Thứ bảy, 02 Tháng hai 2008, 07:30 GMT+7

Kỹ năng cho nhân viên văn phòng

Bạn ngán ngẩm nhìn vào bàn làm việc với những mớ tài liệu chất ngất? Rất nhiều việc cần làm ngay mà không biết nên làm việc gì trước, việc gì sau?

Bạn đang mắc căn bệnh điển hình của các nhân viên văn phòng thời hiện đại. Những mẹo nhỏ và kinh nghiệm sau đây có thể là phương pháp trị liệu căn bệnh nan y đó.

Nhiều người dùng rất nhiều phương tiện hiện đại để lập lịch làm việc như sử dụng máy tính với phần mềm chuyên dụng (Microsoft Schedule); lịch để bàn điện tử; ghi nhớ thông tin vào máy điện thoại di động; ghi vào lịch để bàn… Tuy vậy, tất cả những thứ đó vẫn chưa thay thế được phương pháp truyền thống, rất đơn giản và hiệu quả, đó là: một cuốn sổ và một chiếc bút.

Gạch đầu dòng những việc bạn sẽ làm và sau khi đã thực hiện thì lấy bút gạch đi. Lịch làm việc là vật bất ly thân của bạn, nó theo bạn mọi nơi, mọi lúc - lên thư viện, đi làm, đi học thêm, gối đầu giường khi ngủ và ngay cả trong toa-lét (riêng khả năng cơ động này sổ và bút cũng đã hơn đứt laptop). Hơn nữa, nếu chỉ dùng máy tính, bạn sẽ trở nên rất phụ thuộc vào nó, mất điện, trục trặc phần mềm hay virus là điều không thể tránh được.

Rèn luyện óc tổ chức

Hãy tự đặt cho mình ba câu hỏi sau: Bạn có biết chìa khóa xe máy hiện tại của bạn đang nằm chính xác ở đâu không? Bạn có biết 9h sáng ngày mai bạn sẽ làm gì hay không? Bạn có nhớ được hết ngày sinh của mọi người trong gia đình hay không? Nếu bạn trả lời là: không hoặc không biết thì bạn chưa có óc tổ chức công việc.

Giải pháp đơn giản: rèn luyện. Tôi viết ra tất cả những việc sẽ phải làm và làm theo những gì đã viết. Sắp xếp một không gian làm việc của riêng mình sao cho mọi vật dụng trong phòng làm việc cũng như trong gia đình điều có mục đích của nó. Nếu một vật dụng tồn tại không có mục đích trong tầm mắt của tôi thì tốt nhất xếp chúng ra chỗ khác.

Sắp xếp lại tài liệu trong máy tính

Người ta gọi màn hình máy tính là desktop (mặt bàn). Nhiệm vụ của bạn là phải bày biện mặt bàn đó làm sao cho thuận tiện, bố trí tài liệu hợp lý vào các ngăn kéo để khi cần có thể tìm được ngay. Và cách tổ chức theo dạng thư mục hình cây là một trong những cách rất hiệu quả.

Trong từng thư mục bạn lại tổ chức thành các tệp dữ liệu. Như vậy sẽ tiết kiệm thời gian khi tìm kiếm. Bạn phân chia nhỏ thành càng nhiều thư mục con càng tốt chứ không nên nhét hết tất cả các tệp vào My documents. Để dễ nhớ nên ghi lại các thư mục, các tệp tài liệu để dễ tìm hơn.

Sắp xếp bàn làm việc

Phần trên là bạn đã sắp xếp bàn làm việc ảo. Bây giờ sẽ sắp xếp mặt bàn làm việc thật.

Bàn làm việc nên được sắp xếp gọn gàng và ít tài liệu trên đó. Nhiều người để bàn làm việc của mình như một biển tài liệu chất ngất, nhìn đã thấy choáng không biết bắt đầu từ việc gì. Mọi thứ bạn cần như văn phòng phẩm bạn phải đặt sao cho dễ lấy, dễ sử dụng.

Sắp xếp thứ tự ưu tiên của từng công việc

Có bốn phương pháp cơ bản:

- Đánh số độ khẩn cấp: việc rất gấp đánh số (1), việc bình thường đánh số (2), việc không gấp đánh số (3).

- Dùng bút để đánh dấu công việc: việc cần làm ngay dùng bút đỏ, việc bình thường dùng bút xanh, việc có thể làm sau dùng bút đen.

- Phân loại các giấy tờ công việc vào các cặp tài liệu có màu khác nhau. Việc khẩn cấp cho vào cặp màu đỏ; việc bình thường cho vào cặp màu xanh; việc không gấp cho vào cặp màu đen. Khi bạn trình giấy tờ cho sếp, dần dần các sếp sẽ biết được ám hiệu đó để xử lý ngay những việc khẩn cấp.

- Dùng các phương pháp kỹ thuật để xác định thời gian phải hoàn thành công việc: có nhiều phương pháp nhưng điển hình là phương pháp dùng sơ đồ Găng.

Ngày thứ sáu sắp xếp lại toàn bộ các tài liệu làm việc trong tuần. Mỗi tuần, bạn chỉ mất khoảng 30 phút nhưng bàn làm việc của bạn sẽ sáng sủa hẳn. Năng suất lao động của bạn sẽ tăng lên rất nhiều.

Muốn vậy, bạn hãy trả lời ba câu hỏi sau: Bạn có cần tài liệu này không? Bạn đã dùng tài liệu này chưa? Tài liệu này có ích không? Nếu câu trả lời là: Không hoặc không biết thì bạn cho luôn tài liệu đó vào thùng rác cho gọn.

Hãy biết từ chối nếu sếp giao quá nhiều việc

Nếu bạn đã có quá nhiều việc, nếu sếp giao thêm việc sẽ ảnh hưởng đến chất lượng công việc thì bạn nên tế nhị từ chối. Nhiều khi người quản lý đánh giá nhân viên qua hiệu quả công việc chứ không phải qua số lượng công việc.

Cảnh giác với các phương tiện kỹ thuật cao

Mọi vật dụng và phương tiện làm việc dù hiện đại đến đâu thì đều có tính hai mặt.

Internet mang lại nhiều tiện ích cho cuộc sống tạo ra một cuộc cách mạng thực sự nhưng cũng là cái bẫy thời gian. Nếu bạn say mê thì nó sẽ ngốn không biết bao nhiêu thời gian của bạn và cuối cùng bạn không có thì giờ để làm những việc khác.

Điện thoại di động chỉ có ích khi coi nó là phương tiên liên lạc nhưng nhiều người liên tục thay đổi điện thoại cho hợp mốt. Như vậy máy móc không phải để phục vụ con người mà con người trở thành nô lệ của máy móc.

Xác định được việc gì là việc quan trọng

Điều này rất quan trọng nếu bạn làm công tác quản lý. Tất cả các cán bộ quản lý từ quản lý 2-3 người cho đến nguyên thủ quốc gia có giỏi hay không chỉ phân biệt được ở chỗ: Họ biết việc nào là việc quan trọng, việc nào là việc mấu chốt.

Đây là một việc khó, đòi hỏi nhà quản lý có sự nhạy cảm đặc biệt có thể xác định được những việc có khả năng nảy sinh rắc rối. Nhà quản lý tồi hay đi vào những công việc chi tiết mà cấp dưới có thể làm được trong khi lơ là, bỏ qua những việc quan trọng.

Bạn phải loại bỏ sự rắc rối ngay từ khi nó mới còn trong trứng nước để tránh phức tạp sau này. Điều đó luôn giúp bạn chủ động trong mọi lĩnh vực.

(theo SVVN)
Việt Báo

Nhận xét tin Kỹ năng cho nhân viên văn phòng

Ý kiến bạn đọc

Viết phản hồi

Bạn có thể gửi nhận xét, góp ý hay liên hệ về bài viết Kỹ năng cho nhân viên văn phòng bằng cách gửi thư điện tử tới Lien He Bao Viet Nam. Xin bao gồm tên bài viết Ky nang cho nhan vien van phong ở dạng tiếng Việt không dấu. Hoặc Kỹ năng cho nhân viên văn phòng ở dạng có dấu. Bài viết trong chuyên đề Đời Sống Công Sở của chuyên mục Việc Làm.

Skills for office staff
office workers, desk, working with documents, organize ranked, what, do not know, methods, management, people, use, stylus, dynamic, mobile

bored You look at the desk with the tangle of piled material? Many do not know immediately that What worked before, what follows?.

CÓ THỂ BẠN QUAN TÂM




  • Su kien quoc te noi bat 248 den 308
    Sự kiện quốc tế nổi bật (24-8 đến 30-8)

    Israel – Palestine đạt được thỏa thuận ngừng bắn dài hạn, Mỹ hợp tác với Syria để chống phiến quân tự xưng là Nhà nước Hồi giáo (IS), cuộc gặp giữa Tổng thống Nga Vladimir Putin và Tổng thống Ukcraine Petro Poroshenko không có tiến triển nào đáng kể... là những tin đáng chú ý trong tuần qua.

  • Nghin le chuyen tuan qua 2408 3008
    Nghìn lẻ chuyện tuần qua (24/08 - 30/08)

    4.000 tỷ đồng "số hóa" SGK: Nghi vấn trục lợi từ máy tính bảng; Sư tử TQ canh di tích: Tha hóa về biểu trưng văn hóa! ; Phó phòng Bộ Công Thương nhận tiền "lót tay" công khai.... là những tin tức nổi bật được dư luận quan tâm trong tuần qua (24/08 - 30/08)

  • Toan canh Showbiz tuan 2408 3008
    Toàn cảnh Showbiz tuần (24/08 – 30/08)

    Siêu mẫu Thanh Hằng bị tố vô cảm sau khi gây tai nạn, Hương Tràm lộ nội y phản cảm, Khánh Ly công bố thủ bút tác quyền của Trịnh Công Sơn, An Nguy bất ngờ viết tâm thư gửi Toàn Shinoda, Những hình ảnh ấn tượng tại lễ trao giải MTV Music Video Awards 2014, Mỹ nam xứ Hàn Kim Hyun Joong hành hung bạn gái, Brad Pitt và Angeline Jolie đã bí mật làm đám cưới ở Pháp,...là những thông tin giải trí nổi bật trong tuần qua.

  • Tin An ninh Phap luat tuan qua 2408 3008
    Tin An ninh - Pháp luật tuần qua ( 24/08 - 30/08)

    Hàng loạt thanh niên tự hại đời vì “yêu” trẻ con; Vụ án Cát Tường – chuyện bây giờ mới kể; Những tình huống bi hài “khó đỡ” tại chốt 141; Chuyện chưa kể về cuộc vây bắt ông trùm Minh “Sâm” và đồng bọn; Những thói quen kỳ lạ của hung thủ tố cáo tội ác; .......là những tin đáng chú ý trong tuần.

  • Tong hop Doi song tuan qua 258 318
    Tổng hợp Đời sống tuần qua (25/8 - 31/8)

    Không khí của mùa Trung thu đã lan tỏa đến khắp mọi nơi, nhiều bài viết hay về Trung thu, những cách làm bánh trung thu hữu ích. Rất nhiều những câu chuyện gia đình ý nghĩa, và những câu chuyện cảm động có thật trong cuộc sống; Bố mẹ chôn sống, đánh đập con là tin nuôi dạy con gây chấn động; Tin thực phẩm bẩn, và nhiều câu chuyện đáng suy ngẫm khác...