6 quy tắc điều khiển cuộc họp thành công

6 quy tac dieu khien cuoc hop thanh cong
TS - "Cuộc họp hôm nay, như thường lệ, chúng ta sẽ đưa ra những nhận xét ngớ ngẩn và những cảm giác mơ hồ về những chuyện mình không ưa dù chẳng phải chuyện của mình".

Đó là lời phát biểu mở đầu cuộc họp của người chủ tọa trong một bộ phim hoạt hình châm biếm. Tất nhiên, đó chỉ là câu chuyện gây cười nhưng nó đã phản ánh một thực tế, phần lớn các cuộc họp thường bị gán cho nhiều điểm xấu: lãng phí thời gian, tiền của, cộng sức…chỉ để nói những câu chuyện vô bổ.

Song, vẫn còn có những cuộc họp được tổ chức và điều khiển một cách nghiêm túc, khoa học và hiệu quả, điển hình là tại Google , với tài tổ chức và điều khiển của Marissa Mayer - Phó Chủ Tịch phụ trách. Tổ chức trung bình 70 cuộc họp mỗi tuần, Mayer được xem là chuyên gia trong lĩnh vực này.

Để cho cuộc họp diễn ra sôi nổi nhưng vẫn giữ được không khí thân thiện, làm cho các thành viên cảm thấy hăng hái nhưng vẫn bình tĩnh và tôn trọng lẫn nhau, Mayer có 6 quy tắc chủ yếu khi tổ chức một cuộc họp:

1. Lên lịch chi tiết cho cuộc họp

Thời gian luôn được Mayer chú trọng vì theo bà, đó chính là công cụ định hướng cuộc họp, chỉ cho các thành viên thấy họ chỉ có rất ít thời gian để nêu lên vấn đề của mình và cố gắng làm thế nào sử dụng khoảng thời gian đó một cách hiệu quả nhất.

2. Phân công người tổng hợp lại nội dung chính của cuộc họp

Vì có quá nhiều thứ phải chú ý nên việc có một người tóm tắt lại nội dung là rất quan trọng. Những người vắng mặt sẽ nhận được một bản ghi chép này, họ sẽ dễ dàng theo dõi lại cuộc họp giống như họ cũng đã tham gia.

3. Tận dụng thời gian cho những thảo luận ngắn

Mayer luôn dành thời gian cho các cuộc nói chuyện ngắn trước cuộc họp, thường là với các giám đốc Điều hành, để tranh thủ bàn bạc về các vấn đề của công ty. Chỉ trong 5-10 phút, các vấn đề sẽ được trao đổi thẳng thắn và tập trung. Việc này giúp bà hiểu được vấn đề cụ thể hơn và có những điều chỉnh, bổ sung cần thiết cho cuộc họp chính thức.

4. Tranh thủ thời gian ở văn phòng để họp

Có bằng kỹ sư về công nghệ máy tính, Mayer từng có thời gian giảng dạy bộ môn này tại Đại học Stanfors, nơi bà đã gặp Sergey Brin và Larry Page .

Thói quen khi còn làm việc ở trường đã cho bà một cách họp rất hay: mỗi ngày 90 phút, bắt đầu từ 4 giờ chiều, bà sẽ tiếp chuyện các nhân viên hay nhà quản lý muốn trao đổi vối bà về chiến dịch marketing hay một ý tưởng thiết kế mới. Họ đến trước cửa phòng làm việc của Mayer, điền tên mình vào bảng treo trước cửa. Bà sẽ dành ra 15 phút để tiếp từng người theo thứ tự ai đến trước vào cửa trước.

Mayer nói: “Với cách làm này, rất nhiều ý tưởng hay đã thành hiện thực và các nhân viên của tôi có thể trao đổi về chúng ngay khi chúng vừa lóe lên. Điều này giúp cho họ luôn phấn khích và tràn đầy cảm hứng sáng tạo”.

5. Không bình luận suông, hãy đưa ra bằng chứng

Tính thuyết phục của ý tưởng và tâm huyết của người sáng tạo sẽ làm cho ý tưởng đó gây được ấn tượng nhất. Khi phản bác lập luận hoặc cách giải quyết vấn đề của người khác, phải luôn đưa ra được hướng giải quyết mới và tuyệt đối không dùng những cụm từ: ”tôi có cảm giác…”,”E rằng…”, hình như…”.

Thay vì phát biểu ”Tôi thích backgroud màu xanh”, hãy phát biểu: ”Khi chạy thử Backgroud này tôi thấy hiệu quả của nó tốt hơn cái cũ 10%”.

6. Luôn tuân thủ thời gian quy định

Áp lực về thời gian trong cuộc họp luôn là yếu tố mà nhân viên phải chú ý. Chiếc đồng hồ khổng lồ trên tường sẽ đếm ngược thời gian. Và khi một người nào đó trình bày cùng chiếc máy chiếu, khi hết thời gian cho phép thì máy chiếu cũng sẽ bị ngắt.

Tuy áp lực về thời gian cao như vậy, nhưng Mayer luôn có cách nhắc nhở một cách hài hước và khéo léo, làm cho người trình bày không phải lúng túng khi gần hết giờ mà trình bày chưa xong.

Với cách tổ chức đó, những cuộc họp của Google luôn đạt hiệu quả. Nhưng không chắc là nó sẽ phù hợp với hoàn toàn với công ty của bạn, mà chỉ có thể là những gợi ý hữu ích giúp bạn tìm được cách tổ chức cuộc họp tốt nhất, làm cho cuộc họp không còn cảnh ngủ gà ngủ gật, hay cãi cọ, gây gổ.

Nguồn: NEIL ASHWOO - Tạp chí Nhịp cầu đầu tư

Việt Báo

Video được xem nhiều nhất

Vịnh Hạ Long được BBC bình chọn Top 2 kỳ quan núi đá thế giới
00:00 / --:--

Video nổi bật

Xem tiếp chủ đề: Kinh nghiệm quản lí

TIN Việc Làm NỔI BẬT

Tác hại của facebook và mối nguy của tâm lý đám đông

Có mỗi một vụ việc của 2 cô gái mâu thuẫn mà lôi kéo được hàng nghìn người tham gia, đây thực sự là một lời cảnh báo về tác hại của facebook, về sự nguy hiểm của tâm lý đám đông, độc giả Quỳnh Trần chia sẻ.

Nhận xét tin 6 quy tắc điều khiển cuộc họp thành công

Ý kiến bạn đọc

Viết phản hồi

Bạn có thể gửi nhận xét, góp ý hay liên hệ về bài viết 6 quy tắc điều khiển cuộc họp thành công bằng cách gửi thư điện tử tới Lien He Bao Viet Nam. Xin bao gồm tên bài viết 6 quy tac dieu khien cuoc hop thanh cong ở dạng tiếng Việt không dấu. Hoặc 6 quy tắc điều khiển cuộc họp thành công ở dạng có dấu. Bài viết trong chuyên đề Tin Tức Việc Làm của chuyên mục Việc Làm.

6 control rules meeting success
as usual, meetings, time, control, organization, rules, giving, story, Mayer, who, I, 6

"The meeting Today, as usual, we will make silly remarks and the vague feeling of unpleasant things about her though not "..

Xem tiếp: Việc Làm


  • Thoi su 24h278 Bat GD la chong cua mot a hau
    Thời sự 24h(27/8): Bắt GĐ là chồng của một á hậu

    Lương tối thiểu Việt Nam quá cao?; Bắt giám đốc là chồng một Á hậu chiếm đoạt 300 tỉ đồng; Chân dung Hoa hậu có gia thế hoành tráng nhất Việt Nam; Thông tin bất ngờ về tài xế taxi gây náo loạn phố HN

  • Thoi su 24h268 Them vu ca nha bi truy sat o Gia Lai
    Thời sự 24h(26/8): Thêm vụ cả nhà bị truy sát ở Gia Lai

     Tàu đâm ôtô, lái xe văng xuống cống tử vong; Ông Đặng Thành Tâm đối mặt với tin đồn bị bắt; Một nửa ít biết của MC Thanh Tùng, Thụy Vân; Bé gái bị mẹ tẩm xăng đốt vì thiếu nợ tiền vé số; 

  • Thoi su 24h258 Sat cong trinh duong sat tren cao roi trung o to
    Thời sự 24h(25/8): Sắt công trình đường sắt trên cao rơi trúng ô tô

     Dân khóc ròng vì 1.600 cây sưa đỏ bị chặt trộm; Thanh sắt công trình đường sắt trên cao rơi trúng ô tô; Ảnh bất ngờ của MC Long Vũ, Anh Tuấn; Xác định được lái xe Audi gây tai nạn trên cao tốc; 

  • Thoi su 24h248 Ca gia dinh tu lam dam tang cho minh
    Thời sự 24h(24/8): Cả gia đình tự làm đám tang cho... mình

     Bộ GTVT lên tiếng vụ xây cầu treo phục vụ chủ tịch xã; Lạ: Đang sống, cả nhà tự làm đám tang cho mình; Siêu xe 15 tỷ "nát đầu" sau khi đâm dải phân cách; Tài sản kếch xù của đại gia vừa đột tử ở HN; 

  • Thoi su tuan qua Tham an chem chet 4 nguoi o Gia Lai
    Thời sự tuần qua: Thảm án chém chết 4 người ở Gia Lai

    Bộ trưởng nhận trách nhiệm về bất cập trong xét tuyển ĐH; Ông Đoàn Văn Vươn được đề nghị đặc xá năm 2015; Xuất hiện dòng suối 'máu' bất thường ở Điện Biên; MC Thảo Vân bị tổn thương nặng nề trên máy bay; Giết vợ rồi đi cả ngàn km về quê chém chết tình địch; Xe máy chứa hơn một tỷ đồng bỏ lại bên lề đường...là những thông tin thời sự nổi bật tuần qua.

  • Nhung vu canh sat giao thong bat cuop
    Những vụ cảnh sát giao thông bắt cướp

    Đã có rất nhiều trường hợp vận chuyển ma túy, đối tượng truy nã bị bắt giữ ngay trên đường di chuyển và dĩ nhiên ở góc độ này, Cảnh sát giao thông chính là những người đấu tranh trực tiếp với những kẻ phạm tội

  • Bangkok rung chuyen vi danh bom
    Bangkok rung chuyển vì đánh bom

    19 giờ tối 17/8, một quả bom được cài ngay bên trong khuôn viên ngôi đền Hindu giáo ở trung tâm thủ đô Bangkok của Thái Lan đã phát nổ, gây ra một cảnh tượng tang hoang, hỗn loạn. Chưa có tổ chức nào nhận trách nhiệm gây ra vụ..

  • Tang tiep 1 ty gia noi bien do len 3
    Tăng tiếp 1% tỷ giá, nới biên độ lên +/-3%

    Nhận định về tình hình kinh tế Việt Nam trong sự biến động của tỷ giá, HSBC cho biết, Việt Nam trong thời gian gần đây đã thể hiện là một trong vài nền kinh tế châu Á có số liệu xuất khẩu mạnh mẽ... ------------ Xem thêm: Tăng tiếp 1% tỷ giá, nới biên độ lên +/-3%, http://vietbao.vn/tp/Ty-gia-tang/12367640/ Tin nhanh Việt Nam ra thế giới vietbao.vn

  • Be 5 tuoi da day thi vi an com me nau
    Bé 5 tuổi đã dậy thì vì ăn cơm mẹ nấu

    Đó là lời khẳng định của các bác sỹ chuyên ngành trước hiện tượng, có nhiều trẻ mới chỉ 5 tuổi, thậm chí 2-3 tuổi đã có những biểu hiện của tuổi dậy thì.

  • Ong bo 9X gio bang xin viec giua duong
    Ông bố 9X giơ bảng xin việc giữa đường

    Mang tấm biển kể lể về hoàn cảnh khó khăn sau tốt nghiệp, ông bố 9X nhận được rất nhiều ý kiến đa chiều từ dân mạng, các bạn trẻ.

  • Tin Suc khoe tuan qua 15082208 Tranh cai clip tam be so sinh trong bon inox
    Tin Sức khỏe tuần qua (15/08-22/08): Tranh cãi clip tắm bé sơ sinh trong bồn inox

    Clip tắm bé sơ sinh trong bồn rửa inox gây tranh cãi; Cẩn trọng với bệnh viêm màng não; Bé gái 5 tuổi đã dậy thì vì ăn cơm mẹ nấu; Con nhiễm lỵ amip, đau bụng triền miên vì mẹ cho ăn cơm "nhá"; Ăn chay tốt cho sức khỏe hay không; Suy kiệt cơ thể và nhập viện vì mắc chứng loạn dâm;...là những tin sức khỏe đáng chú ý tuần qua. ------------ Xem thêm: Tin Sức khỏe tuần qua (15/08-22/08): Tranh cãi clip tắm bé sơ sinh trong bồn inox, http://vietbao.vn/Suc-khoe/Tin-Suc-khoe-tuan-qua-15082208-Tranh-cai-clip-tam-be-so-sinh-trong-bon-inox/2147590769/248/ Tin nhanh Việt Nam ra thế giới vietbao.vn

  • Toan canh kinh te tuan 1608 22082015
    Toàn cảnh kinh tế tuần 16/08 - 22/08/2015

    Chiều 19/8 giá xăng giảm gần 800 đồng/lít, với lần điêu chỉnh này các DN xăng dầu vẫn tiếp tục lãi lớn nhờ giá xăng dầu NK giảm xuống mức thấp kỷ lục; cũng ngày 19/8 NHNN quyết định tăng thêm 1% tỷ giá bình quân liên ngân hàng giữa đồng Việt Nam với Đô la Mỹ, nới biên độ tỷ giá từ +/-2% lên +/-3% với mục đích chủ động dẫn dắt thị trường; CEO và Phó tổng giám đốc DongA Bank bị đình chỉ chức vụ, quyền hạn tại ngân hàng... Cùng với đó, những thông tin về bất động sản, tài chính- ngân hàng, thị trường tiêu dùng... tiếp tục là những tin tức, sự kiện kinh tế nóng hổi trong tuần vừa qua. ------------ Xem thêm: Toàn cảnh kinh tế tuần 16/08 - 22/08/2015, http://vietbao.vn/Kinh-te/Toan-canh-kinh-te-tuan-1608-22082015/2147590745/47/ Tin nhanh Việt Nam ra thế giới vietbao.vn

  • Nghin le chuyen tuan qua 1608 2208
    Nghìn lẻ chuyện tuần qua (16/08 - 22/08)

    Bục túi nước hầm lò than ở Quảng Ninh; Thực hư sinh viên trường múa thoát y phản cảm ở quán bar?; Cô gái xinh đẹp bỗng hóa thành bà lão đã qua đời; Tắm trẻ sơ sinh trong bồn rửa bát; Hà Nội mất nước, trách nhiệm như đứa trẻ mồ côi....là những tin tức nổi bật được dư luận quan tâm trong tuần qua. ------------ Xem thêm: Nghìn lẻ chuyện tuần qua (16/08 - 22/08), http://vietbao.vn/Xa-hoi/Nghin-le-chuyen-tuan-qua-1608-2208/2147590760/157/ Tin nhanh Việt Nam ra thế giới vietbao.vn

  • Tin An ninh Phap luat tuan qua 1608 2208
    Tin An ninh - Pháp luật tuần qua (16/08 - 22/08)

    Đằng sau những vụ đột kích sới bạc lớn; Những má mì xinh đẹp điều hành bán dâm; 'Nóng' tội phạm trộm cắp xe máy; Những chiến công thầm lặng của lực lượng 141 Hà Nội; Nghi án con dâu hạ độc cả nhà bằng thuốc trừ sâu tại Trung Quốc; Những “bóng hồng” phá án khiến không ít trùm ma túy phải khiếp sợ;.....là những tin đáng chú ý trong tuần. ------------ Xem thêm: Tin An ninh - Pháp luật tuần qua (16/08 - 22/08), http://vietbao.vn/An-ninh-Phap-luat/Tin-An-ninh-Phap-luat-tuan-qua-1608-2208/2147590736/218/ Tin nhanh Việt Nam ra thế giới vietbao.vn

  • Su kien quoc te noi bat 168228
    Sự kiện quốc tế nổi bật (16/8-22/8)

    Bangkok rung chuyển vì đánh bom; Indonesia đánh chìm 34 tàu cá nước ngoài; tình hình căng thẳng trên bán đảo Triều Tiên; nữ Thủ tướng đầu tiên của Hàn Quốc lãnh án tù... là những tin chính trong tuần qua.