6 quy tắc điều khiển cuộc họp thành công

6 quy tac dieu khien cuoc hop thanh cong
TS - "Cuộc họp hôm nay, như thường lệ, chúng ta sẽ đưa ra những nhận xét ngớ ngẩn và những cảm giác mơ hồ về những chuyện mình không ưa dù chẳng phải chuyện của mình".

Đó là lời phát biểu mở đầu cuộc họp của người chủ tọa trong một bộ phim hoạt hình châm biếm. Tất nhiên, đó chỉ là câu chuyện gây cười nhưng nó đã phản ánh một thực tế, phần lớn các cuộc họp thường bị gán cho nhiều điểm xấu: lãng phí thời gian, tiền của, cộng sức…chỉ để nói những câu chuyện vô bổ.

Song, vẫn còn có những cuộc họp được tổ chức và điều khiển một cách nghiêm túc, khoa học và hiệu quả, điển hình là tại Google , với tài tổ chức và điều khiển của Marissa Mayer - Phó Chủ Tịch phụ trách. Tổ chức trung bình 70 cuộc họp mỗi tuần, Mayer được xem là chuyên gia trong lĩnh vực này.

Để cho cuộc họp diễn ra sôi nổi nhưng vẫn giữ được không khí thân thiện, làm cho các thành viên cảm thấy hăng hái nhưng vẫn bình tĩnh và tôn trọng lẫn nhau, Mayer có 6 quy tắc chủ yếu khi tổ chức một cuộc họp:

1. Lên lịch chi tiết cho cuộc họp

Thời gian luôn được Mayer chú trọng vì theo bà, đó chính là công cụ định hướng cuộc họp, chỉ cho các thành viên thấy họ chỉ có rất ít thời gian để nêu lên vấn đề của mình và cố gắng làm thế nào sử dụng khoảng thời gian đó một cách hiệu quả nhất.

2. Phân công người tổng hợp lại nội dung chính của cuộc họp

Vì có quá nhiều thứ phải chú ý nên việc có một người tóm tắt lại nội dung là rất quan trọng. Những người vắng mặt sẽ nhận được một bản ghi chép này, họ sẽ dễ dàng theo dõi lại cuộc họp giống như họ cũng đã tham gia.

3. Tận dụng thời gian cho những thảo luận ngắn

Mayer luôn dành thời gian cho các cuộc nói chuyện ngắn trước cuộc họp, thường là với các giám đốc Điều hành, để tranh thủ bàn bạc về các vấn đề của công ty. Chỉ trong 5-10 phút, các vấn đề sẽ được trao đổi thẳng thắn và tập trung. Việc này giúp bà hiểu được vấn đề cụ thể hơn và có những điều chỉnh, bổ sung cần thiết cho cuộc họp chính thức.

4. Tranh thủ thời gian ở văn phòng để họp

Có bằng kỹ sư về công nghệ máy tính, Mayer từng có thời gian giảng dạy bộ môn này tại Đại học Stanfors, nơi bà đã gặp Sergey Brin và Larry Page .

Thói quen khi còn làm việc ở trường đã cho bà một cách họp rất hay: mỗi ngày 90 phút, bắt đầu từ 4 giờ chiều, bà sẽ tiếp chuyện các nhân viên hay nhà quản lý muốn trao đổi vối bà về chiến dịch marketing hay một ý tưởng thiết kế mới. Họ đến trước cửa phòng làm việc của Mayer, điền tên mình vào bảng treo trước cửa. Bà sẽ dành ra 15 phút để tiếp từng người theo thứ tự ai đến trước vào cửa trước.

Mayer nói: “Với cách làm này, rất nhiều ý tưởng hay đã thành hiện thực và các nhân viên của tôi có thể trao đổi về chúng ngay khi chúng vừa lóe lên. Điều này giúp cho họ luôn phấn khích và tràn đầy cảm hứng sáng tạo”.

5. Không bình luận suông, hãy đưa ra bằng chứng

Tính thuyết phục của ý tưởng và tâm huyết của người sáng tạo sẽ làm cho ý tưởng đó gây được ấn tượng nhất. Khi phản bác lập luận hoặc cách giải quyết vấn đề của người khác, phải luôn đưa ra được hướng giải quyết mới và tuyệt đối không dùng những cụm từ: ”tôi có cảm giác…”,”E rằng…”, hình như…”.

Thay vì phát biểu ”Tôi thích backgroud màu xanh”, hãy phát biểu: ”Khi chạy thử Backgroud này tôi thấy hiệu quả của nó tốt hơn cái cũ 10%”.

6. Luôn tuân thủ thời gian quy định

Áp lực về thời gian trong cuộc họp luôn là yếu tố mà nhân viên phải chú ý. Chiếc đồng hồ khổng lồ trên tường sẽ đếm ngược thời gian. Và khi một người nào đó trình bày cùng chiếc máy chiếu, khi hết thời gian cho phép thì máy chiếu cũng sẽ bị ngắt.

Tuy áp lực về thời gian cao như vậy, nhưng Mayer luôn có cách nhắc nhở một cách hài hước và khéo léo, làm cho người trình bày không phải lúng túng khi gần hết giờ mà trình bày chưa xong.

Với cách tổ chức đó, những cuộc họp của Google luôn đạt hiệu quả. Nhưng không chắc là nó sẽ phù hợp với hoàn toàn với công ty của bạn, mà chỉ có thể là những gợi ý hữu ích giúp bạn tìm được cách tổ chức cuộc họp tốt nhất, làm cho cuộc họp không còn cảnh ngủ gà ngủ gật, hay cãi cọ, gây gổ.

Nguồn: NEIL ASHWOO - Tạp chí Nhịp cầu đầu tư

Việt Báo
Xem tiếp chủ đề: Kinh nghiệm quản lí

TIN Việc Làm NỔI BẬT

Bộ trưởng Y tế trải lòng khi bị chê là… truyền thông kém

Sau những tin tức mới nhất về các sự cố xảy ra về tai nạn giao thông, tự tử, ngộ độc, thậm chí uống rượu, hút thuốc lá,… Bộ trưởng Bộ Y tế đã có những phút trải lòng về ngành Y tế.

HAGL bị ‘đánh hội đồng’, ai là kẻ hưởng lợi?

Không phải B.Bình Dương, cũng chẳng phải những đội bóng có sự đầu tư tốt trước mùa giải như Than Quảng Ninh, Hà Nội T&T hay Hải Phòng, mà HAGL mới là cái tên được chú ý nhất ở V.League 2015. Chính điều này khiến họ bị phần còn lại 'đánh hội đồng'.

Nhận xét tin 6 quy tắc điều khiển cuộc họp thành công

Ý kiến bạn đọc

Viết phản hồi

Bạn có thể gửi nhận xét, góp ý hay liên hệ về bài viết 6 quy tắc điều khiển cuộc họp thành công bằng cách gửi thư điện tử tới Lien He Bao Viet Nam. Xin bao gồm tên bài viết 6 quy tac dieu khien cuoc hop thanh cong ở dạng tiếng Việt không dấu. Hoặc 6 quy tắc điều khiển cuộc họp thành công ở dạng có dấu. Bài viết trong chuyên đề Tin Tức Việc Làm của chuyên mục Việc Làm.

6 control rules meeting success
as usual, meetings, time, control, organization, rules, giving, story, Mayer, who, I, 6

"The meeting Today, as usual, we will make silly remarks and the vague feeling of unpleasant things about her though not "..

Xem tiếp: Việc Làm


  • Thoi su 24h2901 Vu trom xang may bay cuc lon
    Thời sự 24h(29/01): Vụ trộm xăng máy bay cực lớn

    'Trực thăng chao đảo rồi chúi xuống đất'; Bắt băng trộm xăng máy bay cực lớn ở TP.HCM; 20 xác linh trưởng khô bốc mùi trên xe khách; Lời khai rúng động của học sinh giết nam ca sĩ; Trung úy cảnh sát bị nghi phạm buôn ma túy bắn chết... là những thông tin thời sự nổi bật trong ngày 29/1.

  • Thoi su 24h2801 Roi may bay 4 phi cong hy sinh
    Thời sự 24h(28/01): Rơi máy bay, 4 phi công hy sinh

    22 người vào quy hoạch Bộ Chính trị, Ban Bí thư; Trực thăng rơi ở TP.HCM, 4 phi công hy sinh; Bắt nguyên Chủ tịch HĐQT Ocean Bank; Hung thủ 15 tuổi giết hại nam ca sĩ ở Sài Gòn; Bắt lô ma túy 20 tỷ ở sân bay...

  • Thoi su 24h2701 Nam ca si bi sat hai da man
    Thời sự 24h(27/01): Nam ca sĩ bị sát hại dã man

    Xe cứu thương bỏ mặc thai phụ tử vong giữa đường?; Nam ca sĩ tử vong trong tình trạng khỏa thân; Vụ biệt thự trong rừng Hải Vân: Tướng công an xin lỗi; Mỹ Tâm nói gì về "người tình tin đồn" 70 tuổi?...

  • Thoi su 24h2601 Vu no rung dong ca pho
    Thời sự 24h(26/01): Vụ nổ rúng động cả phố

    Đà Nẵng có tân Chủ tịch UBND TP; "Nói không với nằm ghép: Dân lo bị xuất viện sớm; Nghệ An: Phát hiện xác hổ 140kg đang ướp lạnh; Không khởi tố vụ tai nạn thảm khốc 9 người chết; Bắt gần nửa tấn lòng thối đang trên đường tiêu thụ; Cựu phi công Việt Nam nói thật chuyện lương thưởng... là những thông tin thời sự nổi bật trong ngày 26/1.

  • Thoi su tuan qua Dai hy thanh dai tang sau tai nan
    Thời sự tuần qua: Đại hỷ thành đại tang sau tai nạn

    Tăng lương hưu và trợ cấp thêm 8%; Cục trưởng Cục Đường sắt chết trong phòng làm việc; Xử phạt VTV 40 triệu đồng vì sai phạm của Điều ước thứ 7; Thưởng Tết thấp nhất là 30 ngàn đồng; Xăng giảm tới 1.900 đồng/lít...

  • Tet xua Tet nay qua con mat nguoi tre
    Tết xưa - Tết nay qua "con mắt" người trẻ

    Một phim ngắn hết sức ý nghĩa cho Tết 2015 đang khiến cộng đồng mạng xôn sao và khiến người xem thật sự xúc động.

  • Tranh cai xung quanh Le hoi chem lon o Bac Ninh
    Tranh cãi xung quanh Lễ hội chém lợn ở Bắc Ninh

    Theo Lãnh đạo tỉnh Bắc Ninh Lễ hội sẽ vẫn được tổ chức nhưng việc chém lợn đã được bỏ từ 2 năm trước.

  • Hai Tet 2015
    Hài Tết 2015

    Nhiều chương trình hài tết, ca nhạc chào năm mới 2015 đã được đồng loạt ra mắt khán giả với nội dung hấp dẫn, đáp ứng nhu cầu giải trí của người dân trong dịp tết. Tuy nhiên, năm nay sức mua khá ảm đạm, tuy băng đĩa lậu ngày càng nhiều. ------------

  • Toi pham vi thanh nien Nguyen nhan va giai phap
    Tội phạm vị thành niên - Nguyên nhân và giải pháp

    Những cái xấu, cái ác đang ngày một gia tăng trong xã hội khiến nhiều người sợ hãi. Nhất là việc giảng đường đang dần trở thành nơi "tụ họp" của phần tử xấu.

  • Dau dau chuyen tim O sin ngay Tet
    Đau đầu chuyện tìm Ô sin ngày Tết

    Nỗi khổ vì bị người giúp việc (hay ô sin) nhân dịp cuối năm o ép không còn mới lạ, tuy nhiên có những chuyện thoạt nghe tưởng như hài nhưng lại…cười ra nước mắt.

  • Nghin le chuyen tuan qua 2501 3101
    Nghìn lẻ chuyện tuần qua (25/01 - 31/01)

    Toàn cảnh trực thăng quân sự rơi ở TP.HCM; Tai nạn thảm khốc ở Thanh Hóa khiến 10 người tử vong; Bé trai khôi ngô bị mẹ bỏ rơi vì sợ mang lại xui xẻo; Hà Nội bỏ dải phân cách cứng: 24 tỷ đồng ném qua cửa sổ;Vợ hoặc chồng không chung thủy bị phạt 1-3 triệu đồng... là những tin tức nổi bật được dư luận quan tâm trong tuần qua. ------------

  • Ban tin suc khoe tuan tu 25 311
    Bản tin sức khỏe tuần (từ 25 - 31/1)

    Nhiều dịch bệnh như ho gà, dịch sởi, dịch cúm gia cầm, rubella đang bùng phát mạnh và diễn biến khó lường; Bắt buộc mua thẻ BHYT theo hộ gia đình; Sai lầm nghiêm trọng khi ăn thịt chó "giải đen" ngày giáp Tết; Bệnh nhân ung thư vú không nên bật đèn khi ngủ; Lá lốt chữa bệnh; Giảm cân siêu nhanh bằng gia vị quen thuộc; Quan niệm sai lầm về sinh nở... là những tin sức khỏe nổi bật tuần qua.

  • Toan canh Showbiz tuan 2501 3101
    Toàn cảnh Showbiz tuần (25/01 – 31/01)

    Bảo Anh bị nghi hát nhép trong The Remix 2015, Quách Ngọc Ngoan phải trả 1 tỷ mới được Lê Phương chấp nhận ly hôn?, Đám cưới bình dân của Huỳnh Đông - Ái Châu, Những người tình tin đồn của Mỹ Tâm, Cường Đô la - Hà Hồ 'cơm lành canh ngọt' về sống chung một nhà?, ------------

  • Tin An ninh Phap luat tuan qua 2501 3101
    Tin An ninh - Pháp luật tuần qua (25/01 - 31/01)

    Tội phạm vị thành niên - Nguyên nhân và giải pháp; Phòng, chống tội phạm sử dụng Công nghệ cao; Tết sớm ở Trại giam Xuân Nguyên; Hài hước những tên trộm lười biếng nhất thế giới; 141 Hà Nội trấn áp tội phạm đường phố dịp cuối năm; Cái chết đầy bí ẩn của trùm giang hồ khét tiếng Đại Cathay;.......là những tin đáng chú ý trong tuần. ------------ Xem thêm: Tin An ninh - Pháp luật tuần qua (25/01 - 31/01), http://vietbao.vn/An-ninh-Phap-luat/Tin-An-ninh-Phap-luat-tuan-qua-2501-3101/2147533625/218/ Tin nhanh Việt Nam ra thế giới vietbao.vn

  • Nhin lai su kien Xa Hoi VN 2014
    Nhìn lại sự kiện Xã Hội VN 2014

    2014 là năm của tai nạn, hỏa hoạn với hàng trăm vụ cháy lớn trên phạm vi toàn quốc với những hậu quả thảm khốc về cả tài sản và tính mạng con người.