Thứ hai, 28 Tháng tư 2008, 09:22 GMT+7

Tạo Email chuyên nghiệp

Với giới công sở thời nay, internet chỉ cần trục trặc một giờ, họ đã thấy như mất chân mất tay. Chat và email đã trở thành những công cụ thông tin, giao tiếp, trao đổi công việc quá thường xuyên và hữu hiệu. Làm thế nào để tỏ ra chuyên nghiệp trong mỗi bức email?

Đáng tiếc là một bộ phận không nhỏ các nhân viên ngày nay không chú trọng đến hình thức, nội dung các email mà họ gửi đi hàng ngày; bên cạnh đó họ chưa khai thác hết tính năng của các chương trình kiểm tra email nhằm phục vụ cho công việc của mình. Những email xấu về hình thức (viết sai chính tả, font chữ rườm rà), nội dung không đi thẳng vấn đề… có thể khiến đối tác, khách hàng đánh giá thấp tác phong làm việc của họ.

Bởi vậy bạn cần chú ‎ một số nguyên tắc cơ bản trong việc sử dụng thư điện tử trong công việc hàng ngày.

1. Việc sử dụng email trong công việc hàng ngày cần tuân thủ Pháp luật và các nguyên tắc của mỗi công ty đề ra. Phát tán tài liệu khiêu dâm; khủng bố, tấn công người khác qua email; chống phá chính quyền; tiết lộ bí mật công ty… là những lỗi “chết người” trong việc sử dụng email.

2. Soạn thảo email công việc càng ngắn càng tốt, tập trung vào những vấn đề mấu chốt. Hãy bám theo tiêu đề các công việc bạn cần giải quyết trong email, tránh “lái” sang các vấn đề khác, ngoại trừ việc giải thích, nêu lí do sự việc. Đó chính là điểm khác nhau giữa email công việc và email cá nhân.

3. Tiêu đề email phải bao quát được nội dung bạn cần giải quyết. Với những người cần giải quyết một khối lượng lớn công việc qua email, thì tiêu đề giúp họ dễ dàng nhận biết, quản lí thư điện tử. Bạn cần tránh việc gửi email mà không đặt tiêu đề. Bên cạnh đó, hạn chế việc lạm dụng sử dụng các từ QUAN TRỌNG hoặc KHẨN CẤP trong tiêu đề email; hãy để dành những từ đó cho những dịp xứng đáng hơn.

4. Cần chú trọng lỗi chính tả và hình thức email, nó thể hiện sự chuyên nghiệp và khoa học của nhân viên. Cách tốt nhất để kiểm tra lỗi chính tả là bạn bật chế độ tự động kiểm tra của máy tính, hoặc tự kiểm tra kỹ lưỡng trước khi gửi thư. Một bức email nhiều lỗi chính tả thể hiện sự thiếu tôn trọng đối tác và khách hàng. Email nên sử dụng câu ngắn, giữa các đoạn cần cách dòng để bức thư được rõ ràng đối với người đọc.

5. Sử dụng file đính kèm đã được ghi chú một cách khoa học. Tên file đính kèm phải rõ ràng, đặt theo trình tự thời gian hoặc nội dung công việc. Ngoài ra bạn cần kiểm tra kẻo gửi nhầm file chưa hoàn thiện cho đối tác và khách hàng, điều này cho thấy bạn làm việc không cẩn thận chút nào! Với các file được đặt tên tiếng Việt, bạn nên sử dụng chữ Việt không có dấu để tránh trục trặc khi người nhận mở file.

6. Có ba thói quen khiến người nhận email rất bực mình, đó là viết hoa toàn bộ nội dung, font chữ to nhỏ không đều, chữ in đậm, in nghiêng và màu sắc được sử dụng bừa bãi. Việc viết hoa chỉ nên áp dụng đúng nguyên tắc của nó, nếu bạn viết hoa toàn câu thì một số đối tác nước ngoài sẽ hiểu rằng bạn đang la hét họ. Tương tự, màu sắc, kiểu chữ nghiêng hay đậm cần thống nhất, giữ cho hình thức bức thư lịch sư, thanh nhã.

7. Bạn nghĩ sao về việc viết tắt? Hãy xem email công việc như một… bài luận vậy. Mỗi lỗi viết tắt, bạn đã bị khách hàng và đối tác trừ 0.5 điểm trong tác phong và thái độ làm việc rồi đấy. Bởi vậy, những từ thông dụng như “ASAP” (càng sớm càng tốt), BTW (nhân tiện),… chỉ nên sử dụng trong email cá nhân.

8. Trong các email giao dịch cần sử dụng chữ ký cá nhân mình bao gồm tên, chức danh, địa chỉ và phone. Người nhận sẽ biết rõ bạn là ai, ở đâu, chịu trách nhiệm cho công việc nào. Đặc biệt là với những khách hàng lần đầu làm việc với công ty bạn.

9. Hãy trả lời email càng sớm càng tốt. Tại các công ty lớn, vị CEO cao nhất cũng phải giữ cho mình thói quen trả lời email sớm bởi nó thể hiện sự tôn trọng lẫn nhau và làm việc khoa học, tránh dồn công việc ứ đọng. Và cũng cần nhớ, nên đọc kỹ email trả lời ít nhất một lần trước khi click “Gửi đi”.

10. Với đối tượng “thư rác”, cách tốt nhất là bạn hãy tống nó vào ngăn rác, hoặc sử dụng phần mềm các bức thư không mời mà đến này. Việc bạn “thử” click vào thư rác sẽ giúp người gửi xác nhận địa chỉ email của bạn là thực, từ đó, bạn sẽ liên tục bị tấn công.

11. Hãy copy, forward (gửi chuyển tiếp) thư của bạn cho những người có liên quan, từ sếp đến đồng nghiệp. Việc bạn c/c email sẽ giúp những người có liên quan theo dõi công việc chung, kiểm tra lẫn nhau một cách dễ dàng. Bên cạnh đó, sếp cũng có thể dõi theo tiến độ công việc của cả hệ thống.

12. Bên cạnh tính năng soạn, gửi thư, email ngày nay còn được sử dụng để quản lý‎ tài liệu, thời gian biểu… Phần mềm Microsoft Outlook vẫn được ưa chuộng nhất trong các công ty, bởi nó cho phép người sử dụng kiểm tra hòm thư điện tử tại máy tính cá nhân của mình. Bên cạnh đó, tính năng lịch công tác của phần mềm này cũng cho phép người sử dụng quản lí‎ chặt chẽ công việc, sắp đặt lịch và thông báo cho người khác được biết.

Hãy tạo thói quen sử dụng email theo những nguyên tắc đơn giản trên, bạn sẽ chứng tỏ và duy trì tác phong chuyên nghiệp của mình trong môi trường kinh doanh năng động, không những thế còn tăng hiệu suất công việc.

(Theo Sieudichvu)


Nhận xét tin Tạo Email chuyên nghiệp

Ý kiến bạn đọc

Viết phản hồi

Bạn có thể gửi nhận xét, góp ý hay liên hệ về bài viết Tạo Email chuyên nghiệp bằng cách gửi thư điện tử tới Lien He Bao Viet Nam. Xin bao gồm tên bài viết Tao Email chuyen nghiep ở dạng tiếng Việt không dấu. Hoặc Tạo Email chuyên nghiệp ở dạng có dấu. Bài viết trong chuyên đề Kinh Nghiệm của chuyên mục Công Nghệ.

Create Professional Email
Create Email, Microsoft Outlook, IMPORTANT, URGENT, according to the progress of work, people are concerned, as soon as possible, daily work, besides, email, usage, spelling, customers, title, business partners, his

With today's workplace, a malfunctioning internet just now, they have found a lost leg lost hands. Chat and email have become the tools of information, communication and exchange of work too often and effectively. How to show professionalism in ...

CÓ THỂ BẠN QUAN TÂM


  • Thoi su 24h2111 Thu hoi nha dat cua ong Tran Van Truyen
    Thời sự 24h(21/11): Thu hồi nhà đất của ông Trần Văn Truyền

    Thu hồi nhà, đất của ông Trần Văn Truyền; Gói quà 20/11 phát nổ, 1 phụ nữ tử vong; VTV xin lỗi vụ phát sóng "Nhặt xương cho thầy"; Hà Hồ bật khóc, nêu lời giải cho quan hệ với Cường đô la; Từ 1/1/2015 tăng mức phạt xe quá tải... là những thông tin thời sự nổi bật trong ngày 21/11.

  • Thoi su 24h2010 2 may bay suyt dam nhau tai SG
    Thời sự 24h(20/10): 2 máy bay suýt đâm nhau tại SG

    Đổi chứng minh thư thành thẻ căn cước công dân;Hai máy bay suýt đụng nhau trên không;Thuê người giả mạo Thứ trưởng Y tế để lừa tiền tỷ; Sát hại con tin để quỵt nợ 50 triệu đồng; "100 nghìn/cô" - cuộc định giá đau xót trong ngày 20/11?... là những thông tin thời sự nổi bật trong ngày 20/11.

  • Thoi su 24h1911 Chang trai dam cuoi co tich qua doi
    Thời sự 24h(19/11): Chàng trai "đám cưới cổ tích" qua đời

    Phạt 252 triệu đồng NXB in hình Công Lý cởi trần; Chơi ngông Tàng "Keangnam": Mời ca sỹ ngoại về đãi cả bản; Nữ phượt thủ 9x tử nạn trên cung đường Hà Giang; Chàng trai trong "đám cưới cố tích" đột ngột qua đời...

  • Thoi su 24h1811 BS quen kim mo trong bung benh nhan
    Thời sự 24h(18/11): BS quên kim mổ trong bụng bệnh nhân

    Đường sắt trên cao "tuyệt đối an toàn"; Mổ đẻ, BS ‘quên’ kim trong bụng bệnh nhân 9 năm; Bé sơ sinh văng khỏi bụng mẹ ra viện; Lật mặt hàng chục cửa hàng xăng dầu lắp đặt IC giả; Mạo nhận con trai Bí thư HN "quỵt" hàng trăm triệu... là những thông tin thời sự nổi bật trong ngày 18/11.

  • Thoi su 24h1711 Cong Ly mac quan nho len bia sach luat
    Thời sự 24h(17/11): Công Lý mặc quần nhỏ lên bìa sách luật

    Bình Dương lên tiếng về cáo buộc của ông Dũng "lò vôi"; Công Lý bức xúc vì bìa sách in hình anh cởi trần; Nữ "đại gia" Hà thành bị đánh thuốc mê cướp kim cương?; "Kho" sừng tê giác trong nhà đại gia Hà Tĩnh...

  • Ban tin suc khoe tuan tu 162211
    Bản tin sức khỏe tuần (từ 16-22/11)

    Hà Tĩnh: Mổ đẻ, BS "quên" kim trong bụng bệnh nhân 9 năm; Bình Dương: Một phụ nữ chết tức tưởi sau khi chích thuốc tại phòng khám tư nhân; Trứng gà thật - giả, phân biệt thế nào?; 83% đàn ông "thả rông" trong lần quan hệ đầu tiên; Mẹo chăm sóc da cho trẻ vào mùa đông; Lý do không ngờ khiến mẹ chậm mang thai; Người hay lo lắng dễ bị mất trí nhớ; Cách giảm cân hiệu quả trong 1 tuần... là những tin sức khỏe nổi bật tuần qua.

  • Nghin le chuyen tuan qua 1611 2211
    Nghìn lẻ chuyện tuần qua (16/11 - 22/11)

    Nghị trường QH nóng chuyện chạy chức, chạy quyền; Ước vọng của Hai lúa được phong Đại tướng quân; Sách Luật in hình nghệ sỹ Công Lý: Luật pháp không phải trò hề; Làm khu nghỉ dưỡng trên núi Hải Vân: Quá nhạy cảm quốc phòng!; Phát phim phản cảm,VTV nên có lời với các thầy cô giáo ... là những tin tức nổi bật được dư luận quan tâm trong tuần qua.

  • Toan canh Showbiz tuan 1611 2211
    Toàn cảnh Showbiz tuần (16/11 – 22/11)

    Mỹ Tâm được vinh danh giải thưởng 'Huyền thoại âm nhạc', Hình nghệ sĩ Công Lý bị xuất hiện phản cảm trên bìa sách luật, Tranh cãi số lượng khán giả trong live concert Heartbeat của Mỹ Tâm,

  • Tin An ninh Phap luat tuan qua 1611 2211
    Tin An ninh - Pháp luật tuần qua (16/11 - 22/11)

    "Tội phạm axit" và câu chuyện về quản lý; Kết cục thảm của những mối tình đồng tính nữ lệch lạc; Điểm tựa hoàn lương của 9X sát hại người yêu; 14 năm tù cho cơn ghen tuông mù quáng; Vụ TMV Cát Tường: Tội danh của bị cáo Tường và Khánh sẽ thay đổi?; Cảnh giác với chiêu lừa đảo tinh vi qua điện thoại;.......là những tin đáng chú ý trong tuần.

  • Tin Bong daThe thao noi bat tuan qua 16112211
    Tin Bóng đá-Thể thao nổi bật tuần qua (16/11-22/11)

    Tổng hợp diễn biến vụ nghi ngờ Công Phượng gian lận tuổi; Tổng hợp thông tin trước thềm AFF Cup của ĐT Việt Nam và các đội bóng cùng bảng; Tổng hợp các trận cầu hay cuối tuần... là những tin tức sẽ có trong bản tin Bóng đá cuối tuần của Việt Báo.