Thứ hai, 21 Tháng hai 2005, 21:34 GMT+7

Một số thủ thuật trong Excel

Loại bỏ thông tin cá nhân

Khi bạn gởi kèm file hoặc chia sẻ file cho nhiều người sử dụng mà không muốn để họ biết được những thông tin cá nhân đã đươc Excel tự động ghi lên file khi bạn lưu lại thì bạn sẽ thực hiện theo 1 trong 2 cách sau:

Cách 1: Vào menu Files/Properties, chọn thẻ Summary và xóa những thông tin trong đó.

Cách 2: Menu Tools/Options, chọn thẻ Security và đánh dấu chọn vào mục “Remove personal information from this file on save”.

Cách thứ 2 chỉ áp dụng cho Excel phiên bản 2002 và 2003.

Phóng to/thu nhỏ trang bằng chuột

Để phóng to hoặc thu nhỏ tập tin đang làm việc một cách nhanh chóng thì trước tiên con chuột của bạn phải có 3 nút hoặc có bánh xe thì bạn mới sử dụng được thủ thuật này. Cách sử dụng như sau: Bạn chỉ cần nhấn phím Ctrl và di chuyển bánh xe chuột về trước để phóng to và lui về sau để thu nhỏ lại.

Chọn khối dữ liệu theo kiểu

Bạn có một tập tin văn bản rất lớn nhưng chỉ muốn đánh dấu chọn những ô là giá trị text, số hay công thức thôi thì bạn nên tiến hành thực hiện như cách sau:

- Nhấn phím F5 hoặc chọn trên menu Edit/Goto

- Chọn Special trên hộp thoại Go To

- Chọn tham số Constants và chọn các loại dữ liệu thích hợp mà bạn muốn chọn.

Thêm ngày hoặc giờ hiện tại bằng phím tắt

Trong Excel để có thể thêm ngày giờ hiện tại thì bạn phải sử dụng hàm =NOW(), hay để có được ngày hiện tại thì dùng hàm =TODAY(). Điểm hay của hai hàm này cũng chính là điểm dở của chúng là khi bạn chỉ muốn cố định ngày là ngay thời điểm bạn thực hiện thì hai hàm này sẽ không đáp ứng được khi mà bạn mở file này vào một thời điểm khác thì Excel tự động cập nhật những giá trị này.

Một cách để bạn điền ngày hoặc giờ hiện tại mà Excel không thể tự cập nhật là sử dụng phím tắt sau:

- Chèn ngày hiện tại dùng: Ctrl + ; (dấu chấm phẩy).

- Chèn giờ hiện tại: Ctrl + Shift + ; (dấu chấm phẩy).

Tạo danh sách dữ liệu sổ xuống (drop-down list)

Khi bạn lướt web hoặc đăng ký Yahoo! Mail thì bạn sẽ thường thấy danh sách các nước được chứa trong một danh sách sổ xuống (drop-down list) và trong Excel bạn cũng sẽ làm được điều này một cách dễ dàng. Bạn thực hiện theo các bước sau:

- Đầu tiên bạn nhập tên của từng nước nằm riêng biệt ở từng ô. Giả sử từ ô A1 đến ô A25.

- Chọn ô bạn muốn tạo danh sách sổ. Hoặc bạn có thể chọn nhiều ô để tạo danh sách sổ xuống cho những ô này.

- Vào Menu Data/Validation, chọn Tab Select. Bạn chọn thuộc tính List trong phần Allow, ở phần Source thì bạn chọn toàn bộ các dòng chứa thông tin tên nước. Ví dụ ở đây Source là : =$A$1:$A$25 (bạn phải để giá trị tuyệt đối cho vùng dùng liệu bằng cách thêm dấu $ phía trước). Nhấn OK.

Bây giờ khi bạn di chuyển trong những ô này thì sẽ có mũi tên xuất hiện bên phải ô, bạn có thể chọn thay đổi giá trị cho ô đó một cách nhanh chóng.

Bảo vệ công thức tính toán của bạn

Trong tài liệu của bạn gởi cho đối tác có những công thức tính toán mà bạn không muốn cho họ xem thì bạn có hai dạng:

a/ Chuyển ô chứa giá trị được tính từ công thức thành dữ liệu “chết” (nghĩa là khi bạn thay đổi giá trị các ô liên quan thì công thức sẽ không còn hiệu lực nữa).

b/ Giấu công thức nhưng nó vẫn còn hiệu lực.

Dạng a:

Đầu tiên bạn sẽ copy dữ liệu của những ô chứa công thức, sau đó chọn Edit/Paste Special, chọn thuộc tính Value. Nhấn OK thì những ô này sẽ chỉ chứa dữ liệu.

Dạng b:

Để áp dụng dạng này bạn sẽ sử dụng chức năng Protect Sheet của Excel nhưng trước khi bạn áp dụng chức năng này thì cần thực hiện theo hai bước sau:

1/ Ẩn những ô chứa công thức:

- Chọn Edit/Go To (Ctrl-F5), chọn Special.

- Trong Special chọn Formula và bạn phải chọn tất cả 4 ô bên dưới (Numbers, Text, Logicals, Errors).

- Nhấn OK, Excel sẽ chọn hết tất cả những ô có chứa công thức.

- Chọn Format/Cells và chọn thẻ Protection. Đánh dấu chọn cả 2 ô Locked và Hidden.

2/ “Unclock” cho những ô dữ liệu:

- Chọn Edit/Go To (Ctrl-F5), chọn Special

- Trong Special chọn Constants và tương tự như trên là bạn phải chọn tất cả 4 ô giá trị bên dưới. Nhấn OK.

- Chọn Format/Cells và chọn thẻ Protection. Bỏ chọn cho Locked và Hidden.

Tại thời điểm này bạn đã có thể sử dụng chức năng Protect Sheet trong menu Tools/Protection. Bạn có thể nhập vào password để ngăn người sử dụng không thể xem những công thức bằng cách mở khóa bảo vệ. Khi bạn muốn sửa chữa những công thức này, bạn phải nhập chính xác mật khẩu thì công thức mới hiển thị.

Không cho xuất hiện thông báo lỗi như #Value! hoặc #Div/0!.

Khi bạn thực hiện công việc tính toán thì những lỗi bạn thường gặp như #Value! hoặc #Div/0!. Trong một số trường hợp là do một số dữ liệu của ta “không sạch”, có chứa những ô trắng hoặc giá trị 0. Bạn sẽ thêm câu lệnh IF và hàm ISERROR để khi có lỗi này xuất hiện những thì sẽ được thay thế bằng ô trắng hoặc giá trị nào mà bạn muốn.

Cách dùng: = IF(ISERROR(CT), “ “, CT)

CT: Là công thức ban đầu của bạn.

Đó là một số thủ thuật cần thiết cho các bạn trong công việc hằng ngày. Chúc các bạn thành công.

Thiên Thanh

Việt Báo

TIN Công Nghệ NỔI BẬT

Hướng dẫn nâng cấp iOS 8.1 dành cho iPad Air

Ông chủ Apple không ngừng làm mới mình với công chúng. Lần lượt cho ra mắt nhiều dòng sản phẩm smart phone đẳng cấp, luôn luôn thu hút sự quan tâm của rất nhiều người hâm mộ cũng như báo chí truyền thông. Ngoài hai siêu phẩm mới được ra mắt là Iphone 6, iPhone 6 Plus thì Apple lại một lần nữa tạo cơn sốt trong giới công nghệ trong thời gian gần đây.

Nhận xét tin Một số thủ thuật trong Excel

Ý kiến bạn đọc

Viết phản hồi

Bạn có thể gửi nhận xét, góp ý hay liên hệ về bài viết Một số thủ thuật trong Excel bằng cách gửi thư điện tử tới Lien He Bao Viet Nam. Xin bao gồm tên bài viết Mot so thu thuat trong Excel ở dạng tiếng Việt không dấu. Hoặc Một số thủ thuật trong Excel ở dạng có dấu. Bài viết trong chuyên đề Tin Tổng Hợp của chuyên mục Công Nghệ.

Some tricks in Excel
Click OK, Go To, personal information, the user, automatically records, formulas, value, make, some, tips, data, select, Excel, file

Remove Personal Information When you post attachments or file shares for many users that do not want to let them know personal information is automatically recorded on the Excel file when you save, you will follow one of two ways:.

CÓ THỂ BẠN QUAN TÂM


  • Thoi su 24h3110 Nhat vang giup nguoi bi cuop o SG
    Thời sự 24h(31/10): Nhặt vàng giúp người bị cướp ở SG

    Ông Bá Thanh vẫn điều hành công việc qua thư ký; Hàng chục người nhặt vàng giúp người phụ nữ bị cướp ở Sài Gòn; Lẻn vào các nhà đại gia, ăn no ngủ say rồi trộm; Vỡ đập thủy lợi tại Quảng Ninh...

  • Thoi su 24h3010 18 7 ty USD xay san bay Long Thanh
    Thời sự 24h(30/10): 18,7 tỷ USD xây sân bay Long Thành

    18,7 tỉ USD xây sân bay Long Thành; Kể lại lúc băng cướp đi ôtô xông vào tiệm vàng; Bắt giam giám đốc Công ty Xổ số Kiến thiết Lâm Đồng;Tin nhắn bí ẩn và cái chết của một thiếu nữ; Hào Anh cắm xe đi bar, giục mẹ bán đất... là những thông tin thời sự nổi bật trong ngày 29/10.

  • Thoi su 24h2910 Ca xa di diet ran doc
    Thời sự 24h(29/10): Cả xã đi diệt rắn độc

    Formosa nói gì về yêu cầu tháo dỡ miếu thờ?; Sơ tán nhiều hộ dân vì ‘hố tử thần’ xuất hiện; 7 siêu xe sung công "ế" vì bán đấu giá quá cao; "Mổ xẻ" các phương án cầu mới cạnh cầu Long Biên...

  • Thoi su 24h2810 Tiem nham nuoc cat cho 60 tre
    Thời sự 24h(28/10): Tiêm nhầm nước cất cho 60 trẻ

    Nội Bài, Tân Sơn Nhất: Thừa nhận tồi tệ, quyết chấn chỉnh?; Tiêm nhầm nước cất thay vì vắcxin cho 60 trẻ; Giai thoại Thuyết "buôn vua": Mỗi ngày xài một tỷ; Nổ nồi hơi lò bánh tráng, mái nhà bay lả tả... 

  • Thoi su tuan qua thai nhi vang khoi bung me sau TNGT
    Thời sự tuần qua: thai nhi văng khỏi bụng mẹ sau TNGT

    Ông Nguyễn Bá Thanh vắng mặt tại kỳ họp QH; Điều lạ ở ‘lãnh địa’ của xe quá tải; Bắt tạm giam nguyên Chủ tịch HĐQT Ocean Bank; Mở lại phiên xử vụ TMV Cát Tường trong tháng 11; "Haivl.com bị rút giấy phép vĩnh viễn...

  • Ban tin suc khoe tuan tu 19 2510
    Bản tin sức khỏe tuần (từ 19 - 25/10)

    Nhiều nghi vấn vụ bé gái chết bất thường tại bệnh viện Quốc Oai: Chẩn đoán rối loạn tiêu hóa, chết vì viêm màng não?; Bác sỹ "ế ẩm", giáo sư đông nghẹt “khách”; Bệnh viện K bị tố “nhũng nhiễu” bệnh nhân; Dầu bẩn Đài Loan nghi lấy nguyên liệu từ Việt Nam?; Bị cúm khi mang thai có nguy hiểm không?; Những cách giảm cân bằng bưởi hiệu quả nhất; Tác dụng phụ kỳ diệu của cực khoái với nam giới; Dùng nước hoa có thể gây ung thư?... là những tin sức khỏe nổi bật tuần qua.

  • Nghin le chuyen tuan qua 1910 2510
    Nghìn lẻ chuyện tuần qua (19/10 - 25/10)

    Khai mạc kỳ họp thứ 8 Quốc hội khóa 13; Bé gái chết bất thường ở bệnh viện; Nội Bài, Tân Sơn Nhất bị xếp hạng sân bay tệ nhất châu Á; Gửi iPhone qua bưu điện, nhận... 2 cục đá; Bác sĩ từ chối cấp cứu, bệnh nhân tử vong ... là những tin tức nổi bật được dư luận quan tâm trong tuần qua.

  • Toan canh Showbiz tuan 1910 2510
    Toàn cảnh Showbiz tuần (19/10 – 25/10)

    Đại sứ bảo vệ động vật hoang dã Thu Minh dùng mật gấu tươi, Vương miện Hoa hậu Việt Nam 2014 trị giá 2,5 tỷ đồng, Vợ cũ tố Lam Trường là người cha thiếu trách nhiệm, Yanbi miệt thị người đồng tính, Hồ Ngọc Hà bị loại tại MTV EMA 2014, Giang Hồng Ngọc đăng quang X - Factor - Nhân tố bí ẩn 2014, Loki Bảo Long bị tố bỏ thi vì yêu lăng nhăng, Nhạc phim do Sơn Tùng M-TP sáng tác lại bị tố đạo nhạc Hàn, Moon Geun Young có bầu dù đã chia tay Kim Bum, Orlando Bloom đang bí mật hẹn hò với Selena Gomez,...là những thông tin giải trí nổi bật trong tuần qua.

  • Tin An ninh Phap luat tuan qua 1910 2510
    Tin An ninh - Pháp luật tuần qua (19/10 - 25/10)

    Xót lòng những vụ giết con rồi tự tử; Vụ Thẩm mỹ viện Cát Tường và những điều bất ngờ; Tử tù hiếp dâm tự tử 3 lần vì sợ tiêm thuốc độc; Chân tướng quân sư số một của ông trùm ma túy; “Siêu trộm” kim cương xuyên lục địa bị bắt giữ; Chuyện chưa kể về phiên toà xử “ông trùm” Khánh trắng;.......là những tin đáng chú ý trong tuần.

  • Tin The gioi noi bat tuan qua tu 19102510
    Tin Thế giới nổi bật tuần qua (từ 19/10-25/10)

    Vụ xả súng kinh hoàng tại tòa nhà quốc hội Canada; Hải quân Thụy Điển đã phát động một cuộc săn tìm tàu lạ trên biển; Giải mã một loạt diễn biến bí ẩn ở Triều Tiên; Bình luận xung quanh việc Trung Quốc mở rộng bãi Đá Chữ Thập ở Trường sa; ... là những tin tức nổi bật trong tuần qua.