vietbao

Lập kế hoạch giao tiếp

Bấm ngay Subscribe / Đăng Ký xem video hay mới nhất >>

Lap ke hoach giao tiep
Kế hoạch giao tiếp là một trong những yếu tố cần phải chú ý ngay từ giai đoạn đầu của dự án. Tầm quan trọng của một kế hoạch phụ thuộc vào số thành viên, phòng ban và công ty tham gia, cũng như vị trí địa lý của họ.

Các dự án nhỏ với ít thành viên và được bố trí tại cùng một địa điểm sẽ không cần đến kế hoạch này, mà chỉ cần xác định thời gian và địa điểm cho các cuộc họp, bởi vì họ có thể chia sẻ thông tin bất cứ khi nào có cơ hội gặp nhau. Trái lại, một dự án lớn với các thành viên được tập hợp từ nhiều phòng ban, có địa điểm làm việc khác nhau, thuộc các tổ chức khác nhau… phải có một kế hoạch giao tiếp hoàn chỉnh và có hệ thống nhằm giúp mọi người trao đổi và chia sẻ thông tin. Thiếu hệ thống giao tiếp đó, các thành viên trong một dự án lớn không thể phối hợp hoạt động để giải quyết vấn đề và khó hoàn tất công việc đúng thời hạn.

Mọi kế hoạch giao tiếp của dự án nên bao gồm cả nghi thức cuộc họp, e-mail và báo cáo. Các dự án lớn cần xem xét việc tổ chức một phòng của nhóm và các kết nối điện tử, như website dự án, hội thảo qua điện thoại, hội thảo video – những thứ có thể kết nối các thành phần liên quan và các thành viên trong nhóm ở nhiều vị trí địa lý khác nhau.

Các cuộc họp

Trong quá trình thực hiện dự án, thường có nhiều cuộc họp khác nhau diễn ra như họp định kỳ, họp khẩn cấp, họp nội bộ,…

Hầu như mọi người đều không thích chuyện họp hành, nhất là những người không có nhiều thời gian. Nhưng các cuộc họp tạo điều kiện để truyền đạt thông tin chính xác nhất. Các cuộc họp là cơ hội để mọi người chia sẻ ý kiến rồi đưa ra quyết định và tiến trình dự án nói chung phụ thuộc rất nhiều vào những quyết định đó. Vì vậy, nếu dự án của bạn phải có họp hành nhiều, bạn hãy tranh thủ khai thác hiệu quả của chúng.

Việc tham gia các cuộc họp sẽ khiến mọi người bám sát lịch trình công việc đến mức tối đa. Ví dụ, nếu ai cũng biết rằng các cuộc họp của nhóm dự kiến sẽ diễn ra vào thứ Hai hàng tuần từ 3 đến 4 giờ chiều, họ có thể chủ động thu xếp các nhiệm vụ khác của mình xung quanh thời điểm đó. Việc đặt ra lịch họp định kỳ cũng giúp cho các nhà tổ chức tiết kiệm thời gian thỏa thuận về thời điểm họp mặt nhóm.

Các chính sách tham gia

Nhóm cũng nên có một quy định về việc tham dự các cuộc họp của dự án. Nếu những thành viên then chốt không có mặt, nhiều quyết định sẽ không thể thông qua mà phải dời sang cuộc họp tiếp theo, gây ảnh hưởng bất lợi đến tiến độ thực hiện dự án.

Vấn đề vắng mặt tại cuộc họp sẽ thường xuyên xảy ra khi các thành viên chính của dự án giữ nhiều trách nhiệm trong công việc thường ngày của họ. Ví dụ, nếu một kiểm soát viên của công ty phải bỏ ra 85% thời gian cho công việc thường ngày của mình, thì việc tham gia các cuộc họp của dự án sẽ chiếm vị trí thứ yếu và được xếp sau những nhu cầu khác của anh ta – trừ khi có một chính sách tham gia cuộc họp. Vì thế, ngay từ ban đầu, bạn hãy đề ra một chính sách như vậy. Nếu vấn đề di chuyển giữa các địa điểm khiến việc tham dự họp bị cản trở, hãy xem xét phương án áp dụng các hình thức hỗ trợ của công nghệ viễn thông để liên lạc với những người ở xa địa điểm họp.

Lưu ý: Việc tổ chức các cuộc họp có mối liên hệ khá mật thiết đến việc chuẩn bị, tuân thủ quy trình cuộc họp, thực hiện các quyết định và sự nhất trí – những tiêu chí đã được mọi thành viên thông qua. Nếu muốn tìm hiểu kỹ hơn về các khía cạnh này, hãy tham khảo “Hướng dẫn họp hiệu quả” ở phụ lục A. Hướng dẫn này sẽ giúp bạn chuẩn bị và tiến hành các cuộc họp, cũng như tổ chức các bước hành động tiếp theo một cách khoa học.

Nguồn: Quản lý dự án lớn và nhỏ - First News và NXB Tổng hợp TPHCM

Lap ke hoach giao tiep
Việt Báo
Bộ ba EXO "đốn tim" fan với ca khúc nhạc phim ngọt lịm
Comment :Lập kế hoạch giao tiếp
Ý kiến bạn đọc
Viết phản hồi
Bạn có thể gửi nhận xét, góp ý hay liên hệ về bài viết Lập kế hoạch giao tiếp bằng cách gửi thư điện tử tới Lien He Bao Viet Nam. Xin bao gồm tên bài viết Lap ke hoach giao tiep ở dạng tiếng Việt không dấu. Hoặc Lập kế hoạch giao tiếp ở dạng có dấu. Bài viết trong chuyên đề của chuyên mục Văn Hóa
Communication Plan
geographic location, project, plan, plan, major projects, meetings, communication, participation, organization, location, time, information , to, Main
Plan communication is one factor to note right from the first phase of the project. The importance of a plan depends on the number of members, departments and companies involved, as well as their geographic locations ..
  • viet bao
  • viet bao
  • viet bao
  • viet bao
  • viet bao
  • viet bao
  • viet bao
  • viet bao
  • viet bao
  • viet bao
  • viet bao
  • viet bao
  • viet bao
  • viet bao
  • viet bao
  • viet bao
  • viet bao
  • viet bao
  • viet bao
  • viet bao
  • viet bao
  • viet bao
  • viet bao
  • viet bao
  • viet bao
  • viet bao
  • Thoi su 24h248 Chat xac nguoi tinh bo bao tai o Sai Gon
    Thời sự 24h(24/8): Chặt xác người tình bỏ bao tải ở Sài Gòn

    Cứu một cụ bà trong đám cháy, thiếu úy CSGT nhập viện cùng nạn nhân; Cắt điện, nước của quán cà phê Xin Chào là sai quy định; Nhiều phi công xác nhận bị chiếu đèn laser khi hạ cánh xuống Tân Sơn Nhất; Sập hầm vàng ở Lào Cai: công bố danh tính 7 công nhân bị chết; Ẩn tình vụ vợ U60 thuê người đánh sảy thai cô giúp việc 19 tuổi

  • Thoi su 24h238 Gai tre thue chat chan tay truc loi
    Thời sự 24h(23/8): Gái trẻ thuê chặt chân tay trục lợi

    Xé áo, cắt tóc nhân tình ở phố: Nhân tình là "osin" của kẻ chủ mưu; Giám định ADN để nhận dạng 150 ngôi mộ bị xâm phạm; Vụ "tháp nghiêng" chờ sập: 3/4 hộ dân đã di dời; Dân không có quyền kiểm tra CSGT': Giám sát khác kiểm tra; Bạn gái trễ giờ lên máy bay, nam thanh niên xông vào đánh nhân viên hàng không

  • Thoi su 24h228 Nhung vu giet hai can bo tai tieng
    Thời sự 24h(22/8): Những vụ giết hại cán bộ tai tiếng

    TPHCM kiểm tra "lót tay" lấy sổ đỏ: Sẽ như Hà Nội?; Những vụ giết hại cán bộ bằng súng tai tiếng nhất từ trước tới nay; Hé lộ nguyên nhân ban đầu vụ nhóm côn đồ nổ súng truy sát 1 gia đình ở Thanh Hóa; Nước biển miền Trung 'đạt chuẩn' để tắm và nuôi thủy sản; Cán bộ điều tra đánh người nhưng vẫn có thư cảm ơn;... là những tin tức thời sự nổi bật ngày 22/8/2016.

  • Tong hop tin An ninh phap luat tuan 142082016
    Tổng hợp tin An ninh - pháp luật tuần (14-20/8/2016)

    Như một gáo nước lạnh tạt vào mặt khi dư luận còn đang bàng hoàng trước thảm án Lào Cai. Trọng án Yên Bái, 3 nạn nhân là những người đứng đầu cơ quan lãnh đạo tỉnh. Thảm án Hà Giang, mẹ giết 3 con ruột vì mâu thuẫn với chồng. Giết mẹ vợ và em vợ ở Thái Bình.Những vụ án như một chuỗi sự kiện tiếp diễn xảy ra trong một thời gian ngắn. Có thể nói tuần này là t

  • Toan canh kinh te tuan 1408 20082016
    Toàn cảnh kinh tế tuần (14/08- 20/08/2016)

    Những dự án lọc dầu lớn phải bù lỗ tới hàng nghìn tỷ đồng, Bộ Công thương phản hồi về bộ nhiệm tại Sabeco, bảo mật tại các NH lớn, giá xăng tăng trở lại...Cùng với đó là những thông tin bất động sản, tài chính- ngân hàng, thị trường tiêu dùng... tiếp tục là những tin tức - sự kiện kinh tế nổi bật tuần qua.

  • Tong hop tin Doi song tuan qua 15218
    Tổng hợp tin Đời sống tuần qua (15-21/8)

    Mới đây, lời cảnh báo được một vị phụ huynh đưa ra cùng với hình ảnh được cắt ra từ camera của lớp học mẫu giáo cho thấy một bé trai đang cố làm chuyện người lớn với bé gái trong giờ nghỉ trưa khiến nhiều bậc cha mẹ phải suy ngẫm.