chợ?; Cha của bé 2 tuổi bị bỏ rơi trên taxi đã xuất hiện?..

  • Sap ham thuy dien Da Dang
    Sập hầm thủy điện Đạ Dâng

    Sau bao nỗ lực, bất chấp nguy hiểm của gần 1.000 người tham gia cứu hộ suốt 4 ngày qua, 12 nạn nhân mắc kẹt trong vụ sập hầm thủy điện đã được đưa ra ngoài an toàn.

  • EVN sap tang gia dien
    EVN sắp tăng giá điện?

    Đề xuất tăng giá điện của Tập đoàn Điện lực Việt Nam (EVN) khi năm hết Tết đến đang nhận được những ý kiến trái chiều. Trong khi nhiều người tỏ ra lo lắng, vẫn có ý kiến cho rằng, tăng giá điện vào thời điểm này là hợp lý.

  • Chuong trinh Guong mat than quen nhi 2014
    Chương trình Gương mặt thân quen nhí 2014

    Cặp đôi ngoại quốc Kyo York và Uyên Nhi đã xuất sắc trở thành Quán quân mùa đầu tiên của "Gương mặt thân quen nhí".

  • Nhung chuyen hy huu o chon phap dinh
    Những chuyện hy hữu ở chốn pháp đình

    Trả giá sau 2 thập kỷ vì ép thiếu nữ cởi áo; rắn tấn công bị cáo khiến phiên xử náo loạn; chị dâu xin ly hôn em chồng... là những cảnh diễn ra ở chốn pháp đình năm 2014.

  • Facebook nam 2014 The gioi hai mat cam bay
    Facebook năm 2014: Thế giới hai mặt cạm bẫy

    Việt Nam đang là một trong những nước có số lượng người truy cập Facebook thuộc hàng 'khủng' trên thế giới.

  • Toan canh kinh te tuan 1412 20122014
    Toàn cảnh kinh tế tuần (14/12 - 20/12/2014)

    Giá xăng thế giới giảm mạnh, vậy mà PVoil vẫn than lỗ và đề nghị tăng thuế nhập khẩu xăng dầu, để cần tiền trả nợ EVN có thể tăng giá điện thêm 9,5%, lên mức 1.652,19 đồng/kWh, tới đây NHNN sẽ siết cho vay ngoại tệ nhằm hạn chế tình trạng đô la hóa, TTCK tuần qua đã có những phiên chọc thủng đáy, cùng với đó là những thông tin thị trường tiêu dùng là những t

  • Tin Bong daThe thao noi bat tuan qua 14122012
    Tin Bóng đá-Thể thao nổi bật tuần qua (14/12-20/12)

    Diễn biến mới nhất vụ thủ môn Bửu Ngọc kiện CLB Đồng Tháp; ĐT Việt Nam hậu AFF Cup: Khủng hoảng niềm tin, cầu thủ chán lên tuyển; Chung kết lượt đi AFF Cup: Thái Lan chạm tay vào cúp vô địch; Kết quả bốc thăm vòng 1/8 Champions League; Tổng hợp bóng đá cuối tuần...là những tin tức Bóng đá-Thể thao nổi bật trong tuần.

  • Toan canh Showbiz tuan 1412 2012
    Toàn cảnh Showbiz tuần (14/12 – 20/12)

    Nguyễn Thị Loan lọt top 25 Miss World 2014, Người đẹp Nam Phi đăng quang Hoa hậu Thế giới 2014, Đám cưới ngọt ngào của Huyền Lizzie, Nhật Kim Anh, Sơn Tùng M-Tp là mỹ nam của năm, Hollywood lại chấn động vì bị tin tặc tấn công, Jennifer Lawrence được tìm nhiều nhất trên Google năm 2014,...

  • Ban tin suc khoe tuan tu 142012
    Bản tin sức khỏe tuần (từ 14-20/12)

    Vụ sản phụ băng huyết tử vong: Gia đình yêu cầu bệnh viện bồi thường 1,5 tỷ đồng; 7 nguyên nhân hàng đầu gây bệnh ung thư năm 2014; Những loại vắc-xin cần tiêm cho trẻ sơ sinh; Ấn tượng những xu hướng bầu bí hot nhất năm 2014;10 điều tiếp tục diễn ra trên cơ thể người chết; Tôm khô cao su được sản xuất thế nào?... là những tin sức khỏe nổi bật tuần qua.

  • Tin An ninh Phap luat tuan qua 1412 2012
    Tin An ninh - Pháp luật tuần qua (14/12 - 20/12)

    Những chuyện hy hữu ở chốn pháp đình; Đằng sau những vụ án chồng giết vợ; 5 vụ án hình sự nhiều người quan tâm năm 2014; Những lời cuối cùng nổi tiếng của tử tù trước giờ trả án; Lĩnh án 30 năm tù - vĩ thanh buồn cho “bầu” Kiên; Nhìn lại 4 vụ án oan 'tốn giấy mực' trong năm 2014;.......là những tin đáng chú ý trong tuần.