vietbao

Mail Merge: Thủ thuật cao cấp trong MS Word

Bấm ngay Subscribe / Đăng Ký xem video hay mới nhất >>

Mail Merge Thu thuat cao cap trong MS Word
Mail Merge: chức năng trộn thư rất hữu ích của Microsoft Word.
Thông thường khi sử dụng chức năng Mail Merge (Trộn thư) trong MS Word để tạo ra các thư mời hay phiếu báo điểm... mặc định của chương trình là ứng với mỗi một Record dữ liệu nhất định sẽ tạo ra một trang tập tin Main chính trên một trang giấy (A4) tương ứng.

Khi đó nếu nội dung của tập tin main chính quá ít bạn sẽ thấy trên trang giấy sẽ còn rất nhiều chổ trống và nếu bỏ đi thì thật là đáng tiếc, thủ thuật sau sẽ giúp bạn tuỳ biến số lượng mẫu tin in ra sau khi trộn trên tập tin Main chính nhằm để tiết kiệm giấy.

Để có thể làm tốt thao tác trong bài viết này đòi hỏi bạn phải thành thạo kỹ năng Mail Merge cơ bản trong Mirosoft WORD.

Bước 1: Tạo tập tin Main chính trong WORD.

Bước 2: Tạo tập tin nguồn dữ liệu trên Excel với các cột có tên tương ứng (chú ý là tên cột không nên viết dấu tiếng việt, và phải bắt đầu dữ liệu ngay tại Cell A1).

+ Chú ý: tập tin dữ liệu này bạn có thể tạo bằng WORD, tuy nhiên nếu thể hiện trong Excel bạn sẽ có lợi hơn nếu bảng dữ liệu đó có hổ trợ nhiều phép tính và hàm phức tạp.

Bước 3: Trên tập tin Main chính (Word) bạn phủ khối Copy toàn bộ nội dung tập tin Main chính rồi vào menu Tools > Mail Merge.

1. Ở mục 1 Main Document nhấp nút Create > chọn Mailing Labels...

2. Trong hộp thoại kế tiếp nhấp nút Active Windows.

3. Ở mục 2 Data Source nhấp nút Get Data > Open Data Source...> chỉ đường dẫn tới tập tin nguồn cơ sở dữ liệu Excel đã tạo.

Mail Merge Thu thuat cao cap trong MS Word
Chọn nguồn dữ liệu để trộn thư.

4. Nhấp Ok trong hộp thoại Mirosoft Excel Entire Spreadsheet hiện ra.

Mail Merge Thu thuat cao cap trong MS Word
Chọn toàn nội dung bảng tinh: Entire Spreadsheet.

5. Nhấp nút Set Up Main Document trong hộp thoại kế.

Mail Merge Thu thuat cao cap trong MS Word

6. Trong hộp thoại Label Options bạn nhấp nút New Label để tạo một nhãn mới.

Mail Merge Thu thuat cao cap trong MS Word
Chọn New-Label để tạo nhãn mới.

- Đặt tên cho nhãn mới vào dòng Label Name.

- Chọn khổ giấy thể hiện ở dòng Page Size (ví dụ A4 khổ đứng 21 x 29.7 cm).

- Tiến hành thiết lập tuỳ biến các thông số kích thước thể hiện: Number across (số cột của trang, ví dụ 1), Number Down (số bản ghi thể hiện trên một trang, ví dụ 3).... ở các thông số khác khi vừa thiết lập bạn vừa xem sự thể hiện của khổ giấy ở khung Preview phía trên đến khi cảm thấy ưng ý nhất (các thông số tôi thiết lập trong ví dụ này là do tuỳ biến cá nhân chỉ có mức độ gợi ý tham khảo).

Mail Merge Thu thuat cao cap trong MS Word
Thiết lập xong nhấp OK 2 lần để thoát khỏi hộp thoại Label Options.

7. Trong hộp thoại Create Label kế tiếp bạn dán nội dung của tập tin Main chính đã Copy ở đầu bước 3 vào khung Sample label, rồi nhấp nút Insert Merge Field phía trên để lần lượt chèn vào các trường dữ liệu tương ứng từ tập tin database vào tập tin Main chính.

Mail Merge Thu thuat cao cap trong MS Word
Thao tác tương tự như chèn các trường Field bình thường lúc trộn thư, nếu tập tin Main chính dùng Font Vni thì lúc này sẽ không hiển thị tốt Font tiếng Việt.

8. Sau khi chèn xong các trường Filed tương ứng bạn nhấp OK, lúc này trong bảng cảnh báo lỗi của WORD bạn tiếp tục nhấp OK

Mail Merge Thu thuat cao cap trong MS Word

9. Trở về hộp thoại chính của chức năng Mail Merge bạn nhấp nút Close.

Mail Merge Thu thuat cao cap trong MS Word
Bước 4: Lúc này trên giao diện tập tin Main chính nội dung sẽ được trình bày thành 3 bản ghi như đã thiết lập ở bước 3 cùng với các trường Field đã được chèn tương ứng. Tuy nhiên lúc này sự trình bày của văn bản sẽ chưa được tốt và bạn phải tiến hành định dạng thủ công lại từng bản ghi một.

Chú ý phải định dạng sao cho nội dung 3 bản ghi là như nhau (mổi bản ghi sẽ ứng với 1 Record dữ liệu trong tập tin Database), bạn không được sao chép nguyên si nội dung giữa các bản ghi vì làm như thế sau khi trộn WORD sẽ hiểu là 3 bản ghi trên một trang A4 là của cùng một mẩu tin Record.

Bước 5: Sau khi định dạng xong bạn nhấp nút Merge để bắt đầu trộn thư. Kết quả thể hiện sẽ hết sức ưng ý (xem hình 9).

Mail Merge Thu thuat cao cap trong MS Word

Sau cùng bạn hãy in ra máy in và dùng mắt cắt hay rọc ra thành từng bản ghi riêng biệt rồi đưa vào sử dụng. Chúc thành công!

Theo TRẦN ĐẠI MINH TRÍ - Xã hội thông tin

Quyết chiến giữa mòng biển và bạch tuộc giữa biển khơi
Comment :Mail Merge: Thủ thuật cao cấp trong MS Word
Ý kiến bạn đọc
Viết phản hồi
Bạn có thể gửi nhận xét, góp ý hay liên hệ về bài viết Mail Merge: Thủ thuật cao cấp trong MS Word bằng cách gửi thư điện tử tới Lien He Bao Viet Nam. Xin bao gồm tên bài viết Mail Merge Thu thuat cao cap trong MS Word ở dạng tiếng Việt không dấu. Hoặc Mail Merge: Thủ thuật cao cấp trong MS Word ở dạng có dấu. Bài viết trong chuyên đề của chuyên mục Công Nghệ
Mail Merge: high-end procedure in MS Word
Mail Merge, MS Word, files, data, records, content, dialog boxes, create, your, Main, Main, click, for
Often when use the Mail Merge (Combine letters) in MS Word to create the letter or report card ... default of the program is a record for each specific data will create a major Main page file on one page (A4) ...
Dùng công nghệ cũ, các hãng hàng không sẽ còn gặp nhiều sự cố

Theo các chuyên gia hàng không, các hãng hàng không có thể còn gặp nhiều sự cố tương tự hãng Delta mới đây bởi không đầu tư đủ để cải tổ hệ thống đặt chỗ vốn đang sử dụng các công nghệ từ những năm 1960.

Top 9 ứng dụng Android chỉnh sửa ảnh tốt nhất
Top 9 ứng dụng Android chỉnh sửa ảnh tốt nhất

Càng ngày smartphone càng được cải tiến để thay thế máy ảnh. Các nhà phát triển cũng tận dụng cơ hội để cung cấp các ứng dụng chỉnh sửa ảnh trực quan và hiệu quả. Sau đây là 9 lựa chọn tốt nhất dành cho bạn… (ứng dụng, Android, chỉnh sửa ảnh)

  • Thoi su 24h238 Gai tre thue chat chan tay truc loi
    Thời sự 24h(23/8): Gái trẻ thuê chặt chân tay trục lợi

    Xé áo, cắt tóc nhân tình ở phố: Nhân tình là "osin" của kẻ chủ mưu; Giám định ADN để nhận dạng 150 ngôi mộ bị xâm phạm; Vụ "tháp nghiêng" chờ sập: 3/4 hộ dân đã di dời; Dân không có quyền kiểm tra CSGT': Giám sát khác kiểm tra; Bạn gái trễ giờ lên máy bay, nam thanh niên xông vào đánh nhân viên hàng không

  • Thoi su 24h228 Nhung vu giet hai can bo tai tieng
    Thời sự 24h(22/8): Những vụ giết hại cán bộ tai tiếng

    TPHCM kiểm tra "lót tay" lấy sổ đỏ: Sẽ như Hà Nội?; Những vụ giết hại cán bộ bằng súng tai tiếng nhất từ trước tới nay; Hé lộ nguyên nhân ban đầu vụ nhóm côn đồ nổ súng truy sát 1 gia đình ở Thanh Hóa; Nước biển miền Trung 'đạt chuẩn' để tắm và nuôi thủy sản; Cán bộ điều tra đánh người nhưng vẫn có thư cảm ơn;... là những tin tức thời sự nổi bật ngày 22/8/2016.

  • Thoi su 24h178 Me nhan tam giet 3 con ruot roi bo tron
    Thời sự 24h(17/8): Mẹ nhẫn tâm giết 3 con ruột rồi bỏ trốn

    Hà Nội chi 53 tỷ đồng/năm cắt cỏ: Dừng là đúng; Rúng động thảm án mẹ sát hại 3 con, đốt nhà rồi trốn vào rừng; Sự thật đằng sau bức ảnh tố nhân viên y tế chơi điện thoại; Vợ công an đánh ghen kinh hoàng: Trên tình bạn một tí; Sân bay tắc nghẽn sao còn cắt đất làm sân golf?

  • Tong hop tin An ninh phap luat tuan 142072016
    Tổng hợp tin An ninh - pháp luật tuần (14-20/7/2016)

    Như một gáo nước lạnh tạt vào mặt khi dư luận còn đang bàng hoàng trước thảm án Lào Cai. Trọng án Yên Bái, 3 nạn nhân là những người đứng đầu cơ quan lãnh đạo tỉnh. Thảm án Hà Giang, mẹ giết 3 con ruột vì mâu thuẫn với chồng. Giết mẹ vợ và em vợ ở Thái Bình.Những vụ án như một chuỗi sự kiện tiếp diễn xảy ra trong một thời gian ngắn. Có thể nói tuần này là t

  • Toan canh kinh te tuan 1408 20082016
    Toàn cảnh kinh tế tuần (14/08- 20/08/2016)

    Những dự án lọc dầu lớn phải bù lỗ tới hàng nghìn tỷ đồng, Bộ Công thương phản hồi về bộ nhiệm tại Sabeco, bảo mật tại các NH lớn, giá xăng tăng trở lại...Cùng với đó là những thông tin bất động sản, tài chính- ngân hàng, thị trường tiêu dùng... tiếp tục là những tin tức - sự kiện kinh tế nổi bật tuần qua.

  • Tong hop tin Doi song tuan qua 15218
    Tổng hợp tin Đời sống tuần qua (15-21/8)

    Mới đây, lời cảnh báo được một vị phụ huynh đưa ra cùng với hình ảnh được cắt ra từ camera của lớp học mẫu giáo cho thấy một bé trai đang cố làm chuyện người lớn với bé gái trong giờ nghỉ trưa khiến nhiều bậc cha mẹ phải suy ngẫm.