Thứ hai, 21 Tháng hai 2005, 21:34 GMT+7

Một số thủ thuật trong Excel

Loại bỏ thông tin cá nhân

Khi bạn gởi kèm file hoặc chia sẻ file cho nhiều người sử dụng mà không muốn để họ biết được những thông tin cá nhân đã đươc Excel tự động ghi lên file khi bạn lưu lại thì bạn sẽ thực hiện theo 1 trong 2 cách sau:

Cách 1: Vào menu Files/Properties, chọn thẻ Summary và xóa những thông tin trong đó.

Cách 2: Menu Tools/Options, chọn thẻ Security và đánh dấu chọn vào mục “Remove personal information from this file on save”.

Cách thứ 2 chỉ áp dụng cho Excel phiên bản 2002 và 2003.

Phóng to/thu nhỏ trang bằng chuột

Để phóng to hoặc thu nhỏ tập tin đang làm việc một cách nhanh chóng thì trước tiên con chuột của bạn phải có 3 nút hoặc có bánh xe thì bạn mới sử dụng được thủ thuật này. Cách sử dụng như sau: Bạn chỉ cần nhấn phím Ctrl và di chuyển bánh xe chuột về trước để phóng to và lui về sau để thu nhỏ lại.

Chọn khối dữ liệu theo kiểu

Bạn có một tập tin văn bản rất lớn nhưng chỉ muốn đánh dấu chọn những ô là giá trị text, số hay công thức thôi thì bạn nên tiến hành thực hiện như cách sau:

- Nhấn phím F5 hoặc chọn trên menu Edit/Goto

- Chọn Special trên hộp thoại Go To

- Chọn tham số Constants và chọn các loại dữ liệu thích hợp mà bạn muốn chọn.

Thêm ngày hoặc giờ hiện tại bằng phím tắt

Trong Excel để có thể thêm ngày giờ hiện tại thì bạn phải sử dụng hàm =NOW(), hay để có được ngày hiện tại thì dùng hàm =TODAY(). Điểm hay của hai hàm này cũng chính là điểm dở của chúng là khi bạn chỉ muốn cố định ngày là ngay thời điểm bạn thực hiện thì hai hàm này sẽ không đáp ứng được khi mà bạn mở file này vào một thời điểm khác thì Excel tự động cập nhật những giá trị này.

Một cách để bạn điền ngày hoặc giờ hiện tại mà Excel không thể tự cập nhật là sử dụng phím tắt sau:

- Chèn ngày hiện tại dùng: Ctrl + ; (dấu chấm phẩy).

- Chèn giờ hiện tại: Ctrl + Shift + ; (dấu chấm phẩy).

Tạo danh sách dữ liệu sổ xuống (drop-down list)

Khi bạn lướt web hoặc đăng ký Yahoo! Mail thì bạn sẽ thường thấy danh sách các nước được chứa trong một danh sách sổ xuống (drop-down list) và trong Excel bạn cũng sẽ làm được điều này một cách dễ dàng. Bạn thực hiện theo các bước sau:

- Đầu tiên bạn nhập tên của từng nước nằm riêng biệt ở từng ô. Giả sử từ ô A1 đến ô A25.

- Chọn ô bạn muốn tạo danh sách sổ. Hoặc bạn có thể chọn nhiều ô để tạo danh sách sổ xuống cho những ô này.

- Vào Menu Data/Validation, chọn Tab Select. Bạn chọn thuộc tính List trong phần Allow, ở phần Source thì bạn chọn toàn bộ các dòng chứa thông tin tên nước. Ví dụ ở đây Source là : =$A$1:$A$25 (bạn phải để giá trị tuyệt đối cho vùng dùng liệu bằng cách thêm dấu $ phía trước). Nhấn OK.

Bây giờ khi bạn di chuyển trong những ô này thì sẽ có mũi tên xuất hiện bên phải ô, bạn có thể chọn thay đổi giá trị cho ô đó một cách nhanh chóng.

Bảo vệ công thức tính toán của bạn

Trong tài liệu của bạn gởi cho đối tác có những công thức tính toán mà bạn không muốn cho họ xem thì bạn có hai dạng:

a/ Chuyển ô chứa giá trị được tính từ công thức thành dữ liệu “chết” (nghĩa là khi bạn thay đổi giá trị các ô liên quan thì công thức sẽ không còn hiệu lực nữa).

b/ Giấu công thức nhưng nó vẫn còn hiệu lực.

Dạng a:

Đầu tiên bạn sẽ copy dữ liệu của những ô chứa công thức, sau đó chọn Edit/Paste Special, chọn thuộc tính Value. Nhấn OK thì những ô này sẽ chỉ chứa dữ liệu.

Dạng b:

Để áp dụng dạng này bạn sẽ sử dụng chức năng Protect Sheet của Excel nhưng trước khi bạn áp dụng chức năng này thì cần thực hiện theo hai bước sau:

1/ Ẩn những ô chứa công thức:

- Chọn Edit/Go To (Ctrl-F5), chọn Special.

- Trong Special chọn Formula và bạn phải chọn tất cả 4 ô bên dưới (Numbers, Text, Logicals, Errors).

- Nhấn OK, Excel sẽ chọn hết tất cả những ô có chứa công thức.

- Chọn Format/Cells và chọn thẻ Protection. Đánh dấu chọn cả 2 ô Locked và Hidden.

2/ “Unclock” cho những ô dữ liệu:

- Chọn Edit/Go To (Ctrl-F5), chọn Special

- Trong Special chọn Constants và tương tự như trên là bạn phải chọn tất cả 4 ô giá trị bên dưới. Nhấn OK.

- Chọn Format/Cells và chọn thẻ Protection. Bỏ chọn cho Locked và Hidden.

Tại thời điểm này bạn đã có thể sử dụng chức năng Protect Sheet trong menu Tools/Protection. Bạn có thể nhập vào password để ngăn người sử dụng không thể xem những công thức bằng cách mở khóa bảo vệ. Khi bạn muốn sửa chữa những công thức này, bạn phải nhập chính xác mật khẩu thì công thức mới hiển thị.

Không cho xuất hiện thông báo lỗi như #Value! hoặc #Div/0!.

Khi bạn thực hiện công việc tính toán thì những lỗi bạn thường gặp như #Value! hoặc #Div/0!. Trong một số trường hợp là do một số dữ liệu của ta “không sạch”, có chứa những ô trắng hoặc giá trị 0. Bạn sẽ thêm câu lệnh IF và hàm ISERROR để khi có lỗi này xuất hiện những thì sẽ được thay thế bằng ô trắng hoặc giá trị nào mà bạn muốn.

Cách dùng: = IF(ISERROR(CT), “ “, CT)

CT: Là công thức ban đầu của bạn.

Đó là một số thủ thuật cần thiết cho các bạn trong công việc hằng ngày. Chúc các bạn thành công.

Thiên Thanh

Việt Báo

TIN Công Nghệ NỔI BẬT

Những "chi tiết mới" bên trong iPad Air 2 không được Apple Công bố

Mặc dù có vẻ như những điểm đặc biệt mới được nâng cấp trên iPad Air 2 được Apple công bố trong sự kiện vừa rồi là đã đủ, tuy nhiên về phần cứng bên trong thiết bị iPad Air 2 vẫn còn khá nhiều điều để bàn. Theo như trang công nghệ iFixit, có một số những thay đổi về phần cứng không được Apple công bố, cụ thể như những chi tiết dưới đây:

Nhận xét tin Một số thủ thuật trong Excel

Ý kiến bạn đọc

Viết phản hồi

Bạn có thể gửi nhận xét, góp ý hay liên hệ về bài viết Một số thủ thuật trong Excel bằng cách gửi thư điện tử tới Lien He Bao Viet Nam. Xin bao gồm tên bài viết Mot so thu thuat trong Excel ở dạng tiếng Việt không dấu. Hoặc Một số thủ thuật trong Excel ở dạng có dấu. Bài viết trong chuyên đề Tin Tổng Hợp của chuyên mục Công Nghệ.

Some tricks in Excel
Click OK, Go To, personal information, the user, automatically records, formulas, value, make, some, tips, data, select, Excel, file

Remove Personal Information When you post attachments or file shares for many users that do not want to let them know personal information is automatically recorded on the Excel file when you save, you will follow one of two ways:.

CÓ THỂ BẠN QUAN TÂM


  • Thoi su 24h2310 Nu tai xe dam 10 nguoi nhap vien
    Thời sự 24h(23/10): Nữ tài xế đâm 10 người nhập viện

    Tách huyện Phú Quốc, Kiên Giang bầu Phó chủ tịch; Sở Y tế báo cáo khẩn vụ bé gái tử vong ở Quốc Oai; Khoảnh khắc hiếm thấy của các BTV nổi tiếng VTV; Nữ tài xế đâm 10 người nhận đạp nhầm chân ga

  • Thoi su 24h2110 Ong Ba Thanh vang mat tai ky hop QH
    Thời sự 24h(21/10): Ông Bá Thanh vắng mặt tại kỳ họp QH

    Ông Nguyễn Bá Thanh vắng mặt tại kỳ họp QH; Điều lạ ở ‘lãnh địa’ của xe quá tải; Dư luận trái chiều về cái chết của TTGT nhảy lầu; Trưởng phòng y tế huyện bị chém vỡ sọ...

  • Thoi su 24h1810 No kinh hoang tai TPHCM
    Thời sự 24h(18/10): Nổ kinh hoàng tại TP.HCM

    Vì sao BS Tường không bị truy tố tội "Giết người"?; Nữ PGĐ Sở nói gì về vụ ẩu đả tại khách sạn; Trộm đột nhập siêu thị đã qua mặt bảo vệ thế nào; Thiếu nữ lớp 9 bị cố tình đánh chết để bịt đầu mối...

  • Thoi su 24h1710 Mr Dam lai vung tien choi troi
    Thời sự 24h(17/10): Mr Đàm lại vung tiền chơi trội

    Sự cố sập hàng loạt website: Nghi vấn bị phá hoại; Xuất hiện xe đặc chủng 13 tỷ chuyên ‘bắt’ xe quá tải; Mr.Đàm lại vung tiền chơi trội; Bộ CA điều tra vụ tàu Sunrise 689 bị cướp biển; Cảnh khó tin tại đường trên cao Hà Nội; 

  • Thoi su 24h1610 HN sap phat nguoi thong qua camera
    Thời sự 24h(16/10): HN sắp "phạt nguội" thông qua camera

    Bệnh viện lớn nhất TPHCM lên tiếng vụ đấu thầu thuốc; Phá đường dây mại dâm trăm đô, chỉ tiếp khách Tây; Hà Nội sắp "phạt nguội" thông qua 450 camera; Giết cha ở Vĩnh Long mang xác lên Sài Gòn phi tang;

  • Ban tin suc khoe tuan 121810
    Bản tin sức khỏe tuần (12-18/10)

    Nguy cơ dịch Ebola vào Việt Nam là rất cao; Tâm sự của một bác sĩ: "Ở Việt Nam có nhiều Nina Phạm thầm lặng"; Sốc với công nghệ “thổi phồng” gà còi thành béo căng; 5 cách đơn giản tính chính xác tuổi thai; 3 dấu hiệu thần kinh vô cùng nguy hiểm ở trẻ nhỏ;Học lỏm bí quyết giảm cân an toàn kiệu quả kiểu Hàn Quốc; Sử dụng máy tính bảng gây hại đến xương và vai; Lý do tình dục mùa thu viên mãn nhất trong năm; Chữa mồ hôi tay, chân triệt để nhờ lá lốt...là những tin sức khỏe nổi bật tuần qua.

  • Nghin le chuyen tuan qua 1210 1810
    Nghìn lẻ chuyện tuần qua (12/10 - 18/10)

    Nổ lớn tại TP.HCM: Hóa chất nồng nặc, mảnh thi thể vương vãi; Hộp đen tàu Sunrise 689 biến mất, Bộ Công an vào cuộc; Hà Nội phạt nguội vi phạm giao thông bằng camera: Khó khả thi; Xe điên đâm liên tiếp trên đường Phạm Hùng; Rắn độc tràn về làng tấn công người dân ở Nghệ An ... là những tin tức nổi bật được dư luận quan tâm trong tuần qua.

  • Toan canh Showbiz tuan 1210 1810
    Toàn cảnh Showbiz tuần (12/10 – 18/10)

    Nghi án Khánh My làm "đào" quán karaoke, Elly Trần thừa nhận có con, Việt Hương và dàn sao Việt bị đối xử tệ bạc ở Nhật, Hương Tràm 'đá đểu' Robbey, Hà Anh bị cấm diễn 3 tháng, Nhóm F Band dùng khăn Piêu của người Thái làm khổ trong X-Factor, Xuân Lan vướng nghi vấn sinh con với đàn ông đã có vợ, Yanbi bị dân mạng "ném đá" vì miệt thị người đồng tính, Siêu mẫu Võ Hoàng Yến bị tố làm gãy tay đồng nghiệp, Moon Geun Young có bầu dù đã chia tay Kim Bum, Chae Rim hạnh phúc trong ngày lên xe hoa lần 2 là những thông tin giải trí nổi bật trong tuần qua.

  • Tin An ninh Phap luat tuan qua 1210 1810
    Tin An ninh - Pháp luật tuần qua (12/10 - 18/10)

    Nữ sinh lớp 12 giết cán bộ huyện trong nhà nghỉ; Bàng hoàng những vụ "ngáo đá" lên cơn giết người; Nữ sinh giết con rồi đốt xác để giấu chuyện mang thai; Diễn biến mới vụ TMV Cát Tường ném xác nạn nhân xuống sông; Đến tòa ly hôn, vợ đâm chết chồng trước sân tòa án; Ly cà phê cuối cùng của tử tù đầu tiên bị tiêm thuốc độc;.......là những tin đáng chú ý trong tuần.

  • The gioi noi bat tuan qua tu 12101810
    Thế giới nổi bật tuần qua (từ 12/10-18/10)

    Căng thẳng Trung - Hàn sau vụ ngư dân Trung Quốc bị bắn chết; Sự xuất hiện của lãnh đạo Kim Jong-un với hình ảnh chống gậy; Biểu tình tại Hồng Kông vẫn căng thẳng; Thế giới tiếp tục cuộc chiến chống dịch bệnh Ebola; ... là những tin tức nổi bật trong tuần qua.