Các đặc điểm của nhóm dự án hiệu quả

Cac dac diem cua nhom du an hieu qua
Ngoài một số kỹ năng cụ thể mà các thành viên đóng góp cho dự án, sau đây là một vài đặc điểm có ảnh hưởng không nhỏ đến sự thành công của nhóm hay dự án:

• Năng lực

• Mục tiêu chung rõ ràng

• Hết mình vì mục tiêu chung

• Cơ cấu đóng góp và được hưởng lợi công bằng

• Môi trường mang tính xây dựng và khuyến khích

• Mục tiêu dự án phù hợp với mục tiêu của tổ chức

Năng lực

Để thành công, nhóm nên thu hút tài năng, kiến thức, năng lực tổ chức, kinh nghiệm và bí quyết chuyên môn cần thiết để triển khai công việc. Bất kỳ sự yếu kém hay thiếu hụt về năng lực nào cũng đều ảnh hưởng xấu đến mục tiêu của nhóm. Trong trường hợp đó, nhóm phải cải thiện các điểm còn yếu kém hoặc tuyển thêm những người có các khả năng mà nhóm đang cần.

Bạn cần phải tìm cách để các thành viên có thể phát huy tối đa năng lực nhằm đóng góp nhiều nhất cho các nỗ lực của nhóm. Khi áp dụng điều này, bạn có thể thay đổi linh hoạt theo hoàn cảnh của tổ chức. Ví dụ, nếu Susan là người cản trở quy trình làm việc của nhóm, thì thiện chí của cô là yếu tố quan trọng cần giải quyết. Việc chọn cô vào nhóm có thể khiến cô dễ dàng đồng thuận với mục tiêu của nhóm, nhờ đó vô hiệu hóa sự nguy hiểm của cô đối với nhóm.

Mục tiêu chung rõ ràng

Những nhóm không có khái niệm rõ ràng về mục đích hoạt động hiếm khi thành công vì các thành viên trong nhóm không thể truyền đạt một mục tiêu chung rõ ràng. Tình hình thậm chí còn tồi tệ hơn nếu chính các nhà điều hành nhóm cũng không chắc chắn về những gì họ muốn thực hiện. Một cách để kiểm tra tính rõ ràng của mục tiêu là làm bài trắc nghiệm “lời nói trong thang máy”. Hãy chọn một thành viên trong nhóm và nêu câu hỏi sau: Nếu bạn tình cờ đi chung thang máy với giám đốc điều hành và ông ấy hỏi nhóm bạn đang làm gì, bạn sẽ nói như thế nào? Mọi người trong nhóm cần có khả năng giải thích ngắn gọn và rõ ràng về mục tiêu của nhóm cho giám đốc điều hành hay cho bất kỳ ai. Sau đây là hai câu trả lời được xem là đạt yêu cầu:

• “Chúng tôi đang thiết kế lại website với ba mục tiêu: hỗ trợ từng nhóm sản phẩm khác nhau, cập nhật và xử lý dữ liệu nhanh hơn, ít tốn kém hơn và tăng cường thông tin cho khách hàng”.

• “Nhóm chúng tôi đang tái sắp xếp toàn bộ quy trình dịch vụ khách hàng. Nếu chúng tôi thành công, 95% cuộc gọi đến của khách hàng sẽ chỉ do một đại diện dịch vụ xử lý, và 80% các cuộc gọi sẽ được giải quyết trong vòng ba phút”.

Tất cả các thành viên trong nhóm bạn có thể truyền đạt mục tiêu của nhóm một cách ngắn gọn và rõ ràng như thế không? Việc truyền đạt mục tiêu của mọi người có thống nhất với nhau không? Nếu bạn trả lời “không” cho một trong hai câu hỏi nghĩa là bạn đang có vấn đề về việc làm rõ mục tiêu của nhóm. Hãy cố gắng giải quyết vấn đề đó. Như chúng ta sẽ giải thích sau này, mục tiêu của dự án nói chung được cấp quản lý giao cho nhóm. Cấp quản lý này nhìn thấy vấn đề hay cơ hội nào đó và muốn nhóm giải quyết. Lý tưởng nhất là cấp quản lý sẽ xác định mục đích, còn phương pháp thực hiện sẽ được dành lại cho nhóm tự quyết định. Tuy nhiên, các thành viên trong nhóm đều phải nắm vững các yêu cầu của mục tiêu chung, bằng không, họ sẽ lạc vào các đường hướng sai lệch, làm tiêu hao nhiều nguồn lực dẫn đến mâu thuẫn và cãi vã.

Một khi đã đạt được sự hiểu biết chung về mục tiêu, cấp quản lý nên phối hợp cùng các thành viên trong nhóm lập ra các định mức về hiệu suất hoạt động của dự án. Trong ví dụ về việc tái sắp xếp quy trình dịch vụ khách hàng, nhóm đã định rõ mục tiêu như sau: “95% cuộc gọi đến của khách hàng sẽ do một đại diện dịch vụ duy nhất giải quyết, 80% các cuộc gọi sẽ được giải quyết trong vòng ba phút trở lại”. Những định mức như thế không chỉ làm rõ hơn mục tiêu của nhóm, mà còn tạo cơ sở đánh giá tiến trình đạt đến mục tiêu. Ví dụ, nhóm này có thể lập các điểm mốc trung gian như sau:

• Trong vòng 6 tháng, 50% cuộc gọi đến của khách hàng sẽ được một đại diện dịch vụ duy nhất giải quyết.

• Trong vòng 9 tháng, 75% cuộc gọi đến của khách hàng sẽ được một đại diện dịch vụ duy nhất giải quyết.

• Trong vòng 12 tháng, 95% cuộc gọi đến của khách hàng sẽ được một đại diện dịch vụ duy nhất giải quyết.

Nếu không có định mức về hiệu suất hoạt động, nhóm sẽ không thể xác định liệu họ đã thành công hay chưa.

Hết mình vì mục tiêu chung

Sự hiểu biết chung về mục tiêu là yếu tố vô cùng quan trọng nhưng một nhóm thật sự hiệu quả còn đòi hỏi nhiều hơn nữa, nghĩa là các thành viên trong nhóm còn phải tận tâm với mục tiêu đó. Giữa sự hiểu biết và tận tâm có khoảng cách khá lớn. Sự hiểu biết chỉ đảm bảo mọi người nắm vững định hướng còn sự tận tâm là một phẩm chất thuộc về bản năng thôi thúc mọi người làm việc và tiếp tục thực hiện công việc cho dù gặp khó khăn.

Mọi thành viên phải cảm nhận được tầm quan trọng và ý nghĩa của mục tiêu để những nỗ lực họ bỏ ra là xứng đáng. Thiếu mục đích thuyết phục, một số thành viên sẽ không gắn kết mục tiêu cá nhân với mục tiêu của nhóm và họ cũng sẽ không đồng lòng với nhóm hay mục đích của nhóm.

Sự tận tâm cũng là kết quả của việc làm chủ tinh thần và có trách nhiệm đối với mục tiêu chung của mỗi cá nhân. Hãy xem ví dụ sau:

Một số cá nhân thuộc các bộ phận khác nhau của công ty được tập hợp lại để giải quyết một vấn đề quan trọng: công ty của họ đang mất dần khách hàng về tay đối thủ cạnh tranh - một công ty cung cấp dịch vụ tương tự nhưng với mức giá thấp hơn rõ rệt. Mức giá thấp này là kết quả của hiệu suất cung cấp dịch vụ cao hơn từ phía đối thủ. Giải pháp duy nhất là tìm cách cung cấp giá trị lớn hơn cho khách hàng, chẳng hạn như giá thấp hơn, dịch vụ tốt hơn hay kết hợp cả hai giá trị này.

Mọi thành viên trong nhóm đều hiểu được tầm quan trọng của mục tiêu. Quyền lợi kinh tế của họ cũng như tương lai của đồng nghiệp họ đều phụ thuộc vào thành công này. Và vì cấp quản lý không bắt buộc các thành viên trong nhóm phải làm thế nào để đạt được mục tiêu, nên họ có cảm giác được chủ động cả về biện pháp thực hiện lẫn kết quả cuối cùng. Và mọi người đều cùng nhau chịu trách nhiệm về kết quả đó.

Đó chính là sự tận tâm. Đừng nhầm lẫn sự tận tâm của nhóm với sự hòa hợp của tập thể. Việc mọi người hòa thuận với nhau không quan trọng bằng việc họ sẵn sàng kề vai sát cánh để thực hiện công việc. Một mục tiêu mà tất cả đều quan tâm và trân trọng chính là yếu tố có thể khắc phục các mối bất hòa trong tập thể.

Bạn có thể nhận ra sự tận tâm chung của nhóm qua những cách nói chuyện của các thành viên. Khi họ dùng từ chúng ta, chúng tôi thay cho tôi, anh (chị) và họ, có nghĩa là nhóm đang có sự tận tâm chung. Những câu nói tương tự như sau sẽ thể hiện rõ tinh thần làm việc theo nhóm:

• “Nhóm chúng ta đang phát triển tốt, nhưng mỗi người trong chúng ta cần nhanh chóng bắt kịp tiến độ”.

• “Chúng ta đang ở đâu so với lịch trình?”.

• “Kế hoạch của chúng ta vẫn đang trong giai đoạn hình thành”.

• “Hãy cho chúng tôi ba tháng và được phép truy cập dữ liệu khách hàng, chúng tôi sẽ triển khai được một kế hoạch khả thi”.

Tinh thần hết mình vì mục tiêu chung sẽ có nhiều ở những nhóm chỉ có ít thành viên, thậm chí càng ít người càng tốt, nếu vẫn có đủ mọi năng lực cần thiết.

Sự tận tâm cũng được tăng cường thông qua sự động viên về tinh thần và vật chất. Nếu mọi người hiểu rằng sự thăng tiến, tiền thưởng và các khoản lương bổng luôn có mối liên hệ với thành công của nhóm, thì sự tận tâm của họ sẽ tăng lên. Nếu họ nhận thấy phần lớn tiền thưởng đang chảy vào túi cấp trên, họ lập tức quay lưng và sự tận tâm của họ cũng tan biến theo.

Nguồn: Quản lý dự án lớn và nhỏ - First News và NXB Tổng hợp TPHCM

Cac dac diem cua nhom du an hieu qua
Việt Báo

Video nổi bật

Trương Hồ Phương Nga xinh đẹp sắc sảo bên Khắc Việt
00:00 / --:--

TIN Văn Hóa NỔI BẬT

Báo Ý tiết lộ điểm yếu của không lực Mỹ

Theo cáo của Trung tâm đánh giá chiến lược và ngân sách Hoa Kỳ, thì không quân Mỹ không đủ khả năng xuyên thủng hệ thống phòng không Nga, thậm chí là hệ thống phòng không của Iran và Trung Quốc vì thiếu tên lửa tầm xa, một tờ báo của Ý cho biết.

6 tháng, doanh nghiệp địa ốc, xây dựng báo lãi lớn

Sự phục hồi của thị trường bất động sản giúp nhiều DN địa ốc, xây dựng niêm yết trên TTCK ghi nhận lợi nhuận tích cực trong 6 tháng đầu năm và hứa hẹn một năm tăng trưởng mạnh.

Nhận xét tin Các đặc điểm của nhóm dự án hiệu quả

Ý kiến bạn đọc

Viết phản hồi

Bạn có thể gửi nhận xét, góp ý hay liên hệ về bài viết Các đặc điểm của nhóm dự án hiệu quả bằng cách gửi thư điện tử tới Lien He Bao Viet Nam. Xin bao gồm tên bài viết Cac dac diem cua nhom du an hieu qua ở dạng tiếng Việt không dấu. Hoặc Các đặc điểm của nhóm dự án hiệu quả ở dạng có dấu. Bài viết trong chuyên đề Tác Phẩm của chuyên mục Văn Hóa.

Characteristics of effective project team
service representatives, members, the dedication, the project team, with the objectives of the group, in groups, solve, obviously, people, can, generally, work, do you

Apart from some specific skills that members contribute to the project, here are a few that have a large effect to the success of the group or project: .

CÓ THỂ BẠN QUAN TÂM
Xem tiếp: Văn Hóa


  • Thoi su 24h067 Hao Anh bi bat vi trom cap
    Thời sự 24h(06/7): Hào Anh bị bắt vì trộm cắp

     Những thông tin mới về đám tang của nhạc sĩ An Thuyên; Bất thường Sa Pa lạnh 13 độ giữa mùa hè; "Cậu bé đặc biệt" Hào Anh bị bắt vì trộm cắp; Lộ ảnh cưới của Á hậu quyến rũ nhất lịch sử HH Việt Nam

  • Thoi su tuan qua Xuat hien nhan chung moi vu ong Chan
    Thời sự tuần qua: Xuất hiện nhân chứng mới vụ ông Chấn

    Hàng ngàn thí sinh phải chỉnh sửa sai sót; Nhạc sĩ An Thuyên đột ngột qua đời; Xuất hiện nhân chứng mới, ông Chấn chưa thể nhận 7,2 tỷ?; Thảm án rúng động xứ Nghệ: 4 người một nhà tử vong; 

  • Thoi su 24h047 Truy bat hung thu giet 4 nguoi rung dong
    Thời sự 24h(04/7): Truy bắt hung thủ giết 4 người rúng động

    Thông tin tiếp vụ hạ sát 4 người trong một nhà rúng động xứ Nghệ; Bộ Giáo dục giải đáp vấn đề nóng hậu thi quốc gia; Khu vực "đào đâu cũng phát hiện hài cốt" tại Thủ đô;... là những thông tin thời sự đáng chú ý ngày 4/7. 

  • Thoi su 24h037 Tham an rung dong xu Nghe
    Thời sự 24h(03/7): Thảm án rúng động xứ Nghệ

    Phó Thủ tướng truy trách nhiệm ném đá xe khách; Đường sắt trên cao HN “uốn lượn” vẫn đảm bảo an toàn; Nhạc sĩ An Thuyên đột ngột qua đời; Thí sinh ngất xỉu khi hay tin bố đột ngột qua đời; Thảm án rúng động xứ Nghệ: 4 người một nhà tử vong...là những thông tin thời sự nổi bật trong ngày 3/7.

  • Thoi su 24h027 Ong Chan se to cao nhan chung moi
    Thời sự 24h(02/7): Ông Chấn sẽ tố cáo nhân chứng mới

     Thủ tướng phát lệnh "cất cánh" Airbus A350 của Vietnam Airlines; Quang Lê rời khỏi Việt Nam, Đàm Vĩnh Hưng nói lời cuối; Ông Chấn sẽ tố cáo nhân chứng mới; Thêm nhiều "cái chết" trong phòng thi; 

  • Mr Dam to Quang Le choi ban
    Mr Đàm tố Quang Lê chơi bẩn

    Vụ lùm xùm tranh gà của Đàm Vĩnh Hưng và Quang Lê hiện nay chưa đến hồi kết. Nhiều nghệ sĩ Việt đã lên tiếng bênh Mr. Đàm. ------------ Xem thêm: Mr Đàm tố Quang Lê chơi bẩn, http://vietbao.vn/tp/Mr-Dam-to-Quang-Le-choi-ban/11933036/ Tin nhanh Việt Nam ra thế giới vietbao.vn

  • Dai gia Ca Mau mua dam tre em
    Đại gia Cà Mau mua dâm trẻ em

    Đại gia miền Tây mua dâm thiếu nữ được cho là thành khẩn khai báo, lý lịch rõ ràng và nhân thân tốt. Gia đình của Việt kiều này đang làm thủ tục bảo lãnh cho ông Tiêu tại ngoại.

  • Nam sinh qua doi truoc ngay tot nghiep
    Nam sinh qua đời trước ngày tốt nghiệp

    Những lời trăng trối cuối cùng của nam sinh qua đời trước lễ tốt nghiệp với người bạn đặc biệt trên facebook cũng khiến nhiều người nghẹn lại. ------------ Xem thêm: Nam sinh qua đời trước ngày tốt nghiệp, http://vietbao.vn/tp/Nam-sinh-qua-doi-truoc-ngay-tot-nghiep/11936114/ Tin nhanh Việt Nam ra thế giới vietbao.vn

  • Duong sat tren cao Ha Noi uon luon
    Đường sắt trên cao Hà Nội uốn lượn

    Đường sắt đô thị trên cao Cát Linh-Hà Đông uốn lượn như rồng trên nhiều điểm chạy dọc đường Nguyễn Trãi, Trần Phú...

  • Nhung dam cuoi dat vang gay xon xao
    Những đám cưới "dát vàng" gây xôn xao

    Hình ảnh một số cô dâu đeo đầy vàng trong đám cưới ở một số nơi ở Việt Nam không chỉ khiến nhiều người trầm trồ mà còn là tâm điểm của các cuộc tranh luận trên mạng xã hội.

  • Nghin le chuyen tuan qua 2806 0407
    Nghìn lẻ chuyện tuần qua (28/06 - 04/07)

    Cả thế giới phải đối mặt với nắng nóng kỷ lục; Chính thức bắt đầu kỳ thi THPT Quốc gia 2015; Đường sắt trên cao Hà Nội uốn lượn; 10 luật có hiệu lực từ tháng 7/2015; QL 1A bị phá hoại bởi hóa chất lạ; Nạn chặt chém du khách ... là những tin tức nổi bật được dư luận quan tâm trong tuần qua. ------------ Xem thêm: Nghìn lẻ chuyện tuần qua (28/06 - 04/07), http://vietbao.vn/Xa-hoi/Nghin-le-chuyen-tuan-qua-2806-0407/2147574941/157/ Tin nhanh Việt Nam ra thế giới vietbao.vn

  • Toan canh kinh te tuan 2806 04072015
    Toàn cảnh kinh tế tuần 28/06 - 04/07/2015

    Ngày 1/7 Luật Doanh nghiệp, Luật Nhà ở và Luật kinh doanh BĐS đã chính thức có hiệu lực, EVN khẳng định đã giải thích thỏa đáng tất cả những khiếu nại của người dân và khách hàng liên quan đến việc hóa đơn tiền điện tăng "sốc", con số 63% cán bộ thuế tiêu cực, nhũng nhiễu đã phản ánh đúng tình trạng hiện nay của một bộ phận cán bộ thuế trong quá trình tác nghiệp, sự kỳ lạ trong hệ thống chỉ tiêu kinh tế- xã hội....Cùng với đó, những thông tin về tài chính ngân hàng, thị trường tiêu dùng... tiếp tục là những tin tức, sự kiện kinh tế nóng hổi trong tuần vừa qua. ------------ Xem thêm: Toàn cảnh kinh tế tuần 28/06 - 04/07/2015, http://vietbao.vn/Kinh-te/Toan-canh-kinh-te-tuan-2906-04072015/2147574923/47/ Tin nhanh Việt Nam ra thế giới vietbao.vn

  • Tin An ninh Phap luat tuan qua 2806 0407
    Tin An ninh - Pháp luật tuần qua (28/06 - 04/07)

    Siêu trộm và những vụ án nổi tiếng; Những vụ hiếp dâm tập thể chấn động; Nhận diện những chiêu lừa bắt cóc trẻ em cha mẹ nên cảnh giác; Xuất hiện nhân chứng mới, ông Chấn chưa thể nhận 7,2 tỷ?; Vì sao ‘ông trùm’ Tàng Keangnam chưa thể ‘đền tội’ như dự kiến?; Đại gia khai bị 'bất lực' trong 2 lần mua dâm thiếu nữ;.....là những tin đáng chú ý trong tuần. ------------ Xem thêm: Tin An ninh - Pháp luật tuần qua (28/06 - 04/07), http://vietbao.vn/An-ninh-Phap-luat/Tin-An-ninh-Phap-luat-tuan-qua-2806-0407/2147574905/218/ Tin nhanh Việt Nam ra thế giới vietbao.vn

  • Nghin le chuyen tuan qua 2106 2706
    Nghìn lẻ chuyện tuần qua (21/06 - 27/06)

    Hoàn lưu bão số 1 làm 15 người chết và mất tích; Xe khách lao xuống vực ở đèo Lò Xo; Sóng lạ đè sóng không lưu Tân Sơn Nhất; Miễn nhiệm bác sĩ giẫm chân lên giường: Nên hay không?; Mạng xã hội và ‘chiếc phanh’ của tình người; Đầu năm 2016 sẽ được hưởng BHXH một lần... là những tin tức nổi bật được dư luận quan tâm trong tuần qua.

  • Toan canh kinh te tuan 2106 27062015
    Toàn cảnh kinh tế tuần 21/06 - 27/06/2015

    Giá điện tăng bất thường được lý giải do mức sử dụng điện năng tăng khiến lượng tiêu thụ điện tăng, thiết bị đo đếm, công tơ điện có vấn đề hay sự tù mù trong cách tính của “nhà đèn”… ------------ Xem thêm: Toàn cảnh kinh tế tuần 21/06 - 27/06/2015, http://vietbao.vn/Kinh-te/Toan-canh-kinh-te-tuan-2106-27062015/2147573276/47/ Tin nhanh Việt Nam ra thế giới vietbao.vn