vietbao

Giao tiếp nơi công sở

Bấm ngay Subscribe / Đăng Ký xem video hay mới nhất >>

Giao tiếp công sở hiện nay không phải bằng lời, cũng chẳng phải bằng thông báo trên bảng tin hoặc alô khắp các phòng ban mà là bằng những phương tiện hiện đại nhất. Vậy làm thế nào để tiết kiệm chi phí mà công việc lại hiệu quả nhất bằng những phương tiện giao tiếp tiện ích và hiện đại nhất đây?

Chat va Email

Đến cả các sếp trước đây vốn vẫn cau mặt vì nhân viên chat chít suốt ngày bây giờ cũng phải công nhận Yahoo Messengerr (YM) là công cụ giao tiếp số một. Nó nhanh và tiện hơn email, điện thoại và quan trọng là ít nhất nó cũng tiết kiệm được chi phí. Lẽ dĩ nhiên, chat không phải là tán gẫu, và nó cũng cần có nguyên tắc riêng.

Tạo nick dễ nhớ

Cái nick đó đương nhiên không quá trẻ con giống như “Cobedoihon”, “tuoihong”, “banglangtim”... hay cợt nhả kiểu “nguoidanongdocthan”, “nguoitrongmong”, “gahohua”... cũng không thể đại khái kiểu “cho nó có tên thôi mà”. Một cái tên rất chuyên nghiệp chứng tỏ sự nghiêm túc của bạn trong công việc của bạn và làm sao để nick thật đơn giản, chẳng hạn như “Cuong _sales” nếu ở bộ phận bán hàng hay “Hoa secretary” nếu bạn là thư ký.

Giao tiep noi cong so

Thay đổi status

Thông báo tình trạng thực tại của bạn là việc nên làm nếu bạn không muốn đồng nghiệp hoặc các đối tác bực mình vì rõ ràng là bạn đang online mà đợi mãi không thấy câu trả lời. Ngoài những status mặc định trên máy khi sẵn sàng (available), tàu ngầm (invisible) hay rời bàn làm việc (away) thì bạn có thể thông báo cả lịch làm việc của mình, chẳng hạn như “Tôi họp tới 2 giờ chiều” lên status.

Nghĩ trước, enter sau

Tạo thói quen kiểm tra lại nội dung trước khi nhấn gửi tin nhắn. Đừng để đối tác hiểu lầm rằng bạn đang cợt nhả hoặc xem thường họ chỉ vì một từ ngữ bất chợt nảy ra trong óc. Cũng nên kiểm tra lỗi chính tả và ngữ văn. Nếu trót nhấn phím gửi trước khi đọc lại thì ngay lập tức hãy sửa lỗi bằng một tin tiếp theo để người đối thoại thấy bạn là người chu đáo, cẩn thận.

Lịch sự

Trong thế giới tin nhắn nhanh, đối tác sẽ không đánh giá bạn qua màu mắt, tuổi tác quần áo thậm chí cả giọng nói mà phán xét con người bạn qua chính những gì bạn viết. Hãy học cách làm mềm giọng văn của bạn bằng những ngón tay. Hãy quen với những câu xã giao kiểu tạm biệt, cảm ơn hay chúc một ngày hiệu quả. Và trước khi màn giao tiếp qua chat kết thúc, hãy chờ tín hiệu đáp lại những câu chào này từ phía người đang đối thoại với bạn. Đừng chào người ta rồi offline hoặc sign out ngay khiến phía bên kia cảm thấy hụt hẫng.

Font chữ rõ ràng

Dùng font chữ in hoa được coi là thô lỗ vì điều này khiến người ta tưởng tượng đến việc bạn đang quát tháo và rất hung hăng. Hãy để tâm tới cỡ chữ và tốt nhất chỉ nên để cỡ từ 10 đến 12. Và dù bạn chọn phông chữ nào thì cũng nên để màu đen là hay nhất.

Ngôn ngữ và cách diễn đạt dễ hiểu

Đừng bắt người chat phải suy diễn hay “phiên dịch” những lời nhắn của bạn. Hãy diễn đạt bằng những câu từ dễ hiểu, thân thiện. Thay vì nói “Nếu anh hoàn thành bản báo cáo thì nộp ngay cho tôi” nghe đầy vẻ hung hăng, câu “Khi nào hoàn thành bản báo cáo, phiền anh gửi ngay cho tôi nhé” nghe rõ ràng mềm mại và dễ chịu hơn nhiều.

Dù chat có là công nghệ giao tiếp ngắn gọn thì bạn cũng đừng quên những quy tắc ngữ pháp cơ bản nhất: viết hoa đầu câu, dùng chữ hoa cho các danh từ thích hợp và không nên quên dấu chấm, dấu phẩy. Lỗi chính tả và xuống dòng tùy tiện cũng là cách khiến người đọc đánh giá thấp bạn và rất khó chịu đấy.

Tiếng lóng hoặc viết tắt là điều tối kỵ khi chat công việc, nó khiến người khác nghĩ bạn là kẻ bất lịch sự hoặc thô lỗ. Từ và thuật ngữ chuyên môn cũng chỉ nên dùng nếu bạn chat với đồng nghiệp cùng ngành nghề. Đừng đem chúng ra đánh đố những người chẳng biết tý nào về chuyên ngành của bạn.

Chú ý “lắng nghe”

Những từ vâng, đúng, chính xác hoặc tôi hiểu, anh cứ tiếp tục đi đan xen khi đang “tiếp chuyện” sẽ giúp người cùng chat hiểu rằng bạn đang “lắng nghe” họ, và giúp cho cuộc giao tiếp thông suốt liên tục. Sẽ chẳng lịch sự chút nào nếu người ta chat mà bạn thì cứ uh, um, cho qua. Nếu không thể trả lời ngay một câu hỏi khó, hãy đề nghị đối tác đợi vài phút trong khi bạn tìm ra câu trả lời thích hợp.

Cẩn thận với tính hài hước

Với những người đã hiểu bạn, cách bông đùa đó có thể chấp nhận được. Nhưng bạn nên biết rằng không thể hài hước với tất cả mọi người ở bất cứ lúc nào, trong bất cứ tình huống nào. Cẩn thận kẻo câu đùa của bạn có thể trở thành điều xúc phạm với người khác. Tốt nhất hãy tránh xa những lời bông đùa nếu người chat với bạn không phải là một người thân thiện.

Tìm bạn mà chat

Không phủ nhận rằng chat trong công việc là rất hiệu quả, nhanh chóng nhưng chẳng phải ai cũng quen và đánh giá đúng mức hình thức liên lạc “mới” này. Do đó, hãy tìm hiểu ý của đối tác, khách hàng hoặc sếp trước khi đề nghị họ add nickname của mình vào danh sách messenger của họ. Còn nếu họ thích liên lạc bằng phương thức cổ truyền là điện thoại thì tốt nhất hãy cầm máy lên và bấm số số.

Nào cùng email

Thư điện tử (email) là cách thức liên lạc lịch sự và phổ biến hơn lối chat chit vốn vẫn bị cho là lãng phí thời gian công sở. Và vì thế, hãy tận dụng nó một cách hiệu quả nhất.

Tiêu đề thư (Subject) rõ ràng

Đừng bao giờ gửi một bức thư điện tử mà không có tiêu đề. Điều này cũng giống như việc ở ngoài đời bạn bịt mặt đi đến nhà ai đó. Một bức thư không có tiêu đề, nếu gửi cho người không quen, có rất nhiều nguy cơ bị ném vào sọt rác. Khi viết tiêu đề, bạn nên đưa những thông điệp cụ thể, thâu tóm được nội dung chính của thư thay vì những câu chung chung. Ví dụ thư mời họp.

Không gửi cùng một thư tới quá nhiều người (CC)

Một số người rất hay có thói quen cc nội dung thư cho mọi bộ phận trong công ty với suy nghĩ “một công trăm việc”, cập nhật thông tin cho nhiều người cùng lúc. Họ không biết rằng cái kiểu “cha chung không ai khóc” ấy sẽ khiến người nhận cho rằng trách nhiệm đọc bức thư đó không phải của họ và đương nhiên thẳng tay nhấp chuột xoá nó.

Trường hợp cần gửi thông tin cho nhiều người cùng lúc, bạn nên đề rõ trên tiêu đề thư để phòng tránh chuyện “thất lạc”. Đừng quên đưa ra một số điểm chính có liên quan tới người nhận thư vào trong tiêu đề.

Nhấn mạnh những điểm chính

Hãy chia nội dung thư điện tử thành nhiều ý chính để người đọc có thể chỉ cần lướt qua nội dung thư mà vẫn bắt được những ý quan trọng. Nội dung một bức thư điện tử cũng cần chặt chẽ và quy củ giống như thư tay hay một bản fax. Khi con người hiện đại ngày càng lười đọc thì thư của bạn càng tập trung vào ý chính càng bắt mắt hơn.

Đừng quên trình bày bức thư sao cho dễ đọc. Nên để cách dòng sau mỗi khổ. Không nên viết bằng chữ in hoa. Nên căn text theo một bên lề để tránh người đọc bị mỏi mắt.

Dùng dấu hiệu khẩn

Đừng ngại sử dụng những biểu tượng báo hiệu khẩn hoặc màu sắc gây sự chú ý để thư của bạn được chú ý hơn.

Nếu muốn thử độ kiên nhẫn của khách hàng hoặc đối tác thì hãy gửi một vài file đính kèm email với kích cỡ lớn nhất có thể. Còn nếu không, hãy cẩn thận chia nhỏ các file gửi kèm với từng tiêu đề rõ ràng về nội dung. Điều này có thể cho bạn biết ngay, người nhận thư sẽ mở file hay chỉ đơn thuần là đọc thư chính rồi đóng lại.

Kiểm tra email đều đặn

Quy định thời gian kiểm tra mail đều đặn. Khi ngồi vào bàn làm việc, lướt qua một loạt thư, hãy cố gắng trả lời mọi email nhanh nhất, thậm chí chỉ là câu khẳng định đã nhận được thư.

Trong kỷ nguyên thông tin này mọi người đều chờ mong những câu trả lời khẩn tốc vì thế đừng để chất đống những email chưa đọc. Hãy trả lời email ngay khi có thể và chia mức độ quan trọng của từng bức thư để có câu trả lời với đúng người. Như thế bạn sẽ không để lỡ hoặc bỏ quên câu trả lời với ai cả.

(Theo Sành Điệu)

Việt Báo (Theo-Ngoisao)
Comment :Giao tiếp nơi công sở
Ý kiến bạn đọc
Viết phản hồi
Bạn có thể gửi nhận xét, góp ý hay liên hệ về bài viết Giao tiếp nơi công sở bằng cách gửi thư điện tử tới Lien He Bao Viet Nam. Xin bao gồm tên bài viết Giao tiep noi cong so ở dạng tiếng Việt không dấu. Hoặc Giao tiếp nơi công sở ở dạng có dấu. Bài viết trong chuyên đề của chuyên mục Thế Giới Giải Trí
Workplace Communication
save money, how to, most modern, the answers, e-mail, a letter, communication, work, your content, may , partner, people, chat, Main
Communication today's workplace, not words, nor by notice on or hello message boards throughout the department that is using the most modern facilities. So how to save the cost of that work most effectively with ...
  • Thoi su 24h257 Can bo hon nguc nang Biang
    Thời sự 24h(25/7): Cán bộ hôn ngực nàng Biang

    Kẻ "gạ tình" người mẹ liên quan gì đến vụ cháu bé bị mất tích ở Long Biên?; Vụ xả thải: Bộ TNMT thông báo nóng với Formosa; Ông bố đập sữa trước cửa siêu thị: "Đã mua chịu lại còn kiếm chuyện"; Cán bộ hôn ngực nàng Biang: Xử lý đúng quy trình; Ngày con dâu bỏ đi, bố mẹ chồng khóc cạn nước mắt thương 5 cháu nhỏ

  • Thoi su 24h217 Cong ly nao cho nguoi vo mang noi dau tot cung
    Thời sự 24h(21/7): Công lý nào cho người vợ mang nỗi đau tột cùng

    Đình chỉ hay khen thưởng CSGT "giơ chân" cản người phạm luật?; Xót xa những vụ tự tử vì bệnh tật và tận cùng nghèo khó; "Rác thải Formosa tràn lan, trách nhiệm chính thuộc xã, phường"; Vụ cô gái bị chồng thiêu: Công lý nào cho người vợ đang mang nỗi đau tột cùng?; Mổ nhầm chân: chuyên môn yếu kém hay tắc trách?

  • Thoi su 24h197 Dung sung bat tre em cuop taxi
    Thời sự 24h(19/7): Dùng súng bắt trẻ em, cướp taxi

    Phía sau bản án tử của Vũ Văn Tiến: Con dại một lần, mẹ đau một đời; Hà Nội sẽ trồng cây phượng hoa màu tím, nở quanh năm; Mưa xô ngã cầu bêtông tiền tỷ: Quy trình trách nhiệm; Vụ chất thải Formosa: Doanh nghiệp nói khác Sở TNMT?; Chiếu laser Nội Bài: Phát hiện thủ phạm nhưng khó xử lý

  • Thoi su 24h187 Lo duong day gai goi chan dong showbiz
    Thời sự 24h(18/7): Lộ đường dây gái gọi chấn động showbiz

    Thực phẩm bẩn: Nghịch cảnh con người đang âm thầm giết hại nhau; Vụ chất thải Formosa: Thêm nhiều mâu thuẫn giật mình; Ân hận của người mẹ mỗi đứa con sinh ra của... một ông bố khác nhau; Bác sĩ ra chợ quyên tiền cứu bệnh nhi: Đời xấu xa sao cây táo nở hoa?; Cá hồ chết bốc mùi thối, cả khu phố bịt khẩu trang suốt ngày

  • Thoi su 24h147 Bi ban than cua bo hiep dam den mang thai
    Thời sự 24h(14/7): Bị bạn thân của bố hiếp dâm đến mang thai

    Formosa tự đổi công nghệ luyện cốc: Hành vi tội ác; Uất ức lời kể 5 ngư dân bị tàu TQ đâm chìm tàu ở Hoàng Sa; Nghi án mẹ ép con gái uống thuốc trừ sâu để cùng chết; Bàng hoàng phát hiện suốt 3 năm nuôi nhầm con của 1 gia đình ở cách nhà mình 5 km; Tiếp viên ở quán karaoke ăn mặc mát mẻ, ngồi trên đùi khách rót bia

  • Thoi su 24h137 Chong thieu song vo vi bi can nhan
    Thời sự 24h(13/7): Chồng thiêu sống vợ vì bị cằn nhằn

    Thực hư chuyện 'bố đi hát karaoke gặp đúng con gái làm dịch vụ'; "Bảo kê" xe cấp cứu: Bộ trưởng Y tế vào cuộc quá chậm?; Vụ chôn rác thải Formosa trong trang trại của Giám đốc: Có sai luật?; Tạm giữ nhóm "quái xế" cùng 20 chân dài mặc mát mẻ phục vụ karaoke; 10 năm, gần 60 ngàn tỷ đồng tham nhũng nhưng chỉ thu hồi được 4,6 ngàn tỷ

  • Thoi su 24h127 Vo bop cua quy khien chong chet tuc tuoi
    Thời sự 24h(12/7): Vợ bóp của quý khiến chồng chết tức tưởi

    Phạt 100 triệu phòng khám "mạo danh" Sở Y tế HN "chặt chém" khách; Xe cứu thương ngoại tỉnh phải “mua” bệnh nhân ở Hà Nội?; Formosa lén lút chôn chất thải ở trang trại của Giám đốc Công ty Môi trường; Gây bức xúc lớn, các dự án giao thông BOT được Quốc hội đưa vào giám sát; Vụ gần 400 GV ở Thanh Hóa mất việc: 50-100 triệu đồng chạy làm GV hợp đồng?

  • Thoi su 24h117 Co gai tre xinh dep tu vong ben ve duong
    Thời sự 24h(11/7): Cô gái trẻ xinh đẹp tử vong bên vệ đường

    Sự cố môi trường Formosa: Xác định hàm lượng độc tố dưới đáy biển; Thuê giúp việc 6 triệu/tháng, chủ nhà phẫn nộ vì em bé bị véo tai, ăn tát; Nhà máy làm chết cá đầu nguồn sông Đà không có khu xử lý nước thải; Từ vụ chặn xe cấp cứu: Bảo vệ bệnh viện hay lực lượng..."bảo kê"?; Dọa đuổi ông lão xuống xe, nhân viên xe buýt bị đình chỉ việc

  • Thoi su 24h087 Chu ho chem 2 chau tu vong
    Thời sự 24h(08/7): Chú họ chém 2 cháu tử vong

    Khách sạn giam khách: Quan ứng tiền giữ thể diện Cửa Lò; Treo biển cam kết "không khiêu dâm, kích dục": Nỗi khổ kép; Ai đã “đầu độc” tôm cá ở thượng nguồn sông Đà?; Sau vụ bảo vệ bệnh viện Nhi: Bộ Y tế chấn chỉnh việc vận chuyển người bệnh; Tiêm thuốc khiến bệnh nhân tử vong, bác sỹ bị... khiển trách

  • Nghin le chuyen tuan qua 1707 23072016
    Nghìn lẻ chuyện tuần qua 17/07 - 23/07/2016

    Đau chân trái bác sĩ mổ nhầm chân phải; CSGT giơ chân, người đi xe máy lao dải phân cách; Cán bộ giao thông trách mắng người dân vì tự ý vá đường; Bé gái 4 tuổi mất tích bất ngờ, gia đình kêu gọi giúp đỡ ... là những tin tức xã hội nổi bật được dư luận quan tâm trong tuần qua.

  • Su kien quoc te noi bat 177237
    Sự kiện quốc tế nổi bật (17/7-23/7)

    Khủng bố trung tâm mua sắm ở Munich làm 10 người thiệt mạng; Samsung xin lỗi vì những clip mua dâm của chủ tịch Lee; Trump chính thức nhận đề cử tổng thống; Trung Quốc ngang ngược tuyên bố tiếp tục cải tạo tại Biển Đông là những tin chính trong tuần qua.

  • Ban tin Suc khoe tuan qua 177 237
    Bản tin Sức khỏe tuần qua (17/7- 23/7)

    Bị thương chân trái, mổ nhầm chân phải: BV Việt Đức nói gì; Hai bé sơ sinh dính liền ở Hà Giang đã mất; Siêu âm thai bình thường, sinh con bị dị tật: Bài học nào cho bố mẹ; Vợ thờ ơ với 'chuyện ấy', lí do là ở chồng;... là những thông tin Sức khỏe được quan tâm nhất tuần qua.

  • Tong Hop Doi Song Tuan Qua 170724072016
    Tổng Hợp Đời Sống Tuần Qua (17/07-24/07/2016)

    Hàng loạt những sản phẩm kém chất lượng, ảnh hưởng nghiêm trọng đến sức khỏe người tiêu dùng được phát hiện . Bài toán chi tiêu gia đình, cùng những câu chuyện gia đình, vụ đánh ghen ầm ĩ làm ta giật mình trước lối sống ngày nay, là các thông tin nổi bật nhất tuần.

  • Toan canh kinh te tuan 1707 23072016
    Toàn cảnh kinh tế tuần (17/07 - 23/07/2016)

    'Đại án' 9000 tỷ đồng tại Ngân hàng Xây dựng, lương của các sếp tập đoàn gần nửa tỷ đồng, giá xăng điều chỉnh giảm mạnh, vấn nạn cà phể bẩn, tăng trưởng tín dụng tiếp tục có con số mới ... Cùng với những thông tin về tài chính- ngân hàng, bất động sản, thị trường tiêu dùng..là những tin tức - sự kiện kinh tế nổi bật tuầ

  • Nghin le chuyen tuan qua 1007 16072016
    Nghìn lẻ chuyện tuần qua 10/07 - 16/07/2016

    Formosa chôn 100 tấn chất thải tại Hà Tĩnh; Ngư dân bàng hoàng kể tàu TQ tông chìm tàu cá ở Hoàng Sa; Cô giáo Sài Gòn bị tố tán tỉnh nam sinh lớp 8; 3 năm nuôi nhầm con của 1 gia đình ở cách nhà mình 5 km ... là những tin tức xã hội nổi bật được dư luận quan tâm trong tuần qua.

  • Su kien quoc te noi bat 107167
    Sự kiện quốc tế nổi bật (10/7-16/7)

    Toà PCA ra phán quyết Trung Quốc không có chủ quyền lịch sử ở Biển Đông; Tân Thủ tướng Anh Theresa May công bố danh sách nội các mới; Khủng bố đẫm máu đúng Quốc khánh Pháp; Đảo chính thất bại ở Thổ Nhĩ Kỳ... là những tin chính trong tuần qua.

  • Ban tin Suc khoe tuan qua 107 167
    Bản tin Sức khỏe tuần qua (10/7- 16/7)

    Ổ bệnh bạch hầu đang bùng phát mạnh tại Bình Phước; Bác sĩ ra chợ xin từ thiện cứu 2 bé song sinh dính liền; Cảm động câu chuyện về sản phụ ung thư phổi quyết giữ thai nhi; Mách bạn bài thuốc điều trị sẩy thai từ hàng trăm năm trước;... là những thông tin Sức khỏe được quan tâm nhất tuần qua.

  • Toan canh kinh te tuan 1007 16072016
    Toàn cảnh kinh tế tuần (10/07- 16/07/2016)

    Lại nóng chuyện huy động 500 tấn vàng trong dâm, lãi suất tiêu dùng lên tới 70-80%/năm, EVN chiếm hơn 1/3 tổng số nợ mà Chính phủ phải bảo lãnh, nhiều ngân hàng báo lãi khủng trong quý II, kiểm tra xử phạt hàng loạt công ty đa cấp... Cùng với những thông tin về tài chính- ngân hàng, bất động sản, thị trường tiêu dùng..là nhữ