7 "mẹo lớn" dành cho nhân viên văn phòng

7 meo lon danh cho nhan vien van phong
Giao diện trang YouSendIt.

Các công ty thường ngăn không cho nhân viên của mình sử dụng máy tính và mạng nơi công sở cho những việc riêng. Nhưng điều này không có nghĩa là bạn không thể sử dụng một số phương pháp để qua mặt các hạn chế này.

Phụ trách IT thường có nhiều lý do để ngăn không cho nhân viên sử dụng hạ tầng mạng lưới để làm việc số việc mà họ cho rằng sẽ có tác động xấu. Để bảo vệ máy tính, dữ liệu và băng thông, doanh nghiệp thường cấm không cho sử dụng IM, cài đặt và sử dụng phần mềm trái phép, và hạn chế tải các file lớn.

Tuy nhiên, bạn vẫn có thể tải các file lớn một cách an toàn, hoặc chát trên IM mà mình ưa thích, và sử dụng các phần mềm tuy không được phép nhưng về bản chất là hợp pháp và an toàn.

1. Chuyển các file lớn

Hầu hết các doanh nghiệp đều đặt mức giới hạn cho dung lượng file đính kèm theo e-mail. Nhưng điều đó không có nghĩa là bạn không thể truyền đi các file lớn. Một loạt các dịch vụ truyền file miễn phí (và cả tính phí nhưng rất thấp) như Box.net , SendSpace , SendThisFile , và YouSendIt cho phép gửi đi các file lớn được bảo vệ bằng mật khẩu. Chẳng hạn, YouSendIt cho phép bạn gửi đi các file có dung lượng 100MB hoặc ít hơn mà không cần đăng ký. Trong khi đó, các site khác thì lại yêu cầu địa chỉ e-mail để đăng ký.

2. Chat thỏa mái

Hầu hết các công ty không khuyến khích hoặc cấm không cho nhân viên dùng IM vì lo ngại về bảo mật và sự tiêu tốn tài nguyên hệ thống. Trong trường hợp này, bạn có thể sử dụng chương trình Trillian Basic. Chương trình chat này rất an toàn bởi thông tin truyền đi đã được mã hóa. Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng các chương trình IM của bên thứ ba như Meebo - cho phép gửi IM từ trang chủ của Meebo , hoặc đăng nhập ẩn danh.

3. Chạy các chương trình

Các chính sách cấm sử dụng phần mềm không được duyệt cũng không thể ngăn cản được bạn sử dụng những chương trình trợ giúp cho công việc của mình, hoặc bản thân chương trình đó hoàn toàn vô hại.

Nếu công ty của bạn chặn các cổng ngoài của PC thì đơn giản bạn chỉ việc load bất cứ phần mềm nào mình muốn về thẻ nhớ USB của U3 hoặc ổ cứng di động. Các ứng dụng và dữ liệu trên ổ U3 hoàn toàn độc lập so với hệ thống của bạn. Khi bạn ngắt ổ cứng khỏi cổng USB, file và ứng dụng sẽ biến mất cùng nó.

PortableApps.com cung cấp phần mềm nguồn mở miễn phí để bạn có thể lưu file vào bất cứ một thiết bị lưu trữ ngoài nào. Tất cả các file được lưu tạm thời trên PC khi bạn sẽ dụng phần mềm sẽ biến mất khi bạn rút ổ cứng ra.

4. Mở khóa các website bị công ty cấm

Việc các công ty cấm những website khiêu dâm, đánh bạc và "dính" malware là điều hiển nhiên, nhưng cũng có rất nhiều bộ phận kỹ thuật cấm cả việc truy cập những web mail, tin nhắn tức thời và thậm chí là các site thông thường.

Khi đó, bạn có thể thông qua Proxy.org để truy cập vào những website dạng này. Tuy nhiên, khi sử dụng phương pháp này, bạn cũng nên kiểm tra các thông tin của proxy được cung cấp để tránh các nguy cơ bảo mật. Hầu hết các site proxy đều cung cấp khả năng truy cập miễn phí và ẩn danh, nhưng cũng có một cài đặt sẵn phần mềm độc hại để lừa người dùng.

Một cách khác để mở khóa một site đó là sử dụng trang biên dịch của Google. Mặc dù mục đích ban đầu của trang biên dịch này là dịch từ tiếng nước ngoài sang ngôn ngữ bạn cần, nhưng công cụ này cũng có chức năng của một proxy nếu bạn sử dụng chúng để dịch trang tiếng Anh sang tiếng Anh.

Bạn gõ vào dòng URL dòng địa chỉ sau để mở khóa website:
http://www.google.com/translate?langpair=en|en&u=www.site.com (trong đó: www.site.com là địa chỉ website cần mở khóa).

5. Lưu trữ file trực tuyến

Sếp của bạn có thể muốn bạn hoàn thành công việc ngay cả khi bạn không ở văn phòng, nhưng chính sách bảo mật của công ty bạn lại ngăn cấm không cho truy xuất tới các file cá nhân trong hệ thống máy tính. Lựa chọn đầu tiên là lưu chúng vào ổ USB hoặc thiết bị lưu trữ di động trước khi rời văn phòng. Hoặc có thể upload file mà bạn cần lên một site lưu trữ trực tuyến như Box.net hoặc Xdrive (của AOL). Hầu hết các dịch vụ này đều cung cấp ít nhất một dung lượng lưu trữ miễn phí vào khoảng 2GB. Gmail, Yahoo Mail, Hotmail và những nhà cung cấp web mail khác đều cung cấp miễn phí 5GB hoặc lớn hơn (tính phí). Do vậy lựa chọn thứ ba của bạn là e-mail file cần dùng vào địa chỉ e-mail cá nhân và có thể sử dụng bên ngoài văn phòng.

6. Truy xuất vào mail cơ quan khi không ở văn phòng

Do lo ngại vấn đề xâm nhập vào máy chủ mail mà hầu hết các công ty đều cấm truy xuất mail từ ngoài cơ quan. Một số công ty khác thì không hỗ trợ BlackBerry và những thiết bị e-mail dựa trên điện thoại khác nên cũng cấm luôn nhân viên của mình nhận mail về các thiết bị này.

Có một cách để khắc phục điều này là forward e-mail trong khi vẫn giữ một bản sao trên máy chủ gốc. Trong Outlook, bạn chọn Tools - Rules and Alerts. Trong thẻ E-Mail Rules, nhấn vào nút New Rule và chọn Start từ nút blank rule. Cửa sổ thuật sĩ sẽ bật ra, bạn nhấn vào nút Next, chọn "sent only to me" trong phần "conditions". Nhấn nút Next, và trong cửa sổ Select action(s), chọn "forward to people or distribution list".

Bước 2, bạn nhấn vào người hoặc các đường linh trong danh sách phân phối (distribution list). Trong phần "Specify whom to forward messages to", gõ địa chỉ e-mail mà bạn muốn forward đến. Nhấn OK và Finish.

Trong Outlook Express, chọn Tools - Message Rules - Mail. Một cửa sổ lựa chọn gồm 4 bước sẽ mở ra. Bạn chọn các rule thích hợp trong mỗi cửa sổ.

Bước 3, bạn nhấn vào nút Forward tới đường link danh sách, nhập địa chỉ e-mail forward của bạn, và nhấn OK.

Bước 4, bạn gõ tên rule forward mới (chẳng hạn như Forward tới địa chỉ Yahooo) và nhấn OK.

Bây giờ mail của bạn sẽ xuất hiện bình thường trong hộp mail công ty, đồng thời nó được chuyển tiếp tới địa chỉ e-mail yêu cầu. Tuy nhiên, hãy chú ý rằng nếu bạn reply lại e-mail từ địa chỉ được chuyển tiếp thì người nhận sẽ thấy địa chỉ đó chứ không phải là địa chỉ mail của công ty.

7. Bảo mật e-mail

Cho dù mail của bạn có được truyền trên mạng công ty hay thông qua dịch vụ Web mail thì công ty cũng có quyền theo dõi những e-mail ra và vào của bạn. Nhưng bạn cũng có thể "cắt đuôi" sự theo dõi này bằng cách mã hóa e-mail.

Để mã hóa bất cứ thông điệp e-mail nào, tất cả những gì bạn cần là một chứng nhận Digital ID. Rất nhiều các công ty bao gồm VeriSign đều bán dịch vụ này với giá 20USD mỗi năm. Để gắn một Digital ID vào Outlook 2003, bạn chọn Tool - Options - Security và nhấn vào nút Get Digital ID. Khi đã được tích hợp, ID sẽ tự động cài vào trình duyệt web hoặc chương trình e-mail. Digital ID hoạt động như một tiêu đề điện tử dành cho các chữ ký viết tay hoặc bì thư gắn kín. Nó cho phép bạn mã hóa e-mail và file đính kèm, ngăn không cho những người khác đọc lén. Để người nhận có thể mở được mail, bạn phải gửi mật khẩu cho họ.

Văn Hân - (PCW)

Việt Báo

Video được xem nhiều nhất

Những thí nghiệm cực đỉnh với nước có thể làm tại nhà
00:00 / --:--

Video nổi bật

TIN Công Nghệ NỔI BẬT

Nhìn lại năm 2015 (Phần 1): Những cánh chim đầu đàn trong làng smartphone

Đây là thời điểm mà mọi thăng trầm trong năm 2015 của các hãng công nghệ đều đã có thể cân đong đo đếm cụ thể. Trước khi chờ đón những điều tuyệt vời ở năm 2016 thì chúng ta hãy cùng xem lại với những nỗ lực của mình, họ đã tạo được dấu ấn gì đáng nhớ trong năm vừa qua.

Hướng dẫn khắc phục khi điện thoại Android bị treo, đơ, lag khi sử dụng

Thiết bị chạy Android thường chạy chậm lại, thỉnh thoảng xảy ra hiện tượng treo ứng dụng sau một thời gian sử dụng. Đây là những hiện tượng khá bình thường sinh ra các nguyên nhân phần mềm và hoàn toàn có thể khắc phục được. Bạn có thể tham khảo các hướng dẫn của chúng tôi khi điện thoại Android (hay cả tablet Android) bị lag, giật, treo khi sử dụng.

3 điều cần xem xét trước khi chuyển sang Apple

Trong cuộc họp thường nên hồi cuối tháng 10 vừa qua, CEO Tim Cook của Apple vui mừng thông báo con số kỷ lục người dùng Android chuyển sang iOS, và cứ vào dịp cuối năm, Apple lại tung ra nhiều chương trình khuyến mại lớn nhằm cạnh tranh với Android. Vậy bạn có nghĩ rằng, việc chuyển từ Android sang Apple là một ý tưởng tốt?

Tránh mất tiền oan khi dùng ngân hàng trực tuyến

Bạn nghĩ rằng dùng ngân hàng trực tuyến (online banking) là rất an toàn? Chưa chắc! Ẩn sâu bên trong hệ thống giao dịch này là vô số những rủi ro có thể khiến bạn mất tiền oan mà không biết kêu ai. (Ngân hàng, thông tin, an toàn, trực tuyến)

Facebook ra tính năng cho phép đăng xuất tài khoản từ xa

Facebook chính thức ra mắt tính năng Kiểm tra Bảo mật (Security Checkup) giúp người dùng quản lý, bảo mật cho tài khoản an toàn hơn, có thể đăng xuất tài khoản đang được lưu ở bất kỳ thiết bị nào không mong muốn.

Nhận xét tin 7 "mẹo lớn" dành cho nhân viên văn phòng

Ý kiến bạn đọc

Viết phản hồi

Bạn có thể gửi nhận xét, góp ý hay liên hệ về bài viết 7 "mẹo lớn" dành cho nhân viên văn phòng bằng cách gửi thư điện tử tới Lien He Bao Viet Nam. Xin bao gồm tên bài viết 7 meo lon danh cho nhan vien van phong ở dạng tiếng Việt không dấu. Hoặc 7 "mẹo lớn" dành cho nhân viên văn phòng ở dạng có dấu. Bài viết trong chuyên đề của chuyên mục Công Nghệ.

7 "big tip" for office workers
Digital ID, office workers, can not use, can use, companies, e-mail address, does not mean, restrictions, your program, software for supply, computer, file

Companies often prevent their employees use computer network at work and for personal tasks. But this does not mean you can not use some method to bypass this limitation ..

CÓ THỂ BẠN QUAN TÂM
Xem tiếp: Công Nghệ


  • Thoi su 24h0402 Virus Zika teo nao lay qua duong quan he
    Thời sự 24h(04/02): Virus Zika teo não lây qua đường quan hệ

    Những lần “trảm tướng” nhanh như chớp của Bộ trưởng Thăng; Hành trình vây bắt đối tượng có lệnh truy nã đặc biệt nguy hiểm; Hành lý của khách bị rạch ở sân bay: Thanh tra Bộ GTVT vào cuộc; Phá trọng án trong những ngày Tết nguyên đán đã cận kề;Câu chuyện giảm nghèo chưa bao giờ dừng lại;... là những tin tức thời sự nổi bật ngày 04/02/2016.

  • Thoi su 24h0302 Dot phao no co the bi tu den 7 nam
    Thời sự 24h(03/02): Đốt pháo nổ có thể bị tù đến 7 năm

    Sửa tàu Cát Linh-Hà Đông, Trung Quốc chưa nghe: Tội hình thức; “Ngáo đá” khống chế hai cháu bé, dọa dội nước sôi; "Choáng" với quy trình sản xuất chè Đinh 3 triệu đồng/kg; Sự thật sau lời đồn về cái chết bí ẩn của nam sinh trên cầu; Liên tiếp có nhiều trẻ em nhập viện vì ngộ độc chì trong thuốc cam;... là những tin tức thời sự nổi bật ngày 03/02/2016.

  • Thoi su 24h0202 sap bay lua doi 3 trieu lay 12 trieu
    Thời sự 24h(02/02): sập bẫy lừa đổi 3 triệu lấy 12 triệu

    3/14 mẫu thực phẩm phục vụ Tết không đạt chất lượng; 102 người đi bộ bị xử phạt trong ngày đầu: "Cần nhưng chưa đủ"?; Bị phát hiện bột ngọt từ nguyên liệu TQ, chốt cửa tẩu tán; WHO ban bố tình trạng khẩn cấp toàn cầu về virus Zika;

  • Thoi su 24h0102 Dao mo moi chon trom di 1 phan co the
    Thời sự 24h(01/02): Đào mộ mới chôn, trộm đi 1 phần cơ thể

    Kẻ gian đào mộ mới chôn, trộm đi một phần cơ thể; Đã tháo dỡ hết biển báo dưới 50km/h sau 10 ngày; CSGT trưng dụng tài sản cá nhân, tổ chức: Luật quy định thế nào?; "Người dân đừng trộm hoa ven hồ Gươm nữa"; Đã có kết quả xét nghiệm gạo từ thiện gây ngộ độc;... là những tin tức thời sự nổi bật ngày 01/02/2016.

  • Thoi su 24h2901 Nghi pham giet vo chong dai gia o TG
    Thời sự 24h(29/01): Nghi phạm giết vợ chồng đại gia ở TG

    Nghi “ăn gạo từ thiện… ngộ độc”: Hội nạn nhân chất độc da cam lên tiếng; Hành trình phá đường dây ma túy hội quý tử con nhà giàu; Việt Nam lên phương án đối phó với virus Zika gây teo não; Sân bay Nội Bài lên tiếng vụ "vòi vĩnh": Người tố trên Facebook nói gì?; Coi chừng lỡ chuyến tàu Tết vì... vé không hợp lệ!;... là những tin tức thời sự nổi bật

  • Tet binh than 2016
    Tết bính thân 2016

    Người Việt có thói quen quan tâm tới cuộc sống cá nhân của nhau. Nhưng điều này không phải phù hợp, thậm chí thành khiếm nhã. Tết là dịp điều này thể hiện rõ nhất.

  • Xu phat nguoi di bo vi pham giao thong o HN
    Xử phạt người đi bộ vi phạm giao thông ở HN

    Tai nạn giao thông chết người do người đi bộ gây ra ở TP.HCM và Hà Nội đáng báo động.

  • Hari Won Tran Thanh Yeu that hay PR
    Hari Won - Trấn Thành: Yêu thật hay PR?

    Showbiz Việt hôm qua (3/2) dậy sóng sau khi hình ảnh MC đắt show bậc nhất hiện nay "khóa môi", cõng người yêu cũ Đinh Tiến Đạt xuất hiện trên mạng.

  • Virus Zika gay tat dau nho o tre so sinh
    Virus Zika gây tật đầu nhỏ ở trẻ sơ sinh

    Mỹ vừa ghi nhận ca lây nhiễm virus Zika gây bệnh teo não đầu tiên không phải do muỗi đốt mà dường như từ quan hệ tình dục.

  • Tien gia cong khai rao ban tren facebook
    Tiền giả công khai rao bán trên facebook

    Lợi dùng lòng tham và sự nhẹ dạ cả tin của người dân, một số đối tượng đã dùng thủ đoạn đổi tiền thật lấy tiền giả để chiếm đoạt tài sản. ------------ Xem thêm: Tiền giả công khai rao bán trên facebook, http://vietbao.vn/tp/Tien-gia-cong-khai-rao-ban-tren-facebook/13583762/ Tin nhanh Việt Nam ra thế giới vietbao.vn

  • Su kien quoc te noi bat 31162
    Sự kiện quốc tế nổi bật (31/1-6/2)

    Lệnh Hoàn Thành tiết lộ cho tình báo Mỹ bí mật thâm cung của Bắc Kinh; Hoà đàm Syria tạm ngừng do giao tranh khốc liệt trên chiến trường; Bà Clinton chính thức giành chiến thắng 'sít sao nhất lịch sử'; Viễn cảnh nước Anh rời khỏi Liên minh châu Âu đã cận kề.... là những tin chính trong tuần qua.

  • Toan canh kinh te tuan 3101 06022016
    Toàn cảnh kinh tế tuần 31/01 – 06/02/2016

    Ngày 2/2/2016 diễn ra buổi họp báo Công bố giá thành sản xuất kinh doanh điện năm 2014, ông Đinh Quang Tri – Phó tổng giám đốc Tập đoàn Điện lực Việt Nam (EVN) khẳng định chưa có kế hoạch tăng giá điện, tuy nhiên tới mùa cao điểm, doanh nghiệp 'chưa nói trước được điều gì'. Cũng trong buổi họp này, tổng kết hoạt động kinh doanh của tập đoàn này, EVN lãi hơn

  • Nghin le chuyen tuan qua 0102 05022016
    Nghìn lẻ chuyện tuần qua 01/02 - 05/02/2016

    Xử phạt người đi bộ vi phạm giao thông ở HN; CSGT trưng dụng tài sản của dân gây tranh cãi; Đề xuất mua tàu Trung Quốc cũ; Hoa trang trí ở hồ Gươm bị ăn trộm; Các điểm bắn pháo hoa giao thừa Tết Bính Thân 2016 tại 64 tỉnh, thành... là những tin tức xã hội nổi bật được dư luận quan tâm trong tuần qua.

  • Tin An ninh Phap luat tuan qua 3101 0602
    Tin An ninh - Pháp luật tuần qua (31/01 - 06/02)

    Cảnh báo nạn trộm cắp, cướp giật dịp Tết; Phận tù 'mồ côi', Tết về rưng rưng nước mắt; Tiền giả công khai rao bán trên facebook; Rượu bia ngày Tết và những hệ lụy: Từ rượu giả đến tai nạn giao thông; Hành trình cảm động của người cha qua 15 tỉnh, thành đi tìm con; Phá án là trách nhiệm chứ không phải chiến công;.....là những tin đáng chú ý.

  • Ban tin Suc khoe tuan qua 311 62
    Bản tin Sức khỏe tuần qua (31/1 - 6/2)

    Thái Lan phát hiện virus Zika, Bộ Y tế Việt Nam họp khẩn; Ăn tiết canh ngày Tết, dễ chết như chơi; Trẻ nhập viện liên tiếp vì ngộ độc chì từ thuốc cam; Không biết bị lạc nội mạc tử cung: Nhiều phụ nữ vô sinh;... là những thông tin Sức khỏe được quan tâm nhất tuần qua.