vietbao

Nhóm ảo và công nghệ

Bấm ngay Subscribe / Đăng Ký xem video hay mới nhất >>

Nhom ao va cong nghe

Một nhóm ảo luôn phụ thuộc vào công nghệ. Nhóm ảo sẽ không thể tồn tại cũng như gặt hái bất cứ thành công nào nếu thiếu e-mail, mạng Internet và các dịch vụ điện thoại quốc tế.

Công nghệ giúp các thành viên của nhóm chia sẻ ý tưởng và thông tin, nối kết các hoạt động và xây dựng sự tin tưởng.

Không phải trưởng nhóm hoặc thành viên của nhóm là chuyên gia công nghệ mà tất cả mọi người phải sẵn sàng sử dụng hoặc học hỏi công nghệ cần thiết để thực hiện tốt công việc của mình.

E-Mail

Mỗi thành viên trong nhóm ảo cần có một địa chỉ e-mail. Nếu bạn có kế hoạch sử dụng nhiều tài liệu đính kèm gửi qua e-mail, hãy kiểm tra khả năng tương thích và nén tập tin trên máy tính của từng thành viên trong nhóm, đồng thời thiết lập các quy ước sử dụng. Mọi người trong nhóm phải được biết thời điểm, lý do và đối tượng để gửi e-mail. Hãy nhận thức rõ đối tượng và chủ đề gửi bản sao e-mail, song không nên lạm dụng điều này. Có thể không cần "cc" cho cả nhóm bất cứ lá thư nào bạn gửi đi. Không ai muốn nhận một lượng lớn các e-mail không liên quan đến mình. Tuy vậy, bạn hãy chắc chắn rằng mọi người đều được thông báo về các quyết định có ảnh hưởng đến họ, và đảm bảo rằng những người cần tham gia vào quyết định phải được tham khảo ý kiến.

E-mail chỉ tạo ra các bằng chứng trên giấy ảo, nhưng chúng có thể đóng vai trò quan trọng trong trường hợp phát sinh hiểu lầm và mâu thuẫn.

Bắt buộc tuân thủ tính bảo mật trong e-mail

E-mail là một phương tiện liên lạc hữu ích và tiết kiệm thời gian. Nhưng bạn hãy lưu ý hai vấn đề bảo mật sau đây:

1. Thông thường sẽ có nhiều người đọc e-mail hơn dự đoán của người gửi. Người nhận có thể chuyển e-mail đến nhiều người khác mà không tính đến hậu quả của việc thông tin trong e-mail bị phát tán không cần thiết.

2. Việc xóa e-mail khỏi ổ cứng không hoàn toàn loại trừ được e-mail. Các chuyên gia máy tính và chuyên gia tình báo công nghệ có trong tay những phần mềm có thể truy lục được thư từ và tập tin đính kèm đã xóa. Vì thế, đừng đưa những thông tin nhạy cảm hay bí mật vào trong e-mail.

Website và mạng nội bộ - Intranet

Web đã thay đổi cách hoạt động của nhóm ảo. Một website dự án có thể thay thế cho một phòng của nhóm. Với những trình duyệt đã có, các thành viên có thể truy cập website của dự án để xem các kết quả được đăng lên, kiểm tra lịch trình và lấy thông tin. Intranet - một mạng nội bộ trong công ty, sử dụng các giao thức Internet - chủ yếu hoạt động theo cách đó.

Trên website dự án, phòng của nhóm ảo cũng được xây dựng bằng bốn bức tường như một gian phòng thật. Bốn bức tường đó là:

+ Bức tường mục đích. Bức tường này bao gồm bản tuyên bố, mục tiêu, danh sách kết quả cần đạt được và các kết quả hiện tại của nhóm.

+ Bức tường con người. Phần này xác định các thành viên trong nhóm và nêu rõ vai trò của mỗi người. Ở đây, người sử dụng có thể biết được những người liên quan đến các lĩnh vực khác nhau của dự án. Nếu có thể, hãy đính kèm ảnh của mỗi thành viên và mô tả vắn tắt về công việc và chuyên môn của người đó. Việc đăng ảnh và đôi dòng tiểu sử kèm theo tên sẽ tạo nên cảm giác về tầm quan trọng của công việc mà nhóm ảo thực hiện.

Bức tường tư liệu. Phần này chứa đựng các thông tin về lịch trình các cuộc họp sắp tới và chương trình của từng cuộc họp. Các biên bản cuộc họp trước đây và các bản tham luận sẽ được lưu trữ ở bức tường này. Các thành viên có thể dùng bức tường này để đăng công trình nghiên cứu của họ cho đồng nghiệp cùng xem xét. Những ý kiến đóng góp cũng có thể đăng lên website.

+ Bức tường giao tiếp. Phần này bao gồm các liên kết và thông tin liên hệ với tất cả các thành viên trong nhóm.

Website là một tài sản lớn và nó đòi hỏi một mức độ quan tâm nhất định, nên phải có ai đó chịu trách nhiệm theo dõi, kiểm tra và cập nhật website. Tùy theo quy mô dự án mà công việc này có thể giao cho một cá nhân cụ thể.

Phần mềm nhóm (Groupware)

Phần mềm nhóm là phần mềm ứng dụng mà một nhóm người sử dụng chung với nhau trên hệ thống mạng máy tính và Internet. Phần mềm này hoạt động trên nguyên tắc giúp người sử dụng nâng cao hiệu quả các sản phẩm của mình bằng cách cộng tác và chia sẻ thông tin. Cụ thể hơn, đây là phần mềm tích hợp, cho phép người sử dụng từ nhiều "trạm" làm việc khác nhau có thể giao tiếp cùng một lúc, ví dụ như Livelink, Lotus Notes, Novell Group-Wise, Oracle, v.v.

Phần mềm nhóm rất cần thiết đối với nhóm ảo bởi vì nó cho phép các thành viên truy cập cơ sở dữ liệu và hỗ trợ các cuộc họp ảo. Một số phần mềm nhóm có thể sử dụng cho các cuộc họp "trực tiếp", trong đó mọi thành viên tham dự sẽ làm việc trực tuyến và trao đổi qua điện thoại tại cùng một thời điểm. Phần mềm đó có thể dùng cho e-mail, nhóm thảo luận và bản tin. Phần mềm nhóm cho phép truy cập cơ sở dữ liệu chung, các ứng dụng, chương trình họp và lịch làm việc, các thư viện tham khảo… Một số phần mềm còn hỗ trợ hội thảo qua hình thức thoại và bảng thông báo điện tử.

Tuy nhiên, đôi khi bạn không nhất thiết phải thành lập một website hay Intranet cho nhóm, mà chỉ cần cài đặt phần mềm làm việc theo nhóm cho tất cả những người tham gia, vì các thành viên trong nhóm chỉ cần một trình duyệt, và bạn cũng không cần phải xử lý vấn đề tương thích thường xuất hiện với phần mềm làm việc theo nhóm.

Truy cập cơ sở dữ liệu

Cơ sở dữ liệu chứa nhiều tư liệu và thông tin hữu ích cho nhóm. Những thông tin cần thiết đó có thể truy cập được từ website, mạng nội bộ hay bằng phần mềm làm việc theo nhóm. Các tư liệu trong cơ sở dữ liệu của tổ chức thường chứa đựng nhiều thông tin nhạy cảm. Chỉ có một số thành viên quan trọng trong nhóm ảo có thể được phép thay đổi những tư liệu như vậy. Ví dụ, nếu ở trong nhóm nhưng không phải là nhân viên, như khách hàng hoặc nhà cung cấp, thành viên có thể truy cập để xem những tài liệu bị giới hạn nhưng họ không thể chỉnh sửa thông tin trong đó.

Máy fax

Máy fax chuyên dụng cũng là một phương tiện truyền thông hữu ích. Nhiều chức năng của máy fax có thể thực hiện dễ dàng hơn thông qua e-mail. Ngay cả tài liệu, bài báo cắt ra, ảnh, v.v. cũng có thể gửi như bản đính kèm e-mail, nếu chúng được quét và lưu như tập tin. Nhưng vì nhiều người không có điều kiện sử dụng máy quét và bản thân việc quét ảnh đó có thể mất thời gian, nên máy fax vẫn được sử dụng như một công cụ tiện lợi.

Phần mềm chỉnh sửa văn bản

Dù là nhóm ảo, nhưng nhóm này vẫn phải thường xuyên viết và nộp báo cáo. Vì một số thành viên phải hợp tác để triển khai báo cáo, nên họ cần có một cách thức cập nhật những thay đổi về tiến trình công việc để đưa vào trong tập tin của mình. Những bộ xử lý văn bản ở công ty của bạn có tính năng cho phép người sử dụng theo dõi những thay đổi được thực hiện cho tài liệu không? Hay vẫn còn rất ít người biết được tính năng này, và lại càng ít người có kinh nghiệm sử dụng chúng?

Sau đây là cách thức hoạt động của tính năng theo dõi các thay đổi trên máy tính (track-changes). Văn bản bị xóa được gạch bỏ nhưng vẫn hiển thị trên màn hình. Văn bản mới thêm vào được tô màu (những người kiểm tra khác nhau có thể mặc định những màu khác nhau) và đánh dấu bên lề những thay đổi đó để dễ phát hiện. Chức năng này giúp nhiều người có được cách kiểm tra và đóng góp cho tài liệu một cách nhanh chóng và chính xác nhất. Và nếu tài liệu được lưu trước khi các bản chỉnh sửa được chấp nhận, những người hợp tác sẽ có bản lưu vĩnh viễn về những gì đã được thay đổi và ai là người thực hiện những thay đổi đó. Ví dụ:

Helen nhận nhiệm vụ viết báo cáo về tiến độ công việc cho nhóm cô. Maurice và Lynn đã đồng ý xem lại bản thảo của cô và đóng góp ý kiến. Khi máy tính vẫn còn chưa phổ biến, Helen đã gửi bản thảo trên giấy cho các cộng sự. Những người này sẽ gạch bỏ những từ ngữ hay lối diễn đạt mà họ cho là không thích hợp và viết những câu bổ sung, đề xuất bên lề. Bản thảo đã chỉnh sửa sẽ được gửi lại cho Helen bằng thư hoặc fax và cô kết hợp tất cả những thay đổi đó vào bản thảo cuối cùng.

Giờ đây, nhờ tính năng chỉnh sửa của phần mềm xử lý văn bản, Helen có thể hoàn tất công việc nhanh hơn và dễ dàng hơn. Cô gửi bản thảo qua e-mail dưới dạng đính kèm cho Maurice với nội dung thư: "Hãy chỉ ra những thay đổi cần thiết rồi chuyển nó cho Lynn để cô ấy bổ sung ý kiến. Cứ thoải mái thêm bớt nếu thấy cần thiết, và nhớ là hãy bật tính năng track-changes trước khi chỉnh sửa nhé".

Khi nhận được tài liệu đã chỉnh sửa từ các cộng sự, Helen có thể thấy tất cả những sự thay đổi và các ý bổ sung. Phần của Maurice được tô màu đỏ, còn của Lynn có màu xanh. Nếu Helen nhận thấy cô không đồng ý với một thay đổi màu xanh, cô sẽ gọi điện thoại cho Lynn để trao đổi về quan điểm của mình.

Khi tất cả các thay đổi đã được xem lại và thảo luận với các cộng sự, Helen sẽ chấp nhận các thay đổi đó. Báo cáo của cô sẽ kết hợp tài liệu của cô và những ý kiến đóng góp của các thành viên cùng nhóm.

Đề phòng những vấn đề về khả năng tương thích

Một số người nghĩ rằng công nghệ của họ có khả năng tương thích vì họ đang sử dụng cùng một phần mềm và những chiếc máy tính của họ cũng hoàn toàn giống nhau. Nhưng một vấn đề ngoài dự kiến liên quan đến các tập tin nén vẫn có thể xảy ra. Nén là thao tác phổ biến khi gửi các tập tin PowerPoint lớn và các tập tin tương tự qua e-mail. Hãy thử xác định xem liệu có thành viên nào trong nhóm bạn gặp phải vấn đề về khả năng tương thích không. Bạn có thể cần phải cho các thành viên trong nhóm cài đặt một chương trình nén tập tin chung.

Nguồn: Xây dựng nhóm làm việc hiệu quả - First News và NXB Tổng hợp TPHCM

Nhom ao va cong nghe
Việt Báo
Người đàn ông chọc dao đổ chất lạ vào mít, xem ngay để tránh nha mọi người
Comment :Nhóm ảo và công nghệ
Ý kiến bạn đọc
Viết phản hồi
Bạn có thể gửi nhận xét, góp ý hay liên hệ về bài viết Nhóm ảo và công nghệ bằng cách gửi thư điện tử tới Lien He Bao Viet Nam. Xin bao gồm tên bài viết Nhom ao va cong nghe ở dạng tiếng Việt không dấu. Hoặc Nhóm ảo và công nghệ ở dạng có dấu. Bài viết trong chuyên đề của chuyên mục Văn Hóa
virtual and technology group
database, compatibility, telephone service, the members, changes, groupware, users, technology, information, walls, in groups, documents, files, E-mail, sent
A virtual team is always dependent on technology. Virtual team will not survive as well as reap any success without e-mail, Internet and international telephone services. Technology helps the group members share ideas and information, connecting ...
  • viet bao
  • viet bao
  • viet bao
  • viet bao
  • viet bao
  • viet bao
  • viet bao
  • viet bao
  • viet bao
  • viet bao
  • viet bao
  • viet bao
  • viet bao
  • viet bao
  • viet bao
  • viet bao
  • viet bao
  • viet bao
  • viet bao
  • viet bao
  • viet bao
  • viet bao
  • viet bao
  • viet bao
  • viet bao
  • viet bao
  • Thoi su 24h258 Hanh ha con roi chup hinh gui cho vo
    Thời sự 24h(25/8): Hành hạ con rồi chụp hình gửi cho vợ

    Đi tìm lời giải cho cây chuối lạ cao 15 cm ra 6 bắp ở Huế; Những vụ tự sát thương mình và người thân để trục lợi bảo hiểm nổi tiếng; Quan Formosa xin rút kinh nghiệm, người Việt hào phóng bao dung; Hà Nội: Một tuần xử lý gần 200 ‘ma men’, người vi phạm bất ngờ; Xử phạt nồng độ cồn, nhân viên quán bia "mật báo" cho khách

  • Thoi su 24h248 Chat xac nguoi tinh bo bao tai o Sai Gon
    Thời sự 24h(24/8): Chặt xác người tình bỏ bao tải ở Sài Gòn

    Cứu một cụ bà trong đám cháy, thiếu úy CSGT nhập viện cùng nạn nhân; Cắt điện, nước của quán cà phê Xin Chào là sai quy định; Nhiều phi công xác nhận bị chiếu đèn laser khi hạ cánh xuống Tân Sơn Nhất; Sập hầm vàng ở Lào Cai: công bố danh tính 7 công nhân bị chết; Ẩn tình vụ vợ U60 thuê người đánh sảy thai cô giúp việc 19 tuổi

  • Thoi su 24h238 Gai tre thue chat chan tay truc loi
    Thời sự 24h(23/8): Gái trẻ thuê chặt chân tay trục lợi

    Xé áo, cắt tóc nhân tình ở phố: Nhân tình là "osin" của kẻ chủ mưu; Giám định ADN để nhận dạng 150 ngôi mộ bị xâm phạm; Vụ "tháp nghiêng" chờ sập: 3/4 hộ dân đã di dời; Dân không có quyền kiểm tra CSGT': Giám sát khác kiểm tra; Bạn gái trễ giờ lên máy bay, nam thanh niên xông vào đánh nhân viên hàng không

  • Nhung thong tin dang doc nhat trong tuan tu 2182782016
    Những thông tin đáng đọc nhất trong tuần (từ 21/8-27/8/2016)

    Vụ rơi máy bay quân sự làm một học viên phi công tử vong, tự thuê người chặt chân, tay mình để trục lợi bảo hiểm, đau đáu lòng ngư dân miền Trung câu hỏi bao giờ cá biển ăn được, hay vụ sập mỏ vàng ở Lào Cai đoạt mạng 7 người,... là những tin nóng được quan tâm nhất tuần qua.

  • Toan canh kinh te tuan 2108 27082016
    Toàn cảnh kinh tế tuần (21/08 - 27/08/2016)

    Tiền ở một loạt các ngân hàng lại "bốc hơi", vấn nạn thực phẩm bẩn bủa vây người Việt, áp lực thu ngân sách khiến giá xăng dầu tăng, những băn khoăn về việc mua điện từ Lào, CPI tháng 8 tăng 0,1% so tháng trướ ... Cùng với những thông tin về tài chính- ngân hàng, bất động sản, thị trường tiêu dùng..là những tin tức - sự kiện kinh tế nổi bật tuầ

  • Tong hop tin An ninh phap luat tuan 142082016
    Tổng hợp tin An ninh - pháp luật tuần (14-20/8/2016)

    Như một gáo nước lạnh tạt vào mặt khi dư luận còn đang bàng hoàng trước thảm án Lào Cai. Trọng án Yên Bái, 3 nạn nhân là những người đứng đầu cơ quan lãnh đạo tỉnh. Thảm án Hà Giang, mẹ giết 3 con ruột vì mâu thuẫn với chồng. Giết mẹ vợ và em vợ ở Thái Bình.Những vụ án như một chuỗi sự kiện tiếp diễn xảy ra trong một thời gian ngắn. Có thể nói tuần này là t