Thứ bảy, 26 Tháng năm 2007, 16:12 GMT+7

Các đặc điểm của nhóm dự án hiệu quả

Cac dac diem cua nhom du an hieu qua
Ngoài một số kỹ năng cụ thể mà các thành viên đóng góp cho dự án, sau đây là một vài đặc điểm có ảnh hưởng không nhỏ đến sự thành công của nhóm hay dự án:

• Năng lực

• Mục tiêu chung rõ ràng

• Hết mình vì mục tiêu chung

• Cơ cấu đóng góp và được hưởng lợi công bằng

• Môi trường mang tính xây dựng và khuyến khích

• Mục tiêu dự án phù hợp với mục tiêu của tổ chức

Năng lực

Để thành công, nhóm nên thu hút tài năng, kiến thức, năng lực tổ chức, kinh nghiệm và bí quyết chuyên môn cần thiết để triển khai công việc. Bất kỳ sự yếu kém hay thiếu hụt về năng lực nào cũng đều ảnh hưởng xấu đến mục tiêu của nhóm. Trong trường hợp đó, nhóm phải cải thiện các điểm còn yếu kém hoặc tuyển thêm những người có các khả năng mà nhóm đang cần.

Bạn cần phải tìm cách để các thành viên có thể phát huy tối đa năng lực nhằm đóng góp nhiều nhất cho các nỗ lực của nhóm. Khi áp dụng điều này, bạn có thể thay đổi linh hoạt theo hoàn cảnh của tổ chức. Ví dụ, nếu Susan là người cản trở quy trình làm việc của nhóm, thì thiện chí của cô là yếu tố quan trọng cần giải quyết. Việc chọn cô vào nhóm có thể khiến cô dễ dàng đồng thuận với mục tiêu của nhóm, nhờ đó vô hiệu hóa sự nguy hiểm của cô đối với nhóm.

Mục tiêu chung rõ ràng

Những nhóm không có khái niệm rõ ràng về mục đích hoạt động hiếm khi thành công vì các thành viên trong nhóm không thể truyền đạt một mục tiêu chung rõ ràng. Tình hình thậm chí còn tồi tệ hơn nếu chính các nhà điều hành nhóm cũng không chắc chắn về những gì họ muốn thực hiện. Một cách để kiểm tra tính rõ ràng của mục tiêu là làm bài trắc nghiệm “lời nói trong thang máy”. Hãy chọn một thành viên trong nhóm và nêu câu hỏi sau: Nếu bạn tình cờ đi chung thang máy với giám đốc điều hành và ông ấy hỏi nhóm bạn đang làm gì, bạn sẽ nói như thế nào? Mọi người trong nhóm cần có khả năng giải thích ngắn gọn và rõ ràng về mục tiêu của nhóm cho giám đốc điều hành hay cho bất kỳ ai. Sau đây là hai câu trả lời được xem là đạt yêu cầu:

• “Chúng tôi đang thiết kế lại website với ba mục tiêu: hỗ trợ từng nhóm sản phẩm khác nhau, cập nhật và xử lý dữ liệu nhanh hơn, ít tốn kém hơn và tăng cường thông tin cho khách hàng”.

• “Nhóm chúng tôi đang tái sắp xếp toàn bộ quy trình dịch vụ khách hàng. Nếu chúng tôi thành công, 95% cuộc gọi đến của khách hàng sẽ chỉ do một đại diện dịch vụ xử lý, và 80% các cuộc gọi sẽ được giải quyết trong vòng ba phút”.

Tất cả các thành viên trong nhóm bạn có thể truyền đạt mục tiêu của nhóm một cách ngắn gọn và rõ ràng như thế không? Việc truyền đạt mục tiêu của mọi người có thống nhất với nhau không? Nếu bạn trả lời “không” cho một trong hai câu hỏi nghĩa là bạn đang có vấn đề về việc làm rõ mục tiêu của nhóm. Hãy cố gắng giải quyết vấn đề đó. Như chúng ta sẽ giải thích sau này, mục tiêu của dự án nói chung được cấp quản lý giao cho nhóm. Cấp quản lý này nhìn thấy vấn đề hay cơ hội nào đó và muốn nhóm giải quyết. Lý tưởng nhất là cấp quản lý sẽ xác định mục đích, còn phương pháp thực hiện sẽ được dành lại cho nhóm tự quyết định. Tuy nhiên, các thành viên trong nhóm đều phải nắm vững các yêu cầu của mục tiêu chung, bằng không, họ sẽ lạc vào các đường hướng sai lệch, làm tiêu hao nhiều nguồn lực dẫn đến mâu thuẫn và cãi vã.

Một khi đã đạt được sự hiểu biết chung về mục tiêu, cấp quản lý nên phối hợp cùng các thành viên trong nhóm lập ra các định mức về hiệu suất hoạt động của dự án. Trong ví dụ về việc tái sắp xếp quy trình dịch vụ khách hàng, nhóm đã định rõ mục tiêu như sau: “95% cuộc gọi đến của khách hàng sẽ do một đại diện dịch vụ duy nhất giải quyết, 80% các cuộc gọi sẽ được giải quyết trong vòng ba phút trở lại”. Những định mức như thế không chỉ làm rõ hơn mục tiêu của nhóm, mà còn tạo cơ sở đánh giá tiến trình đạt đến mục tiêu. Ví dụ, nhóm này có thể lập các điểm mốc trung gian như sau:

• Trong vòng 6 tháng, 50% cuộc gọi đến của khách hàng sẽ được một đại diện dịch vụ duy nhất giải quyết.

• Trong vòng 9 tháng, 75% cuộc gọi đến của khách hàng sẽ được một đại diện dịch vụ duy nhất giải quyết.

• Trong vòng 12 tháng, 95% cuộc gọi đến của khách hàng sẽ được một đại diện dịch vụ duy nhất giải quyết.

Nếu không có định mức về hiệu suất hoạt động, nhóm sẽ không thể xác định liệu họ đã thành công hay chưa.

Hết mình vì mục tiêu chung

Sự hiểu biết chung về mục tiêu là yếu tố vô cùng quan trọng nhưng một nhóm thật sự hiệu quả còn đòi hỏi nhiều hơn nữa, nghĩa là các thành viên trong nhóm còn phải tận tâm với mục tiêu đó. Giữa sự hiểu biết và tận tâm có khoảng cách khá lớn. Sự hiểu biết chỉ đảm bảo mọi người nắm vững định hướng còn sự tận tâm là một phẩm chất thuộc về bản năng thôi thúc mọi người làm việc và tiếp tục thực hiện công việc cho dù gặp khó khăn.

Mọi thành viên phải cảm nhận được tầm quan trọng và ý nghĩa của mục tiêu để những nỗ lực họ bỏ ra là xứng đáng. Thiếu mục đích thuyết phục, một số thành viên sẽ không gắn kết mục tiêu cá nhân với mục tiêu của nhóm và họ cũng sẽ không đồng lòng với nhóm hay mục đích của nhóm.

Sự tận tâm cũng là kết quả của việc làm chủ tinh thần và có trách nhiệm đối với mục tiêu chung của mỗi cá nhân. Hãy xem ví dụ sau:

Một số cá nhân thuộc các bộ phận khác nhau của công ty được tập hợp lại để giải quyết một vấn đề quan trọng: công ty của họ đang mất dần khách hàng về tay đối thủ cạnh tranh - một công ty cung cấp dịch vụ tương tự nhưng với mức giá thấp hơn rõ rệt. Mức giá thấp này là kết quả của hiệu suất cung cấp dịch vụ cao hơn từ phía đối thủ. Giải pháp duy nhất là tìm cách cung cấp giá trị lớn hơn cho khách hàng, chẳng hạn như giá thấp hơn, dịch vụ tốt hơn hay kết hợp cả hai giá trị này.

Mọi thành viên trong nhóm đều hiểu được tầm quan trọng của mục tiêu. Quyền lợi kinh tế của họ cũng như tương lai của đồng nghiệp họ đều phụ thuộc vào thành công này. Và vì cấp quản lý không bắt buộc các thành viên trong nhóm phải làm thế nào để đạt được mục tiêu, nên họ có cảm giác được chủ động cả về biện pháp thực hiện lẫn kết quả cuối cùng. Và mọi người đều cùng nhau chịu trách nhiệm về kết quả đó.

Đó chính là sự tận tâm. Đừng nhầm lẫn sự tận tâm của nhóm với sự hòa hợp của tập thể. Việc mọi người hòa thuận với nhau không quan trọng bằng việc họ sẵn sàng kề vai sát cánh để thực hiện công việc. Một mục tiêu mà tất cả đều quan tâm và trân trọng chính là yếu tố có thể khắc phục các mối bất hòa trong tập thể.

Bạn có thể nhận ra sự tận tâm chung của nhóm qua những cách nói chuyện của các thành viên. Khi họ dùng từ chúng ta, chúng tôi thay cho tôi, anh (chị) và họ, có nghĩa là nhóm đang có sự tận tâm chung. Những câu nói tương tự như sau sẽ thể hiện rõ tinh thần làm việc theo nhóm:

• “Nhóm chúng ta đang phát triển tốt, nhưng mỗi người trong chúng ta cần nhanh chóng bắt kịp tiến độ”.

• “Chúng ta đang ở đâu so với lịch trình?”.

• “Kế hoạch của chúng ta vẫn đang trong giai đoạn hình thành”.

• “Hãy cho chúng tôi ba tháng và được phép truy cập dữ liệu khách hàng, chúng tôi sẽ triển khai được một kế hoạch khả thi”.

Tinh thần hết mình vì mục tiêu chung sẽ có nhiều ở những nhóm chỉ có ít thành viên, thậm chí càng ít người càng tốt, nếu vẫn có đủ mọi năng lực cần thiết.

Sự tận tâm cũng được tăng cường thông qua sự động viên về tinh thần và vật chất. Nếu mọi người hiểu rằng sự thăng tiến, tiền thưởng và các khoản lương bổng luôn có mối liên hệ với thành công của nhóm, thì sự tận tâm của họ sẽ tăng lên. Nếu họ nhận thấy phần lớn tiền thưởng đang chảy vào túi cấp trên, họ lập tức quay lưng và sự tận tâm của họ cũng tan biến theo.

Nguồn: Quản lý dự án lớn và nhỏ - First News và NXB Tổng hợp TPHCM

Cac dac diem cua nhom du an hieu qua
Việt Báo

Nhận xét tin Các đặc điểm của nhóm dự án hiệu quả

Ý kiến bạn đọc

Viết phản hồi

Bạn có thể gửi nhận xét, góp ý hay liên hệ về bài viết Các đặc điểm của nhóm dự án hiệu quả bằng cách gửi thư điện tử tới Lien He Bao Viet Nam. Xin bao gồm tên bài viết Cac dac diem cua nhom du an hieu qua ở dạng tiếng Việt không dấu. Hoặc Các đặc điểm của nhóm dự án hiệu quả ở dạng có dấu. Bài viết trong chuyên đề Tác Phẩm của chuyên mục Văn Hóa.

Characteristics of effective project team
service representatives, members, the dedication, the project team, with the objectives of the group, in groups, solve, obviously, people, can, generally, work, do you

Apart from some specific skills that members contribute to the project, here are a few that have a large effect to the success of the group or project: .

CÓ THỂ BẠN QUAN TÂM




  • Thoi su 24h209 Xu vu an rung dong Dac Lac
    Thời sự 24h(20/9): Xử vụ án rúng động Đắc Lắc

    - Háo hức chờ cao tốc dài nhất VN thông toàn tuyến; Va chạm container, đầu xe lửa văng khỏi ray; Lời khai tinh ranh của kẻ khống chế con tin ở HN; Trở lại hiện trường vụ cháy cực lớn ở Bình Dương; Vào lớp 1, bé phải đóng hơn 5 triệu đồng... là những thông tin thời sự nổi bật trong ngày 19/9.

  • Thoi su 24h189 Bao so 3 lam chet 11 nguoi
    Thời sự 24h(18/9): Bão số 3 làm chết 11 người

    Sạt lở kinh hoàng, 11 người thương vong; Lưu thông thế nào trên cao tốc dài nhất Việt Nam?; Quảng Ninh thiệt hại 20 tỷ do bão số 3; 'Xử' chủ xe khách để tai nạn 3 người chết trở lên... 

  • Thoi su 24h179 GD Cong an HN ha ke bat con tin
    Thời sự 24h(17/9): GĐ Công an HN 'hạ' kẻ bắt con tin

    Quảng Ninh gấp rút đối phó bão số 3; 7 phút tướng Chung 'hạ' kẻ khống chế con tin; 7 người một nhà thiệt mạng trong vụ cháy ở Sài Gòn; Cảnh giường chiếu phản cảm của Phi Thanh Vân với tình trẻ

  • Thoi su 24h169 Xe 16 cho lao xuong ho Tay
    Thời sự 24h(16/9): Xe 16 chỗ lao xuống hồ Tây

    Thủ tướng ra 'đầu bài' cho giáo dục ĐH; Bão số 3 di chuyển nhanh, miền Bắc sắp mưa lớn; Vụ bé gái bị bạo hành: Cha ruột xuất hiện tìm con; Xe 16 chỗ lao xuống hồ Tây; Bắt tiếp 11 xe quá tải lọt trạm cân nhiều tỉnh...

  • Thoi su 24h129 dich dau mat do lay lan nhanh o HN
    Thời sự 24h(12/9): dịch đau mắt đỏ lây lan nhanh ở HN

    Đi trinh sát phá án, đại úy biên phòng bị bắt nhầm; Đường dân góp thóc 5 năm để làm bị rút ruột?; Bị cáo lao đầu vào tường tự sát tại tòa; Phát hiện xác ca sĩ Hồ Duy Minh dưới chân cầu...

  • Su kien quoc te noi bat 149 209
    Sự kiện quốc tế nổi bật (14/9 - 20/9)

    Nỗ lực chống nhóm phiến quân Hồi giáo tự xưng (IS), kết quả cuộc trưng cầu dân ý lịch sử về việc Scotland ở lại hay tách khỏi Vương quốc Anh, phát biểu gây sốc của Thủ tướng Thái Lan Prayuth Chan-ocha... là những tin đáng chú ý nhất trong tuần qua.

  • Ban tin suc khoe tuan tu 14209
    Bản tin sức khỏe tuần (từ 14-20/9)

    Dịch đau mắt đỏ: Nguy cơ bỏng giác mạc do xông lá lốt; Dịch Ebola sẽ hoành hành thêm 12-18 tháng nữa; Một bé trai tử vong sau khi tiêm vaccine 5 trong 1;Tận mắt nhìn "thần dược" Trung Quốc "kích phọt" nông sản Việt; 7 dấu hiệu bạn đã bị vô sinh; Tăm bông gây hại cho tai; 9 thời điểm “yêu” rất dễ cùng nhau "lên đỉnh"... là những tin sức khỏe nổi bật tuần qua.

  • Toan canh Showbiz tuan 1409 2009
    Toàn cảnh Showbiz tuần (14/09 – 20/09)

    Ngọc Trinh, Linh Chi mặc bikini đóng quảng cáo cho Vietjet Air, Hồ Ngọc Hà bị tố gian lận trong cuộc đua với Sơn Tùng M-TP, Đông Nhi tới MTV EMA 2014, Siêu mẫu Ngọc Thúy kiện mẹ ruột ra tòa đòi 5 căn biệt thự, Khánh My xuất hiện trong quảng cáo dịch vụ 'ngủ trong sáng', Chồng sắp cưới khẳng đinh đã chia tay Ngọc Lan và có tình mới, Ca sĩ Giang Tử qua đời, Kim Woo Bin và Song Ji Hyo quay phim tại Việt Nam, Cựu thủ lĩnh Westlife Shane Filan có đêm diễn thành công tại Việt Nam, Chồng Trương Vũ Kỳ bị bắt vì mua dâm,...là những thông tin giải trí nổi bật trong tuần qua.

  • Nghin le chuyen tuan qua 1409 2009
    Nghìn lẻ chuyện tuần qua (14/09 - 20/09)

    Vụ bắt cóc con tin ở Thanh Xuân; Bé 4 tuổi bị cha mẹ hành hạ dã man; Vụ cháy nhà làm 7 người chết ở TP.HCM; Quan tham mắc chứng tâm thần vì...quá sốc? là những tin tức nổi bật được dư luận quan tâm trong tuần qua.

  • Tong hop Doi song tuan qua 149 209
    Tổng hợp Đời sống tuần qua (14/9 - 20/9)

    Bạo hành trẻ em - câu chuyện không còn mới nhưng vẫn liên tiếp xảy ra những vụ việc đau lòng; Mẹ đẻ con rồi cho vào bồn xả nước, cánh tay con cuốn vào máy xay là nhiều câu chuyện nuôi dạy con đáng lên án; Đám cưới cô dâu đi dép tổ ong, đám cưới không chú rể... Nhiều câu chuyện gia đình cảm động; tin thực phẩm bẩn đáng chú ý là những sự kiện nổi bật tuần qua...