Thứ tư, 05 Tháng chín 2007, 05:01 GMT+7

Ra quyết định

Ra quyet dinh
Chương 5 đã trình bày một số phương pháp đánh giá có thể giúp bạn so sánh ưu điểm và nhược điểm của từng phương án. Tuy nhiên, chúng không giúp bạn tìm ra quyết định bởi vì mọi người trong nhóm quyết định có thể có những quan điểm đánh giá khác nhau.

Ngoài ra, những mối lo ngại chủ quan và cảm tính có thể không được giải quyết triệt để trong quy trình đánh giá. Do đó, cả sự ủng hộ lẫn chống đối đều có thể xảy ra.

Nhóm quyết định phải tiếp nhận các kết quả đánh giá và các quan điểm xung đột rồi chuyển sang bước kế tiếp: ra quyết định. Chương này sẽ mô tả ba biện pháp mà bạn có thể sử dụng để tiến đến một quyết định khó khăn. Ngoài ra, chương này còn cung cấp các bước hành động mà cấp quản lý nên tiến hành khi truyền đạt quyết định và lôi kéo sự tham gia của những người chịu trách nhiệm thực hiện quyết định đó.

Ba biện pháp ra quyết định

Theo quy trình, nhóm quyết định của bạn nên nhất trí về mục tiêu của quyết định và về tầm quan trọng của vấn đề. Ở đây không nên tồn tại bất cứ điều gì còn cố tình bị che giấu hay những ý đồ phục vụ mục đích cá nhân. Tất cả các dữ kiện, những điểm còn chưa chắc chắn và các vấn đề liên quan cần phải được thảo luận công khai. Tùy theo tình hình thực tế mà các thành viên trong nhóm có thể kiểm tra một cách khách quan các phương án và những kết quả tương ứng. Trong vai trò những vị quan tòa công minh, họ sẽ phải xem xét chứng cứ, cân nhắc ưu và khuyết điểm, rồi mới đưa ra quyết định.

Nhưng sự việc không phải lúc nào cũng đơn giản như vậy. Một số người có thể chỉ chuyên tâm cho một phương án nào đó. Những người khác có thể gặp rắc rối khi phân tích, đánh giá những ưu khuyết điểm của các phương án khác nhau. Lại có nhiều người không đồng tình với những giả thiết chính. Ngoài ra, những vấn đề có tính chất không chắc chắn và chưa được giải quyết cũng gây khó khăn cho người ra quyết định. Tuy nhiên, có một số biện pháp có thể giúp nhóm quyết định giải quyết những khó khăn này, đó là: bắt bóng, quan điểm đối lập, và kiểm soát trí tuệ. Chúng ta hãy lần lượt tìm hiểu từng biện pháp.

Bắt bóng

Bắt bóng (Catchball) là một trong những phương pháp quản lý được phát triển ở Nhật Bản từ nhiều thập niên trước. Đây là một phương pháp xuyên chức năng nhằm đạt được hai mục đích là cải thiện ý tưởng và tạo sự trao đổi giữa các cá nhân tham gia.

Sau đây là nguyên tắc hoạt động của phương pháp này. Trước tiên, ý tưởng được "tung" ra cho một nhóm để xem xét - như kiểu tung một quả bóng vào sân vậy - như trong hình 6-1. Ý tưởng có thể là một chiến lược tiếp thị mới, một sản phẩm mới, hay một cách thức có thể tối ưu hóa quy trình làm việc. Bất cứ ai "bắt" được ý tưởng này đều phải tìm hiểu và cải thiện ý tưởng theo cách của mình.

Giả sử ý tưởng được nêu ra là kế hoạch thăm dò thị trường cho dòng sản phẩm thiết bị lưu trữ máy tính cá nhân mới. Người "bắt" được ý tưởng sẽ tìm hiểu và cải thiện nó. Sau đó, người này sẽ "tung" ý tưởng đã cải thiện về lại cho nhóm, ý tưởng tiếp tục được người khác "bắt" và cải thiện thêm. Như vậy, ý tưởng sẽ vận động trong một chu kỳ cải thiện liên tục cho tới khi tất cả đều công nhận là không thể cải thiện thêm được nữa. Khi mọi người tham gia vào quy trình "bắt bóng" này, ý thức chia sẻ trách nhiệm và tận tâm với ý tưởng dần dần xuất hiện. Cảm giác đó sẽ giúp ích cho việc đưa ra quyết định sau cùng.

Bạn có thể dùng phương pháp này khi đứng trước những quyết định khó khăn. Bạn hãy quan sát cách một nhóm quyết định sử dụng phương pháp "bắt bóng" nhằm chọn ra giải pháp tốt nhất để mua và bảo trì đoàn xe của công ty. Công ty cần quyết định liệu họ nên gia hạn hợp đồng thuê xe hiện tại, chọn một công ty cho thuê khác hay mua hẳn xe để dùng.

Sau khi xem xét mọi yếu tố, Helen ủng hộ phương án gia hạn hợp đồng thuê xe hiện tại với Công ty LeaseCo. Cô nói: "Ý tưởng chuyển từ LeaseCo sang một công ty khác là Consolidated Motors có nhiều ưu điểm. Tuy các điều kiện của Consolidated tốt hơn, nhưng chúng ta không biết rõ chất lượng bảo trì của họ, dù cho các bản hợp đồng lẫn lời tuyên bố của họ đều khẳng định điều đó. Theo ý kiến của tôi, thì sử dụng thứ đã biết vẫn an toàn hơn là sử dụng một thứ chưa biết. Chính vì thế, tôi ủng hộ phương án gia hạn hợp đồng hiện tại của chúng ta".

Karl tiếp lời: "Đúng là có một điểm không chắc chắn. Nhưng chúng ta chẳng bao giờ biết được Consolidated tốt đến mức nào nếu không sử dụng dịch vụ của họ. Hơn nữa, chúng ta có thể tiết kiệm 45.000 đô la mỗi năm". Karl đề nghị nhóm hoãn quyết định lại một tuần để anh có thêm thời gian làm rõ điểm không chắc chắn về dịch vụ của Consolidated. Chiều hôm đó, anh giao nhiệm vụ cho một cấp dưới tìm hiểu việc này. Anh nói: "Hãy lấy tên khoảng mười công ty hiện đang thuê đoàn xe của Consolidated. Sau đó, hãy gọi điện liên hệ với người phụ trách thuê xe của các công ty đó để tìm hiểu thông tin". Rồi Karl đưa cho nhân viên của mình một danh sách năm câu hỏi về sự thỏa mãn của khách hàng và hiệu suất hoạt động của Consolidated. Anh nói: "Tôi cần thông tin vào đầu tuần tới".

Tại cuộc họp tiếp theo của nhóm ra quyết định, Karl báo cáo các phát hiện của mình. Mọi người đều hài lòng vì thông tin bổ sung đã làm sáng tỏ điều không chắc chắn, giúp họ đi đến quyết định cuối cùng.

Một trong những ưu điểm của phương pháp "bắt bóng" là mỗi người đều có trách nhiệm phải hành động để tăng thêm khả năng có một quyết định tốt. Trong ví dụ này, Karl đã làm điều đó bằng cách tìm hiểu thông tin mà trước đó còn chưa sáng tỏ. Thông tin này đã tháo gỡ một vướng mắc quan trọng cho nhóm quyết định.

Quan điểm đối lập

Quan điểm đối lập cũng là một nguyên tắc cải thiện, nhưng cần đến hai nhóm. Sau đây là cách sử dụng phương pháp này.

1. Chia nhóm ra quyết định của bạn thành hai nhóm nhỏ A và B với số thành viên ngang nhau. Mỗi nhóm sẽ đại diện cho một ý kiến chống đối.

2. Nhóm A đề xuất quyết định. Đề xuất này được trình bày chi tiết bao gồm các kiến nghị, giả định chính và dữ liệu hỗ trợ.

3. Nhóm A trình bày đề xuất của mình cho nhóm B trong một cuộc họp.

4. Nhóm B xác định một hoặc nhiều phương hướng hành động thay thế, ghi chép lại các giả định chính của mình và thu thập dữ liệu hỗ trợ.

5. Nhóm B trình bày ý kiến của mình cho nhóm A trong cuộc họp thứ hai.

6. Trong cuộc họp thứ ba, cả hai nhóm sẽ tranh luận về hai đề xuất và tìm kiếm các giả định chung. Hãy kiểm soát cuộc họp để hai nhóm tiếp tục tranh luận các phương án khác nhau dựa trên những giả định chung. Mục tiêu cuối cùng là cả hai nhóm cùng nhất trí về một đề xuất.

Cách làm này sẽ đảm bảo rằng mọi quan điểm và ý kiến cá nhân đều được xem xét. Ví dụ:

Phòng tài chính của Công ty Gizmo đã có một cuộc tranh luận sôi nổi về việc nên sử dụng dịch vụ của hãng nào để kiểm toán sổ sách của công ty. Một nhóm ủng hộ phương án thuê một hãng nổi danh khắp toàn quốc, trong khi nhóm kia đề xuất một hãng nhỏ hơn nhưng rất có uy tín ngay tại địa phương. Cả hai nhóm không thể đi đến quyết định. Giám đốc tài chính, do không muốn áp đặt quan điểm của mình cho cấp dưới, đã gợi ý: "Chúng ta cần một quyết định mà hầu hết mọi người đều đồng tình. Chính vì thế chúng ta mới có mặt ở đây để bàn luận".

Áp dụng biện pháp quan điểm đối lập, nhóm ra quyết định chia thành hai nhóm nhỏ, mỗi nhóm đều tập hợp những người ủng hộ các quan điểm đối lập. Nhóm thứ nhất triển khai một đề xuất, nhóm bên kia xem xét rồi phản hồi lại, sau đó nhóm thứ nhất tiếp tục đánh giá và cải thiện phương án. Cứ như thế, cuối cùng họ đạt được quyết định mà tất cả đều đồng tình và đây cũng chính là quyết định phản ánh được nguyện vọng của mọi người tham gia.

Thoạt đầu, mọi người có thể nghĩ rằng hai nhóm này rồi cũng sẽ lâm vào thế bế tắc như cả phòng tài chính trong ví dụ trên vì suy cho cùng, mỗi nhóm đều có những người ủng hộ các quan điểm đối lập. Nhưng những nhóm nhỏ lại thường tiềm ẩn một khả năng thấu hiểu kỳ lạ dẫn đến sự nhất trí vốn rất khó đạt được trong những nhóm lớn.

Kiểm soát trí tuệ

Tương tự như biện pháp quan điểm đối lập, biện pháp kiểm soát trí tuệ bắt đầu bằng cách chia nhóm quyết định thành hai nhóm nhỏ. Nhưng thay vì yêu cầu từng nhóm nêu lên một đề xuất đối lập, bạn hãy yêu cầu một nhóm phê bình và tìm cách cải thiện phương pháp của nhóm kia. Sau đây là các bước thực hiện biện pháp này:

1. Chia nhóm của bạn thành hai nhóm nhỏ có số thành viên cân bằng.

2. Nhóm A đưa ra một đề xuất bằng văn bản, trong đó bao gồm các kiến nghị, giả định chính và dữ liệu hỗ trợ.

3. Nhóm A trình bày đề xuất của mình cho nhóm B trong một cuộc họp.

4. Nhóm B soạn thảo một văn bản phê bình chi tiết về các giả định và đề nghị của nhóm A.

5. Nhóm B trình bày lời phê bình của mình cho nhóm A trong cuộc họp thứ hai.

6. Nhóm A điều chỉnh lại đề xuất dựa trên ý kiến phản hồi của nhóm B.

7. Nhóm A trình bày đề xuất đã điều chỉnh của mình trong cuộc họp thứ ba.

8. Những cuộc họp sau đó được tổ chức để hai nhóm tiếp tục phê bình và điều chỉnh đề xuất cho đến khi họ đạt được sự nhất trí.

Sau đây là một ví dụ về biện pháp kiểm soát trí tuệ ở nơi làm việc:

Một công ty sản xuất đồ nội thất văn phòng dự định sẽ cải tiến chất lượng sản phẩm và lãnh đạo đã giao cho hai nhóm giải quyết vấn đề này. Phương pháp được đề xuất là kiểm soát trí tuệ. Nhóm thứ nhất cho rằng các vấn đề về chất lượng của công ty là do thiết bị sản xuất đã lỗi thời, và họ đề nghị đầu tư vào thiết bị được kiểm soát bằng máy tính. Nhóm cũng soạn một văn bản giải thích lý do tại sao thiết bị lại là vấn đề chủ yếu, kèm theo đó là một bản phân tích chi phí - lợi ích của khoản đầu tư 2 triệu đô la mà họ tin là cần thiết để giải quyết vấn đề.

Các thành viên trong nhóm thứ hai phản biện lại các giả định của đồng nghiệp mình cũng như khoản đầu tư ước tính 2 triệu đô la. Họ trình bày ý kiến phê bình trong một văn bản và trao cho nhóm thứ nhất. Sau đó, nhóm thứ nhất điều chỉnh lại bản đề nghị và cả hai nhóm làm việc với nhau theo chu kỳ điều chỉnh - phê bình - điều chỉnh, cho đến khi họ đi đến giải pháp mà cả hai nhóm đều đồng ý rằng sẽ cải thiện được chất lượng sản phẩm của họ.

Nguồn: Kỹ năng ra quyết định - First News và NXB Tổng hợp TPHCM

Ra quyet dinh
Việt Báo

Nhận xét tin Ra quyết định

Ý kiến bạn đọc

Viết phản hồi

Bạn có thể gửi nhận xét, góp ý hay liên hệ về bài viết Ra quyết định bằng cách gửi thư điện tử tới Lien He Bao Viet Nam. Xin bao gồm tên bài viết Ra quyet dinh ở dạng tiếng Việt không dấu. Hoặc Ra quyết định ở dạng có dấu. Bài viết trong chuyên đề Tác Phẩm của chuyên mục Văn Hóa.

Decision Making
Group A, Group B, decision making, the company, not sure, review, can the two groups, opinions, suggestions, methods, ideas, you, all, the

Chapter 5 presents some evaluation methods may help you compare the advantages and disadvantages of each alternative. However, we do not help you find the decision because everyone in the group may have decided to evaluate different perspective ..





  • Thoi su 24h227 Ngat lim ben thi the 3 con chet duoi
    Thời sự 24h(22/7): Ngất lịm bên thi thể 3 con chết đuối

    Đã có điểm thi, dự kiến điểm chuẩn 25 trường đại học; Bão đi qua, miền núi phía Bắc chìm trong biển nước; Bố mẹ ngất lịm bên thi thể 3 con thơ; 7 người chết do sạt lở đất ở Hà Giang

  • Thoi su 24h217 3 me con nguoi Viet tren MH17
    Thời sự 24h(21/7): 3 mẹ con người Việt trên MH17

    Bão Thần Sấm đổ bộ vào Quảng Ninh; 3 mẹ con người Việt thiệt mạng trên MH17; Phá ổ cá độ bóng đá tiền tỷ ở Hà Nội; Rộ tin đào được 16kg vàng ở Đà Nẵng...

  • Thoi su 24h197 Ro tin dao duoc 16 kg vang
    Thời sự 24h(19/7): Rộ tin đào được 16 kg vàng

    Bão Thần Sấm ngày càng mạnh, giật cấp 16-17; Thủ khoa khối D đầu tiên đạt 24 điểm; Hành trình khai quật bào thai và sự đồi bại của 2 anh em; Đại gia Yên Bái: Xẻ núi xây mộ đá 15 tỷ

  • Thoi su 24h187 Phi cong tre dot xac nguoi tinh
    Thời sự 24h(18/7): 'Phi công trẻ' đốt xác người tình

    Tránh bão, sơ tán dân trước 16h ngày 18/7; Xe khách đâm xe tải trên cao tốc, 4 người chết; Mưa lớn, phố Hà Nội thành sông; Nỗi thất vọng mang tên Vinaconex; 'Phi công trẻ' giết người tình rồi đốt xác phi tang; Hoãn vụ kiện 1.000 tỷ...

  • Thoi su 24h177 Gian khoan 981 dich chuyen
    Thời sự 24h(17/7): Giàn khoan 981 dịch chuyển

    Giàn khoan Hải Dương 981 đang dịch chuyển; Bão cấp 13 cách Hoàng Sa 780km; Thủ khoa đại học đầu tiên đạt 29,7 điểm; Hậu trường nực cười của các cuộc thi nhan sắc 'ao làng'; Máy bay trễ 1h vì hành khách bất ngờ đòi xuống

  • Nghin le chuyen tuan qua 137 197
    Nghìn lẻ chuyện tuần qua (13/7 - 19/7)

    TQ rời giàn khoan HD-981 ra khỏi khu vực Hoàng Sa; Bão Rammasun đổ bộ Việt Nam, bão quét từ Quảng Ninh tới các tỉnh biên giới; Vỡ đường ống dẫn nước Sông Đà lần thứ 9...là những tin tức thời sự nổi bật trong tuần qua (13/7 - 19/7).

  • Ban tin suc khoe tuan tu 13197
    Bản tin sức khỏe tuần (từ 13-19/7)

    Vì sao người dân phải mòn mỏi đợi vaccine dịch vụ?; Cảnh giác với chiêu giả nhân viên y tế đến nhà lừa tiền; Mực ống bày bán trên vỉa hè ướp hóa chất lạ; Ngáp ngủ nhiều giúp tăng trí nhớ; Quan hệ trong bao lâu để cả hai đều thỏa mãn?; Mẹ bầu ăn nhạt sinh con thần đồng... là những tin sức khỏe nổi bật tuần qua.

  • Toan canh Showbiz tuan 1307 1907
    Toàn cảnh Showbiz tuần (13/07 – 19/07)

    Thí sinh "Nữ hoàng sắc đẹp Việt Nam 2014" ném danh hiệu vào xe rác, Baggio thừa nhận từng lén lút qua lại với Andrea khi đã kết hôn, Tiễn đưa nhà văn Tô Hoài về nơi an nghỉ cuối cùng, Cường đôla tung ảnh hạnh phúc, Lý Nhã Kỳ phát âm tiếng Anh sai, Phạm Băng Băng từng bị băng huyết vì phá thai ở nhà,...là những thông tin nổi bật của showbiz trong tuần qua.

  • Tin An ninh Phap luat tuan qua 1307 1907
    Tin An ninh – Pháp luật tuần qua (13/07 – 19/07)

    Tổng cục Cảnh sát kiểm tra tin đồn Lê Văn Luyện trốn trại; Vụ Cát Tường: 'Tôi có niềm tin lần này sẽ tìm thấy xác con'; Vợ cùng "phi công trẻ" lập mưu giết chồng; Những cuộc 'xóa số' tàn bạo của giang hồ đất Cảng; Hàng nghìn người xem xử tội phạm hiếp dâm hàng loạt; Người tâm thần phạm tội: Những vụ án kinh hoàng; ........là những tin đáng chú ý trong tuần.

  • Toan canh kinh te tuan 1307 1907
    Toàn cảnh kinh tế tuần (13/07 - 19/07)

    Sau sự tăng giá bất ngờ của xăng, giá thực phẩm leo thang chóng mặt, WB dự báo kinh tế Việt nam tăng trưởng 5.4%, lợi nhuận ngành ngân hàng được công bố không có mấy điểm sáng, lãi suất được dự báo tiếp tục giảm... là những tin tức - sự kiện kinh tế nổi bật trong tuần vừa qua.