Thứ ba, 19 Tháng sáu 2007, 08:31 GMT+7

Cách thức tổ chức một cuộc họp hiệu quả

Cach thuc to chuc mot cuoc hop hieu qua

Họp là một hoạt động cần thiết trong quá trình tiến hành công việc của một tổ chức hay nhóm dự án. Vì những cuộc họp này thường xuyên diễn ra và đều có tính chất quan trọng, nên chúng phải được tổ chức sao cho có thể phát huy hiệu quả cao nhất.

Bạn có thể có các cuộc họp hiệu quả, nếu lưu ý đến những khía cạnh chủ yếu sau đây của cuộc họp: chuẩn bị, diễn tiến cuộc họp, và theo dõi sau cuộc họp.

Chuẩn bị

Bạn chắc hẳn đã từng tham dự các cuộc họp chỉ được chuẩn bị sơ sài hoặc không hề chuẩn bị. Những cuộc họp đó chắc chắn là không thể đạt kết quả. Đôi khi, mục đích của cuộc họp không được xác định rõ ràng, hay những cá nhân có vai trò quan trọng lại không được mời tham gia. Bạn có thể tránh những sai lầm này bằng cách làm theo những quy tắc thông thường sau:

• Đảm bảo tất cả các cuộc họp của bạn là cần thiết. Bởi vì họp hành làm tiêu phí thời gian của những người dự họp, nên nếu có thể đạt được mục tiêu mà không cần hội họp, bạn hãy làm như vậy.

• Làm rõ tất cả các mục tiêu của cuộc họp. Mỗi người tham dự phải trả lời được những câu hỏi sau: Tại sao tôi có mặt ở đây? Nếu mục đích của cuộc họp là ra một quyết định, hãy thông báo trước cho mọi người về điều đó để họ có thời gian chuẩn bị đầy đủ những tài liệu cần thiết.

• Mời đúng người dự họp. Chỉ mời những người có thể đóng góp ý kiến, những người cần phải tham dự hoặc những người có thể học hỏi từ cuộc họp này.

• Hãy phổ biến trước lịch trình cuộc họp. Chương trình họp cũng gián tiếp xác định các mục tiêu của cuộc họp.

• Thăm dò trước những nhân vật chủ chốt sẽ tham dự cuộc họp. Bạn sẽ chủ động hơn cho cuộc họp, nếu bạn biết trước những người tham dự nghĩ gì về các mục quan trọng trên chương trình họp. Những điều bạn biết có thể gợi ý về một số sửa đổi trong chương trình.

• Yêu cầu mọi người sẵn sàng. Điều này có nghĩa là đẩy nhanh tốc độ xử lý vấn đề; đem theo các tài liệu, báo cáo, vật dụng liên quan, sẵn sàng tham gia thảo luận và ra quyết định.

Diễn tiến cuộc họp

Để cuộc họp diễn ra suôn sẻ như mong muốn, bạn nên thực hiện những điều sau:

• Xác định mục đích cuộc họp. Cho dù bạn đã nói rõ mục đích khi mời mọi người dự họp, nhưng bạn vẫn nên nhắc lại.

• Hãy để mọi người được bày tỏ ý kiến. Nếu một vài cá nhân chiếm lĩnh hết thời gian cuộc họp, hoặc nếu một vài người tham dự ngại phát biểu, bạn hãy nói: “Cảm ơn ý kiến của anh, Phil. Còn suy nghĩ của cô về vấn đề này là gì, Charlotte?”.

• Giữ cho cuộc thảo luận khỏi lạc đề. Những cuộc họp vượt ra ngoài các vấn đề chính sẽ chỉ làm mọi người lãng phí thời gian.

• Kết thúc bằng việc xác nhận và một kế hoạch hành động cụ thể. Cuộc họp của bạn nên dẫn đến một hành động nào đó. “Chúng ta hãy quyết định thuê DataWhack cài đặt hệ thống máy chủ mới. Và như đã nhất trí, tôi sẽ làm đơn đặt hàng, Bill sẽ gọi điện cho nhân viên bán hàng và lên lịch trình, còn Janet chịu trách nhiệm tìm người thanh lý hệ thống máy chủ của chúng ta”.

Theo dõi sau cuộc họp

Sau khi cuộc họp kết thúc, tất cả mọi người thường có xu hướng xả hơi và nói: “May quá, cuộc họp đã kết thúc”. Nhưng nó chưa thật sự kết thúc, nếu bạn là người điều khiển một cuộc họp hoặc nhận trách nhiệm về những hoạt động sau cuộc họp đó và phải soạn thảo một biên bản họp theo tinh thần này:

Người gửi: Richard

Người nhận: Nhóm dự án công nghệ thông tin.

Cảm ơn các bạn đã tham dự cuộc họp sáng nay. Chúng ta đã chọn DataWhack làm nhà cung ứng chính cho hệ thống máy chủ mới của chúng ta. Tôi xem đây là một cơ hội tốt và là một quyết định đưa chúng ta tiến gần hơn đến việc hoàn tất dự án. Các hành động sau quyết định này là:

• Tôi sẽ làm đơn đặt hàng.

• Bill sẽ liên hệ với nhân viên bán hàng về lịch làm việc.

• Janet sẽ bắt đầu tìm người thanh lý hệ thống máy chủ cũ.

Hãy hoàn tất những công việc trên trong tuần nay. Sau đó chúng ta có thể chuyển qua nhiệm vụ kế tiếp.

Biên bản họp này có tác dụng khuyến khích mọi người thông qua việc nói rằng họ đang tiến gần hơn đến mục tiêu của mình, đồng thời nhắc nhở một số người tham dự về các bước hành động tiếp theo mà họ đã nhất trí trong cuộc họp.

Nguồn: Quản lý dự án lớn và nhỏ - First News và NXB Tổng hợp TPHCM

Cach thuc to chuc mot cuoc hop hieu qua
Việt Báo

TIN Văn Hóa NỔI BẬT

Mỹ hoan nghênh Pháp tham gia chiến dịch không kích tại Iraq

Tổng thống Mỹ Barack Obama ngày 18/9 đã hoan nghênh Pháp quyết định phối hợp với lực lượng Mỹ tiến hành các cuộc không kích nhằm vào nhóm Nhà nước Hồi giáo (IS) tự xưng ở Iraq.

Nhận xét tin Cách thức tổ chức một cuộc họp hiệu quả

Ý kiến bạn đọc

Viết phản hồi

Bạn có thể gửi nhận xét, góp ý hay liên hệ về bài viết Cách thức tổ chức một cuộc họp hiệu quả bằng cách gửi thư điện tử tới Lien He Bao Viet Nam. Xin bao gồm tên bài viết Cach thuc to chuc mot cuoc hop hieu qua ở dạng tiếng Việt không dấu. Hoặc Cách thức tổ chức một cuộc họp hiệu quả ở dạng có dấu. Bài viết trong chuyên đề Tác Phẩm của chuyên mục Văn Hóa.

How to organize an effective meeting
the host system, of an organization, the participants, the project team, in the process, high efficiency, people, preparation, we, the important, how, who, you, do, mind

Meeting is a necessary operation in the conduct of an organization or project team. Because these meetings took place regularly and are very important, they must be organized so as to promote the highest efficiency. You ...

CÓ THỂ BẠN QUAN TÂM




  • Thong tin chinh thuc to chuc ky thi quoc gia
    Thông tin chính thức "tổ chức kỳ thi quốc gia"

    Những thay đổi về kỳ tuyển sinh 2015 đang khiến học trò lo lắng vì các em chỉ còn 9 tháng, khó có thể thích nghi ngay với phương án thi mới như vậy.

  • Ep cung nhuc hinh Can nguyen cua an oan
    Ép cung, nhục hình: Căn nguyên của án oan!

    Nhiều vụ cảnh sát dùng nhục hình với nghi phạm đã xảy ra. Hành vi này của người cảnh sát là nguy hiểm cho xã hội, đã xâm phạm tới sức khỏe, danh dự của công dân, gây mất niềm tin của quần chúng nhân dân đối với các cơ quan bảo vệ pháp luật, tạo ra bức xúc trong dư luận xã hội.

  • Nu y ta mang bau om con tu tu
    Nữ y tá mang bầu ôm con tử tự

    Chỉ vì bế tắc, mâu thuẫn trong cuộc sống, người làm mẹ đã nhẫn tâm ép con phải chết cùng mình. Dư luận đồng cảm có, xót thương có và kèm theo cả sự phẫn nộ tột cùng.

  • Dich dau mat do dien bien bat thuong
    Dịch đau mắt đỏ diễn biến bất thường

    Thời điểm này, dịch đau mắt đỏ ở Hà Nội chỉ mới lây lan trong phạm vi gia đình nhưng vì là dịch nên có thể lây lan rộng hơn.

  • Thu hut Shisha gioi tre Sanh dieu den te nan
    Thú hút "Shisha" giới trẻ: Sành điệu đến tệ nạn

    Hút shisha đang trở thành thú tiêu khiển “sành điệu” của giới trẻ, được quảng cáo không độc, không nicotine và hoàn toàn từ thảo dược…

  • Su kien quoc te noi bat 079 139
    Sự kiện quốc tế nổi bật (07/9 - 13/9)

    Tổng thống Mỹ B. Obama công bố chiến lược chống khủng bố, EU thông qua lệnh trừng phạt mới nhằm vào các công ty của Nga, Hà Lan công bố kết quả vụ điều tra máy bay rơi MH 17... là những tin nổi bật trong tuần qua.

  • Toan canh Showbiz tuan 0709 1309
    Toàn cảnh Showbiz tuần (07/09 – 13/09)

    MV 'Em của ngày hôm qua' đạt kỷ lục 40 triệu view, Liveshow Ngọc Sơn "hỗn loạn" vì quá đông khán giả, Đạo diễn Lê Hoàng bị chỉ trích gay gắt trên sóng truyền hình, Danh hài Tấn Beo chê Trấn Thành diễn hài dở, Ngọc Trinh nhận "mưa đá" vì in hình bán nude lên túi tặng trẻ em, Thúy Khanh, Nhật Tinh Anh bị khán giả mời uống thuốc lắc,...

  • Nghin le chuyen tuan qua 0709 1309
    Nghìn lẻ chuyện tuần qua (07/09 - 13/09)

    Nữ y tá mang bầu ôm con tử tự; Phạm nhân “lướt” Facebook trong tù gần 1 năm; Đổ bồn nước inox trong trường học, 2 học sinh tử vong; Vụ xe khách rơi xuống vực ở Sa Pa: Cô gái mất chồng sắp cưới đã qua đời.....là những tin tức nổi bật được dư luận quan tâm trong tuần qua (07/09 - 13/09).

  • Tong hop Doi song tuan qua 079 139
    Tổng hợp Đời sống tuần qua (07/9 - 13/9)

    Đêm rằm tháng tám đã chạm ngõ mọi gia đình Việt Nam để lại những dấu ấn về Tết trung thu thật đẹp; Vụ án thương tâm thai phụ ôm con tự tử trên sông Lô gây phẫn nộ dư luận, đau xót trước những phận làm mẹ làm dâu bất hạnh; những thông tin xung quanh vấn đề an toàn thực phẩm, thực phẩm bẩn là những thông tin đáng chú ý nhất tuần qua.

  • Tin An ninh Phap luat tuan qua 0709 1309
    Tin An ninh - Pháp luật tuần qua (07/09 - 13/09)

    Phạm nhân vô tư “lướt” facebook trong… tù?; Ép cung, nhục hình: Căn nguyên của án oan!; Hai nữ sinh giỏi nhảy lầu tự tử chấn động Nhật Bản; Cảnh giác những thủ đoạn mới của tội phạm cướp giật; Thảm án đau lòng từ những mâu thuẫn mẹ chồng nàng dâu; “Yêu râu xanh” và nạn nhân cùng bế con đến tòa;.......là những tin đáng chú ý trong tuần.