Định dạng bảng tính trong Excel 2007

Có thể nói điều khác biệt đáng kể nhất của Excel 2007 so với các phiên bản trước của nó là sự phong phú và tiện lợi trong việc định dạng bảng tính. Không chỉ là những định dạng mang tính mỹ thuật còn có rất nhiều kiểu định dạng mang tính thống kê, sàng lọc dữ liệu giúp cho nhà quản lý nhanh chóng nắm bắt được ý nghĩa của những con số.

Excel 2007 là một chương trình trong bộ Microsoft Office 2007, được cải tiến về giao diện lẫn các chức năng sử dụng so với phiên bản trước. Đến với Excel 2007, bạn sẽ không ngạc nhiên lắm với các nút công cụ, bởi chúng khá giống các phiên bản Excel trước, nhưng có một số chức năng mới rất hay được bổ sung trong Excel 2007, nổi bật là chức năng định dạng bảng.

Chức năng định dạng bảng của Excel 2007 được đặt ngay trong thẻ công cụ đầu tiên rất dễ nhận thấy là thẻ Home. Để bắt đầu sử dụng nhóm công cụ này, bạn chú ý đến nhóm Styles trong thẻ Home của Excel. Nhóm công cụ này gói gọn trong 3 công cụ định dạng chính. Theo tôi, để có một bảng tính được trình bày đẹp và dễ nhìn, có thể tính toán tự động, lại thực hiện nhanh chóng, bạn nên sử dụng các công cụ theo các bước sau:

1. Định dạng một bảng đang xử lý

Khi sử dụng Excel, trong một sheet, bạn có thể đặt nhiều bảng (table), và có thể trang trí bảng này để chúng trở nên đẹp hơn và dễ phân biệt với các bảng khác. Lưu ý là kiểu “bảng” này hoàn toàn khác với một “vùng” (range) mà chúng ta quen dùng trong Excel, bởi chỉ có bảng mới hỗ trợ việc định dạng và tính toán tự động, còn với range bạn phải thực hiện thủ công tất cả.

Bạn thực hiện tạo bảng như sau: quét vùng cần định dạng thành bảng, trong thẻ Home, bấm nút công cụ Format as Table, một menu chứa rất nhiều kiểu table được thiết kế sẵn rất bắt mắt sẽ hiện ra để bạn chọn, bạn cũng có thể tạo kiểu định dạng khác cho riêng mình bằng cách bấm nút New Table Style ở cuối menu. Sau khi chọn một kiểu ưng ý, hộp thoại Format As Table xuất hiện, bạn bấm OK để đồng ý với vùng tham chiếu đã chọn.

Dinh dang bang tinh trong Excel 2007

- Sắp xếp: bạn để ý trên tiêu đề của mỗi cột trong bảng có một nút tam giác cho phép thực hiện sắp xếp lại dữ liệu một cách nhanh chóng. Bạn bấm nút tam giác đó, có thể chọn Sort A to Z hoặc Sort Z to A (đối với chữ), Sort Smallest to Largest hoặc Sort Largest to Smallest (đối với số).

- Thống kê: nếu chọn Total Row như đã nói ở trên, thì ô đầu tiên của dòng cuối sẽ xuất hiện tiêu đề “Total”, bạn có thể tùy ý sửa lại tiêu đề này. Ở những ô kế trong dòng cuối của bảng sẽ xuất hiện nút hình tam giác khi bạn bấm chuột vào.

Bấm nút này, sẽ xuất hiện một menu các lệnh thông dụng như Sum, Average, Count, Count Numbers, Min, Max, Var... hoặc bạn có thể thêm hàm nâng cao bằng cách chọn More Functions. Với cách này, bạn có thể thống kê nhanh số liệu bằng các hàm của Excel mà không cần nhập công thức, lại có thể thay đổi nhanh chóng hàm tính chỉ bằng một cú bấm chuột.

2. Định dạng một ô:

Chức năng này không quan trọng lắm, bạn chỉ cần bấm nút Cell Styles trong thẻ Home, chọn một kiểu định dạng cho ô. Bạn chỉ nên sử dụng chức năng này khi muốn đánh dấu một ô chứa số liệu quan trọng nào đó trong bảng tính.

3. Định dạng dữ liệu có điều kiện:

Đây là chức năng rất hay trong Excel 2007. Nếu bạn có một bảng với nhiều số liệu khác nhau, thông thường để đánh giá dữ liệu, chúng ta thường dùng các hàm rút trích và lọc dữ liệu. Tuy nhiên, với chức năng này, bạn không cần dùng hàm, càng không cần lấy dữ liệu ra khỏi bảng mà vẫn có thể đánh giá chính xác dữ liệu qua cách làm nổi bật các ô theo một điều kiện định sẵn. Thực hiện như sau: quét chọn một cột hoặc dòng dữ liệu cần đánh giá, sau đó bấm nút Conditional Formatting, một menu hiện ra với các tùy chọn:

Kiểu đánh giá sàng lọc:

Kiểu đánh giá này sẽ sàng lọc dữ liệu của bạn ngay tại trong bảng chứ không phải trích riêng ra ngoài như các phiên bản Excel trước đây. Chương trình thực hiện “sàng lọc tại chỗ” bằng cách làm nổi bật lên những ô đúng với điều kiện hoặc quy luật do bạn quy định. Sau đây là hai nhóm quy luật chính:

Dinh dang bang tinh trong Excel 2007- Highlight Cells Rules: làm nổi bật các ô theo một trong các điều kiện: Greater Than... (lớn hơn), Less Than... (nhỏ hơn), Equal To (bằng) một giá trị so sánh nào đó, Between (giữa 2 giá trị), Text that Contains (ô chữ có chứa chuỗi ký tự quy định), A Date Occurring (theo quãng thời gian), Duplicate Values (ô dữ liệu trùng nhau).

Khi bạn chọn xong một điều kiện làm nổi bật, sẽ xuất hiện một hộp thoại yêu cầu bạn nhập giá trị cần so sánh và màu tô nổi bật cho ô phù hợp với điều kiện so sánh đó. Xong, bạn bấm OK để chương trình thực thi trong bảng tính.

- Top/BoTSm Rules: quy luật này gồm các điều kiện: Top 10 Items (đánh dấu 10 ô có giá trị lớn nhất), Top 10% (đánh dấu 10% số ô có giá trị lớn nhất), tương tự với BoTSm 10 Items và BoTSm 10%, Above Average (ô có giá trị lớn hơn giá trị Dinh dang bang tinh trong Excel 2007trung bình của cột/hàng), Below Average (ô có giá trị nhỏ hơn giá trị trung bình của cột/hàng). Khi bạn chọn đánh giá theo dữ liệu hàng Top hoặc BoTSm, một hộp thoại yêu cầu bạn nhập số ô cần làm nổi, chẳng hạn như Top 10 hay 20, Top 10% hay 20%... là tùy bạn tinh chỉnh, sau đó bấm OK để hoàn tất.

Kiểu đánh giá hiển thị mức độ:

Dinh dang bang tinh trong Excel 2007

- Data Bars: bạn bấm chọn kiểu đánh giá này, chọn một màu ưng ý trong menu hiện ra. Khi đó, trong vùng dữ liệu của bạn sẽ xuất hiện cột màu đánh giá mức độ dữ liệu giúp bạn dễ dàng so sánh cũng như nhận ra sự tăng giảm của số liệu nhập vào. Cột màu càng dài thì số liệu của bạn càng có giá trị cao, ngược lại là những ô giá trị thấp.

- Color Scales: kiểu đánh giá này sẽ tô màu cho các ô dữ liệu theo 3 màu khác nhau, ứng với mỗi màu là mức độ thấp, trung bình và mức độ cao. Khi chọn nhóm Color Scales, bạn hãy chọn một nhóm màu bạn thích trong menu hiện ra và sẽ thấy chương trình áp dụng lên vùng chọn của bạn. Bạn cũng có thể tạo quy luật màu theo ý mình bằng cách chọn Color Scales > More Rules.Dinh dang bang tinh trong Excel 2007

- Icon Sets: bấm chọn Icon Sets, chọn một nhóm biểu tượng mong muốn, chương trình sẽ tự động đặt các biểu tượng trước ô dữ liệu của bạn, giúp bạn có cái nhìn trực quan về bảng tính.

Ví dụ dấu biểu thị số liệu ở mức độ cao nhất, dấu biểu thị số liệu ở mức trung bình, và dấu biểu thị số liệu thấp dưới cả mức trung bình, đáng báo động. Mỗi biểu tượng ứng với một mức độ, chương trình sẽ tự động tính toán giá trị trung bình của toàn cột hoặc dòng đang so sánh và tiến hành đặt biểu tượng thích hợp vào từng ô theo giá trị phần trăm mà ô đó đạt được so với mức độ chung của cả cột hoặc dòng.

Bạn có thể định lại quy luật đánh giá này bằng cách chọn More Rules trong nhóm Icon Sets.

Ngoài những kiểu định dạng có điều kiện trên, bạn có thể tạo riêng cho mình những quy luật đánh giá khác bằng cách bấm nút Conditional Formatting > New Rule, tuy nhiên việc này rất mất thời gian. Tốt nhất bạn nên sử dụng những quy luật có sẵn mà Excel đã cung cấp rất đầy đủ cho bạn. Khi bạn không vừa ý với các định dạng đã chọn, để xóa chúng mà không mất dữ liệu, bạn bấm Conditional Formatting > Clear Rules, chọn một trong các kiểu xóa như Clear Rules from: Selected Cells (chỉ xóa trong cột chọn), Entire Sheet (xóa trong cả sheet), This Table (chỉ xóa trong bảng đang xử lý).

Có thể nói nhóm công cụ định dạng này của Excel 2007 rất thú vị, nó cho phép chúng ta tạo ra những bảng tính được trình bày rất khoa học và bắt mắt. Đặc biệt nhất là tính tự động cao, giao diện bảng tính đẹp và khả năng đánh giá, sàng lọc dữ liệu chuẩn xác và độc đáo. Chắc chắn khi sử dụng chức năng này, bạn sẽ thấy hứng thú hơn rất nhiều khi xử lý dữ liệu và tính toán trong Excel.

Theo LBVMT

Việt Báo

TIN Công Nghệ NỔI BẬT

5 tính năng thú vị của ứng dụng photos trên iPhone

Cùng với sự ra đời của iOS 8, ứng dụng hình ảnh đã nhận được một vài thay đổi nhằm đáp ứng nhu cầu sử dụng ngày một cao của người dùng. Vậy đâu là những thay đổi quan trọng nhất? Các bạn có thể khám phá một vài tính năng thú vị của ứng dụng photos trên iPhone trong bài viết dưới đây

2 cách vào Google khi bị hack DNS

Nhóm hacker Lizardsquad tấn công DNS dẫn đến chuyện không thể truy cập vào Google Việt Nam sáng nay. Tạm thời, bạn có thể tự khắc phục sự cố này theo hai cách.

Có nên nâng cấp ipad air lên ipad air 2 không?

Năm ngoái, iPad Air là chiếc tablet khá hoàn hảo được người dùng rất ưa chuộng. Vì thế, những nâng cấp trên iPad Air 2 đang tạo ra rất nhiều tò mò cho người dùng. Nhưng thay đổi được Apple nhắc đến nhiều nhất là kiểu dáng mỏng và nhẹ hơn so với người tiền nhiệm, có cảm biến vân tay, camera sắc nét hơn, cấu hình tốt hơn cũng như hỗ trợ nền tảng 64 bit.

Nhận xét tin Định dạng bảng tính trong Excel 2007

Ý kiến bạn đọc

Viết phản hồi

Bạn có thể gửi nhận xét, góp ý hay liên hệ về bài viết Định dạng bảng tính trong Excel 2007 bằng cách gửi thư điện tử tới Lien He Bao Viet Nam. Xin bao gồm tên bài viết Dinh dang bang tinh trong Excel 2007 ở dạng tiếng Việt không dấu. Hoặc Định dạng bảng tính trong Excel 2007 ở dạng có dấu. Bài viết trong chuyên đề Kinh Nghiệm của chuyên mục Công Nghệ.

Format spreadsheets in Excel 2007
Icon Sets, average value, format, value, the previous version, highlights, reviews, spreadsheets, functions, tables, figures , tools, Excel, select, 2007

We can say the most significant difference of Excel 2007 against the previous version of it is the richness and convenience of a spreadsheet format. Not only is the aesthetic format has many formats, statistical nature, ...

CÓ THỂ BẠN QUAN TÂM
Xem tiếp: Công Nghệ


  • Su kien quoc te noi bat 222 282
    Sự kiện quốc tế nổi bật (22/2 - 28/2)

    Lãnh đạo Đảng đối lập Nga bị ám sát ngay tại Moscow; kết quả vòng đám phán thứ 2 giữa Mỹ và Cuba; Mỹ xác nhận thông tin Trung Quốc đang tiến hành xây dựng các cảng hải quân và sân bay trên các đảo trên Biển Đông... là những tin chính trong tuần qua.

  • Nghin le chuyen tuan qua 2202 2802
    Nghìn lẻ chuyện tuần qua (22/02 - 28/02)

    Hàng loạt tai nạn thảm khốc trong 9 ngày nghỉ Tết; Mùng 6 Tết, dân làng Ném Thượng vẫn chém lợn ở sân đình; Hỗn chiến tại Lễ hội Đền Gióng; Tiền lẻ, chen lấn: Nét đặc trưng “mới” của lễ hội Việt? ... là những tin tức nổi bật được dư luận quan tâm trong tuần qua. ------------

  • Toan canh Showbiz tuan 2202 2802
    Toàn cảnh Showbiz tuần (22/02 – 28/02)

    ó nên chỉ trích hình ảnh GS Vũ Khiêu 'thơm' má hoa hậu Kỳ Duyên?,Vợ Baggio tiết lộ sảy thai 2 lần, bị 'cắm vài ba chục cái sừng', Các ngôi sao tranh cãi về “Chiếc váy màu gì?”, Kim Hyun Joong sắp có con với bạn gái bị hành hung, “Thiên thần” Karlie Kloss bỏ Victoria’s Secret,...là những thông tin giải trí nổi bật trong tuần.

  • Tin An ninh Phap luat tuan qua 2202 2802
    Tin An ninh - Pháp luật tuần qua (22/02 - 28/02)

    Ly kỳ chuyện đời các tướng cướp; Bị cáo về nhà ăn tết với… người bị hại; Vụ án khó điều tra bậc nhất lịch sử phá án Công an Hải Phòng; Những lá thư xin lỗi nức nở từ trại giam; 200 bánh heroin và những người đón Tết muộn; Các tổ 141 bắt nhiều vụ vận chuyển ma túy trong dịp Tết;......là những tin đáng chú ý trong tuần. ------------ Xem thêm: Tin An ninh - Pháp luật tuần qua (22/02 - 28/02), http://vietbao.vn/An-ninh-Phap-luat/Tin-An-ninh-Phap-luat-tuan-qua-2202-2802/2147540033/218/ Tin nhanh Việt Nam ra thế giới vietbao.vn

  • Tong hop Doi song tuan qua 232 292
    Tổng hợp Đời sống tuần qua (23/2 - 29/2)

    Dư âm của Tết Nguyên Đán vẫn còn đọng lại trong những câu chuyện gia đình, không khí lễ hội khắp mọi nơi. Những phong tục thờ cúng, giải hạn đầu năm trong dân gian; Những câu chuyện về ngày Thầy thuốc Việt Nam 27/2; Nhiều tấm gương sáng trong đời sống... và những tin tức an toàn thực phẩm bẩn là những thông tin nổi bật tuần vừa qua... ------------ Xem thêm: Tổng hợp Đời sống tuần qua (23/2 - 29/2), http://vietbao.vn/Doi-song-Gia-dinh/Tong-hop-Doi-song-tuan-qua-232-292/2147540036/111/ Tin nhanh Việt Nam ra thế giới vietbao.vn