10 thao tác nhanh với MS Office

Office là một bộ phần mềm văn phòng nổi tiếng, đã làm rạng danh tên tuổi cho Microsoft. Bộ phần mềm này rất lớn, người sử dụng Office chỉ sử dụng ít hơn 15% tính của bộ phần mềm chiếm tới 245 MB này. Thậm chí, với 15% đó, chúng ta cũng không biết rõ những tính năng bên trong, phím tắt, thủ thuật thao tác nhanh, các tài liệu về mánh khóe được công bố hay không công bố của Word, Excel, Outlook.

10 thao tac nhanh voi MS Office

Bạn có thể mua được hàng "tấn" sách đủ loại về các thủ thuật cho Office. Tuy nhiên, chúng sẽ là quá lớn và khó nhớ. TS xin cung cấp với bạn đọc một số thao tác cơ bản, giúp bạn tăng tốc trong công việc với Office 2003, XP và 2000.

Tính năng phóng to, thu nhỏ của Office

Nếu như chuột của bạn có nút cuộn, bạn có sử dụng nút cuộn để phóng to, thu nhỏ tài liệu. Bạn giữ <Ctrl> và cuộn chuột lên để phóng to, cuộn chuột xuống để thu nhỏ. Để cho các công cụ như Word và Excel làm việc tốt với tính năng này, bạn cần vào Tools-> Options, chọn thẻ General , và đánh dấu vào hộp chọn "Zoom on Roll with Intellimouse box".

Lối tắt tới lối tắt

Nếu bạn không nhớ phím tắt, bạn muốn học và xem lại chúng? Quá đơn giản, Office sẽ giúp bạn nhanh chóng "thuộc lòng" với những phím tắt này. Bạn hãy chọn Tools ->Customize, chọn vào thẻ Options, đánh dấu vào hộp chọn "Show shortcut keys in ScreenTips". Bây giờ, mỗi lần bạn trỏ chuột qua một biểu tượng nào đó trong thanh công cụ, nó sẽ mô tả không chỉ chức năng của các biểu tượng đó mà còn hiện cả phím tắt cho bạn.

Thao tác với Word

Tự động với AutoText

Word cung cấp tính tự động thay thế một cụm từ chỉ với một nhấn chuột thay vì phải gõ bằng tay. Để truy cập nhanh vào AutoText, bạn chỉ cần nhấn phải chuột vào bất cứ chỗ nào trên thanh công cụ, chọn AutoText. Bạn sẽ tìm thấy menu cho phép bạn chọn các cụm từ cũng như các cụm văn bản mà bạn tự thêm vào.

Quay trở lại vị trí bạn vừa rời khỏi

Bạn đang soạn thảo một văn bản dài, bạn chuyển sang ứng dụng khác vì một lý do nào đó. Nhưng khi quay lại văn bản đó thì bạn không biết chỗ đang gõ tiếp ở đâu, hoặc di chuyển tới chỗ đó khá mất thời gian. Bạn không biết phím tắt nào có thể giúp bạn đến đúng chỗ? Rất đơn giản, bạn chỉ cần giữ . Thực ra, bạn có thể nhấn liên tiếp tổ hợp phím này để đến 3 nơi cuối cùng mà bạn đã tạo ra thay đổi.

Hai cửa sổ trên một màn hình

Khi bạn đang soạn thảo tài liệu, hoặc chỉ so sánh các đoạn khác nhau của một văn bản. Điều này thật hấp dẫn khi bạn có hai khung văn bản có thể trượt độc lập với nhau của cùng một văn bản. Bạn chọn Window -> Split. Một thanh split sẽ xuất hiện, bạn sử dụng chuột để di chuyển đường thẳng mà bạn muốn chia màn ra thành 2 phần và nhấn chuột. Bất kì thay đổi nào của một trong 2 khung nhìn này cũng sẽ thay đổi khung nhìn kia. Bạn muốn chuyển về chế độ một cửa sổ đơn như trước, bạn hãy nhấn đúp chuột vào thanh split.

Thao tác với Excel

Thay đổi hướng Enter

Bạn có một bản tính có rất nhiều ô (cell), di chuyển giữa các ô nhanh nhất sẽ là rất có hiệu quả trong công việc. Một cách đơn giản nhất là bạn nhấn phím Enter. Mặc định, khi bạn nhấn Enter, con trỏ sẽ di chuyển xuống ô bên dưới. Nếu bạn không thích cách đó, bạn có thể thay đổi hướng mặc định theo ý mình. Bạn chọn Tools -> Options, chọn thẻ Edit chọn mục Move selection after Enter, bạn chọn hướng mình muốn, nhấn Ok.

Để di chuyển từ bảng tính này sang bảng tính khác, bạn chỉ cần nhấn vào thẻ Sheet ở cuối màn hình. Nếu bạn muốn nhanh hơn, bạn chỉ cần nhấn tổ hợp và để chuyển đổi qua lại giữa các bảng tính.

Sang trang với page break

Nếu bạn đã từng in các bảng tính mà chỉ có vài cột và vài hàng sang trang một trang khác. Trông chúng thật xấu ! Phải làm cách nào để tránh vấn đề này ? Để xem khi nào bảng tính sẽ bị tách trang, bạn chọn View -> Page Break Preview. Nếu đây là lần đầu tiên bạn dùng chức năng này, bạn sẽ thấy màn hình "chào hỏi" - màn hình này không thực sự hữu ích. Bạn hãy đánh dấu chọn vào hộp Do not to show it again để tắt màn hình này vào lần sử dụng sau. Bạn sử dụng thanh cuộn ngang và dọc để xem Excel tách trang như thế nào. Các trang sẽ được đánh dấu bằng một nhãn lớn và dòng kẻ page break sẽ được in đậm. Bạn có thể chỉnh dòng kẻ page break này bằng chuột.

Để đặt page break bằng tay, bạn chọn ô sẽ ô đầu tiên của trang. Sau đó bạn chọn Insert -> Page Break. Sau này, muốn loại bỏ page break, bạn chọn Insert -> Remove Page Break.

Sử dụng tính năng AutoFill

Excel có thể tạo một dãy số tuần tự , ngày tháng, ngày trong tuần, tháng, năm. Để làm được điều này, bạn chỉ cần điền giá trị của 1 hoặc 2 giá trị của dãy tuần tự đó vào các ô và AutoFill sẽ tự động điền tiếp cho bạn.

10 thao tac nhanh voi MS Office
  • Điền một dãy số : Để điền được một dãy số, bạn điền giá trị 1 vào một ô, giá trị 2 vào ô bên cạnh, và tiếp đó, bạn lựa chọn cả 2 ô. Bây giờ con trỏ của bạn sẽ là một biểu tượng hình dấu cộng (không phải dấu cộng với các mũi tên), bạn chỉ cần kéo từ đó cho đến chỗ bạn muốn. Bạn sẽ thấy các ô có giá trị tăng dần (3,4,5,...). Nếu bạn nhập vào 100, 200 bạn cũng sẽ có các giá trị 300, 400, 500...
  • Điền ngày tháng: Cũng tương tự, nếu bạn điền một ngày trong tuần, hoặc một tháng trong năm, Excel có thể tự động điền giá trị bằng AutoFill. Nếu bạn nhập vào ngày cuối của tháng, AutoFill sẽ chuyển sang ngày đầu của tháng tiếp theo. Excel có thể điền một dãy các năm hoặc quý như 2004, 2005,2006, hoặc Q1,Q2,Q3,Q4.

Theo mặc định, AutoFill sẽ sao chép cả giá trị và định dạng của các ô mà bạn chọn. Để lựa chọn một trong hai, bạn hãy nhấn chuột phải khi kéo. Khi bạn thả chuột bạn sẽ thấy lựa chọn Fill Formatting Only hoặc Fill Without Formatting. Nếu bạn không thích cách mà AutoFill điền dữ liệu, bạn có thể chọn lựa mục AutoFill Smart Tag để có thêm nhiều tuỳ chọn hơn.

Thao tác với Outlook

Liên hệ nhanh hơn nhờ nickname

Tất cả các thông tin về đối tác trong Outlook luôn bao gồm một trường gọi là Nickname. Trong khi bạn có thể đưa tên nickname các bạn của bạn vào, nhưng đó cũng làm một cách rất nhanh và chính xác khi điền địa chỉ thư khi gửi thư.

Để sử dụng trường này, bạn tới thông tin đối tác, chọn thẻ Details, và đặt tên mà bạn muốn sử dụng như lối tắt dẫn tới thông tin của đối tác. Bạn không nhất thiết phải nhập đầy đủ họ tên của từng người vào Nickname, mục đích là bạn dễ phân biệt được người này với người khác và bạn có thể lấy thông tin một cách nhanh nhất. Khi bạn gửi thư cho người nào đó, bạn chỉ cần gõ nickname vào trường "To:" là đủ.

Tạo thêm không gian

Outlook 2003 được thiết kế với 3 khung, trong đó khung đọc ở bên phải, cho phép dễ dàng để đọc thư mà không phải mở từng thư để đọc. Tuy nhiên, trong một trường hợp nào đó, bạn cần nhiều không gian hơn để đọc. Bạn hãy nhấn Alt-F1 để bật/tắt khung duyệt, tắt khung duyệt sẽ cho bạn nhiều không gian để đọc thư. Sau khi thử dùng cách này, bạn sẽ cảm thấy thú vị hơn nhiều - không phải cuộn trái hay cuộn phải nữa.

Minh Phúc (Theo PCWorld)

Việt Báo

Video nổi bật

"Siêu phẩm" đồng hồ lặn của Seiko kỷ niệm 50 năm
00:00 / --:--

TIN Công Nghệ NỔI BẬT

Cách khắc phục máy tính xách tay bị lỗi thông dụng (phần 2)

Chúng ta lại tiếp tục xử lý khắc phục máy tính xách tay bị lỗi thông dụng trong phần 2 của bài viết này để có thể biết cách xử lý nhanh nhất khi laptop của mình không may bị dính phải những lỗi này.

Mẹo thay đổi kích thước ảnh khi gửi đính kèm trong Outlook

Với Microsoft Outlook sẽ giúp bạn dễ dàng thay đổi kích thước của các file hình ảnh, để gửi email tiện hơn. Thay vì phải mất thêm vài công đoạn chỉnh sửa trên paint hay các phần mềm chuyên dụng khác, rồi mới có thể đính kèm.

Những thủ thuật với trình duyệt web trên Android

Khi sử dụng trình duyệt trên thiết bị Android, bạn có thể áp dụng một vài thủ thuật như trong bài viết này để tăng trải nghiệm duyệt web trên di động được tốt hơn, theo androidcentral.

Phát Wifi bằng máy tính thật là đơn giản

Bạn có muốn chiếc máy tính để bàn hay chiếc laptop của mình có thể trở thành một trạm phát sóng wifi khi cần thiết không? Nếu có thì hãy xem đọc ngay bài viết tư vấn này của chúng tôi.

Nhận xét tin 10 thao tác nhanh với MS Office

Ý kiến bạn đọc

Viết phản hồi

Bạn có thể gửi nhận xét, góp ý hay liên hệ về bài viết 10 thao tác nhanh với MS Office bằng cách gửi thư điện tử tới Lien He Bao Viet Nam. Xin bao gồm tên bài viết 10 thao tac nhanh voi MS Office ở dạng tiếng Việt không dấu. Hoặc 10 thao tác nhanh với MS Office ở dạng có dấu. Bài viết trong chuyên đề Tin Tổng Hợp của chuyên mục Công Nghệ.

10 shortcuts for MS Office
MS Office software suite, users can, manipulating, value, keyboard shortcuts, simply, features, you choose, fast, click, fill

Office is a popular office software, has made a name for Microsoft fame. The package is very big, Office users only use less than 15% of accounting software is 245 MB. Even with 15%, we also do not know ...

CÓ THỂ BẠN QUAN TÂM
Xem tiếp: Công Nghệ


  • Thoi su tuan qua Chi tien khung de cham cay xanh
    Thời sự tuần qua: Chi tiền "khủng" để chăm cây xanh

    Chúng ta không bán sân bay, cảng biển; "Đẻ" thêm GPLX số tự động; Một quận chi 18 tỷ để bảo dưỡng cây xanh; Công an sẽ giao trả 5 triệu yên cho chị ve chai!; Ca mang thai đặc biệt ở Việt Nam; K +: Độc quyền vẫn lỗ ngàn tỷ; Chân dài thác loạn mua vui cho các cuộc bay "thuốc"... là những thông tin thời sự nổi bật trong tuần qua.

  • Thoi su 24h235 Dan dua nhau thao luoi chong loa
    Thời sự 24h(23/5): Dân đua nhau tháo lưới chống lóa

    Sắp khai tử nhà máy thép nghìn tỷ ở Vũng Áng; Triệu tập đôi nam nữ thuê người bức tử cây xanh; Sự thật về nhóm thanh niên mang xác người vứt ở bệnh viện;... là những thông tin thời sự đáng chú ý ngày 23/5. 

  • Thoi su 24h225 Thuc hu vu Hoc sinh HN len nui de sex
    Thời sự 24h(22/5): Thực hư vụ "Học sinh HN lên núi để sex"

     Phó Thủ tướng: ‘Tạo mọi điều kiện tốt nhất cho thí sinh’; Đại biểu xấu hổ, xin lỗi vì điều 60 luật BHXH; Đại gia “khóa môi” Hồ Ngọc Hà là tình cũ của Maya?; "Học sinh HN lên núi để... sex" được thêu dệt thế nào?; 

  • Thoi su 24h215 An mang chan dong trong quan bia
    Thời sự 24h(21/5): Án mạng chấn động trong quán bia

     Chính phủ đề xuất hưởng BHXH một lần; Án mạng chấn động Hưng Yên trong quán bia hơi; K +: Độc quyền vẫn lỗ ngàn tỷ; Thông tin ‘giật mình’ sau vụ chi 18 tỷ chăm cây xanh; Sự thật vụ "học sinh Hà Nội lên núi để... sex"?; 

  • Thoi su 24h205 Dam chet 2 me con di the duc
    Thời sự 24h(20/5): Đâm chết 2 mẹ con đi thể dục

    Giật mình với hình ảnh BTV Hoài Anh thời "hai lúa"; Đâm chết 2 mẹ con đi thể dục, tài xế phóng xe bỏ chạy; CSGT ra quân xử lý "hình ảnh lạ" trên cầu Nhật Tân; Xe đi xuyên Việt đâm xe tải, 9 người thương vong; Ngư dân chưa đồng ý bàn giao vật thể nghi là đuôi máy bay...là những thông tin thời sự nổi bật ngày 20/5.

  • Thuc hu chat luong ao chong nang tien trieu
    Thực hư chất lượng áo chống nắng tiền triệu

    Trước những lời quảng cáo như “mềm mịn, thấm hút mồ hôi cực tốt, không bí bách”,... các chuyên gia khuyến cáo “nên cẩn trọng”.

  • Mong manh hang Viet
    Mong manh hàng Việt!

    Doanh nghiệp Việt cần năng động, sáng tạo hơn để đương đầu với những thách thức, để tiếp tục phát huy trên nền tảng đã gây dựng được

  • Con xem phim sex cha me lam gi
    Con xem phim sex, cha mẹ làm gì?

    Chúng ta cần trang bị kỹ năng, kiến thức về sex, có như vậy mới tạo được 'vắc-xin kháng sex' đủ mạnh cho các em. Chị Đào Lan, có con gái học lớp 5 tại Hà Nội đã thực sự sốc nặng khi cô con gái nhỏ đóng cửa xem phim sex một..

  • Cap doi khach Tay bi cuop gay xon xao
    Cặp đôi khách Tây bị cướp gây xôn xao

    Cặp đôi khách Tây bị cướp ở Hà Nội đang là câu chuyện được nhều bạn trẻ quan tâm. Mới đây, thông tin về cặp đôi khách Tây bị cướp đã có những tình tiết mới. ------------ Xem thêm: Cặp đôi khách Tây bị cướp gây xôn xao, http://vietbao.vn/tp/Cap-doi-khach-Tay-bi-cuop-gay-xon-xao/11384861/ Tin nhanh Việt Nam ra thế giới vietbao.vn

  • Cho xe mo to vao duong cao toc
    Cho xe mô tô vào đường cao tốc

    Đa số lo ngại xoay quanh chuyện, nếu những tay đua "kiệt xuất" lái mô tô được “thả” vào môi trường phù hợp nhưng chưa đủ “chất” sẽ dễ gây họa.

  • Nghin le chuyen tuan qua 1705 2305
    Nghìn lẻ chuyện tuần qua (17/05 - 23/05)

    Cô gái thừa nhận dựng chuyện nhận nuôi con tử tù; Vụ giấu vàng qua sân bay: Vĩnh viễn không được làm việc trong ngành hàng không; Bé 6 tháng tuổi tử vong bất thường: Mũi tiêm hạ sốt oan nghiệt?; Chỉ rõ những bất thường vụ chi 18 tỷ chăm cây xanh... là những tin tức nổi bật được dư luận quan tâm trong tuần qua.

  • Tong hop Doi song tuan qua 185 235
    Tổng hợp Đời sống tuần qua (18/5 - 23/5)

    Con hẻm miễn phí ở Sài Gòn, những SV làm tình nguyện vùng cao, cậu bé mua đồ ăn cho người vô gia cư là những câu chuyện về tình người thật đẹp. Nhiều chủ đề giáo dục con, những chuyện tình cảm động, nhiều bài viết đáng suy ngẫm và các thông tin an toàn thực phẩm bẩn, mỹ phẩm giả...là những vấn đề nổi bật tuần vừa qua...

  • Diem lai tin suc khoe nong trong tuan 185 245
    Điểm lại tin sức khỏe nóng trong tuần (18/5 - 24/5)

    Bộ Y tế xác minh thông tin gạo giả ở Việt Nam, Phát hiện vịt nuôi bị nhiễm virus H5N1 ở Ninh Thuận, Trẻ mắc tay chân miệng nhập viện tăng đột biến, Đã có câu trả lời vụ khăn ướt nhiễm khuẩn, Giữ sức khỏe ngày nắng nóng cho bé yêu,.... là các thông tin sức khỏe được quan tâm nhất tuần qua.

  • Su kien quoc te noi bat 175 235
    Sự kiện quốc tế nổi bật (17/5 -23/5)

    Tình báo Đức cung cấp thông tin quyết định để Mỹ tiêu diệt Bin Laden; Chính phủ Mỹ khẳng định không thay đổi chiến lược tại Iraq; Cựu Thủ tướng Yingluck ra hầu tòa; Mỹ và Cuba kết thúc vòng đàm phán thứ 4... là những tin đáng chú ý trong tuần qua. ------------ Xem thêm: Sự kiện quốc tế nổi bật (17/5 -23/5), http://vietbao.vn/The-gioi/Su-kien-quoc-te-noi-bat-175-235/2147562992/433/ Tin nhanh Việt Nam ra thế giới vietbao.vn

  • Tin An ninh Phap luat tuan qua 1705 2305
    Tin An ninh - Pháp luật tuần qua (17/05 - 23/05)

    Cặp đôi khách Tây bị cướp gây xôn xao; Người mẹ trẻ nhẫn tâm sát hại đứa con hai tuổi; Cả trăm người thân bị hại gây náo loạn tòa; Mua ma túy về "ăn mừng ra tù", gặp ngay 141; Kế hoạch tiêu 5 triệu yên của 'tỷ phú ve chai'; Trung tướng rởm và chiêu bài lừa đảo chiếm đoạt 12 tỷ đồng;......là những tin đáng chú ý trong tuần.