vietbao

Tạo báo cáo tự động trong Word từ bảng số liệu của Excel

Bấm ngay Subscribe / Đăng Ký xem video hay mới nhất >>

Tao bao cao tu dong trong Word tu bang so lieu cua Excel

Khi làm báo cáo bằng Word có sử dụng số liệu từ bảng tính Excel, thường người ta thực hiện 2 công việc:

- Công việc A: Nhập số liệu vào bảng Excel để tính.

- Công việc B: Mở văn bản Word để cập nhật kết quả tính toán từ Excel (lời văn của báo cáo nói chung không thay đổi là mấy).
Việc cập nhật thủ công văn bản Word dễ nhầm lẫn và tốn công khi có nhiều số liệu. Có một cách giúp liên kết tự động dữ liệu từ Excel với văn bản Word để bạn chỉ cần làm công việc B một lần, sau đó mỗi khi bạn thực hiện công việc A xong thì Word tự động cập nhật những thay đổi và bạn chỉ việc in báo cáo ra mà không phải thực hiện công việc B nữa.

Ví dụ, chúng ta xem xét báo cáo vận chuyển hành khách của 4 hãng xe HTX, TNHH, QD và CT. Báo cáo mỗi tháng bạn cần đưa vào số liệu của tháng hiện tại và tháng trước đó để so sánh sự tăng giảm. Hiện tại ta cần làm phân tích số liệu tháng 08/2005.

Tao bao cao tu dong trong Word tu bang so lieu cua Excel

Hình 1: Excel, số liệu kỳ trước dùng cho các báo cáo tháng 07/2005

Bước 1 (công việc A): Ở H.1 ta đã có sẵn bảng tính Excel với số liệu của kỳ trước (tháng 07/2005) với các công thức để tính tổng số hành khách, tỉ lệ hành khách tăng giảm so với tháng trước... ta chỉ cần nhập vào các số liệu của tháng cần báo cáo, Excel sẽ tự động tính ra các số còn lại. Sau khi nhập xong ta được bảng tính với các số liệu của kỳ hiện tại (tháng 08/2005) như H.2.

Tao bao cao tu dong trong Word tu bang so lieu cua Excel

Hình 2: Excel, số liệu kỳ hiện tại dùng cho các báo cáo tháng 08/2005

Bước 2: Ở H.3 là phân tích số liệu có được trong H.1. Điều cần làm là phải sửa số liệu của kỳ trước thành số liệu của kỳ này trong bảng phân tích đó (tức là sửa từ H.3 thành H.4). Bây giờ chúng ta sẽ liên kết dữ liệu từ Excel sang Word để các kỳ về sau chỉ cần sửa trong Excel rồi ra lệnh cho Word tự động cập nhật dữ liệu từ Excel sang.

Tao bao cao tu dong trong Word tu bang so lieu cua Excel

Hình 3: Word, phân tích số liệu của H.1

Đầu tiên bạn vào bảng tính Excel, copy ô số liệu cần là ô C2 ở H.2 (ô được tô đỏ ở H.2) rồi vào Word đặt con trỏ vào chỗ cần sửa dữ liệu thích hợp (ngay trước con số 272.601 ở H.3). Xóa giá trị 272.601 ở H.3 đi rồi nhấn vào menu Edit > Paste special, bảng Paste special xuất hiện. Bạn chọn Paste link > Unformated Text rồi OK (các thao tác này tạm gọi là Paste link), phần mới được paste vào có giá trị là 273.780 như trong H.4 nhưng phần nền của số 273.780 này có màu xám. Thực hiện giống như vậy ở những số liệu khác cần sửa đổi. (Chú ý khi copy từ Excel phải copy nguyên cả ô chứ không phải chỉ tô đen phần số rồi copy). Chú ý, nếu vùng được Paste link không có màu xám, bạn làm như sau: vào menu Tools > Options, chọn tab View, phần Field shadding chọn Always rồi OK.

Tao bao cao tu dong trong Word tu bang so lieu cua Excel

Hình 4: Word, phân tích số liệu của H.2

Riêng đối với những số liệu có thể có giá trị âm hoặc dương và giá trị này ảnh hưởng đến phần lời văn trong văn bản Word cần làm phức tạp hơn một chút. Như phần giảm 44,44% ở H.3: tháng trước giảm 44,44% vì giá trị trong Excel tương ứng là -44,44 (ở H.1). Tháng này giá trị trong bảng tính Excel là 16,39 (ở H.2), ta phải hiển thị lời văn là tăng 16,39% trong Word. Cách làm như sau: đầu tiên bạn mở bảng tính Excel (H.2), đối với những cột nào thể hiện sự tăng giảm (ở ví dụ này là cột D và cột E) ta phải tạo thêm 2 cột phụ dùng để thể hiện lời văn cho mỗi cột. Ta làm cho cột D như sau (cột E làm tương tự): - Chèn thêm 2 cột F và G để bổ sung cho cột D như H.5. Trong đó cột F thể hiện dấu của cột D và cột G thể hiện giá trị tuyệt đối của cột D.

- Nhập vào ô F2 công thức:

=IF(D2=0;"không tăng giảm";IF(D2>0;"tăng ";"giảm "))

Hàm này xét giá trị của ô D2, nếu =0 thì hiển thị "không tăng giảm", nếu >0 thì hiển thị "tăng ", nếu <0 thì hiển thị "giảm ".

Copy công thức trên cho các ô F3, F4, F5, F6.

- Nhập vào ô G2 công thức:

=IF(D2<>0;ABS(D2);"")

Hàm này lấy giá trị tuyệt đối của ô D2.

Copy công thức trên cho các ô G3, G4, G5, G6. Bạn sẽ được các chi tiết giống với H.5.

Tao bao cao tu dong trong Word tu bang so lieu cua Excel

Hình 5

Bây giờ bạn trở lại Word ở H.3: - Xóa chữ "giảm", qua Excel copy ô F5 ở H.5 rồi Paste link vào Word.

- Xóa "44,44", qua Excel copy ô G5 ở H.5 rồi Paste link vào Word.

Thực hiện tương tự cho các phần khác cần sửa đổi.

Nếu thực hiện chính xác bạn sẽ có được bản báo cáo của tháng 08/2005 như H.4.

Kể từ tháng sau, bạn chỉ cần nhập số liệu trong bảng tính Excel xong, mở văn bản Word lên, nhấn menu Edit > Select All rồi lại nhấn menu Edit > Links > Update Now, lập tức dữ liệu được cập nhật từ Excel vào Word.

Chú ý, để Word không tự động cập nhật dữ liệu khi mở file: vào menu Tools > Options > General, bỏ chọn ở mục "Update automatic links at Open". Nếu không, mỗi khi bạn mở file Word nào có dữ liệu dạng liên kết thì Word sẽ luôn hỏi có cập nhật dữ liệu hay không rất phiền phức.

(Theo PC World VN)
Việt Báo
Comment :Tạo báo cáo tự động trong Word từ bảng số liệu của Excel
Ý kiến bạn đọc
Viết phản hồi
Bạn có thể gửi nhận xét, góp ý hay liên hệ về bài viết Tạo báo cáo tự động trong Word từ bảng số liệu của Excel bằng cách gửi thư điện tử tới Lien He Bao Viet Nam. Xin bao gồm tên bài viết Tao bao cao tu dong trong Word tu bang so lieu cua Excel ở dạng tiếng Việt không dấu. Hoặc Tạo báo cáo tự động trong Word từ bảng số liệu của Excel ở dạng có dấu. Bài viết trong chuyên đề của chuyên mục Công Nghệ
Create automatic reports in Word from Excel data tables
Edit u0026 gt, data tables, analysis, reporting, automation, value, spreadsheet, perform, data, update, Excel, Word, month and columns, you
When Word report by using data from Excel spreadsheets, often people do 2 jobs.
Cách bảo vệ tài khoản iCloud để tránh bị kẻ xấu lợi dụng

Với người dùng iPhone thì tài khoản iCloud rất quan trọng, nó không chỉ chứa dữ liệu cá nhân mà còn là công cụ để tìm iPhone bị mất hay khóa máy từ xa. Một trường hợp nữa là có những kẻ xấu lợi dụng sơ hở của các cửa hàng để khóa iCloud iPhone, iPad gây rắc rối không nhỏ. Tình trạng bị "chơi khăm" như vậy trong thực tế không hề hiếm nên trong bài viết này mì

7 ứng dụng không nên bỏ lỡ trên iPhone
7 ứng dụng không nên bỏ lỡ trên iPhone

Rất nhiều ứng dụng thú vị mà có thể bạn bỏ lỡ vì chưa biết đến. Bài viết này sẽ giới thiệu tới các bạn một số ứng dụng được yêu thích trong lĩnh vực hỗ trợ học tiếng Anh, chia sẻ file, trò chơi cũng như quản lý các chuyến du lịch.

  • Thoi su 24h267 An mang dau long tu viec ly hon gia hoa that
    Thời sự 24h(26/7): Án mạng đau lòng từ việc ly hôn giả hóa thật

    Sự thật sốc về cô gái “hở bạo” tiếp thị Bệnh viện thẩm mỹ Kangnam; Mẹ nạn nhân bị cưa chân phản bác kết luận của Sở Y tế; Vụ trao nhầm con: Nước mắt vẫn chưa ngừng rơi!; Người đàn ông bỏ xe bánh mỳ, nhảy sông Đà vì bị truy sát?; Bệnh nhân phải đóng trước 220 nghìn mới được đi vệ sinh ở bệnh viện

  • Thoi su 24h257 Can bo hon nguc nang Biang
    Thời sự 24h(25/7): Cán bộ hôn ngực nàng Biang

    Kẻ "gạ tình" người mẹ liên quan gì đến vụ cháu bé bị mất tích ở Long Biên?; Vụ xả thải: Bộ TNMT thông báo nóng với Formosa; Ông bố đập sữa trước cửa siêu thị: "Đã mua chịu lại còn kiếm chuyện"; Cán bộ hôn ngực nàng Biang: Xử lý đúng quy trình; Ngày con dâu bỏ đi, bố mẹ chồng khóc cạn nước mắt thương 5 cháu nhỏ

  • Thoi su 24h217 Cong ly nao cho nguoi vo mang noi dau tot cung
    Thời sự 24h(21/7): Công lý nào cho người vợ mang nỗi đau tột cùng

    Đình chỉ hay khen thưởng CSGT "giơ chân" cản người phạm luật?; Xót xa những vụ tự tử vì bệnh tật và tận cùng nghèo khó; "Rác thải Formosa tràn lan, trách nhiệm chính thuộc xã, phường"; Vụ cô gái bị chồng thiêu: Công lý nào cho người vợ đang mang nỗi đau tột cùng?; Mổ nhầm chân: chuyên môn yếu kém hay tắc trách?

  • Thoi su 24h197 Dung sung bat tre em cuop taxi
    Thời sự 24h(19/7): Dùng súng bắt trẻ em, cướp taxi

    Phía sau bản án tử của Vũ Văn Tiến: Con dại một lần, mẹ đau một đời; Hà Nội sẽ trồng cây phượng hoa màu tím, nở quanh năm; Mưa xô ngã cầu bêtông tiền tỷ: Quy trình trách nhiệm; Vụ chất thải Formosa: Doanh nghiệp nói khác Sở TNMT?; Chiếu laser Nội Bài: Phát hiện thủ phạm nhưng khó xử lý

  • Thoi su 24h187 Lo duong day gai goi chan dong showbiz
    Thời sự 24h(18/7): Lộ đường dây gái gọi chấn động showbiz

    Thực phẩm bẩn: Nghịch cảnh con người đang âm thầm giết hại nhau; Vụ chất thải Formosa: Thêm nhiều mâu thuẫn giật mình; Ân hận của người mẹ mỗi đứa con sinh ra của... một ông bố khác nhau; Bác sĩ ra chợ quyên tiền cứu bệnh nhi: Đời xấu xa sao cây táo nở hoa?; Cá hồ chết bốc mùi thối, cả khu phố bịt khẩu trang suốt ngày

  • Thoi su 24h147 Bi ban than cua bo hiep dam den mang thai
    Thời sự 24h(14/7): Bị bạn thân của bố hiếp dâm đến mang thai

    Formosa tự đổi công nghệ luyện cốc: Hành vi tội ác; Uất ức lời kể 5 ngư dân bị tàu TQ đâm chìm tàu ở Hoàng Sa; Nghi án mẹ ép con gái uống thuốc trừ sâu để cùng chết; Bàng hoàng phát hiện suốt 3 năm nuôi nhầm con của 1 gia đình ở cách nhà mình 5 km; Tiếp viên ở quán karaoke ăn mặc mát mẻ, ngồi trên đùi khách rót bia

  • Thoi su 24h137 Chong thieu song vo vi bi can nhan
    Thời sự 24h(13/7): Chồng thiêu sống vợ vì bị cằn nhằn

    Thực hư chuyện 'bố đi hát karaoke gặp đúng con gái làm dịch vụ'; "Bảo kê" xe cấp cứu: Bộ trưởng Y tế vào cuộc quá chậm?; Vụ chôn rác thải Formosa trong trang trại của Giám đốc: Có sai luật?; Tạm giữ nhóm "quái xế" cùng 20 chân dài mặc mát mẻ phục vụ karaoke; 10 năm, gần 60 ngàn tỷ đồng tham nhũng nhưng chỉ thu hồi được 4,6 ngàn tỷ

  • Thoi su 24h127 Vo bop cua quy khien chong chet tuc tuoi
    Thời sự 24h(12/7): Vợ bóp của quý khiến chồng chết tức tưởi

    Phạt 100 triệu phòng khám "mạo danh" Sở Y tế HN "chặt chém" khách; Xe cứu thương ngoại tỉnh phải “mua” bệnh nhân ở Hà Nội?; Formosa lén lút chôn chất thải ở trang trại của Giám đốc Công ty Môi trường; Gây bức xúc lớn, các dự án giao thông BOT được Quốc hội đưa vào giám sát; Vụ gần 400 GV ở Thanh Hóa mất việc: 50-100 triệu đồng chạy làm GV hợp đồng?

  • Thoi su 24h117 Co gai tre xinh dep tu vong ben ve duong
    Thời sự 24h(11/7): Cô gái trẻ xinh đẹp tử vong bên vệ đường

    Sự cố môi trường Formosa: Xác định hàm lượng độc tố dưới đáy biển; Thuê giúp việc 6 triệu/tháng, chủ nhà phẫn nộ vì em bé bị véo tai, ăn tát; Nhà máy làm chết cá đầu nguồn sông Đà không có khu xử lý nước thải; Từ vụ chặn xe cấp cứu: Bảo vệ bệnh viện hay lực lượng..."bảo kê"?; Dọa đuổi ông lão xuống xe, nhân viên xe buýt bị đình chỉ việc

  • Nghin le chuyen tuan qua 1707 23072016
    Nghìn lẻ chuyện tuần qua 17/07 - 23/07/2016

    Đau chân trái bác sĩ mổ nhầm chân phải; CSGT giơ chân, người đi xe máy lao dải phân cách; Cán bộ giao thông trách mắng người dân vì tự ý vá đường; Bé gái 4 tuổi mất tích bất ngờ, gia đình kêu gọi giúp đỡ ... là những tin tức xã hội nổi bật được dư luận quan tâm trong tuần qua.

  • Su kien quoc te noi bat 177237
    Sự kiện quốc tế nổi bật (17/7-23/7)

    Khủng bố trung tâm mua sắm ở Munich làm 10 người thiệt mạng; Samsung xin lỗi vì những clip mua dâm của chủ tịch Lee; Trump chính thức nhận đề cử tổng thống; Trung Quốc ngang ngược tuyên bố tiếp tục cải tạo tại Biển Đông là những tin chính trong tuần qua.

  • Ban tin Suc khoe tuan qua 177 237
    Bản tin Sức khỏe tuần qua (17/7- 23/7)

    Bị thương chân trái, mổ nhầm chân phải: BV Việt Đức nói gì; Hai bé sơ sinh dính liền ở Hà Giang đã mất; Siêu âm thai bình thường, sinh con bị dị tật: Bài học nào cho bố mẹ; Vợ thờ ơ với 'chuyện ấy', lí do là ở chồng;... là những thông tin Sức khỏe được quan tâm nhất tuần qua.

  • Tong Hop Doi Song Tuan Qua 170724072016
    Tổng Hợp Đời Sống Tuần Qua (17/07-24/07/2016)

    Hàng loạt những sản phẩm kém chất lượng, ảnh hưởng nghiêm trọng đến sức khỏe người tiêu dùng được phát hiện . Bài toán chi tiêu gia đình, cùng những câu chuyện gia đình, vụ đánh ghen ầm ĩ làm ta giật mình trước lối sống ngày nay, là các thông tin nổi bật nhất tuần.

  • Toan canh kinh te tuan 1707 23072016
    Toàn cảnh kinh tế tuần (17/07 - 23/07/2016)

    'Đại án' 9000 tỷ đồng tại Ngân hàng Xây dựng, lương của các sếp tập đoàn gần nửa tỷ đồng, giá xăng điều chỉnh giảm mạnh, vấn nạn cà phể bẩn, tăng trưởng tín dụng tiếp tục có con số mới ... Cùng với những thông tin về tài chính- ngân hàng, bất động sản, thị trường tiêu dùng..là những tin tức - sự kiện kinh tế nổi bật tuầ

  • Nghin le chuyen tuan qua 1007 16072016
    Nghìn lẻ chuyện tuần qua 10/07 - 16/07/2016

    Formosa chôn 100 tấn chất thải tại Hà Tĩnh; Ngư dân bàng hoàng kể tàu TQ tông chìm tàu cá ở Hoàng Sa; Cô giáo Sài Gòn bị tố tán tỉnh nam sinh lớp 8; 3 năm nuôi nhầm con của 1 gia đình ở cách nhà mình 5 km ... là những tin tức xã hội nổi bật được dư luận quan tâm trong tuần qua.

  • Su kien quoc te noi bat 107167
    Sự kiện quốc tế nổi bật (10/7-16/7)

    Toà PCA ra phán quyết Trung Quốc không có chủ quyền lịch sử ở Biển Đông; Tân Thủ tướng Anh Theresa May công bố danh sách nội các mới; Khủng bố đẫm máu đúng Quốc khánh Pháp; Đảo chính thất bại ở Thổ Nhĩ Kỳ... là những tin chính trong tuần qua.

  • Ban tin Suc khoe tuan qua 107 167
    Bản tin Sức khỏe tuần qua (10/7- 16/7)

    Ổ bệnh bạch hầu đang bùng phát mạnh tại Bình Phước; Bác sĩ ra chợ xin từ thiện cứu 2 bé song sinh dính liền; Cảm động câu chuyện về sản phụ ung thư phổi quyết giữ thai nhi; Mách bạn bài thuốc điều trị sẩy thai từ hàng trăm năm trước;... là những thông tin Sức khỏe được quan tâm nhất tuần qua.

  • Toan canh kinh te tuan 1007 16072016
    Toàn cảnh kinh tế tuần (10/07- 16/07/2016)

    Lại nóng chuyện huy động 500 tấn vàng trong dâm, lãi suất tiêu dùng lên tới 70-80%/năm, EVN chiếm hơn 1/3 tổng số nợ mà Chính phủ phải bảo lãnh, nhiều ngân hàng báo lãi khủng trong quý II, kiểm tra xử phạt hàng loạt công ty đa cấp... Cùng với những thông tin về tài chính- ngân hàng, bất động sản, thị trường tiêu dùng..là nhữ