Mail Merge: Thủ thuật cao cấp trong MS Word
 |
| Mail Merge: chức năng trộn thư rất hữu ích của Microsoft Word. |
Khi đó nếu nội dung của tập tin main chính quá ít bạn sẽ thấy trên trang giấy sẽ còn rất nhiều chổ trống và nếu bỏ đi thì thật là đáng tiếc, thủ thuật sau sẽ giúp bạn tuỳ biến số lượng mẫu tin in ra sau khi trộn trên tập tin Main chính nhằm để tiết kiệm giấy.
Để có thể làm tốt thao tác trong bài viết này đòi hỏi bạn phải thành thạo kỹ năng Mail Merge cơ bản trong Mirosoft WORD.
Bước 1: Tạo tập tin Main chính trong WORD.
Bước 2: Tạo tập tin nguồn dữ liệu trên Excel với các cột có tên tương ứng (chú ý là tên cột không nên viết dấu tiếng việt, và phải bắt đầu dữ liệu ngay tại Cell A1).
+ Chú ý: tập tin dữ liệu này bạn có thể tạo bằng WORD, tuy nhiên nếu thể hiện trong Excel bạn sẽ có lợi hơn nếu bảng dữ liệu đó có hổ trợ nhiều phép tính và hàm phức tạp.
Bước 3: Trên tập tin Main chính (Word) bạn phủ khối Copy toàn bộ nội dung tập tin Main chính rồi vào menu Tools > Mail Merge.
1. Ở mục 1 Main Document nhấp nút Create > chọn Mailing Labels...
2. Trong hộp thoại kế tiếp nhấp nút Active Windows.
3. Ở mục 2 Data Source nhấp nút Get Data > Open Data Source...> chỉ đường dẫn tới tập tin nguồn cơ sở dữ liệu Excel đã tạo.
 |
| Chọn nguồn dữ liệu để trộn thư. |
4. Nhấp Ok trong hộp thoại Mirosoft Excel Entire Spreadsheet hiện ra.
 |
| Chọn toàn nội dung bảng tinh: Entire Spreadsheet. |
5. Nhấp nút Set Up Main Document trong hộp thoại kế.
 |
6. Trong hộp thoại Label Options bạn nhấp nút New Label để tạo một nhãn mới.
 |
| Chọn New-Label để tạo nhãn mới. |
- Đặt tên cho nhãn mới vào dòng Label Name.
- Chọn khổ giấy thể hiện ở dòng Page Size (ví dụ A4 khổ đứng 21 x 29.7 cm).
- Tiến hành thiết lập tuỳ biến các thông số kích thước thể hiện: Number across (số cột của trang, ví dụ 1), Number Down (số bản ghi thể hiện trên một trang, ví dụ 3).... ở các thông số khác khi vừa thiết lập bạn vừa xem sự thể hiện của khổ giấy ở khung Preview phía trên đến khi cảm thấy ưng ý nhất (các thông số tôi thiết lập trong ví dụ này là do tuỳ biến cá nhân chỉ có mức độ gợi ý tham khảo).
 |
| Thiết lập xong nhấp OK 2 lần để thoát khỏi hộp thoại Label Options. |
7. Trong hộp thoại Create Label kế tiếp bạn dán nội dung của tập tin Main chính đã Copy ở đầu bước 3 vào khung Sample label, rồi nhấp nút Insert Merge Field phía trên để lần lượt chèn vào các trường dữ liệu tương ứng từ tập tin database vào tập tin Main chính.
 |
| Thao tác tương tự như chèn các trường Field bình thường lúc trộn thư, nếu tập tin Main chính dùng Font Vni thì lúc này sẽ không hiển thị tốt Font tiếng Việt. |
8. Sau khi chèn xong các trường Filed tương ứng bạn nhấp OK, lúc này trong bảng cảnh báo lỗi của WORD bạn tiếp tục nhấp OK
 |
9. Trở về hộp thoại chính của chức năng Mail Merge bạn nhấp nút Close.
 |
Chú ý phải định dạng sao cho nội dung 3 bản ghi là như nhau (mổi bản ghi sẽ ứng với 1 Record dữ liệu trong tập tin Database), bạn không được sao chép nguyên si nội dung giữa các bản ghi vì làm như thế sau khi trộn WORD sẽ hiểu là 3 bản ghi trên một trang A4 là của cùng một mẩu tin Record.
Bước 5: Sau khi định dạng xong bạn nhấp nút Merge để bắt đầu trộn thư. Kết quả thể hiện sẽ hết sức ưng ý (xem hình 9).
 |
Sau cùng bạn hãy in ra máy in và dùng mắt cắt hay rọc ra thành từng bản ghi riêng biệt rồi đưa vào sử dụng. Chúc thành công!
Theo TRẦN ĐẠI MINH TRÍ - Xã hội thông tin
Bạn có thể gửi nhận xét, góp ý hay liên hệ về bài viết Mail Merge: Thủ thuật cao cấp trong MS Word bằng cách gửi thư điện tử tới Lien He Bao Viet Nam. Xin bao gồm tên bài viết Mail Merge Thu thuat cao cap trong MS Word ở dạng tiếng Việt không dấu. Hoặc Mail Merge: Thủ thuật cao cấp trong MS Word ở dạng có dấu. Bài viết trong chuyên đề Kinh Nghiệm của chuyên mục Công Nghệ.
Mail Merge: high-end procedure in MS Word
Mail Merge, MS Word, files, data, records, content, dialog boxes, create, your, Main, Main, click, for
Often when use the Mail Merge (Combine letters) in MS Word to create the letter or report card ... default of the program is a record for each specific data will create a major Main page file on one page (A4) ...
- 25/05 - 08:24: 5 thủ thuật hữu ích cho người mới dùng iPhone
- 24/05 - 17:56: Bí quyết để nghe nhạc "đỉnh" hơn trên smartphone
- 24/05 - 07:54: 4 cách để tăng tốc độ Samsung Galaxy S4
- 24/05 - 07:44: [Thủ thuật] In tài liệu trên BlackBerry Z10
- 24/05 - 07:33: [Mac OS] Thiết lập thời gian khởi động phần mềm với..
- Những khối hình ngộ nghĩnh trên desktop (12/08/2007).
- Sao chép dữ liệu an toàn (12/08/2007).
- Giải pháp thay thế phần mềm giải nén file và tạo CD/DVD ảo (12/08/2007).
- Khắc phục sự cố trong Word (11/08/2007).
- 10 giây để khôi phục dữ liệu trên ổ cứng (11/08/2007).
- Cách tạo một Album nhạc trên Blog (11/08/2007).
- Soạn và gửi thư điện tử trực tiếp từ Word (10/08/2007).
- Thủ thuật tăng tốc cho Windows (10/08/2007).
- Tìm hiểu Windows Vista: Khắc phục hiện tượng WMP11 chậm khởi.. (10/08/2007).
- Bảo vệ bảng tính Excel với Excel Protect (10/08/2007).
- Mail Merge Thu thuat cao cap trong MS Word (10/08/2007).
- Thời sự 24h: Bi kịch vợ nhét ma túy vào ví chồng rồi báo CA
Sự cố mất điện toàn miền Nam: Ai sẽ phải bồi thường thiệt hại?; Ngày đền tội của băng cướp 1000 lượng vàng bằng súng chấn động; Triều Tiên chấp nhận theo lời Trung Quốc về đàm phán; Bác sĩ bật mí ‘chiêu trò’ móc túi người bệnh; Đằng sau ánh hào quang của sao Hàn Quốc... là những tin tức nóng nhất trong ngày 24/05
- Thời sự 24h: Nick Vujicic tại sự kiện "Nick chào Việt Nam"
EVN thông báo về sự cố mất điện toàn miền Nam; Sốc vì thu nhập "bèo" của các mại dâm nam; Trung Quốc "già mồm" đòi chủ quyền Trường Sa của Việt Nam; Xuất hiện "bút bi thần kì" lợi hại hơn "bút phù thủy"; Phố “trai gọi” chuyên phục vụ quý bà; "Rẻ" như "sao" Việt... là những tin tức nóng nhất trong ngày 23/05.
- Thời sự 24h (22/05): Một trinh nữ Việt, giá tối thiểu 3000 USD
Sốc giá tối thiểu 3.000 USD "mua" một trinh nữ Việt; Vụ “nam giới bán dâm”: Có cả giáo viên tham gia!; Hàn Quốc: Mối đe dọa từ Triều Tiên “chưa từng có”; Ăn sữa chua mít: Tự đầu độc mình?; Phẫn nộ clip nhóm thiếu niên trêu chọc cụ già; Sự khác biệt thú vị giữa trẻ con ngày ấy và bây giờ... là những tin nóng nhất trong ngày 21/05.
- Thời sự 24h: Bị tiêm vắc xin "hết đát", cháu bé "sốc" thuốc
Côn đồ truy sát nữ sinh: Dân lý giải chuyện đứng nhìn; Thu phí nhạc số: Không thành công cũng thành nhân; Vòi rồng khổng lồ san phẳng ngoại ô Mỹ, 51 người chết; Hàng ngàn người Hà Nội ăn nước phở bẩn mỗi sáng; Chuyện "đo đạc" thí sinh hoa hậu; Điệp khúc mất điện mùa nóng, chiêu tăng giá của EVN?... là những tin nóng nhất trong ngày 21/05
- Thời sự 24h: Hàng chục người Việt Nam bị vi khuẩn 'ăn thịt'
Thiết bị gián điệp tinh vi xuất hiện ở Hà Nội; M.U 5-5 West Brom: Sir Alex chia tay trong sự điên rồ; Hàn Quốc triển khai tên lửa sát biên giới Triều Tiên; Rùng rợn những cơn ghen mất tính người; Vi khuẩn “ăn thịt người” ở Việt Nam; “Sao” Việt dự LHP Cannes làm gì?; Một lít xăng đang cõng 4 loại thuế, 3 loại phí...là những tin nóng nhất trong ngày 20/05.
- Bầu Đức "phá rừng" tại Lào, Camphuchia?
Dính cáo buộc phá rừng từ Global Witness, bầu Đức không chỉ mất 300 tỷ đồng trong hai ngày mà thiệt hại còn có thể tiếp tục gia tăng.
- Kinh hoàng những đòn ghen cay độc
Những hành vi ghen tuông dã man khiến nhiều người không khỏi rùng mình.
- Nick Vujicic đến Việt Nam
Chàng trai không tay chân Nick Vujicic bắt đầu chuyến giao lưu, nói chuyện tại Việt Nam từ ngày 22-5.
- 1001 chiêu "chữa bách bệnh" quái gở
Các “thầy” có thể chữa được bách bệnh bằng những cách kỳ quái.
- "Nude để thiền" hay sự sa đọa của nhà sư?
Nude để thiền dù chỉ mới được đăng tải nhưng một số bức ảnh khác trong bộ ảnh này nhanh chóng được cư dân mạng lùng sục.
- Bản tin sức khỏe tuần 19/5 đến 25/5/2013
Trà sữa trân châu chứa chất gây thận? Đúng - Sai việc chọn sữa cho con; "Yêu" đều đặn sẽ giúp tăng tuổi thọ; Những vấn đề không kiểm soát được khi "yêu"; Những sai lầm trong chuyện đấy; Tác dụng bất ngờ của hạt dẻ cười; Cách chăm sóc "vùng kín" sau sinh; Bơi lội môn thể thao tốt khi mang bầu; Tác dụng của quả đu đủ... là thông tin hữu ích trong mục sức khỏe.
- Tin An ninh – Pháp luật tuần qua (19/05 – 25/05)
Phẫn nộ những người mẹ sát hại con vì hận tình; Đắng lòng cảnh đời bé gái tâm thần 13 tuổi bị hiếp; Đề nghị điều tra trinh nữ Việt Nam bán dâm tại Singapore
- Toàn cảnh thể thao từ 19/5 – 25/5
Toàn cảnh hạ màn của các giải đấu Châu Âu tuần qua; Mourinho chính thức chia tay Real Marid; Chelsea và công cuộc xây dựng triều đại mới dưới thời Mourinho
- Toàn cảnh Showbiz tuần (19/5 – 25/5)
Nóng sự kiện Nick Vujicic “chàng trai kỳ diệu nhất hành tinh”: “Chào Việt Nam”, Lý Nhã Kỳ vung tiền không tiếc tay tại Cannes, cặp sao Chạng vạng lại tan đàn xẻ nghé
- Nghìn lẻ chuyện tuần qua (19/05 - 25/05)
Xung quanh sự cố mất điện toàn miền Nam; Nick Vujicic diễn thuyết ở Việt Nam; Phố “trai gọi” chuyên phục vụ quý bà
Viết phản hồi