Thứ hai, 04 Tháng sáu 2007, 22:15 GMT+7

Microsoft Outlook trong tầm tay (tiếp theo)

Microsoft Outlook trong tam tay tiep theo
Bìa sách Microsoft Office Outlook 2007 Inside Out của Microsoft Press.
Microsoft Outlook là công cụ quản lý email không thể thiếu cho các doanh nghiệp. Bài viết sẽ cung cấp những thủ thuật sử dụng từ đơn giản đến nâng cao cho người mới làm quen với Microsoft Outlook.

Tạo quy tắc nhận mail

Đôi khi tài khoản email của bạn sẽ bị quá tải do mỗi ngày bạn phải nhận hàng trăm email từ khách hàng, đối tác, nội bộ công ty. Do đó, việc phân loại tự động email sẽ giúp giảm bớt thời gian rất nhiều. Công việc trước tiên bạn cần làm là tạo các thư mục bằng cách nhấn phải chuột lên Inbox rồi chọn New Folder, đặt tên tùy ý. Ví dụ: "Mail đối tác" rồi nhấn OK. Cứ tiếp tục tạo thư mục nếu bạn có nhiều phân loại người dùng.

Bước tiếp theo, bạn chọn Tools - Rules and Alerts trên thanh menu, nhấn vào "New Rule...". Trong cửa sổ mới, ta chọn quy tắc cho email gởi đến tương ứng với yêu cầu công việc. Ở đây ta chọn: "Move messages from someone to a folder" sẽ giúp tự động đưa tất cả email từ một địa chỉ email xác định vào một thư mục được chỉ định sẵn. Nhấn "Next" để tiếp tục, phần cửa sổ thứ 2 bạn nhấn vào liên kết "people or distribution list".

Cửa sổ Rule Address xuất hiện để bạn chọn những địa chỉ liên hệ (Ví dụ: Địa chỉ email này đang được bảo vệ khỏi chương trình thư rác, bạn cần bật Javascript để xem nó ). Kế tiếp, ta nhấn vào liên kết "specified" để chỉ định thư mục sẽ nhận email. Tìm đến thư mục "Mail đối tác" khi nãy đã tạo và nhấn Finish để hoàn tất. Giờ đây, tất cả email từ địa chỉ Địa chỉ email này đang được bảo vệ khỏi chương trình thư rác, bạn cần bật Javascript để xem nó sẽ tự động đưa vào thư mục Mail đối tác.

Bạn có thể tham khảo khá nhiều quy tắc và hành động (action) mà MS Outlook đã có sẵn để ta chọn lựa theo cách thức như trên.

Microsoft Outlook trong tam tay tiep theo Microsoft Outlook trong tam tay tiep theo
Tạo quy tắc (rule) cho MS Outlook nhận email và tự động đưa vào thư mục xác định. Đặt tên cho quy tắc và kích hoạt.

Cách thức tạo và sử dụng email mẫu

Nếu sử dụng một dạng email thường ngày được gởi lặp đi lặp lại cùng một dạng nội dung thì tốt nhất bạn nên tạo một email mẫu (template) để đơn giản hóa công việc. Những mẫu email thường gặp là: thông tin sản phẩm, báo cáo, tin nhắn cho nhóm đối tác... Để tạo một email mẫu, ta thực hiện như sau:

- Nhấn chọn New trên thanh công cụ để tạo một email mới. Trong giao diện soạn thảo, bạn điền tất cả những thông tin, nội dung mà sẽ được lặp lại theo hướng khuôn mẫu. Ví dụ như: tiêu đề, địa chỉ, các phần liệt kê, danh sách và các bảng.

- Nhấn tiếp vào nút Microsoft Office BuTSn (biểu tượng logo của Microsoft Office), chọn Save As. Trong hộp thoại Save As, ta chọn Outlook Template (+.oft) ở phần "Save as type", đặt tên cho tập tin mẫu, chọn nơi lưu rồi Save lại. Tùy thuộc vào phiên bản hệ điều hành Windows mà MS Outlook 2007 có vị trí lưu template khác nhau.

+ Windows XP: thư mục Documents And SettingsTên tài khoảnApplication DataMicrosoftTemplates
+ Windows Vista: thư mục UsersTên tài khoảnAppDataRoamingMicrosoftTemplates

Có thể tạo nhiều template tùy ý và cùng chia sẻ cho các người dùng MS Outlook khác trên cùng máy sử dụng chung. Khi muốn sử dụng các email mẫu, ta chọn mũi tên kế bên New trên thanh công cụ, chọn "Choose From...". Tìm kiếm nơi lưu giữ email mẫu (template) ở phần "Look In" hoặc "Browse" để tìm đến tập tin mẫu. Sau khi mở email mẫu, chỉ cần sửa chữa lại thông tin, bổ sung hay thay đổi những phần nội dung theo yêu cầu công việc. Bạn sẽ thấy cách này tiết kiệm được rất nhiều thời gian.

Kinh nghiệm sử dụng: bạn nên khai thác chức năng phải chuột, có nghĩa là khi chọn vào một email, một thư mục (folder)... bạn hãy tập phải chuột để xem các chức năng hỗ trợ đi kèm là gì hoặc tham khảo các phần thiết lập trong Options. Với mốt ít vốn tiếng Anh đơn giản, bạn sẽ nắm bắt ngay được cách sử dụng MS Outlook 2007. Ngoài ra, để tường tận tất cả mọi "ngõ ngách" bên trong MS Outlook 2007, bạn có thể tham khảo sách "Microsoft Office Outlook 2007 Inside Out" được phát hành bởi Microsoft Press vào tháng 2-2007.

Chống thư rác và virus

Việc chống virus và đặc biệt là thư rác (spam) cũng là một vấn đề quan trọng. Norton AntiSpam là một giải pháp tốt cho hộp thư của bạn, hoặc tham khảo thêm các giải pháp khác tại đây .

Ngoài ra, bạn cần lưu ý không mở các tập tin đính kèm khả nghi vì đôi khi chúng được gởi đi một cách tự động nếu máy tính của đối tác hay người thân bị nhiễm virus. Động tác copy chúng ra My Document, dùng chương trình antivirus quét trước khi mở ra luôn là cần thiết và sẽ không mất nhiều thời gian bằng việc khôi phục lại tài khoản email hay thậm chí là cài đặt lại hệ thống.

THANH TRỰC

Việt Báo

TIN Công Nghệ NỔI BẬT

Gợi ý 15 tính năng Apple nên đưa vào iOS 9

Sau khi đưa màn hình Apple Watch lên iOS 8, nhà thiết kế tài năng Ralph Theodory lại đưa ra nhiều ý tưởng tính năng cho hệ điều hành di động iOS của Apple mà các fan chắc chắn sẽ thèm muốn.

Nhận xét tin Microsoft Outlook trong tầm tay (tiếp theo)

Ý kiến bạn đọc

Viết phản hồi

Bạn có thể gửi nhận xét, góp ý hay liên hệ về bài viết Microsoft Outlook trong tầm tay (tiếp theo) bằng cách gửi thư điện tử tới Lien He Bao Viet Nam. Xin bao gồm tên bài viết Microsoft Outlook trong tam tay tiep theo ở dạng tiếng Việt không dấu. Hoặc Microsoft Outlook trong tầm tay (tiếp theo) ở dạng có dấu. Bài viết trong chuyên đề Hỏi Đáp của chuyên mục Công Nghệ.

Microsoft Outlook within reach (continued)
Microsoft Outlook, MS Outlook, management tools, hand, directory, use the next rule, automatic, simple email, you , select, create, design

Microsoft Outlook is email management tools are indispensable for businesses. Article will provide tips from the simple to use advanced beginners with Microsoft Outlook ..

CÓ THỂ BẠN QUAN TÂM


  • Thoi su 24h2811 Bao so 4 do bo Binh DinhKhanh Hoa
    Thời sự 24h(28/11): Bão số 4 đổ bộ Bình Định-Khánh Hòa

    Chỉ lấy phiếu 1 lần/nhiệm kỳ, giữ nguyên 3 mức; Xem xét lại hành vi kinh doanh trái phép của ‘bầu’ Kiên; Bão số 4 di chuyển nhanh, đổ bộ Bình Định - Khánh Hòa; Vung 300 triệu nhờ “vợ hờ” đẻ con trai; Xem xét khởi tố người chồng vụ cô dâu 14 tuổi... là những thông tin thời sự nổi bật trong ngày 28/11.

  • Thoi su 24h2711 Xu phuc tham bau Kien
    Thời sự 24h(27/11): Xử phúc thẩm bầu Kiên

    Kiểm tra tài sản con trai ông Trần Văn Truyền; Dừng dự án của nhà đầu tư TQ ở đèo Hải Vân; Xét xử phúc thẩm vụ bầu Kiên; Nữ sinh chết trong nhà nghỉ vì cuộc tình tay ba?; Nổ súng trấn áp 2 kẻ cướp giật ở trung tâm Sài Gòn; Áp thấp nhiệt đới vào biển Đông... là những thông tin thời sự nổi bật trong ngày 27/11.

  • Thoi su 24h2611 Bang cuop chat tay lay 50 cay vang
    Thời sự 24h(26/11): Băng cướp chặt tay lấy 50 cây vàng

    Dẹp xe quá tải: Hà Tĩnh đang ‘nợ’ một lời hứa; Băng nhóm chặt tay cướp 50 cây vàng gây chấn động; Nữ sinh lớp 10 chết bất thường trong nhà nghỉ; Nhiều tình tiết mới vụ mất điện hàng không hy hữu...

  • Thoi su 24h2511 Ung ho phuong an nghi Tet 9 ngay
    Thời sự 24h(25/11): Ủng hộ phương án nghỉ Tết 9 ngày

    Chi tiền triệu mua tin về tham nhũng; “Mất điện tại sân bay do UPS hỏng là nói sai!”; Ủng hộ phương án nghỉ Tết 9 ngày; Phó giám đốc bệnh viện E trung ương bị bắt tại nhà nghỉ; Bị dồn ép, cước taxi, vận tải giảm tới trên 30%; Cha ruột giết con gái đang mang thai... là những thông tin thời sự nổi bật trong ngày 25/11.

  • Thoi su trong ngay Danh ghen tren may bay
    Thời sự trong ngày: Đánh ghen trên máy bay

    Bến Tre, TPHCM thu hồi đất, dỡ nhà ông Trần Văn Truyền; Bộ trưởng Thăng: Sự cố mất điện có phải phá hoại?; SGK tiếng Anh: "Làm ầm ĩ là...không biết gì"; "Hố tử thần" sụt lún trở lại; "2 bà, 1 ông" đánh nhau trên máy bay...

  • Nghin le chuyen tuan qua 2311 2911
    Nghìn lẻ chuyện tuần qua (23/11 - 29/11)

    Ông Trần Văn Truyền và những câu nói chống tham nhũng nổi bật; Sự cố mất điện sân bay: Chờ thanh lọc cán bộ yếu kém; Hai máy bay Việt Nam suýt đâm nhau; Vì sao rắn lục xuất hiện ồ ạt ở nhiều nơi? ... là những tin tức nổi bật được dư luận quan tâm trong tuần qua.

  • Ban tin suc khoe tuan tu 232911
    Bản tin sức khỏe tuần (từ 23-29/11)

    65 tiêu chí đánh giá năng lực cơ bản bác sĩ đa khoa; Những trường hợp không được hưởng bảo hiểm y tế; Dịch hạch có nguy cơ lây lan vào Việt Nam là rất lớn; “Chỉ mặt” thuốc thúc chín trái cây; Không phải ăn cháo là sẽ tốt cho dạ dày; Lưu ý khi mẹ bầu tập thể dục mùa đông; 10 bệnh bé dễ mắc vào mùa đông các mẹ nên đề phòng; 8 lý do khiến bạn không nên từ chối sex; Giảm cân kiểu Nhật: Đơn giản mà hiệu quả; Cải cúc - Món rau ngon, trị bệnh ngày đông... là những tin sức khỏe nổi bật tuần qua.

  • Toan canh Showbiz tuan 2311 2911
    Toàn cảnh Showbiz tuần (23/11 – 29/11)

    Đám cưới trong mơ của Doãn Tuấn - Quỳnh Nga, Lam Trường - Yến Phương, Hai người đẹp rút lui khỏi cuộc thi Hoa hậu Việt Nam, Giáng My diện đầm xuyên thấu dự khai mạc liên hoan phim, Nguyễn Thị Loan bị chê khả năng nói Tiếng Anh, Trương Thị Ma

  • Tin An ninh Phap luat tuan qua 2311 2911
    Tin An ninh - Pháp luật tuần qua (23/11 - 29/11)

    Bắt đầu xét xử phúc thẩm Nguyễn Đức Kiên và đồng phạm; Câu chuyện hoàn lương sau những tội ác; Những lỗi vi phạm giao thông và mức xử phạt; Bắt chước phim hành động, đào hầm trộm ngân hàng gây chấn động; Những “chiêu trò” lừa đảo qua Facebook; Vì sao án oan Nguyễn Thanh Chấn chưa được giải hết?.......là những tin đáng chú ý trong tuần.

  • Su kien quoc te noi bat 2311 2911
    Sự kiện quốc tế nổi bật (23/11 - 29/11)

    Bộ trưởng Quốc Phòng Mỹ, Chuck Hagel từ chức; bạo lực bùng phát trở lại ở Ferguson; một thời hạn mới lại được đưa ra cho thỏa thuận về vấn đề hạt nhân Iran... là những tin tức nổi bật trong tuần qua.

1