Chủ nhật, 16 Tháng chín 2007, 10:00 GMT+7

Lập kế hoạch và lịch trình công việc

Lap ke hoach va lich trinh cong viec
Một đặc điểm của bản tuyên bố là nhấn mạnh vào mục đích hơn là vào phương pháp thực hiện. Đặc biệt là với nhóm dự án, nhà tài trợ nên xác định rõ ràng mục đích được yêu cầu, còn kế hoạch sẽ do trưởng nhóm cũng như các thành viên trong nhóm tự thảo luận.

Với mục đích được đặt ra, nhóm có thể áp dụng các phương pháp đã được kiểm nghiệm qua thời gian để lập kế hoạch làm việc và cùng triển khai kế hoạch đó. Trên thực tế, vì nhiều nhóm là nhóm dự án nên những phương pháp được kiểm nghiệm qua thời gian này cũng chính là những phương pháp mà các giám đốc dự án đã sử dụng từ 60, 70 năm trước đó.

Quản lý dự án là quy trình giám sát một nỗ lực tập trung bị ràng buộc bởi thời gian và được định hướng theo mục tiêu từ giai đoạn khởi đầu đến lúc kết thúc. Việc quản lý dự án bao gồm phân bổ con người và nguồn lực, điều phối các hoạt động, sử dụng nguồn lực và kiểm soát hiệu suất hoạt động. Một dự án điển hình có bốn giai đoạn: lập kế hoạch, xây dựng, thực hiện và nghiệm thu. Ở đây chúng ta chỉ tìm hiểu giai đoạn đầu tiên là lập kế hoạch. Giai đoạn này bắt đầu từ việc làm rõ mục tiêu.

Làm rõ mục tiêu

"Hãy phát triển một website có khả năng cung cấp thông tin về sản phẩm một cách nhanh chóng, chính xác, đạt hiệu quả về mặt chi phí và đáp ứng yêu cầu của khách hàng". Đó là mục tiêu mà nhà tài trợ yêu cầu cho nhóm. Vậy mục tiêu này phải được hiểu như thế nào? Như thế nào là "nhanh"? Như thế nào là "chính xác"? Liệu một sai sót trên tổng số 1.000 giao dịch có phải là tỉ lệ chấp nhận được, hay một lỗi trên 10.000 giao dịch mới đáp ứng được kỳ vọng của nhà tài trợ? Chi phí để thực hiện website này ở mức độ nào mới được xem là hiệu quả? Tất cả những câu hỏi này đều cần phải được làm rõ, tốt nhất là câu trả lời được đưa ra sau khi tham khảo ý kiến nhà tài trợ. Tất cả các mục tiêu cần cụ thể hóa và có thể đánh giá được. Nếu không, bạn sẽ không có cách nào biết được nhóm có hoàn thành nhiệm vụ của mình hay không. Ngoài ra, nên có một kế hoạch thời gian chỉ rõ thời hạn nhóm phải đạt được mục tiêu.

Xác định nhiệm vụ

Khi các mục tiêu đã rõ ràng và được mọi thành viên chấp nhận, hãy xác định những nhiệm vụ cần hoàn tất để đáp ứng tất cả các mục tiêu đó. Các thành viên trong nhóm cần trả lời những câu hỏi sau:

+ Tất cả những nhiệm vụ phải thực hiện để đạt được các mục tiêu này là gì?

+ Đâu là trình tự tối ưu để thực hiện các nhiệm vụ này? Nhiệm vụ nào có thể thực hiện một cách độc lập, còn nhiệm vụ nào phải được giải quyết nối tiếp nhau?

+ Từng nhiệm vụ phải được hoàn tất với kế hoạch thời gian như thế nào?

Bảng 4-1 minh họa một phương pháp xác định nhiệm vụ, các nhiệm vụ phụ liên quan và việc bố trí thời gian cho các nhiệm vụ đó. Dự án trong ví dụ này là chuyển ba máy chủ web và hai cơ sở dữ liệu sang một trung tâm dữ liệu mới.

Bí quyết lập lịch trình dự án

1. Xây dựng một danh sách bao gồm các nhiệm vụ cụ thể

2. Nêu rõ kết quả cần đạt được cho từng hoạt động, ví dụ: sản phẩm mẫu để thăm dò thị trường

3. Dùng những kết quả đó làm cơ sở lập lịch trình dự án với các điểm mốc và ngày đến hạn thực tế

4. Nhận biết những khâu đình trệ có thể làm đảo lộn lịch trình

5. Xác định các biện pháp loại trừ những nguyên nhân gây đình trệ

6. Thiết lập hệ thống kiểm soát và truyền thông để cập nhật và điều chỉnh lịch trình

7. Đảm bảo những thành phần liên quan sẽ tham gia và nắm bắt được thông tin về tiến độ dự án, cũng như bất kỳ sửa đổi nào về lịch trình

Chú ý: Hầu hết các nhà quản lý của những dự án phức tạp thường dùng các phần mềm hỗ trợ việc lập kế hoạch và lịch trình dự án. Để quyết định phần mềm nào phù hợp nhất với trường hợp của bạn, hãy kiểm tra các phiên bản mới nhất và tham khảo ý kiến của một giám đốc dự án có kinh nghiệm.

Nguồn: Xây dựng nhóm làm việc hiệu quả - First News và NXB Tổng hợp TPHCM

Lap ke hoach va lich trinh cong viec
Việt Báo

Nhận xét tin Lập kế hoạch và lịch trình công việc

Ý kiến bạn đọc

Viết phản hồi

Bạn có thể gửi nhận xét, góp ý hay liên hệ về bài viết Lập kế hoạch và lịch trình công việc bằng cách gửi thư điện tử tới Lien He Bao Viet Nam. Xin bao gồm tên bài viết Lap ke hoach va lich trinh cong viec ở dạng tiếng Việt không dấu. Hoặc Lập kế hoạch và lịch trình công việc ở dạng có dấu. Bài viết trong chuyên đề Tác Phẩm của chuyên mục Văn Hóa.

Planning and scheduling work
work schedule, planning, sponsors, how, members, tasks, objectives, performance, purpose, method, time time, work, work, testing

One feature of the statement is more emphasis on purpose is the method of implementation. Especially with the project team, sponsors should clearly identify the purpose of the request, also plans to team leader as well as by members of the self discussion groups ...

CÓ THỂ BẠN QUAN TÂM


  • Thoi su 24h3110 Nhat vang giup nguoi bi cuop o SG
    Thời sự 24h(31/10): Nhặt vàng giúp người bị cướp ở SG

    Ông Bá Thanh vẫn điều hành công việc qua thư ký; Hàng chục người nhặt vàng giúp người phụ nữ bị cướp ở Sài Gòn; Lẻn vào các nhà đại gia, ăn no ngủ say rồi trộm; Vỡ đập thủy lợi tại Quảng Ninh...

  • Thoi su 24h3010 18 7 ty USD xay san bay Long Thanh
    Thời sự 24h(30/10): 18,7 tỷ USD xây sân bay Long Thành

    18,7 tỉ USD xây sân bay Long Thành; Kể lại lúc băng cướp đi ôtô xông vào tiệm vàng; Bắt giam giám đốc Công ty Xổ số Kiến thiết Lâm Đồng;Tin nhắn bí ẩn và cái chết của một thiếu nữ; Hào Anh cắm xe đi bar, giục mẹ bán đất... là những thông tin thời sự nổi bật trong ngày 29/10.

  • Thoi su 24h2910 Ca xa di diet ran doc
    Thời sự 24h(29/10): Cả xã đi diệt rắn độc

    Formosa nói gì về yêu cầu tháo dỡ miếu thờ?; Sơ tán nhiều hộ dân vì ‘hố tử thần’ xuất hiện; 7 siêu xe sung công "ế" vì bán đấu giá quá cao; "Mổ xẻ" các phương án cầu mới cạnh cầu Long Biên...

  • Thoi su 24h2810 Tiem nham nuoc cat cho 60 tre
    Thời sự 24h(28/10): Tiêm nhầm nước cất cho 60 trẻ

    Nội Bài, Tân Sơn Nhất: Thừa nhận tồi tệ, quyết chấn chỉnh?; Tiêm nhầm nước cất thay vì vắcxin cho 60 trẻ; Giai thoại Thuyết "buôn vua": Mỗi ngày xài một tỷ; Nổ nồi hơi lò bánh tráng, mái nhà bay lả tả... 

  • Thoi su tuan qua thai nhi vang khoi bung me sau TNGT
    Thời sự tuần qua: thai nhi văng khỏi bụng mẹ sau TNGT

    Ông Nguyễn Bá Thanh vắng mặt tại kỳ họp QH; Điều lạ ở ‘lãnh địa’ của xe quá tải; Bắt tạm giam nguyên Chủ tịch HĐQT Ocean Bank; Mở lại phiên xử vụ TMV Cát Tường trong tháng 11; "Haivl.com bị rút giấy phép vĩnh viễn...

  • Ban tin suc khoe tuan tu 19 2510
    Bản tin sức khỏe tuần (từ 19 - 25/10)

    Nhiều nghi vấn vụ bé gái chết bất thường tại bệnh viện Quốc Oai: Chẩn đoán rối loạn tiêu hóa, chết vì viêm màng não?; Bác sỹ "ế ẩm", giáo sư đông nghẹt “khách”; Bệnh viện K bị tố “nhũng nhiễu” bệnh nhân; Dầu bẩn Đài Loan nghi lấy nguyên liệu từ Việt Nam?; Bị cúm khi mang thai có nguy hiểm không?; Những cách giảm cân bằng bưởi hiệu quả nhất; Tác dụng phụ kỳ diệu của cực khoái với nam giới; Dùng nước hoa có thể gây ung thư?... là những tin sức khỏe nổi bật tuần qua.

  • Nghin le chuyen tuan qua 1910 2510
    Nghìn lẻ chuyện tuần qua (19/10 - 25/10)

    Khai mạc kỳ họp thứ 8 Quốc hội khóa 13; Bé gái chết bất thường ở bệnh viện; Nội Bài, Tân Sơn Nhất bị xếp hạng sân bay tệ nhất châu Á; Gửi iPhone qua bưu điện, nhận... 2 cục đá; Bác sĩ từ chối cấp cứu, bệnh nhân tử vong ... là những tin tức nổi bật được dư luận quan tâm trong tuần qua.

  • Toan canh Showbiz tuan 1910 2510
    Toàn cảnh Showbiz tuần (19/10 – 25/10)

    Đại sứ bảo vệ động vật hoang dã Thu Minh dùng mật gấu tươi, Vương miện Hoa hậu Việt Nam 2014 trị giá 2,5 tỷ đồng, Vợ cũ tố Lam Trường là người cha thiếu trách nhiệm, Yanbi miệt thị người đồng tính, Hồ Ngọc Hà bị loại tại MTV EMA 2014, Giang Hồng Ngọc đăng quang X - Factor - Nhân tố bí ẩn 2014, Loki Bảo Long bị tố bỏ thi vì yêu lăng nhăng, Nhạc phim do Sơn Tùng M-TP sáng tác lại bị tố đạo nhạc Hàn, Moon Geun Young có bầu dù đã chia tay Kim Bum, Orlando Bloom đang bí mật hẹn hò với Selena Gomez,...là những thông tin giải trí nổi bật trong tuần qua.

  • Tin An ninh Phap luat tuan qua 1910 2510
    Tin An ninh - Pháp luật tuần qua (19/10 - 25/10)

    Xót lòng những vụ giết con rồi tự tử; Vụ Thẩm mỹ viện Cát Tường và những điều bất ngờ; Tử tù hiếp dâm tự tử 3 lần vì sợ tiêm thuốc độc; Chân tướng quân sư số một của ông trùm ma túy; “Siêu trộm” kim cương xuyên lục địa bị bắt giữ; Chuyện chưa kể về phiên toà xử “ông trùm” Khánh trắng;.......là những tin đáng chú ý trong tuần.

  • Tin The gioi noi bat tuan qua tu 19102510
    Tin Thế giới nổi bật tuần qua (từ 19/10-25/10)

    Vụ xả súng kinh hoàng tại tòa nhà quốc hội Canada; Hải quân Thụy Điển đã phát động một cuộc săn tìm tàu lạ trên biển; Giải mã một loạt diễn biến bí ẩn ở Triều Tiên; Bình luận xung quanh việc Trung Quốc mở rộng bãi Đá Chữ Thập ở Trường sa; ... là những tin tức nổi bật trong tuần qua.