Cách so sánh 2 văn bản trong cùng 1 file Word (4)

Xin chào các anh các chị. Tôi là một người làm văn phòng phải soạn thảo tương đối nhiều văn bản. Nhiều khi để cho sếp dễ đối chiếu phải in 02 văn bản về cùng một nội dung (một cái cũ, một cái mới sửa hoặc bổ sung) trên cùng một trang A3, bản cũ phần bên trái, bản mới ở bên phải để có thể cùng lúc xem và đối chiếu.

Với cách làm thông thường hiện nay, tôi luôn có 02 file độc lập cho văn bản cũ và văn bản mới, sau đó văn bản thứ 3 mới là văn bản để so sánh và được làm bằng cách tạo một table có 2 cột một dòng. Tại mỗi dòng được chèn nội dung của các file 1 và 2 bằng lệnh Insert .. File .. trong Word.

Tuy nhiên, cách này rất bất tiện vì khi cập nhật trên file nguồn (vd là file 2) thì nội dung tại file 3 không được cập nhật theo. Tôi đã thử với văn bản chỉ có một trang thì có thể dùng lệnh Insert . .. Object ... sau đó link to file thì có khả năng cập nhật từ file source rất tốt nhưng chỉ có thể làm với văn bản có một trang. Nếu văn bản có nhiều trang thì không thể làm được với toàn bộ nội dung. Xin hỏi các anh các chị có cách nào có thể khắc phục được tình trạng trên không? Xin cảm ơn đã đọc thư

Ngô Minh Tuân

Hồi âm:

Cach so sanh 2 văn bản Word

Thay vì làm như cách bạn đã trình bày, bạn thử dùng Compare and Merge Documents trong menu Tools của Word xem sao.

Cách làm như sau:

Bạn mở file Word thứ 1 ra.

Vào menu Tools, chọn Compare and Merge Documents

Khi hộp thoại Compare and Merge Documents xuất hiện, bạn chọn file Word thứ 2 muốn so sánh, sau đó ấn vào nút Merge

Chú ý rằng Nút Merge có 3 lựa chọn:

Merge: Trộn vào văn bản thứ 2

Merge into current document: Trộn vào văn bản thứ 1

Merge into new document: Trộn 2 văn bản vào một văn bản mới

DuongTT

Chao ban Tuan.

Truoc het ban mo file Word roi sau do click on menu: Tools--->Track Changes--->HighLight Changes then click to turn on Track change while editing. Sau do, moi khi ban sua doi, ban se thay va ban se chap nhan hay khong tuy theo ban.

Co Tran

Chào bạn Tuấn.

Bạn click vào cái link trong trang riêng của tôi dưới đây để download cái file này về dùng thử nhé. Chắc là đở phải "vất vã " hơn. Sau khi install và run the compare file. Kế tiếp là Select first file (chọn văn bản thứ nhất) bấm Open , sau đó Select Pair For: (chọn văn bản thứ hai cần so sánh), bấm Open... Coi như xong. Bạn sẽ thấy cả hai files được so sánh một cách thật chính xác theo đúng thứ tự, hàng, cột, ô trống kể cả từng dấu chấm, phẩy... Ví dụ như nguyên một đoạn văn của cả hai files đều giong nhau thì chữ sẽ là màu đen. Trong trường hợp hai câu cùng thứ tự nhưng chỉ khác nhau một dấu chấm, hoặc phẩy thì những chữ trong câu đó màu xanh, điểm khác biệt sẽ được tô màu đỏ (rất khó phân biệt nếu như bạn so sánh bằng những cách khác... ). Nếu bạn download không được thì email cho tôi biết qua địa chỉ Địa chỉ email này đang được bảo vệ khỏi chương trình thư rác, bạn cần bật Javascript để xem nó .

Tuệ Anh

Chào bạn Tuân,

MS Word có nhiều chức năng rất tiện lợi, đặc biệt trong soạn thảo như: Chỉnh sửa văn bản (Track Changes), Tạo mục lục (Table of Contents) tự động, Tạo danh sách các bảng (Tables), danh sách các hình (Figures) tự động, cài đặt các Styles tùy ý, tạo header, footer, cho phép soạn thảo trong cùng một văn bản vừa trang dọc lẫn trang ngang, chế độ kiểm tra chính tả, hypernation v.v...

Để có thể giảm bớt phần nào về thời gian xử lý văn bản, mình đề nghị bạn nên tận dụng chức năng "Track Changes" của MS Word để chỉnh sửa văn bản. Trước hết bạn mở file cũ ra và từ menu Tool -> chọn Track Changes (Ctrl + Shift + E) nếu là MS Office XP (hoặc Tools -> Track Changes -> Highlight changes... -> đánh dấu vào "Track changes when editing" nếu là MS Office 97) rồi bạn chỉnh sửa lại văn bản theo ý của bạn. Lúc đó trên màn hình soạn thảo bạn sẽ thấy phần mà bạn thêm vào sẽ khác với văn bản cũ (ví dụ: Chữ màu đỏ và gạch dưới, ngoài lề có đánh dấu "Mark" đoạn mà bạn đang sửa chữa). Riêng phần mà bạn delete phụ thuộc vào chế độ View của bạn, nếu màn hình soạn thảo ỏ chế độ "Normal" thì đoạn văn mà bạn đã xóa sẽ có dấu gạch bỏ (Strikethrough), trường hợp màn hình soạn thảo đang ở chế độ "Print Layout" thì đoạn văn loại bỏ sẽ xuất hiện phần chú thích ở phía bên phải (hoặc bên trái) của lề tùy theo chọn lựa mà bạn cài đặt (Tools -> Optíons -> Track Changes).
Nếu ra giấy để kiểm tra thì phần bạn đã thêm vào sẽ được in màu và có gạch dưới (bạn nên chọn chế độ thay đổi bằng gạch dưới (Underline) để dễ kiểm tra khi in bằng mực màu đen. Cuối cùng, khi văn bản đã hoàn chỉnh thì bạn chọn "Accept Insertion" bằng cách di chuột vào vị trí sửa đổi rồi click chuột phải và chọn.

Với cách này thì văn bản mới sẽ xuất hiện toàn bộ nội dung của văn bản cũ, phần điều chỉnh, bổ sung mới sẽ được đánh dấu (cả ngoài lề lẫn đoạn văn) do đó xếp của bạn rất dễ kiểm tra. Do bạn không đề cập đến việc bạn đang sử dụng MS Office phiên bản nào, nên ở đây mình đề cập với MS Word 2002 và mình nghĩ bạn sẽ áp dụng được cho các phiên bản khác. Chúc bạn thành công.

Phan Thê