Có những thời điểm mà e-mail hoàn toàn không có tác dụng như khi các thành viên phải tiếp xúc với nhau để bàn về công việc của nhóm.
Trong một số trường hợp, người ta chỉ cần khả năng giao tiếp bằng lời nói là đủ, nhưng đôi khi mọi người còn phải nhìn thấy nhau hoặc thấy các đối tượng khác như người vừa gia nhập nhóm, mẫu sản phẩm, những phương án màu sắc khác nhau cho một sản phẩm mới… Đôi khi, họ có thể muốn nói chuyện trực tiếp với một khách hàng về cách điều chỉnh để làm cho sản phẩm của nhóm trở nên hiệu quả hơn.
Hội thảo qua điện thoại. Hội thảo qua điện thoại là cách dễ nhất để nhóm ảo giao tiếp bằng lời. Một cuộc hội thảo qua điện thoại thường là hình thức phù hợp nhất mỗi khi nhóm cần kiểm tra các mốc kết quả chính, thảo luận chiến lược và huy động trí tuệ tập thể. Có nhiều loại công nghệ, từ hội thảo qua hệ thống điện thoại được cài đặt sẵn, cho đến hội thảo được các nhà cung cấp dịch vụ truyền thông hỗ trợ tổ chức.
Hội thảo Video. Hội thảo video là một kênh khác để kết nối nhóm. Ưu điểm lớn nhất của hình thức này là có thể tập hợp nhóm mà không lãng phí thời gian hay tiền bạc cho việc di chuyển và sinh hoạt trong thời gian nhóm họp. Chẳng hạn, các thành viên trong nhóm ở Luân Đôn (Anh) có thể nhìn thấy và giao tiếp với các đồng nghiệp của họ ở Rome (Ý) mà không cần rời khỏi văn phòng. Tuy nhiên, hội thảo video khá phức tạp và đòi hỏi sự giúp đỡ của người có chuyên môn kỹ thuật. Đối với kỹ năng video cơ bản, mỗi người tham dự cần có một máy tính phù hợp, camera, micro, phần mềm và đường truyền Internet. Đáng tiếc là các hệ thống liên lạc từ các nhà cung ứng khác nhau không phải lúc nào cũng tương thích với các máy tính khác nhau, vì thế nếu nhóm chọn hình thức hội thảo video, hãy đảm bảo rằng mọi người đều có cùng một hệ thống tương thích.
Bảng thông báo điện tử. Một bảng thông báo điện tử sẽ giúp các thành viên trong nhóm nhìn thấy bản vẽ hay sơ đồ trên máy tính cá nhân của họ. Ví dụ, nếu trưởng nhóm ở Houston, Texas (Hoa Kỳ), vẽ một sản phẩm mới trên bảng thông báo điện tử, các thành viên trong nhóm đều sẽ thấy hình vẽ này hiện lên trên màn hình máy tính của họ. Nếu họ cũng kết nối qua hình thức hội thảo điện thoại, các thành viên trong nhóm có thể trao đổi về bản vẽ và đề xuất thay đổi ngay lập tức. Nếu bạn cần phải minh họa một ý tưởng nào đó, hãy sử dụng cả bảng điện tử trong các buổi hội thảo nhóm.
Thị giác hỗ trợ âm thanh
Trong bài viết có tên "Distance Matters" (Khoảng cách có ý nghĩa quan trọng), Gary Olson và Judith Olson đã kết luận rằng việc sử dụng công nghệ kết nối sẽ thất bại nếu các thành viên không cố gắng để thích nghi và sử dụng một cách thành thạo các công nghệ truyền thông. Ngoài ra, hai tác giả còn lưu ý rằng các kết nối video có nhiều ưu thế hơn so với việc chỉ sử dụng âm thanh khi họp nhóm ảo:
Kết quả nghiên cứu của chúng tôi cho thấy: ngay cả đối với những người từng quen biết nhau và đã làm việc với nhau trước đó, sự kết nối âm thanh đơn giản để đàm thoại cùng một phần mềm chỉnh sửa để làm việc trực tiếp vẫn chưa đủ nếu bạn muốn chất lượng cuộc họp tương đương với một buổi gặp gỡ trực tiếp để làm việc "mặt đối mặt". Công nghệ tiên tiến với kết nối video sẽ tạo ra kết quả chẳng khác gì những thứ bạn có được khi mọi người đối mặt với nhau trong đời thực. Tuy nhiên, quy trình làm việc của nhóm cần ít nhiều thay đổi và phải làm sáng tỏ nhiều hơn, cũng như quản lý nhiều hơn (thảo luận về cách thức thực hiện công việc, chứ không chỉ đơn giản là làm công việc đó).
Quyết định về công nghệ
Thông thường, kiến thức tổng hợp của nhóm và sự trợ giúp của chuyên gia từ phòng công nghệ thông tin trong tổ chức có thể giúp bạn chọn lựa công nghệ phù hợp nhất cho các mục đích của nhóm ảo. Hãy đặt những câu hỏi "ai, cái gì, khi nào và thế nào" theo cách sau:
+ Ai? Ai tham gia vào nhóm? Họ đã có kiến thức và được chuẩn bị sẵn sàng về mặt công nghệ chưa? Việc biết được ai là thành viên của nhóm và mức độ hiểu biết về công nghệ của họ sẽ giúp bạn dự đoán chính xác về những gì họ sẽ làm với các công nghệ đó, cũng như họ có thể mất thời gian bao lâu để thực hiện những thao tác cần thiết. Nếu các thành viên trong nhóm bạn mới vào nghề và không thích bỏ thời gian để tìm hiểu sâu hơn về công nghệ, hãy áp dụng những công nghệ đơn giản và quen thuộc đối với họ.
+ Cái gì? Bạn cần làm gì? Bản chất công việc của nhóm là gì? Bạn hiện đang sử dụng phần mềm nào? Vấn đề về khả năng tương thích sẽ gặp phải là gì? Hiện tại bạn đang làm việc với thông tin gì? Nền tảng công nghệ phổ biến nhất trong tổ chức là gì? Các nhu cầu giao tiếp của bạn là gì? Việc trả lời các câu hỏi này sẽ giúp bạn lập kế hoạch cho công nghệ mới, hoặc nâng cấp công nghệ trước khi tiến hành dự án.
+ Khi nào? Xác định thời điểm bắt đầu và kết thúc dự án của nhóm. Việc trang bị và cài đặt công nghệ mới sẽ tốn một khoảng thời gian nhất định và bạn còn cần nhiều thời gian hơn để đào tạo mọi người sử dụng chúng.
+ Ở đâu? Bạn sẽ ở đâu khi gửi và nhận thông tin từ các thành viên khác trong nhóm? Những người khác sẽ gửi thông tin từ đâu? Thông tin sẽ được nhận ở đâu? Bạn cần thông tin ở đâu? Hãy theo dõi thông tin cần thiết, tìm hiểu nơi nó xuất phát và nơi nó nên đến. Hãy trả lời những câu hỏi này, và bạn sẽ sẵn sàng hơn cho việc thiết kế hệ thống thông tin phù hợp với nhu cầu của nhóm.
+ Thế nào? Làm thế nào bạn có thể sử dụng tốt nhất những gì bạn đang có? Bạn cần linh hoạt đến mức độ nào? Bạn có khả năng chi trả bao nhiêu? Hãy phân tích các khả năng sử dụng những thứ bạn có. Có thể bạn chỉ cần điều chỉnh công nghệ một chút cho phù hợp với nhu cầu của bạn. Đây sẽ là giải pháp ít tốn kém nhất và giúp các thành viên trong nhóm nắm vững công nghệ trong thời gian ngắn nhất. Hãy dự báo các nhu cầu công nghệ có thể xuất hiện trong suốt quá trình tiến hành dự án. Hãy xác định mức độ linh hoạt mà bạn cần, đồng thời thử xây dựng các giải pháp công nghệ có thể phù hợp với nhu cầu của bạn trong tương lai.
Dự báo về công nghệ kết nối
Các công nghệ kết nối được trình bày trong chương này có thể chỉ là những gì mà nhóm bạn cần để giao tiếp, phối hợp, chia sẻ ý kiến và trao đổi thông tin. Nhưng nếu các thành viên trong nhóm đang sinh sống tại các nước đang phát triển, bạn có thể gặp không ít khó khăn. Một số người không có được các nhà cung cấp dịch vụ Internet an toàn và ổn định. Có những nước lại thiếu dịch vụ điện thoại đáng tin cậy. Lại có nhiều nước chỉ có nguồn điện chập chờn, không ổn định. Vì thế, trước khi tiến hành bất kỳ công nghệ kết nối mới nhất nào, bạn hãy xem xét cơ sở hạ tầng ở các nước mà thành viên trong nhóm bạn đang làm việc.
Nguồn: Xây dựng nhóm làm việc hiệu quả - First News và NXB Tổng hợp TPHCM
