Thứ ba, 19 Tháng sáu 2007, 08:31 GMT+7

Cách thức tổ chức một cuộc họp hiệu quả

Cach thuc to chuc mot cuoc hop hieu qua

Họp là một hoạt động cần thiết trong quá trình tiến hành công việc của một tổ chức hay nhóm dự án. Vì những cuộc họp này thường xuyên diễn ra và đều có tính chất quan trọng, nên chúng phải được tổ chức sao cho có thể phát huy hiệu quả cao nhất.

Bạn có thể có các cuộc họp hiệu quả, nếu lưu ý đến những khía cạnh chủ yếu sau đây của cuộc họp: chuẩn bị, diễn tiến cuộc họp, và theo dõi sau cuộc họp.

Chuẩn bị

Bạn chắc hẳn đã từng tham dự các cuộc họp chỉ được chuẩn bị sơ sài hoặc không hề chuẩn bị. Những cuộc họp đó chắc chắn là không thể đạt kết quả. Đôi khi, mục đích của cuộc họp không được xác định rõ ràng, hay những cá nhân có vai trò quan trọng lại không được mời tham gia. Bạn có thể tránh những sai lầm này bằng cách làm theo những quy tắc thông thường sau:

• Đảm bảo tất cả các cuộc họp của bạn là cần thiết. Bởi vì họp hành làm tiêu phí thời gian của những người dự họp, nên nếu có thể đạt được mục tiêu mà không cần hội họp, bạn hãy làm như vậy.

• Làm rõ tất cả các mục tiêu của cuộc họp. Mỗi người tham dự phải trả lời được những câu hỏi sau: Tại sao tôi có mặt ở đây? Nếu mục đích của cuộc họp là ra một quyết định, hãy thông báo trước cho mọi người về điều đó để họ có thời gian chuẩn bị đầy đủ những tài liệu cần thiết.

• Mời đúng người dự họp. Chỉ mời những người có thể đóng góp ý kiến, những người cần phải tham dự hoặc những người có thể học hỏi từ cuộc họp này.

• Hãy phổ biến trước lịch trình cuộc họp. Chương trình họp cũng gián tiếp xác định các mục tiêu của cuộc họp.

• Thăm dò trước những nhân vật chủ chốt sẽ tham dự cuộc họp. Bạn sẽ chủ động hơn cho cuộc họp, nếu bạn biết trước những người tham dự nghĩ gì về các mục quan trọng trên chương trình họp. Những điều bạn biết có thể gợi ý về một số sửa đổi trong chương trình.

• Yêu cầu mọi người sẵn sàng. Điều này có nghĩa là đẩy nhanh tốc độ xử lý vấn đề; đem theo các tài liệu, báo cáo, vật dụng liên quan, sẵn sàng tham gia thảo luận và ra quyết định.

Diễn tiến cuộc họp

Để cuộc họp diễn ra suôn sẻ như mong muốn, bạn nên thực hiện những điều sau:

• Xác định mục đích cuộc họp. Cho dù bạn đã nói rõ mục đích khi mời mọi người dự họp, nhưng bạn vẫn nên nhắc lại.

• Hãy để mọi người được bày tỏ ý kiến. Nếu một vài cá nhân chiếm lĩnh hết thời gian cuộc họp, hoặc nếu một vài người tham dự ngại phát biểu, bạn hãy nói: “Cảm ơn ý kiến của anh, Phil. Còn suy nghĩ của cô về vấn đề này là gì, Charlotte?”.

• Giữ cho cuộc thảo luận khỏi lạc đề. Những cuộc họp vượt ra ngoài các vấn đề chính sẽ chỉ làm mọi người lãng phí thời gian.

• Kết thúc bằng việc xác nhận và một kế hoạch hành động cụ thể. Cuộc họp của bạn nên dẫn đến một hành động nào đó. “Chúng ta hãy quyết định thuê DataWhack cài đặt hệ thống máy chủ mới. Và như đã nhất trí, tôi sẽ làm đơn đặt hàng, Bill sẽ gọi điện cho nhân viên bán hàng và lên lịch trình, còn Janet chịu trách nhiệm tìm người thanh lý hệ thống máy chủ của chúng ta”.

Theo dõi sau cuộc họp

Sau khi cuộc họp kết thúc, tất cả mọi người thường có xu hướng xả hơi và nói: “May quá, cuộc họp đã kết thúc”. Nhưng nó chưa thật sự kết thúc, nếu bạn là người điều khiển một cuộc họp hoặc nhận trách nhiệm về những hoạt động sau cuộc họp đó và phải soạn thảo một biên bản họp theo tinh thần này:

Người gửi: Richard

Người nhận: Nhóm dự án công nghệ thông tin.

Cảm ơn các bạn đã tham dự cuộc họp sáng nay. Chúng ta đã chọn DataWhack làm nhà cung ứng chính cho hệ thống máy chủ mới của chúng ta. Tôi xem đây là một cơ hội tốt và là một quyết định đưa chúng ta tiến gần hơn đến việc hoàn tất dự án. Các hành động sau quyết định này là:

• Tôi sẽ làm đơn đặt hàng.

• Bill sẽ liên hệ với nhân viên bán hàng về lịch làm việc.

• Janet sẽ bắt đầu tìm người thanh lý hệ thống máy chủ cũ.

Hãy hoàn tất những công việc trên trong tuần nay. Sau đó chúng ta có thể chuyển qua nhiệm vụ kế tiếp.

Biên bản họp này có tác dụng khuyến khích mọi người thông qua việc nói rằng họ đang tiến gần hơn đến mục tiêu của mình, đồng thời nhắc nhở một số người tham dự về các bước hành động tiếp theo mà họ đã nhất trí trong cuộc họp.

Nguồn: Quản lý dự án lớn và nhỏ - First News và NXB Tổng hợp TPHCM

Cach thuc to chuc mot cuoc hop hieu qua
Việt Báo

TIN Văn Hóa NỔI BẬT

2.000 người Mexico phong tỏa phản đối vụ sinh viên mất tích

Ngày 26/11, hơn 2.000 người Mexico đã phong tỏa tuyến đường cao tốc nối liền thủ đô Mexico City với thành phố Acapulco trong cuộc biểu tình đánh dấu tròn 2 tháng kể từ ngày 43 giáo sinh bị bắt cóc ở bang miền Nam Guerrero.

Nhận xét tin Cách thức tổ chức một cuộc họp hiệu quả

Ý kiến bạn đọc

Viết phản hồi

Bạn có thể gửi nhận xét, góp ý hay liên hệ về bài viết Cách thức tổ chức một cuộc họp hiệu quả bằng cách gửi thư điện tử tới Lien He Bao Viet Nam. Xin bao gồm tên bài viết Cach thuc to chuc mot cuoc hop hieu qua ở dạng tiếng Việt không dấu. Hoặc Cách thức tổ chức một cuộc họp hiệu quả ở dạng có dấu. Bài viết trong chuyên đề Tác Phẩm của chuyên mục Văn Hóa.

How to organize an effective meeting
the host system, of an organization, the participants, the project team, in the process, high efficiency, people, preparation, we, the important, how, who, you, do, mind

Meeting is a necessary operation in the conduct of an organization or project team. Because these meetings took place regularly and are very important, they must be organized so as to promote the highest efficiency. You ...

CÓ THỂ BẠN QUAN TÂM


  • Thoi su 24h2611 Bang cuop chat tay lay 50 cay vang
    Thời sự 24h(26/11): Băng cướp chặt tay lấy 50 cây vàng

    Dẹp xe quá tải: Hà Tĩnh đang ‘nợ’ một lời hứa; Băng nhóm chặt tay cướp 50 cây vàng gây chấn động; Nữ sinh lớp 10 chết bất thường trong nhà nghỉ; Nhiều tình tiết mới vụ mất điện hàng không hy hữu...

  • Thoi su 24h2511 Ung ho phuong an nghi Tet 9 ngay
    Thời sự 24h(25/11): Ủng hộ phương án nghỉ Tết 9 ngày

    Chi tiền triệu mua tin về tham nhũng; “Mất điện tại sân bay do UPS hỏng là nói sai!”; Ủng hộ phương án nghỉ Tết 9 ngày; Phó giám đốc bệnh viện E trung ương bị bắt tại nhà nghỉ; Bị dồn ép, cước taxi, vận tải giảm tới trên 30%; Cha ruột giết con gái đang mang thai... là những thông tin thời sự nổi bật trong ngày 25/11.

  • Thoi su trong ngay Danh ghen tren may bay
    Thời sự trong ngày: Đánh ghen trên máy bay

    Bến Tre, TPHCM thu hồi đất, dỡ nhà ông Trần Văn Truyền; Bộ trưởng Thăng: Sự cố mất điện có phải phá hoại?; SGK tiếng Anh: "Làm ầm ĩ là...không biết gì"; "Hố tử thần" sụt lún trở lại; "2 bà, 1 ông" đánh nhau trên máy bay...

  • Thoi su 24h2111 Thu hoi nha dat cua ong Tran Van Truyen
    Thời sự 24h(21/11): Thu hồi nhà đất của ông Trần Văn Truyền

    Thu hồi nhà, đất của ông Trần Văn Truyền; Gói quà 20/11 phát nổ, 1 phụ nữ tử vong; VTV xin lỗi vụ phát sóng "Nhặt xương cho thầy"; Hà Hồ bật khóc, nêu lời giải cho quan hệ với Cường đô la; Từ 1/1/2015 tăng mức phạt xe quá tải... là những thông tin thời sự nổi bật trong ngày 21/11.

  • Thoi su 24h2010 2 may bay suyt dam nhau tai SG
    Thời sự 24h(20/10): 2 máy bay suýt đâm nhau tại SG

    Đổi chứng minh thư thành thẻ căn cước công dân;Hai máy bay suýt đụng nhau trên không;Thuê người giả mạo Thứ trưởng Y tế để lừa tiền tỷ; Sát hại con tin để quỵt nợ 50 triệu đồng; "100 nghìn/cô" - cuộc định giá đau xót trong ngày 20/11?... là những thông tin thời sự nổi bật trong ngày 20/11.

  • Ban tin suc khoe tuan tu 162211
    Bản tin sức khỏe tuần (từ 16-22/11)

    Hà Tĩnh: Mổ đẻ, BS "quên" kim trong bụng bệnh nhân 9 năm; Bình Dương: Một phụ nữ chết tức tưởi sau khi chích thuốc tại phòng khám tư nhân; Trứng gà thật - giả, phân biệt thế nào?; 83% đàn ông "thả rông" trong lần quan hệ đầu tiên; Mẹo chăm sóc da cho trẻ vào mùa đông; Lý do không ngờ khiến mẹ chậm mang thai; Người hay lo lắng dễ bị mất trí nhớ; Cách giảm cân hiệu quả trong 1 tuần... là những tin sức khỏe nổi bật tuần qua.

  • Nghin le chuyen tuan qua 1611 2211
    Nghìn lẻ chuyện tuần qua (16/11 - 22/11)

    Nghị trường QH nóng chuyện chạy chức, chạy quyền; Ước vọng của Hai lúa được phong Đại tướng quân; Sách Luật in hình nghệ sỹ Công Lý: Luật pháp không phải trò hề; Làm khu nghỉ dưỡng trên núi Hải Vân: Quá nhạy cảm quốc phòng!; Phát phim phản cảm,VTV nên có lời với các thầy cô giáo ... là những tin tức nổi bật được dư luận quan tâm trong tuần qua.

  • Toan canh Showbiz tuan 1611 2211
    Toàn cảnh Showbiz tuần (16/11 – 22/11)

    Mỹ Tâm được vinh danh giải thưởng 'Huyền thoại âm nhạc', Hình nghệ sĩ Công Lý bị xuất hiện phản cảm trên bìa sách luật, Tranh cãi số lượng khán giả trong live concert Heartbeat của Mỹ Tâm,

  • Tin An ninh Phap luat tuan qua 1611 2211
    Tin An ninh - Pháp luật tuần qua (16/11 - 22/11)

    "Tội phạm axit" và câu chuyện về quản lý; Kết cục thảm của những mối tình đồng tính nữ lệch lạc; Điểm tựa hoàn lương của 9X sát hại người yêu; 14 năm tù cho cơn ghen tuông mù quáng; Vụ TMV Cát Tường: Tội danh của bị cáo Tường và Khánh sẽ thay đổi?; Cảnh giác với chiêu lừa đảo tinh vi qua điện thoại;.......là những tin đáng chú ý trong tuần.

  • Tin Bong daThe thao noi bat tuan qua 16112211
    Tin Bóng đá-Thể thao nổi bật tuần qua (16/11-22/11)

    Tổng hợp diễn biến vụ nghi ngờ Công Phượng gian lận tuổi; Tổng hợp thông tin trước thềm AFF Cup của ĐT Việt Nam và các đội bóng cùng bảng; Tổng hợp các trận cầu hay cuối tuần... là những tin tức sẽ có trong bản tin Bóng đá cuối tuần của Việt Báo.

2