Microsoft Outlook trong tầm tay (tiếp theo)

Microsoft Outlook trong tam tay tiep theo
Bìa sách Microsoft Office Outlook 2007 Inside Out của Microsoft Press.
Microsoft Outlook là công cụ quản lý email không thể thiếu cho các doanh nghiệp. Bài viết sẽ cung cấp những thủ thuật sử dụng từ đơn giản đến nâng cao cho người mới làm quen với Microsoft Outlook.

Tạo quy tắc nhận mail

Đôi khi tài khoản email của bạn sẽ bị quá tải do mỗi ngày bạn phải nhận hàng trăm email từ khách hàng, đối tác, nội bộ công ty. Do đó, việc phân loại tự động email sẽ giúp giảm bớt thời gian rất nhiều. Công việc trước tiên bạn cần làm là tạo các thư mục bằng cách nhấn phải chuột lên Inbox rồi chọn New Folder, đặt tên tùy ý. Ví dụ: "Mail đối tác" rồi nhấn OK. Cứ tiếp tục tạo thư mục nếu bạn có nhiều phân loại người dùng.

Bước tiếp theo, bạn chọn Tools - Rules and Alerts trên thanh menu, nhấn vào "New Rule...". Trong cửa sổ mới, ta chọn quy tắc cho email gởi đến tương ứng với yêu cầu công việc. Ở đây ta chọn: "Move messages from someone to a folder" sẽ giúp tự động đưa tất cả email từ một địa chỉ email xác định vào một thư mục được chỉ định sẵn. Nhấn "Next" để tiếp tục, phần cửa sổ thứ 2 bạn nhấn vào liên kết "people or distribution list".

Cửa sổ Rule Address xuất hiện để bạn chọn những địa chỉ liên hệ (Ví dụ: Địa chỉ email này đang được bảo vệ khỏi chương trình thư rác, bạn cần bật Javascript để xem nó ). Kế tiếp, ta nhấn vào liên kết "specified" để chỉ định thư mục sẽ nhận email. Tìm đến thư mục "Mail đối tác" khi nãy đã tạo và nhấn Finish để hoàn tất. Giờ đây, tất cả email từ địa chỉ Địa chỉ email này đang được bảo vệ khỏi chương trình thư rác, bạn cần bật Javascript để xem nó sẽ tự động đưa vào thư mục Mail đối tác.

Bạn có thể tham khảo khá nhiều quy tắc và hành động (action) mà MS Outlook đã có sẵn để ta chọn lựa theo cách thức như trên.

Microsoft Outlook trong tam tay tiep theo Microsoft Outlook trong tam tay tiep theo
Tạo quy tắc (rule) cho MS Outlook nhận email và tự động đưa vào thư mục xác định. Đặt tên cho quy tắc và kích hoạt.

Cách thức tạo và sử dụng email mẫu

Nếu sử dụng một dạng email thường ngày được gởi lặp đi lặp lại cùng một dạng nội dung thì tốt nhất bạn nên tạo một email mẫu (template) để đơn giản hóa công việc. Những mẫu email thường gặp là: thông tin sản phẩm, báo cáo, tin nhắn cho nhóm đối tác... Để tạo một email mẫu, ta thực hiện như sau:

- Nhấn chọn New trên thanh công cụ để tạo một email mới. Trong giao diện soạn thảo, bạn điền tất cả những thông tin, nội dung mà sẽ được lặp lại theo hướng khuôn mẫu. Ví dụ như: tiêu đề, địa chỉ, các phần liệt kê, danh sách và các bảng.

- Nhấn tiếp vào nút Microsoft Office BuTSn (biểu tượng logo của Microsoft Office), chọn Save As. Trong hộp thoại Save As, ta chọn Outlook Template (+.oft) ở phần "Save as type", đặt tên cho tập tin mẫu, chọn nơi lưu rồi Save lại. Tùy thuộc vào phiên bản hệ điều hành Windows mà MS Outlook 2007 có vị trí lưu template khác nhau.

+ Windows XP: thư mục Documents And SettingsTên tài khoảnApplication DataMicrosoftTemplates
+ Windows Vista: thư mục UsersTên tài khoảnAppDataRoamingMicrosoftTemplates

Có thể tạo nhiều template tùy ý và cùng chia sẻ cho các người dùng MS Outlook khác trên cùng máy sử dụng chung. Khi muốn sử dụng các email mẫu, ta chọn mũi tên kế bên New trên thanh công cụ, chọn "Choose From...". Tìm kiếm nơi lưu giữ email mẫu (template) ở phần "Look In" hoặc "Browse" để tìm đến tập tin mẫu. Sau khi mở email mẫu, chỉ cần sửa chữa lại thông tin, bổ sung hay thay đổi những phần nội dung theo yêu cầu công việc. Bạn sẽ thấy cách này tiết kiệm được rất nhiều thời gian.

Kinh nghiệm sử dụng: bạn nên khai thác chức năng phải chuột, có nghĩa là khi chọn vào một email, một thư mục (folder)... bạn hãy tập phải chuột để xem các chức năng hỗ trợ đi kèm là gì hoặc tham khảo các phần thiết lập trong Options. Với mốt ít vốn tiếng Anh đơn giản, bạn sẽ nắm bắt ngay được cách sử dụng MS Outlook 2007. Ngoài ra, để tường tận tất cả mọi "ngõ ngách" bên trong MS Outlook 2007, bạn có thể tham khảo sách "Microsoft Office Outlook 2007 Inside Out" được phát hành bởi Microsoft Press vào tháng 2-2007.

Chống thư rác và virus

Việc chống virus và đặc biệt là thư rác (spam) cũng là một vấn đề quan trọng. Norton AntiSpam là một giải pháp tốt cho hộp thư của bạn, hoặc tham khảo thêm các giải pháp khác tại đây .

Ngoài ra, bạn cần lưu ý không mở các tập tin đính kèm khả nghi vì đôi khi chúng được gởi đi một cách tự động nếu máy tính của đối tác hay người thân bị nhiễm virus. Động tác copy chúng ra My Document, dùng chương trình antivirus quét trước khi mở ra luôn là cần thiết và sẽ không mất nhiều thời gian bằng việc khôi phục lại tài khoản email hay thậm chí là cài đặt lại hệ thống.

THANH TRỰC

Việt Báo

Video nổi bật

Ngỡ ngàng với công nghệ xây cầu bậc nhất thế giới
00:00 / --:--

TIN Công Nghệ NỔI BẬT

Phát hiện lỗi nặng trong iOS, đe dọa phá hỏng iPhone

Lỗi này đe dọa các thiết bị chạy OS. X 10.10 và iOS 8 từ chối dịch vụ kích hoạt từ xa, thậm chí là bị phá hỏng hoặc ảnh hưởng đến hệ thống mạng mà các thiết bị này kết nối vào.

5 cách sử dụng iPad siêu độc đáo có thể bạn chưa biết

Khi Steve Jobs công bố iPad vào ngày 27 tháng 1 năm 2010 tại một cuộc họp báo của Apple diễn ra ở San Francisco, không ai có thể đoán trước được những công dụng mà thiết bị này có thể mang đến trong suốt 5 năm sau đó. Ngoài việc đáp ứng nhu cầu giải trí cũng như làm việc của người sử dụng, iPad còn từng gây ấn tượng mạnh mẽ trong những tình huống vô cùng bất

Người tiêu dùng Việt chỉ là những kẻ đua đòi?

"Điện thoại không chính hãng tại Việt Nam tăng trưởng do nhu cầu chứng tỏ đẳng cấp". Đây là một cái tít thông cáo báo chí khá dài của hãng nghiên cứu thị trường IDC Việt Nam phát đi ngày 30/3/2015, dễ gây cho người đọc cảm giác về "người Việt xấu xí" hay đua đòi và bon chen...

2 phút để giúp bạn hiểu hơn về chiếc Samsung Galaxy S6 Edge

Với nhiều người không biết, họ có thể tìm hàng giờ mà cũng không thấy thứ họ cần, nhưng với chúng tôi, chúng tôi chỉ xin bạn có 2 phút để nói về siêu phẩm Galaxy S6 Edge của Samsung. Hai phút là khoảng thời gian mà bạn có thể đọc và hiểu về sản phẩm này, với câu từ ngắn gọn, hàm ý xúc tích hy vọng bài viết sẽ không lãng phí 2 phút mà bạn bỏ ra đọc hết bài.

Vì sao không thể tận dụng được 100% dung lượng pin của sạc dự phòng?

Có một điều không thể phủ nhận, sạc dự phòng chính là một trong những phát minh tuyệt vời, đối với những người thường xuyên phải sử dụng điện thoại, phải làm những công việc ngoài trời thì sạc dự phòng chính là một trong những chiếc phao cứu sinh không thể thiết của họ.Tuy nhiên, có một điểm mà nếu những người tinh ý thì hoàn toàn có thể nhận ra được, đó là

Nhận xét tin Microsoft Outlook trong tầm tay (tiếp theo)

Ý kiến bạn đọc

Viết phản hồi

Bạn có thể gửi nhận xét, góp ý hay liên hệ về bài viết Microsoft Outlook trong tầm tay (tiếp theo) bằng cách gửi thư điện tử tới Lien He Bao Viet Nam. Xin bao gồm tên bài viết Microsoft Outlook trong tam tay tiep theo ở dạng tiếng Việt không dấu. Hoặc Microsoft Outlook trong tầm tay (tiếp theo) ở dạng có dấu. Bài viết trong chuyên đề Hỏi Đáp của chuyên mục Công Nghệ.

Microsoft Outlook within reach (continued)
Microsoft Outlook, MS Outlook, management tools, hand, directory, use the next rule, automatic, simple email, you , select, create, design

Microsoft Outlook is email management tools are indispensable for businesses. Article will provide tips from the simple to use advanced beginners with Microsoft Outlook ..

Xem tiếp: Công Nghệ


  • Thoi su 24h164 Dan lai chan xe tren quoc loi 1A
    Thời sự 24h(16/4): Dân lại chặn xe trên quốc lội 1A

    Tổng TTCP gọi điện cho đoàn thanh tra cây Hà Nội; Hàng cổ thụ Thủ đô ứa nhựa sau những vết chém lạ; Nửa đêm phá cửa xe đưa thi thể 2 thầy giáo ra ngoài; Chuyện hậu trường be bét của truyền hình thực tế; Thủ đoạn cực kỳ tinh vi của siêu lừa qua Facebook ở HN...là những thông tin thời sự nổi bật trong ngày 15/4.

  • Thoi su 24h174 May bay roi o Binh Thuan
    Thời sự 24h(17/4): Máy bay rơi ở Bình Thuận

    TQ mở rộng phi pháp bãi đá ở Trường Sa; Máy bay rơi ở Bình Thuận, 2 phi công nhảy dù; Hà Nội: Nhiều phố có hàng cổ thụ bị vết 'chém' lạ; 'Trùm' đường dây người mẫu bán dâm cho đại gia ở SG; 5 người đẹp Việt trần tình nghi án "đi khách"; Tai nạn thảm khốc sau bữa tiệc thôi nôi...là những tin tức thời sự nổi bật trong ngày 16/4.

  • Thoi su 24h154 Xin tien chua ung thu cho con
    Thời sự 24h(15/4): 'Xin tiền chữa ung thư cho con'

    8 người tranh chức Cục trưởng Đường sắt VN; Hành động lạ của người mẹ 'xin tiền chữa ung thư cho con'; Chở xác người vứt giữa phố; Khoe 'chiến tích' và ảnh sex để bôi xấu bạn gái cũ; 'Cá chép hóa rồng' 200 tấn trên sông Hàn; Nữ hung thủ giết 3 bà cháu im lặng trong trại giam...là những thông tin thời sự nổi bật trong ngày 14/4.

  • Thoi su 24h144 3 nguoi mot nha bi giet tan nhan
    Thời sự 24h(14/4): 3 người một nhà bị giết tàn nhẫn

     Không tăng giá bán xăng dầu; Trứng kiến 700 ngàn/kg: Dân Hà thành mua cả yến ăn dần; Choáng với váy áo hở bạo của Thanh Lam; Cầm dao cướp tiệm vàng, bị dân vây đánh bầm dập; Nhờ cứu hộ mới đưa được xác nữ sinh khỏi gầm container; 

  • Thoi su tuan qua Ho bien 100 trieu thanh 130 ty
    Thời sự tuần qua: Hô biến 100 triệu thành... 130 tỷ

    Tiếp tục tăng giá viện phí; Bị “chôn sống” khi ngăn cản thi công quốc lộ 1A; Bức ảnh nướng gà bằng đèn khò gây bão; ‘Thổi’ giá thiết bị từ 100 triệu lên 130 tỷ; Thực hư vụ nữ sinh bị hiếp và giết ở Hà Nội...

  • Dieu chinh gia dich vu y te
    Điều chỉnh giá dịch vụ y tế

    Theo phân tích từ Bộ Y tế, việc điều chỉnh giá dịch vụ y tế, đối với người bệnh có thẻ bảo hiểm y tế (BHYT) được lợi đầu tiên vì được thụ hưởng dịch vụ y tế chất lượng tốt hơn...

  • Phi cong va tiep vien VNA bi bat tai Han Quoc
    Phi công và tiếp viên VNA bị bắt tại Hàn Quốc

    Cục Hàng không VN đang tiến hành rà soát lại tất cả các khâu soi chiếu an ninh tại Cảng Hàng không Quốc tế Nội Bài để lãm rõ nguyên nhân phi công và tiếp viên Vietnam Airlines có thể “qua mặt” anh ninh vận chuyển 6kg vàng từ..

  • Gan camera tren mu CSGT
    Gắn camera trên mũ CSGT

    Chỉ mang tính thử nghiệm, nhưng việc gắn camera trên mũ CSGT đã đem lại nhiều hiệu quả, khiến người vi phạm giao thông tâm phục, khẩu phục.

  • Nhung ky an trong lich su to tung Viet Nam
    Những kỳ án trong lịch sử tố tụng Việt Nam

    5 người cùng bị truy tố về tội giết người trong một vụ án. Kỳ án 'ma cũ bắt nạt ma mới' và sự thật bất ngờ; Kỳ án “Chúc Anh Đài” thời @ chuyên đi trộm cắp; Kỳ án tòa xử buộc người không vay phải trả nợ...

  • Be gai bi bong o truong Mam non
    Bé gái bị bỏng ở trường Mầm non

    Bé gái 3 tuổi bỏng nặng phần bụng, ngực và một phần cổ, mặt vì bị bạn đốt váy trong lớp học tại trường mầm non ở thị trấn thuộc huyện Lục Yên, tỉnh Yên Bái.

  • Su kien quoc te noi bat 124 184
    Sự kiện quốc tế nổi bật (12/4 - 18/4)

    Bà Hillary Clinton sẵn sàng chạy đua vào Nhà Trắng năm 2016; ông Putin trực tiếp giải đáp thắc mắc trên truyền hình; Hàn Quốc công khai cuộc phỏng vấn cuối đời cố Chủ tịch Keangnam; Triều Tiên kỷ niệm sinh nhật Chủ tịch Kim Nhật Thành... là những tin tức nổi bật trong tuần qua.

  • Nghin le chuyen tuan qua 1204 1804
    Nghìn lẻ chuyện tuần qua (12/04 - 18/04)

    Bé trai 1 tuổi tử vong tại BV Hồng Ngọc; Máy bay SU-22 rơi xuống biển; Phi công, tiếp viên hàng không được lợi bao nhiêu từ mỗi chuyến hàng xách tay”?; Xà cừ Hà Nội bị đẽo vỏ: Đề nghị công an điều tra... là những tin tức nổi bật được dư luận quan tâm trong tuần qua.

  • Diem nhanh tin suc khoe quan trong tuan qua 134 194
    Điểm nhanh tin sức khỏe quan trọng tuần qua (13/4 - 19/4)

    Nhiều người bệnh bức xúc vì bác sĩ vô tâm, chẩn đoán nhầm; những chú ý đặc biệt khi ăn hải sản, món ăn mùa hè, bỏ túi những bí quyết phòng tránh bệnh ngày nắng nóng, thêm nhiều khám phá thú vị về chuyện "yêu" và sức khỏe giới tính,... là những tin sức khỏe quan trọng tuần qua. ------------ Xem thêm: Điểm nhanh tin sức khỏe quan trọng tuần qua (13/4 - 19/4), http://vietbao.vn/Suc-khoe/Diem-nhanh-tin-suc-khoe-quan-trong-tuan-qua134-194/2147554199/248/ Tin nhanh Việt Nam ra thế giới vietbao.vn

  • Toan canh Showbiz tuan 1204 1804
    Toàn cảnh Showbiz tuần (12/04 – 18/04)

    Lan Ngọc dành giải quán quân Bước nhảy hoàn vũ 2015, "Fast & Furious 7" cán mốc doanh thu 100 tỉ tại Việt Nam, Ngọc Trinh trở thành Nữ hoàng bikini châu Á, Xuân Bắc "chốt" cát-xê 8 tỉ đồng, vượt nhiều tên tuổi lớn, Thân thế ít người biết về 2 người mẫu bán dâm nghìn đô, Hoa hậu Kỳ Duyên bị tố làm màu trong việc bán dưa hấu, CL (2NE1) chỉ chịu thua Tổng thống Nga, Em út EXO-M lại bị đồn rời nhóm, "Bạn gái ngực lép" úp mở tuyên bố chia tay G-Dragon,...là những thông tin giải trí nổi bật trong tuần. ------------ Xem thêm: Toàn cảnh Showbiz tuần (12/04 – 18/04), http://vietbao.vn/The-gioi-giai-tri/Toan-canh-Showbiz-tuan-1204-1804/2147554226/49/ Tin nhanh Việt Nam ra thế giới vietbao.vn

  • Tin An ninh Phap luat tuan qua 1204 1804
    Tin An ninh - Pháp luật tuần qua (12/04 - 18/04)

    Người mẫu, hoa khôi... bán dâm giá nghìn đô; Phi công và tiếp viên VNA bị bắt tại Hàn Quốc; Thảm án 3 bà cháu bị chém chết; Điều chưa biết về vụ trộm táo bạo nhất lịch sử; Những phi vụ táo tợn của “Băng cướp Hắc Long”; Bóc mẽ những chiêu thức tinh vi trong thế giới cá độ online;......là những tin đáng chú ý trong tuần. ------------ Xem thêm: Tin An ninh - Pháp luật tuần qua (12/04 - 18/04), http://vietbao.vn/An-ninh-Phap-luat/Tin-An-ninh-Phap-luat-tuan-qua-1204-1804/2147554187/218/ Tin nhanh Việt Nam ra thế giới vietbao.vn