Thứ hai, 03 Tháng mười hai 2007, 16:11 GMT+7

7 "mẹo lớn" dành cho nhân viên văn phòng

7 meo lon danh cho nhan vien van phong
Giao diện trang YouSendIt.

Các công ty thường ngăn không cho nhân viên của mình sử dụng máy tính và mạng nơi công sở cho những việc riêng. Nhưng điều này không có nghĩa là bạn không thể sử dụng một số phương pháp để qua mặt các hạn chế này.

Phụ trách IT thường có nhiều lý do để ngăn không cho nhân viên sử dụng hạ tầng mạng lưới để làm việc số việc mà họ cho rằng sẽ có tác động xấu. Để bảo vệ máy tính, dữ liệu và băng thông, doanh nghiệp thường cấm không cho sử dụng IM, cài đặt và sử dụng phần mềm trái phép, và hạn chế tải các file lớn.

Tuy nhiên, bạn vẫn có thể tải các file lớn một cách an toàn, hoặc chát trên IM mà mình ưa thích, và sử dụng các phần mềm tuy không được phép nhưng về bản chất là hợp pháp và an toàn.

1. Chuyển các file lớn

Hầu hết các doanh nghiệp đều đặt mức giới hạn cho dung lượng file đính kèm theo e-mail. Nhưng điều đó không có nghĩa là bạn không thể truyền đi các file lớn. Một loạt các dịch vụ truyền file miễn phí (và cả tính phí nhưng rất thấp) như Box.net , SendSpace , SendThisFile , và YouSendIt cho phép gửi đi các file lớn được bảo vệ bằng mật khẩu. Chẳng hạn, YouSendIt cho phép bạn gửi đi các file có dung lượng 100MB hoặc ít hơn mà không cần đăng ký. Trong khi đó, các site khác thì lại yêu cầu địa chỉ e-mail để đăng ký.

2. Chat thỏa mái

Hầu hết các công ty không khuyến khích hoặc cấm không cho nhân viên dùng IM vì lo ngại về bảo mật và sự tiêu tốn tài nguyên hệ thống. Trong trường hợp này, bạn có thể sử dụng chương trình Trillian Basic. Chương trình chat này rất an toàn bởi thông tin truyền đi đã được mã hóa. Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng các chương trình IM của bên thứ ba như Meebo - cho phép gửi IM từ trang chủ của Meebo , hoặc đăng nhập ẩn danh.

3. Chạy các chương trình

Các chính sách cấm sử dụng phần mềm không được duyệt cũng không thể ngăn cản được bạn sử dụng những chương trình trợ giúp cho công việc của mình, hoặc bản thân chương trình đó hoàn toàn vô hại.

Nếu công ty của bạn chặn các cổng ngoài của PC thì đơn giản bạn chỉ việc load bất cứ phần mềm nào mình muốn về thẻ nhớ USB của U3 hoặc ổ cứng di động. Các ứng dụng và dữ liệu trên ổ U3 hoàn toàn độc lập so với hệ thống của bạn. Khi bạn ngắt ổ cứng khỏi cổng USB, file và ứng dụng sẽ biến mất cùng nó.

PortableApps.com cung cấp phần mềm nguồn mở miễn phí để bạn có thể lưu file vào bất cứ một thiết bị lưu trữ ngoài nào. Tất cả các file được lưu tạm thời trên PC khi bạn sẽ dụng phần mềm sẽ biến mất khi bạn rút ổ cứng ra.

4. Mở khóa các website bị công ty cấm

Việc các công ty cấm những website khiêu dâm, đánh bạc và "dính" malware là điều hiển nhiên, nhưng cũng có rất nhiều bộ phận kỹ thuật cấm cả việc truy cập những web mail, tin nhắn tức thời và thậm chí là các site thông thường.

Khi đó, bạn có thể thông qua Proxy.org để truy cập vào những website dạng này. Tuy nhiên, khi sử dụng phương pháp này, bạn cũng nên kiểm tra các thông tin của proxy được cung cấp để tránh các nguy cơ bảo mật. Hầu hết các site proxy đều cung cấp khả năng truy cập miễn phí và ẩn danh, nhưng cũng có một cài đặt sẵn phần mềm độc hại để lừa người dùng.

Một cách khác để mở khóa một site đó là sử dụng trang biên dịch của Google. Mặc dù mục đích ban đầu của trang biên dịch này là dịch từ tiếng nước ngoài sang ngôn ngữ bạn cần, nhưng công cụ này cũng có chức năng của một proxy nếu bạn sử dụng chúng để dịch trang tiếng Anh sang tiếng Anh.

Bạn gõ vào dòng URL dòng địa chỉ sau để mở khóa website:
http://www.google.com/translate?langpair=en|en&u=www.site.com (trong đó: www.site.com là địa chỉ website cần mở khóa).

5. Lưu trữ file trực tuyến

Sếp của bạn có thể muốn bạn hoàn thành công việc ngay cả khi bạn không ở văn phòng, nhưng chính sách bảo mật của công ty bạn lại ngăn cấm không cho truy xuất tới các file cá nhân trong hệ thống máy tính. Lựa chọn đầu tiên là lưu chúng vào ổ USB hoặc thiết bị lưu trữ di động trước khi rời văn phòng. Hoặc có thể upload file mà bạn cần lên một site lưu trữ trực tuyến như Box.net hoặc Xdrive (của AOL). Hầu hết các dịch vụ này đều cung cấp ít nhất một dung lượng lưu trữ miễn phí vào khoảng 2GB. Gmail, Yahoo Mail, Hotmail và những nhà cung cấp web mail khác đều cung cấp miễn phí 5GB hoặc lớn hơn (tính phí). Do vậy lựa chọn thứ ba của bạn là e-mail file cần dùng vào địa chỉ e-mail cá nhân và có thể sử dụng bên ngoài văn phòng.

6. Truy xuất vào mail cơ quan khi không ở văn phòng

Do lo ngại vấn đề xâm nhập vào máy chủ mail mà hầu hết các công ty đều cấm truy xuất mail từ ngoài cơ quan. Một số công ty khác thì không hỗ trợ BlackBerry và những thiết bị e-mail dựa trên điện thoại khác nên cũng cấm luôn nhân viên của mình nhận mail về các thiết bị này.

Có một cách để khắc phục điều này là forward e-mail trong khi vẫn giữ một bản sao trên máy chủ gốc. Trong Outlook, bạn chọn Tools - Rules and Alerts. Trong thẻ E-Mail Rules, nhấn vào nút New Rule và chọn Start từ nút blank rule. Cửa sổ thuật sĩ sẽ bật ra, bạn nhấn vào nút Next, chọn "sent only to me" trong phần "conditions". Nhấn nút Next, và trong cửa sổ Select action(s), chọn "forward to people or distribution list".

Bước 2, bạn nhấn vào người hoặc các đường linh trong danh sách phân phối (distribution list). Trong phần "Specify whom to forward messages to", gõ địa chỉ e-mail mà bạn muốn forward đến. Nhấn OK và Finish.

Trong Outlook Express, chọn Tools - Message Rules - Mail. Một cửa sổ lựa chọn gồm 4 bước sẽ mở ra. Bạn chọn các rule thích hợp trong mỗi cửa sổ.

Bước 3, bạn nhấn vào nút Forward tới đường link danh sách, nhập địa chỉ e-mail forward của bạn, và nhấn OK.

Bước 4, bạn gõ tên rule forward mới (chẳng hạn như Forward tới địa chỉ Yahooo) và nhấn OK.

Bây giờ mail của bạn sẽ xuất hiện bình thường trong hộp mail công ty, đồng thời nó được chuyển tiếp tới địa chỉ e-mail yêu cầu. Tuy nhiên, hãy chú ý rằng nếu bạn reply lại e-mail từ địa chỉ được chuyển tiếp thì người nhận sẽ thấy địa chỉ đó chứ không phải là địa chỉ mail của công ty.

7. Bảo mật e-mail

Cho dù mail của bạn có được truyền trên mạng công ty hay thông qua dịch vụ Web mail thì công ty cũng có quyền theo dõi những e-mail ra và vào của bạn. Nhưng bạn cũng có thể "cắt đuôi" sự theo dõi này bằng cách mã hóa e-mail.

Để mã hóa bất cứ thông điệp e-mail nào, tất cả những gì bạn cần là một chứng nhận Digital ID. Rất nhiều các công ty bao gồm VeriSign đều bán dịch vụ này với giá 20USD mỗi năm. Để gắn một Digital ID vào Outlook 2003, bạn chọn Tool - Options - Security và nhấn vào nút Get Digital ID. Khi đã được tích hợp, ID sẽ tự động cài vào trình duyệt web hoặc chương trình e-mail. Digital ID hoạt động như một tiêu đề điện tử dành cho các chữ ký viết tay hoặc bì thư gắn kín. Nó cho phép bạn mã hóa e-mail và file đính kèm, ngăn không cho những người khác đọc lén. Để người nhận có thể mở được mail, bạn phải gửi mật khẩu cho họ.

Văn Hân - (PCW)

Việt Báo

Nhận xét tin 7 "mẹo lớn" dành cho nhân viên văn phòng

Ý kiến bạn đọc

Viết phản hồi

Bạn có thể gửi nhận xét, góp ý hay liên hệ về bài viết 7 "mẹo lớn" dành cho nhân viên văn phòng bằng cách gửi thư điện tử tới Lien He Bao Viet Nam. Xin bao gồm tên bài viết 7 meo lon danh cho nhan vien van phong ở dạng tiếng Việt không dấu. Hoặc 7 "mẹo lớn" dành cho nhân viên văn phòng ở dạng có dấu. Bài viết trong chuyên đề Kinh Nghiệm của chuyên mục Công Nghệ.

7 "big tip" for office workers
Digital ID, office workers, can not use, can use, companies, e-mail address, does not mean, restrictions, your program, software for supply, computer, file

Companies often prevent their employees use computer network at work and for personal tasks. But this does not mean you can not use some method to bypass this limitation ..

CÓ THỂ BẠN QUAN TÂM


  • Thoi su 24h2511 Ung ho phuong an nghi Tet 9 ngay
    Thời sự 24h(25/11): Ủng hộ phương án nghỉ Tết 9 ngày

    Chi tiền triệu mua tin về tham nhũng; “Mất điện tại sân bay do UPS hỏng là nói sai!”; Ủng hộ phương án nghỉ Tết 9 ngày; Phó giám đốc bệnh viện E trung ương bị bắt tại nhà nghỉ; Bị dồn ép, cước taxi, vận tải giảm tới trên 30%; Cha ruột giết con gái đang mang thai... là những thông tin thời sự nổi bật trong ngày 25/11.

  • Thoi su trong ngay Danh ghen tren may bay
    Thời sự trong ngày: Đánh ghen trên máy bay

    Bến Tre, TPHCM thu hồi đất, dỡ nhà ông Trần Văn Truyền; Bộ trưởng Thăng: Sự cố mất điện có phải phá hoại?; SGK tiếng Anh: "Làm ầm ĩ là...không biết gì"; "Hố tử thần" sụt lún trở lại; "2 bà, 1 ông" đánh nhau trên máy bay...

  • Thoi su 24h2111 Thu hoi nha dat cua ong Tran Van Truyen
    Thời sự 24h(21/11): Thu hồi nhà đất của ông Trần Văn Truyền

    Thu hồi nhà, đất của ông Trần Văn Truyền; Gói quà 20/11 phát nổ, 1 phụ nữ tử vong; VTV xin lỗi vụ phát sóng "Nhặt xương cho thầy"; Hà Hồ bật khóc, nêu lời giải cho quan hệ với Cường đô la; Từ 1/1/2015 tăng mức phạt xe quá tải... là những thông tin thời sự nổi bật trong ngày 21/11.

  • Thoi su 24h2010 2 may bay suyt dam nhau tai SG
    Thời sự 24h(20/10): 2 máy bay suýt đâm nhau tại SG

    Đổi chứng minh thư thành thẻ căn cước công dân;Hai máy bay suýt đụng nhau trên không;Thuê người giả mạo Thứ trưởng Y tế để lừa tiền tỷ; Sát hại con tin để quỵt nợ 50 triệu đồng; "100 nghìn/cô" - cuộc định giá đau xót trong ngày 20/11?... là những thông tin thời sự nổi bật trong ngày 20/11.

  • Thoi su 24h1911 Chang trai dam cuoi co tich qua doi
    Thời sự 24h(19/11): Chàng trai "đám cưới cổ tích" qua đời

    Phạt 252 triệu đồng NXB in hình Công Lý cởi trần; Chơi ngông Tàng "Keangnam": Mời ca sỹ ngoại về đãi cả bản; Nữ phượt thủ 9x tử nạn trên cung đường Hà Giang; Chàng trai trong "đám cưới cố tích" đột ngột qua đời...

  • Ban tin suc khoe tuan tu 162211
    Bản tin sức khỏe tuần (từ 16-22/11)

    Hà Tĩnh: Mổ đẻ, BS "quên" kim trong bụng bệnh nhân 9 năm; Bình Dương: Một phụ nữ chết tức tưởi sau khi chích thuốc tại phòng khám tư nhân; Trứng gà thật - giả, phân biệt thế nào?; 83% đàn ông "thả rông" trong lần quan hệ đầu tiên; Mẹo chăm sóc da cho trẻ vào mùa đông; Lý do không ngờ khiến mẹ chậm mang thai; Người hay lo lắng dễ bị mất trí nhớ; Cách giảm cân hiệu quả trong 1 tuần... là những tin sức khỏe nổi bật tuần qua.

  • Nghin le chuyen tuan qua 1611 2211
    Nghìn lẻ chuyện tuần qua (16/11 - 22/11)

    Nghị trường QH nóng chuyện chạy chức, chạy quyền; Ước vọng của Hai lúa được phong Đại tướng quân; Sách Luật in hình nghệ sỹ Công Lý: Luật pháp không phải trò hề; Làm khu nghỉ dưỡng trên núi Hải Vân: Quá nhạy cảm quốc phòng!; Phát phim phản cảm,VTV nên có lời với các thầy cô giáo ... là những tin tức nổi bật được dư luận quan tâm trong tuần qua.

  • Toan canh Showbiz tuan 1611 2211
    Toàn cảnh Showbiz tuần (16/11 – 22/11)

    Mỹ Tâm được vinh danh giải thưởng 'Huyền thoại âm nhạc', Hình nghệ sĩ Công Lý bị xuất hiện phản cảm trên bìa sách luật, Tranh cãi số lượng khán giả trong live concert Heartbeat của Mỹ Tâm,

  • Tin An ninh Phap luat tuan qua 1611 2211
    Tin An ninh - Pháp luật tuần qua (16/11 - 22/11)

    "Tội phạm axit" và câu chuyện về quản lý; Kết cục thảm của những mối tình đồng tính nữ lệch lạc; Điểm tựa hoàn lương của 9X sát hại người yêu; 14 năm tù cho cơn ghen tuông mù quáng; Vụ TMV Cát Tường: Tội danh của bị cáo Tường và Khánh sẽ thay đổi?; Cảnh giác với chiêu lừa đảo tinh vi qua điện thoại;.......là những tin đáng chú ý trong tuần.

  • Tin Bong daThe thao noi bat tuan qua 16112211
    Tin Bóng đá-Thể thao nổi bật tuần qua (16/11-22/11)

    Tổng hợp diễn biến vụ nghi ngờ Công Phượng gian lận tuổi; Tổng hợp thông tin trước thềm AFF Cup của ĐT Việt Nam và các đội bóng cùng bảng; Tổng hợp các trận cầu hay cuối tuần... là những tin tức sẽ có trong bản tin Bóng đá cuối tuần của Việt Báo.

1