Thứ hai, 03 Tháng mười hai 2007, 16:11 GMT+7

7 "mẹo lớn" dành cho nhân viên văn phòng

7 meo lon danh cho nhan vien van phong
Giao diện trang YouSendIt.

Các công ty thường ngăn không cho nhân viên của mình sử dụng máy tính và mạng nơi công sở cho những việc riêng. Nhưng điều này không có nghĩa là bạn không thể sử dụng một số phương pháp để qua mặt các hạn chế này.

Phụ trách IT thường có nhiều lý do để ngăn không cho nhân viên sử dụng hạ tầng mạng lưới để làm việc số việc mà họ cho rằng sẽ có tác động xấu. Để bảo vệ máy tính, dữ liệu và băng thông, doanh nghiệp thường cấm không cho sử dụng IM, cài đặt và sử dụng phần mềm trái phép, và hạn chế tải các file lớn.

Tuy nhiên, bạn vẫn có thể tải các file lớn một cách an toàn, hoặc chát trên IM mà mình ưa thích, và sử dụng các phần mềm tuy không được phép nhưng về bản chất là hợp pháp và an toàn.

1. Chuyển các file lớn

Hầu hết các doanh nghiệp đều đặt mức giới hạn cho dung lượng file đính kèm theo e-mail. Nhưng điều đó không có nghĩa là bạn không thể truyền đi các file lớn. Một loạt các dịch vụ truyền file miễn phí (và cả tính phí nhưng rất thấp) như Box.net , SendSpace , SendThisFile , và YouSendIt cho phép gửi đi các file lớn được bảo vệ bằng mật khẩu. Chẳng hạn, YouSendIt cho phép bạn gửi đi các file có dung lượng 100MB hoặc ít hơn mà không cần đăng ký. Trong khi đó, các site khác thì lại yêu cầu địa chỉ e-mail để đăng ký.

2. Chat thỏa mái

Hầu hết các công ty không khuyến khích hoặc cấm không cho nhân viên dùng IM vì lo ngại về bảo mật và sự tiêu tốn tài nguyên hệ thống. Trong trường hợp này, bạn có thể sử dụng chương trình Trillian Basic. Chương trình chat này rất an toàn bởi thông tin truyền đi đã được mã hóa. Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng các chương trình IM của bên thứ ba như Meebo - cho phép gửi IM từ trang chủ của Meebo , hoặc đăng nhập ẩn danh.

3. Chạy các chương trình

Các chính sách cấm sử dụng phần mềm không được duyệt cũng không thể ngăn cản được bạn sử dụng những chương trình trợ giúp cho công việc của mình, hoặc bản thân chương trình đó hoàn toàn vô hại.

Nếu công ty của bạn chặn các cổng ngoài của PC thì đơn giản bạn chỉ việc load bất cứ phần mềm nào mình muốn về thẻ nhớ USB của U3 hoặc ổ cứng di động. Các ứng dụng và dữ liệu trên ổ U3 hoàn toàn độc lập so với hệ thống của bạn. Khi bạn ngắt ổ cứng khỏi cổng USB, file và ứng dụng sẽ biến mất cùng nó.

PortableApps.com cung cấp phần mềm nguồn mở miễn phí để bạn có thể lưu file vào bất cứ một thiết bị lưu trữ ngoài nào. Tất cả các file được lưu tạm thời trên PC khi bạn sẽ dụng phần mềm sẽ biến mất khi bạn rút ổ cứng ra.

4. Mở khóa các website bị công ty cấm

Việc các công ty cấm những website khiêu dâm, đánh bạc và "dính" malware là điều hiển nhiên, nhưng cũng có rất nhiều bộ phận kỹ thuật cấm cả việc truy cập những web mail, tin nhắn tức thời và thậm chí là các site thông thường.

Khi đó, bạn có thể thông qua Proxy.org để truy cập vào những website dạng này. Tuy nhiên, khi sử dụng phương pháp này, bạn cũng nên kiểm tra các thông tin của proxy được cung cấp để tránh các nguy cơ bảo mật. Hầu hết các site proxy đều cung cấp khả năng truy cập miễn phí và ẩn danh, nhưng cũng có một cài đặt sẵn phần mềm độc hại để lừa người dùng.

Một cách khác để mở khóa một site đó là sử dụng trang biên dịch của Google. Mặc dù mục đích ban đầu của trang biên dịch này là dịch từ tiếng nước ngoài sang ngôn ngữ bạn cần, nhưng công cụ này cũng có chức năng của một proxy nếu bạn sử dụng chúng để dịch trang tiếng Anh sang tiếng Anh.

Bạn gõ vào dòng URL dòng địa chỉ sau để mở khóa website:
http://www.google.com/translate?langpair=en|en&u=www.site.com (trong đó: www.site.com là địa chỉ website cần mở khóa).

5. Lưu trữ file trực tuyến

Sếp của bạn có thể muốn bạn hoàn thành công việc ngay cả khi bạn không ở văn phòng, nhưng chính sách bảo mật của công ty bạn lại ngăn cấm không cho truy xuất tới các file cá nhân trong hệ thống máy tính. Lựa chọn đầu tiên là lưu chúng vào ổ USB hoặc thiết bị lưu trữ di động trước khi rời văn phòng. Hoặc có thể upload file mà bạn cần lên một site lưu trữ trực tuyến như Box.net hoặc Xdrive (của AOL). Hầu hết các dịch vụ này đều cung cấp ít nhất một dung lượng lưu trữ miễn phí vào khoảng 2GB. Gmail, Yahoo Mail, Hotmail và những nhà cung cấp web mail khác đều cung cấp miễn phí 5GB hoặc lớn hơn (tính phí). Do vậy lựa chọn thứ ba của bạn là e-mail file cần dùng vào địa chỉ e-mail cá nhân và có thể sử dụng bên ngoài văn phòng.

6. Truy xuất vào mail cơ quan khi không ở văn phòng

Do lo ngại vấn đề xâm nhập vào máy chủ mail mà hầu hết các công ty đều cấm truy xuất mail từ ngoài cơ quan. Một số công ty khác thì không hỗ trợ BlackBerry và những thiết bị e-mail dựa trên điện thoại khác nên cũng cấm luôn nhân viên của mình nhận mail về các thiết bị này.

Có một cách để khắc phục điều này là forward e-mail trong khi vẫn giữ một bản sao trên máy chủ gốc. Trong Outlook, bạn chọn Tools - Rules and Alerts. Trong thẻ E-Mail Rules, nhấn vào nút New Rule và chọn Start từ nút blank rule. Cửa sổ thuật sĩ sẽ bật ra, bạn nhấn vào nút Next, chọn "sent only to me" trong phần "conditions". Nhấn nút Next, và trong cửa sổ Select action(s), chọn "forward to people or distribution list".

Bước 2, bạn nhấn vào người hoặc các đường linh trong danh sách phân phối (distribution list). Trong phần "Specify whom to forward messages to", gõ địa chỉ e-mail mà bạn muốn forward đến. Nhấn OK và Finish.

Trong Outlook Express, chọn Tools - Message Rules - Mail. Một cửa sổ lựa chọn gồm 4 bước sẽ mở ra. Bạn chọn các rule thích hợp trong mỗi cửa sổ.

Bước 3, bạn nhấn vào nút Forward tới đường link danh sách, nhập địa chỉ e-mail forward của bạn, và nhấn OK.

Bước 4, bạn gõ tên rule forward mới (chẳng hạn như Forward tới địa chỉ Yahooo) và nhấn OK.

Bây giờ mail của bạn sẽ xuất hiện bình thường trong hộp mail công ty, đồng thời nó được chuyển tiếp tới địa chỉ e-mail yêu cầu. Tuy nhiên, hãy chú ý rằng nếu bạn reply lại e-mail từ địa chỉ được chuyển tiếp thì người nhận sẽ thấy địa chỉ đó chứ không phải là địa chỉ mail của công ty.

7. Bảo mật e-mail

Cho dù mail của bạn có được truyền trên mạng công ty hay thông qua dịch vụ Web mail thì công ty cũng có quyền theo dõi những e-mail ra và vào của bạn. Nhưng bạn cũng có thể "cắt đuôi" sự theo dõi này bằng cách mã hóa e-mail.

Để mã hóa bất cứ thông điệp e-mail nào, tất cả những gì bạn cần là một chứng nhận Digital ID. Rất nhiều các công ty bao gồm VeriSign đều bán dịch vụ này với giá 20USD mỗi năm. Để gắn một Digital ID vào Outlook 2003, bạn chọn Tool - Options - Security và nhấn vào nút Get Digital ID. Khi đã được tích hợp, ID sẽ tự động cài vào trình duyệt web hoặc chương trình e-mail. Digital ID hoạt động như một tiêu đề điện tử dành cho các chữ ký viết tay hoặc bì thư gắn kín. Nó cho phép bạn mã hóa e-mail và file đính kèm, ngăn không cho những người khác đọc lén. Để người nhận có thể mở được mail, bạn phải gửi mật khẩu cho họ.

Văn Hân - (PCW)

Việt Báo

Nhận xét tin 7 "mẹo lớn" dành cho nhân viên văn phòng

Ý kiến bạn đọc

Viết phản hồi

Bạn có thể gửi nhận xét, góp ý hay liên hệ về bài viết 7 "mẹo lớn" dành cho nhân viên văn phòng bằng cách gửi thư điện tử tới Lien He Bao Viet Nam. Xin bao gồm tên bài viết 7 meo lon danh cho nhan vien van phong ở dạng tiếng Việt không dấu. Hoặc 7 "mẹo lớn" dành cho nhân viên văn phòng ở dạng có dấu. Bài viết trong chuyên đề Kinh Nghiệm của chuyên mục Công Nghệ.

7 "big tip" for office workers
Digital ID, office workers, can not use, can use, companies, e-mail address, does not mean, restrictions, your program, software for supply, computer, file

Companies often prevent their employees use computer network at work and for personal tasks. But this does not mean you can not use some method to bypass this limitation ..

CÓ THỂ BẠN QUAN TÂM




  • Su kien quoc te noi bat tu 277 den 28
    Sự kiện quốc tế nổi bật (từ 27/7 đến 2/8)

    Mỹ và EU áp đặt lệnh trừng phạt mới, nặng nề nhất kể từ sau Chiến tranh Lạnh đối với Nga, sóng gió tiếp tục nổi lên trên Biển Đông và Biển Hoa Đông, ông Chu Vĩnh Khang bị Đảng Cộng sản Trung Quốc điều tra vì tội tham nhũng... là những tin tức nổi bật nhất trong tuần qua.

  • Nghin le chuyen tuan qua 277 028
    Nghìn lẻ chuyện tuần qua (27/7 - 02/8)

    Trung Quốc rút giàn khoan 981, Việt Nam vẫn tính phương án kiện; Bệnh viện dùng máy xét nghiệm cũ không rõ nguồn gốc; Người nước ngoài bị hành hung vì thiếu tiền taxi ở Đà Nẵng hay những tin tức về thực phẩm bẩn tràn lan đường phố là những thông tin nổi bật tuần qua (27/7 - 02/8).

  • Ban tin suc khoe tuan tu 27728
    Bản tin sức khỏe tuần (từ 27/7-2/8)

    TPHCM: Bệnh tiêu chảy có nguy cơ bùng phát; Bất thường: 10 trẻ tử vong vì dịch viêm não Nhật Bản B; 5 loại nước uống giúp bạn giảm cân hiệu quả; Giun sán bò lổm ngổm trên miếng thịt lợn mua trong siêu thị; Trường hợp ối vỡ sớm có nguy hại gì?; "Choáng váng" khách sạn tình yêu ở Nhật bản... là những tin sức khỏe nổi bật tuần qua.

  • Toan canh Showbiz tuan 2707 0208
    Toàn cảnh Showbiz tuần (27/07 – 02/08)

    Nguyên nhân chia tay giữa Tiến Dũng và Hải Băng, Mai Phương Thúy rút khỏi showbiz, Ngọc Trinh khoe bộ túi xách hàng hiệu xa xỉ, Nguyên Vũ sàm sỡ vòng 1 của Quế Vân khi cả hai mặc áo in hình cờ Tổ quốc, đám cưới ngọt ngào của Kim Hiền, cuộc ẩu đả giữa Orlando Bloom và Justin Bieber, tin đồn ly hôn của Beyonce và Jay Z...là những thông tin nổi bật trong tuần qua.

  • Tin An ninh Phap luat tuan qua 2707 0208
    Tin An ninh – Pháp luật tuần qua (27/07 – 02/08)

    Đề xuất công khai danh tính người mua dâm; Những vụ án đau lòng bắt nguồn từ ngoại tình; Nữ sinh Nhật sát hại, chặt xác bạn cùng lớp; Thầy giáo dụ nữ sinh quan hệ để nâng điểm; Câu chuyện về tử tù cuối cùng bị xử bắn; Cảnh sát giao thông và những vụ bắt nóng tội phạm ngay giữa phố;........là những tin đáng chú ý trong tuần.