vietbao

Kiểm tra và giám sát dự án

Bấm ngay Subscribe / Đăng Ký xem video hay mới nhất >>

Kiem tra va giam sat du an
Mục tiêu của các nhà quản lý dự án và trưởng nhóm dự án cũng giống như mục tiêu của các nhà quản lý khác: đạt được kết quả thông qua sự nỗ lực của nhân viên và các nguồn lực khác. Muốn như vậy, các nhà quản lý và trưởng nhóm phải có động cơ thúc đẩy và tập trung vào các mục tiêu, làm cầu nối giữa cấp trên và cấp dưới và đưa ra quyết định.

Họ cũng phải giám sát lịch trình, kiểm tra ngân sách và các tiêu chuẩn chất lượng, xử lý các vấn đề con người, và không ngừng tạo điều kiện để các thành phần liên quan đến dự án giao tiếp với nhau. Đây là những nhiệm vụ mà nhà quản lý dự án phải làm trong suốt giai đoạn ba của dự án: quản lý quá trình thực hiện. Chương này sẽ tập trung giải thích ba chức năng chủ yếu của các nhà quản lý dự án trong giai đoạn này.

Có thể so sánh nhà quản lý như bộ điều nhiệt dùng để kiểm tra nhiệt độ trong nhà bạn. Chúng ta thử cùng tìm hiểu đôi chút về các chức năng của bộ điều nhiệt này. Đây là thiết bị dùng để nhận biết nhiệt độ bên trong tòa nhà. Nếu nhiệt độ không khí ở trong một phạm vi đã định trước, cụ thể là 21 đến 22 độ C, thiết bị này sẽ cho rằng mọi chuyện đều ổn và không làm gì cả. Nó chỉ vận hành nếu nhận thấy nhiệt độ vượt ra khỏi phạm vi đó. Nếu nhiệt độ quá cao, bộ điều nhiệt sẽ báo hiệu để hệ thống lạnh bắt đầu làm việc. Nếu nhiệt độ quá thấp, nó sẽ khởi động hệ thống sưởi ấm. Bộ điều nhiệt liên tục kiểm tra nhiệt độ và một khi nhiệt độ tòa nhà trở về giới hạn yêu cầu, thiết bị này sẽ gửi một tín hiệu khác để bộ phận làm lạnh hay làm nóng ngừng lại. Nhà quản lý cũng phải có những bộ cảm biến tương tự và sử dụng chúng để kiểm tra các hoạt động của dự án. Họ dùng ngân sách để đánh giá mức độ chi tiêu tương ứng với các mục tiêu đặt ra, họ kiểm tra chất lượng sản phẩm để biết liệu quy trình làm việc có thích hợp hay không, và dùng các điểm mốc định kỳ để đảm bảo rằng công việc đang theo đúng lịch trình. Chúng ta hãy xem xét từng cơ chế kiểm tra và giám sát này.

Ngân sách

Những điểm cơ bản để lập ngân sách đã được giới thiệu ở phần trên. Ở phần này, chúng tôi sẽ giải thích cách bạn có thể sử dụng ngân sách để kiểm tra các hoạt động của dự án. Việc kiểm tra được thực hiện thông qua quá trình đối chiếu các kết quả thực tế với khoảng thời gian và ngân sách đã định. Nếu kết quả đánh giá cho thấy việc chi tiêu của dự án trùng khớp với chỉ tiêu đề ra, kết quả thực tế phù hợp với kết quả dự kiến của ngân sách, bạn sẽ không cần điều chỉnh gì cả. Tuy nhiên, nếu kết quả thực tế không như kết quả dự kiến, nhà quản lý dự án phải có hành động kịp thời. Ví dụ, nếu nhóm bạn định trả chi phí tư vấn bên ngoài là 24.000 đô la vào tháng 7, nhưng bạn nhận thấy số tiền thanh toán thực tế lên tới 30.000 đô la, thì bạn cần tìm hiểu nguyên nhân của sự chênh lệch này và lập tức điều chỉnh tình huống trong khả năng có thể.

Sự khác biệt giữa kết quả thực tế và kết quả được mong đợi theo ngân sách gọi là phương sai. Phương sai có thể có lợi khi kết quả thực tế tốt hơn kết quả mong đợi, nhưng lại bất lợi khi kết quả thực tế kém hơn kết quả mong đợi.

Bạn nên làm gì nếu phát hiện ra các phương sai bất lợi? Phải chăng bạn sẽ dùng chiến lược hy vọng – nghĩa là hy vọng rằng phương sai này chỉ là một sự sai số ngẫu nhiên và sẽ không lặp lại trong tương lai? Không một nhà quản lý thông minh nào lại áp dụng chiến lược này. Chi tiêu quá mức trong một kỳ hạn ngân sách, dù ở mức có thể chấp nhận được, vẫn có thể là dấu hiệu của một vấn đề nan giải. Vấn đề ấy sẽ lớn dần lên nếu không được quan tâm đúng mức. Vì thế, khi bạn nhận thấy có sự chênh lệch đáng kể về ngân sách, hãy tìm hiểu thật cặn kẽ. Tại sao điều đó xảy ra? Nó có khả năng tái diễn không? Nên dùng biện pháp điều chỉnh nào? Bạn đừng cố giải quyết vấn đề một mình mà hãy tranh thủ sự giúp đỡ của những người có kinh nghiệm và nắm vững vấn đề đó nhất

Bí quyết kiểm tra ngân sách

_Khi kiểm tra chi phí thực tế dựa trên ngân sách của bạn, hãy lưu ý các yếu tố thông thường có thể làm cho dự án của bạn vượt quá ngân sách:

• Lạm phát xảy ra trong quá trình tiến hành các dự án dài hạn

• Những thay đổi bất lợi về tỷ giá ngoại tệ

• Không có mức giá ổn định từ nhà thầu và nhà cung ứng

• Chi phí nhân sự ngoài dự kiến, bao gồm cả tiền làm thêm giờ để đảm bảo cho dự án đúng lịch trình

• Chi phí đào tạo và tư vấn phát sinh

Kiểm tra chất lượng

Các đợt kiểm tra chất lượng định kỳ là một biện pháp khác để đảm bảo cho dự án đi đúng hướng. Đây là hoạt động quan trọng trong mọi dự án. Khi kiểm tra chất lượng, nhà quản lý sẽ kiểm tra một đơn vị công việc nào đó ở một thời điểm phù hợp để đảm bảo rằng công việc ấy đáp ứng các đặc tính kỹ thuật. Ví dụ, nếu dự án là xây dựng một website thương mại điện tử mới, nhà quản lý dự án có thể cần kiểm tra các hạng mục của hệ thống phần mềm vì chúng được phát triển là để đảm bảo rằng chúng sẽ hoạt động theo kế hoạch. Nhà quản lý này không nên chờ cho đến khi kết thúc dự án mới bắt tay vào công việc kiểm tra này. Đến lúc đó, bất kỳ sai phạm hay thiếu sót nào cũng làm bạn phải tốn rất nhiều thời gian và chi phí để khắc phục.

Việc kiểm tra chất lượng định kỳ còn giúp bạn phát hiện tình trạng không phù hợp về yêu cầu kỹ thuật. Trong trường hợp đó, nhóm dự án có thể tìm nguyên nhân và điều chỉnh quy trình. Hình thức kiểm tra và hành động điều chỉnh này đảm bảo kết quả nhiệm vụ tiếp theo sẽ đáp ứng tiêu chuẩn chất lượng, và giữ cho dự án đi đúng hướng.

Điểm mốc

Trước đây, những đoàn lữ hành dùng các cột mốc hay tảng đá dọc đường để nhận biết về đường đi của họ, chẳng hạn như “Cambridge: 17 dặm”. Đây chính là điểm mốc. Chúng ta sử dụng khái niệm điểm mốc một cách ẩn dụ để đánh dấu những bước ngoặt trong cuộc sống của chúng ta: ngày tốt nghiệp phổ thông hoặc đại học, ngày kết hôn, ngày thành lập công ty riêng, ngày sinh nhật, v.v. Các dự án cũng đánh dấu những sự kiện quan trọng để nhắc nhở mọi người về chặng đường đã đi qua và về con đường phía trước. Đó thường là những thời điểm khi bạn hoàn tất các nhiệm vụ chính trên đường tới hạn. Sau đây là một vài ví dụ:

• Nhà tài trợ chấp nhận các yêu cầu của khách hàng về một dịch vụ mới

• Thử nghiệm mẫu sản phẩm thành công

• Lắp đặt và thử nghiệm thành công một phần thiết bị quan trọng

• Chuyển các hạng mục đã hoàn tất vào kho

• Và điểm mốc cuối cùng: hoàn tất dự án

Bạn nên làm nổi bật các điểm mốc trong lịch trình dự án và dùng chúng để kiểm tra tiến độ, hay có thể dùng các điểm mốc như một dịp để tổ chức lễ kỷ niệm đánh dấu tiến trình. Một số nhóm dự án đánh dấu điểm mốc bằng một bữa tiệc nhỏ của nhóm hoặc cùng nhau đi chơi thể thao.

Nói chung, mọi nhiệm vụ trên lịch trình đều thể hiện bằng một điểm mốc, tuy nhiên lại có một số điểm mốc quan trọng hơn những điểm mốc khác. Những điểm mốc quan trọng luôn có ý nghĩa lớn lao về mặt tâm lý đối với các thành viên trong nhóm. Hãy sử dụng chúng để tập hợp các thành viên và khuyến khích họ bằng những câu như: “Chúng ta hiện đang ở rất gần mục tiêu đề ra. Hãy duy trì nhịp độ này và hoàn tất dự án đúng hạn”.

Nguồn: Quản lý dự án lớn và nhỏ - First News và NXB Tổng hợp TPHCM

Kiem tra va giam sat du an
Việt Báo
Comment :Kiểm tra và giám sát dự án
Ý kiến bạn đọc
Viết phản hồi
Bạn có thể gửi nhận xét, góp ý hay liên hệ về bài viết Kiểm tra và giám sát dự án bằng cách gửi thư điện tử tới Lien He Bao Viet Nam. Xin bao gồm tên bài viết Kiem tra va giam sat du an ở dạng tiếng Việt không dấu. Hoặc Kiểm tra và giám sát dự án ở dạng có dấu. Bài viết trong chuyên đề của chuyên mục Văn Hóa
Checking and monitoring projects
project management, the actual results, project supervisor, manager, project team, to test, thermostat, budget, milestones, Section criteria, may, temperature, of the, you, do
Objectives of the project manager and project leader's goal is the same as the other management: achieving results through the efforts staff and other resources. So desired, managers and department heads must be motivated ...
  • viet bao
  • viet bao
  • viet bao
  • viet bao
  • viet bao
  • viet bao
  • viet bao
  • viet bao
  • viet bao
  • viet bao
  • viet bao
  • viet bao
  • viet bao
  • viet bao
  • viet bao
  • viet bao
  • viet bao
  • viet bao
  • viet bao
  • viet bao
  • viet bao
  • viet bao
  • viet bao
  • viet bao
  • viet bao
  • viet bao
  • Thoi su 24h267 An mang dau long tu viec ly hon gia hoa that
    Thời sự 24h(26/7): Án mạng đau lòng từ việc ly hôn giả hóa thật

    Sự thật sốc về cô gái “hở bạo” tiếp thị Bệnh viện thẩm mỹ Kangnam; Mẹ nạn nhân bị cưa chân phản bác kết luận của Sở Y tế; Vụ trao nhầm con: Nước mắt vẫn chưa ngừng rơi!; Người đàn ông bỏ xe bánh mỳ, nhảy sông Đà vì bị truy sát?; Bệnh nhân phải đóng trước 220 nghìn mới được đi vệ sinh ở bệnh viện

  • Thoi su 24h257 Can bo hon nguc nang Biang
    Thời sự 24h(25/7): Cán bộ hôn ngực nàng Biang

    Kẻ "gạ tình" người mẹ liên quan gì đến vụ cháu bé bị mất tích ở Long Biên?; Vụ xả thải: Bộ TNMT thông báo nóng với Formosa; Ông bố đập sữa trước cửa siêu thị: "Đã mua chịu lại còn kiếm chuyện"; Cán bộ hôn ngực nàng Biang: Xử lý đúng quy trình; Ngày con dâu bỏ đi, bố mẹ chồng khóc cạn nước mắt thương 5 cháu nhỏ

  • Thoi su 24h217 Cong ly nao cho nguoi vo mang noi dau tot cung
    Thời sự 24h(21/7): Công lý nào cho người vợ mang nỗi đau tột cùng

    Đình chỉ hay khen thưởng CSGT "giơ chân" cản người phạm luật?; Xót xa những vụ tự tử vì bệnh tật và tận cùng nghèo khó; "Rác thải Formosa tràn lan, trách nhiệm chính thuộc xã, phường"; Vụ cô gái bị chồng thiêu: Công lý nào cho người vợ đang mang nỗi đau tột cùng?; Mổ nhầm chân: chuyên môn yếu kém hay tắc trách?

  • Thoi su 24h197 Dung sung bat tre em cuop taxi
    Thời sự 24h(19/7): Dùng súng bắt trẻ em, cướp taxi

    Phía sau bản án tử của Vũ Văn Tiến: Con dại một lần, mẹ đau một đời; Hà Nội sẽ trồng cây phượng hoa màu tím, nở quanh năm; Mưa xô ngã cầu bêtông tiền tỷ: Quy trình trách nhiệm; Vụ chất thải Formosa: Doanh nghiệp nói khác Sở TNMT?; Chiếu laser Nội Bài: Phát hiện thủ phạm nhưng khó xử lý

  • Thoi su 24h187 Lo duong day gai goi chan dong showbiz
    Thời sự 24h(18/7): Lộ đường dây gái gọi chấn động showbiz

    Thực phẩm bẩn: Nghịch cảnh con người đang âm thầm giết hại nhau; Vụ chất thải Formosa: Thêm nhiều mâu thuẫn giật mình; Ân hận của người mẹ mỗi đứa con sinh ra của... một ông bố khác nhau; Bác sĩ ra chợ quyên tiền cứu bệnh nhi: Đời xấu xa sao cây táo nở hoa?; Cá hồ chết bốc mùi thối, cả khu phố bịt khẩu trang suốt ngày

  • Thoi su 24h147 Bi ban than cua bo hiep dam den mang thai
    Thời sự 24h(14/7): Bị bạn thân của bố hiếp dâm đến mang thai

    Formosa tự đổi công nghệ luyện cốc: Hành vi tội ác; Uất ức lời kể 5 ngư dân bị tàu TQ đâm chìm tàu ở Hoàng Sa; Nghi án mẹ ép con gái uống thuốc trừ sâu để cùng chết; Bàng hoàng phát hiện suốt 3 năm nuôi nhầm con của 1 gia đình ở cách nhà mình 5 km; Tiếp viên ở quán karaoke ăn mặc mát mẻ, ngồi trên đùi khách rót bia

  • Thoi su 24h137 Chong thieu song vo vi bi can nhan
    Thời sự 24h(13/7): Chồng thiêu sống vợ vì bị cằn nhằn

    Thực hư chuyện 'bố đi hát karaoke gặp đúng con gái làm dịch vụ'; "Bảo kê" xe cấp cứu: Bộ trưởng Y tế vào cuộc quá chậm?; Vụ chôn rác thải Formosa trong trang trại của Giám đốc: Có sai luật?; Tạm giữ nhóm "quái xế" cùng 20 chân dài mặc mát mẻ phục vụ karaoke; 10 năm, gần 60 ngàn tỷ đồng tham nhũng nhưng chỉ thu hồi được 4,6 ngàn tỷ

  • Thoi su 24h127 Vo bop cua quy khien chong chet tuc tuoi
    Thời sự 24h(12/7): Vợ bóp của quý khiến chồng chết tức tưởi

    Phạt 100 triệu phòng khám "mạo danh" Sở Y tế HN "chặt chém" khách; Xe cứu thương ngoại tỉnh phải “mua” bệnh nhân ở Hà Nội?; Formosa lén lút chôn chất thải ở trang trại của Giám đốc Công ty Môi trường; Gây bức xúc lớn, các dự án giao thông BOT được Quốc hội đưa vào giám sát; Vụ gần 400 GV ở Thanh Hóa mất việc: 50-100 triệu đồng chạy làm GV hợp đồng?

  • Thoi su 24h117 Co gai tre xinh dep tu vong ben ve duong
    Thời sự 24h(11/7): Cô gái trẻ xinh đẹp tử vong bên vệ đường

    Sự cố môi trường Formosa: Xác định hàm lượng độc tố dưới đáy biển; Thuê giúp việc 6 triệu/tháng, chủ nhà phẫn nộ vì em bé bị véo tai, ăn tát; Nhà máy làm chết cá đầu nguồn sông Đà không có khu xử lý nước thải; Từ vụ chặn xe cấp cứu: Bảo vệ bệnh viện hay lực lượng..."bảo kê"?; Dọa đuổi ông lão xuống xe, nhân viên xe buýt bị đình chỉ việc

  • Nghin le chuyen tuan qua 1707 23072016
    Nghìn lẻ chuyện tuần qua 17/07 - 23/07/2016

    Đau chân trái bác sĩ mổ nhầm chân phải; CSGT giơ chân, người đi xe máy lao dải phân cách; Cán bộ giao thông trách mắng người dân vì tự ý vá đường; Bé gái 4 tuổi mất tích bất ngờ, gia đình kêu gọi giúp đỡ ... là những tin tức xã hội nổi bật được dư luận quan tâm trong tuần qua.

  • Su kien quoc te noi bat 177237
    Sự kiện quốc tế nổi bật (17/7-23/7)

    Khủng bố trung tâm mua sắm ở Munich làm 10 người thiệt mạng; Samsung xin lỗi vì những clip mua dâm của chủ tịch Lee; Trump chính thức nhận đề cử tổng thống; Trung Quốc ngang ngược tuyên bố tiếp tục cải tạo tại Biển Đông là những tin chính trong tuần qua.

  • Ban tin Suc khoe tuan qua 177 237
    Bản tin Sức khỏe tuần qua (17/7- 23/7)

    Bị thương chân trái, mổ nhầm chân phải: BV Việt Đức nói gì; Hai bé sơ sinh dính liền ở Hà Giang đã mất; Siêu âm thai bình thường, sinh con bị dị tật: Bài học nào cho bố mẹ; Vợ thờ ơ với 'chuyện ấy', lí do là ở chồng;... là những thông tin Sức khỏe được quan tâm nhất tuần qua.

  • Tong Hop Doi Song Tuan Qua 170724072016
    Tổng Hợp Đời Sống Tuần Qua (17/07-24/07/2016)

    Hàng loạt những sản phẩm kém chất lượng, ảnh hưởng nghiêm trọng đến sức khỏe người tiêu dùng được phát hiện . Bài toán chi tiêu gia đình, cùng những câu chuyện gia đình, vụ đánh ghen ầm ĩ làm ta giật mình trước lối sống ngày nay, là các thông tin nổi bật nhất tuần.

  • Toan canh kinh te tuan 1707 23072016
    Toàn cảnh kinh tế tuần (17/07 - 23/07/2016)

    'Đại án' 9000 tỷ đồng tại Ngân hàng Xây dựng, lương của các sếp tập đoàn gần nửa tỷ đồng, giá xăng điều chỉnh giảm mạnh, vấn nạn cà phể bẩn, tăng trưởng tín dụng tiếp tục có con số mới ... Cùng với những thông tin về tài chính- ngân hàng, bất động sản, thị trường tiêu dùng..là những tin tức - sự kiện kinh tế nổi bật tuầ

  • Nghin le chuyen tuan qua 1007 16072016
    Nghìn lẻ chuyện tuần qua 10/07 - 16/07/2016

    Formosa chôn 100 tấn chất thải tại Hà Tĩnh; Ngư dân bàng hoàng kể tàu TQ tông chìm tàu cá ở Hoàng Sa; Cô giáo Sài Gòn bị tố tán tỉnh nam sinh lớp 8; 3 năm nuôi nhầm con của 1 gia đình ở cách nhà mình 5 km ... là những tin tức xã hội nổi bật được dư luận quan tâm trong tuần qua.

  • Su kien quoc te noi bat 107167
    Sự kiện quốc tế nổi bật (10/7-16/7)

    Toà PCA ra phán quyết Trung Quốc không có chủ quyền lịch sử ở Biển Đông; Tân Thủ tướng Anh Theresa May công bố danh sách nội các mới; Khủng bố đẫm máu đúng Quốc khánh Pháp; Đảo chính thất bại ở Thổ Nhĩ Kỳ... là những tin chính trong tuần qua.

  • Ban tin Suc khoe tuan qua 107 167
    Bản tin Sức khỏe tuần qua (10/7- 16/7)

    Ổ bệnh bạch hầu đang bùng phát mạnh tại Bình Phước; Bác sĩ ra chợ xin từ thiện cứu 2 bé song sinh dính liền; Cảm động câu chuyện về sản phụ ung thư phổi quyết giữ thai nhi; Mách bạn bài thuốc điều trị sẩy thai từ hàng trăm năm trước;... là những thông tin Sức khỏe được quan tâm nhất tuần qua.

  • Toan canh kinh te tuan 1007 16072016
    Toàn cảnh kinh tế tuần (10/07- 16/07/2016)

    Lại nóng chuyện huy động 500 tấn vàng trong dâm, lãi suất tiêu dùng lên tới 70-80%/năm, EVN chiếm hơn 1/3 tổng số nợ mà Chính phủ phải bảo lãnh, nhiều ngân hàng báo lãi khủng trong quý II, kiểm tra xử phạt hàng loạt công ty đa cấp... Cùng với những thông tin về tài chính- ngân hàng, bất động sản, thị trường tiêu dùng..là nhữ