Chủ nhật, 12 Tháng tám 2007, 17:57 GMT+7

Mail Merge: Thủ thuật cao cấp trong MS Word

Mail Merge Thu thuat cao cap trong MS Word
Mail Merge: chức năng trộn thư rất hữu ích của Microsoft Word.
Thông thường khi sử dụng chức năng Mail Merge (Trộn thư) trong MS Word để tạo ra các thư mời hay phiếu báo điểm... mặc định của chương trình là ứng với mỗi một Record dữ liệu nhất định sẽ tạo ra một trang tập tin Main chính trên một trang giấy (A4) tương ứng.

Khi đó nếu nội dung của tập tin main chính quá ít bạn sẽ thấy trên trang giấy sẽ còn rất nhiều chổ trống và nếu bỏ đi thì thật là đáng tiếc, thủ thuật sau sẽ giúp bạn tuỳ biến số lượng mẫu tin in ra sau khi trộn trên tập tin Main chính nhằm để tiết kiệm giấy.

Để có thể làm tốt thao tác trong bài viết này đòi hỏi bạn phải thành thạo kỹ năng Mail Merge cơ bản trong Mirosoft WORD.

Bước 1: Tạo tập tin Main chính trong WORD.

Bước 2: Tạo tập tin nguồn dữ liệu trên Excel với các cột có tên tương ứng (chú ý là tên cột không nên viết dấu tiếng việt, và phải bắt đầu dữ liệu ngay tại Cell A1).

+ Chú ý: tập tin dữ liệu này bạn có thể tạo bằng WORD, tuy nhiên nếu thể hiện trong Excel bạn sẽ có lợi hơn nếu bảng dữ liệu đó có hổ trợ nhiều phép tính và hàm phức tạp.

Bước 3: Trên tập tin Main chính (Word) bạn phủ khối Copy toàn bộ nội dung tập tin Main chính rồi vào menu Tools > Mail Merge.

1. Ở mục 1 Main Document nhấp nút Create > chọn Mailing Labels...

2. Trong hộp thoại kế tiếp nhấp nút Active Windows.

3. Ở mục 2 Data Source nhấp nút Get Data > Open Data Source...> chỉ đường dẫn tới tập tin nguồn cơ sở dữ liệu Excel đã tạo.

Mail Merge Thu thuat cao cap trong MS Word
Chọn nguồn dữ liệu để trộn thư.

4. Nhấp Ok trong hộp thoại Mirosoft Excel Entire Spreadsheet hiện ra.

Mail Merge Thu thuat cao cap trong MS Word
Chọn toàn nội dung bảng tinh: Entire Spreadsheet.

5. Nhấp nút Set Up Main Document trong hộp thoại kế.

Mail Merge Thu thuat cao cap trong MS Word

6. Trong hộp thoại Label Options bạn nhấp nút New Label để tạo một nhãn mới.

Mail Merge Thu thuat cao cap trong MS Word
Chọn New-Label để tạo nhãn mới.

- Đặt tên cho nhãn mới vào dòng Label Name.

- Chọn khổ giấy thể hiện ở dòng Page Size (ví dụ A4 khổ đứng 21 x 29.7 cm).

- Tiến hành thiết lập tuỳ biến các thông số kích thước thể hiện: Number across (số cột của trang, ví dụ 1), Number Down (số bản ghi thể hiện trên một trang, ví dụ 3).... ở các thông số khác khi vừa thiết lập bạn vừa xem sự thể hiện của khổ giấy ở khung Preview phía trên đến khi cảm thấy ưng ý nhất (các thông số tôi thiết lập trong ví dụ này là do tuỳ biến cá nhân chỉ có mức độ gợi ý tham khảo).

Mail Merge Thu thuat cao cap trong MS Word
Thiết lập xong nhấp OK 2 lần để thoát khỏi hộp thoại Label Options.

7. Trong hộp thoại Create Label kế tiếp bạn dán nội dung của tập tin Main chính đã Copy ở đầu bước 3 vào khung Sample label, rồi nhấp nút Insert Merge Field phía trên để lần lượt chèn vào các trường dữ liệu tương ứng từ tập tin database vào tập tin Main chính.

Mail Merge Thu thuat cao cap trong MS Word
Thao tác tương tự như chèn các trường Field bình thường lúc trộn thư, nếu tập tin Main chính dùng Font Vni thì lúc này sẽ không hiển thị tốt Font tiếng Việt.

8. Sau khi chèn xong các trường Filed tương ứng bạn nhấp OK, lúc này trong bảng cảnh báo lỗi của WORD bạn tiếp tục nhấp OK

Mail Merge Thu thuat cao cap trong MS Word

9. Trở về hộp thoại chính của chức năng Mail Merge bạn nhấp nút Close.

Mail Merge Thu thuat cao cap trong MS Word
Bước 4: Lúc này trên giao diện tập tin Main chính nội dung sẽ được trình bày thành 3 bản ghi như đã thiết lập ở bước 3 cùng với các trường Field đã được chèn tương ứng. Tuy nhiên lúc này sự trình bày của văn bản sẽ chưa được tốt và bạn phải tiến hành định dạng thủ công lại từng bản ghi một.

Chú ý phải định dạng sao cho nội dung 3 bản ghi là như nhau (mổi bản ghi sẽ ứng với 1 Record dữ liệu trong tập tin Database), bạn không được sao chép nguyên si nội dung giữa các bản ghi vì làm như thế sau khi trộn WORD sẽ hiểu là 3 bản ghi trên một trang A4 là của cùng một mẩu tin Record.

Bước 5: Sau khi định dạng xong bạn nhấp nút Merge để bắt đầu trộn thư. Kết quả thể hiện sẽ hết sức ưng ý (xem hình 9).

Mail Merge Thu thuat cao cap trong MS Word

Sau cùng bạn hãy in ra máy in và dùng mắt cắt hay rọc ra thành từng bản ghi riêng biệt rồi đưa vào sử dụng. Chúc thành công!

Theo TRẦN ĐẠI MINH TRÍ - Xã hội thông tin


TIN Công Nghệ NỔI BẬT

Giá bán iPhone 6, iPhone 6 Plus trên thế giới và giá ‘xách tay’ về Việt Nam

Hôm nay (19/9), Apple đã mở bán chính thức 2 siêu phẩm iPhone 6 và iPhone 6 Plus tại 10 nước trên thế giới. Nhiều người Việt sống ở các nước này cũng tranh thủ sự kiện để "kiếm chút đỉnh", giá iPhone 6 và iPhone 6 Plus về VN thông qua đường "xách tay" cũng vì thế mà tăng gần gấp đôi so với giá thực.

Nhận xét tin Mail Merge: Thủ thuật cao cấp trong MS Word

Ý kiến bạn đọc

Viết phản hồi

Bạn có thể gửi nhận xét, góp ý hay liên hệ về bài viết Mail Merge: Thủ thuật cao cấp trong MS Word bằng cách gửi thư điện tử tới Lien He Bao Viet Nam. Xin bao gồm tên bài viết Mail Merge Thu thuat cao cap trong MS Word ở dạng tiếng Việt không dấu. Hoặc Mail Merge: Thủ thuật cao cấp trong MS Word ở dạng có dấu. Bài viết trong chuyên đề Kinh Nghiệm của chuyên mục Công Nghệ.

Mail Merge: high-end procedure in MS Word
Mail Merge, MS Word, files, data, records, content, dialog boxes, create, your, Main, Main, click, for

Often when use the Mail Merge (Combine letters) in MS Word to create the letter or report card ... default of the program is a record for each specific data will create a major Main page file on one page (A4) ...

CÓ THỂ BẠN QUAN TÂM




  • Thoi su tuan qua Thong xe cao toc dai nhat VN
    Thời sự tuần qua: Thông xe cao tốc dài nhất VN

    Sạt lở kinh hoàng, 6 người chết; Thông xe cao tốc, Hà NộiLào Cai; Băng giang hồ đấu súng chống trả cảnh sát; Bắt tổng giám đốc công ty VN Pharma; Khống chế con tin tại Hà Nội; ‘Quan’ tham thổi giá tàu 100 triệu thành trăm tỉ...

  • Thoi su 24h219 Bat tong giam doc VN Pharma
    Thời sự 24h(21/9): Bắt tổng giám đốc VN Pharma

    7 người cạnh tranh ghế giám đốc, phó giám đốc sở; Bắt tổng giám đốc công ty VN Pharma; Bí mật chưa từng tiết lộ ở cuộc hôn nhân Jennifer PhạmĐức Hải; Thiếu ốc vít, DN Nhật muốn bỏ Việt Nam sang Thái

  • Thoi su 24h209 Xu vu an rung dong Dac Lac
    Thời sự 24h(20/9): Xử vụ án rúng động Đắc Lắc

    - Háo hức chờ cao tốc dài nhất VN thông toàn tuyến; Va chạm container, đầu xe lửa văng khỏi ray; Lời khai tinh ranh của kẻ khống chế con tin ở HN; Trở lại hiện trường vụ cháy cực lớn ở Bình Dương; Vào lớp 1, bé phải đóng hơn 5 triệu đồng... là những thông tin thời sự nổi bật trong ngày 19/9.

  • Thoi su 24h189 Bao so 3 lam chet 11 nguoi
    Thời sự 24h(18/9): Bão số 3 làm chết 11 người

    Sạt lở kinh hoàng, 11 người thương vong; Lưu thông thế nào trên cao tốc dài nhất Việt Nam?; Quảng Ninh thiệt hại 20 tỷ do bão số 3; 'Xử' chủ xe khách để tai nạn 3 người chết trở lên... 

  • Thoi su 24h179 GD Cong an HN ha ke bat con tin
    Thời sự 24h(17/9): GĐ Công an HN 'hạ' kẻ bắt con tin

    Quảng Ninh gấp rút đối phó bão số 3; 7 phút tướng Chung 'hạ' kẻ khống chế con tin; 7 người một nhà thiệt mạng trong vụ cháy ở Sài Gòn; Cảnh giường chiếu phản cảm của Phi Thanh Vân với tình trẻ

  • Su kien quoc te noi bat 149 209
    Sự kiện quốc tế nổi bật (14/9 - 20/9)

    Nỗ lực chống nhóm phiến quân Hồi giáo tự xưng (IS), kết quả cuộc trưng cầu dân ý lịch sử về việc Scotland ở lại hay tách khỏi Vương quốc Anh, phát biểu gây sốc của Thủ tướng Thái Lan Prayuth Chan-ocha... là những tin đáng chú ý nhất trong tuần qua.

  • Ban tin suc khoe tuan tu 14209
    Bản tin sức khỏe tuần (từ 14-20/9)

    Dịch đau mắt đỏ: Nguy cơ bỏng giác mạc do xông lá lốt; Dịch Ebola sẽ hoành hành thêm 12-18 tháng nữa; Một bé trai tử vong sau khi tiêm vaccine 5 trong 1;Tận mắt nhìn "thần dược" Trung Quốc "kích phọt" nông sản Việt; 7 dấu hiệu bạn đã bị vô sinh; Tăm bông gây hại cho tai; 9 thời điểm “yêu” rất dễ cùng nhau "lên đỉnh"... là những tin sức khỏe nổi bật tuần qua.

  • Toan canh Showbiz tuan 1409 2009
    Toàn cảnh Showbiz tuần (14/09 – 20/09)

    Ngọc Trinh, Linh Chi mặc bikini đóng quảng cáo cho Vietjet Air, Hồ Ngọc Hà bị tố gian lận trong cuộc đua với Sơn Tùng M-TP, Đông Nhi tới MTV EMA 2014, Siêu mẫu Ngọc Thúy kiện mẹ ruột ra tòa đòi 5 căn biệt thự, Khánh My xuất hiện trong quảng cáo dịch vụ 'ngủ trong sáng', Chồng sắp cưới khẳng đinh đã chia tay Ngọc Lan và có tình mới, Ca sĩ Giang Tử qua đời, Kim Woo Bin và Song Ji Hyo quay phim tại Việt Nam, Cựu thủ lĩnh Westlife Shane Filan có đêm diễn thành công tại Việt Nam, Chồng Trương Vũ Kỳ bị bắt vì mua dâm,...là những thông tin giải trí nổi bật trong tuần qua.

  • Nghin le chuyen tuan qua 1409 2009
    Nghìn lẻ chuyện tuần qua (14/09 - 20/09)

    Vụ bắt cóc con tin ở Thanh Xuân; Bé 4 tuổi bị cha mẹ hành hạ dã man; Vụ cháy nhà làm 7 người chết ở TP.HCM; Quan tham mắc chứng tâm thần vì...quá sốc? là những tin tức nổi bật được dư luận quan tâm trong tuần qua.

  • Tong hop Doi song tuan qua 149 209
    Tổng hợp Đời sống tuần qua (14/9 - 20/9)

    Bạo hành trẻ em - câu chuyện không còn mới nhưng vẫn liên tiếp xảy ra những vụ việc đau lòng; Mẹ đẻ con rồi cho vào bồn xả nước, cánh tay con cuốn vào máy xay là nhiều câu chuyện nuôi dạy con đáng lên án; Đám cưới cô dâu đi dép tổ ong, đám cưới không chú rể... Nhiều câu chuyện gia đình cảm động; tin thực phẩm bẩn đáng chú ý là những sự kiện nổi bật tuần qua...