Thứ năm, 22 Tháng năm 2008, 07:36 GMT+7

Lập kế hoạch hiệu quả

Lên kế hoạch là quá trình bạn xem xét quỹ thời gian và dự định bạn sẽ làm gì để đạt được những mục tiêu đã đề ra.

Sử dụng một thời gian biểu hợp lý sẽ có thể giúp bạn:

• Biết được bạn sẽ đạt được điều gì với quỹ thời gian của mình.

• Lên kế hoạch để tận dụng được thời gian có sẵn một cách tốt nhất.

• Dành đủ thời gian cho những gì bạn nhất định phải làm.

• Có một quỹ thời gian đối phó với những điều bất ngờ xảy ra.

• Tối thiểu hóa stress bằng cách tránh cam kết những điều quá sức.

Một kế hoạch thông suốt giúp cho bạn kiểm soát được những cam kết của mình trong khi bạn vẫn có thời gian để làm những việc quan trọng khác. Do vậy, nó chính là vũ khí quan trọng nhất giúp bạn đối phó với sự quá tải trong công việc.

Làm thế nào để sử dụng công cụ này

Tốt nhất là hãy lên kế hoạch theo một qui trình thường xuyên, chẳng hạn như khởi đầu mỗi tuần. Đi theo những bước sau đây để lên kế hoạch của bạn:

1. Bắt đầu bằng cách xác định thời gian bạn muốn cho từng công việc. Điều này sẽ phụ thuộc vào cách thiết kế công việc của bạn và những mục tiêu cá nhân trong cuộc đời.

2. Xác định rõ những hành động bạn buộc phải làm để hoàn thành tốt công việc. Ví dụ như bạn làm công tác quản lý con người, vậy thì bạn phải dành thời gian để đào tạo, giám sát và xử lý những vấn đề phát sinh. Tương tự, bạn phải dành thời gian để nói chuyện với sếp và những nhân viên cấp dưới của bạn. (Trong một thời gian ngắn, nếu bạn không chú ý đến họ thì những nỗ lực quản lý thời gian tốt nhất của bạn chắc chắn sẽ bị chệch hướng nếu như bạn không dành một chút thời gian nào cho những người quan trọng trong cuộc đời bạn).

3. Xem xét lại danh sách những việc cần làm của bạn và lên kế hoạch cho những hoạt động cần ưu tiên và khẩn cấp cũng như những nhiệm vụ cần thiết phải duy trì mà không thể tránh hoặc giao phó cho ai khác.

4. Vạch ra quỹ thời gian đối phó một với những điều xảy ra bất ngờ một cách thích hợp. Nhờ kinh nghiệm bạn sẽ biết nó cần bao nhiêu thời gian. Thông thường, càng có nhiều việc bất ngờ xảy ra, quỹ thời gian đối phó càng cần nhiều. Sự thực là nhiều người có công việc thường xuyên bị gián đoạn: nhiều cuộc nghiên cứu đã chỉ ra rằng các giám giám đốc/trưởng phòng mất trung bình 6 phút để hoàn thành một việc nếu như nó không bị gián đoạn. Rõ ràng là bạn không thể biết khi nào sự gián đoạn sẽ xảy ra. Tuy nhiên, hãy để những khoảng trống trong thời gian biểu, bạn có thể linh hoạt sắp xếp lại kế hoạch để đối phó một cách hiệu quả với những vấn đề cấp bách xảy ra.

5. Những khoảng thời gian để trống chính là khoảng thời gian tuỳ ý của bạn: thời gian để bạn làm những gì ưu tiên hoặc để thực hiện mục tiêu cá nhân. Xem lại danh sách những việc ưu tiên cần làm và những mục tiêu cá nhân, ước định thời gian thực hiện cần thiết và đưa chúng vào thời gian biểu.

Khi bạn đã thực hiện được 5 bước trên, có thể bạn sẽ thấy mình còn rất ít thời gian hoặc chẳng còn chút thời gian tuỳ ý nào. Trong trường hợp này, xem xét lại những giả định bạn đã sử dụng trong 4 bước đầu tiên và hỏi xem liệu những việc đó có thực sự cần thiết hay không, liệu bạn có thể giao chúng cho người khác làm được không hoặc liệu bạn có thể rút ngắn thời gian làm những việc đó không.

Bạn nên nhớ rằng một trong những cách quan trọng nhất để đạt được thành công là tối đa hoá hiệu quả công việc mà họ có thể đạt được với quỹ thời gian của mình. Sự gia tăng khối lượng công việc hoàn thành mà họ có thể kiểm soát được là giao việc cho người khác, dùng tiền mướn thêm nhân công khi cần thiết, sử dụng công nghệ để tự động hoá càng nhiều việc càng tốt. Nhân cơ hội này cũng nên xem lại danh sách những việc cần làm và mục tiêu cá nhân. Có những mục tiêu bạn đặt ra không phù hợp với quỹ thời gian bạn có hoặc bạn đang đảm nhiệm thêm quá nhiều công việc riêng lẻ khác hoặc bạn có quá xem trọng mọi việc hơn mức bình thường không.

Nếu như quỹ thời gian tuỳ ý của bạn vẫn eo hẹp, có lẽ bạn cần phải điều chỉnh lại khối lượng công việc.

Những điểm then chốt

Lên kế hoạch là quá trình bạn dự định sử dụng thời gian của mình như thế nào. Nếu bạn biết cách lên kế hoạch, bạn có thể giảm stress và tối đa hoá hiệu quả công việc của mình. Đây cũng được coi như một trong những kỹ năng quản lý thời gian quan trọng nhất.

Trước khi bạn có thể lên kế hoạch hợp lý, bạn cần có một hệ thống lên kế hoạch hiệu quả. Nó có thể là một cuốn nhật ký, cuốn lịch, bảng biểu vạch ra trên giấy hoặc gói phần mềm như MS Outlook. Giải pháp tốt nhất phụ thuộc vào hoàn cảnh của bạn.

Lên kế hoạch là một quá trình gồm 5 bước như sau:

1. Xác định quỹ thời gian bạn có.

2. Vạch ra những nhiệm vụ cần thiết bạn phải tiến hành để đạt được thành công.

3. Ưu tiên cho những nhiệm vụ khẩn và những sinh hoạt cá nhân tất yếu.

4. Dành thời gian đề phòng cho những vấn đề phát sinh đột xuất.

5. Thời gian còn lại dành cho những sinh hoạt mà bạn ưu tiên và hướng đến những mục tiêu cá nhân.

Nếu bạn vẫn cảm thấy rằng mình còn rất ít thời gian hoặc chẳng còn chút thời gian tuỳ ý nào, hãy xem xét lại những giả định bạn đã sử dụng trong 4 bước đầu tiên.

(theo JobViet)
Việt Báo

TIN Việc Làm NỔI BẬT

Ngân hàng ồ ạt cho vay mua nhà

Cho vay doanh nghiệp khó khăn, các ngân hàng tìm cách đẩy mạnh cho vay tiêu dùng, trong đó nhắm tới nhu cầu mua sắm, sửa chữa nhà ở. Nhưng với kỳ vay dài hạn luôn ẩn chứa rủi ro không chỉ với các ngân hàng mà cả nền kinh tế.

Nhận xét tin Lập kế hoạch hiệu quả

Ý kiến bạn đọc

Viết phản hồi

Bạn có thể gửi nhận xét, góp ý hay liên hệ về bài viết Lập kế hoạch hiệu quả bằng cách gửi thư điện tử tới Lien He Bao Viet Nam. Xin bao gồm tên bài viết Lap ke hoach hieu qua ở dạng tiếng Việt không dấu. Hoặc Lập kế hoạch hiệu quả ở dạng có dấu. Bài viết trong chuyên đề Đời Sống Công Sở của chuyên mục Việc Làm.

Planning for effective
planning, scheduling, problems, time may be effective, objectives, tasks, gain, make, fund, most, spent, I

Planning is the process you consider the time and plans to fund what would you do to achieve the objectives set out ..

CÓ THỂ BẠN QUAN TÂM


  • Thoi su 24h2310 Nu tai xe dam 10 nguoi nhap vien
    Thời sự 24h(23/10): Nữ tài xế đâm 10 người nhập viện

    Tách huyện Phú Quốc, Kiên Giang bầu Phó chủ tịch; Sở Y tế báo cáo khẩn vụ bé gái tử vong ở Quốc Oai; Khoảnh khắc hiếm thấy của các BTV nổi tiếng VTV; Nữ tài xế đâm 10 người nhận đạp nhầm chân ga

  • Thoi su 24h2110 Ong Ba Thanh vang mat tai ky hop QH
    Thời sự 24h(21/10): Ông Bá Thanh vắng mặt tại kỳ họp QH

    Ông Nguyễn Bá Thanh vắng mặt tại kỳ họp QH; Điều lạ ở ‘lãnh địa’ của xe quá tải; Dư luận trái chiều về cái chết của TTGT nhảy lầu; Trưởng phòng y tế huyện bị chém vỡ sọ...

  • Thoi su 24h1810 No kinh hoang tai TPHCM
    Thời sự 24h(18/10): Nổ kinh hoàng tại TP.HCM

    Vì sao BS Tường không bị truy tố tội "Giết người"?; Nữ PGĐ Sở nói gì về vụ ẩu đả tại khách sạn; Trộm đột nhập siêu thị đã qua mặt bảo vệ thế nào; Thiếu nữ lớp 9 bị cố tình đánh chết để bịt đầu mối...

  • Thoi su 24h1710 Mr Dam lai vung tien choi troi
    Thời sự 24h(17/10): Mr Đàm lại vung tiền chơi trội

    Sự cố sập hàng loạt website: Nghi vấn bị phá hoại; Xuất hiện xe đặc chủng 13 tỷ chuyên ‘bắt’ xe quá tải; Mr.Đàm lại vung tiền chơi trội; Bộ CA điều tra vụ tàu Sunrise 689 bị cướp biển; Cảnh khó tin tại đường trên cao Hà Nội; 

  • Thoi su 24h1610 HN sap phat nguoi thong qua camera
    Thời sự 24h(16/10): HN sắp "phạt nguội" thông qua camera

    Bệnh viện lớn nhất TPHCM lên tiếng vụ đấu thầu thuốc; Phá đường dây mại dâm trăm đô, chỉ tiếp khách Tây; Hà Nội sắp "phạt nguội" thông qua 450 camera; Giết cha ở Vĩnh Long mang xác lên Sài Gòn phi tang;

  • Ban tin suc khoe tuan 121810
    Bản tin sức khỏe tuần (12-18/10)

    Nguy cơ dịch Ebola vào Việt Nam là rất cao; Tâm sự của một bác sĩ: "Ở Việt Nam có nhiều Nina Phạm thầm lặng"; Sốc với công nghệ “thổi phồng” gà còi thành béo căng; 5 cách đơn giản tính chính xác tuổi thai; 3 dấu hiệu thần kinh vô cùng nguy hiểm ở trẻ nhỏ;Học lỏm bí quyết giảm cân an toàn kiệu quả kiểu Hàn Quốc; Sử dụng máy tính bảng gây hại đến xương và vai; Lý do tình dục mùa thu viên mãn nhất trong năm; Chữa mồ hôi tay, chân triệt để nhờ lá lốt...là những tin sức khỏe nổi bật tuần qua.

  • Nghin le chuyen tuan qua 1210 1810
    Nghìn lẻ chuyện tuần qua (12/10 - 18/10)

    Nổ lớn tại TP.HCM: Hóa chất nồng nặc, mảnh thi thể vương vãi; Hộp đen tàu Sunrise 689 biến mất, Bộ Công an vào cuộc; Hà Nội phạt nguội vi phạm giao thông bằng camera: Khó khả thi; Xe điên đâm liên tiếp trên đường Phạm Hùng; Rắn độc tràn về làng tấn công người dân ở Nghệ An ... là những tin tức nổi bật được dư luận quan tâm trong tuần qua.

  • Toan canh Showbiz tuan 1210 1810
    Toàn cảnh Showbiz tuần (12/10 – 18/10)

    Nghi án Khánh My làm "đào" quán karaoke, Elly Trần thừa nhận có con, Việt Hương và dàn sao Việt bị đối xử tệ bạc ở Nhật, Hương Tràm 'đá đểu' Robbey, Hà Anh bị cấm diễn 3 tháng, Nhóm F Band dùng khăn Piêu của người Thái làm khổ trong X-Factor, Xuân Lan vướng nghi vấn sinh con với đàn ông đã có vợ, Yanbi bị dân mạng "ném đá" vì miệt thị người đồng tính, Siêu mẫu Võ Hoàng Yến bị tố làm gãy tay đồng nghiệp, Moon Geun Young có bầu dù đã chia tay Kim Bum, Chae Rim hạnh phúc trong ngày lên xe hoa lần 2 là những thông tin giải trí nổi bật trong tuần qua.

  • Tin An ninh Phap luat tuan qua 1210 1810
    Tin An ninh - Pháp luật tuần qua (12/10 - 18/10)

    Nữ sinh lớp 12 giết cán bộ huyện trong nhà nghỉ; Bàng hoàng những vụ "ngáo đá" lên cơn giết người; Nữ sinh giết con rồi đốt xác để giấu chuyện mang thai; Diễn biến mới vụ TMV Cát Tường ném xác nạn nhân xuống sông; Đến tòa ly hôn, vợ đâm chết chồng trước sân tòa án; Ly cà phê cuối cùng của tử tù đầu tiên bị tiêm thuốc độc;.......là những tin đáng chú ý trong tuần.

  • The gioi noi bat tuan qua tu 12101810
    Thế giới nổi bật tuần qua (từ 12/10-18/10)

    Căng thẳng Trung - Hàn sau vụ ngư dân Trung Quốc bị bắn chết; Sự xuất hiện của lãnh đạo Kim Jong-un với hình ảnh chống gậy; Biểu tình tại Hồng Kông vẫn căng thẳng; Thế giới tiếp tục cuộc chiến chống dịch bệnh Ebola; ... là những tin tức nổi bật trong tuần qua.