vietbao

Nhóm ảo và công nghệ

Bấm ngay Subscribe / Đăng Ký xem video hay mới nhất >>

Nhom ao va cong nghe

Một nhóm ảo luôn phụ thuộc vào công nghệ. Nhóm ảo sẽ không thể tồn tại cũng như gặt hái bất cứ thành công nào nếu thiếu e-mail, mạng Internet và các dịch vụ điện thoại quốc tế.

Công nghệ giúp các thành viên của nhóm chia sẻ ý tưởng và thông tin, nối kết các hoạt động và xây dựng sự tin tưởng.

Không phải trưởng nhóm hoặc thành viên của nhóm là chuyên gia công nghệ mà tất cả mọi người phải sẵn sàng sử dụng hoặc học hỏi công nghệ cần thiết để thực hiện tốt công việc của mình.

E-Mail

Mỗi thành viên trong nhóm ảo cần có một địa chỉ e-mail. Nếu bạn có kế hoạch sử dụng nhiều tài liệu đính kèm gửi qua e-mail, hãy kiểm tra khả năng tương thích và nén tập tin trên máy tính của từng thành viên trong nhóm, đồng thời thiết lập các quy ước sử dụng. Mọi người trong nhóm phải được biết thời điểm, lý do và đối tượng để gửi e-mail. Hãy nhận thức rõ đối tượng và chủ đề gửi bản sao e-mail, song không nên lạm dụng điều này. Có thể không cần "cc" cho cả nhóm bất cứ lá thư nào bạn gửi đi. Không ai muốn nhận một lượng lớn các e-mail không liên quan đến mình. Tuy vậy, bạn hãy chắc chắn rằng mọi người đều được thông báo về các quyết định có ảnh hưởng đến họ, và đảm bảo rằng những người cần tham gia vào quyết định phải được tham khảo ý kiến.

E-mail chỉ tạo ra các bằng chứng trên giấy ảo, nhưng chúng có thể đóng vai trò quan trọng trong trường hợp phát sinh hiểu lầm và mâu thuẫn.

Bắt buộc tuân thủ tính bảo mật trong e-mail

E-mail là một phương tiện liên lạc hữu ích và tiết kiệm thời gian. Nhưng bạn hãy lưu ý hai vấn đề bảo mật sau đây:

1. Thông thường sẽ có nhiều người đọc e-mail hơn dự đoán của người gửi. Người nhận có thể chuyển e-mail đến nhiều người khác mà không tính đến hậu quả của việc thông tin trong e-mail bị phát tán không cần thiết.

2. Việc xóa e-mail khỏi ổ cứng không hoàn toàn loại trừ được e-mail. Các chuyên gia máy tính và chuyên gia tình báo công nghệ có trong tay những phần mềm có thể truy lục được thư từ và tập tin đính kèm đã xóa. Vì thế, đừng đưa những thông tin nhạy cảm hay bí mật vào trong e-mail.

Website và mạng nội bộ - Intranet

Web đã thay đổi cách hoạt động của nhóm ảo. Một website dự án có thể thay thế cho một phòng của nhóm. Với những trình duyệt đã có, các thành viên có thể truy cập website của dự án để xem các kết quả được đăng lên, kiểm tra lịch trình và lấy thông tin. Intranet - một mạng nội bộ trong công ty, sử dụng các giao thức Internet - chủ yếu hoạt động theo cách đó.

Trên website dự án, phòng của nhóm ảo cũng được xây dựng bằng bốn bức tường như một gian phòng thật. Bốn bức tường đó là:

+ Bức tường mục đích. Bức tường này bao gồm bản tuyên bố, mục tiêu, danh sách kết quả cần đạt được và các kết quả hiện tại của nhóm.

+ Bức tường con người. Phần này xác định các thành viên trong nhóm và nêu rõ vai trò của mỗi người. Ở đây, người sử dụng có thể biết được những người liên quan đến các lĩnh vực khác nhau của dự án. Nếu có thể, hãy đính kèm ảnh của mỗi thành viên và mô tả vắn tắt về công việc và chuyên môn của người đó. Việc đăng ảnh và đôi dòng tiểu sử kèm theo tên sẽ tạo nên cảm giác về tầm quan trọng của công việc mà nhóm ảo thực hiện.

Bức tường tư liệu. Phần này chứa đựng các thông tin về lịch trình các cuộc họp sắp tới và chương trình của từng cuộc họp. Các biên bản cuộc họp trước đây và các bản tham luận sẽ được lưu trữ ở bức tường này. Các thành viên có thể dùng bức tường này để đăng công trình nghiên cứu của họ cho đồng nghiệp cùng xem xét. Những ý kiến đóng góp cũng có thể đăng lên website.

+ Bức tường giao tiếp. Phần này bao gồm các liên kết và thông tin liên hệ với tất cả các thành viên trong nhóm.

Website là một tài sản lớn và nó đòi hỏi một mức độ quan tâm nhất định, nên phải có ai đó chịu trách nhiệm theo dõi, kiểm tra và cập nhật website. Tùy theo quy mô dự án mà công việc này có thể giao cho một cá nhân cụ thể.

Phần mềm nhóm (Groupware)

Phần mềm nhóm là phần mềm ứng dụng mà một nhóm người sử dụng chung với nhau trên hệ thống mạng máy tính và Internet. Phần mềm này hoạt động trên nguyên tắc giúp người sử dụng nâng cao hiệu quả các sản phẩm của mình bằng cách cộng tác và chia sẻ thông tin. Cụ thể hơn, đây là phần mềm tích hợp, cho phép người sử dụng từ nhiều "trạm" làm việc khác nhau có thể giao tiếp cùng một lúc, ví dụ như Livelink, Lotus Notes, Novell Group-Wise, Oracle, v.v.

Phần mềm nhóm rất cần thiết đối với nhóm ảo bởi vì nó cho phép các thành viên truy cập cơ sở dữ liệu và hỗ trợ các cuộc họp ảo. Một số phần mềm nhóm có thể sử dụng cho các cuộc họp "trực tiếp", trong đó mọi thành viên tham dự sẽ làm việc trực tuyến và trao đổi qua điện thoại tại cùng một thời điểm. Phần mềm đó có thể dùng cho e-mail, nhóm thảo luận và bản tin. Phần mềm nhóm cho phép truy cập cơ sở dữ liệu chung, các ứng dụng, chương trình họp và lịch làm việc, các thư viện tham khảo… Một số phần mềm còn hỗ trợ hội thảo qua hình thức thoại và bảng thông báo điện tử.

Tuy nhiên, đôi khi bạn không nhất thiết phải thành lập một website hay Intranet cho nhóm, mà chỉ cần cài đặt phần mềm làm việc theo nhóm cho tất cả những người tham gia, vì các thành viên trong nhóm chỉ cần một trình duyệt, và bạn cũng không cần phải xử lý vấn đề tương thích thường xuất hiện với phần mềm làm việc theo nhóm.

Truy cập cơ sở dữ liệu

Cơ sở dữ liệu chứa nhiều tư liệu và thông tin hữu ích cho nhóm. Những thông tin cần thiết đó có thể truy cập được từ website, mạng nội bộ hay bằng phần mềm làm việc theo nhóm. Các tư liệu trong cơ sở dữ liệu của tổ chức thường chứa đựng nhiều thông tin nhạy cảm. Chỉ có một số thành viên quan trọng trong nhóm ảo có thể được phép thay đổi những tư liệu như vậy. Ví dụ, nếu ở trong nhóm nhưng không phải là nhân viên, như khách hàng hoặc nhà cung cấp, thành viên có thể truy cập để xem những tài liệu bị giới hạn nhưng họ không thể chỉnh sửa thông tin trong đó.

Máy fax

Máy fax chuyên dụng cũng là một phương tiện truyền thông hữu ích. Nhiều chức năng của máy fax có thể thực hiện dễ dàng hơn thông qua e-mail. Ngay cả tài liệu, bài báo cắt ra, ảnh, v.v. cũng có thể gửi như bản đính kèm e-mail, nếu chúng được quét và lưu như tập tin. Nhưng vì nhiều người không có điều kiện sử dụng máy quét và bản thân việc quét ảnh đó có thể mất thời gian, nên máy fax vẫn được sử dụng như một công cụ tiện lợi.

Phần mềm chỉnh sửa văn bản

Dù là nhóm ảo, nhưng nhóm này vẫn phải thường xuyên viết và nộp báo cáo. Vì một số thành viên phải hợp tác để triển khai báo cáo, nên họ cần có một cách thức cập nhật những thay đổi về tiến trình công việc để đưa vào trong tập tin của mình. Những bộ xử lý văn bản ở công ty của bạn có tính năng cho phép người sử dụng theo dõi những thay đổi được thực hiện cho tài liệu không? Hay vẫn còn rất ít người biết được tính năng này, và lại càng ít người có kinh nghiệm sử dụng chúng?

Sau đây là cách thức hoạt động của tính năng theo dõi các thay đổi trên máy tính (track-changes). Văn bản bị xóa được gạch bỏ nhưng vẫn hiển thị trên màn hình. Văn bản mới thêm vào được tô màu (những người kiểm tra khác nhau có thể mặc định những màu khác nhau) và đánh dấu bên lề những thay đổi đó để dễ phát hiện. Chức năng này giúp nhiều người có được cách kiểm tra và đóng góp cho tài liệu một cách nhanh chóng và chính xác nhất. Và nếu tài liệu được lưu trước khi các bản chỉnh sửa được chấp nhận, những người hợp tác sẽ có bản lưu vĩnh viễn về những gì đã được thay đổi và ai là người thực hiện những thay đổi đó. Ví dụ:

Helen nhận nhiệm vụ viết báo cáo về tiến độ công việc cho nhóm cô. Maurice và Lynn đã đồng ý xem lại bản thảo của cô và đóng góp ý kiến. Khi máy tính vẫn còn chưa phổ biến, Helen đã gửi bản thảo trên giấy cho các cộng sự. Những người này sẽ gạch bỏ những từ ngữ hay lối diễn đạt mà họ cho là không thích hợp và viết những câu bổ sung, đề xuất bên lề. Bản thảo đã chỉnh sửa sẽ được gửi lại cho Helen bằng thư hoặc fax và cô kết hợp tất cả những thay đổi đó vào bản thảo cuối cùng.

Giờ đây, nhờ tính năng chỉnh sửa của phần mềm xử lý văn bản, Helen có thể hoàn tất công việc nhanh hơn và dễ dàng hơn. Cô gửi bản thảo qua e-mail dưới dạng đính kèm cho Maurice với nội dung thư: "Hãy chỉ ra những thay đổi cần thiết rồi chuyển nó cho Lynn để cô ấy bổ sung ý kiến. Cứ thoải mái thêm bớt nếu thấy cần thiết, và nhớ là hãy bật tính năng track-changes trước khi chỉnh sửa nhé".

Khi nhận được tài liệu đã chỉnh sửa từ các cộng sự, Helen có thể thấy tất cả những sự thay đổi và các ý bổ sung. Phần của Maurice được tô màu đỏ, còn của Lynn có màu xanh. Nếu Helen nhận thấy cô không đồng ý với một thay đổi màu xanh, cô sẽ gọi điện thoại cho Lynn để trao đổi về quan điểm của mình.

Khi tất cả các thay đổi đã được xem lại và thảo luận với các cộng sự, Helen sẽ chấp nhận các thay đổi đó. Báo cáo của cô sẽ kết hợp tài liệu của cô và những ý kiến đóng góp của các thành viên cùng nhóm.

Đề phòng những vấn đề về khả năng tương thích

Một số người nghĩ rằng công nghệ của họ có khả năng tương thích vì họ đang sử dụng cùng một phần mềm và những chiếc máy tính của họ cũng hoàn toàn giống nhau. Nhưng một vấn đề ngoài dự kiến liên quan đến các tập tin nén vẫn có thể xảy ra. Nén là thao tác phổ biến khi gửi các tập tin PowerPoint lớn và các tập tin tương tự qua e-mail. Hãy thử xác định xem liệu có thành viên nào trong nhóm bạn gặp phải vấn đề về khả năng tương thích không. Bạn có thể cần phải cho các thành viên trong nhóm cài đặt một chương trình nén tập tin chung.

Nguồn: Xây dựng nhóm làm việc hiệu quả - First News và NXB Tổng hợp TPHCM

Nhom ao va cong nghe
Việt Báo
Comment :Nhóm ảo và công nghệ
Ý kiến bạn đọc
Viết phản hồi
Bạn có thể gửi nhận xét, góp ý hay liên hệ về bài viết Nhóm ảo và công nghệ bằng cách gửi thư điện tử tới Lien He Bao Viet Nam. Xin bao gồm tên bài viết Nhom ao va cong nghe ở dạng tiếng Việt không dấu. Hoặc Nhóm ảo và công nghệ ở dạng có dấu. Bài viết trong chuyên đề của chuyên mục Văn Hóa
virtual and technology group
database, compatibility, telephone service, the members, changes, groupware, users, technology, information, walls, in groups, documents, files, E-mail, sent
A virtual team is always dependent on technology. Virtual team will not survive as well as reap any success without e-mail, Internet and international telephone services. Technology helps the group members share ideas and information, connecting ...
  • viet bao
  • viet bao
  • viet bao
  • viet bao
  • viet bao
  • viet bao
  • viet bao
  • viet bao
  • viet bao
  • viet bao
  • viet bao
  • viet bao
  • viet bao
  • viet bao
  • viet bao
  • viet bao
  • viet bao
  • viet bao
  • viet bao
  • viet bao
  • viet bao
  • viet bao
  • viet bao
  • viet bao
  • viet bao
  • viet bao
  • Thoi su 24h267 An mang dau long tu viec ly hon gia hoa that
    Thời sự 24h(26/7): Án mạng đau lòng từ việc ly hôn giả hóa thật

    Sự thật sốc về cô gái “hở bạo” tiếp thị Bệnh viện thẩm mỹ Kangnam; Mẹ nạn nhân bị cưa chân phản bác kết luận của Sở Y tế; Vụ trao nhầm con: Nước mắt vẫn chưa ngừng rơi!; Người đàn ông bỏ xe bánh mỳ, nhảy sông Đà vì bị truy sát?; Bệnh nhân phải đóng trước 220 nghìn mới được đi vệ sinh ở bệnh viện

  • Thoi su 24h257 Can bo hon nguc nang Biang
    Thời sự 24h(25/7): Cán bộ hôn ngực nàng Biang

    Kẻ "gạ tình" người mẹ liên quan gì đến vụ cháu bé bị mất tích ở Long Biên?; Vụ xả thải: Bộ TNMT thông báo nóng với Formosa; Ông bố đập sữa trước cửa siêu thị: "Đã mua chịu lại còn kiếm chuyện"; Cán bộ hôn ngực nàng Biang: Xử lý đúng quy trình; Ngày con dâu bỏ đi, bố mẹ chồng khóc cạn nước mắt thương 5 cháu nhỏ

  • Thoi su 24h217 Cong ly nao cho nguoi vo mang noi dau tot cung
    Thời sự 24h(21/7): Công lý nào cho người vợ mang nỗi đau tột cùng

    Đình chỉ hay khen thưởng CSGT "giơ chân" cản người phạm luật?; Xót xa những vụ tự tử vì bệnh tật và tận cùng nghèo khó; "Rác thải Formosa tràn lan, trách nhiệm chính thuộc xã, phường"; Vụ cô gái bị chồng thiêu: Công lý nào cho người vợ đang mang nỗi đau tột cùng?; Mổ nhầm chân: chuyên môn yếu kém hay tắc trách?

  • Thoi su 24h197 Dung sung bat tre em cuop taxi
    Thời sự 24h(19/7): Dùng súng bắt trẻ em, cướp taxi

    Phía sau bản án tử của Vũ Văn Tiến: Con dại một lần, mẹ đau một đời; Hà Nội sẽ trồng cây phượng hoa màu tím, nở quanh năm; Mưa xô ngã cầu bêtông tiền tỷ: Quy trình trách nhiệm; Vụ chất thải Formosa: Doanh nghiệp nói khác Sở TNMT?; Chiếu laser Nội Bài: Phát hiện thủ phạm nhưng khó xử lý

  • Thoi su 24h187 Lo duong day gai goi chan dong showbiz
    Thời sự 24h(18/7): Lộ đường dây gái gọi chấn động showbiz

    Thực phẩm bẩn: Nghịch cảnh con người đang âm thầm giết hại nhau; Vụ chất thải Formosa: Thêm nhiều mâu thuẫn giật mình; Ân hận của người mẹ mỗi đứa con sinh ra của... một ông bố khác nhau; Bác sĩ ra chợ quyên tiền cứu bệnh nhi: Đời xấu xa sao cây táo nở hoa?; Cá hồ chết bốc mùi thối, cả khu phố bịt khẩu trang suốt ngày

  • Thoi su 24h147 Bi ban than cua bo hiep dam den mang thai
    Thời sự 24h(14/7): Bị bạn thân của bố hiếp dâm đến mang thai

    Formosa tự đổi công nghệ luyện cốc: Hành vi tội ác; Uất ức lời kể 5 ngư dân bị tàu TQ đâm chìm tàu ở Hoàng Sa; Nghi án mẹ ép con gái uống thuốc trừ sâu để cùng chết; Bàng hoàng phát hiện suốt 3 năm nuôi nhầm con của 1 gia đình ở cách nhà mình 5 km; Tiếp viên ở quán karaoke ăn mặc mát mẻ, ngồi trên đùi khách rót bia

  • Thoi su 24h137 Chong thieu song vo vi bi can nhan
    Thời sự 24h(13/7): Chồng thiêu sống vợ vì bị cằn nhằn

    Thực hư chuyện 'bố đi hát karaoke gặp đúng con gái làm dịch vụ'; "Bảo kê" xe cấp cứu: Bộ trưởng Y tế vào cuộc quá chậm?; Vụ chôn rác thải Formosa trong trang trại của Giám đốc: Có sai luật?; Tạm giữ nhóm "quái xế" cùng 20 chân dài mặc mát mẻ phục vụ karaoke; 10 năm, gần 60 ngàn tỷ đồng tham nhũng nhưng chỉ thu hồi được 4,6 ngàn tỷ

  • Thoi su 24h127 Vo bop cua quy khien chong chet tuc tuoi
    Thời sự 24h(12/7): Vợ bóp của quý khiến chồng chết tức tưởi

    Phạt 100 triệu phòng khám "mạo danh" Sở Y tế HN "chặt chém" khách; Xe cứu thương ngoại tỉnh phải “mua” bệnh nhân ở Hà Nội?; Formosa lén lút chôn chất thải ở trang trại của Giám đốc Công ty Môi trường; Gây bức xúc lớn, các dự án giao thông BOT được Quốc hội đưa vào giám sát; Vụ gần 400 GV ở Thanh Hóa mất việc: 50-100 triệu đồng chạy làm GV hợp đồng?

  • Thoi su 24h117 Co gai tre xinh dep tu vong ben ve duong
    Thời sự 24h(11/7): Cô gái trẻ xinh đẹp tử vong bên vệ đường

    Sự cố môi trường Formosa: Xác định hàm lượng độc tố dưới đáy biển; Thuê giúp việc 6 triệu/tháng, chủ nhà phẫn nộ vì em bé bị véo tai, ăn tát; Nhà máy làm chết cá đầu nguồn sông Đà không có khu xử lý nước thải; Từ vụ chặn xe cấp cứu: Bảo vệ bệnh viện hay lực lượng..."bảo kê"?; Dọa đuổi ông lão xuống xe, nhân viên xe buýt bị đình chỉ việc

  • Nghin le chuyen tuan qua 1707 23072016
    Nghìn lẻ chuyện tuần qua 17/07 - 23/07/2016

    Đau chân trái bác sĩ mổ nhầm chân phải; CSGT giơ chân, người đi xe máy lao dải phân cách; Cán bộ giao thông trách mắng người dân vì tự ý vá đường; Bé gái 4 tuổi mất tích bất ngờ, gia đình kêu gọi giúp đỡ ... là những tin tức xã hội nổi bật được dư luận quan tâm trong tuần qua.

  • Su kien quoc te noi bat 177237
    Sự kiện quốc tế nổi bật (17/7-23/7)

    Khủng bố trung tâm mua sắm ở Munich làm 10 người thiệt mạng; Samsung xin lỗi vì những clip mua dâm của chủ tịch Lee; Trump chính thức nhận đề cử tổng thống; Trung Quốc ngang ngược tuyên bố tiếp tục cải tạo tại Biển Đông là những tin chính trong tuần qua.

  • Ban tin Suc khoe tuan qua 177 237
    Bản tin Sức khỏe tuần qua (17/7- 23/7)

    Bị thương chân trái, mổ nhầm chân phải: BV Việt Đức nói gì; Hai bé sơ sinh dính liền ở Hà Giang đã mất; Siêu âm thai bình thường, sinh con bị dị tật: Bài học nào cho bố mẹ; Vợ thờ ơ với 'chuyện ấy', lí do là ở chồng;... là những thông tin Sức khỏe được quan tâm nhất tuần qua.

  • Tong Hop Doi Song Tuan Qua 170724072016
    Tổng Hợp Đời Sống Tuần Qua (17/07-24/07/2016)

    Hàng loạt những sản phẩm kém chất lượng, ảnh hưởng nghiêm trọng đến sức khỏe người tiêu dùng được phát hiện . Bài toán chi tiêu gia đình, cùng những câu chuyện gia đình, vụ đánh ghen ầm ĩ làm ta giật mình trước lối sống ngày nay, là các thông tin nổi bật nhất tuần.

  • Toan canh kinh te tuan 1707 23072016
    Toàn cảnh kinh tế tuần (17/07 - 23/07/2016)

    'Đại án' 9000 tỷ đồng tại Ngân hàng Xây dựng, lương của các sếp tập đoàn gần nửa tỷ đồng, giá xăng điều chỉnh giảm mạnh, vấn nạn cà phể bẩn, tăng trưởng tín dụng tiếp tục có con số mới ... Cùng với những thông tin về tài chính- ngân hàng, bất động sản, thị trường tiêu dùng..là những tin tức - sự kiện kinh tế nổi bật tuầ

  • Nghin le chuyen tuan qua 1007 16072016
    Nghìn lẻ chuyện tuần qua 10/07 - 16/07/2016

    Formosa chôn 100 tấn chất thải tại Hà Tĩnh; Ngư dân bàng hoàng kể tàu TQ tông chìm tàu cá ở Hoàng Sa; Cô giáo Sài Gòn bị tố tán tỉnh nam sinh lớp 8; 3 năm nuôi nhầm con của 1 gia đình ở cách nhà mình 5 km ... là những tin tức xã hội nổi bật được dư luận quan tâm trong tuần qua.

  • Su kien quoc te noi bat 107167
    Sự kiện quốc tế nổi bật (10/7-16/7)

    Toà PCA ra phán quyết Trung Quốc không có chủ quyền lịch sử ở Biển Đông; Tân Thủ tướng Anh Theresa May công bố danh sách nội các mới; Khủng bố đẫm máu đúng Quốc khánh Pháp; Đảo chính thất bại ở Thổ Nhĩ Kỳ... là những tin chính trong tuần qua.

  • Ban tin Suc khoe tuan qua 107 167
    Bản tin Sức khỏe tuần qua (10/7- 16/7)

    Ổ bệnh bạch hầu đang bùng phát mạnh tại Bình Phước; Bác sĩ ra chợ xin từ thiện cứu 2 bé song sinh dính liền; Cảm động câu chuyện về sản phụ ung thư phổi quyết giữ thai nhi; Mách bạn bài thuốc điều trị sẩy thai từ hàng trăm năm trước;... là những thông tin Sức khỏe được quan tâm nhất tuần qua.

  • Toan canh kinh te tuan 1007 16072016
    Toàn cảnh kinh tế tuần (10/07- 16/07/2016)

    Lại nóng chuyện huy động 500 tấn vàng trong dâm, lãi suất tiêu dùng lên tới 70-80%/năm, EVN chiếm hơn 1/3 tổng số nợ mà Chính phủ phải bảo lãnh, nhiều ngân hàng báo lãi khủng trong quý II, kiểm tra xử phạt hàng loạt công ty đa cấp... Cùng với những thông tin về tài chính- ngân hàng, bất động sản, thị trường tiêu dùng..là nhữ