Thứ bảy, 26 Tháng năm 2007, 16:12 GMT+7

Các đặc điểm của nhóm dự án hiệu quả

Cac dac diem cua nhom du an hieu qua
Ngoài một số kỹ năng cụ thể mà các thành viên đóng góp cho dự án, sau đây là một vài đặc điểm có ảnh hưởng không nhỏ đến sự thành công của nhóm hay dự án:

• Năng lực

• Mục tiêu chung rõ ràng

• Hết mình vì mục tiêu chung

• Cơ cấu đóng góp và được hưởng lợi công bằng

• Môi trường mang tính xây dựng và khuyến khích

• Mục tiêu dự án phù hợp với mục tiêu của tổ chức

Năng lực

Để thành công, nhóm nên thu hút tài năng, kiến thức, năng lực tổ chức, kinh nghiệm và bí quyết chuyên môn cần thiết để triển khai công việc. Bất kỳ sự yếu kém hay thiếu hụt về năng lực nào cũng đều ảnh hưởng xấu đến mục tiêu của nhóm. Trong trường hợp đó, nhóm phải cải thiện các điểm còn yếu kém hoặc tuyển thêm những người có các khả năng mà nhóm đang cần.

Bạn cần phải tìm cách để các thành viên có thể phát huy tối đa năng lực nhằm đóng góp nhiều nhất cho các nỗ lực của nhóm. Khi áp dụng điều này, bạn có thể thay đổi linh hoạt theo hoàn cảnh của tổ chức. Ví dụ, nếu Susan là người cản trở quy trình làm việc của nhóm, thì thiện chí của cô là yếu tố quan trọng cần giải quyết. Việc chọn cô vào nhóm có thể khiến cô dễ dàng đồng thuận với mục tiêu của nhóm, nhờ đó vô hiệu hóa sự nguy hiểm của cô đối với nhóm.

Mục tiêu chung rõ ràng

Những nhóm không có khái niệm rõ ràng về mục đích hoạt động hiếm khi thành công vì các thành viên trong nhóm không thể truyền đạt một mục tiêu chung rõ ràng. Tình hình thậm chí còn tồi tệ hơn nếu chính các nhà điều hành nhóm cũng không chắc chắn về những gì họ muốn thực hiện. Một cách để kiểm tra tính rõ ràng của mục tiêu là làm bài trắc nghiệm “lời nói trong thang máy”. Hãy chọn một thành viên trong nhóm và nêu câu hỏi sau: Nếu bạn tình cờ đi chung thang máy với giám đốc điều hành và ông ấy hỏi nhóm bạn đang làm gì, bạn sẽ nói như thế nào? Mọi người trong nhóm cần có khả năng giải thích ngắn gọn và rõ ràng về mục tiêu của nhóm cho giám đốc điều hành hay cho bất kỳ ai. Sau đây là hai câu trả lời được xem là đạt yêu cầu:

• “Chúng tôi đang thiết kế lại website với ba mục tiêu: hỗ trợ từng nhóm sản phẩm khác nhau, cập nhật và xử lý dữ liệu nhanh hơn, ít tốn kém hơn và tăng cường thông tin cho khách hàng”.

• “Nhóm chúng tôi đang tái sắp xếp toàn bộ quy trình dịch vụ khách hàng. Nếu chúng tôi thành công, 95% cuộc gọi đến của khách hàng sẽ chỉ do một đại diện dịch vụ xử lý, và 80% các cuộc gọi sẽ được giải quyết trong vòng ba phút”.

Tất cả các thành viên trong nhóm bạn có thể truyền đạt mục tiêu của nhóm một cách ngắn gọn và rõ ràng như thế không? Việc truyền đạt mục tiêu của mọi người có thống nhất với nhau không? Nếu bạn trả lời “không” cho một trong hai câu hỏi nghĩa là bạn đang có vấn đề về việc làm rõ mục tiêu của nhóm. Hãy cố gắng giải quyết vấn đề đó. Như chúng ta sẽ giải thích sau này, mục tiêu của dự án nói chung được cấp quản lý giao cho nhóm. Cấp quản lý này nhìn thấy vấn đề hay cơ hội nào đó và muốn nhóm giải quyết. Lý tưởng nhất là cấp quản lý sẽ xác định mục đích, còn phương pháp thực hiện sẽ được dành lại cho nhóm tự quyết định. Tuy nhiên, các thành viên trong nhóm đều phải nắm vững các yêu cầu của mục tiêu chung, bằng không, họ sẽ lạc vào các đường hướng sai lệch, làm tiêu hao nhiều nguồn lực dẫn đến mâu thuẫn và cãi vã.

Một khi đã đạt được sự hiểu biết chung về mục tiêu, cấp quản lý nên phối hợp cùng các thành viên trong nhóm lập ra các định mức về hiệu suất hoạt động của dự án. Trong ví dụ về việc tái sắp xếp quy trình dịch vụ khách hàng, nhóm đã định rõ mục tiêu như sau: “95% cuộc gọi đến của khách hàng sẽ do một đại diện dịch vụ duy nhất giải quyết, 80% các cuộc gọi sẽ được giải quyết trong vòng ba phút trở lại”. Những định mức như thế không chỉ làm rõ hơn mục tiêu của nhóm, mà còn tạo cơ sở đánh giá tiến trình đạt đến mục tiêu. Ví dụ, nhóm này có thể lập các điểm mốc trung gian như sau:

• Trong vòng 6 tháng, 50% cuộc gọi đến của khách hàng sẽ được một đại diện dịch vụ duy nhất giải quyết.

• Trong vòng 9 tháng, 75% cuộc gọi đến của khách hàng sẽ được một đại diện dịch vụ duy nhất giải quyết.

• Trong vòng 12 tháng, 95% cuộc gọi đến của khách hàng sẽ được một đại diện dịch vụ duy nhất giải quyết.

Nếu không có định mức về hiệu suất hoạt động, nhóm sẽ không thể xác định liệu họ đã thành công hay chưa.

Hết mình vì mục tiêu chung

Sự hiểu biết chung về mục tiêu là yếu tố vô cùng quan trọng nhưng một nhóm thật sự hiệu quả còn đòi hỏi nhiều hơn nữa, nghĩa là các thành viên trong nhóm còn phải tận tâm với mục tiêu đó. Giữa sự hiểu biết và tận tâm có khoảng cách khá lớn. Sự hiểu biết chỉ đảm bảo mọi người nắm vững định hướng còn sự tận tâm là một phẩm chất thuộc về bản năng thôi thúc mọi người làm việc và tiếp tục thực hiện công việc cho dù gặp khó khăn.

Mọi thành viên phải cảm nhận được tầm quan trọng và ý nghĩa của mục tiêu để những nỗ lực họ bỏ ra là xứng đáng. Thiếu mục đích thuyết phục, một số thành viên sẽ không gắn kết mục tiêu cá nhân với mục tiêu của nhóm và họ cũng sẽ không đồng lòng với nhóm hay mục đích của nhóm.

Sự tận tâm cũng là kết quả của việc làm chủ tinh thần và có trách nhiệm đối với mục tiêu chung của mỗi cá nhân. Hãy xem ví dụ sau:

Một số cá nhân thuộc các bộ phận khác nhau của công ty được tập hợp lại để giải quyết một vấn đề quan trọng: công ty của họ đang mất dần khách hàng về tay đối thủ cạnh tranh - một công ty cung cấp dịch vụ tương tự nhưng với mức giá thấp hơn rõ rệt. Mức giá thấp này là kết quả của hiệu suất cung cấp dịch vụ cao hơn từ phía đối thủ. Giải pháp duy nhất là tìm cách cung cấp giá trị lớn hơn cho khách hàng, chẳng hạn như giá thấp hơn, dịch vụ tốt hơn hay kết hợp cả hai giá trị này.

Mọi thành viên trong nhóm đều hiểu được tầm quan trọng của mục tiêu. Quyền lợi kinh tế của họ cũng như tương lai của đồng nghiệp họ đều phụ thuộc vào thành công này. Và vì cấp quản lý không bắt buộc các thành viên trong nhóm phải làm thế nào để đạt được mục tiêu, nên họ có cảm giác được chủ động cả về biện pháp thực hiện lẫn kết quả cuối cùng. Và mọi người đều cùng nhau chịu trách nhiệm về kết quả đó.

Đó chính là sự tận tâm. Đừng nhầm lẫn sự tận tâm của nhóm với sự hòa hợp của tập thể. Việc mọi người hòa thuận với nhau không quan trọng bằng việc họ sẵn sàng kề vai sát cánh để thực hiện công việc. Một mục tiêu mà tất cả đều quan tâm và trân trọng chính là yếu tố có thể khắc phục các mối bất hòa trong tập thể.

Bạn có thể nhận ra sự tận tâm chung của nhóm qua những cách nói chuyện của các thành viên. Khi họ dùng từ chúng ta, chúng tôi thay cho tôi, anh (chị) và họ, có nghĩa là nhóm đang có sự tận tâm chung. Những câu nói tương tự như sau sẽ thể hiện rõ tinh thần làm việc theo nhóm:

• “Nhóm chúng ta đang phát triển tốt, nhưng mỗi người trong chúng ta cần nhanh chóng bắt kịp tiến độ”.

• “Chúng ta đang ở đâu so với lịch trình?”.

• “Kế hoạch của chúng ta vẫn đang trong giai đoạn hình thành”.

• “Hãy cho chúng tôi ba tháng và được phép truy cập dữ liệu khách hàng, chúng tôi sẽ triển khai được một kế hoạch khả thi”.

Tinh thần hết mình vì mục tiêu chung sẽ có nhiều ở những nhóm chỉ có ít thành viên, thậm chí càng ít người càng tốt, nếu vẫn có đủ mọi năng lực cần thiết.

Sự tận tâm cũng được tăng cường thông qua sự động viên về tinh thần và vật chất. Nếu mọi người hiểu rằng sự thăng tiến, tiền thưởng và các khoản lương bổng luôn có mối liên hệ với thành công của nhóm, thì sự tận tâm của họ sẽ tăng lên. Nếu họ nhận thấy phần lớn tiền thưởng đang chảy vào túi cấp trên, họ lập tức quay lưng và sự tận tâm của họ cũng tan biến theo.

Nguồn: Quản lý dự án lớn và nhỏ - First News và NXB Tổng hợp TPHCM

Cac dac diem cua nhom du an hieu qua
Việt Báo

TIN Văn Hóa NỔI BẬT

Vụ sập hầm: Phó Thủ tướng đến hiện trường chỉ đạo ứng cứu

Phó Thủ tướng Hoàng Trung Hải chỉ đạo phải nỗ lực khẩn trương tích cực hơn nữa trong công tác ứng cứu; đảm bảo an toàn cho các công nhân cũng như các lực lượng tham gia cứu hộ

Công tác đào tạo VĐV trẻ nhìn từ Đại hội TDTT toàn quốc 2014: Ít niềm vui, nhiều nỗi lo

Đa số các đoàn vào cuộc ở Đại hội đều có tâm lý “săn” được càng nhiều huy chương càng tốt và trong tính toán của nhiều đoàn, đây không phải là chỗ mạo hiểm để cho các tài năng trẻ thử sức.

Sắp nối lại đàm phán hòa bình Ukraine

Tổng thống Pháp Francois Hollande cho biết các cuộc đàm phán hòa bình giữa đại diện chính phủ Ukraine và phe ly khai miền Đông có thể diễn ra vào ngày 21 hoặc 22/12 tới tại thủ đô Minsk của Belarus.

Sơn Tùng M-TP là 'Mỹ nam của năm 2014'

Dù những scandal "đạo nhạc" kéo theo những việc trì hoãn bộ phim đầu tiên chạm ngõ điện ảnh Chàng trai năm ấy, nhưng Sơn Tùng M-TP vẫn xứng đáng nhận được giải thưởng Mỹ nam của năm, đề cử từ khán giả hâm mộ.

Nhận xét tin Các đặc điểm của nhóm dự án hiệu quả

Ý kiến bạn đọc

Viết phản hồi

Bạn có thể gửi nhận xét, góp ý hay liên hệ về bài viết Các đặc điểm của nhóm dự án hiệu quả bằng cách gửi thư điện tử tới Lien He Bao Viet Nam. Xin bao gồm tên bài viết Cac dac diem cua nhom du an hieu qua ở dạng tiếng Việt không dấu. Hoặc Các đặc điểm của nhóm dự án hiệu quả ở dạng có dấu. Bài viết trong chuyên đề Tác Phẩm của chuyên mục Văn Hóa.

Characteristics of effective project team
service representatives, members, the dedication, the project team, with the objectives of the group, in groups, solve, obviously, people, can, generally, work, do you

Apart from some specific skills that members contribute to the project, here are a few that have a large effect to the success of the group or project: .

CÓ THỂ BẠN QUAN TÂM
Xem tiếp: Văn Hóa


  • Thoi su 24h1812 Thang 72015 to chuc thi quoc gia
    Thời sự 24h(18/12): Tháng 7/2015 tổ chức thi quốc gia

    Tháng 7/2015 tổ chức thi THPT quốc gia; Đào cùng lúc 2 đường hầm cứu nạn; Lý giải máy bay Vietnam Airlines gặp sự cố; Sa Pa lạnh 0 độ, phủ trắng sương muối; Xe điên náo loạn là những thông tin thời sự nổi bật trong ngày 18/12...

  • Thoi su 24h1712 Xe o to roi vuc sau 5 quan nhan tu vong
    Thời sự 24h(17/12): Xe ô tô rơi vực sâu, 5 quân nhân tử vong

    Khoan hầm giải cứu 12 công nhân mắc kẹt; Xe ô tô rơi vực sâu, 5 quân nhân tử vong; Mở hộp đen tìm nguyên nhân máy bay hạ cánh khẩn cấp;Sa Pa rét 2 độ, có thể xuất hiện băng giá; Kho tiền 6 tấn của tay chơi Bắc Ninh... là những thông tin thời sự nổi bật trong ngày 17/12.

  • Thoi su 24h1612 3 tai nan kinh hoang
    Thời sự 24h(16/12): 3 tai nạn kinh hoàng

    Sập hầm thủy điện, 11 người mắc kẹt; Tai nạn kinh hoàng ở Móng Cái, 6 người chết; Phó chủ tịch bị tố đánh dân giữa chợ; Đắm thuyền ở Thái Bình, 6 người chết; Bán sắt vụn chiếc máy bay bỏ quên 7 năm ở Nội Bài... là những thông tin thời sự nổi bật trong ngày 16/12.

  • Thoi su 24h1512 5 thuyen vien mat tich tren bien
    Thời sự 24h(15/12): 5 thuyền viên mất tích trên biển

    Xuất hiện "nhân vật mới" tại phiên xử siêu lừa Huyền Như; Bầu Kiên bị tuyên 30 năm tù; 1.000 xe TQ muốn vào du lịch, Bộ Quốc phòng không đồng tình; Miền Bắc chuẩn bị rét dưới 10 độ; 5 thuyền viên mất tích trên biển; Hé lộ "hợp đồng nô lệ" trong showbiz Việt... là những thông tin thời sự nổi bật trong ngày 15/12.

  • Thoi su tuan qua Bau Kien bat khoc tai toa
    Thời sự tuần qua: Bầu Kiên bật khóc tại tòa

    Ông Hoàng Văn Nghiên xin trả biệt thự; Một đại gia bị tạt axít khi đang ăn sáng;Lần đầu tiên bầu Kiên bật khóc trước tòa; Vụ Hồ Duy Hải: Tang vật được mua... ngoài chợ?; Cha của bé 2 tuổi bị bỏ rơi trên taxi đã xuất hiện?..

  • Sap ham thuy dien Da Dang
    Sập hầm thủy điện Đạ Dâng

    Sau bao nỗ lực, bất chấp nguy hiểm của gần 1.000 người tham gia cứu hộ suốt 4 ngày qua, 12 nạn nhân mắc kẹt trong vụ sập hầm thủy điện đã được đưa ra ngoài an toàn.

  • EVN sap tang gia dien
    EVN sắp tăng giá điện?

    Đề xuất tăng giá điện của Tập đoàn Điện lực Việt Nam (EVN) khi năm hết Tết đến đang nhận được những ý kiến trái chiều. Trong khi nhiều người tỏ ra lo lắng, vẫn có ý kiến cho rằng, tăng giá điện vào thời điểm này là hợp lý.

  • Chuong trinh Guong mat than quen nhi 2014
    Chương trình Gương mặt thân quen nhí 2014

    Cặp đôi ngoại quốc Kyo York và Uyên Nhi đã xuất sắc trở thành Quán quân mùa đầu tiên của "Gương mặt thân quen nhí".

  • Nhung chuyen hy huu o chon phap dinh
    Những chuyện hy hữu ở chốn pháp đình

    Trả giá sau 2 thập kỷ vì ép thiếu nữ cởi áo; rắn tấn công bị cáo khiến phiên xử náo loạn; chị dâu xin ly hôn em chồng... là những cảnh diễn ra ở chốn pháp đình năm 2014.

  • Facebook nam 2014 The gioi hai mat cam bay
    Facebook năm 2014: Thế giới hai mặt cạm bẫy

    Việt Nam đang là một trong những nước có số lượng người truy cập Facebook thuộc hàng 'khủng' trên thế giới.

  • Toan canh kinh te tuan 1412 20122014
    Toàn cảnh kinh tế tuần (14/12 - 20/12/2014)

    Giá xăng thế giới giảm mạnh, vậy mà PVoil vẫn than lỗ và đề nghị tăng thuế nhập khẩu xăng dầu, để cần tiền trả nợ EVN có thể tăng giá điện thêm 9,5%, lên mức 1.652,19 đồng/kWh, tới đây NHNN sẽ siết cho vay ngoại tệ nhằm hạn chế tình trạng đô la hóa, TTCK tuần qua đã có những phiên chọc thủng đáy, cùng với đó là những thông tin thị trường tiêu dùng là những t

  • Tin Bong daThe thao noi bat tuan qua 14122012
    Tin Bóng đá-Thể thao nổi bật tuần qua (14/12-20/12)

    Diễn biến mới nhất vụ thủ môn Bửu Ngọc kiện CLB Đồng Tháp; ĐT Việt Nam hậu AFF Cup: Khủng hoảng niềm tin, cầu thủ chán lên tuyển; Chung kết lượt đi AFF Cup: Thái Lan chạm tay vào cúp vô địch; Kết quả bốc thăm vòng 1/8 Champions League; Tổng hợp bóng đá cuối tuần...là những tin tức Bóng đá-Thể thao nổi bật trong tuần.

  • Toan canh Showbiz tuan 1412 2012
    Toàn cảnh Showbiz tuần (14/12 – 20/12)

    Nguyễn Thị Loan lọt top 25 Miss World 2014, Người đẹp Nam Phi đăng quang Hoa hậu Thế giới 2014, Đám cưới ngọt ngào của Huyền Lizzie, Nhật Kim Anh, Sơn Tùng M-Tp là mỹ nam của năm, Hollywood lại chấn động vì bị tin tặc tấn công, Jennifer Lawrence được tìm nhiều nhất trên Google năm 2014,...

  • Ban tin suc khoe tuan tu 142012
    Bản tin sức khỏe tuần (từ 14-20/12)

    Vụ sản phụ băng huyết tử vong: Gia đình yêu cầu bệnh viện bồi thường 1,5 tỷ đồng; 7 nguyên nhân hàng đầu gây bệnh ung thư năm 2014; Những loại vắc-xin cần tiêm cho trẻ sơ sinh; Ấn tượng những xu hướng bầu bí hot nhất năm 2014;10 điều tiếp tục diễn ra trên cơ thể người chết; Tôm khô cao su được sản xuất thế nào?... là những tin sức khỏe nổi bật tuần qua.

  • Tin An ninh Phap luat tuan qua 1412 2012
    Tin An ninh - Pháp luật tuần qua (14/12 - 20/12)

    Những chuyện hy hữu ở chốn pháp đình; Đằng sau những vụ án chồng giết vợ; 5 vụ án hình sự nhiều người quan tâm năm 2014; Những lời cuối cùng nổi tiếng của tử tù trước giờ trả án; Lĩnh án 30 năm tù - vĩ thanh buồn cho “bầu” Kiên; Nhìn lại 4 vụ án oan 'tốn giấy mực' trong năm 2014;.......là những tin đáng chú ý trong tuần.