Thứ tư, 05 Tháng chín 2007, 05:01 GMT+7

Ra quyết định

Ra quyet dinh
Chương 5 đã trình bày một số phương pháp đánh giá có thể giúp bạn so sánh ưu điểm và nhược điểm của từng phương án. Tuy nhiên, chúng không giúp bạn tìm ra quyết định bởi vì mọi người trong nhóm quyết định có thể có những quan điểm đánh giá khác nhau.

Ngoài ra, những mối lo ngại chủ quan và cảm tính có thể không được giải quyết triệt để trong quy trình đánh giá. Do đó, cả sự ủng hộ lẫn chống đối đều có thể xảy ra.

Nhóm quyết định phải tiếp nhận các kết quả đánh giá và các quan điểm xung đột rồi chuyển sang bước kế tiếp: ra quyết định. Chương này sẽ mô tả ba biện pháp mà bạn có thể sử dụng để tiến đến một quyết định khó khăn. Ngoài ra, chương này còn cung cấp các bước hành động mà cấp quản lý nên tiến hành khi truyền đạt quyết định và lôi kéo sự tham gia của những người chịu trách nhiệm thực hiện quyết định đó.

Ba biện pháp ra quyết định

Theo quy trình, nhóm quyết định của bạn nên nhất trí về mục tiêu của quyết định và về tầm quan trọng của vấn đề. Ở đây không nên tồn tại bất cứ điều gì còn cố tình bị che giấu hay những ý đồ phục vụ mục đích cá nhân. Tất cả các dữ kiện, những điểm còn chưa chắc chắn và các vấn đề liên quan cần phải được thảo luận công khai. Tùy theo tình hình thực tế mà các thành viên trong nhóm có thể kiểm tra một cách khách quan các phương án và những kết quả tương ứng. Trong vai trò những vị quan tòa công minh, họ sẽ phải xem xét chứng cứ, cân nhắc ưu và khuyết điểm, rồi mới đưa ra quyết định.

Nhưng sự việc không phải lúc nào cũng đơn giản như vậy. Một số người có thể chỉ chuyên tâm cho một phương án nào đó. Những người khác có thể gặp rắc rối khi phân tích, đánh giá những ưu khuyết điểm của các phương án khác nhau. Lại có nhiều người không đồng tình với những giả thiết chính. Ngoài ra, những vấn đề có tính chất không chắc chắn và chưa được giải quyết cũng gây khó khăn cho người ra quyết định. Tuy nhiên, có một số biện pháp có thể giúp nhóm quyết định giải quyết những khó khăn này, đó là: bắt bóng, quan điểm đối lập, và kiểm soát trí tuệ. Chúng ta hãy lần lượt tìm hiểu từng biện pháp.

Bắt bóng

Bắt bóng (Catchball) là một trong những phương pháp quản lý được phát triển ở Nhật Bản từ nhiều thập niên trước. Đây là một phương pháp xuyên chức năng nhằm đạt được hai mục đích là cải thiện ý tưởng và tạo sự trao đổi giữa các cá nhân tham gia.

Sau đây là nguyên tắc hoạt động của phương pháp này. Trước tiên, ý tưởng được "tung" ra cho một nhóm để xem xét - như kiểu tung một quả bóng vào sân vậy - như trong hình 6-1. Ý tưởng có thể là một chiến lược tiếp thị mới, một sản phẩm mới, hay một cách thức có thể tối ưu hóa quy trình làm việc. Bất cứ ai "bắt" được ý tưởng này đều phải tìm hiểu và cải thiện ý tưởng theo cách của mình.

Giả sử ý tưởng được nêu ra là kế hoạch thăm dò thị trường cho dòng sản phẩm thiết bị lưu trữ máy tính cá nhân mới. Người "bắt" được ý tưởng sẽ tìm hiểu và cải thiện nó. Sau đó, người này sẽ "tung" ý tưởng đã cải thiện về lại cho nhóm, ý tưởng tiếp tục được người khác "bắt" và cải thiện thêm. Như vậy, ý tưởng sẽ vận động trong một chu kỳ cải thiện liên tục cho tới khi tất cả đều công nhận là không thể cải thiện thêm được nữa. Khi mọi người tham gia vào quy trình "bắt bóng" này, ý thức chia sẻ trách nhiệm và tận tâm với ý tưởng dần dần xuất hiện. Cảm giác đó sẽ giúp ích cho việc đưa ra quyết định sau cùng.

Bạn có thể dùng phương pháp này khi đứng trước những quyết định khó khăn. Bạn hãy quan sát cách một nhóm quyết định sử dụng phương pháp "bắt bóng" nhằm chọn ra giải pháp tốt nhất để mua và bảo trì đoàn xe của công ty. Công ty cần quyết định liệu họ nên gia hạn hợp đồng thuê xe hiện tại, chọn một công ty cho thuê khác hay mua hẳn xe để dùng.

Sau khi xem xét mọi yếu tố, Helen ủng hộ phương án gia hạn hợp đồng thuê xe hiện tại với Công ty LeaseCo. Cô nói: "Ý tưởng chuyển từ LeaseCo sang một công ty khác là Consolidated Motors có nhiều ưu điểm. Tuy các điều kiện của Consolidated tốt hơn, nhưng chúng ta không biết rõ chất lượng bảo trì của họ, dù cho các bản hợp đồng lẫn lời tuyên bố của họ đều khẳng định điều đó. Theo ý kiến của tôi, thì sử dụng thứ đã biết vẫn an toàn hơn là sử dụng một thứ chưa biết. Chính vì thế, tôi ủng hộ phương án gia hạn hợp đồng hiện tại của chúng ta".

Karl tiếp lời: "Đúng là có một điểm không chắc chắn. Nhưng chúng ta chẳng bao giờ biết được Consolidated tốt đến mức nào nếu không sử dụng dịch vụ của họ. Hơn nữa, chúng ta có thể tiết kiệm 45.000 đô la mỗi năm". Karl đề nghị nhóm hoãn quyết định lại một tuần để anh có thêm thời gian làm rõ điểm không chắc chắn về dịch vụ của Consolidated. Chiều hôm đó, anh giao nhiệm vụ cho một cấp dưới tìm hiểu việc này. Anh nói: "Hãy lấy tên khoảng mười công ty hiện đang thuê đoàn xe của Consolidated. Sau đó, hãy gọi điện liên hệ với người phụ trách thuê xe của các công ty đó để tìm hiểu thông tin". Rồi Karl đưa cho nhân viên của mình một danh sách năm câu hỏi về sự thỏa mãn của khách hàng và hiệu suất hoạt động của Consolidated. Anh nói: "Tôi cần thông tin vào đầu tuần tới".

Tại cuộc họp tiếp theo của nhóm ra quyết định, Karl báo cáo các phát hiện của mình. Mọi người đều hài lòng vì thông tin bổ sung đã làm sáng tỏ điều không chắc chắn, giúp họ đi đến quyết định cuối cùng.

Một trong những ưu điểm của phương pháp "bắt bóng" là mỗi người đều có trách nhiệm phải hành động để tăng thêm khả năng có một quyết định tốt. Trong ví dụ này, Karl đã làm điều đó bằng cách tìm hiểu thông tin mà trước đó còn chưa sáng tỏ. Thông tin này đã tháo gỡ một vướng mắc quan trọng cho nhóm quyết định.

Quan điểm đối lập

Quan điểm đối lập cũng là một nguyên tắc cải thiện, nhưng cần đến hai nhóm. Sau đây là cách sử dụng phương pháp này.

1. Chia nhóm ra quyết định của bạn thành hai nhóm nhỏ A và B với số thành viên ngang nhau. Mỗi nhóm sẽ đại diện cho một ý kiến chống đối.

2. Nhóm A đề xuất quyết định. Đề xuất này được trình bày chi tiết bao gồm các kiến nghị, giả định chính và dữ liệu hỗ trợ.

3. Nhóm A trình bày đề xuất của mình cho nhóm B trong một cuộc họp.

4. Nhóm B xác định một hoặc nhiều phương hướng hành động thay thế, ghi chép lại các giả định chính của mình và thu thập dữ liệu hỗ trợ.

5. Nhóm B trình bày ý kiến của mình cho nhóm A trong cuộc họp thứ hai.

6. Trong cuộc họp thứ ba, cả hai nhóm sẽ tranh luận về hai đề xuất và tìm kiếm các giả định chung. Hãy kiểm soát cuộc họp để hai nhóm tiếp tục tranh luận các phương án khác nhau dựa trên những giả định chung. Mục tiêu cuối cùng là cả hai nhóm cùng nhất trí về một đề xuất.

Cách làm này sẽ đảm bảo rằng mọi quan điểm và ý kiến cá nhân đều được xem xét. Ví dụ:

Phòng tài chính của Công ty Gizmo đã có một cuộc tranh luận sôi nổi về việc nên sử dụng dịch vụ của hãng nào để kiểm toán sổ sách của công ty. Một nhóm ủng hộ phương án thuê một hãng nổi danh khắp toàn quốc, trong khi nhóm kia đề xuất một hãng nhỏ hơn nhưng rất có uy tín ngay tại địa phương. Cả hai nhóm không thể đi đến quyết định. Giám đốc tài chính, do không muốn áp đặt quan điểm của mình cho cấp dưới, đã gợi ý: "Chúng ta cần một quyết định mà hầu hết mọi người đều đồng tình. Chính vì thế chúng ta mới có mặt ở đây để bàn luận".

Áp dụng biện pháp quan điểm đối lập, nhóm ra quyết định chia thành hai nhóm nhỏ, mỗi nhóm đều tập hợp những người ủng hộ các quan điểm đối lập. Nhóm thứ nhất triển khai một đề xuất, nhóm bên kia xem xét rồi phản hồi lại, sau đó nhóm thứ nhất tiếp tục đánh giá và cải thiện phương án. Cứ như thế, cuối cùng họ đạt được quyết định mà tất cả đều đồng tình và đây cũng chính là quyết định phản ánh được nguyện vọng của mọi người tham gia.

Thoạt đầu, mọi người có thể nghĩ rằng hai nhóm này rồi cũng sẽ lâm vào thế bế tắc như cả phòng tài chính trong ví dụ trên vì suy cho cùng, mỗi nhóm đều có những người ủng hộ các quan điểm đối lập. Nhưng những nhóm nhỏ lại thường tiềm ẩn một khả năng thấu hiểu kỳ lạ dẫn đến sự nhất trí vốn rất khó đạt được trong những nhóm lớn.

Kiểm soát trí tuệ

Tương tự như biện pháp quan điểm đối lập, biện pháp kiểm soát trí tuệ bắt đầu bằng cách chia nhóm quyết định thành hai nhóm nhỏ. Nhưng thay vì yêu cầu từng nhóm nêu lên một đề xuất đối lập, bạn hãy yêu cầu một nhóm phê bình và tìm cách cải thiện phương pháp của nhóm kia. Sau đây là các bước thực hiện biện pháp này:

1. Chia nhóm của bạn thành hai nhóm nhỏ có số thành viên cân bằng.

2. Nhóm A đưa ra một đề xuất bằng văn bản, trong đó bao gồm các kiến nghị, giả định chính và dữ liệu hỗ trợ.

3. Nhóm A trình bày đề xuất của mình cho nhóm B trong một cuộc họp.

4. Nhóm B soạn thảo một văn bản phê bình chi tiết về các giả định và đề nghị của nhóm A.

5. Nhóm B trình bày lời phê bình của mình cho nhóm A trong cuộc họp thứ hai.

6. Nhóm A điều chỉnh lại đề xuất dựa trên ý kiến phản hồi của nhóm B.

7. Nhóm A trình bày đề xuất đã điều chỉnh của mình trong cuộc họp thứ ba.

8. Những cuộc họp sau đó được tổ chức để hai nhóm tiếp tục phê bình và điều chỉnh đề xuất cho đến khi họ đạt được sự nhất trí.

Sau đây là một ví dụ về biện pháp kiểm soát trí tuệ ở nơi làm việc:

Một công ty sản xuất đồ nội thất văn phòng dự định sẽ cải tiến chất lượng sản phẩm và lãnh đạo đã giao cho hai nhóm giải quyết vấn đề này. Phương pháp được đề xuất là kiểm soát trí tuệ. Nhóm thứ nhất cho rằng các vấn đề về chất lượng của công ty là do thiết bị sản xuất đã lỗi thời, và họ đề nghị đầu tư vào thiết bị được kiểm soát bằng máy tính. Nhóm cũng soạn một văn bản giải thích lý do tại sao thiết bị lại là vấn đề chủ yếu, kèm theo đó là một bản phân tích chi phí - lợi ích của khoản đầu tư 2 triệu đô la mà họ tin là cần thiết để giải quyết vấn đề.

Các thành viên trong nhóm thứ hai phản biện lại các giả định của đồng nghiệp mình cũng như khoản đầu tư ước tính 2 triệu đô la. Họ trình bày ý kiến phê bình trong một văn bản và trao cho nhóm thứ nhất. Sau đó, nhóm thứ nhất điều chỉnh lại bản đề nghị và cả hai nhóm làm việc với nhau theo chu kỳ điều chỉnh - phê bình - điều chỉnh, cho đến khi họ đi đến giải pháp mà cả hai nhóm đều đồng ý rằng sẽ cải thiện được chất lượng sản phẩm của họ.

Nguồn: Kỹ năng ra quyết định - First News và NXB Tổng hợp TPHCM

Ra quyet dinh
Việt Báo

TIN Văn Hóa NỔI BẬT

Ukraine, Nga đạt thỏa thuận về cung cấp nhiên liệu hạt nhân

Một quan chức tại Kiev ngày 25/11 cho biết Công ty điện hạt nhân quốc gia Energoatom của Ukraine đã đạt được thỏa thuận với Công ty nhiêu liệu quốc doanh TVEL của Nga về việc cung cấp nhiên liệu hạt nhân cho các lò phản ứng của Ukraine trong vòng 2 năm tới.

Nhận xét tin Ra quyết định

Ý kiến bạn đọc

Viết phản hồi

Bạn có thể gửi nhận xét, góp ý hay liên hệ về bài viết Ra quyết định bằng cách gửi thư điện tử tới Lien He Bao Viet Nam. Xin bao gồm tên bài viết Ra quyet dinh ở dạng tiếng Việt không dấu. Hoặc Ra quyết định ở dạng có dấu. Bài viết trong chuyên đề Tác Phẩm của chuyên mục Văn Hóa.

Decision Making
Group A, Group B, decision making, the company, not sure, review, can the two groups, opinions, suggestions, methods, ideas, you, all, the

Chapter 5 presents some evaluation methods may help you compare the advantages and disadvantages of each alternative. However, we do not help you find the decision because everyone in the group may have decided to evaluate different perspective ..

CÓ THỂ BẠN QUAN TÂM


  • Thoi su 24h2511 Ung ho phuong an nghi Tet 9 ngay
    Thời sự 24h(25/11): Ủng hộ phương án nghỉ Tết 9 ngày

    Chi tiền triệu mua tin về tham nhũng; “Mất điện tại sân bay do UPS hỏng là nói sai!”; Ủng hộ phương án nghỉ Tết 9 ngày; Phó giám đốc bệnh viện E trung ương bị bắt tại nhà nghỉ; Bị dồn ép, cước taxi, vận tải giảm tới trên 30%; Cha ruột giết con gái đang mang thai... là những thông tin thời sự nổi bật trong ngày 25/11.

  • Thoi su trong ngay Danh ghen tren may bay
    Thời sự trong ngày: Đánh ghen trên máy bay

    Bến Tre, TPHCM thu hồi đất, dỡ nhà ông Trần Văn Truyền; Bộ trưởng Thăng: Sự cố mất điện có phải phá hoại?; SGK tiếng Anh: "Làm ầm ĩ là...không biết gì"; "Hố tử thần" sụt lún trở lại; "2 bà, 1 ông" đánh nhau trên máy bay...

  • Thoi su 24h2111 Thu hoi nha dat cua ong Tran Van Truyen
    Thời sự 24h(21/11): Thu hồi nhà đất của ông Trần Văn Truyền

    Thu hồi nhà, đất của ông Trần Văn Truyền; Gói quà 20/11 phát nổ, 1 phụ nữ tử vong; VTV xin lỗi vụ phát sóng "Nhặt xương cho thầy"; Hà Hồ bật khóc, nêu lời giải cho quan hệ với Cường đô la; Từ 1/1/2015 tăng mức phạt xe quá tải... là những thông tin thời sự nổi bật trong ngày 21/11.

  • Thoi su 24h2010 2 may bay suyt dam nhau tai SG
    Thời sự 24h(20/10): 2 máy bay suýt đâm nhau tại SG

    Đổi chứng minh thư thành thẻ căn cước công dân;Hai máy bay suýt đụng nhau trên không;Thuê người giả mạo Thứ trưởng Y tế để lừa tiền tỷ; Sát hại con tin để quỵt nợ 50 triệu đồng; "100 nghìn/cô" - cuộc định giá đau xót trong ngày 20/11?... là những thông tin thời sự nổi bật trong ngày 20/11.

  • Thoi su 24h1911 Chang trai dam cuoi co tich qua doi
    Thời sự 24h(19/11): Chàng trai "đám cưới cổ tích" qua đời

    Phạt 252 triệu đồng NXB in hình Công Lý cởi trần; Chơi ngông Tàng "Keangnam": Mời ca sỹ ngoại về đãi cả bản; Nữ phượt thủ 9x tử nạn trên cung đường Hà Giang; Chàng trai trong "đám cưới cố tích" đột ngột qua đời...

  • Ban tin suc khoe tuan tu 162211
    Bản tin sức khỏe tuần (từ 16-22/11)

    Hà Tĩnh: Mổ đẻ, BS "quên" kim trong bụng bệnh nhân 9 năm; Bình Dương: Một phụ nữ chết tức tưởi sau khi chích thuốc tại phòng khám tư nhân; Trứng gà thật - giả, phân biệt thế nào?; 83% đàn ông "thả rông" trong lần quan hệ đầu tiên; Mẹo chăm sóc da cho trẻ vào mùa đông; Lý do không ngờ khiến mẹ chậm mang thai; Người hay lo lắng dễ bị mất trí nhớ; Cách giảm cân hiệu quả trong 1 tuần... là những tin sức khỏe nổi bật tuần qua.

  • Nghin le chuyen tuan qua 1611 2211
    Nghìn lẻ chuyện tuần qua (16/11 - 22/11)

    Nghị trường QH nóng chuyện chạy chức, chạy quyền; Ước vọng của Hai lúa được phong Đại tướng quân; Sách Luật in hình nghệ sỹ Công Lý: Luật pháp không phải trò hề; Làm khu nghỉ dưỡng trên núi Hải Vân: Quá nhạy cảm quốc phòng!; Phát phim phản cảm,VTV nên có lời với các thầy cô giáo ... là những tin tức nổi bật được dư luận quan tâm trong tuần qua.

  • Toan canh Showbiz tuan 1611 2211
    Toàn cảnh Showbiz tuần (16/11 – 22/11)

    Mỹ Tâm được vinh danh giải thưởng 'Huyền thoại âm nhạc', Hình nghệ sĩ Công Lý bị xuất hiện phản cảm trên bìa sách luật, Tranh cãi số lượng khán giả trong live concert Heartbeat của Mỹ Tâm,

  • Tin An ninh Phap luat tuan qua 1611 2211
    Tin An ninh - Pháp luật tuần qua (16/11 - 22/11)

    "Tội phạm axit" và câu chuyện về quản lý; Kết cục thảm của những mối tình đồng tính nữ lệch lạc; Điểm tựa hoàn lương của 9X sát hại người yêu; 14 năm tù cho cơn ghen tuông mù quáng; Vụ TMV Cát Tường: Tội danh của bị cáo Tường và Khánh sẽ thay đổi?; Cảnh giác với chiêu lừa đảo tinh vi qua điện thoại;.......là những tin đáng chú ý trong tuần.

  • Tin Bong daThe thao noi bat tuan qua 16112211
    Tin Bóng đá-Thể thao nổi bật tuần qua (16/11-22/11)

    Tổng hợp diễn biến vụ nghi ngờ Công Phượng gian lận tuổi; Tổng hợp thông tin trước thềm AFF Cup của ĐT Việt Nam và các đội bóng cùng bảng; Tổng hợp các trận cầu hay cuối tuần... là những tin tức sẽ có trong bản tin Bóng đá cuối tuần của Việt Báo.

1