6 quy tắc điều khiển cuộc họp thành công

Bấm ngay Subscribe / Đăng Ký xem video hay mới nhất >>

6 quy tac dieu khien cuoc hop thanh cong
TS - "Cuộc họp hôm nay, như thường lệ, chúng ta sẽ đưa ra những nhận xét ngớ ngẩn và những cảm giác mơ hồ về những chuyện mình không ưa dù chẳng phải chuyện của mình".

Đó là lời phát biểu mở đầu cuộc họp của người chủ tọa trong một bộ phim hoạt hình châm biếm. Tất nhiên, đó chỉ là câu chuyện gây cười nhưng nó đã phản ánh một thực tế, phần lớn các cuộc họp thường bị gán cho nhiều điểm xấu: lãng phí thời gian, tiền của, cộng sức…chỉ để nói những câu chuyện vô bổ.

Song, vẫn còn có những cuộc họp được tổ chức và điều khiển một cách nghiêm túc, khoa học và hiệu quả, điển hình là tại Google , với tài tổ chức và điều khiển của Marissa Mayer - Phó Chủ Tịch phụ trách. Tổ chức trung bình 70 cuộc họp mỗi tuần, Mayer được xem là chuyên gia trong lĩnh vực này.

Để cho cuộc họp diễn ra sôi nổi nhưng vẫn giữ được không khí thân thiện, làm cho các thành viên cảm thấy hăng hái nhưng vẫn bình tĩnh và tôn trọng lẫn nhau, Mayer có 6 quy tắc chủ yếu khi tổ chức một cuộc họp:

1. Lên lịch chi tiết cho cuộc họp

Thời gian luôn được Mayer chú trọng vì theo bà, đó chính là công cụ định hướng cuộc họp, chỉ cho các thành viên thấy họ chỉ có rất ít thời gian để nêu lên vấn đề của mình và cố gắng làm thế nào sử dụng khoảng thời gian đó một cách hiệu quả nhất.

2. Phân công người tổng hợp lại nội dung chính của cuộc họp

Vì có quá nhiều thứ phải chú ý nên việc có một người tóm tắt lại nội dung là rất quan trọng. Những người vắng mặt sẽ nhận được một bản ghi chép này, họ sẽ dễ dàng theo dõi lại cuộc họp giống như họ cũng đã tham gia.

3. Tận dụng thời gian cho những thảo luận ngắn

Mayer luôn dành thời gian cho các cuộc nói chuyện ngắn trước cuộc họp, thường là với các giám đốc Điều hành, để tranh thủ bàn bạc về các vấn đề của công ty. Chỉ trong 5-10 phút, các vấn đề sẽ được trao đổi thẳng thắn và tập trung. Việc này giúp bà hiểu được vấn đề cụ thể hơn và có những điều chỉnh, bổ sung cần thiết cho cuộc họp chính thức.

4. Tranh thủ thời gian ở văn phòng để họp

Có bằng kỹ sư về công nghệ máy tính, Mayer từng có thời gian giảng dạy bộ môn này tại Đại học Stanfors, nơi bà đã gặp Sergey Brin và Larry Page .

Thói quen khi còn làm việc ở trường đã cho bà một cách họp rất hay: mỗi ngày 90 phút, bắt đầu từ 4 giờ chiều, bà sẽ tiếp chuyện các nhân viên hay nhà quản lý muốn trao đổi vối bà về chiến dịch marketing hay một ý tưởng thiết kế mới. Họ đến trước cửa phòng làm việc của Mayer, điền tên mình vào bảng treo trước cửa. Bà sẽ dành ra 15 phút để tiếp từng người theo thứ tự ai đến trước vào cửa trước.

Mayer nói: “Với cách làm này, rất nhiều ý tưởng hay đã thành hiện thực và các nhân viên của tôi có thể trao đổi về chúng ngay khi chúng vừa lóe lên. Điều này giúp cho họ luôn phấn khích và tràn đầy cảm hứng sáng tạo”.

5. Không bình luận suông, hãy đưa ra bằng chứng

Tính thuyết phục của ý tưởng và tâm huyết của người sáng tạo sẽ làm cho ý tưởng đó gây được ấn tượng nhất. Khi phản bác lập luận hoặc cách giải quyết vấn đề của người khác, phải luôn đưa ra được hướng giải quyết mới và tuyệt đối không dùng những cụm từ: ”tôi có cảm giác…”,”E rằng…”, hình như…”.

Thay vì phát biểu ”Tôi thích backgroud màu xanh”, hãy phát biểu: ”Khi chạy thử Backgroud này tôi thấy hiệu quả của nó tốt hơn cái cũ 10%”.

6. Luôn tuân thủ thời gian quy định

Áp lực về thời gian trong cuộc họp luôn là yếu tố mà nhân viên phải chú ý. Chiếc đồng hồ khổng lồ trên tường sẽ đếm ngược thời gian. Và khi một người nào đó trình bày cùng chiếc máy chiếu, khi hết thời gian cho phép thì máy chiếu cũng sẽ bị ngắt.

Tuy áp lực về thời gian cao như vậy, nhưng Mayer luôn có cách nhắc nhở một cách hài hước và khéo léo, làm cho người trình bày không phải lúng túng khi gần hết giờ mà trình bày chưa xong.

Với cách tổ chức đó, những cuộc họp của Google luôn đạt hiệu quả. Nhưng không chắc là nó sẽ phù hợp với hoàn toàn với công ty của bạn, mà chỉ có thể là những gợi ý hữu ích giúp bạn tìm được cách tổ chức cuộc họp tốt nhất, làm cho cuộc họp không còn cảnh ngủ gà ngủ gật, hay cãi cọ, gây gổ.

Nguồn: NEIL ASHWOO - Tạp chí Nhịp cầu đầu tư

Việt Báo
Xem tiếp chủ đề: Kinh nghiệm quản lí
Bấm ngay Subscribe / Đăng Ký xem video hay mới nhất >>

Video được xem nhiều nhất

Sờ tay đoán vợ - chú rể hồn nhiên nhất năm
00:00 / --:--

Video nổi bật

TIN Việc Làm NỔI BẬT

Mật vụ Mỹ uống cà phê vỉa hè bảo vệ ông Obama

Mật vụ Mỹ khảo sát tòa nhà GEM Center và khu dân cư trước đó một tháng. Một nhân viên GEM Center cho biết họ suốt ngày đi dạo, uống cà phê cóc, trò chuyện với người dân xung quanh.

Tết thiếu nhi 1/6: Phụ huynh Việt hoang mang chọn đồ chơi cho trẻ

Súng, gươm, đao, kiếm,... những món đồ chơi bạo lực lại là sở thích của nhiều trẻ em Việt. Dù bị cấm nhưng đồ chơi mang tính bạo lực vẫn len lỏi trên thị trường và rất đắt hàng.

Nhận xét tin 6 quy tắc điều khiển cuộc họp thành công

Ý kiến bạn đọc

Viết phản hồi

Bạn có thể gửi nhận xét, góp ý hay liên hệ về bài viết 6 quy tắc điều khiển cuộc họp thành công bằng cách gửi thư điện tử tới Lien He Bao Viet Nam. Xin bao gồm tên bài viết 6 quy tac dieu khien cuoc hop thanh cong ở dạng tiếng Việt không dấu. Hoặc 6 quy tắc điều khiển cuộc họp thành công ở dạng có dấu. Bài viết trong chuyên đề của chuyên mục Việc Làm.

6 control rules meeting success
as usual, meetings, time, control, organization, rules, giving, story, Mayer, who, I, 6

"The meeting Today, as usual, we will make silly remarks and the vague feeling of unpleasant things about her though not "..

Xem tiếp: Việc Làm


  • Thoi su 24h2705 Tu choi loi moi di choi bi danh rot rang
    Thời sự 24h(27/05): Từ chối lời mời đi chơi bị đánh rớt răng

    Cả gia đình nhập viện vì quá kích động sau khi ăn rau lạ; "Ngọc ếch" đến "cát lợn": Thực hư những vật thể lạ giá hàng tỉ đồng; Phụ huynh bức xúc con bị thâm tím người khi từ trường mầm non về; Công bố kết quả điều tra vụ xe khách cháy 13 người chết; Mại dâm Đồ Sơn và luật ngầm nhốt chân dài sống trong lầm lũi

  • Thoi su 24h2605 Nhung an mang rung ron trong con mong du
    Thời sự 24h(26/05): Những án mạng rùng rợn trong cơn mộng du

    Cháu gái ngã xuống hồ đang xả nước, ông tử nạn khi lao theo cứu cháu; Uẩn khúc khám bệnh nhận quà khuyến mãi ở phòng khám tư nhân; Mảnh giấy sót lộ tẩy chiêu đóng giả người thân đoạt tiền người già; Giảm hóa đơn nước tiền triệu cho dân: Tình thương ngành nước

  • Thoi su 24h2505 Cong tu cuong buc nhieu co gai tren oto
    Thời sự 24h(25/05): Công tử cưỡng bức nhiều cô gái trên ôtô

    Bị "tố" từ chối cấp cứu bệnh nhân, bác sĩ trạm y tế nói gì?; Hà Nội ngập nặng, dân leo lên xe ủi, chèo xuồng "lướt" phố; Vợ tố bị chồng đánh đến mức phải nhập viện, sảy thai 3 tháng; Vụ tai nạn thảm khốc ở Bình Thuận: Đã có 13 nạn nhân tử vong; Đã giải cứu thành công cá voi nặng 15 tấn mắc cạn

  • Thoi su 24h2405 Loi khai cua hung thu sat hai be gai 11T
    Thời sự 24h(24/05): Lời khai của hung thủ sát hại bé gái 11T

    Chết cháy vì không có búa thoát hiểm: Nhà xe kêu khách lấy trộm; Những lần ông Obama tháo nhẫn để bắt tay gây tranh cãi; Hà Nội tiếp tục kiểm tra hoạt động bán hàng đa cấp; Cứu sống bệnh nhân bị gần 20 viên đạn găm khắp người; Cần xử lý thông tin bịa đặt, vu khống trên mạng xã hội

  • Thoi su 24h2305 Tai nan tham khoc o Binh Thuan 12 nguoi chet
    Thời sự 24h(23/05): Tai nạn thảm khốc ở Bình Thuận 12 người chết

    Chuyện những "dân chơi" đặt mua đồ nhưng thản nhiên... quên trả tiền; Vụ tai nạn thảm khốc 12 người chết: Tang thương quê nghèo; Truy sát kinh hoàng ở Cà Mau, nạn nhân bị chém khâu gần 30 mũi; Bê tông hầm chui như "kẹo lạc không đường": Nhiều giả thiết;

  • Tai nan kinh hoang o Binh Thuan
    Tai nạn kinh hoàng ở Bình Thuận

    Những vụ tai nạn liên quan đến xe khách thường gây ra thương vong lên đến hàng chục người khiến nhiều người thấy bất an, ám ảnh đối với loại phương tiện này.

  • Chuyen tham Viet Nam cua Tong thong Obama
    Chuyến thăm Việt Nam của Tổng thống Obama

    Nhà Trắng công bố lịch trình chuyến thăm chính thức tới Việt Nam và Nhật Bản của Tổng thống Barack Obama, chuyến thăm thứ 10 của ông tới châu Á.

  • Phong chong xam hai tinh duc tre em
    Phòng chống xâm hại tình dục trẻ em

    Từ đầu năm đến nay, hàng loạt vụ học sinh bị xâm hại tình dục khiến nhiều phụ huynh, học sinh hoang mang, lo sợ

  • Toan canh vu Dong phuc bien hieu
    Toàn cảnh vụ 'Đồng phục biển hiệu'

    Việc đồng bộ bảng, biển quảng cáo đã mang lại diện mạo khác hẳn với vẻ nhếch nhác của nhiều tuyến phố ở Hà Nội hay các đô thị lớn. Tuy nhiên, có không ít ý kiến không đồng tình với việc làm này.

  • Nu sinh tat ban 52 cai chay mau mui
    Nữ sinh tát bạn 52 cái, chảy máu mũi

    Một vụ bạo lực học đường nghiêm trọng đã xảy ra tại trường THCS 15/10 (Mộc Châu, Sơn La), trong đó một nữ sinh đã thẳng tay tát bạn 52 cái, hộc máu mũi đang thu hút sự quan tâm của dư luận.

  • Su kien quoc te noi bat 225285
    Sự kiện quốc tế nổi bật (22/5-28/5)

    Những hoạt động cũng như các tuyên bố của Tổng thống Obama tại Việt Nam là thông tin nổi bật nhất trên các mặt báo trong tuần vừa qua.

  • Nghin le chuyen tuan qua 2205 28052016
    Nghìn lẻ chuyện tuần qua 22/05 - 28/05/2016

    Tai nạn giao thông kinh hoàng ở Bình Thuận; Hà Nội mưa lớn, nhiều tuyến phố biến thành sông; Phụ huynh bức xúc con bị thâm tím người khi từ trường mầm non về; Hình ảnh ấn tượng tại lễ đón chính thức Tổng thống Mỹ ... là những tin tức xã hội nổi bật được dư luận quan tâm trong tuần qua.

  • Tin An ninh Phap luat tuan qua 2205 2805
    Tin An ninh - Pháp luật tuần qua (22/05 - 28/05)

    Giết người vì tưởng hiếp dâm; Vụ cướp bánh mỳ bị truy tố; Gia đình Minh Béo không phải trả tiền bảo lãnh 100.000 USD; Vụ trộm ô tô vàng chấn động Hà Nội; Dã tâm 'chiều chồng' lúc nửa đêm của người đàn bà ngoại tình; Giả hotgirl khoe thân qua mạng, lừa tiền người háo sắc;....là những tin đáng chú ý.

  • Toan canh kinh te tuan 2205 28052016
    Toàn cảnh kinh tế tuần (22/05- 28/05/2016)

    Chuyến thăm của Tổng thống Mỹ mang lại hiệu ứng lâu dài cho DN Việt; CPI tháng 5 tăng 0,54%, cao nhất trong 5 năm qua; Chính thức mở lại cho vay ngoại tệ từ 1/6; dự án sống lay lắt vì nhà thầu Trung Quốc chậm tiến độ;Tổng số tiền nợ thuế cả nước đã lên ngưỡng 76.000 tỷ đồng... Cùng với đó là những thông tin tài chính- ngân hàng,

  • Nghin le chuyen tuan qua 1505 21052016
    Nghìn lẻ chuyện tuần qua 15/05 - 21/05/2016

    Bố vợ chém chết con rể rồi chở xác đến Công an đầu thú; Ông Tây dọn cống thối ở Nguyễn Khang, Hà Nội; Choáng với hóa đơn tiền nước khủng ở Hà Nội; Cá chết ngửa bụng trên kênh Nhiêu Lộc ... là những tin tức xã hội nổi bật được dư luận quan tâm trong tuần qua.