vietbao

10 thao tác nhanh với MS Office

Bấm ngay Subscribe / Đăng Ký xem video hay mới nhất >>

Office là một bộ phần mềm văn phòng nổi tiếng, đã làm rạng danh tên tuổi cho Microsoft. Bộ phần mềm này rất lớn, người sử dụng Office chỉ sử dụng ít hơn 15% tính của bộ phần mềm chiếm tới 245 MB này. Thậm chí, với 15% đó, chúng ta cũng không biết rõ những tính năng bên trong, phím tắt, thủ thuật thao tác nhanh, các tài liệu về mánh khóe được công bố hay không công bố của Word, Excel, Outlook.

10 thao tac nhanh voi MS Office

Bạn có thể mua được hàng "tấn" sách đủ loại về các thủ thuật cho Office. Tuy nhiên, chúng sẽ là quá lớn và khó nhớ. TS xin cung cấp với bạn đọc một số thao tác cơ bản, giúp bạn tăng tốc trong công việc với Office 2003, XP và 2000.

Tính năng phóng to, thu nhỏ của Office

Nếu như chuột của bạn có nút cuộn, bạn có sử dụng nút cuộn để phóng to, thu nhỏ tài liệu. Bạn giữ <Ctrl> và cuộn chuột lên để phóng to, cuộn chuột xuống để thu nhỏ. Để cho các công cụ như Word và Excel làm việc tốt với tính năng này, bạn cần vào Tools-> Options, chọn thẻ General , và đánh dấu vào hộp chọn "Zoom on Roll with Intellimouse box".

Lối tắt tới lối tắt

Nếu bạn không nhớ phím tắt, bạn muốn học và xem lại chúng? Quá đơn giản, Office sẽ giúp bạn nhanh chóng "thuộc lòng" với những phím tắt này. Bạn hãy chọn Tools ->Customize, chọn vào thẻ Options, đánh dấu vào hộp chọn "Show shortcut keys in ScreenTips".

Bây giờ, mỗi lần bạn trỏ chuột qua một biểu tượng nào đó trong thanh công cụ, nó sẽ mô tả không chỉ chức năng của các biểu tượng đó mà còn hiện cả phím tắt cho bạn.

Thao tác với Word

Tự động với AutoText

Word cung cấp tính tự động thay thế một cụm từ chỉ với một nhấn chuột thay vì phải gõ bằng tay. Để truy cập nhanh vào AutoText, bạn chỉ cần nhấn phải chuột vào bất cứ chỗ nào trên thanh công cụ, chọn AutoText. Bạn sẽ tìm thấy menu cho phép bạn chọn các cụm từ cũng như các cụm văn bản mà bạn tự thêm vào.

Quay trở lại vị trí bạn vừa rời khỏi

Bạn đang soạn thảo một văn bản dài, bạn chuyển sang ứng dụng khác vì một lý do nào đó. Nhưng khi quay lại văn bản đó thì bạn không biết chỗ đang gõ tiếp ở đâu, hoặc di chuyển tới chỗ đó khá mất thời gian. Bạn không biết phím tắt nào có thể giúp bạn đến đúng chỗ? Rất đơn giản, bạn chỉ cần giữ . Thực ra, bạn có thể nhấn liên tiếp tổ hợp phím này để đến 3 nơi cuối cùng mà bạn đã tạo ra thay đổi.

Hai cửa sổ trên một màn hình

Khi bạn đang soạn thảo tài liệu, hoặc chỉ so sánh các đoạn khác nhau của một văn bản. Điều này thật hấp dẫn khi bạn có hai khung văn bản có thể trượt độc lập với nhau của cùng một văn bản. Bạn chọn Window -> Split. Một thanh split sẽ xuất hiện, bạn sử dụng chuột để di chuyển đường thẳng mà bạn muốn chia màn ra thành 2 phần và nhấn chuột. Bất kì thay đổi nào của một trong 2 khung nhìn này cũng sẽ thay đổi khung nhìn kia. Bạn muốn chuyển về chế độ một cửa sổ đơn như trước, bạn hãy nhấn đúp chuột vào thanh split.

Thao tác với Excel

Thay đổi hướng Enter

Bạn có một bản tính có rất nhiều ô (cell), di chuyển giữa các ô nhanh nhất sẽ là rất có hiệu quả trong công việc. Một cách đơn giản nhất là bạn nhấn phím Enter. Mặc định, khi bạn nhấn Enter, con trỏ sẽ di chuyển xuống ô bên dưới. Nếu bạn không thích cách đó, bạn có thể thay đổi hướng mặc định theo ý mình. Bạn chọn Tools -> Options, chọn thẻ Edit chọn mục Move selection after Enter, bạn chọn hướng mình muốn, nhấn Ok.

Để di chuyển từ bảng tính này sang bảng tính khác, bạn chỉ cần nhấn vào thẻ Sheet ở cuối màn hình. Nếu bạn muốn nhanh hơn, bạn chỉ cần nhấn tổ hợp và để chuyển đổi qua lại giữa các bảng tính.

Sang trang với page break

Nếu bạn đã từng in các bảng tính mà chỉ có vài cột và vài hàng sang trang một trang khác. Trông chúng thật xấu ! Phải làm cách nào để tránh vấn đề này ? Để xem khi nào bảng tính sẽ bị tách trang, bạn chọn View -> Page Break Preview. Nếu đây là lần đầu tiên bạn dùng chức năng này, bạn sẽ thấy màn hình "chào hỏi" - màn hình này không thực sự hữu ích. Bạn hãy đánh dấu chọn vào hộp Do not to show it again để tắt màn hình này vào lần sử dụng sau. Bạn sử dụng thanh cuộn ngang và dọc để xem Excel tách trang như thế nào. Các trang sẽ được đánh dấu bằng một nhãn lớn và dòng kẻ page break sẽ được in đậm. Bạn có thể chỉnh dòng kẻ page break này bằng chuột.

Để đặt page break bằng tay, bạn chọn ô sẽ ô đầu tiên của trang. Sau đó bạn chọn Insert -> Page Break. Sau này, muốn loại bỏ page break, bạn chọn Insert -> Remove Page Break.

Sử dụng tính năng AutoFill

Excel có thể tạo một dãy số tuần tự , ngày tháng, ngày trong tuần, tháng, năm. Để làm được điều này, bạn chỉ cần điền giá trị của 1 hoặc 2 giá trị của dãy tuần tự đó vào các ô và AutoFill sẽ tự động điền tiếp cho bạn.

10 thao tac nhanh voi MS Office
  • Điền một dãy số : Để điền được một dãy số, bạn điền giá trị 1 vào một ô, giá trị 2 vào ô bên cạnh, và tiếp đó, bạn lựa chọn cả 2 ô. Bây giờ con trỏ của bạn sẽ là một biểu tượng hình dấu cộng (không phải dấu cộng với các mũi tên), bạn chỉ cần kéo từ đó cho đến chỗ bạn muốn. Bạn sẽ thấy các ô có giá trị tăng dần (3,4,5,...). Nếu bạn nhập vào 100, 200 bạn cũng sẽ có các giá trị 300, 400, 500...
  • Điền ngày tháng: Cũng tương tự, nếu bạn điền một ngày trong tuần, hoặc một tháng trong năm, Excel có thể tự động điền giá trị bằng AutoFill. Nếu bạn nhập vào ngày cuối của tháng, AutoFill sẽ chuyển sang ngày đầu của tháng tiếp theo. Excel có thể điền một dãy các năm hoặc quý như 2004, 2005,2006, hoặc Q1,Q2,Q3,Q4.

Theo mặc định, AutoFill sẽ sao chép cả giá trị và định dạng của các ô mà bạn chọn. Để lựa chọn một trong hai, bạn hãy nhấn chuột phải khi kéo. Khi bạn thả chuột bạn sẽ thấy lựa chọn Fill Formatting Only hoặc Fill Without Formatting. Nếu bạn không thích cách mà AutoFill điền dữ liệu, bạn có thể chọn lựa mục AutoFill Smart Tag để có thêm nhiều tuỳ chọn hơn.

Thao tác với Outlook

Liên hệ nhanh hơn nhờ nickname

Tất cả các thông tin về đối tác trong Outlook luôn bao gồm một trường gọi là Nickname. Trong khi bạn có thể đưa tên nickname các bạn của bạn vào, nhưng đó cũng làm một cách rất nhanh và chính xác khi điền địa chỉ thư khi gửi thư.

Để sử dụng trường này, bạn tới thông tin đối tác, chọn thẻ Details, và đặt tên mà bạn muốn sử dụng như lối tắt dẫn tới thông tin của đối tác. Bạn không nhất thiết phải nhập đầy đủ họ tên của từng người vào Nickname, mục đích là bạn dễ phân biệt được người này với người khác và bạn có thể lấy thông tin một cách nhanh nhất. Khi bạn gửi thư cho người nào đó, bạn chỉ cần gõ nickname vào trường "To:" là đủ.

Tạo thêm không gian

Outlook 2003 được thiết kế với 3 khung, trong đó khung đọc ở bên phải, cho phép dễ dàng để đọc thư mà không phải mở từng thư để đọc. Tuy nhiên, trong một trường hợp nào đó, bạn cần nhiều không gian hơn để đọc. Bạn hãy nhấn Alt-F1 để bật/tắt khung duyệt, tắt khung duyệt sẽ cho bạn nhiều không gian để đọc thư. Sau khi thử dùng cách này, bạn sẽ cảm thấy thú vị hơn nhiều - không phải cuộn trái hay cuộn phải nữa.

Minh Phúc (Theo PCWorld)

Việt Báo
Comment :10 thao tác nhanh với MS Office
Ý kiến bạn đọc
Viết phản hồi
Bạn có thể gửi nhận xét, góp ý hay liên hệ về bài viết 10 thao tác nhanh với MS Office bằng cách gửi thư điện tử tới Lien He Bao Viet Nam. Xin bao gồm tên bài viết 10 thao tac nhanh voi MS Office ở dạng tiếng Việt không dấu. Hoặc 10 thao tác nhanh với MS Office ở dạng có dấu. Bài viết trong chuyên đề của chuyên mục Công Nghệ
10 shortcuts for MS Office
MS Office software suite, users can, manipulating, value, keyboard shortcuts, simply, features, you choose, fast, click, fill
Office is a popular office software, has made a name for Microsoft fame. The package is very big, Office users only use less than 15% of accounting software is 245 MB. Even with 15%, we also do not know ...
Cách bảo vệ tài khoản iCloud để tránh bị kẻ xấu lợi dụng

Với người dùng iPhone thì tài khoản iCloud rất quan trọng, nó không chỉ chứa dữ liệu cá nhân mà còn là công cụ để tìm iPhone bị mất hay khóa máy từ xa. Một trường hợp nữa là có những kẻ xấu lợi dụng sơ hở của các cửa hàng để khóa iCloud iPhone, iPad gây rắc rối không nhỏ. Tình trạng bị "chơi khăm" như vậy trong thực tế không hề hiếm nên trong bài viết này mì

7 ứng dụng không nên bỏ lỡ trên iPhone
7 ứng dụng không nên bỏ lỡ trên iPhone

Rất nhiều ứng dụng thú vị mà có thể bạn bỏ lỡ vì chưa biết đến. Bài viết này sẽ giới thiệu tới các bạn một số ứng dụng được yêu thích trong lĩnh vực hỗ trợ học tiếng Anh, chia sẻ file, trò chơi cũng như quản lý các chuyến du lịch.

  • Thoi su 24h267 An mang dau long tu viec ly hon gia hoa that
    Thời sự 24h(26/7): Án mạng đau lòng từ việc ly hôn giả hóa thật

    Sự thật sốc về cô gái “hở bạo” tiếp thị Bệnh viện thẩm mỹ Kangnam; Mẹ nạn nhân bị cưa chân phản bác kết luận của Sở Y tế; Vụ trao nhầm con: Nước mắt vẫn chưa ngừng rơi!; Người đàn ông bỏ xe bánh mỳ, nhảy sông Đà vì bị truy sát?; Bệnh nhân phải đóng trước 220 nghìn mới được đi vệ sinh ở bệnh viện

  • Thoi su 24h257 Can bo hon nguc nang Biang
    Thời sự 24h(25/7): Cán bộ hôn ngực nàng Biang

    Kẻ "gạ tình" người mẹ liên quan gì đến vụ cháu bé bị mất tích ở Long Biên?; Vụ xả thải: Bộ TNMT thông báo nóng với Formosa; Ông bố đập sữa trước cửa siêu thị: "Đã mua chịu lại còn kiếm chuyện"; Cán bộ hôn ngực nàng Biang: Xử lý đúng quy trình; Ngày con dâu bỏ đi, bố mẹ chồng khóc cạn nước mắt thương 5 cháu nhỏ

  • Thoi su 24h217 Cong ly nao cho nguoi vo mang noi dau tot cung
    Thời sự 24h(21/7): Công lý nào cho người vợ mang nỗi đau tột cùng

    Đình chỉ hay khen thưởng CSGT "giơ chân" cản người phạm luật?; Xót xa những vụ tự tử vì bệnh tật và tận cùng nghèo khó; "Rác thải Formosa tràn lan, trách nhiệm chính thuộc xã, phường"; Vụ cô gái bị chồng thiêu: Công lý nào cho người vợ đang mang nỗi đau tột cùng?; Mổ nhầm chân: chuyên môn yếu kém hay tắc trách?

  • Thoi su 24h197 Dung sung bat tre em cuop taxi
    Thời sự 24h(19/7): Dùng súng bắt trẻ em, cướp taxi

    Phía sau bản án tử của Vũ Văn Tiến: Con dại một lần, mẹ đau một đời; Hà Nội sẽ trồng cây phượng hoa màu tím, nở quanh năm; Mưa xô ngã cầu bêtông tiền tỷ: Quy trình trách nhiệm; Vụ chất thải Formosa: Doanh nghiệp nói khác Sở TNMT?; Chiếu laser Nội Bài: Phát hiện thủ phạm nhưng khó xử lý

  • Thoi su 24h187 Lo duong day gai goi chan dong showbiz
    Thời sự 24h(18/7): Lộ đường dây gái gọi chấn động showbiz

    Thực phẩm bẩn: Nghịch cảnh con người đang âm thầm giết hại nhau; Vụ chất thải Formosa: Thêm nhiều mâu thuẫn giật mình; Ân hận của người mẹ mỗi đứa con sinh ra của... một ông bố khác nhau; Bác sĩ ra chợ quyên tiền cứu bệnh nhi: Đời xấu xa sao cây táo nở hoa?; Cá hồ chết bốc mùi thối, cả khu phố bịt khẩu trang suốt ngày

  • Thoi su 24h147 Bi ban than cua bo hiep dam den mang thai
    Thời sự 24h(14/7): Bị bạn thân của bố hiếp dâm đến mang thai

    Formosa tự đổi công nghệ luyện cốc: Hành vi tội ác; Uất ức lời kể 5 ngư dân bị tàu TQ đâm chìm tàu ở Hoàng Sa; Nghi án mẹ ép con gái uống thuốc trừ sâu để cùng chết; Bàng hoàng phát hiện suốt 3 năm nuôi nhầm con của 1 gia đình ở cách nhà mình 5 km; Tiếp viên ở quán karaoke ăn mặc mát mẻ, ngồi trên đùi khách rót bia

  • Thoi su 24h137 Chong thieu song vo vi bi can nhan
    Thời sự 24h(13/7): Chồng thiêu sống vợ vì bị cằn nhằn

    Thực hư chuyện 'bố đi hát karaoke gặp đúng con gái làm dịch vụ'; "Bảo kê" xe cấp cứu: Bộ trưởng Y tế vào cuộc quá chậm?; Vụ chôn rác thải Formosa trong trang trại của Giám đốc: Có sai luật?; Tạm giữ nhóm "quái xế" cùng 20 chân dài mặc mát mẻ phục vụ karaoke; 10 năm, gần 60 ngàn tỷ đồng tham nhũng nhưng chỉ thu hồi được 4,6 ngàn tỷ

  • Thoi su 24h127 Vo bop cua quy khien chong chet tuc tuoi
    Thời sự 24h(12/7): Vợ bóp của quý khiến chồng chết tức tưởi

    Phạt 100 triệu phòng khám "mạo danh" Sở Y tế HN "chặt chém" khách; Xe cứu thương ngoại tỉnh phải “mua” bệnh nhân ở Hà Nội?; Formosa lén lút chôn chất thải ở trang trại của Giám đốc Công ty Môi trường; Gây bức xúc lớn, các dự án giao thông BOT được Quốc hội đưa vào giám sát; Vụ gần 400 GV ở Thanh Hóa mất việc: 50-100 triệu đồng chạy làm GV hợp đồng?

  • Thoi su 24h117 Co gai tre xinh dep tu vong ben ve duong
    Thời sự 24h(11/7): Cô gái trẻ xinh đẹp tử vong bên vệ đường

    Sự cố môi trường Formosa: Xác định hàm lượng độc tố dưới đáy biển; Thuê giúp việc 6 triệu/tháng, chủ nhà phẫn nộ vì em bé bị véo tai, ăn tát; Nhà máy làm chết cá đầu nguồn sông Đà không có khu xử lý nước thải; Từ vụ chặn xe cấp cứu: Bảo vệ bệnh viện hay lực lượng..."bảo kê"?; Dọa đuổi ông lão xuống xe, nhân viên xe buýt bị đình chỉ việc

  • Nghin le chuyen tuan qua 1707 23072016
    Nghìn lẻ chuyện tuần qua 17/07 - 23/07/2016

    Đau chân trái bác sĩ mổ nhầm chân phải; CSGT giơ chân, người đi xe máy lao dải phân cách; Cán bộ giao thông trách mắng người dân vì tự ý vá đường; Bé gái 4 tuổi mất tích bất ngờ, gia đình kêu gọi giúp đỡ ... là những tin tức xã hội nổi bật được dư luận quan tâm trong tuần qua.

  • Su kien quoc te noi bat 177237
    Sự kiện quốc tế nổi bật (17/7-23/7)

    Khủng bố trung tâm mua sắm ở Munich làm 10 người thiệt mạng; Samsung xin lỗi vì những clip mua dâm của chủ tịch Lee; Trump chính thức nhận đề cử tổng thống; Trung Quốc ngang ngược tuyên bố tiếp tục cải tạo tại Biển Đông là những tin chính trong tuần qua.

  • Ban tin Suc khoe tuan qua 177 237
    Bản tin Sức khỏe tuần qua (17/7- 23/7)

    Bị thương chân trái, mổ nhầm chân phải: BV Việt Đức nói gì; Hai bé sơ sinh dính liền ở Hà Giang đã mất; Siêu âm thai bình thường, sinh con bị dị tật: Bài học nào cho bố mẹ; Vợ thờ ơ với 'chuyện ấy', lí do là ở chồng;... là những thông tin Sức khỏe được quan tâm nhất tuần qua.

  • Tong Hop Doi Song Tuan Qua 170724072016
    Tổng Hợp Đời Sống Tuần Qua (17/07-24/07/2016)

    Hàng loạt những sản phẩm kém chất lượng, ảnh hưởng nghiêm trọng đến sức khỏe người tiêu dùng được phát hiện . Bài toán chi tiêu gia đình, cùng những câu chuyện gia đình, vụ đánh ghen ầm ĩ làm ta giật mình trước lối sống ngày nay, là các thông tin nổi bật nhất tuần.

  • Toan canh kinh te tuan 1707 23072016
    Toàn cảnh kinh tế tuần (17/07 - 23/07/2016)

    'Đại án' 9000 tỷ đồng tại Ngân hàng Xây dựng, lương của các sếp tập đoàn gần nửa tỷ đồng, giá xăng điều chỉnh giảm mạnh, vấn nạn cà phể bẩn, tăng trưởng tín dụng tiếp tục có con số mới ... Cùng với những thông tin về tài chính- ngân hàng, bất động sản, thị trường tiêu dùng..là những tin tức - sự kiện kinh tế nổi bật tuầ

  • Nghin le chuyen tuan qua 1007 16072016
    Nghìn lẻ chuyện tuần qua 10/07 - 16/07/2016

    Formosa chôn 100 tấn chất thải tại Hà Tĩnh; Ngư dân bàng hoàng kể tàu TQ tông chìm tàu cá ở Hoàng Sa; Cô giáo Sài Gòn bị tố tán tỉnh nam sinh lớp 8; 3 năm nuôi nhầm con của 1 gia đình ở cách nhà mình 5 km ... là những tin tức xã hội nổi bật được dư luận quan tâm trong tuần qua.

  • Su kien quoc te noi bat 107167
    Sự kiện quốc tế nổi bật (10/7-16/7)

    Toà PCA ra phán quyết Trung Quốc không có chủ quyền lịch sử ở Biển Đông; Tân Thủ tướng Anh Theresa May công bố danh sách nội các mới; Khủng bố đẫm máu đúng Quốc khánh Pháp; Đảo chính thất bại ở Thổ Nhĩ Kỳ... là những tin chính trong tuần qua.

  • Ban tin Suc khoe tuan qua 107 167
    Bản tin Sức khỏe tuần qua (10/7- 16/7)

    Ổ bệnh bạch hầu đang bùng phát mạnh tại Bình Phước; Bác sĩ ra chợ xin từ thiện cứu 2 bé song sinh dính liền; Cảm động câu chuyện về sản phụ ung thư phổi quyết giữ thai nhi; Mách bạn bài thuốc điều trị sẩy thai từ hàng trăm năm trước;... là những thông tin Sức khỏe được quan tâm nhất tuần qua.

  • Toan canh kinh te tuan 1007 16072016
    Toàn cảnh kinh tế tuần (10/07- 16/07/2016)

    Lại nóng chuyện huy động 500 tấn vàng trong dâm, lãi suất tiêu dùng lên tới 70-80%/năm, EVN chiếm hơn 1/3 tổng số nợ mà Chính phủ phải bảo lãnh, nhiều ngân hàng báo lãi khủng trong quý II, kiểm tra xử phạt hàng loạt công ty đa cấp... Cùng với những thông tin về tài chính- ngân hàng, bất động sản, thị trường tiêu dùng..là nhữ