"Quét sạch" các trục trặc khó chịu của Outlook Express

Kể từ khi Outlook Express ra đời, cho đến nay, nó vẫn mang lại rất nhiều sự ngạc nhiên cho người dùng. Bài viết này sẽ giúp bạn giải đáp một số thắc mắc thường gặp trong Outlook Express.

1. Font chữ

Nhiều người đã từng gặp trường hợp kích thước font chữ trong email được in ra không giống với kích thước đã được thiết lập. Tuy nhiên, kỳ lạ hơn, khi sao chép và dán email vào Word thì cỡ font chữ in ra lại đúng với font chữ đã cài đặt.

Để giải quyết vấn đề này, Microsoft đã hướng dẫn như sau: Mở Outlook Express, vào Tool/Options /Read /kích vào nút Fonts. Trong hộp Font size chọn Smallest nhấn OK 2 lần, sau đó đóng OE lại. Tiếp đó, bạn mở Internet Explorer vào View/Text size/chọn Smallest. Sau đó, đóng IE và khởi động lại máy tính.

Khởi tạo lại OE một lần nữa và thay đổi lại font chữ sang Medium. Đóng OE, mở Internet Explorer và thay đổi lại Text size sang Medium. Đóng IE, khởi động lại máy tính và mọi thứ sẽ trở nên tốt đẹp.

2. Giao thức POP3

Điều kỳ lạ thứ 2 dường như liên quan đến sự thay đổi ngẫu nhiên trong cài đặt máy chủ sử dụng giao thức POP3. Khi nhận thư, bạn sẽ được yêu cầu điền username và password và bạn sẽ thấy máy chủ thư đến POP3 (Incoming Mail) đã được thay đổi thành 127.0.0.1. Đây là địa chỉ IP của "localhost", chính là máy tính bạn đang sử dụng. Nguyên nhân là do hầu hết các phần mềm chống virus đều có cơ chế bảo vệ đặc biệt đối với email.

Không may, chúng ta không có account chi tiết cho mọi gói bảo mật, nhưng hầu như bạn đều có thể cài đặt và cập nhật lại một cách chi tiết cho các server POP3 từ đây. Trong trường hợp xấu nhất, bạn có thể vô hiệu hóa việc bảo vệ đối với các mail đến nhưng vẫn được bảo vệ khỏi các phần đính kèm có virut.

3. Không có sự giúp đỡ từ Assistant

Phần này trong OE lần 3 có đặc điểm thú vị hơn. Nếu bạn đang ở xa, bạn có thể cài đặt tính năng tự động trả lời các thông điệp được gửi đến khi bạn vắng mặt. Bộ phần mềm Outlook có công cụ Out of Office Assistant, nhưng trong Outlook Express lại không có công cụ này. Dù sao, việc cài đặt thủ công cũng rất khó khăn và có vài điểm nên tránh.

Đầu tiên, vào File, Work offline. Tạo một thông điệp mới và trong hộp To: hoặc CC: để trống, Subject và nội dung tùy ý. Hãy chắc chắn rằng bạn đã có một văn bản thuần tuý về định dạng. Sau đó, bạn vào File/Save as chọn thư mục muốn lưu. Bạn sẽ thấy tên file đã được tạo từ Subject (tiêu đề) của thông điệp. Trong Save as type hãy chọn Text Files (*.txt)/Save file và đóng cửa sổ New message.

Bạn cần xác lập một quy tắc, cũng trong cửa sổ OE chính, bạn vào Tools/Message Rules/Mail. Trong hộp thoại Message Rules, chọn New xuất hiện hộp thoại New Mail Rule. Trong 2 ô trên, chọn For all messages và Reply with message. Sau đó, bạn sẽ thấy cả 2 mục này đều xuất hiện trong hộp thứ 3 - Rule Description - với message xuất hiện ở phần liên kết màu xanh có gạch dưới. Chọn đường dẫn đến thông điệp bạn đã lưu. Sau đó điền một tên phù hợp cho quy tắc vừa thiết lập và chọn OK.

Và từ giờ trở đi, những nơi bạn đã làm những lỗi đó, chính là việc bạn đặt offline. Để kiểm tra lại việc tự động trả lời, bạn kích chuột vào nút “Apply now”, chọn Inbox và OE sẽ thông báo việc sẽ gửi các mail trả lời một cách tự động đối với mọi message trong hộp thư của bạn.

Sau một thời gian, bạn nhận ra điều gì đã xảy ra và ngừng kết nối, khoảng 50 thông điệp đã được gửi đi. Do đó, trước khi bạn kết nối trực tuyến hoặc áp dụng các qui tắc mới thì bạn nên tạo ra một thư mục cục bộ và chuyển nội dung trong hộp thư vào đó để kiểm tra tạm thời. Nếu bạn đã có các qui tắc khác được đặt, hay kiểm tra để đảm bảo là chúng không trái ngược với các qui tắc mới, chẳng hạn như “Stop processing more rules”.

Bạn sẽ cần có OE khi bạn đi công tác xa và thiết lập chế độ kiểm tra hộp thư định kỳ (Tools, Options, General), tuy nhiên, đó không phải là ý tưởng hay nếu bạn đi trên nửa tháng. Cuối cùng, khi bạn quay trở lại, bạn có thể tắt các qui tắc này bằng cách không chọn nó trong phần Tools, Message Rules, Mail.

Một chú ý có liên quan khác, đó là lệnh “Save as…”, có thể được sử dụng trong bất kỳ thông điệp nào trong thư mục OE của bạn, do đó bạn có thể lưu giữ các thông điệp như là file text ở bất cứ đâu trong máy tính của bạn. Như đã nói trước đây, tên của chủ đề sẽ chính là tên file. Thật không may, điều này chỉ được thực hiện với từng thông điệp riêng lẻ. Bạn có thể xuất toàn bộ thư mục cục bộ vào Outlook or Exchange.

4. Quy tắc đối với các quy tắc

Nếu bạn gặp rắc rối hoặc biên dịch một danh sách các nơi gửi đã bị khoá và bạn muốn khôi phục lại việc này. Thật không may, OE không hỗ trợ sẵn phương thức giải quyết vấn đề này mà bạn phải thao tác một chút với Windows Registry.

Mặc dù việc sao lưu bản thân nó không có ảnh hưởng gì đến Registry, nhưng sẽ khôn ngoan hơn nếu ta quay lại điểm này (Windows 98 hoặc phiên bản trước đó) hoặc tạo một điểm khôi phục hệ thống (System Restore).

Bạn kích chuột vào Start, Run, gõ lệnh regedit, sau đó vào theo đường dẫn sau: Hkey_Current_User Identities {string-of-hexadecimal-numbers} Software Microsoft Outlook Express 5.0 Rules. Đánh dấu khoá này và chuyển đến menu Registry (File trong XP) và chọn Export Registry File.

Chọn thư mục nơi bạn muốn chứa dữ liệu sao lưu và chọn “Selected branch”, chỉ tên file và ấn nút Save. Lặp lại quá trình này cho khóa Block Senders. Việc này sẽ cho bạn 2 file .reg, và nhấn đúp chuột sẽ thay đổi lại các nội dung trong Registry.

Nếu bạn muốn chuyển qui tắc của bạn và danh sách các nơi nhận bị khoá sang một máy tính khác, điều này sẽ đòi hỏi 1 chút kỹ xảo đối với nhận dạng - đó là chuỗi 32 hex digits được gọi là GUID. Do đó, trong máy tính mới, bạn phải thiết lập tài khoản mail của bạn và sao chép 2 file .reg sang.

Sao lưu Registry trong máy tính mới (hoặc tạo một restore point), và chạy regedit trong máy tính mới, chuyển đến Hkey_Current_User Identities {string-of-hexadecimal-numbers}, đánh dấu cái này, ấn phải chuột và chọn Copy key name. Đóng regedit và ấn phải chuột, soạn thảo một trong những file .reg bạn đã copy.

Bạn sẽ phải rất cẩn thận khi đánh dấu Hkey_Current_User Identities {old-string-of-hexadecimal-numbers} và dán Hkey_Current_User Identities {new-string-of-hexadecimal-numbers}. Lưu lại với tên mới và do đó bạn có thể kiểm tra mọi thứ xem có giống như ban đầu không. Sau đó đóng Notepad lại, ấn phải chuột vào file .reg đã được sửa chữa và đưa nó vào trong Registry của máy tính mới.