10 thao tác nhanh với MS Office

Office là một bộ phần mềm văn phòng nổi tiếng, đã làm rạng danh tên tuổi cho Microsoft. Bộ phần mềm này rất lớn, người sử dụng Office chỉ sử dụng ít hơn 15% tính của bộ phần mềm chiếm tới 245 MB này. Thậm chí, với 15% đó, chúng ta cũng không biết rõ những tính năng bên trong, phím tắt, thủ thuật thao tác nhanh, các tài liệu về mánh khóe được công bố hay không công bố của Word, Excel, Outlook.

10 thao tac nhanh voi MS Office

Bạn có thể mua được hàng "tấn" sách đủ loại về các thủ thuật cho Office. Tuy nhiên, chúng sẽ là quá lớn và khó nhớ. TS xin cung cấp với bạn đọc một số thao tác cơ bản, giúp bạn tăng tốc trong công việc với Office 2003, XP và 2000.

Tính năng phóng to, thu nhỏ của Office

Nếu như chuột của bạn có nút cuộn, bạn có sử dụng nút cuộn để phóng to, thu nhỏ tài liệu. Bạn giữ <Ctrl> và cuộn chuột lên để phóng to, cuộn chuột xuống để thu nhỏ. Để cho các công cụ như Word và Excel làm việc tốt với tính năng này, bạn cần vào Tools-> Options, chọn thẻ General , và đánh dấu vào hộp chọn "Zoom on Roll with Intellimouse box".

Lối tắt tới lối tắt

Nếu bạn không nhớ phím tắt, bạn muốn học và xem lại chúng? Quá đơn giản, Office sẽ giúp bạn nhanh chóng "thuộc lòng" với những phím tắt này. Bạn hãy chọn Tools ->Customize, chọn vào thẻ Options, đánh dấu vào hộp chọn "Show shortcut keys in ScreenTips". Bây giờ, mỗi lần bạn trỏ chuột qua một biểu tượng nào đó trong thanh công cụ, nó sẽ mô tả không chỉ chức năng của các biểu tượng đó mà còn hiện cả phím tắt cho bạn.

Thao tác với Word

Tự động với AutoText

Word cung cấp tính tự động thay thế một cụm từ chỉ với một nhấn chuột thay vì phải gõ bằng tay. Để truy cập nhanh vào AutoText, bạn chỉ cần nhấn phải chuột vào bất cứ chỗ nào trên thanh công cụ, chọn AutoText. Bạn sẽ tìm thấy menu cho phép bạn chọn các cụm từ cũng như các cụm văn bản mà bạn tự thêm vào.

Quay trở lại vị trí bạn vừa rời khỏi

Bạn đang soạn thảo một văn bản dài, bạn chuyển sang ứng dụng khác vì một lý do nào đó. Nhưng khi quay lại văn bản đó thì bạn không biết chỗ đang gõ tiếp ở đâu, hoặc di chuyển tới chỗ đó khá mất thời gian. Bạn không biết phím tắt nào có thể giúp bạn đến đúng chỗ? Rất đơn giản, bạn chỉ cần giữ . Thực ra, bạn có thể nhấn liên tiếp tổ hợp phím này để đến 3 nơi cuối cùng mà bạn đã tạo ra thay đổi.

Hai cửa sổ trên một màn hình

Khi bạn đang soạn thảo tài liệu, hoặc chỉ so sánh các đoạn khác nhau của một văn bản. Điều này thật hấp dẫn khi bạn có hai khung văn bản có thể trượt độc lập với nhau của cùng một văn bản. Bạn chọn Window -> Split. Một thanh split sẽ xuất hiện, bạn sử dụng chuột để di chuyển đường thẳng mà bạn muốn chia màn ra thành 2 phần và nhấn chuột. Bất kì thay đổi nào của một trong 2 khung nhìn này cũng sẽ thay đổi khung nhìn kia. Bạn muốn chuyển về chế độ một cửa sổ đơn như trước, bạn hãy nhấn đúp chuột vào thanh split.

Thao tác với Excel

Thay đổi hướng Enter

Bạn có một bản tính có rất nhiều ô (cell), di chuyển giữa các ô nhanh nhất sẽ là rất có hiệu quả trong công việc. Một cách đơn giản nhất là bạn nhấn phím Enter. Mặc định, khi bạn nhấn Enter, con trỏ sẽ di chuyển xuống ô bên dưới. Nếu bạn không thích cách đó, bạn có thể thay đổi hướng mặc định theo ý mình. Bạn chọn Tools -> Options, chọn thẻ Edit chọn mục Move selection after Enter, bạn chọn hướng mình muốn, nhấn Ok.

Để di chuyển từ bảng tính này sang bảng tính khác, bạn chỉ cần nhấn vào thẻ Sheet ở cuối màn hình. Nếu bạn muốn nhanh hơn, bạn chỉ cần nhấn tổ hợp và để chuyển đổi qua lại giữa các bảng tính.

Sang trang với page break

Nếu bạn đã từng in các bảng tính mà chỉ có vài cột và vài hàng sang trang một trang khác. Trông chúng thật xấu ! Phải làm cách nào để tránh vấn đề này ? Để xem khi nào bảng tính sẽ bị tách trang, bạn chọn View -> Page Break Preview. Nếu đây là lần đầu tiên bạn dùng chức năng này, bạn sẽ thấy màn hình "chào hỏi" - màn hình này không thực sự hữu ích. Bạn hãy đánh dấu chọn vào hộp Do not to show it again để tắt màn hình này vào lần sử dụng sau. Bạn sử dụng thanh cuộn ngang và dọc để xem Excel tách trang như thế nào. Các trang sẽ được đánh dấu bằng một nhãn lớn và dòng kẻ page break sẽ được in đậm. Bạn có thể chỉnh dòng kẻ page break này bằng chuột.

Để đặt page break bằng tay, bạn chọn ô sẽ ô đầu tiên của trang. Sau đó bạn chọn Insert -> Page Break. Sau này, muốn loại bỏ page break, bạn chọn Insert -> Remove Page Break.

Sử dụng tính năng AutoFill

Excel có thể tạo một dãy số tuần tự , ngày tháng, ngày trong tuần, tháng, năm. Để làm được điều này, bạn chỉ cần điền giá trị của 1 hoặc 2 giá trị của dãy tuần tự đó vào các ô và AutoFill sẽ tự động điền tiếp cho bạn.

10 thao tac nhanh voi MS Office
  • Điền một dãy số : Để điền được một dãy số, bạn điền giá trị 1 vào một ô, giá trị 2 vào ô bên cạnh, và tiếp đó, bạn lựa chọn cả 2 ô. Bây giờ con trỏ của bạn sẽ là một biểu tượng hình dấu cộng (không phải dấu cộng với các mũi tên), bạn chỉ cần kéo từ đó cho đến chỗ bạn muốn. Bạn sẽ thấy các ô có giá trị tăng dần (3,4,5,...). Nếu bạn nhập vào 100, 200 bạn cũng sẽ có các giá trị 300, 400, 500...
  • Điền ngày tháng: Cũng tương tự, nếu bạn điền một ngày trong tuần, hoặc một tháng trong năm, Excel có thể tự động điền giá trị bằng AutoFill. Nếu bạn nhập vào ngày cuối của tháng, AutoFill sẽ chuyển sang ngày đầu của tháng tiếp theo. Excel có thể điền một dãy các năm hoặc quý như 2004, 2005,2006, hoặc Q1,Q2,Q3,Q4.

Theo mặc định, AutoFill sẽ sao chép cả giá trị và định dạng của các ô mà bạn chọn. Để lựa chọn một trong hai, bạn hãy nhấn chuột phải khi kéo. Khi bạn thả chuột bạn sẽ thấy lựa chọn Fill Formatting Only hoặc Fill Without Formatting. Nếu bạn không thích cách mà AutoFill điền dữ liệu, bạn có thể chọn lựa mục AutoFill Smart Tag để có thêm nhiều tuỳ chọn hơn.

Thao tác với Outlook

Liên hệ nhanh hơn nhờ nickname

Tất cả các thông tin về đối tác trong Outlook luôn bao gồm một trường gọi là Nickname. Trong khi bạn có thể đưa tên nickname các bạn của bạn vào, nhưng đó cũng làm một cách rất nhanh và chính xác khi điền địa chỉ thư khi gửi thư.

Để sử dụng trường này, bạn tới thông tin đối tác, chọn thẻ Details, và đặt tên mà bạn muốn sử dụng như lối tắt dẫn tới thông tin của đối tác. Bạn không nhất thiết phải nhập đầy đủ họ tên của từng người vào Nickname, mục đích là bạn dễ phân biệt được người này với người khác và bạn có thể lấy thông tin một cách nhanh nhất. Khi bạn gửi thư cho người nào đó, bạn chỉ cần gõ nickname vào trường "To:" là đủ.

Tạo thêm không gian

Outlook 2003 được thiết kế với 3 khung, trong đó khung đọc ở bên phải, cho phép dễ dàng để đọc thư mà không phải mở từng thư để đọc. Tuy nhiên, trong một trường hợp nào đó, bạn cần nhiều không gian hơn để đọc. Bạn hãy nhấn Alt-F1 để bật/tắt khung duyệt, tắt khung duyệt sẽ cho bạn nhiều không gian để đọc thư. Sau khi thử dùng cách này, bạn sẽ cảm thấy thú vị hơn nhiều - không phải cuộn trái hay cuộn phải nữa.

Minh Phúc (Theo PCWorld)

Việt Báo

Video nổi bật

Robot được đưa lên vũ trụ nhận kỷ lục Guinness
00:00 / --:--

TIN Công Nghệ NỔI BẬT

Lại có thêm tin không hề vui đối với người dùng iPhone và cả Apple

Liên tiếp có những thông tin về các lỗi bảo mật trên các sản phẩm của Apple và mới đây nhất, một loại virus mới đã bị phát hiện trong một hệ thống phần mềm, khiến khoảng 1.500 ứng dụng trên iPhone và iPad có nguy cơ bị hacker tấn công.

iOS 3 vẫn chưa khắc phục được những lỗi cũ

Những sản phẩm của Apple trước đây hay bây giờ vẫn nhận được nhiều sự quan tâm và ưu ái của người dùng, nhưng dường như hãng khổng lồ này đang tỏ ra “thiếu tập trung” hơn trước đây cho những sản phẩm của mình. Người dùng khi sử dụng những phiên bản iOS mới, tuy không gặp phải nhiều lỗi ảnh hưởng đến quá trình trải nghiệm, nhưng dường như những hệ điều hành m

Chia sẻ ứng dụng giữa hai thiết bị Android dễ dàng

Bạn đang sử dụng smartphone, và smartphone của bạn hoạt động trên hệ điều hành nào. Nếu như bạn đang sở hữu một thiết bị hoạt động trên nền tảng Android, có lẽ đôi khi việc truyền tải dữ liệu hay ứng dụng thông qua 3G hay Wifi có thể sẽ khiến bạn cảm thấy khó khăn. Bạn đã bao giờ thử tìm hiểu những công nghệ khác có thể giúp bạn truyền tải những ứng dụng gi

[Góc nhìn] Sau iPhone 6 sẽ là iPhone 'mấy'?

Thậm chí dù có nói rằng Apple là công ty lớn nhất thế giới vào thời điểm này thì vẫn là đánh giá thấp Apple. Bởi vì lúc này đây, họ đã có giá trị gấp đôi công ty đứng thứ 2 là ExxonMobil, đạt mức 774 tỉ USD.

Nhận xét tin 10 thao tác nhanh với MS Office

Ý kiến bạn đọc

Viết phản hồi

Bạn có thể gửi nhận xét, góp ý hay liên hệ về bài viết 10 thao tác nhanh với MS Office bằng cách gửi thư điện tử tới Lien He Bao Viet Nam. Xin bao gồm tên bài viết 10 thao tac nhanh voi MS Office ở dạng tiếng Việt không dấu. Hoặc 10 thao tác nhanh với MS Office ở dạng có dấu. Bài viết trong chuyên đề Tin Tổng Hợp của chuyên mục Công Nghệ.

10 shortcuts for MS Office
MS Office software suite, users can, manipulating, value, keyboard shortcuts, simply, features, you choose, fast, click, fill

Office is a popular office software, has made a name for Microsoft fame. The package is very big, Office users only use less than 15% of accounting software is 245 MB. Even with 15%, we also do not know ...

CÓ THỂ BẠN QUAN TÂM
Xem tiếp: Công Nghệ


  • Thoi su 24h234 Dung chua benh kieu ban on
    Thời sự 24h(23/4): "Đừng chữa bệnh kiểu ban ơn!'

    Bộ Y tế đề xuất bổ sung 'quyền được chết'; Bê bết Phương Nam, Trầm Bê làm lớn ở Sacombank; Sai sót trong pano kỷ niệm ngày 30/4 tại Hà Nội; Chi 120 triệu cho quản giáo để gọi điện trong tù; Mất trộm 1,4 tỷ đồng trong két sắt siêu thị Maximart ...là những thông tin thời sự nổi bật trong ngày 23/4.

  • Thoi su 24h224 Can bo cam dau nhom toi pham
    Thời sự 24h(22/4): Cán bộ cầm đầu nhóm tội phạm

    Hà Nội: Đâm chết người giữa phố, xe khách bỏ chạy; Rúng động Hà Tĩnh: Vợ chồng 8X lừa đảo 120 tỷ; Bộ Y tế đề xuất bổ sung 'quyền được chết'; Nhóm thanh niên sàm sỡ tại CV nước Hồ Tây có thể bị xử lý; Xà cừ đổ trên phố Hà Nội, một nữ sinh bị thương; Bóc mẽ hoa hậu tự phong và người mẫu chém gió... là những thông tin thời sự nổi bật trong ngày 22/4.

  • Thoi su 24h214 Ke giet nu giam doc la chong
    Thời sự 24h(21/4): Kẻ giết nữ giám đốc là chồng

    Hà Nội tái khẳng định xét tuyển vào lớp 6; Danh sách người mẫu bán dâm cho đại gia… rất dài; Trang phục hở táo bạo của diva U50 Hồng Nhung; Xe chở bia gặp nạn, bia tràn ngập mặt đường; Đâm xe kinh hoàng tại Tây Nguyên, 6 người chết; Đường dây mua bán trẻ sơ sinh ở Sài Gòn lãnh án...là những thông tin thời sự nổi bật trong ngày 21/4.

  • Thoi su 24h204 Hon loan hiem co tai CV nuoc Ho Tay
    Thời sự 24h(20/4): Hỗn loạn hiếm có tại CV nước Hồ Tây

    Kể lại cảnh hỗn loạn hiếm có tại công viên nước Hồ Tây; Khánh Thi tự tin khỏa thân bên người tình trẻ; Liệt sĩ trở về sau 50 năm hy sinh; Hà Nội: Nữ giám đốc bị sát hại tại nhà; Hạ sát PGĐ ngân hàng vì bị sỉ nhục…không tìm được gái...là những thông tin thời sự nổi bật trong ngày 20/4.

  • Thoi su tuan qua Pha duong day ban dam ngan USD
    Thời sự tuần qua: Phá đường dây bán dâm ngàn USD

    Tìm máy bay và phi công gặp nạn gần đảo Phú Quý; Hà Nội: Nhiều phố có hàng cổ thụ bị vết 'chém' lạ; Phi công, tiếp viên Vietnam Airlines bị tạm giữ tại Hàn Quốc; Phá đường dây người mẫu, diễn viên bán dâm ngàn USD ở Sài Gòn; Chân dung đại gia bí ẩn yêu thương Ngọc Trinh suốt 7 năm qua; ...là những thông tin thời sự nổi bật trong tuần qua.

  • Ket cuc buon cua thu uong ruou trong gioi tre
    Kết cục buồn của “thú” uống rượu trong giới trẻ

    Giữa mâm chỉ bày vỏn vẹn bát nước chấm, hai chục chiếc chân vịt luộc vừa được mua với giá 20 nghìn đồng nhưng chai rượu voodka cỡ lớn của Thủy (nam sinh trường Đại học Xây dựng Hà Nội) và nhóm bạn đã vơi đi phân nửa...

  • Hon loan o cong vien nuoc Ho Tay
    Hỗn loạn ở công viên nước Hồ Tây

    Chen lấn, xô đẩy, bất chấp nguy hiểm trèo rào chỉ vì được tắm miễn phí sẽ đem đến những bài học xấu xí cho trẻ nhỏ...

  • Tranh cai quy dinh nop tien de thoat an tu hinh
    Tranh cãi quy định nộp tiền để thoát án tử hình

    Nhận thức của xã hội và cả thẩm phán về mục đích áp dụng hình phạt là nhằm trừng trị, răn đe hơn là giáo dục phòng ngừa. ------------ Xem thêm: Tranh cãi quy định nộp tiền để thoát án tử hình, http://vietbao.vn/tp/Tranh-cai-quy-dinh-nop-tien-de-thoat-an-tu-hinh/10916606/ Tin nhanh Việt Nam ra thế giới vietbao.vn

  • Phi cong va tiep vien VNA bi bat tai Han Quoc
    Phi công và tiếp viên VNA bị bắt tại Hàn Quốc

    Cục Hàng không VN đang tiến hành rà soát lại tất cả các khâu soi chiếu an ninh tại Cảng Hàng không Quốc tế Nội Bài để lãm rõ nguyên nhân phi công và tiếp viên Vietnam Airlines có thể “qua mặt” anh ninh vận chuyển 6kg vàng từ..

  • Dieu chinh gia dich vu y te
    Điều chỉnh giá dịch vụ y tế

    Theo phân tích từ Bộ Y tế, việc điều chỉnh giá dịch vụ y tế, đối với người bệnh có thẻ bảo hiểm y tế (BHYT) được lợi đầu tiên vì được thụ hưởng dịch vụ y tế chất lượng tốt hơn...

  • Tin An ninh Phap luat tuan qua 1904 2504
    Tin An ninh - Pháp luật tuần qua (19/04 - 25/04)

    Tranh cãi quy định nộp tiền để thoát án tử hình; “Ngáo đá” và những hành vi cuồng loạn; Đại gia mua dâm người mẫu: Có gan chơi không có gan chịu; Cảnh báo: Trộm đột nhập đã vào “mùa”; Tử hình sát thủ tuổi 20 liên tiếp cướp, giết 3 người; Phút ăn năn của nữ sinh cầm dao đâm bạn để trả thù cho em gái;......là những tin đáng chú ý trong tuần.

  • Tong hop Doi song tuan qua 194 254
    Tổng hợp Đời sống tuần qua (19/4 - 25/4)

    Trào lưu nhắn tin "Em yêu anh" gửi chồng đang tạo nên cơn sốt khắp cộng đồng mạng; Vụ hỗn loạn ở CV nước Hồ Tây và những bài học rút ra cho các bậc phụ huynh; Những câu chuyện tình cảm động; Những tấm gương người tốt việc tốt trong đời sống; Nhiều câu chuyện đáng suy ngẫm cùng rất nhiều những thông tin an toàn thực phẩm đáng chú ý tuần qua...

  • Nghin le chuyen tuan qua 1904 2504
    Nghìn lẻ chuyện tuần qua (19/04 - 25/04)

    Hỗn loạn ở công viên nước Hồ Tây; Ngành Y kỳ vọng đổi màu trang phục để bác sĩ không bị oan; Bộ Y tế đề xuất bổ sung quyền được chết; Công bố đường dây nóng phản ánh giao thông dịp nghỉ lễ 30/4; Những hình ảnh lịch sử ngày 30/4... là những tin tức nổi bật được dư luận quan tâm trong tuần qua.

  • Su kien quoc te noi bat 194 254
    Sự kiện quốc tế nổi bật (19/4 - 25/4)

    Thảm họa lật thuyền khiến 900 người chết ở Địa Trung Hải; Thủ tướng Hàn Quốc, Lee Wan-koo đã tuyên bố từ chức; các hành động hung hăng của Trung Quốc trên biển Đông và phản ứng của Mỹ - Nhật.... là những tin tức chính trong tuần qua.

  • Toan canh kinh te tuan 1904 25042015
    Toàn cảnh kinh tế tuần 19/04 - 25/04/2015

    Thanh tra Tổng Cục Thuế vừa yêu cầu Metro phải giảm lỗ 335 tỷ đồng, truy thu thuế tới 62 tỷ đồng theo đó tổng giá trị vi phạm cần xử lý đã lên tới 507 tỷ đồng, người dân đang rất "sốc" khi nhận được hóa đơn tiền điện tháng 4 vì số tiền phải trả thêm quá nhiều tiền so với tháng trước dù cùng số tiêu thụ, năm 2014 ngành đường sắt thu được 400 tỉ nhưng chi lên tới 2.000 tỉ đồng/năm gấp 5 lần khoản thu, ------------ Xem thêm: Toàn cảnh kinh tế tuần 19/04 - 25/04/2015, http://vietbao.vn/Kinh-te/Toan-canh-kinh-te-tuan-1904-25042015/2147556119/47/ Tin nhanh Việt Nam ra thế giới vietbao.vn