Microsoft Outlook trong tầm tay (tiếp theo)

Microsoft Outlook trong tam tay tiep theo
Bìa sách Microsoft Office Outlook 2007 Inside Out của Microsoft Press.
Microsoft Outlook là công cụ quản lý email không thể thiếu cho các doanh nghiệp. Bài viết sẽ cung cấp những thủ thuật sử dụng từ đơn giản đến nâng cao cho người mới làm quen với Microsoft Outlook.

Tạo quy tắc nhận mail

Đôi khi tài khoản email của bạn sẽ bị quá tải do mỗi ngày bạn phải nhận hàng trăm email từ khách hàng, đối tác, nội bộ công ty. Do đó, việc phân loại tự động email sẽ giúp giảm bớt thời gian rất nhiều. Công việc trước tiên bạn cần làm là tạo các thư mục bằng cách nhấn phải chuột lên Inbox rồi chọn New Folder, đặt tên tùy ý. Ví dụ: "Mail đối tác" rồi nhấn OK. Cứ tiếp tục tạo thư mục nếu bạn có nhiều phân loại người dùng.

Bước tiếp theo, bạn chọn Tools - Rules and Alerts trên thanh menu, nhấn vào "New Rule...". Trong cửa sổ mới, ta chọn quy tắc cho email gởi đến tương ứng với yêu cầu công việc. Ở đây ta chọn: "Move messages from someone to a folder" sẽ giúp tự động đưa tất cả email từ một địa chỉ email xác định vào một thư mục được chỉ định sẵn. Nhấn "Next" để tiếp tục, phần cửa sổ thứ 2 bạn nhấn vào liên kết "people or distribution list".

Cửa sổ Rule Address xuất hiện để bạn chọn những địa chỉ liên hệ (Ví dụ: Địa chỉ email này đang được bảo vệ khỏi chương trình thư rác, bạn cần bật Javascript để xem nó ). Kế tiếp, ta nhấn vào liên kết "specified" để chỉ định thư mục sẽ nhận email. Tìm đến thư mục "Mail đối tác" khi nãy đã tạo và nhấn Finish để hoàn tất. Giờ đây, tất cả email từ địa chỉ Địa chỉ email này đang được bảo vệ khỏi chương trình thư rác, bạn cần bật Javascript để xem nó sẽ tự động đưa vào thư mục Mail đối tác.

Bạn có thể tham khảo khá nhiều quy tắc và hành động (action) mà MS Outlook đã có sẵn để ta chọn lựa theo cách thức như trên.

Microsoft Outlook trong tam tay tiep theo Microsoft Outlook trong tam tay tiep theo
Tạo quy tắc (rule) cho MS Outlook nhận email và tự động đưa vào thư mục xác định. Đặt tên cho quy tắc và kích hoạt.

Cách thức tạo và sử dụng email mẫu

Nếu sử dụng một dạng email thường ngày được gởi lặp đi lặp lại cùng một dạng nội dung thì tốt nhất bạn nên tạo một email mẫu (template) để đơn giản hóa công việc. Những mẫu email thường gặp là: thông tin sản phẩm, báo cáo, tin nhắn cho nhóm đối tác... Để tạo một email mẫu, ta thực hiện như sau:

- Nhấn chọn New trên thanh công cụ để tạo một email mới. Trong giao diện soạn thảo, bạn điền tất cả những thông tin, nội dung mà sẽ được lặp lại theo hướng khuôn mẫu. Ví dụ như: tiêu đề, địa chỉ, các phần liệt kê, danh sách và các bảng.

- Nhấn tiếp vào nút Microsoft Office BuTSn (biểu tượng logo của Microsoft Office), chọn Save As. Trong hộp thoại Save As, ta chọn Outlook Template (+.oft) ở phần "Save as type", đặt tên cho tập tin mẫu, chọn nơi lưu rồi Save lại. Tùy thuộc vào phiên bản hệ điều hành Windows mà MS Outlook 2007 có vị trí lưu template khác nhau.

+ Windows XP: thư mục Documents And SettingsTên tài khoảnApplication DataMicrosoftTemplates
+ Windows Vista: thư mục UsersTên tài khoảnAppDataRoamingMicrosoftTemplates

Có thể tạo nhiều template tùy ý và cùng chia sẻ cho các người dùng MS Outlook khác trên cùng máy sử dụng chung. Khi muốn sử dụng các email mẫu, ta chọn mũi tên kế bên New trên thanh công cụ, chọn "Choose From...". Tìm kiếm nơi lưu giữ email mẫu (template) ở phần "Look In" hoặc "Browse" để tìm đến tập tin mẫu. Sau khi mở email mẫu, chỉ cần sửa chữa lại thông tin, bổ sung hay thay đổi những phần nội dung theo yêu cầu công việc. Bạn sẽ thấy cách này tiết kiệm được rất nhiều thời gian.

Kinh nghiệm sử dụng: bạn nên khai thác chức năng phải chuột, có nghĩa là khi chọn vào một email, một thư mục (folder)... bạn hãy tập phải chuột để xem các chức năng hỗ trợ đi kèm là gì hoặc tham khảo các phần thiết lập trong Options. Với mốt ít vốn tiếng Anh đơn giản, bạn sẽ nắm bắt ngay được cách sử dụng MS Outlook 2007. Ngoài ra, để tường tận tất cả mọi "ngõ ngách" bên trong MS Outlook 2007, bạn có thể tham khảo sách "Microsoft Office Outlook 2007 Inside Out" được phát hành bởi Microsoft Press vào tháng 2-2007.

Chống thư rác và virus

Việc chống virus và đặc biệt là thư rác (spam) cũng là một vấn đề quan trọng. Norton AntiSpam là một giải pháp tốt cho hộp thư của bạn, hoặc tham khảo thêm các giải pháp khác tại đây .

Ngoài ra, bạn cần lưu ý không mở các tập tin đính kèm khả nghi vì đôi khi chúng được gởi đi một cách tự động nếu máy tính của đối tác hay người thân bị nhiễm virus. Động tác copy chúng ra My Document, dùng chương trình antivirus quét trước khi mở ra luôn là cần thiết và sẽ không mất nhiều thời gian bằng việc khôi phục lại tài khoản email hay thậm chí là cài đặt lại hệ thống.

THANH TRỰC

Việt Báo

TIN Công Nghệ NỔI BẬT

5 tính năng mà Android nên học hỏi từ iOS

Android chắc chắn là hệ điều hành phổ biến nhất hiện nay, nó đồng thời cũng là nền tảng được tích hợp những bộ tính năng phong phú nhất thế giới. Mặc dù được nhiều nhà sản xuất đầu tư nghiên cứu và phát triển như vậy, nhưng Android không phải là quá hoàn hảo, nó vẫn cần được cải tiến và nâng cấp hơn nữa, đặc biệt là việc học hỏi từ chính những nền tảng đối t

Hướng dẫn bảo vệ smartphone Android khi bị thất lạc

Tình trạng mất điện thoại hoặc bị quên ở đâu đó thực sự là ác mộng với người dùng. Google đã cung cấp một số giải pháp để tìm thiết bị hoặc ít nhất xóa tất cả các dữ liệu và nội dung riêng trên những chiếc smartphone cài hệ điều hành Android của họ.

Tổng hợp những biện pháp tăng tốc iPhone iOS 8 cực hiệu quả

Chắc cũng không cần phải nói gì nhiều khi nhắc đến iPhone hiện nay. Đây là sản phẩm đẳng cấp và được đánh giá cao về hiêu năng. Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm không thể so sánh thì bên cạnh đó vẫn có những nhược điểm xuất hiện, nhất là đối với những điện thoại đã qua một thời gian sử dụng. Đôi lúc bạn sẽ nhận thấy điện thoại của mình hoạt động chậm đi. Ng

Nhận xét tin Microsoft Outlook trong tầm tay (tiếp theo)

Ý kiến bạn đọc

Viết phản hồi

Bạn có thể gửi nhận xét, góp ý hay liên hệ về bài viết Microsoft Outlook trong tầm tay (tiếp theo) bằng cách gửi thư điện tử tới Lien He Bao Viet Nam. Xin bao gồm tên bài viết Microsoft Outlook trong tam tay tiep theo ở dạng tiếng Việt không dấu. Hoặc Microsoft Outlook trong tầm tay (tiếp theo) ở dạng có dấu. Bài viết trong chuyên đề Hỏi Đáp của chuyên mục Công Nghệ.

Microsoft Outlook within reach (continued)
Microsoft Outlook, MS Outlook, management tools, hand, directory, use the next rule, automatic, simple email, you , select, create, design

Microsoft Outlook is email management tools are indispensable for businesses. Article will provide tips from the simple to use advanced beginners with Microsoft Outlook ..

Xem tiếp: Công Nghệ


  • Thoi su 24h2901 Vu trom xang may bay cuc lon
    Thời sự 24h(29/01): Vụ trộm xăng máy bay cực lớn

    'Trực thăng chao đảo rồi chúi xuống đất'; Bắt băng trộm xăng máy bay cực lớn ở TP.HCM; 20 xác linh trưởng khô bốc mùi trên xe khách; Lời khai rúng động của học sinh giết nam ca sĩ; Trung úy cảnh sát bị nghi phạm buôn ma túy bắn chết... là những thông tin thời sự nổi bật trong ngày 29/1.

  • Thoi su 24h2801 Roi may bay 4 phi cong hy sinh
    Thời sự 24h(28/01): Rơi máy bay, 4 phi công hy sinh

    22 người vào quy hoạch Bộ Chính trị, Ban Bí thư; Trực thăng rơi ở TP.HCM, 4 phi công hy sinh; Bắt nguyên Chủ tịch HĐQT Ocean Bank; Hung thủ 15 tuổi giết hại nam ca sĩ ở Sài Gòn; Bắt lô ma túy 20 tỷ ở sân bay...

  • Thoi su 24h2701 Nam ca si bi sat hai da man
    Thời sự 24h(27/01): Nam ca sĩ bị sát hại dã man

    Xe cứu thương bỏ mặc thai phụ tử vong giữa đường?; Nam ca sĩ tử vong trong tình trạng khỏa thân; Vụ biệt thự trong rừng Hải Vân: Tướng công an xin lỗi; Mỹ Tâm nói gì về "người tình tin đồn" 70 tuổi?...

  • Thoi su 24h2601 Vu no rung dong ca pho
    Thời sự 24h(26/01): Vụ nổ rúng động cả phố

    Đà Nẵng có tân Chủ tịch UBND TP; "Nói không với nằm ghép: Dân lo bị xuất viện sớm; Nghệ An: Phát hiện xác hổ 140kg đang ướp lạnh; Không khởi tố vụ tai nạn thảm khốc 9 người chết; Bắt gần nửa tấn lòng thối đang trên đường tiêu thụ; Cựu phi công Việt Nam nói thật chuyện lương thưởng... là những thông tin thời sự nổi bật trong ngày 26/1.

  • Thoi su tuan qua Dai hy thanh dai tang sau tai nan
    Thời sự tuần qua: Đại hỷ thành đại tang sau tai nạn

    Tăng lương hưu và trợ cấp thêm 8%; Cục trưởng Cục Đường sắt chết trong phòng làm việc; Xử phạt VTV 40 triệu đồng vì sai phạm của Điều ước thứ 7; Thưởng Tết thấp nhất là 30 ngàn đồng; Xăng giảm tới 1.900 đồng/lít...

  • Tet xua Tet nay qua con mat nguoi tre
    Tết xưa - Tết nay qua "con mắt" người trẻ

    Một phim ngắn hết sức ý nghĩa cho Tết 2015 đang khiến cộng đồng mạng xôn sao và khiến người xem thật sự xúc động.

  • Tranh cai xung quanh Le hoi chem lon o Bac Ninh
    Tranh cãi xung quanh Lễ hội chém lợn ở Bắc Ninh

    Theo Lãnh đạo tỉnh Bắc Ninh Lễ hội sẽ vẫn được tổ chức nhưng việc chém lợn đã được bỏ từ 2 năm trước.

  • Hai Tet 2015
    Hài Tết 2015

    Nhiều chương trình hài tết, ca nhạc chào năm mới 2015 đã được đồng loạt ra mắt khán giả với nội dung hấp dẫn, đáp ứng nhu cầu giải trí của người dân trong dịp tết. Tuy nhiên, năm nay sức mua khá ảm đạm, tuy băng đĩa lậu ngày càng nhiều. ------------

  • Toi pham vi thanh nien Nguyen nhan va giai phap
    Tội phạm vị thành niên - Nguyên nhân và giải pháp

    Những cái xấu, cái ác đang ngày một gia tăng trong xã hội khiến nhiều người sợ hãi. Nhất là việc giảng đường đang dần trở thành nơi "tụ họp" của phần tử xấu.

  • Dau dau chuyen tim O sin ngay Tet
    Đau đầu chuyện tìm Ô sin ngày Tết

    Nỗi khổ vì bị người giúp việc (hay ô sin) nhân dịp cuối năm o ép không còn mới lạ, tuy nhiên có những chuyện thoạt nghe tưởng như hài nhưng lại…cười ra nước mắt.

  • Nghin le chuyen tuan qua 2501 3101
    Nghìn lẻ chuyện tuần qua (25/01 - 31/01)

    Toàn cảnh trực thăng quân sự rơi ở TP.HCM; Tai nạn thảm khốc ở Thanh Hóa khiến 10 người tử vong; Bé trai khôi ngô bị mẹ bỏ rơi vì sợ mang lại xui xẻo; Hà Nội bỏ dải phân cách cứng: 24 tỷ đồng ném qua cửa sổ;Vợ hoặc chồng không chung thủy bị phạt 1-3 triệu đồng... là những tin tức nổi bật được dư luận quan tâm trong tuần qua. ------------

  • Ban tin suc khoe tuan tu 25 311
    Bản tin sức khỏe tuần (từ 25 - 31/1)

    Nhiều dịch bệnh như ho gà, dịch sởi, dịch cúm gia cầm, rubella đang bùng phát mạnh và diễn biến khó lường; Bắt buộc mua thẻ BHYT theo hộ gia đình; Sai lầm nghiêm trọng khi ăn thịt chó "giải đen" ngày giáp Tết; Bệnh nhân ung thư vú không nên bật đèn khi ngủ; Lá lốt chữa bệnh; Giảm cân siêu nhanh bằng gia vị quen thuộc; Quan niệm sai lầm về sinh nở... là những tin sức khỏe nổi bật tuần qua.

  • Toan canh Showbiz tuan 2501 3101
    Toàn cảnh Showbiz tuần (25/01 – 31/01)

    Bảo Anh bị nghi hát nhép trong The Remix 2015, Quách Ngọc Ngoan phải trả 1 tỷ mới được Lê Phương chấp nhận ly hôn?, Đám cưới bình dân của Huỳnh Đông - Ái Châu, Những người tình tin đồn của Mỹ Tâm, Cường Đô la - Hà Hồ 'cơm lành canh ngọt' về sống chung một nhà?, ------------

  • Tin An ninh Phap luat tuan qua 2501 3101
    Tin An ninh - Pháp luật tuần qua (25/01 - 31/01)

    Tội phạm vị thành niên - Nguyên nhân và giải pháp; Phòng, chống tội phạm sử dụng Công nghệ cao; Tết sớm ở Trại giam Xuân Nguyên; Hài hước những tên trộm lười biếng nhất thế giới; 141 Hà Nội trấn áp tội phạm đường phố dịp cuối năm; Cái chết đầy bí ẩn của trùm giang hồ khét tiếng Đại Cathay;.......là những tin đáng chú ý trong tuần. ------------ Xem thêm: Tin An ninh - Pháp luật tuần qua (25/01 - 31/01), http://vietbao.vn/An-ninh-Phap-luat/Tin-An-ninh-Phap-luat-tuan-qua-2501-3101/2147533625/218/ Tin nhanh Việt Nam ra thế giới vietbao.vn

  • Nhin lai su kien Xa Hoi VN 2014
    Nhìn lại sự kiện Xã Hội VN 2014

    2014 là năm của tai nạn, hỏa hoạn với hàng trăm vụ cháy lớn trên phạm vi toàn quốc với những hậu quả thảm khốc về cả tài sản và tính mạng con người.