Thứ ba, 19 Tháng sáu 2007, 08:31 GMT+7

Cách thức tổ chức một cuộc họp hiệu quả

Cach thuc to chuc mot cuoc hop hieu qua

Họp là một hoạt động cần thiết trong quá trình tiến hành công việc của một tổ chức hay nhóm dự án. Vì những cuộc họp này thường xuyên diễn ra và đều có tính chất quan trọng, nên chúng phải được tổ chức sao cho có thể phát huy hiệu quả cao nhất.

Bạn có thể có các cuộc họp hiệu quả, nếu lưu ý đến những khía cạnh chủ yếu sau đây của cuộc họp: chuẩn bị, diễn tiến cuộc họp, và theo dõi sau cuộc họp.

Chuẩn bị

Bạn chắc hẳn đã từng tham dự các cuộc họp chỉ được chuẩn bị sơ sài hoặc không hề chuẩn bị. Những cuộc họp đó chắc chắn là không thể đạt kết quả. Đôi khi, mục đích của cuộc họp không được xác định rõ ràng, hay những cá nhân có vai trò quan trọng lại không được mời tham gia. Bạn có thể tránh những sai lầm này bằng cách làm theo những quy tắc thông thường sau:

• Đảm bảo tất cả các cuộc họp của bạn là cần thiết. Bởi vì họp hành làm tiêu phí thời gian của những người dự họp, nên nếu có thể đạt được mục tiêu mà không cần hội họp, bạn hãy làm như vậy.

• Làm rõ tất cả các mục tiêu của cuộc họp. Mỗi người tham dự phải trả lời được những câu hỏi sau: Tại sao tôi có mặt ở đây? Nếu mục đích của cuộc họp là ra một quyết định, hãy thông báo trước cho mọi người về điều đó để họ có thời gian chuẩn bị đầy đủ những tài liệu cần thiết.

• Mời đúng người dự họp. Chỉ mời những người có thể đóng góp ý kiến, những người cần phải tham dự hoặc những người có thể học hỏi từ cuộc họp này.

• Hãy phổ biến trước lịch trình cuộc họp. Chương trình họp cũng gián tiếp xác định các mục tiêu của cuộc họp.

• Thăm dò trước những nhân vật chủ chốt sẽ tham dự cuộc họp. Bạn sẽ chủ động hơn cho cuộc họp, nếu bạn biết trước những người tham dự nghĩ gì về các mục quan trọng trên chương trình họp. Những điều bạn biết có thể gợi ý về một số sửa đổi trong chương trình.

• Yêu cầu mọi người sẵn sàng. Điều này có nghĩa là đẩy nhanh tốc độ xử lý vấn đề; đem theo các tài liệu, báo cáo, vật dụng liên quan, sẵn sàng tham gia thảo luận và ra quyết định.

Diễn tiến cuộc họp

Để cuộc họp diễn ra suôn sẻ như mong muốn, bạn nên thực hiện những điều sau:

• Xác định mục đích cuộc họp. Cho dù bạn đã nói rõ mục đích khi mời mọi người dự họp, nhưng bạn vẫn nên nhắc lại.

• Hãy để mọi người được bày tỏ ý kiến. Nếu một vài cá nhân chiếm lĩnh hết thời gian cuộc họp, hoặc nếu một vài người tham dự ngại phát biểu, bạn hãy nói: “Cảm ơn ý kiến của anh, Phil. Còn suy nghĩ của cô về vấn đề này là gì, Charlotte?”.

• Giữ cho cuộc thảo luận khỏi lạc đề. Những cuộc họp vượt ra ngoài các vấn đề chính sẽ chỉ làm mọi người lãng phí thời gian.

• Kết thúc bằng việc xác nhận và một kế hoạch hành động cụ thể. Cuộc họp của bạn nên dẫn đến một hành động nào đó. “Chúng ta hãy quyết định thuê DataWhack cài đặt hệ thống máy chủ mới. Và như đã nhất trí, tôi sẽ làm đơn đặt hàng, Bill sẽ gọi điện cho nhân viên bán hàng và lên lịch trình, còn Janet chịu trách nhiệm tìm người thanh lý hệ thống máy chủ của chúng ta”.

Theo dõi sau cuộc họp

Sau khi cuộc họp kết thúc, tất cả mọi người thường có xu hướng xả hơi và nói: “May quá, cuộc họp đã kết thúc”. Nhưng nó chưa thật sự kết thúc, nếu bạn là người điều khiển một cuộc họp hoặc nhận trách nhiệm về những hoạt động sau cuộc họp đó và phải soạn thảo một biên bản họp theo tinh thần này:

Người gửi: Richard

Người nhận: Nhóm dự án công nghệ thông tin.

Cảm ơn các bạn đã tham dự cuộc họp sáng nay. Chúng ta đã chọn DataWhack làm nhà cung ứng chính cho hệ thống máy chủ mới của chúng ta. Tôi xem đây là một cơ hội tốt và là một quyết định đưa chúng ta tiến gần hơn đến việc hoàn tất dự án. Các hành động sau quyết định này là:

• Tôi sẽ làm đơn đặt hàng.

• Bill sẽ liên hệ với nhân viên bán hàng về lịch làm việc.

• Janet sẽ bắt đầu tìm người thanh lý hệ thống máy chủ cũ.

Hãy hoàn tất những công việc trên trong tuần nay. Sau đó chúng ta có thể chuyển qua nhiệm vụ kế tiếp.

Biên bản họp này có tác dụng khuyến khích mọi người thông qua việc nói rằng họ đang tiến gần hơn đến mục tiêu của mình, đồng thời nhắc nhở một số người tham dự về các bước hành động tiếp theo mà họ đã nhất trí trong cuộc họp.

Nguồn: Quản lý dự án lớn và nhỏ - First News và NXB Tổng hợp TPHCM

Cach thuc to chuc mot cuoc hop hieu qua
Việt Báo

TIN Văn Hóa NỔI BẬT

Đánh giá học sinh tiểu học: đóng dấu thay lời phê

Sau một tuần triển khai việc đổi mới đánh giá học sinh tiểu học trên toàn quốc, nhiều giáo viên đã có những sáng kiến khác nhau để vượt qua khó khăn về khối lượng công việc đội lên.

Nhận xét tin Cách thức tổ chức một cuộc họp hiệu quả

Ý kiến bạn đọc

Viết phản hồi

Bạn có thể gửi nhận xét, góp ý hay liên hệ về bài viết Cách thức tổ chức một cuộc họp hiệu quả bằng cách gửi thư điện tử tới Lien He Bao Viet Nam. Xin bao gồm tên bài viết Cach thuc to chuc mot cuoc hop hieu qua ở dạng tiếng Việt không dấu. Hoặc Cách thức tổ chức một cuộc họp hiệu quả ở dạng có dấu. Bài viết trong chuyên đề Tác Phẩm của chuyên mục Văn Hóa.

How to organize an effective meeting
the host system, of an organization, the participants, the project team, in the process, high efficiency, people, preparation, we, the important, how, who, you, do, mind

Meeting is a necessary operation in the conduct of an organization or project team. Because these meetings took place regularly and are very important, they must be organized so as to promote the highest efficiency. You ...

CÓ THỂ BẠN QUAN TÂM


  • Thoi su 24h1810 No kinh hoang tai TPHCM
    Thời sự 24h(18/10): Nổ kinh hoàng tại TP.HCM

    Vì sao BS Tường không bị truy tố tội "Giết người"?; Nữ PGĐ Sở nói gì về vụ ẩu đả tại khách sạn; Trộm đột nhập siêu thị đã qua mặt bảo vệ thế nào; Thiếu nữ lớp 9 bị cố tình đánh chết để bịt đầu mối...

  • Thoi su 24h1710 Mr Dam lai vung tien choi troi
    Thời sự 24h(17/10): Mr Đàm lại vung tiền chơi trội

    Sự cố sập hàng loạt website: Nghi vấn bị phá hoại; Xuất hiện xe đặc chủng 13 tỷ chuyên ‘bắt’ xe quá tải; Mr.Đàm lại vung tiền chơi trội; Bộ CA điều tra vụ tàu Sunrise 689 bị cướp biển; Cảnh khó tin tại đường trên cao Hà Nội; 

  • Thoi su 24h1610 HN sap phat nguoi thong qua camera
    Thời sự 24h(16/10): HN sắp "phạt nguội" thông qua camera

    Bệnh viện lớn nhất TPHCM lên tiếng vụ đấu thầu thuốc; Phá đường dây mại dâm trăm đô, chỉ tiếp khách Tây; Hà Nội sắp "phạt nguội" thông qua 450 camera; Giết cha ở Vĩnh Long mang xác lên Sài Gòn phi tang;

  • Thoi su 24h1510 Bat pho chanh thanh tra GTVT
    Thời sự 24h(15/10): Bắt phó chánh thanh tra GTVT

    Chấn động làng quê vụ nữ sinh giết cán bộ huyện; Jennifer Phạm sẽ là thảm họa của Cặp đôi hoàn hảo 2014?; Cá quả Tàu tiêm thuốc mê đổ về chợ; Truy sát từ nhà đến bệnh viện vì can thiệp đụng độ trên đường

  • Thoi su 24h1410 Su co hy huu tren duong sat VN
    Thời sự 24h(14/10): Sự cố hy hữu trên đường sắt VN

    Xử lý xe quá tải "giết" đường: Không có vùng cấm!; Sự cố hy hữu trên đường sắt Việt Nam; Tài xế trong clip "ngược chiều khó tin" ở HN trình diện; Truy sát kinh hoàng từ nhà đến bệnh viện;Việt Nam sắp nhận máy bay hiện đại nhất thế giới; Công an cử người canh rắn "khủng" cực độc... là những thông tin thời sự nổi bật trong ngày 13/10.

  • Ban tin suc khoe tuan 121810
    Bản tin sức khỏe tuần (12-18/10)

    Nguy cơ dịch Ebola vào Việt Nam là rất cao; Tâm sự của một bác sĩ: "Ở Việt Nam có nhiều Nina Phạm thầm lặng"; Sốc với công nghệ “thổi phồng” gà còi thành béo căng; 5 cách đơn giản tính chính xác tuổi thai; 3 dấu hiệu thần kinh vô cùng nguy hiểm ở trẻ nhỏ;Học lỏm bí quyết giảm cân an toàn kiệu quả kiểu Hàn Quốc; Sử dụng máy tính bảng gây hại đến xương và vai; Lý do tình dục mùa thu viên mãn nhất trong năm; Chữa mồ hôi tay, chân triệt để nhờ lá lốt...là những tin sức khỏe nổi bật tuần qua.

  • Nghin le chuyen tuan qua 1210 1810
    Nghìn lẻ chuyện tuần qua (12/10 - 18/10)

    Nổ lớn tại TP.HCM: Hóa chất nồng nặc, mảnh thi thể vương vãi; Hộp đen tàu Sunrise 689 biến mất, Bộ Công an vào cuộc; Hà Nội phạt nguội vi phạm giao thông bằng camera: Khó khả thi; Xe điên đâm liên tiếp trên đường Phạm Hùng; Rắn độc tràn về làng tấn công người dân ở Nghệ An ... là những tin tức nổi bật được dư luận quan tâm trong tuần qua.

  • Toan canh Showbiz tuan 1210 1810
    Toàn cảnh Showbiz tuần (12/10 – 18/10)

    Nghi án Khánh My làm "đào" quán karaoke, Elly Trần thừa nhận có con, Việt Hương và dàn sao Việt bị đối xử tệ bạc ở Nhật, Hương Tràm 'đá đểu' Robbey, Hà Anh bị cấm diễn 3 tháng, Nhóm F Band dùng khăn Piêu của người Thái làm khổ trong X-Factor, Xuân Lan vướng nghi vấn sinh con với đàn ông đã có vợ, Yanbi bị dân mạng "ném đá" vì miệt thị người đồng tính, Siêu mẫu Võ Hoàng Yến bị tố làm gãy tay đồng nghiệp, Moon Geun Young có bầu dù đã chia tay Kim Bum, Chae Rim hạnh phúc trong ngày lên xe hoa lần 2 là những thông tin giải trí nổi bật trong tuần qua.

  • Tin An ninh Phap luat tuan qua 1210 1810
    Tin An ninh - Pháp luật tuần qua (12/10 - 18/10)

    Nữ sinh lớp 12 giết cán bộ huyện trong nhà nghỉ; Bàng hoàng những vụ "ngáo đá" lên cơn giết người; Nữ sinh giết con rồi đốt xác để giấu chuyện mang thai; Diễn biến mới vụ TMV Cát Tường ném xác nạn nhân xuống sông; Đến tòa ly hôn, vợ đâm chết chồng trước sân tòa án; Ly cà phê cuối cùng của tử tù đầu tiên bị tiêm thuốc độc;.......là những tin đáng chú ý trong tuần.

  • The gioi noi bat tuan qua tu 12101810
    Thế giới nổi bật tuần qua (từ 12/10-18/10)

    Căng thẳng Trung - Hàn sau vụ ngư dân Trung Quốc bị bắn chết; Sự xuất hiện của lãnh đạo Kim Jong-un với hình ảnh chống gậy; Biểu tình tại Hồng Kông vẫn căng thẳng; Thế giới tiếp tục cuộc chiến chống dịch bệnh Ebola; ... là những tin tức nổi bật trong tuần qua.