vietbao

Xác định và tổ chức dự án

Bấm ngay Subscribe / Đăng Ký xem video hay mới nhất >>

Xac dinh va to chuc du an
Trong tác phẩm Through the Looking-Glass (Qua tấm gương soi) của Lewis Carroll, Alice hỏi chú mèo Cheshire: “Xin hãy nói cho tôi biết, tôi có thể ra khỏi đây bằng đường nào?”. Chú mèo trả lời đại ý rằng hướng đi đúng sẽ phụ thuộc vào địa điểm mà cô muốn đến. Alice nói: “Đi đâu cũng được, miễn là tôi đến được nơi nào đó”. Chú mèo trả lời: “Ồ, chắc chắn là cô sẽ đến được một nơi nào đó, chỉ cần cô đủ sức bước đi mãi”.

Rõ ràng là bạn không muốn rơi vào tình cảnh như cô bé Alice: cứ mãi lang thang cho tới lúc tình cờ đến được một nơi phù hợp. Cách tốt nhất để đến được nơi mà bạn muốn là hãy xác định đích đến. Lời khuyên này có vẻ thật hiển nhiên nhưng không phải lúc nào mọi người cũng làm theo. Dự án của bạn muốn giải quyết vấn đề gì? Cấp quản lý mong chờ kết quả gì từ nhóm của bạn? Có thể bạn đã tìm thấy câu trả lời rõ ràng cho những câu hỏi này, nhưng không phải mọi người đều nhất trí với bạn. Các thành viên khác trong nhóm dự án, các thành phần liên quan sẽ sử dụng kết quả của dự án, các nhà quản lý – những người đánh giá thành công hay thất bại của công việc - có thể đặt những kỳ vọng khác với bạn. Vì thế, trước khi bắt tay lập kế hoạch công việc, bạn hãy chắc chắn rằng tất cả mọi người đang có cùng mục tiêu và quan điểm. Hãy xác định mục tiêu của dự án một cách rõ ràng nhất trong phạm vi có thể. Ở chương 2, chúng ta sẽ tìm hiểu về bản tuyên bố nội dung hoạt động của dự án.

Đôi khi việc thuyết phục mọi người nhất trí với bạn về các mục tiêu của dự án khá dễ dàng. Điều này đặc biệt đúng khi kết quả mong muốn xuất phát từ động cơ thực hiện dự án, ví dụ, khi mọi người đồng thanh: “Vấn đề là...”. Các giáo sư Lynda Apple-gate, Robert Austin và Warren McFarlan thuộc Trường Harvard gọi những tình huống này là “các dự án có tính kết cấu cao”. Khi mô tả các dự án công nghệ thông tin của công ty, họ nói: “Kết cấu cao ngụ ý rằng bản chất của nhiệm vụ sẽ xác định kết quả, trong khi khả năng thay đổi tư duy về kết quả mong muốn của người sử dụng hoàn toàn không tồn tại, và những vấn đề quan trọng về công tác quản lý sự thay đổi cũng không hiện diện ở đây”. Thế nhưng trên thực tế, rất ít tình huống dự án được xem là có kết cấu cao, bởi vì không phải lúc nào các thành phần liên quan cũng chia sẻ được những kỳ vọng về mục tiêu. Thậm chí, ngay cả việc xác định vấn đề cũng có thể không giải quyết được. Hãy xem ví dụ sau:

Ban lãnh đạo công ty đã mời Sam – trưởng phòng công nghệ thông tin – tham gia phát triển một cơ sở dữ liệu mới và hệ thống nhập liệu. Sam đã sẵn sàng bắt đầu công việc ngay lập tức. Quả thật, anh đã chờ đợi bao năm để được thực hiện dự án nâng cấp những hạng mục này trong hệ thống công nghệ thông tin của công ty. Nhưng liệu lòng nhiệt tình của anh có giải quyết được vấn đề không? Anh trả lời: “Tôi biết vấn đề cần giải quyết là gì. Mọi người đều than phiền là không thể lấy dữ liệu nhanh chóng từ hệ thống. Và sau đó, họ còn phải sàng lọc nhiều báo cáo để tập hợp thông tin khách hàng mà họ cần”.

Những lời than phiền mà Sam dẫn ra có thể xác thực, song chúng chỉ là những triệu chứng bên ngoài của vấn đề và không thể hiện một cách rõ ràng nhu cầu của người sử dụng. Không ai biết rõ nhu cầu đó là gì? Nhân viên phòng tiếp thị có thể nêu lên một số nhu cầu dữ liệu, nhưng nhân viên phòng sản xuất và tài chính lại đưa ra các đòi hỏi khác. Không có dấu hiệu nào thông báo về thời điểm cần khắc phục, và công ty sẽ cần bao nhiêu chi phí để khắc phục những vấn đề mọi người đã thấy.

Sau đây là một ví dụ khác. Một nhà tài trợ mô tả mục tiêu dự án như sau: “Hãy phát triển một website có thể cung cấp thông tin sản phẩm nhanh chóng, chính xác và hiệu quả về chi phí, đồng thời phải đáp ứng yêu cầu của khách hàng”. Nhưng chính xác là nhà tài trợ đang muốn gì? Như thế nào là “nhanh chóng”? Thế nào là “chính xác”? Liệu một lỗi trên 1.000 giao dịch là chấp nhận được hay một lỗi trên 10.000 giao dịch mới đáp ứng được kỳ vọng của nhà tài trợ? Chi phí được cấp để thực hiện website này là bao nhiêu? Tất cả những vấn đề này đều phải được tham khảo ý kiến của nhà tài trợ. Các mục tiêu cần cụ thể và có thể đánh giá được, nếu không nhóm dự án sẽ không thể biết được liệu họ có đáp ứng được các mục tiêu của nhà tài trợ hay không. Một cách để đạt được sự rõ ràng của các mục tiêu là đối thoại, trao đổi nhằm tìm kiếm sự đồng thuận về (1) vấn đề hoặc cơ hội thúc đẩy dự án và (2) kết quả dự án. Ngoài ra, bạn nên chuẩn bị sẵn một lịch trình quy định về thời gian cần đạt được mục tiêu vì dự án không thể kết thúc với các mục tiêu còn dang dở.

Những điều được mô tả trong các ví dụ nêu trên là vấn đề thường gặp của công tác quản lý dự án. Nhiệm vụ của nhà quản lý là phải làm sao để các mục tiêu trở nên rõ ràng và đạt được sự nhất trí giữa các thành phần liên quan trước khi bắt đầu triển khai dự án. Nếu nhà quản lý không làm được điều này, họ có thể phải nhận lấy những hậu quả tồi tệ. Trong ví dụ đầu tiên, Sam có nguy cơ lãng phí thời gian vào việc thiết kế hệ thống quá đơn giản hoặc quá phức tạp, hay một hệ thống không đáp ứng được những mối quan tâm cơ bản của người sử dụng. Cấp trên của anh có thể lãng phí một số tiền lớn và công sức của nhiều nhân viên chủ chốt khác cũng trở nên vô ích.

Đối thoại là một cách thức đơn giản để làm rõ các mục tiêu của dự án. Một phương pháp khác do Robert Austin đề xuất là phát triển một mô hình mẫu về kết quả của dự án. Ví dụ, đối với dự án phần mềm, người ta hay dùng một mô hình làm việc mẫu để minh họa cho các đặc điểm và chức năng chính. Tuy việc phát triển mô hình mẫu tốn không ít thời gian và tiền bạc, nhưng nó sẽ đem lại một phiên bản rõ ràng thể hiện kết quả cuối cùng, từ đó có thể gợi ra sự phản hồi tích cực mang tính xây dựng từ những thành phần liên quan. Sự phản hồi thường xuất hiện sau khi mọi người được tiếp xúc với mô hình mẫu. Những câu nói tương tự như “Nhìn chung, tôi thích cách làm việc này nhưng tôi sẽ cải tiến để làm cho nó dễ sử dụng hơn” sẽ có lợi cho phản ứng của nhà tài trợ hơn là một văn bản mô tả những gì mà phần mềm giả định này có thể làm được. Nó cũng đảm bảo rằng bạn sẽ không kết thúc một dự án phức tạp để rồi nghe nhà tài trợ hay khách hàng nói: “Không, đó không phải là những gì tôi muốn”.

Các vấn đề cốt lõi trong dự án của bạn là gì? Những câu hỏi sau có thể giúp bạn khám phá các vấn đề đó:

• Đâu là nhu cầu hay mục đích của những công việc mà chúng ta đang cố gắng thực hiện?

• Tại sao mọi người tin rằng đây là vấn đề cần giải quyết?

• Ai sẽ được hưởng lợi từ kết quả này?

• Mục tiêu của những thành phần liên quan sẽ khác nhau như thế nào?

• Các thành phần liên quan sẽ sử dụng những tiêu chuẩn nào để đánh giá sự thành công hay thất bại của dự án?

Trả lời đúng những câu hỏi này với các thành phần liên quan, khả năng thành công của dự án sẽ tăng lên đáng kể.

Nguồn: Quản lý dự án lớn và nhỏ - First News và NXB Tổng hợp TPHCM

Xac dinh va to chuc du an
Việt Báo
Comment :Xác định và tổ chức dự án
Ý kiến bạn đọc
Viết phản hồi
Bạn có thể gửi nhận xét, góp ý hay liên hệ về bài viết Xác định và tổ chức dự án bằng cách gửi thư điện tử tới Lien He Bao Viet Nam. Xin bao gồm tên bài viết Xac dinh va to chuc du an ở dạng tiếng Việt không dấu. Hoặc Xác định và tổ chức dự án ở dạng có dấu. Bài viết trong chuyên đề của chuyên mục Văn Hóa
Identify and project organization
Lewis Carroll, information technology, donors, the project's components, issues, possible targets, people, determination and results , the item, you, the cat
In the work Through the Looking-Glass (Through the Mirror) by Lewis Carroll, Alice asked the Cheshire cat: "Please tell me, I can get out of here by road What? ". The cat replied that great right direction will depend on the location where ...
  • viet bao
  • viet bao
  • viet bao
  • viet bao
  • viet bao
  • viet bao
  • viet bao
  • viet bao
  • viet bao
  • viet bao
  • viet bao
  • viet bao
  • viet bao
  • viet bao
  • viet bao
  • viet bao
  • viet bao
  • viet bao
  • viet bao
  • viet bao
  • viet bao
  • viet bao
  • viet bao
  • viet bao
  • viet bao
  • viet bao
  • Thoi su 24h267 An mang dau long tu viec ly hon gia hoa that
    Thời sự 24h(26/7): Án mạng đau lòng từ việc ly hôn giả hóa thật

    Sự thật sốc về cô gái “hở bạo” tiếp thị Bệnh viện thẩm mỹ Kangnam; Mẹ nạn nhân bị cưa chân phản bác kết luận của Sở Y tế; Vụ trao nhầm con: Nước mắt vẫn chưa ngừng rơi!; Người đàn ông bỏ xe bánh mỳ, nhảy sông Đà vì bị truy sát?; Bệnh nhân phải đóng trước 220 nghìn mới được đi vệ sinh ở bệnh viện

  • Thoi su 24h257 Can bo hon nguc nang Biang
    Thời sự 24h(25/7): Cán bộ hôn ngực nàng Biang

    Kẻ "gạ tình" người mẹ liên quan gì đến vụ cháu bé bị mất tích ở Long Biên?; Vụ xả thải: Bộ TNMT thông báo nóng với Formosa; Ông bố đập sữa trước cửa siêu thị: "Đã mua chịu lại còn kiếm chuyện"; Cán bộ hôn ngực nàng Biang: Xử lý đúng quy trình; Ngày con dâu bỏ đi, bố mẹ chồng khóc cạn nước mắt thương 5 cháu nhỏ

  • Thoi su 24h217 Cong ly nao cho nguoi vo mang noi dau tot cung
    Thời sự 24h(21/7): Công lý nào cho người vợ mang nỗi đau tột cùng

    Đình chỉ hay khen thưởng CSGT "giơ chân" cản người phạm luật?; Xót xa những vụ tự tử vì bệnh tật và tận cùng nghèo khó; "Rác thải Formosa tràn lan, trách nhiệm chính thuộc xã, phường"; Vụ cô gái bị chồng thiêu: Công lý nào cho người vợ đang mang nỗi đau tột cùng?; Mổ nhầm chân: chuyên môn yếu kém hay tắc trách?

  • Thoi su 24h197 Dung sung bat tre em cuop taxi
    Thời sự 24h(19/7): Dùng súng bắt trẻ em, cướp taxi

    Phía sau bản án tử của Vũ Văn Tiến: Con dại một lần, mẹ đau một đời; Hà Nội sẽ trồng cây phượng hoa màu tím, nở quanh năm; Mưa xô ngã cầu bêtông tiền tỷ: Quy trình trách nhiệm; Vụ chất thải Formosa: Doanh nghiệp nói khác Sở TNMT?; Chiếu laser Nội Bài: Phát hiện thủ phạm nhưng khó xử lý

  • Thoi su 24h187 Lo duong day gai goi chan dong showbiz
    Thời sự 24h(18/7): Lộ đường dây gái gọi chấn động showbiz

    Thực phẩm bẩn: Nghịch cảnh con người đang âm thầm giết hại nhau; Vụ chất thải Formosa: Thêm nhiều mâu thuẫn giật mình; Ân hận của người mẹ mỗi đứa con sinh ra của... một ông bố khác nhau; Bác sĩ ra chợ quyên tiền cứu bệnh nhi: Đời xấu xa sao cây táo nở hoa?; Cá hồ chết bốc mùi thối, cả khu phố bịt khẩu trang suốt ngày

  • Thoi su 24h147 Bi ban than cua bo hiep dam den mang thai
    Thời sự 24h(14/7): Bị bạn thân của bố hiếp dâm đến mang thai

    Formosa tự đổi công nghệ luyện cốc: Hành vi tội ác; Uất ức lời kể 5 ngư dân bị tàu TQ đâm chìm tàu ở Hoàng Sa; Nghi án mẹ ép con gái uống thuốc trừ sâu để cùng chết; Bàng hoàng phát hiện suốt 3 năm nuôi nhầm con của 1 gia đình ở cách nhà mình 5 km; Tiếp viên ở quán karaoke ăn mặc mát mẻ, ngồi trên đùi khách rót bia

  • Thoi su 24h137 Chong thieu song vo vi bi can nhan
    Thời sự 24h(13/7): Chồng thiêu sống vợ vì bị cằn nhằn

    Thực hư chuyện 'bố đi hát karaoke gặp đúng con gái làm dịch vụ'; "Bảo kê" xe cấp cứu: Bộ trưởng Y tế vào cuộc quá chậm?; Vụ chôn rác thải Formosa trong trang trại của Giám đốc: Có sai luật?; Tạm giữ nhóm "quái xế" cùng 20 chân dài mặc mát mẻ phục vụ karaoke; 10 năm, gần 60 ngàn tỷ đồng tham nhũng nhưng chỉ thu hồi được 4,6 ngàn tỷ

  • Thoi su 24h127 Vo bop cua quy khien chong chet tuc tuoi
    Thời sự 24h(12/7): Vợ bóp của quý khiến chồng chết tức tưởi

    Phạt 100 triệu phòng khám "mạo danh" Sở Y tế HN "chặt chém" khách; Xe cứu thương ngoại tỉnh phải “mua” bệnh nhân ở Hà Nội?; Formosa lén lút chôn chất thải ở trang trại của Giám đốc Công ty Môi trường; Gây bức xúc lớn, các dự án giao thông BOT được Quốc hội đưa vào giám sát; Vụ gần 400 GV ở Thanh Hóa mất việc: 50-100 triệu đồng chạy làm GV hợp đồng?

  • Thoi su 24h117 Co gai tre xinh dep tu vong ben ve duong
    Thời sự 24h(11/7): Cô gái trẻ xinh đẹp tử vong bên vệ đường

    Sự cố môi trường Formosa: Xác định hàm lượng độc tố dưới đáy biển; Thuê giúp việc 6 triệu/tháng, chủ nhà phẫn nộ vì em bé bị véo tai, ăn tát; Nhà máy làm chết cá đầu nguồn sông Đà không có khu xử lý nước thải; Từ vụ chặn xe cấp cứu: Bảo vệ bệnh viện hay lực lượng..."bảo kê"?; Dọa đuổi ông lão xuống xe, nhân viên xe buýt bị đình chỉ việc

  • Nghin le chuyen tuan qua 1707 23072016
    Nghìn lẻ chuyện tuần qua 17/07 - 23/07/2016

    Đau chân trái bác sĩ mổ nhầm chân phải; CSGT giơ chân, người đi xe máy lao dải phân cách; Cán bộ giao thông trách mắng người dân vì tự ý vá đường; Bé gái 4 tuổi mất tích bất ngờ, gia đình kêu gọi giúp đỡ ... là những tin tức xã hội nổi bật được dư luận quan tâm trong tuần qua.

  • Su kien quoc te noi bat 177237
    Sự kiện quốc tế nổi bật (17/7-23/7)

    Khủng bố trung tâm mua sắm ở Munich làm 10 người thiệt mạng; Samsung xin lỗi vì những clip mua dâm của chủ tịch Lee; Trump chính thức nhận đề cử tổng thống; Trung Quốc ngang ngược tuyên bố tiếp tục cải tạo tại Biển Đông là những tin chính trong tuần qua.

  • Ban tin Suc khoe tuan qua 177 237
    Bản tin Sức khỏe tuần qua (17/7- 23/7)

    Bị thương chân trái, mổ nhầm chân phải: BV Việt Đức nói gì; Hai bé sơ sinh dính liền ở Hà Giang đã mất; Siêu âm thai bình thường, sinh con bị dị tật: Bài học nào cho bố mẹ; Vợ thờ ơ với 'chuyện ấy', lí do là ở chồng;... là những thông tin Sức khỏe được quan tâm nhất tuần qua.

  • Tong Hop Doi Song Tuan Qua 170724072016
    Tổng Hợp Đời Sống Tuần Qua (17/07-24/07/2016)

    Hàng loạt những sản phẩm kém chất lượng, ảnh hưởng nghiêm trọng đến sức khỏe người tiêu dùng được phát hiện . Bài toán chi tiêu gia đình, cùng những câu chuyện gia đình, vụ đánh ghen ầm ĩ làm ta giật mình trước lối sống ngày nay, là các thông tin nổi bật nhất tuần.

  • Toan canh kinh te tuan 1707 23072016
    Toàn cảnh kinh tế tuần (17/07 - 23/07/2016)

    'Đại án' 9000 tỷ đồng tại Ngân hàng Xây dựng, lương của các sếp tập đoàn gần nửa tỷ đồng, giá xăng điều chỉnh giảm mạnh, vấn nạn cà phể bẩn, tăng trưởng tín dụng tiếp tục có con số mới ... Cùng với những thông tin về tài chính- ngân hàng, bất động sản, thị trường tiêu dùng..là những tin tức - sự kiện kinh tế nổi bật tuầ

  • Nghin le chuyen tuan qua 1007 16072016
    Nghìn lẻ chuyện tuần qua 10/07 - 16/07/2016

    Formosa chôn 100 tấn chất thải tại Hà Tĩnh; Ngư dân bàng hoàng kể tàu TQ tông chìm tàu cá ở Hoàng Sa; Cô giáo Sài Gòn bị tố tán tỉnh nam sinh lớp 8; 3 năm nuôi nhầm con của 1 gia đình ở cách nhà mình 5 km ... là những tin tức xã hội nổi bật được dư luận quan tâm trong tuần qua.

  • Su kien quoc te noi bat 107167
    Sự kiện quốc tế nổi bật (10/7-16/7)

    Toà PCA ra phán quyết Trung Quốc không có chủ quyền lịch sử ở Biển Đông; Tân Thủ tướng Anh Theresa May công bố danh sách nội các mới; Khủng bố đẫm máu đúng Quốc khánh Pháp; Đảo chính thất bại ở Thổ Nhĩ Kỳ... là những tin chính trong tuần qua.

  • Ban tin Suc khoe tuan qua 107 167
    Bản tin Sức khỏe tuần qua (10/7- 16/7)

    Ổ bệnh bạch hầu đang bùng phát mạnh tại Bình Phước; Bác sĩ ra chợ xin từ thiện cứu 2 bé song sinh dính liền; Cảm động câu chuyện về sản phụ ung thư phổi quyết giữ thai nhi; Mách bạn bài thuốc điều trị sẩy thai từ hàng trăm năm trước;... là những thông tin Sức khỏe được quan tâm nhất tuần qua.

  • Toan canh kinh te tuan 1007 16072016
    Toàn cảnh kinh tế tuần (10/07- 16/07/2016)

    Lại nóng chuyện huy động 500 tấn vàng trong dâm, lãi suất tiêu dùng lên tới 70-80%/năm, EVN chiếm hơn 1/3 tổng số nợ mà Chính phủ phải bảo lãnh, nhiều ngân hàng báo lãi khủng trong quý II, kiểm tra xử phạt hàng loạt công ty đa cấp... Cùng với những thông tin về tài chính- ngân hàng, bất động sản, thị trường tiêu dùng..là nhữ