Thứ hai, 04 Tháng sáu 2007, 22:15 GMT+7

Microsoft Outlook trong tầm tay (tiếp theo)

Microsoft Outlook trong tam tay tiep theo
Bìa sách Microsoft Office Outlook 2007 Inside Out của Microsoft Press.
Microsoft Outlook là công cụ quản lý email không thể thiếu cho các doanh nghiệp. Bài viết sẽ cung cấp những thủ thuật sử dụng từ đơn giản đến nâng cao cho người mới làm quen với Microsoft Outlook.

Tạo quy tắc nhận mail

Đôi khi tài khoản email của bạn sẽ bị quá tải do mỗi ngày bạn phải nhận hàng trăm email từ khách hàng, đối tác, nội bộ công ty. Do đó, việc phân loại tự động email sẽ giúp giảm bớt thời gian rất nhiều. Công việc trước tiên bạn cần làm là tạo các thư mục bằng cách nhấn phải chuột lên Inbox rồi chọn New Folder, đặt tên tùy ý. Ví dụ: "Mail đối tác" rồi nhấn OK. Cứ tiếp tục tạo thư mục nếu bạn có nhiều phân loại người dùng.

Bước tiếp theo, bạn chọn Tools - Rules and Alerts trên thanh menu, nhấn vào "New Rule...". Trong cửa sổ mới, ta chọn quy tắc cho email gởi đến tương ứng với yêu cầu công việc. Ở đây ta chọn: "Move messages from someone to a folder" sẽ giúp tự động đưa tất cả email từ một địa chỉ email xác định vào một thư mục được chỉ định sẵn. Nhấn "Next" để tiếp tục, phần cửa sổ thứ 2 bạn nhấn vào liên kết "people or distribution list".

Cửa sổ Rule Address xuất hiện để bạn chọn những địa chỉ liên hệ (Ví dụ: Địa chỉ email này đang được bảo vệ khỏi chương trình thư rác, bạn cần bật Javascript để xem nó ). Kế tiếp, ta nhấn vào liên kết "specified" để chỉ định thư mục sẽ nhận email. Tìm đến thư mục "Mail đối tác" khi nãy đã tạo và nhấn Finish để hoàn tất. Giờ đây, tất cả email từ địa chỉ Địa chỉ email này đang được bảo vệ khỏi chương trình thư rác, bạn cần bật Javascript để xem nó sẽ tự động đưa vào thư mục Mail đối tác.

Bạn có thể tham khảo khá nhiều quy tắc và hành động (action) mà MS Outlook đã có sẵn để ta chọn lựa theo cách thức như trên.

Microsoft Outlook trong tam tay tiep theo Microsoft Outlook trong tam tay tiep theo
Tạo quy tắc (rule) cho MS Outlook nhận email và tự động đưa vào thư mục xác định. Đặt tên cho quy tắc và kích hoạt.

Cách thức tạo và sử dụng email mẫu

Nếu sử dụng một dạng email thường ngày được gởi lặp đi lặp lại cùng một dạng nội dung thì tốt nhất bạn nên tạo một email mẫu (template) để đơn giản hóa công việc. Những mẫu email thường gặp là: thông tin sản phẩm, báo cáo, tin nhắn cho nhóm đối tác... Để tạo một email mẫu, ta thực hiện như sau:

- Nhấn chọn New trên thanh công cụ để tạo một email mới. Trong giao diện soạn thảo, bạn điền tất cả những thông tin, nội dung mà sẽ được lặp lại theo hướng khuôn mẫu. Ví dụ như: tiêu đề, địa chỉ, các phần liệt kê, danh sách và các bảng.

- Nhấn tiếp vào nút Microsoft Office BuTSn (biểu tượng logo của Microsoft Office), chọn Save As. Trong hộp thoại Save As, ta chọn Outlook Template (+.oft) ở phần "Save as type", đặt tên cho tập tin mẫu, chọn nơi lưu rồi Save lại. Tùy thuộc vào phiên bản hệ điều hành Windows mà MS Outlook 2007 có vị trí lưu template khác nhau.

+ Windows XP: thư mục Documents And SettingsTên tài khoảnApplication DataMicrosoftTemplates
+ Windows Vista: thư mục UsersTên tài khoảnAppDataRoamingMicrosoftTemplates

Có thể tạo nhiều template tùy ý và cùng chia sẻ cho các người dùng MS Outlook khác trên cùng máy sử dụng chung. Khi muốn sử dụng các email mẫu, ta chọn mũi tên kế bên New trên thanh công cụ, chọn "Choose From...". Tìm kiếm nơi lưu giữ email mẫu (template) ở phần "Look In" hoặc "Browse" để tìm đến tập tin mẫu. Sau khi mở email mẫu, chỉ cần sửa chữa lại thông tin, bổ sung hay thay đổi những phần nội dung theo yêu cầu công việc. Bạn sẽ thấy cách này tiết kiệm được rất nhiều thời gian.

Kinh nghiệm sử dụng: bạn nên khai thác chức năng phải chuột, có nghĩa là khi chọn vào một email, một thư mục (folder)... bạn hãy tập phải chuột để xem các chức năng hỗ trợ đi kèm là gì hoặc tham khảo các phần thiết lập trong Options. Với mốt ít vốn tiếng Anh đơn giản, bạn sẽ nắm bắt ngay được cách sử dụng MS Outlook 2007. Ngoài ra, để tường tận tất cả mọi "ngõ ngách" bên trong MS Outlook 2007, bạn có thể tham khảo sách "Microsoft Office Outlook 2007 Inside Out" được phát hành bởi Microsoft Press vào tháng 2-2007.

Chống thư rác và virus

Việc chống virus và đặc biệt là thư rác (spam) cũng là một vấn đề quan trọng. Norton AntiSpam là một giải pháp tốt cho hộp thư của bạn, hoặc tham khảo thêm các giải pháp khác tại đây .

Ngoài ra, bạn cần lưu ý không mở các tập tin đính kèm khả nghi vì đôi khi chúng được gởi đi một cách tự động nếu máy tính của đối tác hay người thân bị nhiễm virus. Động tác copy chúng ra My Document, dùng chương trình antivirus quét trước khi mở ra luôn là cần thiết và sẽ không mất nhiều thời gian bằng việc khôi phục lại tài khoản email hay thậm chí là cài đặt lại hệ thống.

THANH TRỰC

Việt Báo

TIN Công Nghệ NỔI BẬT

Giá bán iPhone 6, iPhone 6 Plus trên thế giới và giá ‘xách tay’ về Việt Nam

Hôm nay (19/9), Apple đã mở bán chính thức 2 siêu phẩm iPhone 6 và iPhone 6 Plus tại 10 nước trên thế giới. Nhiều người Việt sống ở các nước này cũng tranh thủ sự kiện để "kiếm chút đỉnh", giá iPhone 6 và iPhone 6 Plus về VN thông qua đường "xách tay" cũng vì thế mà tăng gần gấp đôi so với giá thực.

Nhận xét tin Microsoft Outlook trong tầm tay (tiếp theo)

Ý kiến bạn đọc

Viết phản hồi

Bạn có thể gửi nhận xét, góp ý hay liên hệ về bài viết Microsoft Outlook trong tầm tay (tiếp theo) bằng cách gửi thư điện tử tới Lien He Bao Viet Nam. Xin bao gồm tên bài viết Microsoft Outlook trong tam tay tiep theo ở dạng tiếng Việt không dấu. Hoặc Microsoft Outlook trong tầm tay (tiếp theo) ở dạng có dấu. Bài viết trong chuyên đề Hỏi Đáp của chuyên mục Công Nghệ.

Microsoft Outlook within reach (continued)
Microsoft Outlook, MS Outlook, management tools, hand, directory, use the next rule, automatic, simple email, you , select, create, design

Microsoft Outlook is email management tools are indispensable for businesses. Article will provide tips from the simple to use advanced beginners with Microsoft Outlook ..

CÓ THỂ BẠN QUAN TÂM




  • Thong tin chinh thuc to chuc ky thi quoc gia
    Thông tin chính thức "tổ chức kỳ thi quốc gia"

    Những thay đổi về kỳ tuyển sinh 2015 đang khiến học trò lo lắng vì các em chỉ còn 9 tháng, khó có thể thích nghi ngay với phương án thi mới như vậy.

  • Ep cung nhuc hinh Can nguyen cua an oan
    Ép cung, nhục hình: Căn nguyên của án oan!

    Nhiều vụ cảnh sát dùng nhục hình với nghi phạm đã xảy ra. Hành vi này của người cảnh sát là nguy hiểm cho xã hội, đã xâm phạm tới sức khỏe, danh dự của công dân, gây mất niềm tin của quần chúng nhân dân đối với các cơ quan bảo vệ pháp luật, tạo ra bức xúc trong dư luận xã hội.

  • Nu y ta mang bau om con tu tu
    Nữ y tá mang bầu ôm con tử tự

    Chỉ vì bế tắc, mâu thuẫn trong cuộc sống, người làm mẹ đã nhẫn tâm ép con phải chết cùng mình. Dư luận đồng cảm có, xót thương có và kèm theo cả sự phẫn nộ tột cùng.

  • Dich dau mat do dien bien bat thuong
    Dịch đau mắt đỏ diễn biến bất thường

    Thời điểm này, dịch đau mắt đỏ ở Hà Nội chỉ mới lây lan trong phạm vi gia đình nhưng vì là dịch nên có thể lây lan rộng hơn.

  • Thu hut Shisha gioi tre Sanh dieu den te nan
    Thú hút "Shisha" giới trẻ: Sành điệu đến tệ nạn

    Hút shisha đang trở thành thú tiêu khiển “sành điệu” của giới trẻ, được quảng cáo không độc, không nicotine và hoàn toàn từ thảo dược…

  • Su kien quoc te noi bat 079 139
    Sự kiện quốc tế nổi bật (07/9 - 13/9)

    Tổng thống Mỹ B. Obama công bố chiến lược chống khủng bố, EU thông qua lệnh trừng phạt mới nhằm vào các công ty của Nga, Hà Lan công bố kết quả vụ điều tra máy bay rơi MH 17... là những tin nổi bật trong tuần qua.

  • Toan canh Showbiz tuan 0709 1309
    Toàn cảnh Showbiz tuần (07/09 – 13/09)

    MV 'Em của ngày hôm qua' đạt kỷ lục 40 triệu view, Liveshow Ngọc Sơn "hỗn loạn" vì quá đông khán giả, Đạo diễn Lê Hoàng bị chỉ trích gay gắt trên sóng truyền hình, Danh hài Tấn Beo chê Trấn Thành diễn hài dở, Ngọc Trinh nhận "mưa đá" vì in hình bán nude lên túi tặng trẻ em, Thúy Khanh, Nhật Tinh Anh bị khán giả mời uống thuốc lắc,...

  • Nghin le chuyen tuan qua 0709 1309
    Nghìn lẻ chuyện tuần qua (07/09 - 13/09)

    Nữ y tá mang bầu ôm con tử tự; Phạm nhân “lướt” Facebook trong tù gần 1 năm; Đổ bồn nước inox trong trường học, 2 học sinh tử vong; Vụ xe khách rơi xuống vực ở Sa Pa: Cô gái mất chồng sắp cưới đã qua đời.....là những tin tức nổi bật được dư luận quan tâm trong tuần qua (07/09 - 13/09).

  • Tong hop Doi song tuan qua 079 139
    Tổng hợp Đời sống tuần qua (07/9 - 13/9)

    Đêm rằm tháng tám đã chạm ngõ mọi gia đình Việt Nam để lại những dấu ấn về Tết trung thu thật đẹp; Vụ án thương tâm thai phụ ôm con tự tử trên sông Lô gây phẫn nộ dư luận, đau xót trước những phận làm mẹ làm dâu bất hạnh; những thông tin xung quanh vấn đề an toàn thực phẩm, thực phẩm bẩn là những thông tin đáng chú ý nhất tuần qua.

  • Tin An ninh Phap luat tuan qua 0709 1309
    Tin An ninh - Pháp luật tuần qua (07/09 - 13/09)

    Phạm nhân vô tư “lướt” facebook trong… tù?; Ép cung, nhục hình: Căn nguyên của án oan!; Hai nữ sinh giỏi nhảy lầu tự tử chấn động Nhật Bản; Cảnh giác những thủ đoạn mới của tội phạm cướp giật; Thảm án đau lòng từ những mâu thuẫn mẹ chồng nàng dâu; “Yêu râu xanh” và nạn nhân cùng bế con đến tòa;.......là những tin đáng chú ý trong tuần.