Để việc thúc đẩy động lực làm việc trở nên hiệu quả

Chứng minh sự tin tưởng

Có nhiều cách để chứng minh sự tin tưởng: loại bỏ sự kiểm soát, yêu cầu nhân viên lập kế hoạch hay lịch làm việc, hoặc cho cấp dưới đảm nhận một phần việc mà bạn thường giải quyết. Hãy chứng minh sự tin tưởng, và bạn sẽ thấy bất ngờ thú vị về kết quả đạt được. Chỉ cần nhớ rằng nhân viên mà bạn tin tưởng phải hiểu rằng họ chịu trách nhiệm về kết quả, đồng thời phải giám sát và hỗ trợ khi cần thiết.

Làm cho công việc hoàn chỉnh hơn

Công việc theo thuyết X rất hạn hẹp về mặt chuyên môn. "Hãy đặt cái bu-lông A vào vị trí B", "Hãy xem đơn xin vay vốn này và kiểm tra các ưu đãi tín dụng rồi chuyển cho John",… Điều này có tác dụng khi nhân viên được xem như một phần của quy trình cơ khí hóa và khi họ không được cấp trên tin tưởng để có thể suy nghĩ, nhận xét hay hành động độc lập. Nhưng chính điều này lại tước bỏ động lực thúc đẩy của nhân viên. Khi liên tục phải làm những công việc loại này, nhân viên thường luôn càu nhàu, khó chịu và mong mau chóng hết giờ làm việc. Nếu bạn muốn khích lệ những nhân viên đang trong tâm thế sẵn sàng đón nhận thách thức mới, hãy giao cho họ một công việc hoàn chỉnh hơn với những trách nhiệm rõ ràng.

Những phương pháp làm việc theo nhóm để lắp ráp ô tô, nghiên cứu, lập kế hoạch sản phẩm mới, v.v. là những ví dụ về các công việc hoàn chỉnh hơn. Những nhóm này đã được giao trách nhiệm tập thể để lập kế hoạch làm việc, hợp tác với các bộ phận khác trong tổ chức và hoàn tất các nhiệm vụ khác. Những trách nhiệm rộng lớn như vậy có thể được lập cho nhiều công việc.

Các nhà tâm lý học Timothy Butler và James Waldroop đã thiết kế những công việc phù hợp với "mối quan tâm liên quan đến công việc trong cuộc sống" của nhân viên. Ví dụ, một kỹ sư có năng lực nhưng lại quan tâm sâu sắc đến việc hướng dẫn và cố vấn có thể được yêu cầu lập kế hoạch và quản lý việc định hướng của các kỹ sư mới tuyển dụng. Một nhân viên bán hàng quan tâm đến việc phân tích số liệu có thể được giao nhiệm vụ làm việc với những nhân viên phân tích thị trường của công ty. Tuy nhiên, việc thiết kế công việc chỉ có thể hiệu quả khi một nhà quản lý biết đặt câu hỏi và tập trung lắng nghe những mối quan tâm thực sự của nhân viên.

Đưa ra sự thách thức

Một nhân viên có năng lực khi được giao những nhiệm vụ khó khăn với nhiều thử thách và trách nhiệm hơn thường nỗ lực hết mình để vượt qua và chứng tỏ bản thân. Điều này không chỉ xảy ra ở thực tế nơi làm việc mà cả trong những lĩnh vực khác của cuộc sống hàng ngày. Hãy xem ví dụ sau đây:

Mỗi mùa hè, vị mục sư chính của một giáo đoàn Tin Lành nhỏ lại có một chuyến đi nghỉ hai tháng, và những người được ủy thác trông nom nhà thờ đã thuê một giáo sinh mộ đạo làm những công việc của ngày Chủ nhật khi vị mục sư vắng mặt. Sự thu xếp này tỏ ra hiệu quả. Tuy nhiên, vào một mùa hè, họ không thể tìm được người thay thế nên đành phải yêu cầu các thành viên trong nhà thờ làm việc này.

Joan - một cộng sự viên trong giáo đoàn - tình nguyện đảm trách công việc ngày Chủ nhật của mùa hè năm ấy, dù cô hoàn toàn không có kinh nghiệm gì về lĩnh vực này. Nhưng Joan đã hoàn thành nhiệm vụ. Cô tuyển một người chơi dương cầm để phục vụ lễ nhạc, chọn các bài thánh ca cho ca đoàn và yêu cầu những người khác đọc Kinh thánh. Thậm chí cô còn viết và trình bày bài thuyết giáo.

Những người tham dự buỗi lễ ngày Chủ nhật của Joan đều lấy làm ngạc nhiên trước sự tổ chức tài tình và hoàn hảo cũng như sự sâu sắc trong bài thuyết giáo của cô. Bản thân Joan cũng ngạc nhiên trước sự thành công của mình vì ban đầu cô đã cảm thấy nản chí khi nghĩ đến viễn cảnh thực hiện một buỗi lễ ngày Chủ nhật, nhưng giờ thì cô hài lòng với những gì đã làm được. Sự trải nghiệm ấy mang tính khích lệ cao đến mức cuối cùng Joan quyết định tham gia trường đạo với mục tiêu trở thành một giáo sĩ chính thức.

Câu chuyện của Joan minh họa cho những gì con người có thể làm được khi có sự thách thức và sức mạnh thúc đẩy. Bằng cách tạo ra những cơ hội để nhân viên đạt được hiệu suất làm việc cao hơn, bạn đang tạo ra động lực thúc đẩy tinh thần làm việc cho nhân viên của mình.

Nếu có thể, bạn hãy tạo cơ hội cho cấp dưới được tiếp cận với những công việc mới mẻ và đầy thách thức nhằm khuyến khích họ phát huy tiềm năng sáng tạo, xây dựng lòng tự tin và đồng thời đem lại nhiều giá trị hơn cho công ty.

Khuyến khích nhân viên trở thành chuyên gia trong lĩnh vực chuyên môn phù hợp

Một cách thúc đẩy khác là khuyến khích nhân viên trở thành chuyên gia trong những lĩnh vực mà họ quan tâm đồng thời đem lại giá trị thực sự cho công ty. Mọi phòng ban đều cần những người thạo chuyên môn trong nhiều lĩnh vực như kiểm tra chất lượng, công nghệ thông tin, cải thiện quy trình, kiểm soát tồn kho, các vấn đề ngân sách và nhiều lĩnh vực khác. Sự thành thạo chuyên môn này không nhất thiết liên quan đến công việc toàn thời gian mới đem lại giá trị thực tế cho phòng ban. Chỉ cần có một số nhân viên có kiến thức chuyên môn sâu trong những lĩnh vực then chốt là đã đóng góp rất nhiều cho phòng ban. Và việc cho nhân viên phát triển chuyên môn có thể là làm cho nhân viên cảm thấy tự hào hơn và có cảm giác thành đạt cũng như được nhìn nhận trong công việc: "Xin cảm ơn bài viết về việc tạo điểm chuẩn cho quy trình. Đó là một biện pháp mà chúng ta có thể sử dụng ở đây. Anh có muốn trở thành một chuyên gia về lĩnh vực này không? Một khi đã thành thạo về vấn đề này thì anh có thể hướng dẫn cho những người khác trong phòng ban của chúng ta".

Nguồn: Kỹ năng thương lượng - First News và NXB Tổng hợp TPHCM