Tạo Email chuyên nghiệp

Với giới công sở thời nay, internet chỉ cần trục trặc một giờ, họ đã thấy như mất chân mất tay. Chat và email đã trở thành những công cụ thông tin, giao tiếp, trao đổi công việc quá thường xuyên và hữu hiệu. Làm thế nào để tỏ ra chuyên nghiệp trong mỗi bức email?

Đáng tiếc là một bộ phận không nhỏ các nhân viên ngày nay không chú trọng đến hình thức, nội dung các email mà họ gửi đi hàng ngày; bên cạnh đó họ chưa khai thác hết tính năng của các chương trình kiểm tra email nhằm phục vụ cho công việc của mình. Những email xấu về hình thức (viết sai chính tả, font chữ rườm rà), nội dung không đi thẳng vấn đề… có thể khiến đối tác, khách hàng đánh giá thấp tác phong làm việc của họ.

Bởi vậy bạn cần chú ‎ một số nguyên tắc cơ bản trong việc sử dụng thư điện tử trong công việc hàng ngày.

1. Việc sử dụng email trong công việc hàng ngày cần tuân thủ Pháp luật và các nguyên tắc của mỗi công ty đề ra. Phát tán tài liệu khiêu dâm; khủng bố, tấn công người khác qua email; chống phá chính quyền; tiết lộ bí mật công ty… là những lỗi “chết người” trong việc sử dụng email.

2. Soạn thảo email công việc càng ngắn càng tốt, tập trung vào những vấn đề mấu chốt. Hãy bám theo tiêu đề các công việc bạn cần giải quyết trong email, tránh “lái” sang các vấn đề khác, ngoại trừ việc giải thích, nêu lí do sự việc. Đó chính là điểm khác nhau giữa email công việc và email cá nhân.

3. Tiêu đề email phải bao quát được nội dung bạn cần giải quyết. Với những người cần giải quyết một khối lượng lớn công việc qua email, thì tiêu đề giúp họ dễ dàng nhận biết, quản lí thư điện tử. Bạn cần tránh việc gửi email mà không đặt tiêu đề. Bên cạnh đó, hạn chế việc lạm dụng sử dụng các từ QUAN TRỌNG hoặc KHẨN CẤP trong tiêu đề email; hãy để dành những từ đó cho những dịp xứng đáng hơn.

4. Cần chú trọng lỗi chính tả và hình thức email, nó thể hiện sự chuyên nghiệp và khoa học của nhân viên. Cách tốt nhất để kiểm tra lỗi chính tả là bạn bật chế độ tự động kiểm tra của máy tính, hoặc tự kiểm tra kỹ lưỡng trước khi gửi thư. Một bức email nhiều lỗi chính tả thể hiện sự thiếu tôn trọng đối tác và khách hàng. Email nên sử dụng câu ngắn, giữa các đoạn cần cách dòng để bức thư được rõ ràng đối với người đọc.

5. Sử dụng file đính kèm đã được ghi chú một cách khoa học. Tên file đính kèm phải rõ ràng, đặt theo trình tự thời gian hoặc nội dung công việc. Ngoài ra bạn cần kiểm tra kẻo gửi nhầm file chưa hoàn thiện cho đối tác và khách hàng, điều này cho thấy bạn làm việc không cẩn thận chút nào! Với các file được đặt tên tiếng Việt, bạn nên sử dụng chữ Việt không có dấu để tránh trục trặc khi người nhận mở file.

6. Có ba thói quen khiến người nhận email rất bực mình, đó là viết hoa toàn bộ nội dung, font chữ to nhỏ không đều, chữ in đậm, in nghiêng và màu sắc được sử dụng bừa bãi. Việc viết hoa chỉ nên áp dụng đúng nguyên tắc của nó, nếu bạn viết hoa toàn câu thì một số đối tác nước ngoài sẽ hiểu rằng bạn đang la hét họ. Tương tự, màu sắc, kiểu chữ nghiêng hay đậm cần thống nhất, giữ cho hình thức bức thư lịch sư, thanh nhã.

7. Bạn nghĩ sao về việc viết tắt? Hãy xem email công việc như một… bài luận vậy. Mỗi lỗi viết tắt, bạn đã bị khách hàng và đối tác trừ 0.5 điểm trong tác phong và thái độ làm việc rồi đấy. Bởi vậy, những từ thông dụng như “ASAP” (càng sớm càng tốt), BTW (nhân tiện),… chỉ nên sử dụng trong email cá nhân.

8. Trong các email giao dịch cần sử dụng chữ ký cá nhân mình bao gồm tên, chức danh, địa chỉ và phone. Người nhận sẽ biết rõ bạn là ai, ở đâu, chịu trách nhiệm cho công việc nào. Đặc biệt là với những khách hàng lần đầu làm việc với công ty bạn.

9. Hãy trả lời email càng sớm càng tốt. Tại các công ty lớn, vị CEO cao nhất cũng phải giữ cho mình thói quen trả lời email sớm bởi nó thể hiện sự tôn trọng lẫn nhau và làm việc khoa học, tránh dồn công việc ứ đọng. Và cũng cần nhớ, nên đọc kỹ email trả lời ít nhất một lần trước khi click “Gửi đi”.

10. Với đối tượng “thư rác”, cách tốt nhất là bạn hãy tống nó vào ngăn rác, hoặc sử dụng phần mềm các bức thư không mời mà đến này. Việc bạn “thử” click vào thư rác sẽ giúp người gửi xác nhận địa chỉ email của bạn là thực, từ đó, bạn sẽ liên tục bị tấn công.

11. Hãy copy, forward (gửi chuyển tiếp) thư của bạn cho những người có liên quan, từ sếp đến đồng nghiệp. Việc bạn c/c email sẽ giúp những người có liên quan theo dõi công việc chung, kiểm tra lẫn nhau một cách dễ dàng. Bên cạnh đó, sếp cũng có thể dõi theo tiến độ công việc của cả hệ thống.

12. Bên cạnh tính năng soạn, gửi thư, email ngày nay còn được sử dụng để quản lý‎ tài liệu, thời gian biểu… Phần mềm Microsoft Outlook vẫn được ưa chuộng nhất trong các công ty, bởi nó cho phép người sử dụng kiểm tra hòm thư điện tử tại máy tính cá nhân của mình. Bên cạnh đó, tính năng lịch công tác của phần mềm này cũng cho phép người sử dụng quản lí‎ chặt chẽ công việc, sắp đặt lịch và thông báo cho người khác được biết.

Hãy tạo thói quen sử dụng email theo những nguyên tắc đơn giản trên, bạn sẽ chứng tỏ và duy trì tác phong chuyên nghiệp của mình trong môi trường kinh doanh năng động, không những thế còn tăng hiệu suất công việc.

(Theo Sieudichvu)

Video nổi bật

Khi CSGT bó tay....
00:00 / --:--

TIN Công Nghệ NỔI BẬT

5 tính năng thú vị của ứng dụng photos trên iPhone

Cùng với sự ra đời của iOS 8, ứng dụng hình ảnh đã nhận được một vài thay đổi nhằm đáp ứng nhu cầu sử dụng ngày một cao của người dùng. Vậy đâu là những thay đổi quan trọng nhất? Các bạn có thể khám phá một vài tính năng thú vị của ứng dụng photos trên iPhone trong bài viết dưới đây

2 cách vào Google khi bị hack DNS

Nhóm hacker Lizardsquad tấn công DNS dẫn đến chuyện không thể truy cập vào Google Việt Nam sáng nay. Tạm thời, bạn có thể tự khắc phục sự cố này theo hai cách.

Có nên nâng cấp ipad air lên ipad air 2 không?

Năm ngoái, iPad Air là chiếc tablet khá hoàn hảo được người dùng rất ưa chuộng. Vì thế, những nâng cấp trên iPad Air 2 đang tạo ra rất nhiều tò mò cho người dùng. Nhưng thay đổi được Apple nhắc đến nhiều nhất là kiểu dáng mỏng và nhẹ hơn so với người tiền nhiệm, có cảm biến vân tay, camera sắc nét hơn, cấu hình tốt hơn cũng như hỗ trợ nền tảng 64 bit.

Nhận xét tin Tạo Email chuyên nghiệp

Ý kiến bạn đọc

Viết phản hồi

Bạn có thể gửi nhận xét, góp ý hay liên hệ về bài viết Tạo Email chuyên nghiệp bằng cách gửi thư điện tử tới Lien He Bao Viet Nam. Xin bao gồm tên bài viết Tao Email chuyen nghiep ở dạng tiếng Việt không dấu. Hoặc Tạo Email chuyên nghiệp ở dạng có dấu. Bài viết trong chuyên đề Kinh Nghiệm của chuyên mục Công Nghệ.

Create Professional Email
Create Email, Microsoft Outlook, IMPORTANT, URGENT, according to the progress of work, people are concerned, as soon as possible, daily work, besides, email, usage, spelling, customers, title, business partners, his

With today's workplace, a malfunctioning internet just now, they have found a lost leg lost hands. Chat and email have become the tools of information, communication and exchange of work too often and effectively. How to show professionalism in ...

CÓ THỂ BẠN QUAN TÂM
Xem tiếp: Công Nghệ


  • Su kien quoc te noi bat 222 282
    Sự kiện quốc tế nổi bật (22/2 - 28/2)

    Lãnh đạo Đảng đối lập Nga bị ám sát ngay tại Moscow; kết quả vòng đám phán thứ 2 giữa Mỹ và Cuba; Mỹ xác nhận thông tin Trung Quốc đang tiến hành xây dựng các cảng hải quân và sân bay trên các đảo trên Biển Đông... là những tin chính trong tuần qua.

  • Nghin le chuyen tuan qua 2202 2802
    Nghìn lẻ chuyện tuần qua (22/02 - 28/02)

    Hàng loạt tai nạn thảm khốc trong 9 ngày nghỉ Tết; Mùng 6 Tết, dân làng Ném Thượng vẫn chém lợn ở sân đình; Hỗn chiến tại Lễ hội Đền Gióng; Tiền lẻ, chen lấn: Nét đặc trưng “mới” của lễ hội Việt? ... là những tin tức nổi bật được dư luận quan tâm trong tuần qua. ------------

  • Toan canh Showbiz tuan 2202 2802
    Toàn cảnh Showbiz tuần (22/02 – 28/02)

    ó nên chỉ trích hình ảnh GS Vũ Khiêu 'thơm' má hoa hậu Kỳ Duyên?,Vợ Baggio tiết lộ sảy thai 2 lần, bị 'cắm vài ba chục cái sừng', Các ngôi sao tranh cãi về “Chiếc váy màu gì?”, Kim Hyun Joong sắp có con với bạn gái bị hành hung, “Thiên thần” Karlie Kloss bỏ Victoria’s Secret,...là những thông tin giải trí nổi bật trong tuần.

  • Tin An ninh Phap luat tuan qua 2202 2802
    Tin An ninh - Pháp luật tuần qua (22/02 - 28/02)

    Ly kỳ chuyện đời các tướng cướp; Bị cáo về nhà ăn tết với… người bị hại; Vụ án khó điều tra bậc nhất lịch sử phá án Công an Hải Phòng; Những lá thư xin lỗi nức nở từ trại giam; 200 bánh heroin và những người đón Tết muộn; Các tổ 141 bắt nhiều vụ vận chuyển ma túy trong dịp Tết;......là những tin đáng chú ý trong tuần. ------------ Xem thêm: Tin An ninh - Pháp luật tuần qua (22/02 - 28/02), http://vietbao.vn/An-ninh-Phap-luat/Tin-An-ninh-Phap-luat-tuan-qua-2202-2802/2147540033/218/ Tin nhanh Việt Nam ra thế giới vietbao.vn

  • Tong hop Doi song tuan qua 232 292
    Tổng hợp Đời sống tuần qua (23/2 - 29/2)

    Dư âm của Tết Nguyên Đán vẫn còn đọng lại trong những câu chuyện gia đình, không khí lễ hội khắp mọi nơi. Những phong tục thờ cúng, giải hạn đầu năm trong dân gian; Những câu chuyện về ngày Thầy thuốc Việt Nam 27/2; Nhiều tấm gương sáng trong đời sống... và những tin tức an toàn thực phẩm bẩn là những thông tin nổi bật tuần vừa qua... ------------ Xem thêm: Tổng hợp Đời sống tuần qua (23/2 - 29/2), http://vietbao.vn/Doi-song-Gia-dinh/Tong-hop-Doi-song-tuan-qua-232-292/2147540036/111/ Tin nhanh Việt Nam ra thế giới vietbao.vn