Thứ hai, 21 Tháng hai 2005, 21:34 GMT+7

Một số thủ thuật trong Excel

Loại bỏ thông tin cá nhân

Khi bạn gởi kèm file hoặc chia sẻ file cho nhiều người sử dụng mà không muốn để họ biết được những thông tin cá nhân đã đươc Excel tự động ghi lên file khi bạn lưu lại thì bạn sẽ thực hiện theo 1 trong 2 cách sau:

Cách 1: Vào menu Files/Properties, chọn thẻ Summary và xóa những thông tin trong đó.

Cách 2: Menu Tools/Options, chọn thẻ Security và đánh dấu chọn vào mục “Remove personal information from this file on save”.

Cách thứ 2 chỉ áp dụng cho Excel phiên bản 2002 và 2003.

Phóng to/thu nhỏ trang bằng chuột

Để phóng to hoặc thu nhỏ tập tin đang làm việc một cách nhanh chóng thì trước tiên con chuột của bạn phải có 3 nút hoặc có bánh xe thì bạn mới sử dụng được thủ thuật này. Cách sử dụng như sau: Bạn chỉ cần nhấn phím Ctrl và di chuyển bánh xe chuột về trước để phóng to và lui về sau để thu nhỏ lại.

Chọn khối dữ liệu theo kiểu

Bạn có một tập tin văn bản rất lớn nhưng chỉ muốn đánh dấu chọn những ô là giá trị text, số hay công thức thôi thì bạn nên tiến hành thực hiện như cách sau:

- Nhấn phím F5 hoặc chọn trên menu Edit/Goto

- Chọn Special trên hộp thoại Go To

- Chọn tham số Constants và chọn các loại dữ liệu thích hợp mà bạn muốn chọn.

Thêm ngày hoặc giờ hiện tại bằng phím tắt

Trong Excel để có thể thêm ngày giờ hiện tại thì bạn phải sử dụng hàm =NOW(), hay để có được ngày hiện tại thì dùng hàm =TODAY(). Điểm hay của hai hàm này cũng chính là điểm dở của chúng là khi bạn chỉ muốn cố định ngày là ngay thời điểm bạn thực hiện thì hai hàm này sẽ không đáp ứng được khi mà bạn mở file này vào một thời điểm khác thì Excel tự động cập nhật những giá trị này.

Một cách để bạn điền ngày hoặc giờ hiện tại mà Excel không thể tự cập nhật là sử dụng phím tắt sau:

- Chèn ngày hiện tại dùng: Ctrl + ; (dấu chấm phẩy).

- Chèn giờ hiện tại: Ctrl + Shift + ; (dấu chấm phẩy).

Tạo danh sách dữ liệu sổ xuống (drop-down list)

Khi bạn lướt web hoặc đăng ký Yahoo! Mail thì bạn sẽ thường thấy danh sách các nước được chứa trong một danh sách sổ xuống (drop-down list) và trong Excel bạn cũng sẽ làm được điều này một cách dễ dàng. Bạn thực hiện theo các bước sau:

- Đầu tiên bạn nhập tên của từng nước nằm riêng biệt ở từng ô. Giả sử từ ô A1 đến ô A25.

- Chọn ô bạn muốn tạo danh sách sổ. Hoặc bạn có thể chọn nhiều ô để tạo danh sách sổ xuống cho những ô này.

- Vào Menu Data/Validation, chọn Tab Select. Bạn chọn thuộc tính List trong phần Allow, ở phần Source thì bạn chọn toàn bộ các dòng chứa thông tin tên nước. Ví dụ ở đây Source là : =$A$1:$A$25 (bạn phải để giá trị tuyệt đối cho vùng dùng liệu bằng cách thêm dấu $ phía trước). Nhấn OK.

Bây giờ khi bạn di chuyển trong những ô này thì sẽ có mũi tên xuất hiện bên phải ô, bạn có thể chọn thay đổi giá trị cho ô đó một cách nhanh chóng.

Bảo vệ công thức tính toán của bạn

Trong tài liệu của bạn gởi cho đối tác có những công thức tính toán mà bạn không muốn cho họ xem thì bạn có hai dạng:

a/ Chuyển ô chứa giá trị được tính từ công thức thành dữ liệu “chết” (nghĩa là khi bạn thay đổi giá trị các ô liên quan thì công thức sẽ không còn hiệu lực nữa).

b/ Giấu công thức nhưng nó vẫn còn hiệu lực.

Dạng a:

Đầu tiên bạn sẽ copy dữ liệu của những ô chứa công thức, sau đó chọn Edit/Paste Special, chọn thuộc tính Value. Nhấn OK thì những ô này sẽ chỉ chứa dữ liệu.

Dạng b:

Để áp dụng dạng này bạn sẽ sử dụng chức năng Protect Sheet của Excel nhưng trước khi bạn áp dụng chức năng này thì cần thực hiện theo hai bước sau:

1/ Ẩn những ô chứa công thức:

- Chọn Edit/Go To (Ctrl-F5), chọn Special.

- Trong Special chọn Formula và bạn phải chọn tất cả 4 ô bên dưới (Numbers, Text, Logicals, Errors).

- Nhấn OK, Excel sẽ chọn hết tất cả những ô có chứa công thức.

- Chọn Format/Cells và chọn thẻ Protection. Đánh dấu chọn cả 2 ô Locked và Hidden.

2/ “Unclock” cho những ô dữ liệu:

- Chọn Edit/Go To (Ctrl-F5), chọn Special

- Trong Special chọn Constants và tương tự như trên là bạn phải chọn tất cả 4 ô giá trị bên dưới. Nhấn OK.

- Chọn Format/Cells và chọn thẻ Protection. Bỏ chọn cho Locked và Hidden.

Tại thời điểm này bạn đã có thể sử dụng chức năng Protect Sheet trong menu Tools/Protection. Bạn có thể nhập vào password để ngăn người sử dụng không thể xem những công thức bằng cách mở khóa bảo vệ. Khi bạn muốn sửa chữa những công thức này, bạn phải nhập chính xác mật khẩu thì công thức mới hiển thị.

Không cho xuất hiện thông báo lỗi như #Value! hoặc #Div/0!.

Khi bạn thực hiện công việc tính toán thì những lỗi bạn thường gặp như #Value! hoặc #Div/0!. Trong một số trường hợp là do một số dữ liệu của ta “không sạch”, có chứa những ô trắng hoặc giá trị 0. Bạn sẽ thêm câu lệnh IF và hàm ISERROR để khi có lỗi này xuất hiện những thì sẽ được thay thế bằng ô trắng hoặc giá trị nào mà bạn muốn.

Cách dùng: = IF(ISERROR(CT), “ “, CT)

CT: Là công thức ban đầu của bạn.

Đó là một số thủ thuật cần thiết cho các bạn trong công việc hằng ngày. Chúc các bạn thành công.

Thiên Thanh

Việt Báo

Nhận xét tin Một số thủ thuật trong Excel

Ý kiến bạn đọc

Viết phản hồi

Bạn có thể gửi nhận xét, góp ý hay liên hệ về bài viết Một số thủ thuật trong Excel bằng cách gửi thư điện tử tới Lien He Bao Viet Nam. Xin bao gồm tên bài viết Mot so thu thuat trong Excel ở dạng tiếng Việt không dấu. Hoặc Một số thủ thuật trong Excel ở dạng có dấu. Bài viết trong chuyên đề Tin Tổng Hợp của chuyên mục Công Nghệ.

Some tricks in Excel
Click OK, Go To, personal information, the user, automatically records, formulas, value, make, some, tips, data, select, Excel, file

Remove Personal Information When you post attachments or file shares for many users that do not want to let them know personal information is automatically recorded on the Excel file when you save, you will follow one of two ways:.

CÓ THỂ BẠN QUAN TÂM


  • Thoi su trong ngay Danh ghen tren may bay
    Thời sự trong ngày: Đánh ghen trên máy bay

    Bến Tre, TPHCM thu hồi đất, dỡ nhà ông Trần Văn Truyền; Bộ trưởng Thăng: Sự cố mất điện có phải phá hoại?; SGK tiếng Anh: "Làm ầm ĩ là...không biết gì"; "Hố tử thần" sụt lún trở lại; "2 bà, 1 ông" đánh nhau trên máy bay...

  • Thoi su 24h2111 Thu hoi nha dat cua ong Tran Van Truyen
    Thời sự 24h(21/11): Thu hồi nhà đất của ông Trần Văn Truyền

    Thu hồi nhà, đất của ông Trần Văn Truyền; Gói quà 20/11 phát nổ, 1 phụ nữ tử vong; VTV xin lỗi vụ phát sóng "Nhặt xương cho thầy"; Hà Hồ bật khóc, nêu lời giải cho quan hệ với Cường đô la; Từ 1/1/2015 tăng mức phạt xe quá tải... là những thông tin thời sự nổi bật trong ngày 21/11.

  • Thoi su 24h2010 2 may bay suyt dam nhau tai SG
    Thời sự 24h(20/10): 2 máy bay suýt đâm nhau tại SG

    Đổi chứng minh thư thành thẻ căn cước công dân;Hai máy bay suýt đụng nhau trên không;Thuê người giả mạo Thứ trưởng Y tế để lừa tiền tỷ; Sát hại con tin để quỵt nợ 50 triệu đồng; "100 nghìn/cô" - cuộc định giá đau xót trong ngày 20/11?... là những thông tin thời sự nổi bật trong ngày 20/11.

  • Thoi su 24h1911 Chang trai dam cuoi co tich qua doi
    Thời sự 24h(19/11): Chàng trai "đám cưới cổ tích" qua đời

    Phạt 252 triệu đồng NXB in hình Công Lý cởi trần; Chơi ngông Tàng "Keangnam": Mời ca sỹ ngoại về đãi cả bản; Nữ phượt thủ 9x tử nạn trên cung đường Hà Giang; Chàng trai trong "đám cưới cố tích" đột ngột qua đời...

  • Thoi su 24h1811 BS quen kim mo trong bung benh nhan
    Thời sự 24h(18/11): BS quên kim mổ trong bụng bệnh nhân

    Đường sắt trên cao "tuyệt đối an toàn"; Mổ đẻ, BS ‘quên’ kim trong bụng bệnh nhân 9 năm; Bé sơ sinh văng khỏi bụng mẹ ra viện; Lật mặt hàng chục cửa hàng xăng dầu lắp đặt IC giả; Mạo nhận con trai Bí thư HN "quỵt" hàng trăm triệu... là những thông tin thời sự nổi bật trong ngày 18/11.

  • Ban tin suc khoe tuan tu 162211
    Bản tin sức khỏe tuần (từ 16-22/11)

    Hà Tĩnh: Mổ đẻ, BS "quên" kim trong bụng bệnh nhân 9 năm; Bình Dương: Một phụ nữ chết tức tưởi sau khi chích thuốc tại phòng khám tư nhân; Trứng gà thật - giả, phân biệt thế nào?; 83% đàn ông "thả rông" trong lần quan hệ đầu tiên; Mẹo chăm sóc da cho trẻ vào mùa đông; Lý do không ngờ khiến mẹ chậm mang thai; Người hay lo lắng dễ bị mất trí nhớ; Cách giảm cân hiệu quả trong 1 tuần... là những tin sức khỏe nổi bật tuần qua.

  • Nghin le chuyen tuan qua 1611 2211
    Nghìn lẻ chuyện tuần qua (16/11 - 22/11)

    Nghị trường QH nóng chuyện chạy chức, chạy quyền; Ước vọng của Hai lúa được phong Đại tướng quân; Sách Luật in hình nghệ sỹ Công Lý: Luật pháp không phải trò hề; Làm khu nghỉ dưỡng trên núi Hải Vân: Quá nhạy cảm quốc phòng!; Phát phim phản cảm,VTV nên có lời với các thầy cô giáo ... là những tin tức nổi bật được dư luận quan tâm trong tuần qua.

  • Toan canh Showbiz tuan 1611 2211
    Toàn cảnh Showbiz tuần (16/11 – 22/11)

    Mỹ Tâm được vinh danh giải thưởng 'Huyền thoại âm nhạc', Hình nghệ sĩ Công Lý bị xuất hiện phản cảm trên bìa sách luật, Tranh cãi số lượng khán giả trong live concert Heartbeat của Mỹ Tâm,

  • Tin An ninh Phap luat tuan qua 1611 2211
    Tin An ninh - Pháp luật tuần qua (16/11 - 22/11)

    "Tội phạm axit" và câu chuyện về quản lý; Kết cục thảm của những mối tình đồng tính nữ lệch lạc; Điểm tựa hoàn lương của 9X sát hại người yêu; 14 năm tù cho cơn ghen tuông mù quáng; Vụ TMV Cát Tường: Tội danh của bị cáo Tường và Khánh sẽ thay đổi?; Cảnh giác với chiêu lừa đảo tinh vi qua điện thoại;.......là những tin đáng chú ý trong tuần.

  • Tin Bong daThe thao noi bat tuan qua 16112211
    Tin Bóng đá-Thể thao nổi bật tuần qua (16/11-22/11)

    Tổng hợp diễn biến vụ nghi ngờ Công Phượng gian lận tuổi; Tổng hợp thông tin trước thềm AFF Cup của ĐT Việt Nam và các đội bóng cùng bảng; Tổng hợp các trận cầu hay cuối tuần... là những tin tức sẽ có trong bản tin Bóng đá cuối tuần của Việt Báo.