6 quy tắc điều khiển cuộc họp thành công

6 quy tac dieu khien cuoc hop thanh cong
TS - "Cuộc họp hôm nay, như thường lệ, chúng ta sẽ đưa ra những nhận xét ngớ ngẩn và những cảm giác mơ hồ về những chuyện mình không ưa dù chẳng phải chuyện của mình".

Đó là lời phát biểu mở đầu cuộc họp của người chủ tọa trong một bộ phim hoạt hình châm biếm. Tất nhiên, đó chỉ là câu chuyện gây cười nhưng nó đã phản ánh một thực tế, phần lớn các cuộc họp thường bị gán cho nhiều điểm xấu: lãng phí thời gian, tiền của, cộng sức…chỉ để nói những câu chuyện vô bổ.

Song, vẫn còn có những cuộc họp được tổ chức và điều khiển một cách nghiêm túc, khoa học và hiệu quả, điển hình là tại Google , với tài tổ chức và điều khiển của Marissa Mayer - Phó Chủ Tịch phụ trách. Tổ chức trung bình 70 cuộc họp mỗi tuần, Mayer được xem là chuyên gia trong lĩnh vực này.

Để cho cuộc họp diễn ra sôi nổi nhưng vẫn giữ được không khí thân thiện, làm cho các thành viên cảm thấy hăng hái nhưng vẫn bình tĩnh và tôn trọng lẫn nhau, Mayer có 6 quy tắc chủ yếu khi tổ chức một cuộc họp:

1. Lên lịch chi tiết cho cuộc họp

Thời gian luôn được Mayer chú trọng vì theo bà, đó chính là công cụ định hướng cuộc họp, chỉ cho các thành viên thấy họ chỉ có rất ít thời gian để nêu lên vấn đề của mình và cố gắng làm thế nào sử dụng khoảng thời gian đó một cách hiệu quả nhất.

2. Phân công người tổng hợp lại nội dung chính của cuộc họp

Vì có quá nhiều thứ phải chú ý nên việc có một người tóm tắt lại nội dung là rất quan trọng. Những người vắng mặt sẽ nhận được một bản ghi chép này, họ sẽ dễ dàng theo dõi lại cuộc họp giống như họ cũng đã tham gia.

3. Tận dụng thời gian cho những thảo luận ngắn

Mayer luôn dành thời gian cho các cuộc nói chuyện ngắn trước cuộc họp, thường là với các giám đốc Điều hành, để tranh thủ bàn bạc về các vấn đề của công ty. Chỉ trong 5-10 phút, các vấn đề sẽ được trao đổi thẳng thắn và tập trung. Việc này giúp bà hiểu được vấn đề cụ thể hơn và có những điều chỉnh, bổ sung cần thiết cho cuộc họp chính thức.

4. Tranh thủ thời gian ở văn phòng để họp

Có bằng kỹ sư về công nghệ máy tính, Mayer từng có thời gian giảng dạy bộ môn này tại Đại học Stanfors, nơi bà đã gặp Sergey Brin và Larry Page .

Thói quen khi còn làm việc ở trường đã cho bà một cách họp rất hay: mỗi ngày 90 phút, bắt đầu từ 4 giờ chiều, bà sẽ tiếp chuyện các nhân viên hay nhà quản lý muốn trao đổi vối bà về chiến dịch marketing hay một ý tưởng thiết kế mới. Họ đến trước cửa phòng làm việc của Mayer, điền tên mình vào bảng treo trước cửa. Bà sẽ dành ra 15 phút để tiếp từng người theo thứ tự ai đến trước vào cửa trước.

Mayer nói: “Với cách làm này, rất nhiều ý tưởng hay đã thành hiện thực và các nhân viên của tôi có thể trao đổi về chúng ngay khi chúng vừa lóe lên. Điều này giúp cho họ luôn phấn khích và tràn đầy cảm hứng sáng tạo”.

5. Không bình luận suông, hãy đưa ra bằng chứng

Tính thuyết phục của ý tưởng và tâm huyết của người sáng tạo sẽ làm cho ý tưởng đó gây được ấn tượng nhất. Khi phản bác lập luận hoặc cách giải quyết vấn đề của người khác, phải luôn đưa ra được hướng giải quyết mới và tuyệt đối không dùng những cụm từ: ”tôi có cảm giác…”,”E rằng…”, hình như…”.

Thay vì phát biểu ”Tôi thích backgroud màu xanh”, hãy phát biểu: ”Khi chạy thử Backgroud này tôi thấy hiệu quả của nó tốt hơn cái cũ 10%”.

6. Luôn tuân thủ thời gian quy định

Áp lực về thời gian trong cuộc họp luôn là yếu tố mà nhân viên phải chú ý. Chiếc đồng hồ khổng lồ trên tường sẽ đếm ngược thời gian. Và khi một người nào đó trình bày cùng chiếc máy chiếu, khi hết thời gian cho phép thì máy chiếu cũng sẽ bị ngắt.

Tuy áp lực về thời gian cao như vậy, nhưng Mayer luôn có cách nhắc nhở một cách hài hước và khéo léo, làm cho người trình bày không phải lúng túng khi gần hết giờ mà trình bày chưa xong.

Với cách tổ chức đó, những cuộc họp của Google luôn đạt hiệu quả. Nhưng không chắc là nó sẽ phù hợp với hoàn toàn với công ty của bạn, mà chỉ có thể là những gợi ý hữu ích giúp bạn tìm được cách tổ chức cuộc họp tốt nhất, làm cho cuộc họp không còn cảnh ngủ gà ngủ gật, hay cãi cọ, gây gổ.

Nguồn: NEIL ASHWOO - Tạp chí Nhịp cầu đầu tư

Việt Báo

Video được xem nhiều nhất

Người đàn ông chọc dao đổ chất lạ vào mít, xem ngay để tránh nha mọi người
00:00 / --:--

Video nổi bật

Xem tiếp chủ đề: Kinh nghiệm quản lí

TIN Việc Làm NỔI BẬT

Khác biệt ‘đỉnh’ của đôi ta

Theo quan điểm của các nhà khoa học, “đỉnh” của các chị em có nhiều khác biệt so với nam giới và còn là một vấn đề cần được nghiên cứu nhiều hơn nữa.

Nhận xét tin 6 quy tắc điều khiển cuộc họp thành công

Ý kiến bạn đọc

Viết phản hồi

Bạn có thể gửi nhận xét, góp ý hay liên hệ về bài viết 6 quy tắc điều khiển cuộc họp thành công bằng cách gửi thư điện tử tới Lien He Bao Viet Nam. Xin bao gồm tên bài viết 6 quy tac dieu khien cuoc hop thanh cong ở dạng tiếng Việt không dấu. Hoặc 6 quy tắc điều khiển cuộc họp thành công ở dạng có dấu. Bài viết trong chuyên đề của chuyên mục Việc Làm.

6 control rules meeting success
as usual, meetings, time, control, organization, rules, giving, story, Mayer, who, I, 6

"The meeting Today, as usual, we will make silly remarks and the vague feeling of unpleasant things about her though not "..

Xem tiếp: Việc Làm


  • Thoi su 24h0402 Virus Zika teo nao lay qua duong quan he
    Thời sự 24h(04/02): Virus Zika teo não lây qua đường quan hệ

    Những lần “trảm tướng” nhanh như chớp của Bộ trưởng Thăng; Hành trình vây bắt đối tượng có lệnh truy nã đặc biệt nguy hiểm; Hành lý của khách bị rạch ở sân bay: Thanh tra Bộ GTVT vào cuộc; Phá trọng án trong những ngày Tết nguyên đán đã cận kề;Câu chuyện giảm nghèo chưa bao giờ dừng lại;... là những tin tức thời sự nổi bật ngày 04/02/2016.

  • Thoi su 24h0302 Dot phao no co the bi tu den 7 nam
    Thời sự 24h(03/02): Đốt pháo nổ có thể bị tù đến 7 năm

    Sửa tàu Cát Linh-Hà Đông, Trung Quốc chưa nghe: Tội hình thức; “Ngáo đá” khống chế hai cháu bé, dọa dội nước sôi; "Choáng" với quy trình sản xuất chè Đinh 3 triệu đồng/kg; Sự thật sau lời đồn về cái chết bí ẩn của nam sinh trên cầu; Liên tiếp có nhiều trẻ em nhập viện vì ngộ độc chì trong thuốc cam;... là những tin tức thời sự nổi bật ngày 03/02/2016.

  • Thoi su 24h0202 sap bay lua doi 3 trieu lay 12 trieu
    Thời sự 24h(02/02): sập bẫy lừa đổi 3 triệu lấy 12 triệu

    3/14 mẫu thực phẩm phục vụ Tết không đạt chất lượng; 102 người đi bộ bị xử phạt trong ngày đầu: "Cần nhưng chưa đủ"?; Bị phát hiện bột ngọt từ nguyên liệu TQ, chốt cửa tẩu tán; WHO ban bố tình trạng khẩn cấp toàn cầu về virus Zika;

  • Thoi su 24h0102 Dao mo moi chon trom di 1 phan co the
    Thời sự 24h(01/02): Đào mộ mới chôn, trộm đi 1 phần cơ thể

    Kẻ gian đào mộ mới chôn, trộm đi một phần cơ thể; Đã tháo dỡ hết biển báo dưới 50km/h sau 10 ngày; CSGT trưng dụng tài sản cá nhân, tổ chức: Luật quy định thế nào?; "Người dân đừng trộm hoa ven hồ Gươm nữa"; Đã có kết quả xét nghiệm gạo từ thiện gây ngộ độc;... là những tin tức thời sự nổi bật ngày 01/02/2016.

  • Thoi su 24h2901 Nghi pham giet vo chong dai gia o TG
    Thời sự 24h(29/01): Nghi phạm giết vợ chồng đại gia ở TG

    Nghi “ăn gạo từ thiện… ngộ độc”: Hội nạn nhân chất độc da cam lên tiếng; Hành trình phá đường dây ma túy hội quý tử con nhà giàu; Việt Nam lên phương án đối phó với virus Zika gây teo não; Sân bay Nội Bài lên tiếng vụ "vòi vĩnh": Người tố trên Facebook nói gì?; Coi chừng lỡ chuyến tàu Tết vì... vé không hợp lệ!;... là những tin tức thời sự nổi bật

  • Tet binh than 2016
    Tết bính thân 2016

    Người Việt có thói quen quan tâm tới cuộc sống cá nhân của nhau. Nhưng điều này không phải phù hợp, thậm chí thành khiếm nhã. Tết là dịp điều này thể hiện rõ nhất.

  • Xu phat nguoi di bo vi pham giao thong o HN
    Xử phạt người đi bộ vi phạm giao thông ở HN

    Tai nạn giao thông chết người do người đi bộ gây ra ở TP.HCM và Hà Nội đáng báo động.

  • Hari Won Tran Thanh Yeu that hay PR
    Hari Won - Trấn Thành: Yêu thật hay PR?

    Showbiz Việt hôm qua (3/2) dậy sóng sau khi hình ảnh MC đắt show bậc nhất hiện nay "khóa môi", cõng người yêu cũ Đinh Tiến Đạt xuất hiện trên mạng.

  • Virus Zika gay tat dau nho o tre so sinh
    Virus Zika gây tật đầu nhỏ ở trẻ sơ sinh

    Mỹ vừa ghi nhận ca lây nhiễm virus Zika gây bệnh teo não đầu tiên không phải do muỗi đốt mà dường như từ quan hệ tình dục.

  • Tien gia cong khai rao ban tren facebook
    Tiền giả công khai rao bán trên facebook

    Lợi dùng lòng tham và sự nhẹ dạ cả tin của người dân, một số đối tượng đã dùng thủ đoạn đổi tiền thật lấy tiền giả để chiếm đoạt tài sản. ------------ Xem thêm: Tiền giả công khai rao bán trên facebook, http://vietbao.vn/tp/Tien-gia-cong-khai-rao-ban-tren-facebook/13583762/ Tin nhanh Việt Nam ra thế giới vietbao.vn

  • Su kien quoc te noi bat 31162
    Sự kiện quốc tế nổi bật (31/1-6/2)

    Lệnh Hoàn Thành tiết lộ cho tình báo Mỹ bí mật thâm cung của Bắc Kinh; Hoà đàm Syria tạm ngừng do giao tranh khốc liệt trên chiến trường; Bà Clinton chính thức giành chiến thắng 'sít sao nhất lịch sử'; Viễn cảnh nước Anh rời khỏi Liên minh châu Âu đã cận kề.... là những tin chính trong tuần qua.

  • Toan canh kinh te tuan 3101 06022016
    Toàn cảnh kinh tế tuần 31/01 – 06/02/2016

    Ngày 2/2/2016 diễn ra buổi họp báo Công bố giá thành sản xuất kinh doanh điện năm 2014, ông Đinh Quang Tri – Phó tổng giám đốc Tập đoàn Điện lực Việt Nam (EVN) khẳng định chưa có kế hoạch tăng giá điện, tuy nhiên tới mùa cao điểm, doanh nghiệp 'chưa nói trước được điều gì'. Cũng trong buổi họp này, tổng kết hoạt động kinh doanh của tập đoàn này, EVN lãi hơn

  • Nghin le chuyen tuan qua 0102 05022016
    Nghìn lẻ chuyện tuần qua 01/02 - 05/02/2016

    Xử phạt người đi bộ vi phạm giao thông ở HN; CSGT trưng dụng tài sản của dân gây tranh cãi; Đề xuất mua tàu Trung Quốc cũ; Hoa trang trí ở hồ Gươm bị ăn trộm; Các điểm bắn pháo hoa giao thừa Tết Bính Thân 2016 tại 64 tỉnh, thành... là những tin tức xã hội nổi bật được dư luận quan tâm trong tuần qua.

  • Tin An ninh Phap luat tuan qua 3101 0602
    Tin An ninh - Pháp luật tuần qua (31/01 - 06/02)

    Cảnh báo nạn trộm cắp, cướp giật dịp Tết; Phận tù 'mồ côi', Tết về rưng rưng nước mắt; Tiền giả công khai rao bán trên facebook; Rượu bia ngày Tết và những hệ lụy: Từ rượu giả đến tai nạn giao thông; Hành trình cảm động của người cha qua 15 tỉnh, thành đi tìm con; Phá án là trách nhiệm chứ không phải chiến công;.....là những tin đáng chú ý.

  • Ban tin Suc khoe tuan qua 311 62
    Bản tin Sức khỏe tuần qua (31/1 - 6/2)

    Thái Lan phát hiện virus Zika, Bộ Y tế Việt Nam họp khẩn; Ăn tiết canh ngày Tết, dễ chết như chơi; Trẻ nhập viện liên tiếp vì ngộ độc chì từ thuốc cam; Không biết bị lạc nội mạc tử cung: Nhiều phụ nữ vô sinh;... là những thông tin Sức khỏe được quan tâm nhất tuần qua.