Thứ bảy, 02 Tháng hai 2008, 07:30 GMT+7

Kỹ năng cho nhân viên văn phòng

Bạn ngán ngẩm nhìn vào bàn làm việc với những mớ tài liệu chất ngất? Rất nhiều việc cần làm ngay mà không biết nên làm việc gì trước, việc gì sau?

Bạn đang mắc căn bệnh điển hình của các nhân viên văn phòng thời hiện đại. Những mẹo nhỏ và kinh nghiệm sau đây có thể là phương pháp trị liệu căn bệnh nan y đó.

Nhiều người dùng rất nhiều phương tiện hiện đại để lập lịch làm việc như sử dụng máy tính với phần mềm chuyên dụng (Microsoft Schedule); lịch để bàn điện tử; ghi nhớ thông tin vào máy điện thoại di động; ghi vào lịch để bàn… Tuy vậy, tất cả những thứ đó vẫn chưa thay thế được phương pháp truyền thống, rất đơn giản và hiệu quả, đó là: một cuốn sổ và một chiếc bút.

Gạch đầu dòng những việc bạn sẽ làm và sau khi đã thực hiện thì lấy bút gạch đi. Lịch làm việc là vật bất ly thân của bạn, nó theo bạn mọi nơi, mọi lúc - lên thư viện, đi làm, đi học thêm, gối đầu giường khi ngủ và ngay cả trong toa-lét (riêng khả năng cơ động này sổ và bút cũng đã hơn đứt laptop). Hơn nữa, nếu chỉ dùng máy tính, bạn sẽ trở nên rất phụ thuộc vào nó, mất điện, trục trặc phần mềm hay virus là điều không thể tránh được.

Rèn luyện óc tổ chức

Hãy tự đặt cho mình ba câu hỏi sau: Bạn có biết chìa khóa xe máy hiện tại của bạn đang nằm chính xác ở đâu không? Bạn có biết 9h sáng ngày mai bạn sẽ làm gì hay không? Bạn có nhớ được hết ngày sinh của mọi người trong gia đình hay không? Nếu bạn trả lời là: không hoặc không biết thì bạn chưa có óc tổ chức công việc.

Giải pháp đơn giản: rèn luyện. Tôi viết ra tất cả những việc sẽ phải làm và làm theo những gì đã viết. Sắp xếp một không gian làm việc của riêng mình sao cho mọi vật dụng trong phòng làm việc cũng như trong gia đình điều có mục đích của nó. Nếu một vật dụng tồn tại không có mục đích trong tầm mắt của tôi thì tốt nhất xếp chúng ra chỗ khác.

Sắp xếp lại tài liệu trong máy tính

Người ta gọi màn hình máy tính là desktop (mặt bàn). Nhiệm vụ của bạn là phải bày biện mặt bàn đó làm sao cho thuận tiện, bố trí tài liệu hợp lý vào các ngăn kéo để khi cần có thể tìm được ngay. Và cách tổ chức theo dạng thư mục hình cây là một trong những cách rất hiệu quả.

Trong từng thư mục bạn lại tổ chức thành các tệp dữ liệu. Như vậy sẽ tiết kiệm thời gian khi tìm kiếm. Bạn phân chia nhỏ thành càng nhiều thư mục con càng tốt chứ không nên nhét hết tất cả các tệp vào My documents. Để dễ nhớ nên ghi lại các thư mục, các tệp tài liệu để dễ tìm hơn.

Sắp xếp bàn làm việc

Phần trên là bạn đã sắp xếp bàn làm việc ảo. Bây giờ sẽ sắp xếp mặt bàn làm việc thật.

Bàn làm việc nên được sắp xếp gọn gàng và ít tài liệu trên đó. Nhiều người để bàn làm việc của mình như một biển tài liệu chất ngất, nhìn đã thấy choáng không biết bắt đầu từ việc gì. Mọi thứ bạn cần như văn phòng phẩm bạn phải đặt sao cho dễ lấy, dễ sử dụng.

Sắp xếp thứ tự ưu tiên của từng công việc

Có bốn phương pháp cơ bản:

- Đánh số độ khẩn cấp: việc rất gấp đánh số (1), việc bình thường đánh số (2), việc không gấp đánh số (3).

- Dùng bút để đánh dấu công việc: việc cần làm ngay dùng bút đỏ, việc bình thường dùng bút xanh, việc có thể làm sau dùng bút đen.

- Phân loại các giấy tờ công việc vào các cặp tài liệu có màu khác nhau. Việc khẩn cấp cho vào cặp màu đỏ; việc bình thường cho vào cặp màu xanh; việc không gấp cho vào cặp màu đen. Khi bạn trình giấy tờ cho sếp, dần dần các sếp sẽ biết được ám hiệu đó để xử lý ngay những việc khẩn cấp.

- Dùng các phương pháp kỹ thuật để xác định thời gian phải hoàn thành công việc: có nhiều phương pháp nhưng điển hình là phương pháp dùng sơ đồ Găng.

Ngày thứ sáu sắp xếp lại toàn bộ các tài liệu làm việc trong tuần. Mỗi tuần, bạn chỉ mất khoảng 30 phút nhưng bàn làm việc của bạn sẽ sáng sủa hẳn. Năng suất lao động của bạn sẽ tăng lên rất nhiều.

Muốn vậy, bạn hãy trả lời ba câu hỏi sau: Bạn có cần tài liệu này không? Bạn đã dùng tài liệu này chưa? Tài liệu này có ích không? Nếu câu trả lời là: Không hoặc không biết thì bạn cho luôn tài liệu đó vào thùng rác cho gọn.

Hãy biết từ chối nếu sếp giao quá nhiều việc

Nếu bạn đã có quá nhiều việc, nếu sếp giao thêm việc sẽ ảnh hưởng đến chất lượng công việc thì bạn nên tế nhị từ chối. Nhiều khi người quản lý đánh giá nhân viên qua hiệu quả công việc chứ không phải qua số lượng công việc.

Cảnh giác với các phương tiện kỹ thuật cao

Mọi vật dụng và phương tiện làm việc dù hiện đại đến đâu thì đều có tính hai mặt.

Internet mang lại nhiều tiện ích cho cuộc sống tạo ra một cuộc cách mạng thực sự nhưng cũng là cái bẫy thời gian. Nếu bạn say mê thì nó sẽ ngốn không biết bao nhiêu thời gian của bạn và cuối cùng bạn không có thì giờ để làm những việc khác.

Điện thoại di động chỉ có ích khi coi nó là phương tiên liên lạc nhưng nhiều người liên tục thay đổi điện thoại cho hợp mốt. Như vậy máy móc không phải để phục vụ con người mà con người trở thành nô lệ của máy móc.

Xác định được việc gì là việc quan trọng

Điều này rất quan trọng nếu bạn làm công tác quản lý. Tất cả các cán bộ quản lý từ quản lý 2-3 người cho đến nguyên thủ quốc gia có giỏi hay không chỉ phân biệt được ở chỗ: Họ biết việc nào là việc quan trọng, việc nào là việc mấu chốt.

Đây là một việc khó, đòi hỏi nhà quản lý có sự nhạy cảm đặc biệt có thể xác định được những việc có khả năng nảy sinh rắc rối. Nhà quản lý tồi hay đi vào những công việc chi tiết mà cấp dưới có thể làm được trong khi lơ là, bỏ qua những việc quan trọng.

Bạn phải loại bỏ sự rắc rối ngay từ khi nó mới còn trong trứng nước để tránh phức tạp sau này. Điều đó luôn giúp bạn chủ động trong mọi lĩnh vực.

(theo SVVN)
Việt Báo

Nhận xét tin Kỹ năng cho nhân viên văn phòng

Ý kiến bạn đọc

Viết phản hồi

Bạn có thể gửi nhận xét, góp ý hay liên hệ về bài viết Kỹ năng cho nhân viên văn phòng bằng cách gửi thư điện tử tới Lien He Bao Viet Nam. Xin bao gồm tên bài viết Ky nang cho nhan vien van phong ở dạng tiếng Việt không dấu. Hoặc Kỹ năng cho nhân viên văn phòng ở dạng có dấu. Bài viết trong chuyên đề Đời Sống Công Sở của chuyên mục Việc Làm.

Skills for office staff
office workers, desk, working with documents, organize ranked, what, do not know, methods, management, people, use, stylus, dynamic, mobile

bored You look at the desk with the tangle of piled material? Many do not know immediately that What worked before, what follows?.

CÓ THỂ BẠN QUAN TÂM


  • Thoi su 24h1810 No kinh hoang tai TPHCM
    Thời sự 24h(18/10): Nổ kinh hoàng tại TP.HCM

    Vì sao BS Tường không bị truy tố tội "Giết người"?; Nữ PGĐ Sở nói gì về vụ ẩu đả tại khách sạn; Trộm đột nhập siêu thị đã qua mặt bảo vệ thế nào; Thiếu nữ lớp 9 bị cố tình đánh chết để bịt đầu mối...

  • Thoi su 24h1710 Mr Dam lai vung tien choi troi
    Thời sự 24h(17/10): Mr Đàm lại vung tiền chơi trội

    Sự cố sập hàng loạt website: Nghi vấn bị phá hoại; Xuất hiện xe đặc chủng 13 tỷ chuyên ‘bắt’ xe quá tải; Mr.Đàm lại vung tiền chơi trội; Bộ CA điều tra vụ tàu Sunrise 689 bị cướp biển; Cảnh khó tin tại đường trên cao Hà Nội; 

  • Thoi su 24h1610 HN sap phat nguoi thong qua camera
    Thời sự 24h(16/10): HN sắp "phạt nguội" thông qua camera

    Bệnh viện lớn nhất TPHCM lên tiếng vụ đấu thầu thuốc; Phá đường dây mại dâm trăm đô, chỉ tiếp khách Tây; Hà Nội sắp "phạt nguội" thông qua 450 camera; Giết cha ở Vĩnh Long mang xác lên Sài Gòn phi tang;

  • Thoi su 24h1510 Bat pho chanh thanh tra GTVT
    Thời sự 24h(15/10): Bắt phó chánh thanh tra GTVT

    Chấn động làng quê vụ nữ sinh giết cán bộ huyện; Jennifer Phạm sẽ là thảm họa của Cặp đôi hoàn hảo 2014?; Cá quả Tàu tiêm thuốc mê đổ về chợ; Truy sát từ nhà đến bệnh viện vì can thiệp đụng độ trên đường

  • Thoi su 24h1410 Su co hy huu tren duong sat VN
    Thời sự 24h(14/10): Sự cố hy hữu trên đường sắt VN

    Xử lý xe quá tải "giết" đường: Không có vùng cấm!; Sự cố hy hữu trên đường sắt Việt Nam; Tài xế trong clip "ngược chiều khó tin" ở HN trình diện; Truy sát kinh hoàng từ nhà đến bệnh viện;Việt Nam sắp nhận máy bay hiện đại nhất thế giới; Công an cử người canh rắn "khủng" cực độc... là những thông tin thời sự nổi bật trong ngày 13/10.

  • Ban tin suc khoe tuan 121810
    Bản tin sức khỏe tuần (12-18/10)

    Nguy cơ dịch Ebola vào Việt Nam là rất cao; Tâm sự của một bác sĩ: "Ở Việt Nam có nhiều Nina Phạm thầm lặng"; Sốc với công nghệ “thổi phồng” gà còi thành béo căng; 5 cách đơn giản tính chính xác tuổi thai; 3 dấu hiệu thần kinh vô cùng nguy hiểm ở trẻ nhỏ;Học lỏm bí quyết giảm cân an toàn kiệu quả kiểu Hàn Quốc; Sử dụng máy tính bảng gây hại đến xương và vai; Lý do tình dục mùa thu viên mãn nhất trong năm; Chữa mồ hôi tay, chân triệt để nhờ lá lốt...là những tin sức khỏe nổi bật tuần qua.

  • Nghin le chuyen tuan qua 1210 1810
    Nghìn lẻ chuyện tuần qua (12/10 - 18/10)

    Nổ lớn tại TP.HCM: Hóa chất nồng nặc, mảnh thi thể vương vãi; Hộp đen tàu Sunrise 689 biến mất, Bộ Công an vào cuộc; Hà Nội phạt nguội vi phạm giao thông bằng camera: Khó khả thi; Xe điên đâm liên tiếp trên đường Phạm Hùng; Rắn độc tràn về làng tấn công người dân ở Nghệ An ... là những tin tức nổi bật được dư luận quan tâm trong tuần qua.

  • Toan canh Showbiz tuan 1210 1810
    Toàn cảnh Showbiz tuần (12/10 – 18/10)

    Nghi án Khánh My làm "đào" quán karaoke, Elly Trần thừa nhận có con, Việt Hương và dàn sao Việt bị đối xử tệ bạc ở Nhật, Hương Tràm 'đá đểu' Robbey, Hà Anh bị cấm diễn 3 tháng, Nhóm F Band dùng khăn Piêu của người Thái làm khổ trong X-Factor, Xuân Lan vướng nghi vấn sinh con với đàn ông đã có vợ, Yanbi bị dân mạng "ném đá" vì miệt thị người đồng tính, Siêu mẫu Võ Hoàng Yến bị tố làm gãy tay đồng nghiệp, Moon Geun Young có bầu dù đã chia tay Kim Bum, Chae Rim hạnh phúc trong ngày lên xe hoa lần 2 là những thông tin giải trí nổi bật trong tuần qua.

  • Tin An ninh Phap luat tuan qua 1210 1810
    Tin An ninh - Pháp luật tuần qua (12/10 - 18/10)

    Nữ sinh lớp 12 giết cán bộ huyện trong nhà nghỉ; Bàng hoàng những vụ "ngáo đá" lên cơn giết người; Nữ sinh giết con rồi đốt xác để giấu chuyện mang thai; Diễn biến mới vụ TMV Cát Tường ném xác nạn nhân xuống sông; Đến tòa ly hôn, vợ đâm chết chồng trước sân tòa án; Ly cà phê cuối cùng của tử tù đầu tiên bị tiêm thuốc độc;.......là những tin đáng chú ý trong tuần.

  • The gioi noi bat tuan qua tu 12101810
    Thế giới nổi bật tuần qua (từ 12/10-18/10)

    Căng thẳng Trung - Hàn sau vụ ngư dân Trung Quốc bị bắn chết; Sự xuất hiện của lãnh đạo Kim Jong-un với hình ảnh chống gậy; Biểu tình tại Hồng Kông vẫn căng thẳng; Thế giới tiếp tục cuộc chiến chống dịch bệnh Ebola; ... là những tin tức nổi bật trong tuần qua.