Cho và nhận phản hồi

Sau đây là một vài lời khuyên cho bạn khi đưa ra các ý kiến phản hồi:

+ Tập trung vào hành vi chứ không phải vào tính tình, thái độ hoặc nhân cách.

+ Mô tả hành vi của người đó và tác động của hành vi này đối với dự án, cũng như đối với các thành viên cùng nhóm, nhưng tránh nói theo kiểu phán xét khiến người đó bị đẩy vào thế phòng thủ. Ví dụ, thay vì nói: "Anh thật khiếm nhã và độc đoán", hãy nói: "Anh đã ngắt lời Fred nhiều lần trong ba cuộc họp gần đây của chúng ta". Hãy chú ý đến hành vi, chứ không phải con người, trong câu nói thứ hai này.

+ Tránh nói chung chung. Thay vì nói: "Anh đã làm một việc tốt", hãy nói một điều gì cụ thể hơn như: "Những tấm phim đèn chiếu mà anh sử dụng đã minh họa thật hiệu quả cho buổi thuyết trình vừa rồi".

+ Hãy thể hiện sự chân thành. Bạn nên đưa ra phản hồi với mục đích rõ ràng nhằm giúp nhân viên cải thiện hành vi.

+ Hãy thực tế. Bạn hãy tập trung vào các yếu tố mà người đó có thể kiểm soát.

+ Phản hồi kịp thời và thường xuyên trong suốt quá trình huấn luyện. Việc thường xuyên đưa ra phản hồi sẽ hiệu quả hơn so với việc phản hồi không thường xuyên.

Bạn cũng cần cởi mở đón nhận những ý kiến phản hồi về cách thức và hiệu quả công việc của bạn trong vai trò người huấn luyện. Những người huấn luyện có khả năng tiếp nhận và xử lý phản hồi về bản thân họ sẽ biết rút kinh nghiệm để hoàn thiện phong cách quản lý của mình, từ đó tạo ra sự tin tưởng lớn hơn đối với nhóm. Để cải thiện khả năng tiếp nhận phản hồi, bạn hãy hỏi để biết được những thông tin cụ thể. Ví dụ: "Tôi đã làm gì khiến anh nghĩ là tôi không quan tâm đến đề xuất của anh?", hoặc "Những đề xuất của tôi giúp ích cho anh như thế nào?".

Khi yêu cầu làm rõ vấn đề, bạn đừng đặt người đối diện vào thế phòng thủ. Thay vì nói: "Anh muốn nói gì vậy, anh nghĩ là tôi sẽ chống đối hay phủ nhận ý kiến của anh à?", bạn hãy nói: "Anh có thể cho tôi một ví dụ không?". Ngoài ra, bạn hãy:

+ Sẵn sàng đón nhận các ý kiến phản hồi khác nhau, cả tích cực lẫn tiêu cực.

+ Tránh để người đó quá thiên về cảm xúc. Ví dụ: "Anh nói rằng tôi thường thiếu linh hoạt, vậy hãy cho tôi một ví dụ cụ thể đi".

Bạn nhớ cảm ơn người đã đưa ra ý kiến phản hồi, dù ý kiến đó là tích cực hay tiêu cực. Làm như vậy, bạn sẽ cải thiện được sự tin tưởng trong nhóm và giúp bạn trở thành tấm gương về cách cư xử hiệu quả đối với người mà bạn đang huấn luyện.

Nhiều tổ chức sử dụng chương trình "Phản hồi 360 độ" để khuyến khích các thành viên trong nhóm đưa ra những nhận xét trung thực về nhau, và đặc biệt là về trưởng nhóm. Hình thức phản hồi này có thể tăng "sự phù hợp trong mối tương tác cá nhân", hoặc gia tăng mức độ phù hợp của kết quả tự đánh giá so với đánh giá của người khác, qua đó giúp nhóm hoạt động hiệu quả hơn.

Triển khai kế hoạch hành động

Một số tình huống huấn luyện đạt được kết quả cao hơn nhờ có các kế hoạch hành động phù hợp. Tình huống về một người phải nâng khả năng thực thi nhiệm vụ lên đến mức tiêu chuẩn, hay giảm rủi ro trong một thời gian nào đó là một ví dụ minh họa rõ ràng. Hay một ví dụ khác: bạn có một thành viên xuất sắc trong nhóm và bạn muốn anh ta chuẩn bị cho công việc khó khăn hơn trong vòng vài tháng. Ở mỗi trường hợp, một kế hoạch hành động cụ thể sẽ đảm bảo sự tập trung có hệ thống nhằm mục đích cải thiện hiệu suất hoạt động của thành viên đó.

Bạn nên yêu cầu người đang được huấn luyện tự viết ra kế hoạch hành động của mình, và bạn cần ghi chép lại những thay đổi cụ thể trong hành vi hoặc các kỹ năng mới mà người đó phải rèn luyện. Cũng giống như bất kỳ một kế hoạch nào, kế hoạch của bạn và thành viên đó nên bao gồm một lịch trình thực hiện, kèm theo các biện pháp đánh giá thành công. Vai trò của bạn trong việc lập kế hoạch sẽ bao gồm:

+ Đảm bảo các mục tiêu phải thiết thực

+ Giúp thành viên xác định thứ tự và mức độ ưu tiên cho những công việc cần làm nhằm đạt được mục tiêu đó

+ Lưu ý đến các trở ngại có thể phát sinh và suy nghĩ trước về những giải pháp khả thi

+ Xác định những khía cạnh cần được huấn luyện hay đào tạo bổ sung

Bạn hãy làm việc cùng với thành viên đó để thống nhất về những vấn đề này. Sự tham gia của bạn chứng tỏ mối quan tâm của bạn đối với thành công của người đó và với kế hoạch hành động.

Luôn luôn theo dõi

Trong một quy trình huấn luyện đạt hiệu quả cao, việc theo dõi để kiểm tra tiến độ phải đi đôi với việc giúp đỡ các thành viên liên tục cải thiện bản thân. Công việc theo dõi của bạn phải bao gồm:

+ Hỏi về những điều đang diễn tiến tốt và cả những khó khăn mà họ đang đối mặt

+ Chia sẻ những gì bạn quan sát được và động viên những tiến bộ tích cực

+ Tìm cơ hội để không ngừng huấn luyện và đưa ra ý kiến phản hồi

+ Xác định những chi tiết cần điều chỉnh trong kế hoạch hành động

+ Hỏi xem buổi huấn luyện có tác dụng thế nào và điều gì cần phải điều chỉnh hay cải thiện

Nếu bạn là một nhà quản lý còn ít kinh nghiệm, hoặc nếu bạn chưa quen thuộc với công tác huấn luyện, bạn có thể cảm thấy không thoải mái lắm, hoặc không đạt hiệu quả cao trong lần nỗ lực đầu tiên. Nhưng bạn đừng quá lo lắng, việc thực hành thường xuyên giúp bạn ngày càng tiến bộ hơn.

Nguồn: Xây dựng nhóm làm việc hiệu quả - First News và NXB Tổng hợp TPHCM