Một số thủ thuật trong Excel

Loại bỏ thông tin cá nhân

Khi bạn gởi kèm file hoặc chia sẻ file cho nhiều người sử dụng mà không muốn để họ biết được những thông tin cá nhân đã đươc Excel tự động ghi lên file khi bạn lưu lại thì bạn sẽ thực hiện theo 1 trong 2 cách sau:

Cách 1: Vào menu Files/Properties, chọn thẻ Summary và xóa những thông tin trong đó.

Cách 2: Menu Tools/Options, chọn thẻ Security và đánh dấu chọn vào mục “Remove personal information from this file on save”.

Cách thứ 2 chỉ áp dụng cho Excel phiên bản 2002 và 2003.

Phóng to/thu nhỏ trang bằng chuột

Để phóng to hoặc thu nhỏ tập tin đang làm việc một cách nhanh chóng thì trước tiên con chuột của bạn phải có 3 nút hoặc có bánh xe thì bạn mới sử dụng được thủ thuật này. Cách sử dụng như sau: Bạn chỉ cần nhấn phím Ctrl và di chuyển bánh xe chuột về trước để phóng to và lui về sau để thu nhỏ lại.

Chọn khối dữ liệu theo kiểu

Bạn có một tập tin văn bản rất lớn nhưng chỉ muốn đánh dấu chọn những ô là giá trị text, số hay công thức thôi thì bạn nên tiến hành thực hiện như cách sau:

- Nhấn phím F5 hoặc chọn trên menu Edit/Goto

- Chọn Special trên hộp thoại Go To

- Chọn tham số Constants và chọn các loại dữ liệu thích hợp mà bạn muốn chọn.

Thêm ngày hoặc giờ hiện tại bằng phím tắt

Trong Excel để có thể thêm ngày giờ hiện tại thì bạn phải sử dụng hàm =NOW(), hay để có được ngày hiện tại thì dùng hàm =TODAY(). Điểm hay của hai hàm này cũng chính là điểm dở của chúng là khi bạn chỉ muốn cố định ngày là ngay thời điểm bạn thực hiện thì hai hàm này sẽ không đáp ứng được khi mà bạn mở file này vào một thời điểm khác thì Excel tự động cập nhật những giá trị này.

Một cách để bạn điền ngày hoặc giờ hiện tại mà Excel không thể tự cập nhật là sử dụng phím tắt sau:

- Chèn ngày hiện tại dùng: Ctrl + ; (dấu chấm phẩy).

- Chèn giờ hiện tại: Ctrl + Shift + ; (dấu chấm phẩy).

Tạo danh sách dữ liệu sổ xuống (drop-down list)

Khi bạn lướt web hoặc đăng ký Yahoo! Mail thì bạn sẽ thường thấy danh sách các nước được chứa trong một danh sách sổ xuống (drop-down list) và trong Excel bạn cũng sẽ làm được điều này một cách dễ dàng. Bạn thực hiện theo các bước sau:

- Đầu tiên bạn nhập tên của từng nước nằm riêng biệt ở từng ô. Giả sử từ ô A1 đến ô A25.

- Chọn ô bạn muốn tạo danh sách sổ. Hoặc bạn có thể chọn nhiều ô để tạo danh sách sổ xuống cho những ô này.

- Vào Menu Data/Validation, chọn Tab Select. Bạn chọn thuộc tính List trong phần Allow, ở phần Source thì bạn chọn toàn bộ các dòng chứa thông tin tên nước. Ví dụ ở đây Source là : =$A$1:$A$25 (bạn phải để giá trị tuyệt đối cho vùng dùng liệu bằng cách thêm dấu $ phía trước). Nhấn OK.

Bây giờ khi bạn di chuyển trong những ô này thì sẽ có mũi tên xuất hiện bên phải ô, bạn có thể chọn thay đổi giá trị cho ô đó một cách nhanh chóng.

Bảo vệ công thức tính toán của bạn

Trong tài liệu của bạn gởi cho đối tác có những công thức tính toán mà bạn không muốn cho họ xem thì bạn có hai dạng:

a/ Chuyển ô chứa giá trị được tính từ công thức thành dữ liệu “chết” (nghĩa là khi bạn thay đổi giá trị các ô liên quan thì công thức sẽ không còn hiệu lực nữa).

b/ Giấu công thức nhưng nó vẫn còn hiệu lực.

Dạng a:

Đầu tiên bạn sẽ copy dữ liệu của những ô chứa công thức, sau đó chọn Edit/Paste Special, chọn thuộc tính Value. Nhấn OK thì những ô này sẽ chỉ chứa dữ liệu.

Dạng b:

Để áp dụng dạng này bạn sẽ sử dụng chức năng Protect Sheet của Excel nhưng trước khi bạn áp dụng chức năng này thì cần thực hiện theo hai bước sau:

1/ Ẩn những ô chứa công thức:

- Chọn Edit/Go To (Ctrl-F5), chọn Special.

- Trong Special chọn Formula và bạn phải chọn tất cả 4 ô bên dưới (Numbers, Text, Logicals, Errors).

- Nhấn OK, Excel sẽ chọn hết tất cả những ô có chứa công thức.

- Chọn Format/Cells và chọn thẻ Protection. Đánh dấu chọn cả 2 ô Locked và Hidden.

2/ “Unclock” cho những ô dữ liệu:

- Chọn Edit/Go To (Ctrl-F5), chọn Special

- Trong Special chọn Constants và tương tự như trên là bạn phải chọn tất cả 4 ô giá trị bên dưới. Nhấn OK.

- Chọn Format/Cells và chọn thẻ Protection. Bỏ chọn cho Locked và Hidden.

Tại thời điểm này bạn đã có thể sử dụng chức năng Protect Sheet trong menu Tools/Protection. Bạn có thể nhập vào password để ngăn người sử dụng không thể xem những công thức bằng cách mở khóa bảo vệ. Khi bạn muốn sửa chữa những công thức này, bạn phải nhập chính xác mật khẩu thì công thức mới hiển thị.

Không cho xuất hiện thông báo lỗi như #Value! hoặc #Div/0!.

Khi bạn thực hiện công việc tính toán thì những lỗi bạn thường gặp như #Value! hoặc #Div/0!. Trong một số trường hợp là do một số dữ liệu của ta “không sạch”, có chứa những ô trắng hoặc giá trị 0. Bạn sẽ thêm câu lệnh IF và hàm ISERROR để khi có lỗi này xuất hiện những thì sẽ được thay thế bằng ô trắng hoặc giá trị nào mà bạn muốn.

Cách dùng: = IF(ISERROR(CT), “ “, CT)

CT: Là công thức ban đầu của bạn.

Đó là một số thủ thuật cần thiết cho các bạn trong công việc hằng ngày. Chúc các bạn thành công.

Thiên Thanh

Việt Báo

TIN Công Nghệ NỔI BẬT

5 tính năng thú vị của ứng dụng photos trên iPhone

Cùng với sự ra đời của iOS 8, ứng dụng hình ảnh đã nhận được một vài thay đổi nhằm đáp ứng nhu cầu sử dụng ngày một cao của người dùng. Vậy đâu là những thay đổi quan trọng nhất? Các bạn có thể khám phá một vài tính năng thú vị của ứng dụng photos trên iPhone trong bài viết dưới đây

2 cách vào Google khi bị hack DNS

Nhóm hacker Lizardsquad tấn công DNS dẫn đến chuyện không thể truy cập vào Google Việt Nam sáng nay. Tạm thời, bạn có thể tự khắc phục sự cố này theo hai cách.

Có nên nâng cấp ipad air lên ipad air 2 không?

Năm ngoái, iPad Air là chiếc tablet khá hoàn hảo được người dùng rất ưa chuộng. Vì thế, những nâng cấp trên iPad Air 2 đang tạo ra rất nhiều tò mò cho người dùng. Nhưng thay đổi được Apple nhắc đến nhiều nhất là kiểu dáng mỏng và nhẹ hơn so với người tiền nhiệm, có cảm biến vân tay, camera sắc nét hơn, cấu hình tốt hơn cũng như hỗ trợ nền tảng 64 bit.

Nhận xét tin Một số thủ thuật trong Excel

Ý kiến bạn đọc

Viết phản hồi

Bạn có thể gửi nhận xét, góp ý hay liên hệ về bài viết Một số thủ thuật trong Excel bằng cách gửi thư điện tử tới Lien He Bao Viet Nam. Xin bao gồm tên bài viết Mot so thu thuat trong Excel ở dạng tiếng Việt không dấu. Hoặc Một số thủ thuật trong Excel ở dạng có dấu. Bài viết trong chuyên đề Tin Tổng Hợp của chuyên mục Công Nghệ.

Some tricks in Excel
Click OK, Go To, personal information, the user, automatically records, formulas, value, make, some, tips, data, select, Excel, file

Remove Personal Information When you post attachments or file shares for many users that do not want to let them know personal information is automatically recorded on the Excel file when you save, you will follow one of two ways:.

CÓ THỂ BẠN QUAN TÂM
Xem tiếp: Công Nghệ


  • Su kien quoc te noi bat 222 282
    Sự kiện quốc tế nổi bật (22/2 - 28/2)

    Lãnh đạo Đảng đối lập Nga bị ám sát ngay tại Moscow; kết quả vòng đám phán thứ 2 giữa Mỹ và Cuba; Mỹ xác nhận thông tin Trung Quốc đang tiến hành xây dựng các cảng hải quân và sân bay trên các đảo trên Biển Đông... là những tin chính trong tuần qua.

  • Nghin le chuyen tuan qua 2202 2802
    Nghìn lẻ chuyện tuần qua (22/02 - 28/02)

    Hàng loạt tai nạn thảm khốc trong 9 ngày nghỉ Tết; Mùng 6 Tết, dân làng Ném Thượng vẫn chém lợn ở sân đình; Hỗn chiến tại Lễ hội Đền Gióng; Tiền lẻ, chen lấn: Nét đặc trưng “mới” của lễ hội Việt? ... là những tin tức nổi bật được dư luận quan tâm trong tuần qua. ------------

  • Toan canh Showbiz tuan 2202 2802
    Toàn cảnh Showbiz tuần (22/02 – 28/02)

    ó nên chỉ trích hình ảnh GS Vũ Khiêu 'thơm' má hoa hậu Kỳ Duyên?,Vợ Baggio tiết lộ sảy thai 2 lần, bị 'cắm vài ba chục cái sừng', Các ngôi sao tranh cãi về “Chiếc váy màu gì?”, Kim Hyun Joong sắp có con với bạn gái bị hành hung, “Thiên thần” Karlie Kloss bỏ Victoria’s Secret,...là những thông tin giải trí nổi bật trong tuần.

  • Tin An ninh Phap luat tuan qua 2202 2802
    Tin An ninh - Pháp luật tuần qua (22/02 - 28/02)

    Ly kỳ chuyện đời các tướng cướp; Bị cáo về nhà ăn tết với… người bị hại; Vụ án khó điều tra bậc nhất lịch sử phá án Công an Hải Phòng; Những lá thư xin lỗi nức nở từ trại giam; 200 bánh heroin và những người đón Tết muộn; Các tổ 141 bắt nhiều vụ vận chuyển ma túy trong dịp Tết;......là những tin đáng chú ý trong tuần. ------------ Xem thêm: Tin An ninh - Pháp luật tuần qua (22/02 - 28/02), http://vietbao.vn/An-ninh-Phap-luat/Tin-An-ninh-Phap-luat-tuan-qua-2202-2802/2147540033/218/ Tin nhanh Việt Nam ra thế giới vietbao.vn

  • Tong hop Doi song tuan qua 232 292
    Tổng hợp Đời sống tuần qua (23/2 - 29/2)

    Dư âm của Tết Nguyên Đán vẫn còn đọng lại trong những câu chuyện gia đình, không khí lễ hội khắp mọi nơi. Những phong tục thờ cúng, giải hạn đầu năm trong dân gian; Những câu chuyện về ngày Thầy thuốc Việt Nam 27/2; Nhiều tấm gương sáng trong đời sống... và những tin tức an toàn thực phẩm bẩn là những thông tin nổi bật tuần vừa qua... ------------ Xem thêm: Tổng hợp Đời sống tuần qua (23/2 - 29/2), http://vietbao.vn/Doi-song-Gia-dinh/Tong-hop-Doi-song-tuan-qua-232-292/2147540036/111/ Tin nhanh Việt Nam ra thế giới vietbao.vn