6 quy tắc điều khiển cuộc họp thành công

6 quy tac dieu khien cuoc hop thanh cong
TS - "Cuộc họp hôm nay, như thường lệ, chúng ta sẽ đưa ra những nhận xét ngớ ngẩn và những cảm giác mơ hồ về những chuyện mình không ưa dù chẳng phải chuyện của mình".

Đó là lời phát biểu mở đầu cuộc họp của người chủ tọa trong một bộ phim hoạt hình châm biếm. Tất nhiên, đó chỉ là câu chuyện gây cười nhưng nó đã phản ánh một thực tế, phần lớn các cuộc họp thường bị gán cho nhiều điểm xấu: lãng phí thời gian, tiền của, cộng sức…chỉ để nói những câu chuyện vô bổ.

Song, vẫn còn có những cuộc họp được tổ chức và điều khiển một cách nghiêm túc, khoa học và hiệu quả, điển hình là tại Google , với tài tổ chức và điều khiển của Marissa Mayer - Phó Chủ Tịch phụ trách. Tổ chức trung bình 70 cuộc họp mỗi tuần, Mayer được xem là chuyên gia trong lĩnh vực này.

Để cho cuộc họp diễn ra sôi nổi nhưng vẫn giữ được không khí thân thiện, làm cho các thành viên cảm thấy hăng hái nhưng vẫn bình tĩnh và tôn trọng lẫn nhau, Mayer có 6 quy tắc chủ yếu khi tổ chức một cuộc họp:

1. Lên lịch chi tiết cho cuộc họp

Thời gian luôn được Mayer chú trọng vì theo bà, đó chính là công cụ định hướng cuộc họp, chỉ cho các thành viên thấy họ chỉ có rất ít thời gian để nêu lên vấn đề của mình và cố gắng làm thế nào sử dụng khoảng thời gian đó một cách hiệu quả nhất.

2. Phân công người tổng hợp lại nội dung chính của cuộc họp

Vì có quá nhiều thứ phải chú ý nên việc có một người tóm tắt lại nội dung là rất quan trọng. Những người vắng mặt sẽ nhận được một bản ghi chép này, họ sẽ dễ dàng theo dõi lại cuộc họp giống như họ cũng đã tham gia.

3. Tận dụng thời gian cho những thảo luận ngắn

Mayer luôn dành thời gian cho các cuộc nói chuyện ngắn trước cuộc họp, thường là với các giám đốc Điều hành, để tranh thủ bàn bạc về các vấn đề của công ty. Chỉ trong 5-10 phút, các vấn đề sẽ được trao đổi thẳng thắn và tập trung. Việc này giúp bà hiểu được vấn đề cụ thể hơn và có những điều chỉnh, bổ sung cần thiết cho cuộc họp chính thức.

4. Tranh thủ thời gian ở văn phòng để họp

Có bằng kỹ sư về công nghệ máy tính, Mayer từng có thời gian giảng dạy bộ môn này tại Đại học Stanfors, nơi bà đã gặp Sergey Brin và Larry Page .

Thói quen khi còn làm việc ở trường đã cho bà một cách họp rất hay: mỗi ngày 90 phút, bắt đầu từ 4 giờ chiều, bà sẽ tiếp chuyện các nhân viên hay nhà quản lý muốn trao đổi vối bà về chiến dịch marketing hay một ý tưởng thiết kế mới. Họ đến trước cửa phòng làm việc của Mayer, điền tên mình vào bảng treo trước cửa. Bà sẽ dành ra 15 phút để tiếp từng người theo thứ tự ai đến trước vào cửa trước.

Mayer nói: “Với cách làm này, rất nhiều ý tưởng hay đã thành hiện thực và các nhân viên của tôi có thể trao đổi về chúng ngay khi chúng vừa lóe lên. Điều này giúp cho họ luôn phấn khích và tràn đầy cảm hứng sáng tạo”.

5. Không bình luận suông, hãy đưa ra bằng chứng

Tính thuyết phục của ý tưởng và tâm huyết của người sáng tạo sẽ làm cho ý tưởng đó gây được ấn tượng nhất. Khi phản bác lập luận hoặc cách giải quyết vấn đề của người khác, phải luôn đưa ra được hướng giải quyết mới và tuyệt đối không dùng những cụm từ: ”tôi có cảm giác…”,”E rằng…”, hình như…”.

Thay vì phát biểu ”Tôi thích backgroud màu xanh”, hãy phát biểu: ”Khi chạy thử Backgroud này tôi thấy hiệu quả của nó tốt hơn cái cũ 10%”.

6. Luôn tuân thủ thời gian quy định

Áp lực về thời gian trong cuộc họp luôn là yếu tố mà nhân viên phải chú ý. Chiếc đồng hồ khổng lồ trên tường sẽ đếm ngược thời gian. Và khi một người nào đó trình bày cùng chiếc máy chiếu, khi hết thời gian cho phép thì máy chiếu cũng sẽ bị ngắt.

Tuy áp lực về thời gian cao như vậy, nhưng Mayer luôn có cách nhắc nhở một cách hài hước và khéo léo, làm cho người trình bày không phải lúng túng khi gần hết giờ mà trình bày chưa xong.

Với cách tổ chức đó, những cuộc họp của Google luôn đạt hiệu quả. Nhưng không chắc là nó sẽ phù hợp với hoàn toàn với công ty của bạn, mà chỉ có thể là những gợi ý hữu ích giúp bạn tìm được cách tổ chức cuộc họp tốt nhất, làm cho cuộc họp không còn cảnh ngủ gà ngủ gật, hay cãi cọ, gây gổ.

Nguồn: NEIL ASHWOO - Tạp chí Nhịp cầu đầu tư

Việt Báo

Video nổi bật

Cười rụng rốn với những tình huống hài hước trong gia đình
00:00 / --:--
Xem tiếp chủ đề: Kinh nghiệm quản lí

TIN Việc Làm NỔI BẬT

Cách đơn giản tìm game, ứng dụng miễn phí trên Google Play

Sử dụng tính năng mới của mạng xã hội chia sẻ ứng dụng ePlay, người dùng smartphone, tablet chạy Android sẽ dễ dàng tìm được những ứng dụng miễn phí, ứng dụng trả phí vừa giảm giá…

Địa điểm trăng mật mùa hè lý tưởng nhất

Các cặp đôi uyên ương có thể lên ý tưởng cho chuyến du lịch trăng mật của mình sắp tới ngay từ bây giờ. Những địa điểm hoàn hảo nhất cho tuần trăng mật mùa hè phải kể đến Nha Trang, Đà Lạt, Đà Nẵng hay Sa Pa...

Nhận xét tin 6 quy tắc điều khiển cuộc họp thành công

Ý kiến bạn đọc

Viết phản hồi

Bạn có thể gửi nhận xét, góp ý hay liên hệ về bài viết 6 quy tắc điều khiển cuộc họp thành công bằng cách gửi thư điện tử tới Lien He Bao Viet Nam. Xin bao gồm tên bài viết 6 quy tac dieu khien cuoc hop thanh cong ở dạng tiếng Việt không dấu. Hoặc 6 quy tắc điều khiển cuộc họp thành công ở dạng có dấu. Bài viết trong chuyên đề Tin Tức Việc Làm của chuyên mục Việc Làm.

6 control rules meeting success
as usual, meetings, time, control, organization, rules, giving, story, Mayer, who, I, 6

"The meeting Today, as usual, we will make silly remarks and the vague feeling of unpleasant things about her though not "..

Xem tiếp: Việc Làm


  • Thoi su 24h234 Dung chua benh kieu ban on
    Thời sự 24h(23/4): "Đừng chữa bệnh kiểu ban ơn!'

    Bộ Y tế đề xuất bổ sung 'quyền được chết'; Bê bết Phương Nam, Trầm Bê làm lớn ở Sacombank; Sai sót trong pano kỷ niệm ngày 30/4 tại Hà Nội; Chi 120 triệu cho quản giáo để gọi điện trong tù; Mất trộm 1,4 tỷ đồng trong két sắt siêu thị Maximart ...là những thông tin thời sự nổi bật trong ngày 23/4.

  • Thoi su 24h224 Can bo cam dau nhom toi pham
    Thời sự 24h(22/4): Cán bộ cầm đầu nhóm tội phạm

    Hà Nội: Đâm chết người giữa phố, xe khách bỏ chạy; Rúng động Hà Tĩnh: Vợ chồng 8X lừa đảo 120 tỷ; Bộ Y tế đề xuất bổ sung 'quyền được chết'; Nhóm thanh niên sàm sỡ tại CV nước Hồ Tây có thể bị xử lý; Xà cừ đổ trên phố Hà Nội, một nữ sinh bị thương; Bóc mẽ hoa hậu tự phong và người mẫu chém gió... là những thông tin thời sự nổi bật trong ngày 22/4.

  • Thoi su 24h214 Ke giet nu giam doc la chong
    Thời sự 24h(21/4): Kẻ giết nữ giám đốc là chồng

    Hà Nội tái khẳng định xét tuyển vào lớp 6; Danh sách người mẫu bán dâm cho đại gia… rất dài; Trang phục hở táo bạo của diva U50 Hồng Nhung; Xe chở bia gặp nạn, bia tràn ngập mặt đường; Đâm xe kinh hoàng tại Tây Nguyên, 6 người chết; Đường dây mua bán trẻ sơ sinh ở Sài Gòn lãnh án...là những thông tin thời sự nổi bật trong ngày 21/4.

  • Thoi su 24h204 Hon loan hiem co tai CV nuoc Ho Tay
    Thời sự 24h(20/4): Hỗn loạn hiếm có tại CV nước Hồ Tây

    Kể lại cảnh hỗn loạn hiếm có tại công viên nước Hồ Tây; Khánh Thi tự tin khỏa thân bên người tình trẻ; Liệt sĩ trở về sau 50 năm hy sinh; Hà Nội: Nữ giám đốc bị sát hại tại nhà; Hạ sát PGĐ ngân hàng vì bị sỉ nhục…không tìm được gái...là những thông tin thời sự nổi bật trong ngày 20/4.

  • Thoi su tuan qua Pha duong day ban dam ngan USD
    Thời sự tuần qua: Phá đường dây bán dâm ngàn USD

    Tìm máy bay và phi công gặp nạn gần đảo Phú Quý; Hà Nội: Nhiều phố có hàng cổ thụ bị vết 'chém' lạ; Phi công, tiếp viên Vietnam Airlines bị tạm giữ tại Hàn Quốc; Phá đường dây người mẫu, diễn viên bán dâm ngàn USD ở Sài Gòn; Chân dung đại gia bí ẩn yêu thương Ngọc Trinh suốt 7 năm qua; ...là những thông tin thời sự nổi bật trong tuần qua.

  • Ket cuc buon cua thu uong ruou trong gioi tre
    Kết cục buồn của “thú” uống rượu trong giới trẻ

    Giữa mâm chỉ bày vỏn vẹn bát nước chấm, hai chục chiếc chân vịt luộc vừa được mua với giá 20 nghìn đồng nhưng chai rượu voodka cỡ lớn của Thủy (nam sinh trường Đại học Xây dựng Hà Nội) và nhóm bạn đã vơi đi phân nửa...

  • Hon loan o cong vien nuoc Ho Tay
    Hỗn loạn ở công viên nước Hồ Tây

    Chen lấn, xô đẩy, bất chấp nguy hiểm trèo rào chỉ vì được tắm miễn phí sẽ đem đến những bài học xấu xí cho trẻ nhỏ...

  • Tranh cai quy dinh nop tien de thoat an tu hinh
    Tranh cãi quy định nộp tiền để thoát án tử hình

    Nhận thức của xã hội và cả thẩm phán về mục đích áp dụng hình phạt là nhằm trừng trị, răn đe hơn là giáo dục phòng ngừa. ------------ Xem thêm: Tranh cãi quy định nộp tiền để thoát án tử hình, http://vietbao.vn/tp/Tranh-cai-quy-dinh-nop-tien-de-thoat-an-tu-hinh/10916606/ Tin nhanh Việt Nam ra thế giới vietbao.vn

  • Phi cong va tiep vien VNA bi bat tai Han Quoc
    Phi công và tiếp viên VNA bị bắt tại Hàn Quốc

    Cục Hàng không VN đang tiến hành rà soát lại tất cả các khâu soi chiếu an ninh tại Cảng Hàng không Quốc tế Nội Bài để lãm rõ nguyên nhân phi công và tiếp viên Vietnam Airlines có thể “qua mặt” anh ninh vận chuyển 6kg vàng từ..

  • Dieu chinh gia dich vu y te
    Điều chỉnh giá dịch vụ y tế

    Theo phân tích từ Bộ Y tế, việc điều chỉnh giá dịch vụ y tế, đối với người bệnh có thẻ bảo hiểm y tế (BHYT) được lợi đầu tiên vì được thụ hưởng dịch vụ y tế chất lượng tốt hơn...

  • Tin An ninh Phap luat tuan qua 1904 2504
    Tin An ninh - Pháp luật tuần qua (19/04 - 25/04)

    Tranh cãi quy định nộp tiền để thoát án tử hình; “Ngáo đá” và những hành vi cuồng loạn; Đại gia mua dâm người mẫu: Có gan chơi không có gan chịu; Cảnh báo: Trộm đột nhập đã vào “mùa”; Tử hình sát thủ tuổi 20 liên tiếp cướp, giết 3 người; Phút ăn năn của nữ sinh cầm dao đâm bạn để trả thù cho em gái;......là những tin đáng chú ý trong tuần.

  • Tong hop Doi song tuan qua 194 254
    Tổng hợp Đời sống tuần qua (19/4 - 25/4)

    Trào lưu nhắn tin "Em yêu anh" gửi chồng đang tạo nên cơn sốt khắp cộng đồng mạng; Vụ hỗn loạn ở CV nước Hồ Tây và những bài học rút ra cho các bậc phụ huynh; Những câu chuyện tình cảm động; Những tấm gương người tốt việc tốt trong đời sống; Nhiều câu chuyện đáng suy ngẫm cùng rất nhiều những thông tin an toàn thực phẩm đáng chú ý tuần qua...

  • Nghin le chuyen tuan qua 1904 2504
    Nghìn lẻ chuyện tuần qua (19/04 - 25/04)

    Hỗn loạn ở công viên nước Hồ Tây; Ngành Y kỳ vọng đổi màu trang phục để bác sĩ không bị oan; Bộ Y tế đề xuất bổ sung quyền được chết; Công bố đường dây nóng phản ánh giao thông dịp nghỉ lễ 30/4; Những hình ảnh lịch sử ngày 30/4... là những tin tức nổi bật được dư luận quan tâm trong tuần qua.

  • Su kien quoc te noi bat 194 254
    Sự kiện quốc tế nổi bật (19/4 - 25/4)

    Thảm họa lật thuyền khiến 900 người chết ở Địa Trung Hải; Thủ tướng Hàn Quốc, Lee Wan-koo đã tuyên bố từ chức; các hành động hung hăng của Trung Quốc trên biển Đông và phản ứng của Mỹ - Nhật.... là những tin tức chính trong tuần qua.

  • Toan canh kinh te tuan 1904 25042015
    Toàn cảnh kinh tế tuần 19/04 - 25/04/2015

    Thanh tra Tổng Cục Thuế vừa yêu cầu Metro phải giảm lỗ 335 tỷ đồng, truy thu thuế tới 62 tỷ đồng theo đó tổng giá trị vi phạm cần xử lý đã lên tới 507 tỷ đồng, người dân đang rất "sốc" khi nhận được hóa đơn tiền điện tháng 4 vì số tiền phải trả thêm quá nhiều tiền so với tháng trước dù cùng số tiêu thụ, năm 2014 ngành đường sắt thu được 400 tỉ nhưng chi lên tới 2.000 tỉ đồng/năm gấp 5 lần khoản thu, ------------ Xem thêm: Toàn cảnh kinh tế tuần 19/04 - 25/04/2015, http://vietbao.vn/Kinh-te/Toan-canh-kinh-te-tuan-1904-25042015/2147556119/47/ Tin nhanh Việt Nam ra thế giới vietbao.vn