Microsoft Outlook trong tầm tay (tiếp theo)

Bấm ngay Subscribe / Đăng Ký xem video hay mới nhất >>

Microsoft Outlook trong tam tay tiep theo
Bìa sách Microsoft Office Outlook 2007 Inside Out của Microsoft Press.
Microsoft Outlook là công cụ quản lý email không thể thiếu cho các doanh nghiệp. Bài viết sẽ cung cấp những thủ thuật sử dụng từ đơn giản đến nâng cao cho người mới làm quen với Microsoft Outlook.

Tạo quy tắc nhận mail

Đôi khi tài khoản email của bạn sẽ bị quá tải do mỗi ngày bạn phải nhận hàng trăm email từ khách hàng, đối tác, nội bộ công ty. Do đó, việc phân loại tự động email sẽ giúp giảm bớt thời gian rất nhiều. Công việc trước tiên bạn cần làm là tạo các thư mục bằng cách nhấn phải chuột lên Inbox rồi chọn New Folder, đặt tên tùy ý. Ví dụ: "Mail đối tác" rồi nhấn OK. Cứ tiếp tục tạo thư mục nếu bạn có nhiều phân loại người dùng.

Bước tiếp theo, bạn chọn Tools - Rules and Alerts trên thanh menu, nhấn vào "New Rule...". Trong cửa sổ mới, ta chọn quy tắc cho email gởi đến tương ứng với yêu cầu công việc. Ở đây ta chọn: "Move messages from someone to a folder" sẽ giúp tự động đưa tất cả email từ một địa chỉ email xác định vào một thư mục được chỉ định sẵn. Nhấn "Next" để tiếp tục, phần cửa sổ thứ 2 bạn nhấn vào liên kết "people or distribution list".

Cửa sổ Rule Address xuất hiện để bạn chọn những địa chỉ liên hệ (Ví dụ: tuoitreonline@tuoitre.com.vn). Kế tiếp, ta nhấn vào liên kết "specified" để chỉ định thư mục sẽ nhận email. Tìm đến thư mục "Mail đối tác" khi nãy đã tạo và nhấn Finish để hoàn tất. Giờ đây, tất cả email từ địa chỉ tuoitreonline@tuoitre.com.vn sẽ tự động đưa vào thư mục Mail đối tác.

Bạn có thể tham khảo khá nhiều quy tắc và hành động (action) mà MS Outlook đã có sẵn để ta chọn lựa theo cách thức như trên.

Microsoft Outlook trong tam tay tiep theo Microsoft Outlook trong tam tay tiep theo
Tạo quy tắc (rule) cho MS Outlook nhận email và tự động đưa vào thư mục xác định. Đặt tên cho quy tắc và kích hoạt.

Cách thức tạo và sử dụng email mẫu

Nếu sử dụng một dạng email thường ngày được gởi lặp đi lặp lại cùng một dạng nội dung thì tốt nhất bạn nên tạo một email mẫu (template) để đơn giản hóa công việc. Những mẫu email thường gặp là: thông tin sản phẩm, báo cáo, tin nhắn cho nhóm đối tác... Để tạo một email mẫu, ta thực hiện như sau:

- Nhấn chọn New trên thanh công cụ để tạo một email mới. Trong giao diện soạn thảo, bạn điền tất cả những thông tin, nội dung mà sẽ được lặp lại theo hướng khuôn mẫu. Ví dụ như: tiêu đề, địa chỉ, các phần liệt kê, danh sách và các bảng.

- Nhấn tiếp vào nút Microsoft Office BuTSn (biểu tượng logo của Microsoft Office), chọn Save As. Trong hộp thoại Save As, ta chọn Outlook Template (+.oft) ở phần "Save as type", đặt tên cho tập tin mẫu, chọn nơi lưu rồi Save lại. Tùy thuộc vào phiên bản hệ điều hành Windows mà MS Outlook 2007 có vị trí lưu template khác nhau.

+ Windows XP: thư mục Documents And SettingsTên tài khoảnApplication DataMicrosoftTemplates
+ Windows Vista: thư mục UsersTên tài khoảnAppDataRoamingMicrosoftTemplates

Có thể tạo nhiều template tùy ý và cùng chia sẻ cho các người dùng MS Outlook khác trên cùng máy sử dụng chung. Khi muốn sử dụng các email mẫu, ta chọn mũi tên kế bên New trên thanh công cụ, chọn "Choose From...". Tìm kiếm nơi lưu giữ email mẫu (template) ở phần "Look In" hoặc "Browse" để tìm đến tập tin mẫu. Sau khi mở email mẫu, chỉ cần sửa chữa lại thông tin, bổ sung hay thay đổi những phần nội dung theo yêu cầu công việc. Bạn sẽ thấy cách này tiết kiệm được rất nhiều thời gian.

Kinh nghiệm sử dụng: bạn nên khai thác chức năng phải chuột, có nghĩa là khi chọn vào một email, một thư mục (folder)... bạn hãy tập phải chuột để xem các chức năng hỗ trợ đi kèm là gì hoặc tham khảo các phần thiết lập trong Options. Với mốt ít vốn tiếng Anh đơn giản, bạn sẽ nắm bắt ngay được cách sử dụng MS Outlook 2007. Ngoài ra, để tường tận tất cả mọi "ngõ ngách" bên trong MS Outlook 2007, bạn có thể tham khảo sách "Microsoft Office Outlook 2007 Inside Out" được phát hành bởi Microsoft Press vào tháng 2-2007.

Chống thư rác và virus

Việc chống virus và đặc biệt là thư rác (spam) cũng là một vấn đề quan trọng. Norton AntiSpam là một giải pháp tốt cho hộp thư của bạn, hoặc tham khảo thêm các giải pháp khác tại đây .

Ngoài ra, bạn cần lưu ý không mở các tập tin đính kèm khả nghi vì đôi khi chúng được gởi đi một cách tự động nếu máy tính của đối tác hay người thân bị nhiễm virus. Động tác copy chúng ra My Document, dùng chương trình antivirus quét trước khi mở ra luôn là cần thiết và sẽ không mất nhiều thời gian bằng việc khôi phục lại tài khoản email hay thậm chí là cài đặt lại hệ thống.

THANH TRỰC

Việt Báo
Comment :Microsoft Outlook trong tầm tay (tiếp theo)
Viết phản hồi
Bạn có thể gửi nhận xét, góp ý hay liên hệ về bài viết Microsoft Outlook trong tầm tay (tiếp theo) bằng cách gửi thư điện tử tới Lien He Bao Viet Nam. Xin bao gồm tên bài viết Microsoft Outlook trong tam tay tiep theo ở dạng tiếng Việt không dấu. Hoặc Microsoft Outlook trong tầm tay (tiếp theo) ở dạng có dấu. Bài viết trong chuyên đề của chuyên mục Công Nghệ
Microsoft Outlook within reach (continued)
Microsoft Outlook, MS Outlook, management tools, hand, directory, use the next rule, automatic, simple email, you , select, create, design
Microsoft Outlook is email management tools are indispensable for businesses. Article will provide tips from the simple to use advanced beginners with Microsoft Outlook ..
Mathpix: Ứng dụng giải phương trình toán tuyệt vời cho iOS
Mathpix: Ứng dụng giải phương trình toán tuyệt vời cho iOS

Với Mathpix, bạn chỉ cần chĩa smartphone của mình vào các phương trình toán học và lời giải sẽ được đưa ra sau ít giây.

  • Thoi su 24h2306 Cha om con 28 thang tuoi nhay lau tu tu
    Thời sự 24h(23/06): Cha ôm con 28 tháng tuổi nhảy lầu tự tử

    Tai nạn thảm khốc trên đèo Prenn: Cấm xe lưu thông vào ban đêm; Nhân viên BV Bạch Mai "buôn" điện thoại: "Buôn" 4 phút; Cặp bồ với "chồng nhà người ta", cô gái trẻ bị lột áo ngay tại nơi làm việc; Thảm sát Bình Phước: Gian nan nộp tiền khắc phục hậu quả; Thanh Hoá: Phát hiện nhầm con sau 4 năm vì cha mẹ trắng trẻo, con ngăm đen

  • Thoi su 24h2206 Hung thu giet hai nu sinh lop 12
    Thời sự 24h(22/06): Hung thủ giết hại nữ sinh lớp 12

    Nhận đỡ đầu con của Đại tá Trần Quang Khải tới năm 18 tuổi; Đằng sau người đàn bà chạy xe ôm 'ghê gớm' ở bến xe Gia Lâm; Nữ sinh trường Cao đẳng Công thương mất tích bí ẩn hơn nửa tháng; Trục lợi từ video khoe thân qua Facebook Live ở Việt Nam; Tai nạn kinh hoàng, xe cứu thương nát đầu, 10 người thương vong

  • Thoi su 24h2106 100 dan choi phe ma tuy trong khach san
    Thời sự 24h(21/06): 100 dân chơi phê ma túy trong khách sạn

    Hàng loạt bé trai Hà Nội dưới 5 tuổi dễ trở thành “thái giám”; Phạt nặng xe không treo khẩu hiệu: Nặng bệnh hình thức; Đã có ‘vòng kim cô’, chủ dự án BOT hết thời ‘tay không bắt giặc’; TNGT 7 người chết: Hàng nghìn HS nghẹn ngào tiễn đưa 3 cô giáo; Hi hữu ở HN: Chủ say rượu ngủ giữa đường, chó nhất quyết đứng trông

  • Thoi su 24h2006 Co dau xinh dep mat tich khi tam
    Thời sự 24h(20/06): Cô dâu xinh đẹp mất tích khi tắm

    Máy bay CASA 212 bị nạn: Ngóng đợi tin các anh trở về đất Mẹ; Tai nạn ở đèo Prenn 7 người chết: Nhiều sai phạm cần khởi tố vụ án ; Vỡ hồ chứa nước đãi titan: Hàng loạt sai phạm chỉ được coi là "thiếu sót"?; Vụ đánh ghen tại bigc quận Hà Đông, Hà Nội: Hành vi “có tổ chức” sẽ bị xử lý nghiêm!;

  • Thoi su 24h1706 Phan no co giao tat bom bop vao mat tre
    Thời sự 24h(17/06): Phẫn nộ cô giáo tát bôm bốp vào mặt trẻ

    Máy bay chở chín người tìm Su-30MK2 mất tích; Nửa đêm, bị kẻ lạ mặt ném mắm tôm vào nhà "khủng bố" tinh thần?; Đã tìm được thi thể phi công Trần Quang Khải; Phẫn nộ clip cô giáo tát bôm bốp vào mặt bé trai 3 tuổi; Bùng nổ các vụ đánh ghen: Trước hả hê, sau hối hận; CSGT phạt lỗi lốp mòn, đèn mờ bằng... mắt: Bức xúc!

  • Thoi su 24h1606 Danh ghen kinh hoang o Ha Dong
    Thời sự 24h(16/06): Đánh ghen kinh hoàng ở Hà Đông

    CSGT phạt lỗi lốp mòn, đèn mờ bằng... mắt; Mẹ 9x bỏ xác con gái ở bụi keo: Bán xe máy, quay lại xin làm phụ hồ; Cuộc sống hiện tại của 3 cha con bé trai bị bỏ rơi ở quán phở; Hơn 1.000 người tìm phi công Su-30 từ Hà Tĩnh đến Thái Bình; Gia cảnh của mẹ trẻ bị tố giả khổ lên mạng xin sữa cho con rồi đem bán

  • Thoi su 24h1506 Con rai vang ma quanh dam cuoi bo
    Thời sự 24h(15/06): Con rải vàng mã quanh đám cưới bố

    Chốt hạn đường sắt Cát Linh-Hà Đông:Phi thường hay phi thực tế?; Dòi trong cơm KTX ĐHQG: Chắc nuốt vài chục con vào bụng rồi!; Sữa Meiji Nhật Bản ở Việt Nam có thể là hàng giả; "Cò" dịch vụ đăng ký xe máy: Đưa 3,8 triệu đồng, 30 phút sau có giấy tờ!; Bé trai bị cắn tím người: Hiệu trưởng trường MN đến tận nhà xin lỗi

  • Thoi su 24h1406 MB tiem kich Su30MK2 mat lien lac
    Thời sự 24h(14/06): MB tiêm kích Su30-MK2 mất liên lạc

    Đường sắt Cát Linh-Hà Đông lại thất hứa: Lỗi phía Việt Nam?; Phượt thủ người Anh mắc sai lầm gì khi leo núi ở Sa Pa?; Máy bay tiêm kích Su30-MK2 mất liên lạc trong khi bay huấn luyện; Nữ sinh tử vong sau truyền nước: Phòng khám Thành Mỹ chịu trách nhiệm?; Rò rỉ khí độc amoniac ở hãng nước đá, nhiều người chạy tán loạn;

  • Thoi su 24h1306 Co gai bi sat hai nhet trong bao tai
    Thời sự 24h(13/06): Cô gái bị sát hại, nhét trong bao tải

    Tranh cãi về chất phenol "cực độc" trên cá nục; Báo động giới trẻ hồn nhiên mua "bóng cười" bằng mạng sống; Chồng nổi máu ghen dùng dao kề cổ vợ gây náo loạn Hà Nội; Đã xác định nguyên nhân nữ sinh 20 tuổi tử vong sau khi truyền nước; Dân xếp hàng chờ nhân viên BV Bạch Mai "buôn" điện thoại

  • Nghin le chuyen tuan qua 1906 25062016
    Nghìn lẻ chuyện tuần qua 19/06 - 25/06/2016

    9 quân nhân trên Casa 212 đã hy sinh; Tai nạn thảm khốc ở đèo Prenn - Đà Lạt; An toàn hàng không sân bay Nội Bài bị uy hiếp vì tia lazer; Một giáo viên “phản pháo” việc tuyển dụng vợ phi công Khải; Những vụ đánh ghen lột trần tình địch giữa phố ... là những tin tức xã hội nổi bật được dư luận quan tâm trong tuần qua.

  • Ban tin Suc khoe tuan qua 196 256
    Bản tin Sức khỏe tuần qua (19/6 - 25/6)

    Căn bệnh cướp mạng gần 5.000 phụ nữ Việt mỗi năm; Sử dụng điều hòa quá lạnh làm tăng nguy cơ đột quỵ và tử vong; 10 thực phẩm Trung Quốc chuyên gia Mỹ khuyên tránh xa; Chuyên gia chia sẻ bài thuốc hạ sốt cho trẻ bằng cây nhà lá vườn;... là những thông tin Sức khỏe được quan tâm nhất tuần qua.

  • Su kien quoc te noi bat 196256
    Sự kiện quốc tế nổi bật (19/6-25/6)

    Người Anh lựa chọn rời EU; bão tử thần tấn công Trung Quốc, 898 người thương vong; Chủ tịch Kim Jong Un tự tin tên lửa Triều Tiên đã có thể đánh trúng Mỹ'; Tổng thống Indonesia họp kín bàn cách phá 'đường lưỡi bò'... là những tin đáng chú ý trong tuần này.

  • Ban tin Suc khoe tuan qua 126 186
    Bản tin Sức khỏe tuần qua (12/6 - 18/6)

    Cô gái 20 tuổi tử vong sau khi được truyền dịch; Cá nục nhiễm chất cực độc phenol; Bé gái 5 tuổi liệt mặt vì mẹ bật điều hoà suốt đêm; Con bị tật bẩm sinh, đừng chậm trễ... là những thông tin Sức khỏe được quan tâm nhất tuần qua.

  • Nghin le chuyen tuan qua 1206 18062016
    Nghìn lẻ chuyện tuần qua 12/06 - 18/06/2016

    Máy bay Su-30, CASA gặp nạn trên biển; Bé trai 2 tuổi bị bỏ rơi cùng lá thư tuyệt vọng; Cá nục nghi nhiễm chất Phenol cực độc; Hot girl bị đánh ghen lột đồ tại siêu thị Big C Hà Đông; Cô giáo tát bôm bốp vào mặt bé trai 3 tuổi... là những tin tức xã hội nổi bật được dư luận quan tâm trong tuần qua.

  • Tin An ninh Phap luat tuan qua 1206 1806
    Tin An ninh - Pháp luật tuần qua (12/06 - 18/06)

    Đánh ghen "hội đồng" trước BigC Hà Đông; Toàn cảnh vụ dùng ô tô truy sát, nã đạn ở Hải Dương; Những bí mật đường dây cá độ nghìn tỷ của chủ salon ôtô; Từ chối chuyện chăn gối, chồng bị vợ đánh đến chết; Thầy tu trẻ vướng chuyện ái tình đẫm máu và nước mắt;....là những tin đáng chú ý.

  • Su kien quoc te noi bat 56116
    Sự kiện quốc tế nổi bật (5/6-11/6)

    Trung Quốc ráo riết xây dựng hải đăng ở Trường Sa; Nga có thể đánh bại NATO trong 60 giờ; Tổng thống Obama hậu thuẫn mạnh mẽ cho bà Hillary Clinton; Trung Quốc sẽ xây trạm nghiên cứu khổng lồ dưới Biển Đông... là những tin đáng chú ý trong tuần qua.

  • Toan canh kinh te tuan 0506 11062016
    Toàn cảnh kinh tế tuần (05/06 - 11/06/2016)

    Bộ Tài chính tiếp tục yêu cầu BIDV, Vietinbank phải trả cổ tức bằng tiền mặt; Vinalines xin thanh lý 6 con tàu; Bầu Đức viết tâm thư xin cổ đông thời gian vượt khó; lãi suất cho vay mua nhà ở xã hộixuống còn 4,8%...Cùng với những thông tin về tài chính- ngân hàng, bất động sản, thị trường tiêu dùng..là những tin tức - sự kiện

  • Nghin le chuyen tuan qua 0506 11062016
    Nghìn lẻ chuyện tuần qua 05/06 - 11/06/2016

    Phượt thủ người anh tử nạn khi leo Fansipan; Chìm tàu du lịch trên sông Hàn; Cá chết nổi trắng hồ Hoàng Cầu; Cột điện mọc xuyên nhà dân giữa Hà Nội; Ớn lạnh thứ ma dược mới núp bóng thuốc lá thơm; Lộ diện đường dây mua chứng chỉ tiếng Anh có 1-0-2 tại Ninh Bình... là những tin tức xã hội nổi bật được dư luận quan tâm trong tuần qua.